Ηλεκτρονική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση Εγγράφων

Παρουσίαση με θέμα: "Ηλεκτρονική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση Εγγράφων"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Ηλεκτρονική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση Εγγράφων
Διαχείριση Διαδικασιών (Work Flow)

2 Σουίτα εφαρμογών ειδικά προσαρμοσμένων στις ανάγκες ενός Δήμου για την ολοκληρωμένη διαχείριση διαδικασιών επικοινωνίας τόσο των Διευθύνσεων του Δήμου μεταξύ τους όσο και του Δήμου με τους πολίτες. Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

3 Γιατί Script@? Script@Manager Πλήρη πλατφόρμα
Ηλεκτρονικής Διαχείρισης & Αρχειοθέτησης Εγγράφων Διαχείρισης εργασιών & διαδικασιών (Work Flow) Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Γιατί Οικονομία οικονομία κόστους μείωση χρόνου Οργάνωση Αυξηση αποτελεσματικότητας Συνεργασία Πλήρη διαφάνεια Προγραμματισμός Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

4 Πλεονεκτήματα Script@Manager Νομικό πλαίσιο
Πλήρη τήρηση νομικού πλαισίου ηλεκτρονική υπογραφή Διαύγεια σύστημα αρχειοθέτησης οργανόγραμμα Δήμου Άλλα πληροφοριακά συστήματα Συμβατότητα & διασύνδεση με όλα τα ήδη εγκατεστημένα συστήματα (Πρωτόκολλο, Δημοτολόγια, Μητρώο Αρρένων, HR) Έγγραφα διατήρηση κύκλου ζωής εγγράφου τήρηση εκδόσεων εγγράφου - ιστορικότητα Πρωτόκολλο δυνατότητα τήρησης πολλαπλών Βιβλίων Πρωτοκόλλου αυτόματη αποστολή άμεση εύρεση ομοειδών εγγράφων και άμεση συσχέτιση εγγράφων Ασφάλεια τήρηση κανόνων ασφαλείας διαβαθμισμένη πρόσβαση (βάση οργανογράμματος, ρόλων, δικαιωμάτων) κρυπτογράφηση Αναζήτηση εγγράφων αναζήτηση με ποικιλία κριτηρίων αναζήτηση με λέξεις κλειδιά (OCR, Data Capture) Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

5 Script@Manager Κύκλος ζωής εγγράφου αναζήτηση ψηφιοποίηση διακίνηση
αρχειοθέτηση διαδικασίες Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

6 Script@Manager Διαδικασία διακίνησης ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ εγγράφων
Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

7 Script@Manager Διαδικασία διακίνησης ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΩΝ εγγράφων
Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

8 Σύστημα ανάθεσης – ειδοποίησης – ανάλυψης – περάτωσης εργασιών Ειδικό module (agent) με pop-up σύστημα ειδοποίησης και ενημέρωσης του χρήστη Άμεση εκκίνηση εργασιών – ακόμα και πριν την πρωτοκόλληση εγγράφου Άμεση ανάθεση - προώθηση των εργασιών σε Τμήματα / υπαλλήλους Άμεση επικοινωνία μεταξύ Τμημάτων / Διευθύνσεων του Δήμου Alert εκκρεμοτήτων και προθεσμιών Ταυτόχρωνη διεκπεραίωση εργασιών από όλους τους υπευθύνους Ιστορικότητα αλλαγών Αυτόματη αποστολή με mail Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

9 Script@Profiler Κύκλος εργασιών Αρχειοθέτηση Έγκριση Ανάθεση
Σύστημα ανάθεσης – ειδοποίησης – ανάλυψης – περάτωσης εργασιών Κύκλος εργασιών Αρχειοθέτηση Έγκριση Ανάθεση Διεκπεραίωση Ανάλυψη Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

10 Script@Profiler Pop-up σύστημα ειδοποιήσεων Alert
Σύστημα ανάθεσης – ειδοποίησης – ανάλυψης – περάτωσης εργασιών Pop-up σύστημα ειδοποιήσεων Alert Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

11 Script@Profiler Mobile Profiler Υπόλοιπες λειτουργίες του Profiler
Σύστημα ανάθεσης – ειδοποίησης – ανάλυψης – περάτωσης εργασιών Υπόλοιπες λειτουργίες του Profiler Προτάσεις θεμάτων για Συμβούλια Ημερολόγιο Κίνησης Παρουσιολόγιο Mobile Profiler Νέα έκδοση του Profiler για έξυπνες συσκευές. Τώρα όλες οι ενέργειες: ειδοποίηση ανάθεση διεκπεραίωση εργασιών από το κινητό σας τηλέφωνο. Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

12 Script@Συμβούλια Διαχείριση & παρακολούθηση Δημοτικών Συμβουλίων
προγραμματισμός συνεδρίασης διεξαγωγή συνεδρίασης παραμετροποίηση αποφάσεις οργάνωση/παραμετροποίηση (όργανα, μέλη, τύποι αποφάσεων, πρότυπα έγγραφα) συλλογή προτάσεων θεμάτων από τους υπαλλήλους διαχείριση παρουσιολογίου καταγραφή αποτελεσμάτων ψηφοφορίας Επιλογή θεμάτων προγραμματισμός συνεδρίασης επιλογή μελών αυτόματη πρωτοκόλληση – αποστολή πρόσκλησης με mail αυτόματη καταγραφή αποφάσεων αυτόματη πρωτοκόλληση απόφασης αυτόματη παραγωγή Πρακτικών, Διαβιβαστικών κα. ανάρτηση στη Διαύγεια Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

13 Script@Νομικές Υποθέσεις
Διαχείριση & παρακολούθηση των Νομικών Υποθέσεων του Δήμου Ηλεκτρονική διαχείριση νομικών υποθέσεων με δημιουργία ψηφιακού αρχείου Παρακολούθηση δικαστικών υποθέσεων σε κάθε στάδιο εξέλιξης (step-by-step) Αυτόματη παραγωγή όλων των εγγράφων (δικόγραφα, διακηρύξεις, συμβάσεις, αποφάσεις κα.) Αυτόματη ενημέρωση όλων των ενδιαφερόμενων Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

14 τι προσφέρει? ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων του οργανισμού αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων από την είσοδό τους στην υπηρεσία έως την έξοδο βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των διακινούμενων εγγράφων ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών της υπηρεσίας, την ποιοτική αναβάθμιση των υπηρεσιών γρηγορότερη εξυπηρέτηση πολιτών (άμεση διαθεσιμότητα αρχείων και εγγράφων) διευκόλυνση των υπαλλήλων στη διεξαγωγή των εργασιών Ιουστινιανού 8, Καλαμαριά,

15 Για καλύτερη οργάνωση – για καλύτερο αύριο