Documents for filing systems/Βοηθητικά στοιχεία συστημάτων αρχειοθέτησης Κάρτες Δανεισμού Κάρτες Δανεισμού Σημείωμα καθοδήγησης στην σωστή θέση (Cross.

Παρουσίαση με θέμα: "Documents for filing systems/Βοηθητικά στοιχεία συστημάτων αρχειοθέτησης Κάρτες Δανεισμού Κάρτες Δανεισμού Σημείωμα καθοδήγησης στην σωστή θέση (Cross."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Documents for filing systems/Βοηθητικά στοιχεία συστημάτων αρχειοθέτησης Κάρτες Δανεισμού Κάρτες Δανεισμού Σημείωμα καθοδήγησης στην σωστή θέση (Cross Reference Slip) Σημείωμα καθοδήγησης στην σωστή θέση (Cross Reference Slip) Ηλεκτρονικός κωδικός για εντόπιση Ηλεκτρονικός κωδικός για εντόπιση Σύστημα Παρακολούθησης Σύστημα Παρακολούθησης Document Sorting/Τακτοποίηση Εγγράφων Πολιτική Διαχείρισης Αρχείων Πολιτική Διαχείρισης Αρχείων Σωστός τρόπος αρχειοθέτησης Σωστός τρόπος αρχειοθέτησης

2 Documents for filing systems/Βοηθητικά στοιχεία συστημάτων αρχειοθέτησης Computer Data Storage & Retrieval/Ηλεκτρονική Αποθήκευση Δεδομένων & Ανάκτηση Microfilm Equipment/Εξοπλισμός Μικροφίλμ Microfilm Equipment/Εξοπλισμός Μικροφίλμ Ορατή αποθήκευση καρτελών Ορατή αποθήκευση καρτελών Ταινίες ευρετηρίασης Ταινίες ευρετηρίασης Κατάλληλοι τρόποι αρχειοθέτησης αρχείων διαφόρων τομέων Κατάλληλοι τρόποι αρχειοθέτησης αρχείων διαφόρων τομέων

3 Κάρτες Δανεισμού Ένας συχνός λόγος καθυστέρησης και εκνευρισμού είναι το ψάξιμο ενός αρχείου το οποίο δεν είναι στην θέση του. Πολλές φορές μπορεί να χρειαστεί να ψάχνουμε όλα τα τμήματα της εταιρίας για τον εντοπισμό του. Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με τις κάρτες δανεισμού όπου τοποθετούνται στη θέση του αρχείου που αφαιρέθηκε. Ένας συχνός λόγος καθυστέρησης και εκνευρισμού είναι το ψάξιμο ενός αρχείου το οποίο δεν είναι στην θέση του. Πολλές φορές μπορεί να χρειαστεί να ψάχνουμε όλα τα τμήματα της εταιρίας για τον εντοπισμό του. Αυτό μπορεί να αποφευχθεί με τις κάρτες δανεισμού όπου τοποθετούνται στη θέση του αρχείου που αφαιρέθηκε.

4 Κάρτες Δανεισμού Με αυτό τον τρόπο συμπληρώνουμε τα στοιχεία στην κάρτα και είναι ξεκάθαρο σε ποιο τμήμα είναι το αρχείο, το όνομα του ατόμου που το πήρε, την ημερομηνία που το πήρε και την ημερομηνία επιστροφής. Με αυτό τον τρόπο συμπληρώνουμε τα στοιχεία στην κάρτα και είναι ξεκάθαρο σε ποιο τμήμα είναι το αρχείο, το όνομα του ατόμου που το πήρε, την ημερομηνία που το πήρε και την ημερομηνία επιστροφής.

5 Σημείωμα καθοδήγησης στην σωστή θέση (Cross Reference Slip) Αυτές οι σημειώσεις χρησιμοποιούνται όταν ένα αρχείο μπορεί να είναι γνωστό με διάφορους τίτλους. Τοποθετείται στην μία πιθανή θέση σημείωση όπου αναφέρει την τοποθεσία που βρίσκεται το αρχείο και δίνονται ακριβείς λεπτομέρειες όπως το όνομα και το γράμμα κάτω από τα οποία βρίσκεται το αρχείο στην αρχειοθήκη. Αυτές οι σημειώσεις χρησιμοποιούνται όταν ένα αρχείο μπορεί να είναι γνωστό με διάφορους τίτλους. Τοποθετείται στην μία πιθανή θέση σημείωση όπου αναφέρει την τοποθεσία που βρίσκεται το αρχείο και δίνονται ακριβείς λεπτομέρειες όπως το όνομα και το γράμμα κάτω από τα οποία βρίσκεται το αρχείο στην αρχειοθήκη.

6 Ηλεκτρονικός κωδικός για εντόπιση Το κάθε αρχείο έχει ένα ηλεκτρονικό κωδικό το οποίο βοηθά στην αναγνώριση του και την τοποθεσία του. Τα στοιχεία αποθηκεύονται σε ένα προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή στον οποίο έχει πρόσβαση όποιος ψάχνει να βρει λεπτομέρειες για τις κινήσεις ενός συγκεκριμένου αρχείου. Το κάθε αρχείο έχει ένα ηλεκτρονικό κωδικό το οποίο βοηθά στην αναγνώριση του και την τοποθεσία του. Τα στοιχεία αποθηκεύονται σε ένα προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή στον οποίο έχει πρόσβαση όποιος ψάχνει να βρει λεπτομέρειες για τις κινήσεις ενός συγκεκριμένου αρχείου.

7 Σύστημα Παρακολούθησης Κάποια αρχεία μπορεί να χρειάζονται παρακολούθηση δηλ. να μην τελειώνει αυτό που πρέπει να γίνει σε μία ημέρα και να χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο ξανά μετά από 15 ημέρες. Με αυτό το σύστημα, υπάρχουν κάποιοι φάκελοι όπου αντιπροσωπεύουν τους μήνες. Αυτοί οι φάκελοι έχουν διαχωριστικά για τις μέρες του κάθε μήνα. Κάποια αρχεία μπορεί να χρειάζονται παρακολούθηση δηλ. να μην τελειώνει αυτό που πρέπει να γίνει σε μία ημέρα και να χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο ξανά μετά από 15 ημέρες. Με αυτό το σύστημα, υπάρχουν κάποιοι φάκελοι όπου αντιπροσωπεύουν τους μήνες. Αυτοί οι φάκελοι έχουν διαχωριστικά για τις μέρες του κάθε μήνα.

8 Σύστημα Παρακολούθησης Τα αρχεία τοποθετούνται μέσα σε αυτούς τους φακέλους κάτω από την ημέρα που πρέπει να ξαναχρησιμοποιηθεί και με σημείωση του ονόματος που τα χρειάζεται. Έτσι, το άτομο που είναι υπεύθυνο για την αρχειοθέτηση ελέγχει καθημερινά αυτούς τους φακέλους για αρχεία που μπορεί να πρέπει να ξαναχρησιμοποιηθούν. Τα αρχεία τοποθετούνται μέσα σε αυτούς τους φακέλους κάτω από την ημέρα που πρέπει να ξαναχρησιμοποιηθεί και με σημείωση του ονόματος που τα χρειάζεται. Έτσι, το άτομο που είναι υπεύθυνο για την αρχειοθέτηση ελέγχει καθημερινά αυτούς τους φακέλους για αρχεία που μπορεί να πρέπει να ξαναχρησιμοποιηθούν.

9 Document Sorting/Τακτοποίηση Εγγράφων Είναι πολύ χρήσιμη η τακτοποίηση εγγράφων πριν την τοποθέτηση τους σε ένα φάκελο ή ένα ντοσιέ. Συνήθως ο καλύτερος τρόπος είναι αλφαβητικά και διαχωριστικά χρησιμοποιούνται για να ξεχωρίζουν τα γράμματα μεταξύ τους. Μπορεί ακόμη να διαχωριστούν με βάση το θέμα, αριθμούς κλπ. Έτσι ο εντοπισμός εγγράφων γίνεται εύκολα και γρήγορα. Είναι πολύ χρήσιμη η τακτοποίηση εγγράφων πριν την τοποθέτηση τους σε ένα φάκελο ή ένα ντοσιέ. Συνήθως ο καλύτερος τρόπος είναι αλφαβητικά και διαχωριστικά χρησιμοποιούνται για να ξεχωρίζουν τα γράμματα μεταξύ τους. Μπορεί ακόμη να διαχωριστούν με βάση το θέμα, αριθμούς κλπ. Έτσι ο εντοπισμός εγγράφων γίνεται εύκολα και γρήγορα.

10 Πολιτική Διαχείρισης Αρχείων Πολλές φορές αχρείαστα αρχεία φυλάγονται με αποτέλεσμα να δημιουργείται μία μεγάλη στοίβη και ένα χάος χωρίς λόγο. Σημαντικό είναι να καθοριστεί μία πολιτική από την εταιρία ώστε παλιά και αχρείαστα αρχεία να αποσύρονται από την αρχειοθήκη. Κάποια σημαντικά όμως αρχεία που αφορούν πχ νομικά και οικονομικά ζητήματα πρέπει να φυλάγονται. Γι αυτό πρέπει να καθορίζεται από την εταιρία ο τρόπος που πρέπει να γίνεται το ξεκαθάρισμα. Πολλές φορές αχρείαστα αρχεία φυλάγονται με αποτέλεσμα να δημιουργείται μία μεγάλη στοίβη και ένα χάος χωρίς λόγο. Σημαντικό είναι να καθοριστεί μία πολιτική από την εταιρία ώστε παλιά και αχρείαστα αρχεία να αποσύρονται από την αρχειοθήκη. Κάποια σημαντικά όμως αρχεία που αφορούν πχ νομικά και οικονομικά ζητήματα πρέπει να φυλάγονται. Γι αυτό πρέπει να καθορίζεται από την εταιρία ο τρόπος που πρέπει να γίνεται το ξεκαθάρισμα.

11 Σωστός τρόπος αρχειοθέτησης Σιγουρευόμαστε πως όλα τα έγγραφα αρχειοθετούνται Σιγουρευόμαστε πως όλα τα έγγραφα αρχειοθετούνται Αρχειοθετούμε τακτοποιημένα και μεθοδικά δηλ. ομαδικά και τοποθετημένα με τον ίδιο τρόπο Αρχειοθετούμε τακτοποιημένα και μεθοδικά δηλ. ομαδικά και τοποθετημένα με τον ίδιο τρόπο Όλα πρέπει να είναι τοποθετημένα στον σωστό φάκελο Όλα πρέπει να είναι τοποθετημένα στον σωστό φάκελο Τα έγγραφα να τοποθετούνται σωστά και τακτοποιημένα στους φακέλους με βάση την ημερομηνία, αρχίζοντας από το πιο πρόσφατο Τα έγγραφα να τοποθετούνται σωστά και τακτοποιημένα στους φακέλους με βάση την ημερομηνία, αρχίζοντας από το πιο πρόσφατο Να αποφεύγονται χοντρά ντοσιέ/φάιλ κάνοντας συχνό ξεκαθάρισμα Να αποφεύγονται χοντρά ντοσιέ/φάιλ κάνοντας συχνό ξεκαθάρισμα

12 Σωστός τρόπος αρχειοθέτησης Βάζουμε σημείωση για την τοποθεσία ενός αρχείου όταν είναι γνωστό με 2 τίτλους Βάζουμε σημείωση για την τοποθεσία ενός αρχείου όταν είναι γνωστό με 2 τίτλους Αν δανειστούμε ένα αρχείο, βάζουμε κάρτα δανεισμού Αν δανειστούμε ένα αρχείο, βάζουμε κάρτα δανεισμού Σε περίπτωση που δεν ξέρουμε για την τοποθεσία ενός αρχείου ή εγγράφου, ζητάμε βοήθεια από κάποιο συνάδελφο. Σε περίπτωση που δεν ξέρουμε για την τοποθεσία ενός αρχείου ή εγγράφου, ζητάμε βοήθεια από κάποιο συνάδελφο. Πάντα κλείνουμε τα συρτάρια της αρχειοθήκης για λόγους ασφαλείας Πάντα κλείνουμε τα συρτάρια της αρχειοθήκης για λόγους ασφαλείας Προσπαθούμε να διατηρούμε την αποτελεσματικότητα του συστήματος και προτείνουμε τρόπους βελτίωσης του Προσπαθούμε να διατηρούμε την αποτελεσματικότητα του συστήματος και προτείνουμε τρόπους βελτίωσης του

13 Σωστός τρόπος αρχειοθέτησης Κλειδώνουμε τις αρχειοθήκες όταν φεύγουμε το βράδυ ή απομακρυνόμαστε από το γραφείο για αρκετή ώρα Κλειδώνουμε τις αρχειοθήκες όταν φεύγουμε το βράδυ ή απομακρυνόμαστε από το γραφείο για αρκετή ώρα Γίνεται καθημερινή αρχειοθέτηση ώστε να είναι πάντα ενημερωμένο το σύστημα. Γίνεται καθημερινή αρχειοθέτηση ώστε να είναι πάντα ενημερωμένο το σύστημα.

14 Microfilm Equipment/Εξοπλισμός Μικροφίλμ Στα μικροφίλμ, διάφορα έγγραφα φωτογραφίζονται σε εξαιρετικά μικρό μέγεθος για ευκολία αποθήκευσης. Υπάρχουν διάφορα είδη όπως: α) Μικροφίλμ για εικόνες όπου αποθηκεύονται εικόνες σε μικρό μέγεθος, β) Αναγνώστης/εκτυπωτής όπου δείχνει τα έγγραφα σε σμίκρυνση στην οθόνη και αν χρειαστεί τα εκτυπώνει. Προσφέρει μεγάλη ευκολία για εύρεση εγγράφων και εκτύπωση, γ) Ψηφιακό μηχάνημα βοήθειας. Αποθηκεύει εικόνες και τις στέλνει κατευθείαν για εκτύπωση ή για φαξ ή να στείλουμε ηλεκτρονικά με email ανάλογα με το τι θέλουμε.

15 Computer Data Storage & Retrieval/Ηλεκτρονική Αποθήκευση Δεδομένων & Ανάκτηση Καθώς η τεχνολογία μπαίνει στην ζωή μας, πολλές στοίβες με έγγραφα μικραίνουν και αντικαθιστώνται από ηλεκτρονικά δεδομένα σε συνδυασμό με τις παραδοσιακές αρχειοθήκες. Η ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων όμως εξοικονομεί σημαντικό χώρο στο γραφείο αφού τα χαρτιά αντικαθιστώνται από δισκέτες, cd κλπ. Καθώς η τεχνολογία μπαίνει στην ζωή μας, πολλές στοίβες με έγγραφα μικραίνουν και αντικαθιστώνται από ηλεκτρονικά δεδομένα σε συνδυασμό με τις παραδοσιακές αρχειοθήκες. Η ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων όμως εξοικονομεί σημαντικό χώρο στο γραφείο αφού τα χαρτιά αντικαθιστώνται από δισκέτες, cd κλπ.

16 Computer Data Storage & Retrieval/Ηλεκτρονική Αποθήκευση Δεδομένων & Ανάκτηση Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν με διάφορους τρόπους όπως: Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν με διάφορους τρόπους όπως: Δισκέτες (Floppy disks) Δισκέτες (Floppy disks) Μαγνητικές ταινίες (Magnetic tapes) Μαγνητικές ταινίες (Magnetic tapes) Σκληρός Δίσκος (Hard Disc) Σκληρός Δίσκος (Hard Disc) CD/Οπτικός Δίσκος CD/Οπτικός Δίσκος

17 Πλεονεκτήματα Ηλεκτρονικής Αποθήκευσης Δεδομένων Ταχύτητα ανάκτησης δεδομένων Ταχύτητα ανάκτησης δεδομένων Εξοικονόμηση χώρου γραφείου Εξοικονόμηση χώρου γραφείου Μειωμένη γραφειακή δουλειά Μειωμένη γραφειακή δουλειά Σύνδεση με άλλα δεδομένα και εξοπλισμό πχ. Φαξ Σύνδεση με άλλα δεδομένα και εξοπλισμό πχ. Φαξ Ευκολία εντοπισμού δεδομένων μέσω ενός κεντρικού συστήματος Ευκολία εντοπισμού δεδομένων μέσω ενός κεντρικού συστήματος Μεγαλύτερη ασφάλεια με την χρήση κωδικών Μεγαλύτερη ασφάλεια με την χρήση κωδικών Δεν αποσύρονται τα αρχεία από την αρχειοθήκη όταν κάποιος τα χρησιμοποιεί Δεν αποσύρονται τα αρχεία από την αρχειοθήκη όταν κάποιος τα χρησιμοποιεί

18 Μειονεκτήματα Ηλεκτρονικής Αποθήκευσης Δεδομένων Κόστος εξοπλισμού Κόστος εξοπλισμού Κόστος και χάσιμο πολύτιμου χρόνου για εκτύπωση εγγράφων Κόστος και χάσιμο πολύτιμου χρόνου για εκτύπωση εγγράφων Χρονοβόρα η διαδικασία εισχώρησης και καταγραφής δεδομένων με την χρήση του πληκτρολόγιου Χρονοβόρα η διαδικασία εισχώρησης και καταγραφής δεδομένων με την χρήση του πληκτρολόγιου Κίνδυνος διαγραφής δεδομένων από την μνήμη λόγω κακής λειτουργίας του Η/Υ Κίνδυνος διαγραφής δεδομένων από την μνήμη λόγω κακής λειτουργίας του Η/Υ Ανάγκη για αντίγραφα ασφαλείας (back-up) Ανάγκη για αντίγραφα ασφαλείας (back-up) Προβλήματα όταν πέφτει το ρεύμα ή το κεντρικό σύστημα Προβλήματα όταν πέφτει το ρεύμα ή το κεντρικό σύστημα

19 Ορατή αποθήκευση καρτελών Οι καρτέλες, δισκέτες κλπ τοποθετούνται με τέτοιο τρόπο ώστε οι άκριες τους να βρίσκονται σε κοινή θέα για να μπορούμε να παίρνουμε αυτό που χρειαζόμαστε. Συνήθως τοποθετούνται σε μεταλλικά συρτάρια με επίπεδη επιφάνεια αλλά με τρόπο να φαίνονται τι αντιπροσωπεύει η κάθε καρτέλα. Οι καρτέλες, δισκέτες κλπ τοποθετούνται με τέτοιο τρόπο ώστε οι άκριες τους να βρίσκονται σε κοινή θέα για να μπορούμε να παίρνουμε αυτό που χρειαζόμαστε. Συνήθως τοποθετούνται σε μεταλλικά συρτάρια με επίπεδη επιφάνεια αλλά με τρόπο να φαίνονται τι αντιπροσωπεύει η κάθε καρτέλα.

20 Ορατή αποθήκευση καρτελών Διαφορετικά χρώματα χρησιμοποιούντ αι πολλές φορές για διαφοροποίηση. Διαφορετικά χρώματα χρησιμοποιούντ αι πολλές φορές για διαφοροποίηση.

21 Ταινίες ευρετηρίασης Υπάρχουν σε διάφορα χρώματα και μεγέθη. Βοηθάνε πολύ στον εντοπισμό απαραίτητων πληροφοριών όπως ονόματα, τηλέφωνα και διευθύνσεις που περιέχονται σε διάφορα αρχεία. Είναι άμεσα ορατά και δεν χρειάζεται το ανακάτεμα αρχείων για την εύρεση πληροφοριών που ψάχνουμε συχνά. Υπάρχουν σε διάφορα χρώματα και μεγέθη. Βοηθάνε πολύ στον εντοπισμό απαραίτητων πληροφοριών όπως ονόματα, τηλέφωνα και διευθύνσεις που περιέχονται σε διάφορα αρχεία. Είναι άμεσα ορατά και δεν χρειάζεται το ανακάτεμα αρχείων για την εύρεση πληροφοριών που ψάχνουμε συχνά.

22 Κατάλληλοι τρόποι αρχειοθέτησης αρχείων διαφόρων τομέων Λογιστικά αρχεία- αλφαβητικά και με νούμερα Λογιστικά αρχεία- αλφαβητικά και με νούμερα Αιτήσεις εργασίας- Κάθετα, κάρτες ορατότητας, αλφαβητικά Αιτήσεις εργασίας- Κάθετα, κάρτες ορατότητας, αλφαβητικά Σχέδια, φωτογραφίες- Κάθετα, Πλάγια, αρχειοθέτηση σχεδίων, μικροφίλμ, με βάση το θέμα Σχέδια, φωτογραφίες- Κάθετα, Πλάγια, αρχειοθέτηση σχεδίων, μικροφίλμ, με βάση το θέμα Πληρωμές σε τράπεζα- Με βάση το θέμα Πληρωμές σε τράπεζα- Με βάση το θέμα Κατάλογοι και τιμολόγια- Κάθετα, Πλάγια, αλφαβητικά, με βάση το θέμα Κατάλογοι και τιμολόγια- Κάθετα, Πλάγια, αλφαβητικά, με βάση το θέμα

23 Κατάλληλοι τρόποι αρχειοθέτησης αρχείων διαφόρων τομέων Ηλεκτρονικές εκτυπώσεις- Με βάση το θέμα, χρονολογικά Ηλεκτρονικές εκτυπώσεις- Με βάση το θέμα, χρονολογικά Χάρτες- Κάθετα, Πλάγια, Μικροφίλμ, Γεωγραφικά Χάρτες- Κάθετα, Πλάγια, Μικροφίλμ, Γεωγραφικά Ντοκουμέντα Εξαγωγών- Κάθετα, Πλάγια, Γεωγραφικά Ντοκουμέντα Εξαγωγών- Κάθετα, Πλάγια, Γεωγραφικά Επαφές Αλληλογραφίας- Ευρετήριο με λωρίδες, Αλφαβητικά Επαφές Αλληλογραφίας- Ευρετήριο με λωρίδες, Αλφαβητικά Αποδείξεις- Με νούμερα Αποδείξεις- Με νούμερα Παραγγελίες- Κάθετα, Πλάγια, με νούμερα, με χρονολογία Παραγγελίες- Κάθετα, Πλάγια, με νούμερα, με χρονολογία