Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Οργάνωση έργου ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ: ΔΡ. ΚΟΝΙΔΑΡΗ.

Παρουσίαση με θέμα: "Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Οργάνωση έργου ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ: ΔΡ. ΚΟΝΙΔΑΡΗ."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Οργάνωση έργου ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ: ΔΡ. ΚΟΝΙΔΑΡΗ ΠΟΠΗ Βάλβης Σπυρίδων-Ιάσων Νατζαρίδης Σταύρος

2 Οργάνωση έργου Λειτουργική οργάνωση Απλή οργάνωση Διάγραμμα οργάνωσης Μεικτή οργάνωση Επιλογή τύπου Ειδικές περιπτώσεις Ομάδα έργου Ανθρώπινοι παράγοντες Παράδειγμα Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009

3 Λειτουργική οργάνωση Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Πλεονεκτήματα: Μέγιστη προσαρμοστικότητα στη χρήση προσωπικού Αξιοποίηση ειδικών από πολλά έργα Ομαδοποίηση ειδικών Τεχνολογική συνέχιση ύστερα από εγκατάλειψη Εξέλιξη εργαζομένων

4 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Μειονεκτήματα: Το ενδιαφέρον δεν εστιάζεται στον πελάτη Περιορισμός δραστηριοτήτων στις σχετικές με τη λειτουργία της μονάδας Έλλειψη υπευθυνότητας Αργή απόκριση σε αιτήματα πελατών Τάση υποβάθμισης Αδύναμα κίνητρα επιφόρτισης έργου Τμηματική προσέγγιση, δυσκολία επικοινωνίας

5 Απλή οργάνωση έργου Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Το έργο είναι έτσι αυτόνομη μονάδα με δικό του προσωπικό Πλεονεκτήματα: Ο διαχειριστής έχει πλήρη εξουσία Όλα τα μέλη είναι κατευθείαν υπόλογά του Ταχύτερη και ευκολότερη επικοινωνία Ανάπτυξη σημαντικής δεξιοτεχνίας σε συγκεκριμένες τεχνολογίες

6 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Πλεονεκτήματα (συνέχεια): Υψηλό επίπεδο δέσμευσης μελών ομάδας Γρήγορη λήψη αποφάσεων λόγω ύπαρξης κεντρικής εξουσίας Αύξηση ποιότητας ζωής υφισταμένων Απλή και εύκαμπτη δομή Συνολική προσέγγιση του έργου

7 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Μειονεκτήματα: Αναγκαστική πλήρης επάνδρωση Ανάγκη ετοιμότητας εξοπλισμού και τεχνικής βοήθειας Συγκεκριμένο αντικείμενο ενασχόλησης Ασυνέπεια πολιτικών και διαδικασιών Διαστρέβλωση σχέσεων ομάδας και προϊσταμένων Ανασφάλεια μελλοντικής πορείας μελών

8 Διάγραμμα οργάνωσης Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Είναι συγκερασμός των πλεονεκτημάτων της λειτουργικής και της απλής οργάνωσης έργου  Μπορεί να θεωρηθεί ενδιάμεση λύση  Πλησιάζει το καταλληλότερο άκρο  Οι αρμοδιότητες του διαχειριστή έργου και του οργανωτικού διαχειριστή ποικίλλουν

9 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Πλεονεκτήματα: Υπάρχει ένας διαχειριστής συγκεκριμένα για το έργο Οι ικανότητες κάθε τμήματος μοιράζονται και σε άλλα έργα Μικρή αγωνία για το αποτέλεσμα Γρήγορη ανταπόκριση στις ανάγκες του πελάτη

10 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Πλεονεκτήματα (συνέχεια): Συνοχή με πολιτικές και πρακτικές της μητρικής εταιρείας Ομοιόμορφη κατανομή πόρων σε όλη την έκταση της επιχείρησης Προσαρμοστικότητα στον τρόπο οργάνωσης του έργου σύμφωνα με τις συνθήκες

11 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Μειονεκτήματα:  Συνδέονται με συγκρούσεις μεταξύ διαχειριστών Αμφιβολία για τον τίτλο του επικεφαλής Μετακίνηση πόρων από έργο σε έργο Συχνή διακοπή έργων Περίπλοκος διαχωρισμός εξουσίας και ευθύνης Κατάργηση ενότητας διοίκησης

12 Συστήματα μεικτής οργάνωσης Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Η επιχείρηση χωρίζεται σε μικρές ευέλικτες ομάδες  Η λειτουργική οργάνωση έργου συνυπάρχει με την απλή οργάνωση έργου  Χρήση σε μικρά βραχυπρόθεσμα έργα  Αύξηση μεγέθους έργου συνεπάγεται μετάβαση σε επίσημη οργάνωση διαγραμμάτων

13 Επιλογή τύπου οργάνωσης Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες Γενικά, ακολουθούνται τα εξής βήματα: Προσδιορισμός στόχων Καθορισμός εργασιών και λειτουργικών μονάδων Διάκριση προτεραιότητας και πακετοποίηση Σχεδιασμός συνεργασίας μεταξύ μονάδων Κατάλογος ειδικών χαρακτηριστικών Επιλογή ενός τύπου

14 Ειδικές περιπτώσεις Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Ακόμα και όταν είναι διαθέσιμοι όλοι οι απαιτούμενοι πόροι: Κανένα έργο δεν εξελίσσεται όπως ακριβώς έχει σχεδιαστεί Η διαχείριση είναι πολύπλοκη Απαιτείται λοιπόν μηχανισμός διαχείρισης κινδύνου και ένα γραφείο διαχείρισης έργου

15 Διαχείριση κινδύνου Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Προγραμματισμός διαχείρισης Προσδιορισμός κινδύνων Ποιοτική ανάλυση – μελέτη συνθηκών και συνεπειών Ποσοτική ανάλυση – πιθανότητα εμφάνισης και επιπτώσεις Προγραμματισμός δράσης Παρακολούθηση και έλεγχος

16 Γραφείο διαχείρισης έργου Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Εκτέλεση διαχειριστικών διεργασιών Μεταβίβαση παθημάτων Βελτίωση ποσοστού επιτυχίας Μείωση απαιτούμενου χρόνου Απλοποίηση δεδομένων και παροχή πληροφοριών Ανάπτυξη και διατήρηση επιχειρηματικού συστήματος διαχείρισης  Ποτέ σχεδιασμός ή εκτέλεση έργου

17 Ομάδα έργου Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Σημαντικότερα στελέχη: Μηχανικός έργου Μηχανικός παραγωγής Διαχειριστής υλοποίησης Διαχειριστής συμβολαίου Ελεγκτής έργου Διαχειριστής υποστήριξης έργου

18 Ανθρώπινοι παράγοντες Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Η εκπλήρωση στόχων εντός χρονικών και χρηματικών ορίων αποτελεί πρόβλημα Ο διαχειριστής πρέπει να δίνει οικονομικά και ηθικά κίνητρα Επίσης, πρέπει να συγχαίρει για τις επιτυχίες και να μην επικρίνει διαρκώς τις αποτυχίες

19 Συμμετοχή εργαζομένων στη λήψη αποφάσεων Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Πλεονεκτήματα: Βελτίωση ικανότητας μελών Συμμετοχική διοίκηση Γνώση ευθύνης Ομαδική εργασία Έγκαιρη πληροφόρηση απόδοσης Ο διαχειριστής διαθέτει εργαλεία αξιολόγησης

20 Διαπροσωπικές συγκρούσεις Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Είναι καθημερινότητα  Ο διαχειριστής πρέπει: Να ενθαρρύνει την ανοικτή έκφραση συναισθημάτων Να έχει υποδειγματική συμπεριφορά Να γνωρίζει ότι υπάρχουν συνέπειες των συγκρούσεων Να αποφεύγει τις κατά πρόσωπο αντιπαραθέσεις

21 Παράδειγμα Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Στις 8 Μαρτίου 1994, φωτιά ξέσπασε σε μία στήλη αναδημιουργίας ανθρακικού άλατος στις εγκαταστάσεις της Sasol, στο Benfield. Αποφασίστηκε ότι το κατεστραμμένο τμήμα της θα έπρεπε να αφαιρεθεί

22 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009  Για να επιτευχθεί αυτό, θεσπίστηκαν κάποιοι ειδικοί κανόνες: Το έργο θα γίνει με γνώμονα το χρόνο, όχι το κόστος Δεν θα υπάρξει καμία διακοπή του έργου Στόχος θα είναι η μείωση των χρονοδιαγραμμάτων, όχι η τήρηση τους Δεν υπάρχει περιορισμός στους χρησιμοποιούμενους πόρους Θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία σε όλα τα επίπεδα Δεν θα υπάρξουν συμβιβασμοί σε θέματα ασφάλειας Δεν θα υπάρξουν συμβιβασμοί σε θέματα ποιότητας

23 Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Μια επιτροπή επικοινωνίας συστάθηκε, με σκοπό την εξοικονόμηση χρόνου Το έργο ολοκληρώθηκε σε 25 ημέρες, 15 μέρες νωρίτερα του αναμενομένου, με εξοικονόμηση άνω των 21 εκατομμυρίων δολαρίων από τα 85 που είχαν προϋπολογισθεί

24 Σύνοψη Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Τύποι οργάνωσης, πλεονεκτήματα - μειονεκτήματα Κατάλληλη διαδικασία επιλογής Διαχείριση κινδύνου, γραφείο διαχείρισης έργου Ομάδα έργου και στελέχωση Διαπροσωπικές συγκρούσεις και αντιμετώπιση

25 ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ; Εθνικόν και Καποδιστριακόν Πανεπιστήμιον ΑθηνώνΠαρασκευή 8 Μαΐου 2009 Ευχαριστούμε για τον χρόνο σας