11 Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ, Μ.Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 7/2/08 9ο Εξάμηνο, 2007-2008.

Παρουσίαση με θέμα: "11 Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ, Μ.Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 7/2/08 9ο Εξάμηνο, 2007-2008."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 11 Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ, Μ.Sc., PhD Λέκτορας Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 7/2/08 9ο Εξάμηνο, 2007-2008

2 2Περιεχόμενα Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Κύκλος Ζωής έργου  Κύκλος Ζωής έργου  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Επιλογή έργου  - Εκτίμηση Έργου  Επιλογή έργου  - Εκτίμηση Έργου  Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής  Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής  Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Λογιστική έργου  Λογιστική έργου  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία  Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου  Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου  Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις

3 Επικοινωνία έργου 1/5 « PMBOK…διαδικασία που εξασφαλίζει την κατάλληλη, και έγκαιρη συλλογή, διάχυση,αποθήκευση και τελικά απόθεση πληροφοριών που αφορούν το έργο. Η επικοινωνία έργου παρέχει κρίσιμης σημασίας συνδετικούς κρίκους ανάμεσα σε ανθρώπους, ιδέες και πληροφορίες, απαραίτητες για τη επιτυχία του έργου. Κομβικός ο ρόλος του Διευθυντή έργου, στην επικοινωνία. Επικοινωνία:  Eπίσημη Γραπτή, υπηρεσίακά σημειώματα, memos,, reports, προδιαγραφές  Επίσημη Προφορική, τηλεφωνήματα, (τηλε) διασκέψεις,  Ανεπίσημη προφορική/ Μη προφορική

4 Επικοινωνία έργου 2/5 Γραμμές επικοινωνίας Ποιες πληροφορίες κοινοποιούνται?

5 Επικοινωνία έργου 3/5 Σύστημα Πληροφόρησης και Ελέγχου του έργου, συμπληρώνει τις γραμμές επικοινωνίας και το σύστημα ελέγχου, επικέντρωση στη ροή πληροφοριών. Εργασίες/ συσκέψεις Πληροφορίες Επεξεργασία πληροφοριών/ Εκθέσεις προόδου Συλλογή στοιχείων ενημέρωσης

6 Επικοινωνία έργου 4/5 Σύνταξη εκθέσεων  Δομή, Συχνότητα, Κατάσταση Διανομής εκθέσεων αποφασίζονται στην έναρξη του έργου  Έκθεση τρέχουσας κατάστασης ποσοτική εκτίμηση κόστους, χρόνου, ποιότητας έργου Πιστοποιημένη αξία

7 Επικοινωνία έργου 5/5 Μηνιαίες Εκθέσεις Mine Development,m

8 Οργανωτικές Δομές Έργου 1/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις  Ομάδα Έργου  Οργανωτική δομή τύπου μητρώου  Μητρώο ευθυνών  Διασύνδεση συντελεστών έργου

9 Οργανωτικές Δομές Έργου 2/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις  Ομάδα Έργου  Οργανωτική δομή τύπου μητρώου  Μητρώο ευθυνών  Διασύνδεση συντελεστών έργου

10 Οργανωτικές Δομές Έργου 3/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις  Ομάδα Έργου  Οργανωτική δομή τύπου μητρώου  Μητρώο ευθυνών  Διασύνδεση συντελεστών έργου

11 Οργανωτικές Δομές Έργου 4/14 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις  Ομάδα Έργου  Οργανωτική δομή τύπου μητρώου  Μητρώο ευθυνών  Διασύνδεση συντελεστών έργου

12 Οργανωτικές Δομές Έργου 5/14 Κατανέμονται σε ένα συνεχές φάσμα  Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες  Δομές τύπου μητρώου  Αμιγής Δομή έργου

13 Οργανωτικές Δομές Έργου 6/14  Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Υποδιαίρεση της γραμμής προϊόντων/ειδικοτήτων σε διαφορετικά τμήματα και δόμηση με κάθετη ιεραρχία

14 Οργανωτικές Δομές Έργου 7/14  Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Απλή/Ευέλικτη, εύκολη εναλλαγή απασχολήσεων μεταξύ έργων Δεν υπάρχει ένας υπεύθυνος, μειονέκτημα ειδικά για σύνθετα έργα Συσσώρευση τεχνογνωσίας στα λειτουργικά τμήματα Μακρύτεροι κύκλοι επικοινωνίας, μέσω του ΓΔ Καλή υποστήριξη/Μικρός χρόνος αντίδρασης Το έργο δεν είναι η κύρια προτεραιότητα των τμημάτων/καθυστερήσεις Διευκόλυνση παρακολούθησης/ελέγχου εργασίας Έλλειψη συντονισμού μεταξύ των τμημάτων Γραμμές επικοινωνίας, μικρές και καλά εγκατεστημένες Δεν είναι αποτελεσματική για περιβάλλον πολλαπλών έργων, συγκρούσεις στον ορισμό προτεραιοτήτων Προσδιορισμένες ευθύνες και γραμμές εξουσίας Απαιτήσεις για οριζόντιες γραμμές συντονισμού

15 Οργανωτικές Δομές Έργου 8/14 Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Κάθετες γραμμές:ευθύνη επί μέρους τμημάτων Οριζόντιες γραμμές: ευθύνη έργου ΜΗ ΜΟΝΙΜΗ ΜΟΡΦΗ, ΤΙΘΕΤΑΙ ΕΠΙ ΤΗΣ ΥΠΑΡΧΟΥΣΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ

16 Οργανωτικές Δομές Έργου 9/14  Oργανωτική Δομή Μητρώου ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Διευθυντής έργου, υπεύθυνος Πολύπλοκη και δυσνόητη. Κίνδυνοι για κενό ευθύνης εξουσίας Ορθολογικός επιμερισμός πόρων, χρόνου μηχανημάτων Σύγκρουση αρμοδιοτήτων, ανάγκη διαπραγματεύσεων για λήψη αποφάσεων Αίσθηση συνέχειας στο προσωπικό, εξέλιξη επαγγελματική, έκθεση σε διαφορετικά προβλήματα Δεν δημιουργείται ισχυρή αίσθηση δέσμευσης στους εργαζόμενους, πολλά έργα ταυτόχρονα/μεγάλης διάρκειας έρ Δομή προσαρμόζεται στις ανάγκες του έργου Ταυτόχρονη εκτέλεση έργων/Δυσχερής ο καθορισμός προτεραιοτήτων Διάχυση πληροφοριών/ Trouble shooting με συνεργασία εμπειρογνωμόνων Διευθυντής έργου/ευθύνη για λήψη διοικητικών αποφάσεων, Διευθυντές τμημάτων/ευθύνη τεχνικών αποφάσεων Πολλή καλή εμπειρία για Project Managers Τα λειτουργικά τμήματα δεν δίνουν τους καλλίτερους εργαζόμενους στα έργα

17 Οργανωτικές Δομές Έργου 10/14 Δομές Τύπου Μητρώου  Μητρώο Συντονισμού, Ο Διευθυντής έργου < εξουσία Διευθυντών Τμημάτων και συντονίζει την χρήση πόρων επί μέρους τμημάτων  Μητρώο Επικάλυψης: Διευθυντής έργου, Διευθυντές Λειτουργικών τμημάτων ισόβαθμοι  Μητρώο Αποσπάσεων Ισχυρός Διευθυντής έργου, οι αποσπασμένοι εργαζόμενοι λογοδοτούν σε αυτόν. Καθορισμός διαδικασιών, reporting

18 Οργανωτικές Δομές Έργου 11/14 Aμιγής Δομή έργου

19 Οργανωτικές Δομές Έργου 12/14 Αμιγής Δομή Διοικητικής Οργάνωσης έργου ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Διευθυντής έργου, απόλυτα υπεύθυνος, συγκεντρωτική εξουσία Εάν η εταιρεία έχει αναλάβει πολλά έργα ταυτόχρονα, πολλαπλή προσπάθεια, αναποτελεσματική χρήση εταιρικών πόρων Αποτελεσματική επικοινωνία, συντομότερες γραμμές, γρήγορες αποφάσεις Δέσμευση προσωπικού και εξοπλισμού για μεγάλη περίοδο Ισχυρή Ομάδα, Ομάδα ειδικών Διαχωρισμός Ομάδας έργου από λειτουργικά τμήματα, ανακόπτει ροή ιδεών Ολιστική προσέγγιση του έργου Οι εργαζόμενοι εργάζονται για να κλείσουν τις θέσεις τους/Υπεργολάβοι Διάχυση πληροφοριών/ Trouble shooting με συνεργασία Ομάδας

20 Οργανωτικές Δομές Έργου 13/14 Περιγραφή Θέσεων Εργασίας, Job Description ΠΛΑΙΣΙΟ Σε ποιον αναφέρεται Ποιοι αναφέρονται σε αυτόν Για ποια καθήκοντα είναι υπεύθυνος Δικαιοδοσία σε σχέση με την έκδοση οδηγιών ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ Διευθυντής έργου Επίτευξη στόχων έργου Επιλογή/Διοίκηση Ομάδας έργου Διαχείριση/έλεγχο έργου Ανάπτυξη αντικειμένου εργασιών Εκπροσώπηση εταιρείας, πελάτες,αρχές Διαδικασίες/Αλληλογραφία/εκθέσεις Έγκριση Προμηθειών/Εργασιών Επεξεργασία εκθέσεων αστοχίας/απόκλισης/Αλλαγές ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ : Επικοινωνία,διαπραγμάτευση, υλοποίηση ποσοτικών και ποιοτικών στόχων ΕΞΟΥΣΙΑ ΑΝΑΛΟΓΗ ΜΕ ΕΥΘΥΝΕΣ

21 Οργανωτικές Δομές Έργου 14/14 ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ Λειτουργία εξισορρόπησης μεταξύ  των αναγκών του έργου/αντικείμενο εργασιών  των αναγκών της ομάδας έργου  ανάγκες των ατόμων Κενό ευθύνης εξουσίας Αντιμετωπίζεται με:  Eπίσημη δικαιοδοσία/Καταναγκαστική εξουσία  Εξουσ. επί του προϋπολογισμού (budget manager)  Εξουσία επί των πληροφοριών  Εξουσία επί των αμοιβών  Πειθώ μέσω λογικής/Συναισθηματική πειθώ/Εξουσία προσωπικότητας

22 Ομάδες Έργου 1/3 Σύνολο ανθρώπων που συνεργάζονται αποδοτικά και αποτελεσματικά για τη επίτευξη κοινών στόχων. Αποδοτικά: οι εργασίες εκτελούνται σωστά Αποτελεσματικά: εκτελούνται οι σωστές εργασίες Ενίσχυση δημιουργικότητας/ καινοτομίας/διευκόλυνση λήψης αποφάσεων/βελτίωση απόδοσης. Κατανομή εργασιών/Εύρος Δεξιοτήτων/Συνέργεια/Αλληλεπίδραση μελών της ομάδας για αντιμετώπιση προβλημάτων/παρακίνηση/υποστήριξη

23 Ομάδες Έργου 2/3 Μέγεθος Ομάδας: f(μέγεθος και πολυπλοκότητα έργου, δεξιότητες, επικοινωνία, επιθυμητή ευελιξία, αποφυγή συγκρούσεων, ισορροπία προσωπικοτήτων). 5-10 άτομα Χαρακτηριστικά επιτυχημένων/αποτυχημένων ομάδων

24 Ομάδες Έργου 3/3 Χαρακτηριστικά ομάδων Επιτυχημένες Ομάδες Μη Επιτυχημένες Ομάδες Ηγέτης με κατάλληλο διοικητικό ύφος Δεν μπορούν να αδράξουν ευκαιρίες Ένα μέλος με καινοτόμες ιδέες Αδυναμία επίλυσης προβλημάτων Διασπορά πνευματικών ικανοτήτων Δεν παρακολουθούν τις αλλαγές Διασπορά προσωπικοτήτων Δεν υπάρχει συνεργασία μεταξύ των μελών Δημιουργικότητα/ Ευελιξία Η ουσία της ομάδας: τα μέλη της δημιουργούν μία συνεργατική ένωση καταμερισμού εργασιών για τη βέλτιστη συμβολή του κάθε μέλους στην επίτευξη των κοινών στόχων

25 Αρχηγεσία Έργου 1/6 Αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι Διευθυντές έργου, ευρυμαθής, τεχνικά ειδήμων, κατάλληλου ύφους αρχηγεσία. Ακόμη και όταν ο Διευθυντής παίρνει τις αποφάσεις μόνος του, είναι σημαντικό πως θα τις παρουσιάσει στην Ομάδα

26 Αρχηγεσία Έργου 2/6 Αρχηγεσία επικεντρωμένη στη δράση συνδυάζει:.  Παρακίνηση: που aφορά στις ανάγκες των ατόμων  Συγκρότηση Ομάδων : ανάγκες των ομάδων  Τεχνικές Προγραμματισμού και ελέγχου έργου: ανάγκες έργου Απόδοση= Ικανότητα χ Δέσμευση Οι άνθρωποι δουλεύουν για να καλύψουν ορισμένες άνάγκες. Καθοριστική παράμετρος στη θεωρία της παρακίνησης η ιεράρχιση αναγκών

27 Αρχηγεσία Έργου 3/6 Ιεράρχιση αναγκών Καθοριστική παράμετρος στη θεωρία της παρακίνησης η ιεράρχιση αναγκών. Χαρακτηριστικά ατόμων στο στάδιο της αυτοπραγμάτωσης, σελ. 444 Καλλίτερη αίσθηση της πραγματικότητας Αποδοχή του εαυτού/των άλλων/της φύσης Απόσταση από το πρόβλημα Ανάγκη ιδιωτικού χώρου Δημοκρατικότερη συμπεριφορά Φυσική, αυθόρμητη δημιουργικότη Φιλοσοφική διάθεση/αίσθηση χιούμορ

28 Αρχηγεσία Έργου 4/6 Κύκλος Παρακίνησης Στις εταιρείες η ανάγκη για αυτοπραγμάτωση, ανάγκη για προαγωγή. Μετεκπαίδευση, κατάρτιση. Η ανάγκη αυτοπραγμάτωσης δεν συνδέεται πάντα με οικονομικά κίνητρα

29 Αρχηγεσία Έργου 5/6 Έλεγχος της σύγκρουσης  Έγκαιρη διάγνωση των συμπτωμάτων της σύγκρουσης  Άμεση διαιτησία στο χαμηλότερο επίπεδο  Διαπραγματεύσεις  Διαχωρισμός  Οπισθοχώρηση και παράβλεψη  Εξομάλυνση  Κανόνες και κανονισμοί  Συμβιβασμός  Αντιμετώπιση  Επιβολή  Επίλυση προβλημάτων

30 Αρχηγεσία Έργου 6/6 Ανάθεση Καθηκόντων: Κλειδί επιτυχίας της αποτελεσματικής διαχείρισης έργου  Βελτίωση αποδοτικότητας Ομάδας  Ανάπτυξη Ικανότητας μελών  Συμβολή στην πρόοδο της εταιρείας Μέθοδος Ανάθεσης καθηκόντων-Οδηγός προς ΔΕ Αποδοχή της ανάγκης ανάθεσης καθηκόντων Σαφές πλάνο αναθέσεων Έγκριση προϊσταμένου για πλάνο αναθέσεων Κλίμα εμπιστοσύνης Καθορισμός γραμμών εξουσίας/ευθύνης Υπομονή στα σφάλματα/κατάρτιση Παρακολούθηση απόδοσης/Κοινοποίηση παρατηρήσεων Ανταμοιβή

31 31 Ολοκλήρωση Μαθήματος Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Κύκλος Ζωής έργου  Κύκλος Ζωής έργου  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Επιλογή έργου  - Εκτίμηση Έργου  Επιλογή έργου  - Εκτίμηση Έργου  Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής  Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής  Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Λογιστική έργου  Λογιστική έργου  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία  Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου  Διαχείριση Ποιότητας  -Διαχείριση Κινδύνου  Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ  Επικοινωνία έργου- Οργάνωση –Ομάδες –Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου με Η-Υ  Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΣΤΟΥΣ ΣΤΟΧΟΥΣ ΣΑΣ