ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΑΤΖΕΝΤΑΣ Τι είναι η προσωπική ατζέντα; Που μπορεί να χρησιμεύσει στον χώρο εργασίας;

Η προσωπική ατζέντα ή αλλιώς organizer είναι ένα θαυμάσιο προσωπικό εργαλείο το οποίο βοηθά στην οργάνωση και την αύξηση της παραγωγικότητας του κάτοχου. Βοηθά να καθορίσουμε τις προτεραιότητες μας, να οργανώσουμε και να συντονίσουμε σημαντικές εργασίες μεγάλης διαρκείας, να παρακολουθούμε την πορεία μακροχρόνιων εργασιών, να καθορίζουμε στόχους, να καταγράφουμε σημειώσεις, πληροφορίες, ονόματα, τηλέφωνα, σκέψεις, ιδέες, ακόμη και να παρακολουθούμε τα έξοδα μας. Είναι χρήσιμη, όχι μόνο για να παρακολουθούμε καθημερινά τις δραστηριότητες μας αλλά και για να βάζουμε τις υποχρεώσεις μας σε μια τάξη. Η προσωπική ατζέντα ή αλλιώς organizer είναι ένα θαυμάσιο προσωπικό εργαλείο το οποίο βοηθά στην οργάνωση και την αύξηση της παραγωγικότητας του κάτοχου. Βοηθά να καθορίσουμε τις προτεραιότητες μας, να οργανώσουμε και να συντονίσουμε σημαντικές εργασίες μεγάλης διαρκείας, να παρακολουθούμε την πορεία μακροχρόνιων εργασιών, να καθορίζουμε στόχους, να καταγράφουμε σημειώσεις, πληροφορίες, ονόματα, τηλέφωνα, σκέψεις, ιδέες, ακόμη και να παρακολουθούμε τα έξοδα μας. Είναι χρήσιμη, όχι μόνο για να παρακολουθούμε καθημερινά τις δραστηριότητες μας αλλά και για να βάζουμε τις υποχρεώσεις μας σε μια τάξη.

Είναι κατάλογος εκκρεμών ενεργειών/ημερολόγιο Η βασική ιδέα για την προσωπική ατζέντα, είναι να την χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις εκκρεμότητες μας, τις υποχρεώσεις μας και ότι άλλο πρέπει να γίνει στο ημερολόγιο. Έτσι κάνουμε υπολογισμό των ημερομηνιών και δεν τα αφήνουμε στο αόριστο. Καταφέρνουμε να προγραμματίζουμε τις εργασίες μας σε μελλοντικές ημερομηνίες με βάση τις εκκρεμότητες που μεσολαβούν οι οποίες είναι ήδη γραμμένες στο ημερολόγιο μας. Η βασική ιδέα για την προσωπική ατζέντα, είναι να την χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις εκκρεμότητες μας, τις υποχρεώσεις μας και ότι άλλο πρέπει να γίνει στο ημερολόγιο. Έτσι κάνουμε υπολογισμό των ημερομηνιών και δεν τα αφήνουμε στο αόριστο. Καταφέρνουμε να προγραμματίζουμε τις εργασίες μας σε μελλοντικές ημερομηνίες με βάση τις εκκρεμότητες που μεσολαβούν οι οποίες είναι ήδη γραμμένες στο ημερολόγιο μας.

Έχουμε περισσότερο χρόνο στο πρόγραμμα μας Με την προσωπική ατζέντα είμαστε πιο ευέλικτοι αφού μπορούμε να συνδέουμε συγκεκριμένες εργασίες με συγκεκριμένες μέρες της εβδομάδας. Έτσι δεν έχουμε ένα μακρύ κατάλογο με εκκρεμότητες που μας πνίγει αλλά είναι διασκορπισμένες μέσα στην εβδομάδα. Αν προκύψουν άλλες υποχρεώσεις, έχουμε την ευελιξία να υπολογίσουμε και να βάλουμε τις εκκρεμότητες σε μια άλλη ημερομηνία. Έτσι έχουμε και καλύτερο έλεγχο σε αυτά που πρέπει να γίνουν. Με την προσωπική ατζέντα είμαστε πιο ευέλικτοι αφού μπορούμε να συνδέουμε συγκεκριμένες εργασίες με συγκεκριμένες μέρες της εβδομάδας. Έτσι δεν έχουμε ένα μακρύ κατάλογο με εκκρεμότητες που μας πνίγει αλλά είναι διασκορπισμένες μέσα στην εβδομάδα. Αν προκύψουν άλλες υποχρεώσεις, έχουμε την ευελιξία να υπολογίσουμε και να βάλουμε τις εκκρεμότητες σε μια άλλη ημερομηνία. Έτσι έχουμε και καλύτερο έλεγχο σε αυτά που πρέπει να γίνουν.

Μεταφέρουμε τις εκκρεμείς εργασίες στην προσωπική ατζέντα Στην αρχή, απαραίτητο είναι να κάνουμε ένα βασικό κατάλογο στον οποίο θα γράψουμε όλες τις εργασίες, υποχρεώσεις και εκκρεμότητες που έχουμε. Στην συνέχεια μεταφέρουμε αυτά που έχουμε γράψει σε ημερομηνίες που πιστεύουμε θα μπορούμε να τις πραγματοποιήσουμε. Όταν ολοκληρώνουμε μία εργασία την διαγράφουμε από την ατζέντα. Πριν το τέλος της ημέρας, κάνουμε ξανά έλεγχο πως όλες οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί. Αν κάποιες έχουν μείνει ατέλειωτες, τις μεταφέρουμε σε μελλοντική ημερομηνία. Βάζουμε ένα Χ στην σελίδα όταν τελειώσουμε για να ξέρουμε πως οι εκκρεμότητες την συγκεκριμένη ημερομηνία ή έχουν ολοκληρωθεί ή έχουν μεταφερθεί. Στην αρχή, απαραίτητο είναι να κάνουμε ένα βασικό κατάλογο στον οποίο θα γράψουμε όλες τις εργασίες, υποχρεώσεις και εκκρεμότητες που έχουμε. Στην συνέχεια μεταφέρουμε αυτά που έχουμε γράψει σε ημερομηνίες που πιστεύουμε θα μπορούμε να τις πραγματοποιήσουμε. Όταν ολοκληρώνουμε μία εργασία την διαγράφουμε από την ατζέντα. Πριν το τέλος της ημέρας, κάνουμε ξανά έλεγχο πως όλες οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί. Αν κάποιες έχουν μείνει ατέλειωτες, τις μεταφέρουμε σε μελλοντική ημερομηνία. Βάζουμε ένα Χ στην σελίδα όταν τελειώσουμε για να ξέρουμε πως οι εκκρεμότητες την συγκεκριμένη ημερομηνία ή έχουν ολοκληρωθεί ή έχουν μεταφερθεί.

Μολύβι και στυλό Γράφουμε με μολύβι τις προγραμματισμένες συσκέψεις ή ραντεβού, γιατί υπάρχει μεγάλη πιθανότητα τα μισά να αλλάξουν ώρα, ημερομηνία ή και να αναβληθούν. Τις εκκρεμείς εργασίες καθώς και τηλέφωνα, ονόματα και διευθύνσεις τα γράφουμε με στυλό γιατί είναι και πιο μόνιμο αποτέλεσμα. Επίσης, δεν ξεχνάμε να καταγράφουμε τα ονόματα και τηλέφωνα στο μέρος διευθύνσεων της ατζέντας ώστε να μην τα χάνουμε μέσα σε διάφορες ημερομηνίες. Γράφουμε με μολύβι τις προγραμματισμένες συσκέψεις ή ραντεβού, γιατί υπάρχει μεγάλη πιθανότητα τα μισά να αλλάξουν ώρα, ημερομηνία ή και να αναβληθούν. Τις εκκρεμείς εργασίες καθώς και τηλέφωνα, ονόματα και διευθύνσεις τα γράφουμε με στυλό γιατί είναι και πιο μόνιμο αποτέλεσμα. Επίσης, δεν ξεχνάμε να καταγράφουμε τα ονόματα και τηλέφωνα στο μέρος διευθύνσεων της ατζέντας ώστε να μην τα χάνουμε μέσα σε διάφορες ημερομηνίες.

Καταχώρηση διακοπών Πολύ σημαντικό είναι να καταχωρούμε τις περιόδους διακοπών μας, ώστε να μην τις χάσουμε αλλά και για να φροντίσουμε να μην καταχωρήσουμε την ολοκλήρωση εκκερεμοτήτων και εργασιών εκείνη την περίοδο. Πολύ σημαντικό είναι να καταχωρούμε τις περιόδους διακοπών μας, ώστε να μην τις χάσουμε αλλά και για να φροντίσουμε να μην καταχωρήσουμε την ολοκλήρωση εκκερεμοτήτων και εργασιών εκείνη την περίοδο.

Πιστεύετε έχει αρνητικά η προσωπική ατζέντα; Αν ναι, ποια;

Περιορισμοί της προσωπικής ατζέντας –Δεν είναι εύκολο να κρατάμε ενημερωμένο τον κατάλογο εκκρεμών εργασιών και αν ξεχάσουμε να μεταφέρουμε μια εκκρεμότητα κινδυνεύουμε να την ξεχάσουμε. –Η μεταφορά ή τροποποίηση των εκκρεμών εργασιών είναι κουραστική δουλειά αφού μπορεί να χρειαστεί να γίνει πολλές φορές.

–Το κουβάλημα μερικές φορές μπορεί να γίνει κουραστικό. –Οι προσωπικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουμε είναι πλέον τόσες πολλές και καθόλου βολικές στο να τις έχουμε (fax, , αριθμό τηλεφώνου, αριθμό γραφείου, αριθμό κινητού κλπ) Σε αυτό πολυ χρήσιμο είναι η αποθήκευση των στοιχείων στον υπολογιστή.