Γιατι χρειαζεται οργανωση

Παρουσίαση με θέμα: "Γιατι χρειαζεται οργανωση"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Γιατι χρειαζεται οργανωση
Η οργάνωση χρειάζεται για την επίτευξη των στρατηγικών και αντικειμενικών στόχων. Οι στόχοι θα πρέπει να είναι προσανατολισμένοι στο μάρκετινγκ. Η δομή μιας επιχείρησης θα πρέπει να κατευθύνεται από την αγορά. Ο προγραμματισμός είναι μια βασική προϋπόθεση για την οργάνωση. Χωρίς προγραμματισμό δεν ορίζονται οι στόχοι. Ο προγραμματισμός και η οργάνωση είναι οι αλληλένδετες αρμοδιότητες ενός manager. Ο προγραμματισμός συντελεί στη γρήγορη αξιολόγηση των επιπτώσεων των αλλαγών, όταν ξεσπούν κρίσεις. Ο προγραμματισμός δίνει τη δυνατότητα γρήγορης αξιολόγησης των επιπτώσεων μιας αλλαγής όταν συμβαίνουν κρίσεις.

2 Βασικεσ εννοιεσ τησ οργανωσησ
Oργάνωση είναι η διεργασία που συντελείται ως μια μορφή προγραμματισμού. Οι βασικές έννοιες στην οργάνωση είναι η ανάλυση, η αναγνώριση και ο προσδιορισμός των εργασιών που πρέπει να γίνουν για να επιτευχθούν οι αντικειμενικοί στόχοι της επιχείρησης. Κατά την οργάνωση, πρέπει πρώτα να συμφωνήσουμε σχετικά με την εργασία που θα διεξαχθεί. Πρόκεται για την λεγόμενη ενότητα σκοπού. Πρέπει να αποφασίσουμε για το τι πρέπει να γίνει για την επιτυχία αυτού του σκοπού: για ποια καθήκοντα θα εκτελεστούν, ποια άτομα θα τα αναλάβουν και ποια δικαιοδοσία θα πρέπει να έχουν για να ολοκληρώσουν την εργασία. Αυτό ονομάζεται καταμερισμός της εργασίας. Επίσης, πρέπει να προσδιοριστούν οι κατηγορίες, ο αριθμός και η εμπειρία των ατόμων στα οποία θα ανατεθεί η εκτέλεση της εργασίας, αυτό ονομάζεται στελέχωση. Τέλος, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα πλαίσιο δομής ή οργάνωσης για να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική ομαδική εργασία σχετικά με τις διοικητικές σχέσεις – κλίμακα ιεραρχίας και ροή πληροφοριών. (Οργανόγραμμα)

3 Ο ρολοσ τησ οργανωσησ στη διαδικασια του μαναgement

4 Τι μας δείχνει ένα οργανόγραμμα
Οργανογραμμα Ο τρόπος με τον οποίο διατάσσονται επισήμως τα διάφορα τμήματα ενός οργανισμού ονομάζεται Οργανόγραμμα. Τι μας δείχνει ένα οργανόγραμμα Επίπεδα διοίκησης – κατακόρυφες διοικητικές στρώσεις Σχέσεις εποπτείας – γραμμές που δείχνουν ποιος δίνει αναφορά σε ποιον Βασικές υπομονάδες – θέσεις που δίνουν αναφορά στον ίδιο manager Κατανομή της εργασίας – θέσεις και τίτλοι Δίαυλος επικοινωνίας – τυπική ροή επικοινωνίας

5 Οδηγιεσ για την οργανωση
Προσοχή στην επίπτωση των αλλαγών στους ανθρώπους αλλά και στην ίδια τη δομή. Όταν αλλάζει η στρατηγική ή ο προγραμματισμός, μπορεί να επηρεάζονται οι πολιτικές, οι πρακτικές, τα προγράμματα, οι διαδικασίες κ.ά. Πρέπει να διατηρείτε τη δομή όσο το δυνατόν απλούστερη. Το όριο εποπτείας, δηλαδή ο αριθμός των υφισταμένων τους οποίους μπορεί να επιβλέπει αποτελεσματικά ένας προϊστάμενος, πρέπει να είναι σε ελεγχόμενο όριο. Τη δομή πρέπει να την κοιτάτε από την άποψη των πραγματικών «αναγκών» και όχι από την πλευρά του «διαθέσιμου προσωπικού». Δεν είναι δυνατόν ένας υπάλληλος να δίνει αναφορά ταυτόχρονα σε δύο προϊσταμένους και να ικανοποιεί και τους δύο. Η αρχή αυτή είναι γνωστή ως ενότητα διοίκησης. Είναι απαραίτητη η περιγραφή εργασίας (job description).

6 ειδη οργανωσησ Οργανωση σε διευθυνσεισ
ειδη οργανωσησ Οργανωση σε διευθυνσεισ Οργάνωση σε διευθύνσεις είναι η ομαδοποίηση ανθρώπων και εργασιών σε λειτουργικές μονάδες εργασίας, με σκοπό την επίτευξη των αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης με τον αποδοτικότερο και αποτελεσματικότερο τρόπο. Οι κύριες μορφές οργάνωσης σε διευθύνσεις είναι κατά λειτουργία, διεργασία, προϊόν, αγορά, τομέα, πελατεία, γεωγραφική περιοχή ή ακόμα και οργάνωση μήτρας (ονομάζεται και οργάνωση έργου). Σε πολλές περιπτώσεις, χρησιμοποιούνται και συνδυασμοί αυτών των μορφών.

7 Οργανωση κατα λειτουργεια
Η συνηθέστερη μέθοδος ομαδοποίησης σχετικών λειτουργιών Μερικές φορές, αυτή η μορφή οργάνωσης σε διευθύνσεις μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα, αν μεμονωμένα άτομα με εξειδικευμένο αντικείμενο ενδιαφέρονται περισσότερο για το δικό τους εξειδικευμένο τομέα δραστηριότητας παρά για το σύνολο της επιχείρησης.

8 Οργανωση κατα τομεα Μια άλλη εναλλακτική λύση για την οργάνωση της επιχείρησης είναι κατά τομέα, αν ομαδοποιούνται άτομα που δεν εργάζονται στο ίδιο προϊόν ή την ίδια διαδικασία, εξυπηρετούν παρόμοιους πελάτες ή βρίσκονται στον τομέα ή γεωγραφική περιοχή. Με τη διάρθωση κατά τομέα γίνεται προσπάθεια να αποφευχθούν προβλήματα που παρατηρούνται στη διάρθρωση κατά λειτουργία. Επίσης, διάρθρωση κατά τομέα προτιμάται από οργανισμούς με ποικίλες δραστηριότητες που επεκτείνονται σε πολλά προϊόντα ή υπηρεσίες, γεωγραφικές περιοχές, πελάτες ή διεργασίες.

9 Οργανωση κατα διεργασια
Αυτός ο τύπος οργάνωσης συναντιέται συνήθως σε βιομηχανικές επιχειρήσεις.

10 Οργανωση κατα προϊον Στις περιπτώσεις που απαιτείται εξειδικευμένη γνώση για ορισμένα προϊόντα ή ορισμένες υπηρεσίες, η οργάνωση σε διευθύνσεις κατά προϊόν μπορεί να είναι η καλύτερη. Αυτό γίνεται συνήθως σε εταιρείες που έχουν επεκταθεί σε πολλές διαφορετικές δραστηριότητες.

11 Οργανωση κατα αγορα Όταν υπάρχει ανάγκη παροχής καλύτερης εξυπηρέτησης σε διαφορετικές αγορές, ενδείκνυται η οργάνωση σε διευθύνσεις κατά αγορά.

12 Οργανωση κατα πελατεια
Η ύπαρξη βασικών ή πολύ σημαντικών πελατών δικαιολογεί την οργάνωση σε διευθύνσεις κατά πελάτη. Αυτό το είδος οργάνωσης συναντίεται συχνά σε τράπεζες.

13 Οργανωση κατα γεωγραφικη περιοχη
Όταν μια επιχείρηση έχει εξαπλωθεί σε όλο τον κόσμο ή έχει υποκαταστήματα σε πολλές περιοχές μιας χώρας, μπορεί να οργανωθεί σε διευθύνσεις κατά γεωγραφική περιοχή για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της και για μεγαλύτερη αποδοτικότητα κόστους.

14 Μητρα (οργανωση εργου) (1)
Η οργάνωση μήτρας συνδυάζει τις μεθόδους οργάνωσης κατά λειτουργία και κατά τομέα ώστε να δίνεται έμφαση στις ομάδες έργων ή προγραμμάτων και να αξιοποιούνται τα πλεονεκτήματά τους. Οι εργαζόμενοι σε μια οργάνωση μήτρας ανήκουν ταυτόχρονα σε δύο τουλάχιστον επίσημες ομάδες και αναφέρονται σε δύο προϊστάμενους, ο ένας από τη λειτουργία και ο άλλος από την ομάδα ή τη διεύθυνση. Η οργάνωση μήτρας χρησιμοποιείται από πολυεθνικές επιχειρήσεις, που δραστηριοποιούνται και στην Ελλάδα, στις οποίες προσφέρει ευελιξία ώστε να αντιμετωπίζουν τις διαφορές ανά περιοχή και να ικανοποιούν τις ανάγκες των πολλαπλών προϊόντων, σχεδίων ή προγραμμάτων.

15 Μητρα (οργανωση εργου) (2)

16 Μικτη μεθοδοσ Πολλές επιχειρήσεις, ιδιαίτερα μεγάλες, γεωγραφικά διασκορπισμένες οι οποίες ασχολούνται με μεγάλη ποικιλία δραστηριοτήτων, εφαρμόζουν διάφορες μορφές οργάνωσης σε διευθύνσεις.

17 Οργανωση σε ομαδεσ Σε επιχειρήσεις που λειτουργούν με ομάδες εργασίας, χρησιμοποιούνται ευρέως τόσο μόνιμες όσο και προσωρινές ομάδες για την εκτέλεση των καθηκόντων. Αυτές οι ομάδες περιλαμβάνουν άτομα από διαφορετικές διευθύνσεις ή διαφορετικούς τομείς αρμοδιοτήτων. (General Electric, Ford, Intel)

18 Βασικα ειδη οργανωτικων δομων
Οι κυριότερες τυπικές σχέσεις για την οργάνωση είναι, η αρμοδιότητα, η εξουσιοδότηση και η ευθύνη. Αυτές επιτρέπουν το συνδυασμό λειτουργιών, ανθρώπων και άλλων πόρων με σκοπό την επίτευξη των αντικειμενικών στόχων. Το πλαίσιο οργάνωσης αυτών των τυπικών σχέσεων είναι γνωστό ως οργανωτική δομή. Αυτή η δομή προβλέπει τα μέσα αποσαφήνισης και γνωστοποίησης της αρμοδιότητας, της εξουσιοδότησης και της ευθύνης. Αν και υπάρχουν αρκετές παραλλαγές οργανωτικών δομών, εδώ θα εξετάσουμε την εκτελεστική οργάνωση, την επιτελική οργάνωση και την οργάνωση με επιτροπές.

19 Εκτελεστικη οργανωση

20 Εκτελεστικη και επιτελικη οργανωση
Όταν σε μια εκτελεστική οργάνωση προστίθενται επιτελικοί ειδικοί με σκοπό να « συμβουλεύουν», να «εξυπηρετούν» ή να «υποστηρίζουν» με κάποιον τρόπο την ιεραρχική οργάνωση, τότε έχουμε εκτελεστική και επιτελική οργάνωση. Αυτοί οι ειδικοί συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα του οργανισμού. Η δικαιοδοσία τους περιορίζεται εν γένει σε συστάσεις προς την εκτελεστική οργάνωση. Αυτό, μερικές φορές, μπορεί να δημιουργεί συγκρούσεις. Ώστόσο, αυτές οι συγκρούσεις μπορεί να μειωθούν, αν οι επιτελικοί ειδικοί διαθέτουν κάποια εκτελεστική εμπειρία ώστε να αντιλαμβάνονται καλύτερα τα προβλήματα των διοικητικών στελεχών που υποστηρίζουν. Λειτουργίες όπως η διοίκηση ανθρωπίνων πόρων και η έρευνα και ανάπτυξη είναι χαρακτηριστικές επιτελικές λειτουργίες. Το παρακάτω σχήμα παρουσιάζει μια τέτοια δομή.

21 Οργανωση με επιτροπεσ Όταν μια ομάδα προσωπικού συγκροτείται επίσημα με σκοπό να αντιμετωπίσει ορισμένα θέματα και να πάρει ορισμένες αποφάσεις, αυτή η δομή οργάνωσης ονομάζεται επιτροπή. Οι επιτροπές μπορεί να είναι μόνιμες ή προσωρινές και συνήθως συμπληρώνουν τις εκτελεστικές και επιτελικές λειτουργίες. Μερικές φορές, συγκροτούνται ειδικές ή προσωρινές επιτροπές για την αντιμετώπιση ενός συγκεκριμένου προβλήματος. Αφού κάνει τις προτάσεις της, η επιτροπή διαλύεται. Αντίθετα, οι μόνιμες επιτροπές ενεργούν συνήθως συμβουλευτικά σε ορισμένες μονάδες ή στελέχη της οργάνωσης. Για παράδειγμα, στα πανεπιστήμια χρησιμοποιούνται σε μέγαλο βαθμό επιτροπές, οι οποίς μπορεί να αναφέρονται στον πρύτανη ή σε ένα τμήμα. Μερικές επιτροπές – οι εκτελεστικές επιτροπές – έχουν τη δικαιοδοσία να δίνουν και εντολές, και όχι απλώς να συμβουλεύουν. Αυτές οι επιτροπές απαρτίζονται συνήθως από υψηλόβαθμα στελέχη, όπως το διοικητικό συμβούλιο. Παράδειγμα είναι η επιτροπή στελεχών του διοικητικού συμβουλίου για τον καθορισμό των αμοιβών ή για το πρόγραμμα διαδοχής στελεχών. Οι επιτροπές έχουν αρκετά πλεονεκτήματα, αλλά έχουν επίσης και μειονεκτήματα, όπως, για παράδειγμα, ότι είναι ιδιαίτερα χρονοβόρες. Γι αυτόν το λόγο, πρέπει να διευθύνονται αποτελεσματίκά.