Επιπλέον επισιτιστικά τμήματα ξενοδοχείου Room Service – Banquet & Conference Department - Mini Bar 8o Μάθημα Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων Χειμερινό

Η έννοια του room service Η υπηρεσία αυτή είναι η δυνατότητα σερβιρίσματος φαγητού και ποτού κατευθείαν στο δωμάτιο του πελάτη. Πρόκειται για υπηρεσία η οποία έχει καθιερωθεί τα τελευταία χρόνια στον ξενοδοχειακό τομέα και προσφέρει έναν εναλλακτικό τρόπο επισιτιστικής προσφοράς σε ένα ποσοστό φιλοξενούμενων ολοένα αυξανόμενο.

Οι βασικοί λόγοι για τους οποίους προτιμάται η υπηρεσία του room service Οι βασικοί λόγοι για τους οποίους προτιμάται η υπηρεσία του room service από τους διαμένοντες στο ξενοδοχείο και συνεπώς συμβάλουν αποφασιστικά στη δημιουργία αυτού του τμήματος είναι οι εξής: Κόπωση Αγοραφοβία Διακριτικότητα Εργασία εντός του δωματίου Προτίμηση ιδιωτικού γεύματος Διεύρυνση ωραρίου

Η οργάνωση του room service Ο χώρος που θα επιλεχθεί πρέπει να είναι ο πλέον κατάλληλος ώστε αφενός να εξυπηρετεί την άμεση και γρήγορη λειτουργία του τμήματος αφετέρου να ελαχιστοποιεί το κόστος της υπηρεσίας. Για τους λόγους αυτούς το τμήμα του room service τοποθετείται συνήθως δίπλα ή πολύ κοντά στο κεντρικό μαγειρείο του ξενοδοχείου. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλίζεται η άμεση επικοινωνία των δύο τμημάτων με αποτέλεσμα να αποφεύγεται η σύγχυση και να ελαχιστοποιείται ο χρόνος που μεσολαβεί ανάμεσα στην παραγγελία, στην εκτέλεσή της και στην διανομή της. Ο εξοπλισμός του τμήματος δεν απαιτεί κάτι το ιδιαίτερο αφού κατά κύριο λόγο μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα εργαλεία, τα σκεύη και τα λινά της κουζίνας ή του εστιατορίου. Εξαίρεση ίσως αποτελούν τα ειδικά κινητά τραπέζια τα οποία χρησιμοποιούνται σε μόνιμη βάση για το σερβίρισμα και υπερτερούν σε σχέση με τους μεγάλους ξύλινους δίσκους σερβιρίσματος αφού απαιτούν λιγότερο κόπο και προσπάθεια ενώ ταυτόχρονα προσδίδουν μεγαλύτερο κύρος και επισημότητα.

Η λειτουργία του room service Η επιλογή για το τμήμα απαιτεί έμπειρα στελέχη του εστιατορίου τα οποία να καλύπτουν τις παραγγελίες του room service Το τμήμα μπορεί να στελεχωθεί με άτομα τα οποία θα απασχολούνται αποκλειστικά με το τμήμα κάτω από τις εντολές και την επίβλεψη ενός room service manager. Τα παραπάνω επιδέχονται αρκετές αλλαγές κυρίως στη σύνθεση, αφού μπορεί να προστεθεί στο τμήμα μία τηλεφωνήτρια για τις παραγγελίες. Μπορούν να απασχοληθούν και άτομα λιγότερο εξειδικευμένα με το σέρβις τα οποία μόνο θα αποσύρουν τα τραπεζάκια και τους δίσκους από τα δωμάτια και τους διαδρόμους έτσι ώστε να μην απασχολούνται τα υπόλοιπα μέλη του τμήματος.

Η προώθηση των πωλήσεων του room service Αυτό επιτυγχάνεται με την ύπαρξη του μενού του room service σε περίοπτη θέση μέσα στο δωμάτιο ή με ειδικές προσφορές οι οποίες να υπάρχουν ανά περιόδους και να προσελκύουν πελάτες χωρίς όμως ταυτόχρονα να τους αποσπούν από τα υπόλοιπα επισιτιστικά τμήματα της επιχείρησης. Μία συνηθισμένη τακτική την οποία ο οργανωτής του τμήματος οφείλει να λάβει σοβαρά υπόψη είναι η δημιουργία ειδικής καρτέλας-φόρμας που θα περιλαμβάνει τα προσφερόμενα σε μόνιμη βάση είδη πρωινών και συμπληρωματικές επιλογές ( πρωινό διαίτης, πρωινό χορτοφαγίας, ροφήματα κ.λ.π. ) Την κάρτα θα μπορεί να συμπληρώσει ο πελάτης από το προηγούμενο βράδυ ζητώντας έτσι να εξυπηρετηθεί τις πρώτες πρωινές ώρες κατά τις οποίες τα εστιατόρια θα είναι κλειστά.

ΤΜΗΜΑ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ – ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (BANQUET) Tο τμήμα είναι ειδικά σχεδιασμένο για τη : Διοργάνωση Εξυπηρέτηση και διεκπεραίωση κοινωνικών γεγονότων και συναντήσεων όπως είναι οι γάμοι, οι επέτειοι, οι δεξιώσεις, οι επιδείξεις μόδας, οι συνεντεύξεις τύπου. Εκθέσεις Συνέδρια Συναντήσεις πολιτικών, αθλητικών παραγόντων

Το προσφερόμενο προϊόν διαχωρίζεται συνήθως σε κατηγορίες όπως: Κυρίως προσφερόμενο προϊόν το φαγητό Κυρίως προσφερόμενο προϊόν το ποτό Συνδυασμός εξίσου και των δύο Παρομοίως, η προσφερόμενη υπηρεσία διαχωρίζεται σε: Σερβίρισμα των εδεσμάτων στο τραπέζι (banquet) Σερβίρισμα των εδεσμάτων από μπουφέ (buffet)

Οι διαθέσιμοι χώροι μπορούν να διαχωριστούν σε: Χώρο για αποκλειστική χρήση συνεστίασης Συνεδριακή αίθουσα Ειδικά διαμορφωμένα δωμάτια-σουίτες Κοινόχρηστο χώρο σε μορφή μπουφέ Ιδιωτική συνάντηση στο bar ή στο restaurant

Η οργάνωση του τμήματος εκδηλώσεων και συνεδρίων Απαιτούνται γενναίες επενδύσεις τόσο σε γνωστικό όσο και σε χρηματικό επίπεδο. οι εγκαταστάσεις μπορούν να ποικίλουν από αίθουσες μικρής χωρητικότητας έως υπερσύγχρονοι συνεδριακοί χώροι. Ο εξοπλισμός μπορεί να συμπεριλαμβάνει απλά γραφική ύλη και αναλώσιμα υλικά ή ακόμα και τεχνολογικά εξελιγμένα μηχανήματα

Το προσωπικό Σε μεγάλα ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα το τμήμα του banquet είναι πολυπληθές και πλήρως ιεραρχικό. Έτσι, σε ένα πλήρες τμήμα εκδηλώσεων και συνεδρίων το ανώτατο αξίωμα μπορεί να κατέχει ο ίδιος ο F&B manager ή σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να οριστεί ένας banquet manager. Ιδιαίτερα χρήσιμη είναι η γραμματειακή υποστήριξη του τμήματος η οποία μπορεί να απαρτίζεται από ένα ή περισσότερα άτομα αναλόγως του φόρτου εργασίας.

Η λειτουργία του τμήματος εκδηλώσεων και συνεδρίων Μία αρμονική και υποδειγματική λειτουργία έχει ως εξής: Επικοινωνία του πελάτη με το ξενοδοχείο και πιο συγκεκριμένα με το τμήμα των εκδηλώσεων Ραντεβού με τον banquet manager ή την γραμματέα του τμήματος για να κανονιστούν οι λεπτομέρειες. Ο χώρος, για παράδειγμα, συναρτάται άμεσα από το είδος της εκδήλωσης. Έτσι, για ένα γάμο θα παραχωρηθεί μία ευρύχωρη αίθουσα εκδηλώσεων με προετοιμασία και στήσιμο τραπεζαρίας και πιθανότατα μία σουίτα για τους νεόνυμφους. Στη συνέχεια θα συζητηθούν οι τιμές οι οποίες εξαρτώνται εκτός των ανωτέρω και από τον ακριβή αριθμό των προσκεκλημένων αφού το τμήμα κοστολογεί τις προσφερόμενες υπηρεσίες και προϊόντα ανά άτομο. Σημαντική είναι στη συνέχεια η επιλογή του μενού και γι’ αυτό το λόγο το ξενοδοχείο οφείλει να έχει τιμές ανά άτομο για κάθε περίπτωση αλλά και έτοιμα μενού-πακέτα προς επιλογή. Τέλος, θα δοθεί έμφαση στις ιδιαίτερες προτιμήσεις και απαιτήσεις της εκδήλωσης όπως είναι η διακόσμηση, η μουσική κ.λ.π. Για την κατοχύρωση των συμφωνηθέντων και από τις δύο πλευρές υπογράφονται τα σχετικά έγγραφα, καθορίζεται ο τρόπος πληρωμής, καταβάλλεται μία προκαταβολή, ενώ κοινοποιείται η συμφωνία με κάθε λεπτομέρεια στα εμπλεκόμενα τμήματα και στελέχη του ξενοδοχείου.

MINI BAR Η έννοια του mini bar To mini bar ανήκει μεν διοικητικά στην ευρύτερη κατηγορία των bar ενός ξενοδοχείου αλλά δεν πρόκειται για τίποτε άλλο παρά για τα μικρά ψυγεία τα οποία βρίσκονται μέσα στο δωμάτιο των πελατών. Περιέχουν μία ποικιλία αλκοολικών και μη ποτών σε μινιατούρες, νερό, αναψυκτικά, χυμούς καθώς και διαφόρων ειδών σνακ και τροφίμων και έτσι ο πελάτης εξυπηρετείται οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας καταναλώνοντας κατ ‘επιλογή τα προϊόντα τα οποία επιθυμεί. Η υπηρεσία αυτή χαρακτηρίζει ξενοδοχειακές μονάδες καλού επιπέδου ενώ η δημιουργία, η οργάνωση και η λειτουργία του τμήματος είναι σχετικά εύκολη.

Open bar To open bar αποτελεί μια διαφορετική προσέγγιση της εξυπηρέτησης των επισκεπτών- πελατών μιας εκδήλωσης, μια πολιτική του F&B που δίνει την δυνατότητα σε όλους τους επισκέπτες- πελάτες να πίνουν ελεύθερα χωρίς να χρειάζεται να πληρώσουν. Το open bar συνήθως πληρώνεται από τον διοργανωτή της εκδήλωσης είτε από τον πελάτη με ένα εισιτήριο εισόδου. Η εταιρεία τροφοδοσίας πιθανότατα περιλαμβάνει το open bar ως μέρος του πακέτου τροφοδοσίας.

Open bar Πλεονεκτήματα: Οι επισκέπτες μπορούν να προμηθεύονται το ποτό τους χωρίς να αναμένουν τον σερβιτόρο. Οι επισκέπτες μπορούν να προμηθευτούν το αγαπημένο τους ποτό και όχι ότι προσφέρει ένας τιμοκατάλογος. Μειονεκτήματα: Ορισμένοι επισκέπτες μπορεί να υπερκαταναλώσουν και να δημιουργήσουν προβλήματα στην εκδήλωση. Επιπλέον, ο οικοδεσπότης μπορεί να θεωρείται υπεύθυνος όταν οι φιλοξενούμενοι οδηγήσουν υπό την επήρεια αλκοόλ. Ένα open bar μπορεί να κοστίσει περισσότερα χρήματα από ό, τι έχουν περιορισμένες επιλογές ποτού. Πολλοί επισκέπτες περνούν το χρόνο τους γύρω από το μπαρ αντί για την κύριο γεγονός της εκδήλωσης.