ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Μάθημα 2 ο 2015 2016.

Παρουσίαση με θέμα: "ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Μάθημα 2 ο 2015 2016."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Μάθημα 2 ο 2015 2016

2 Ορολογία και ορισμοί του συνεδριακού τουρισμού  Συνέδριο  Διάσκεψη  Αίθουσα διασκέψεων  Τηλεδιάσκεψη  Συνέλευση  Σύσκεψη  Διάλεξη ομιλία  Ημερίδα  Φόρουμ  Συμπόσιο  Δορυφορικό συμπόσιο  Σεμινάριο  Εργαστήριο  Συνάντηση  Σύνοδος

3 Συνέδριο  Ο όρος Συνέδριο χαρακτηρίζει γενικά την οποιαδήποτε επ΄ αυτού συγκέντρωση, ειδικών ή εντεταλμένων σε σύσκεψη, για λήψη αποφάσεων, ή συζήτησης θεμάτων, ή εξέταση κάποιων ζητημάτων είτε για ενημέρωση, όπως για παράδειγμα ιατρικό συνέδριο, ναυτιλιακό συνέδριο, συνέδριο κόμματος κπλ.  Τα πρώτα συνέδρια ήταν οι «Αμφικτιονίες» στην αρχαία Ελλάδα, κατά τη διάρκεια των οποίων συγκεντρώνονταν οι αντιπρόσωποι από διάφορα έθνη για να συζητήσουν κοινά προβλήματα πολιτικού και θρησκευτικού περιεχομένου και να πάρουν κοινές αποφάσεις  1896 το πρώτο συνεδριακό κέντρο στην Αμερική στο Detroit  1904 Clevelant

4 Διάσκεψη  Είναι ουσιαστικά ένα συνέδριο στο οποίο οι εισηγήσεις και συζητήσεις έχουν μεγαλύτερη διάρκεια, ενώ υπάρχει ενεργός συμμετοχή των ακροατών

5 Videoconference  Τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής μιας λύσης videoconference για μια επιχείρηση είναι  Έχουμε μείωση κόστους από την ελάττωση των ταξιδιών,  Αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων  Ταχύτερη λήψη αποφάσεων,  Μεγαλύτερη ασφάλεια για τους ανθρώπους.  Εδώ θα πρέπει να τονίσουμε ότι ειδικά το τελευταίο πλεονέκτημα έχει αποκτήσει ιδιαίτερη βαρύτητα στις μέρες μας, ιδιαίτερα μετά τα τραγικά γεγονότα της 11ης Σεπτεμβρίου και την ασφάλεια που επικρατεί στις αερομεταφορές

6 Meetings & η σημασία τους..  Τα meeting, δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως αγγαρείες, αλλά ως ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία -για τη σύλληψη νέων ιδεών, -τη δημιουργία κινήτρων για εργασία, -την αύξηση της παραγωγικότητας, -την ενδυνάμωση της συνεργασίας και -τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των μελών της επιχείρησης. Ωστόσο για την καλύτερη διεξαγωγή ενός meeting, καλό θα ήταν: -Να αποστέλλεται ένα e- mail υπενθύμισης μισή ώρα πριν το meeting, σε όλους τους συμμετέχοντες, τονίζοντας την σημασία που έχει να είναι ακριβείς στην ώρα τους. -Να συμπεριλαμβάνεται στο πρόγραμμα η πιθανότητα καθυστέρησης μισής ώρας, ιδίως όταν πρόκειται να παρευρεθούν άτομα που θα ταξιδέψουν για να έρθουν, ώστε να μην ξεπεραστεί η προγραμματισμένη διάρκεια του meeting, γεγονός που θα μπορούσε να δημιουργήσει πρόβλημα στους συμμετέχοντες και στις μετέπειτα υποχρεώσεις τους.

7 Πλεονεκτήματα της Ελλάδας σαν Συνεδριακό προορισμό  Οι ιδανικές κλιματολογικές συνθήκες παρέχουν τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες στα συνέδρια να συνδυάσουν την εργασία με τις διακοπές (business and pleasure).  Είναι ιδανική για ΄΄pre and post conference activities΄΄.  Οι μικρές αποστάσεις δίνουν την ευκαιρία στους συμμετέχοντες να απολαύσουν τις φυσικές ομορφιές και να θαυμάσουν τα μοναδικά αξιοθέατα που βρίσκονται διάσπαρτα σε όλη την επικράτεια.  Η πολιτιστική της κληρονομιά - είναι το στοιχείο που διαφοροποιεί τη χώρα και κατά συνέπεια το τουριστικό-συνεδριακό της προϊόν, σε σχέση με ανταγωνίστριες χώρες  Κατατάσσεται στις φθηνότερες χώρες της Ευρώπης.  Η γαστρονομική της παράδοση.  Η ασφάλεια  Επιπρόσθετα το Ανθρώπινο δυναμικό που στελεχώνει τις τουριστικές επιχειρήσεις -έμπειροι επαγγελματίες οργανωτές συνεδρίων, οι οποίοι έχουν οργανώσει με επιτυχία μεγάλο αριθμό διεθνών συνεδρίων και μπορούν να υλοποιήσουν κάθε είδους εκδήλωση, εξασφαλίζοντας την άψογη διεξαγωγή της.

8 Οργάνωση και Σχεδιασμός των συνεδρίων  α. Ποιος είναι ο φορέας διοργάνωσης του Συνεδρίου ?  β. Ποιος είναι ο αντικειμενικός στόχος αυτού του συνεδρίου ;  γ. Ποιος θα συμμετάσχει;  Οι απαντήσεις στα άνω ερωτήματα θα διαμορφώσουν την βάση για όλες τις περαιτέρω διαδικασίες, αναφορικά με τον τόπο διεξαγωγής και το είδος του καταλύματος, το μέγεθος του budget, το περιεχόμενο της agenda, τις ευκαιρίες αναψυχής που θα πλαισιώσουν το πρόγραμμα, ακόμη και τη διάταξη των συνεδριακών αιθουσών.  Για ένα meeting με νότες από incentive προς τιμήν του τμήματος πωλήσεων ενδείκνυται παραμονή σε ένα επιλεγμένο θέρετρο με δυνατότητες αναψυχής, μεταξύ των συνεδριάσεων.  Αντίθετα, τα σύντομα, αποκαλούμενα “brain-storming meetings” διεξάγονται αποτελεσματικότερα μέσα σε ένα λιτό business hotel, αφού προφανώς τα διαλείμματα για ψυχαγωγικές μικρό-αποδράσεις είναι περιττά.  Ένα συνέδριο θα διεξαχθεί αποτελεσματικά σε ένα συνεδριακό κέντρο με αίθουσες για ομαδικές εργασίες, ή σε ένα ξενοδοχείο που διαθέτει την απαραίτητη συνεδριακή υποδομή

9 Πορεία διοργάνωσης ενός συνεδρίου ΥπεύθυνοςΕνέργεια Φορέας διοργάνωσηςΑπόφαση διεξαγωγής συνεδρίου Εκλογή οργανωτικής επιτροπής Οργανωτική επιτροπήΕπιλογή διοργανωτή ΔιοργανωτήςΣυνεργασία με την οργανωτική επιτροπή, για καθορισμό του προγράμματος Ενέργειες -Πριν το Συνέδριο -κατά την διάρκεια -μετά το Συνέδριο Απολογισμός προς την οργανωτική επιτροπή ΔιοργανωτήςΤελικός απολογισμός στον φορές Φορέας διοργάνωσηςΚλείσιμο συνεδρίου

10 ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΠΟΥ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Η επιτυχημένη επιλογή ενός τόπου για διεξαγωγή συνεδρίου αποτελεί συνισταμένη πολλών παραγόντων. Πριν επιλεγεί ο προορισμός πρέπει να γνωρίζουμε τα εξής : Τις ημερομηνίες του συνεδρίου. Την προβλεπόμενη συμμετοχή Από που έρχονται οι περισσότεροι συμμετέχοντες Θα πρέπει ο χώρος της συνάντησης να εναλλάσσεται ? Τι είδους διαμονή μπορούν να πληρώσουν οι συμμετέχοντες; Θα πρέπει ο χώρος διαμονής να θεωρηθεί σημείο εκκίνησης για ταξίδια / εκδρομές πριν και μετά το συνέδριο; Ποιες είναι οι προβλεπόμενες ανάγκες σε δωμάτια, άλλες ανέσεις και υπηρεσίες;

11 Γενικά οι προϋποθέσεις για να προτιμηθεί ένας τόπος για τη διεξαγωγή συνεδρίων και συναντήσεων είναι οι ακόλουθες  Το κόστος : Το κόστος για την πραγματοποίηση της εκδήλωσης λαμβάνεται σοβαρά υπόψη σε συνάρτηση με τα χρήματα που οι οργανωτές – και οι συμμετέχοντες – είναι διατεθειμένοι να ξοδέψουν.  Η ύπαρξη συνεδριακής υποδομής : Συνεδριακά κέντρα ή ξενοδοχεία με την κατάλληλη υποδομή. Είναι προτιμότερο η κράτηση των δωματίων να γίνει στο ξενοδοχείο που θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση. Έτσι κερδίζεται πολύτιμος χρόνος, Ο χρόνος που θα εξοικονομηθεί για μετακινήσεις μεταξύ του ξενοδοχείου και του συνεδριακού κέντρου είναι πολύτιμος για χαλάρωση ή για άλλες δραστηριότητες  Η εύκολη πρόσβαση

12 Γενικά οι προϋποθέσεις για να προτιμηθεί ένας τόπος για τη διεξαγωγή συνεδρίων και συναντήσεων είναι οι ακόλουθες  Το image του προορισμού : Οι προορισμοί με ΄΄ιδιαίτερη αίγλη΄΄ είναι ελκυστικότεροι.  Αξιοθέατα, δυνατότητα για διασκέδαση και αναψυχή (pre and post conference activities) : Περιοχές με διάφορα αξιοθέατα όπως αρχαία μνημεία, μουσεία, φυσική ομορφιά και δυνατότητα για νυχτερινή διασκέδαση, έχουν μεγάλο συγκριτικό πλεονέκτημα, καθώς θα δώσουν την ευκαιρία στους σύνεδρους και για άλλες δραστηριότητες τις ημέρες του συνεδρίου.  Οι κλιματολογικές συνθήκες : Είναι καλύτερα τους καλοκαιρινούς μήνες να αποφεύγονται περιοχές με πολύ ζέστη και αντίστοιχα το χειμώνα περιοχές με πολύ κρύο.

13 Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ Αμέσως μετά προχωρούμε στην επιλογή του καταλύματος. Αφού επιλέγουν τα πιθανά καταλύματα, στέλνουμε στο τμήμα πωλήσεων του καθενός από αυτά, ένα ερωτηματολόγιο, το αποκαλούμενο στην αμερικανική ορολογία «Request for Proposal (RFP)». Το ερωτηματολόγιο πρέπει να περιέχει ( ενδεικτικά ) :  Ημερομηνίες διεξαγωγής του συνεδρίου  Τον αριθμό και τύπους δωματίων που θα χρειαστούν για να καλύψουν τις ανάγκες διαμονής των συνέδρων.  Toν αριθμό και τους τύπους των συνεδριακών αιθουσών που χρειάζονται  Τις προσφερόμενες από το ξενοδοχείο ειδικές τιμές ( hotel accommodation, coffee breaks, lunches, dinners, welcome cocktails, conference facilities & audiovisual equipment )  Την πολιτική δωρεάν δωματίων  Τύπους coffee breaks, γευμάτων, δείπνων, θεματικών δείπνων, welcome cocktails & δεξιώσεων.  Μια υποτυπώδη agenda εργασιών [ συνοπτικό πρόγραμμα των εργασιών του συνεδρίου]  Καθώς και οποιαδήποτε άλλη σημαντική πληροφορία ή υπηρεσία αφορά στην διεξαγωγή του συνεδρίου.  Όσο πιο πλήρες είναι το παραπάνω ερωτηματολόγιο, τόσο περισσότερο θα βοηθήσει τους υπευθύνους των ξενοδοχείων να αποφασίσουν για το αν είναι ή όχι σε θέση να φιλοξενήσουν το συνέδριο.

14 ΕΛΕΓΧΟΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΩΝ - ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ Με βάση τις απαντήσεις των ξενοδοχείων, καταστρώνουμε ένα πρόγραμμα έγκαιρης διερευνητικής επίσκεψης (site inspection) σε καθένα από τα ξενοδοχεία που έχουν επιλέγει ως πιθανός χώρος διεξαγωγής της διοργάνωσης. Σκοπός της επίσκεψης είναι η εξέταση της καθολικής εικόνας: Έλεγχος των δωματίων & των συνεδριακών χώρων Έλεγχος επαρκούς χώρου για τις παράλληλες εκδηλώσεις Χωρητικότητα / διαστάσεις αιθουσών Φωτισμός, εξαερισμός, έλεγχος θερμοκρασίας Ηχομόνωση Ηχητικά συστήματα Διαχωριστικά Εκθεσιακός εξοπλισμός Διαθέσιμος εξοπλισμός / υπηρεσίες Πρόσβαση στις κουζίνες από τους χώρους των επισιτιστικών εκδηλώσεων Ανελκυστήρες Ασφάλεια / πυρασφάλεια Υπηρεσίες για άτομα με ειδικές ανάγκες Απόσταση από την πόλη και το αεροδρόμιο Σχέδια ανακαίνισης Συμπίπτοντα συνέδρια - χώροι ψυχαγωγίας, διασκέδασης, στάθμευσης αυτοκινήτων Θεματικά πάρτι Εμφάνιση και συμπεριφορά του προσωπικού  Τα ξενοδοχεία διαθέτουν εξειδικευμένο έντυπο ή οπτικό-ακουστικό υλικό με πληροφορίες για τις συνεδριακές τους δυνατότητες, όμως η επί τόπου επίσκεψη βοηθά τον οργανωτή να έχει καλύτερη και αντικειμενικότερη άποψη.

15 ΣΥΜΒΟΛΑΙΟ Μετά την οριστική επιλογή του χώρου ξεκινούν οι διαδικασίες διαπραγματεύσεων με τον υπεύθυνο πωλήσεων της επιχείρησης, για την υπογραφή του απαραίτητου – γραπτού - συμβολαίου συνεργασίας, το οποίο θα αναφέρει ρητά :  - Τον αριθμό, τον ακριβή τύπο και τις τιμές διανυκτέρευσης των δωματίων [ Οι τιμές των υπνοδωματίων κυμαίνονται αναλόγως των συνολικών υπηρεσιών σίτισης και μπορεί να περιλαμβάνουν προσφορά σουιτών σε ενιαίες τιμές και ορισμένα δωρεάν δωμάτια (η συνηθέστερη αναλογία είναι 1/20-1/50 αναλόγως της κατηγορίας του ξενοδοχείου)]  -Τις δωρεάν διαμονές,  -Αναλυτική αναφορά των συνεδριακών χώρων, του οπτικοακουστικού εξοπλισμού ( εάν διατίθεται από το ξενοδοχείο ), διακόσμηση, καθαριότητα, ασφάλεια και το μίσθιο αιθουσών εκδηλώσεων  -Τις τιμές ενοικίασης των αιθουσών δεξιώσεων  -Τιμές για διαλείμματα καφέ - γεύματα – δείπνα  -Τις διαδικασίες κρατήσεων και προκαταβολών,  -Τον διακανονισμό αποπληρωμής, και την πολιτική ακυρώσεων.  -Ημερομηνία δυνατότητας ακύρωσης δωματίων Πρίν την τελική υπογραφή, ίσως χρειαστεί η προσθήκη ορισμένων ειδικών συμφωνιών Π.Χ εισαγωγή δεσμευτικής ρήτρας, για απαγόρευση παράλληλης φιλοξενίας ανάλογου συνεδρίου από ανταγωνιστική επιχείρηση.  Το συμβόλαιο θα πρέπει να είναι αναλυτικό και σαφές και οι όροι του πρέπει να τηρούνται αυστηρά και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη ( τον Οργανωτή και το Ξενοδοχείο ) ούτως ώστε να αποφευχθούν προβλήματα που μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την διοργάνωση.

16 Όλα τα παραπάνω θα πρέπει να είναι στην διάθεση της Υπηρεσίας Υποδοχής ούτως ώστε (σε συνεργασία με το τμήμα κρατήσεων ) να προβεί σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες που θα αφορούν σε :  Σωστή Κατανομή τύπων δωματίων  Τιμές δωματίων  Δωμάτια χωρίς χρέωση ( Free Policy )  Καθορισμό τρόπου πληρωμής  Αναβάθμιση δωματίων ( Voluntary or involuntary upgrading)  Χειρισμός τυχόν υπερπληρότητας του ξενοδοχείου  Μετακίνηση πελάτη σε άλλο ξενοδοχείο λόγω υπερπληρότητας,  Μετακίνηση πελάτη σε άλλο δωμάτιο

17 Οφέλη των προορισμών του συνεδριακού τουρισμού  Αναμφίβολα, η χώρα μας αποτελεί ιδανικό τουριστικό προορισμό. Η ιστορία και ο πολιτισμός συναντώνται σε τοπία απαράμιλλης φυσικής ομορφιάς, ενώ ξεχωριστές γαστρονομικές απολαύσεις και νυχτερινή ζωή που ικανοποιεί ακόμη και τους πιο απαιτητικούς, συνθέτουν ένα τοπίο ιδανικό για οποιοδήποτε επισκέπτη.  Η πρόσβαση στη χώρα είναι δυνατή με κάθε μέσο μεταφοράς, ενώ παράλληλα οι ιδανικές κλιματολογικές συνθήκες, το χαμηλό κόστος ζωής -σε σχέση με άλλες ευρωπαϊκές χώρες- και η ελληνική φιλοξενία εγγυώνται μία αξέχαστη, άνετη και ευχάριστη διαμονή.

18 Όσον αφορά στον επαγγελματικό τουρισμό και ως εκ τούτου στο συνεδριακό τουρισμό  Διατίθενται πληθώρα ξενοδοχειακών μονάδων και συνεδριακών κέντρων, πλήρως εξοπλισμένων με πολύγλωσσο και κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό, ενώ ταυτόχρονα, καταξιωμένα γραφεία διοργάνωσης συνεδρίων, με εξειδικευμένες γνώσεις και πολύχρονη εμπειρία, προσφέρουν όλες εκείνες τις αναγκαίες συνθήκες για τη διεξαγωγή συνεδρίων υψηλών προδιαγραφών.  Ωστόσο, χρειάζονται νέες υποδομές, όπως η ίδρυση συνεδριακών κέντρων μεγαλύτερης χωρητικότητας και η επέκταση του δικτύου μεταφορών.  Παράλληλα, χρειάζεται να ενταθεί η προβολή της Αθήνας ως συνεδριακός προορισμός και να εκπαιδευτεί το προσωπικό υποστήριξης συνεδρίων, σύμφωνα με τις σύγχρονες επιταγές, ώστε να γίνει ακόμη πιο ανταγωνιστικό το τουριστικό προϊόν της χώρας.  Επίσης, καλό θα ήταν να δοθεί προσοχή και στη διοργάνωση δραστηριοτήτων πριν και μετά τα συνέδρια. Στην προκειμένη περίπτωση θα μπορούσαν να διοργανωθούν κρουαζιέρες ή αθλητικές δραστηριότητες για τους πιο περιπετειώδεις, καθώς και περιηγήσεις σε αξιοθέατα και μουσεία για όσους θέλουν να έλθουν σε επαφή με τον πολιτισμικό πλούτο της χώρας μας.

19 Συνεδριακός Τουρισμός ως αντίδοτο στην Κρίση!  Πρώτο και πολύ βασικό πλεονέκτημα είναι η αύξηση των εισοδημάτων της τουριστικής βιομηχανίας. Ο επαγγελματικός τουρισμός διεξάγεται «εκτός εποχής», με αποτέλεσμα να ενεργοποιούνται ξενοδοχειακές και άλλες τουριστικές εγκαταστάσεις, καθώς και το ανθρώπινο δυναμικό.  Δεύτερο πλεονέκτημα είναι το προφίλ των ταξιδιωτών του επαγγελματικού τουρισμού. Πρόκειται, δηλαδή, κατά μέσο όρο για άτομα με υψηλό μορφωτικό και εισοδηματικό επίπεδο, που σέβονται το περιβάλλον και δεν το ρυπαίνουν, ενώ είναι περισσότερο διατεθειμένα να ξοδέψουν λεφτά σε μία πολυτελή διαμονή απ’ότι οι τουρίστες ταξιδιών αναψυχής.  Και τέλος, η χώρας μας διαφημίζεται θετικά, ενισχύοντας έτσι στο μέλλον και τον επαγγελματικό αλλά και τον τουρισμό αναψυχής.