1 Λειτουργία Εργαστηρίου Εργασία 1 : Μοντελοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος (~30% Βαθμού) - Ομαδική Εργασία 2 : Δημιουργία Διοικητικών Αναφορών (~20% Βαθμού) - Ατομική Γραπτές Εξετάσεις : Προαπαιτούμενο η παράδοση των εργασιών

2 Εργαστήριο MIS Διαγράμματα Ροής Δεδομένων 1η Εβδομάδα

3 Βασικές έννοιες Ένα μοντέλο διαδικασιών (process model) είναι η τυπική προσέγγιση που περιγράφει ΠΩΣ μια επιχείρηση λειτουργεί (πχ Τιμολόγηση προϊόντος) Τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων απεικονίζουν επεξεργασίες (χαμηλότερο επίπεδο από τις διαδικασίες) και τη ροή της πληροφορίας

4 Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) Τα διαγράμματα ροής δεδομένων είναι μια τεχνική απεικόνισης της ροής πληροφορίας σε ένα σύστημα Περιγράφουν: –Την ροή δεδομένων μεταξύ ενός συστήματος και των χρηστών –Τις επεξεργασίες μετασχηματισμού των δεδομένων –Τα αρχεία (αποθηκευτικούς χώρους) όπου διατηρούνται τα δεδομένα

5 Χρήση ΔΡΔ Μοντελοποίηση διαθέσιμων πληροφοριακών συστημάτων τα οποία θέλουμε να αλλάξουμε Μοντελοποίηση ροής δεδομένων σε διαθέσιμα συστήματα που αποκλειστικά μετατρέπουν δεδομένα Μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών σε χειρωνακτικά / ημιαυτοματοποιημένα συστήματα εργασίας Καθορισμός του επιπέδου αυτοματοποίησης που μπορεί να γίνει σε ένα διαθέσιμο πληροφοριακό σύστημα

6 Ένα απλό παράδειγμα 2.4 Έλενξε Διαθέσιμους Πόρους Μαρκετιγκ Μανατζερ Όνομα πελάτη + Τίτλος campaign Υπόλοιπο λογαριασμού Διαφημιστικές εκστρατείεςΔιαφημίσεις Πλάνο Κόστος

7 Λειτουργία ενοικίασης DVD

8 Αντικείμενα ΔΡΔ (1/4) Εξωτερικές οντότητες – Πηγές - Προορισμοί –Άνθρωποι, οργανισμοί ή άλλα πληροφοριακά συστήματα με τα οποία επικοινωνεί το υπο μελέτη πληροφοριακό σύστημα –Εκτός των ορίων του Πληροφοριακού Συστήματος –Επικοινωνεί πάντα με διαδικασία –Αποστέλλουν ή δέχονται δεδομένα. –Από Επίπεδο 1 και κάτω δεν τις εμφανίζουμε Μάρκετιγκ Μανατζερ

9 Αντικείμενα ΔΡΔ (2/4) Διαδικασίες (Επεξεργασίες) –Οι επεξεργασίες μετασχηματίζουν τα δεδομένα με ένα προκαθορισμένο τρόπο (αυτοματοποιημένο, ημι- αυτοματοποιημένο, χειροκίνητο) –Έχουν αριθμό και όνομα –Το όνομά τους είναι συνδυασμός ρήματος και αντικειμένου (προεραιτική αρίθμηση). –Τυπικά απαιτούν τουλάχιστον μια είσοδο και έχουν τουλάχιστον μια έξοδο 2.4 Έλενξε τους Διαθέσιμους πόρους 2.4 Έλενξε τους Διαθέσιμους πόρους

10 Στοιχεία ΔΡΔ (3/4) Αποθηκευτικοί χώροι (Αρχεία) –Περιγράφουν το σημείο αποθήκευσης των δεδομένων –Σε όρους πληροφορικής είναι είτε βάσεις δεδομένων είτε απλά αρχεία (xls, txt,..) –Μπορεί να είναι Απλές δομές (πχ ΑΦΜ) Σύνθετες δομές (Στοιχεία Φοιτητή) Διαφημιστικές εκστρατείες

11 Στοιχεία ΔΡΔ (4/4) Ροές Δεδομένων –Περιγράφουν την μετακίνηση των δεδομένων μεταξύ: Εξωτερικών οντοτήτων και διαδικασιών Μεταξύ 2 διακριτών διαδικασιών Διαδικασιών και αποθηκευτικών χώρων –Υπάρχουν απλές ροές και σύνθετες ροές –Έχουν ένα όνομα (ετικέτα) και είναι ουσιαστικό (μπορεί και επιθετικός προσδιορισμός) Όνομα πελάτη + Τίτλος campaign

12 Λεξικό δεδομένων Συνοδευτικό αρχείο του διαγράμματος ροής δεδομένων Τεκμηριώνει με φυσική γλώσσα –Εξωτερικές οντότητες (ποιοι, τι ιδιότητες, τι υποθέσεις γίνονται για τους χρήστες) –Επεξεργασίες (ποιες εισόδους έχει, πως επεξεργάζεται, που αποθηκεύει, ποιες είναι οι έξοδοι, πως αποκρίνεται σε ορισμένες περιπτώσεις, ποια είναι τα σημεία ενεργοποίησης κλπ) –Ροές δεδομένων (ονομασία και περιεχόμενο) –Αποθηκευτικοί χώροι (ποια είναι τα δεδομένα, τύπος, μέγεθος, περιορισμοί). Μπορεί να αναλυθεί σε Δομές δεδομένων –Στοιχειώδη δεδομένα

13 Επίπεδα ΔΡΔ Διάγραμμα Πλαίσιο ή Επίπεδο 0 (Context) –Παρουσιάζει το σύστημα και τις εξωτερικές οντότητες που αλληλεπιδρά Διαγράμματα Επιπέδου 1..Ν –Λειτουργική αποσύνθεση των κύριων επεξεργασιών των ανώτερων ιεραρχικά διαγραμμάτων

14 Διάγραμμα Πλαίσιο (Επίπεδο 0) Πληροφοριακό Σύστημα Εξωτερική ΄Οντότητα #1 Ροή δεδομένων #3 Ροή δεδομένων #4 Εξωτερική ΄Οντότητα #2 Ροή δεδομένων #2 Ροή δεδομένων #5 Ροή δεδομένων #1 Εξωτερική ΄Οντότητα #3 Ροή δεδομένων #6 Εξωτερική ΄Οντότητα #5 Ροή δεδομένων #12 Ροή δεδομένων #8 Ροή δεδομένων #9 Εξωτερική ΄Οντότητα #4 Ροή δεδομένων #7 Ροή δεδομένων #10 Ροή δεδομένων #11

15 Διάγραμμα Επιπέδου 1 1. Επεξεργάσου Εξωτερική Οντότητα #1 Ροή δεδομένων #1 Εξωτερική Οντότητα #2 Εξωτερική Οντότητα #3 Εξωτερική Οντότητα #5 Εξωτερική Οντότητα #4 3. Κατέγραψε Αρχείο #5 6. Παρουσίασε 4. Υπολόγισε 5. Ενημέρωσε Αρχείο #4 Αρχείο #1 Ροή δεδομένων #7 2. Συντόνισε Αρχείο #2 Αρχείο #3 Ροή δεδομένων #2 Ροή δεδομένων #3 Ροή δεδομένων #4 Ροή δεδομένων #5 Ροή δεδομένων #6 Ροή δεδομένων #8 Ροή δεδομένων #9 Ροή δεδομένων #10 Ροή δεδομένων #11 Ροή δεδομένων #12

16 Διάγραμμα επιπέδου 2 (Επεξεργασία 5) Ροή δεδομένων #11 Ροή δεδομένων # Επεξεργάσου Αρχείο #4 Ένα όνομα ροής #1 Αρχείο #2 Ένα άλλο όνομα ροής #2 5.2 Επεξεργάσου

17 Διάγραμμα Αποσύνθεσης (Decomposition Diagram) Πληροφοριακό Σύστημα 1. Επεξεργάσου2. Συντόνισε3. Κατέγραψε 4. Υπολόγισε 5. Ενημέρωσε 6. Παρουσίασε Διαδικασία 1.1 Διαδικασία 1.2 Διαδικασία 1.3 Διαδικασία 1.4 Διαδικασία 2.1 Διαδικασία 2.2 Διαδικασία 2.3 Διαδικασία 2.4 Διαδικασία 2.5 Παρουσιάζει την ιεραρχία των διαδικασιών από πάνω προς τα κάτω

18 Δημιουργία ΔΡΔ Διάφορα προγράμματα μπορούν να κάνουν τα ΔΡΔ (πχ Power Point, Word, Visio) –Για τις ανάγκες του εργαστηρίου προτείνεται το DIA ( –Μας ενδιαφέρει το Gane and Sarson Τα λεξικά δεδομένων είναι κείμενο Υπάρχουν διάφορες παραλλαγές στην χρήση των συμβόλων –Δεν ενδιαφέρει ποιος είναι ο συμβολισμός αλλά η απεικόνιση της πραγματικότητας

19 Κανόνες και Κατευθύνσεις για τα ΔΡΔ (1/3) Κάθε επεξεργασία –Έχει αρίθμηση – Όνομα ( ρήμα που εκφράζει ενέργεια) Κάθε ροή –Έχει όνομα –Να γίνει χρήση ουσιαστικών Κάθε αρχείο –Έχει αρίθμηση ( δεν είναι υποχρεωτική αλλά σε αυτό εργαστήριο θα βάζουμε ) –Όνομα με χρήση ουσιαστικών Ένα αρχείο μπορεί να εμφανίζεται πολλές φορές σε ένα ΔΡΔ –Η πολλαπλότητα εμφάνισης εξασφαλίζεται από το 1/2 2/2 –Στο λεξικό δεδομένων το περιγράφουμε μια φορά Δεν είναι κακό να χρησιμοποιούμε την (κλαδική) ορολογία της εταιρείας για την απεικόνιση των ροών, αρχείων, επεξεργασιών, οντοτήτων.

20 Κανόνες και Κατευθύνσεις για τα ΔΡΔ (2/3) Τα ΔΡΔ φτιάχνονται συνήθως από πάνω προς τα κάτω (γενικό στο ειδικό) Η συμβατική δημιουργία (και ανάγνωση) των ΔΡΔ είναι –Από πάνω αριστερά προς τα κάτω δεξιά (όπως διαβάζουμε) –Οι επεξεργασίες στο κέντρο της εικόνας –Οι οντότητες που δίνουν είσοδο πληροφορίες στα αριστερά κατά στήλη –Οι οντότητες που λαμβάνουν πληροφορίες στα δεξιά –Τα αρχεία συνήθως σχετικά κοντά με τις επεξεργασίες Προσπαθούμε να μειώσουμε τις τομές των γραμμών (δεν είναι πάντα εφικτό), αλλά βοηθάει την ανάγνωση Κάθε επεξεργασία να έχει τουλάχιστον μια είσοδο και μια έξοδο. –Διαφορετικά έχουμε λάθη Black Holes ή Miracles Αν δυο διακριτά δεδομένα θα πρέπει να προσκομισθούν στην διαδικασία στον ίδιο χρόνο θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια ροή (packet concept)

21 Κανόνες και Κατευθύνσεις για τα ΔΡΔ (3/3) Ένα καλό ΔΡΔ –Το φτιάχνουμε μια φορά και το αναθεωρούμε (revisions) πολλές φορές και μόνο τότε το θεωρούμε τελικό –Δεν θα πρέπει να έχει συνακτικά λάθη –Θα πρέπει να είναι σε ΠΛΗΡΗ συμφωνία με το λεξικό δεδομένων –Θα πρέπει να είναι σε συμφωνία οι ροές μεταξύ των επιπέδων –Το δημιουργούμε από πάνω προς τα κάτω Αν είμαστε σε ένα επίπεδο με λιγότερες από 7 διαδικασίες σταματάμε Δεν είναι πάντα εφικτό να έχουμε τα ίδια επίπεδα ανάλυσης για όλα τα επίπεδα (γι αυτό χρησιμοποιούμε ως μέσο επαλήθευσης το Διάγραμμα Αποσύνθεσης) –Το επαληθεύουμε από κάτω προς τα πάνω –Το επαληθεύουμε Μαζί με τον ιδιοκτήτη της διαδικασίας Τυχαίοι περίπατοι Εκτέλεση Σεναρίων

22 Ροές πληροφορίας (1/3) Επίπεδο ν: O πελάτης δίνει παραγγελία Επειδή όμως ανάλογα με την παραγγελία έχουμε και διαφορετικές επεξεργασίες μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το σύμβολο Επίπεδο ν+1: Η ροή αλλάζει όνομα ανάλογα με το τύπο παραγγελίας. Θα πρέπει να είναι αμοιβαίως αποκλειόμενες ροές πληροφορίας

23 Ροές πληροφορίας (2/3) Σε ένα αρχείο μπορούν να κατευθύνονται ροές πληροφορίας με διαφορετικά ονόματα Θα πρέπει όμως να φαίνονται στο λεξικό δεδομένων

24 Ροές Πληροφορίας (3/3) Λάθος Σωστό

25 Προτεινόμενη διαδικασία κατασκευής (Διάγραμμα Πλαίσιο) 1.Ολοκληρώστε την περιγραφή του ΠΣ 2.Εντοπίστε τις εξωτερικές οντότητες από την περιγραφή –Τοποθετήστε αριστερά στο διάγραμμα τις οντότητες που είναι πηγές –Τοποθετήστε δεξιά στο διάγραμμα τις οντότητες που είναι προορισμοί –Φροντίστε για την σωστή ονομασία 3.Εντοπίστε το όνομα του μετασχηματισμού και δημιουργήστε την σχετική φυσαλλίδα στο κέντρο του διαγράμματος 4.Για κάθε σχέση οντότητα και κοιτίδας αποτυπώστε τις κύριες ροές δεδομένων σύμφωνα με την πλούσια περιγραφή

26 Προτεινόμενη διαδικασία κατασκευής (Επίπεδο 1) 1.Αντικαταστήστε την μοναδική επεξεργασία του Επιπέδου 0 με τους κύριους μετασχηματισμούς όπως ορίζονται στην περιγραφή του ΠΣ –Στην περιγραφή βρείτε τα ρήματα (ενέργειες) που τροποποιούν τα δεδομένα 2.Επιβεβαιώστε ότι οι ροές εισόδου και εξόδου με τα δεδομένα του επιπέδου 0 είναι ακριβώς οι ίδιες με το επίπεδο 1 (έλεγχος συνέπειας) 3.Αναπτύξτε τις νέες εσωτερικές ροές δεδομένων μεταξύ των διαδικασιών –Προσοχή να μην γίνονται λάθη όπως αυτά που ορίζονται στην διαφάνεια 23 4.Εντοπίστε από την πλούσια περιγραφή τα αρχεία Χρησιμοποιούμε αρχεία για την επικοινωνία των μετασχηματισμών όταν αυτό απαιτείται 5.Συνδέστε όλα τα αντικείμενα μεταξύ τους 6.Διαβάστε πάλι το διάγραμμα και επιβεβαιώστε με την ομάδα είναι σε ανταπόκριση με την πλούσια περιγραφή 7.Τεκμηριώστε (συγγραφή του λεξικού δεδομένων)