Η αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων είναι το σύνολο των διαδικασιών και των εγγράφων που παρέχουν μια αποδεδειγμένη απευθείας σύνδεση μεταξύ του φορτίου, του δείγματος που έχει ληφθεί και των στοιχείων που παρέχονται από τον αναλυτή σχετικά με την κατάταξη του φορτίου. Αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων για τα δείγματα
Ενέργειες τεκμηρίωσης Ταυτοποίηση του δηλούμενου μέσου μεταφοράς: Εμπορευματοκιβώτιο, Φορτηγό, Πλοίο, Βαγόνι.
Ενέργειες τεκμηρίωσης Ταυτοποίηση του φορτίου: Σημάνσεις και αριθμοί, Περιγραφή, Καταμέτρηση/ποσότητα, Εξαίρεση άλλων προϊόντων.
Ενέργειες τεκμηρίωσης Λήψη αντιπροσωπευτικών δειγμάτων: Συλλογή δειγμάτων από διαφορετικές συσκευασίες Από διαφορετικά μέρη του φορτίου Δείγματα εις διπλούν (δείγματα διαιτησίας αν το επιθυμεί ο έμπορος) Κατόπιν συγκεκριμένης συμφωνίας με τον έμπορο. Μην ξεχνάτε ποτέ Υγεία & Ασφάλεια
Ενέργειες τεκμηρίωσης Ασφάλεια των δειγμάτων: Επισήμανση και σφράγιση Αποθήκευση κατά τρόπο ασφαλή (και κατάλληλο) Μεταφορά κατά τρόπο ασφαλή (και κατάλληλο) Έλεγχος του απαραβίαστου των σφραγίδων κατά την παραλαβή από τον αναλυτή.
Έγγραφα τεκμηρίωσης Η έκθεση φυσικού ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει: Λεπτομερείς πληροφορίες για τη διασάφηση Ποιοι ήταν παρόντες Όλα τα στοιχεία που χρησιμοποιήθηκαν για την ταυτοποίηση των εμπορευμάτων Ποτέ λήφθηκε το δείγμα Κατά πόσον ήταν αντιπροσωπευτικό Πώς σφραγίστηκε και αποθηκεύτηκε Κάθε άλλη διαθέσιμη πληροφορία Αποτελεί μαρτυρική κατάθεση!
Έγγραφα τεκμηρίωσης Η Έκθεση Δοκιμής πρέπει να περιέχει λεπτομερή στοιχεία για : Το δηλούμενο φορτίο Τις συσκευασίες από τις οποίες έγινε η δειγματοληψία Τις σφραγίδες που χρησιμοποιήθηκαν
Έγγραφα τεκμηρίωσης Τηρούμενα τεχνικά αρχεία: Αρχεία δοκιμών Αρχεία δειγμάτων Αρχεία διακίνησης και αποθήκευσης δειγμάτων
Έγγραφα τεκμηρίωσης Ο Αναλυτής πρέπει να καταγράφει: Την παραλαβή του δείγματος Τις σφραγίδες επί των δειγμάτων Κατά πόσον είχαν παραβιαστεί
Αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων Ένας αδύνατος κρίκος αρκεί για να σπάσει η αλυσίδα!