Πέτρος Καρκαλούσος Απαιτήσεις από τη διοίκηση, Οργάνωση εργαστηρίου, Έλεγχος εγγράφων και αρχείων.

Παρουσίαση με θέμα: "Πέτρος Καρκαλούσος Απαιτήσεις από τη διοίκηση, Οργάνωση εργαστηρίου, Έλεγχος εγγράφων και αρχείων."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Πέτρος Καρκαλούσος Απαιτήσεις από τη διοίκηση, Οργάνωση εργαστηρίου, Έλεγχος εγγράφων και αρχείων

2 Ο πελατοκεντρικός χαρακτήρας των προτύπων ποιότητας 2 To πρότυπο πχ ISO 15189 είναι πελατοκεντρικό (πρόληψη κάθε προβλήματος) οπότε η διαρκής ικανοποίηση του πελάτη αποτελεί αντικείμενο συνεχούς διερεύνησης και αξιολόγησης. Τονίζεται στη πολιτική ποιότητας. Αυτό γίνεται: Υιοθέτηση κατάλληλων στόχων Κατάλληλης εκπαίδευσης Προβολή αυτού προς τους πελάτες

3 Η οργάνωση ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας

4 Ξεκινώντας … Τα έγγραφα, η σύνταξη τους και τα είδη τους

5 5 Έγγραφα Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ ) (1 από 2) Εσωτερικά Πρόκειται για όλα τα έγγραφα του ΣΔΠ Εγχειρίδιο ποιότητας Εγχειρίδιο οργάνωσης Διαδικασίες Οδηγίες εργασίας Έντυπα

6 Έγγραφα Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ ) (2 από 2) Εξωτερικά (είναι υποχρεωτική η προμήθεια τους από εξωτερικές πηγές) Π.χ. Πρότυπο ποιότητας (ΕΛΟΤ), Κατευθυντήριες οδηγίες (ΕΣΥΔ), Πρότυπες αναλυτικές μέθοδοι (ΕΛΟΤ ή άλλες πηγές) Προσοχή. Μόνο πρωτότυπα εξωτερικά έγγραφα, απαγορεύονται τα αντίγραφα.

7 Η δομή του ΣΔΠ 7 Οδηγίες εργασίας Διαδικασίες Εγχειρίδιο ποιότητας Έντυπα Η πυραμίδα αντικατοπτρίζει και τον αριθμό

8 8 Παράδειγμα

9 Ποιος συντάσσει τα έντυπα Εξωτερικοί συνεργάτες (εταιρείες συμβούλων) Προσωπικό του εργαστηρίου ή της εταιρείας Απαγορεύεται να προσφέρουν βοήθεια αξιολογητές του ΕΣΥΔ και γενικά προσωπικό φορέων διαπίστευσης ή πιστοποίησης.

10 Η μορφή των εντύπων Ισχύουν ταυτόχρονα: Να είναι γραμμένα σε σωστά Ελληνικά με την επίσημη επιστημονική ορολογία Να είναι και σε έντυπη μορφή – για να μπουν υπογραφές Προληπτικά να είναι και σε ηλεκτρονική μορφή – για να αποθηκεύονται εύκολα και να συντηρούνται

11 Τι να αποφεύγεται στα έγγραφα 11 Αλληλεπικάλυψη Αλληλοαναίρεση Μη φιλική κωδικοποίηση Μη απόσυρση μη χρησιμοποιημένων εγγράφων Κακή αρχειοθέτηση Ανεπαρκή προστασία Κακογραμμένα κείμενα

12 Η κωδικοποίηση των εγγράφων (1 από 2) 12 Τα έγγραφα φέρουν πρώτη σελίδα κοινής μορφής όπου περιέχεται η ταυτότητα και η ιστορία του εγγράφου. Τα έγγραφα φέρουν την υπογραφή του Διευθυντή και του Υπεύθυνου ποιότητας. Η έννοια της υπογραφής είναι η έγκριση αλλά και ότι έλαβαν γνώση ειδικά αν την σύνταξη την είχε εξωτερικός συνεργάτης (σύμβουλος ποιότητας).

13 13 Η κωδικοποίηση των εγγράφων θα πρέπει να είναι φιλική προς τον χρήση και να περιλαμβάνει γράμματα και αριθμούς. Π.χ. ΕΠ: έγγραφα εγχειριδίου ποιότητας Δ: Διαδικασίες ΟΕ: Οδηγίες εργασίας Ε: Έντυπα Η κωδικοποίηση των εγγράφων (1 από 5)

14 14 Π.χ. Κωδικοποίηση διαδικασιών ΔΑ1, ΔΑ2 … ΔΒ1, ΔΒ2, … ΔΓ1, ΔΓ2, … Α: Διαχείριση εγγράφων Β: Αναλύσεις Γ:Απόδοση αποτελεσμάτων Π.χ. Κωδικοποίηση οδηγιών εργασίας ΟΕΑ1, ΟΕΑ2 … ΟΕΒ1, ΟΕΒ2, … ΟΕΓ1, ΟΕΓ2, … ΟΕΑ1: Νόμοι, εγκύκλιοι ΟΕΑ2: Πρότυπα ΟΕΑ3:Έγγραφα επιθεώρησης Π.χ. Κωδικοποίηση εντύπων ΕΑ1-1, ΕΑ1-2 … Η κωδικοποίηση των εγγράφων (2 από 5)

15 ΠΕΤΡΟΣ ΚΑΡΚΑΛΟΥΣΟΣ Αναλύσεις οίνου και λαδιού ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ - Α03 Σελίδα: 1 / 16 Τίτλος: ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Έκδοση 1.0 / 25-04-2010 Τα έγγραφα έχουν επικεφαλίδα κοινής μορφής Η κωδικοποίηση των εγγράφων (3 από 5) Η επικεφαλίδα μπαίνει σε κάθε σελίδα. Γράφεται ο αριθμός έκδοσης και η ημερομηνία έκδοσης Αριθμείται κάθε σελίδα.

16 Οι διαδικασίες και οι οδηγίες εργασίας φέρουν και κατάλογο παραληπτών Η κωδικοποίηση των εγγράφων (4 από 5) Μπαίνει στη πρώτη σελίδα. Εάν αλλάξει ένας παραλήπτης αλλάζει και ο αριθμός έκδοσης. Νόμιμος ΕκπρόσωποςΥπεύθυνος Προσωπικού Γενικός ΔιευθυντήςΒοηθός Συντονιστή Κέντρου Αναπληρωτής Γενικός ΔιευθυντήςΠροϊστάμενος εργαστηρίου Επιστημονικός ΔιευθυντήςΥπεύθυνος δειγματοληψίας Επιστημονικός Υπεύθυνος ΤομέαΠροϊσταμένη Γραμματείας Επιστημονικός Συνεργάτης ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΛΗΠΤΩΝ (ΤΙΤΛΟΙ)

17 Οι διαδικασίες και οι οδηγίες εργασίας φέρουν και κατάλογο τροποποιήσεων. Η κωδικοποίηση των εγγράφων (5 από 5) ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Αντικατοπτρίζουν όλη την ιστορία του εγγράφου με τον πιο αναλυτικό τρόπο. ΤΡΟΠΟ- ΠΟΙΗΣΗ ΗΜΕΡΟ- ΜΗΝΙΑ ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΛΛΑΓΗΣΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ 1.025-04-2010Αρχική έκδοσηΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 1.103-12-2011 Προσθήκη απαιτήσεων της διοίκησης στη συντήρηση μηχανών ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ 1.205-12-2013Απαλοιφή υποχρέωσης απογραφής ανά εξάμηνοΓΕΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ 1.410-05-2014Προσθήκη απαιτήσεων της εξωτερικής αξιολόγησηςΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

18 Βασικά έγγραφα Εγχειρίδιο ποιότητας Διαδικασίες Οδηγίες εργασίας Έντυπα

19 19 Εγχειρίδιο ποιότητας Αποτελεί το πρώτο και σημαντικότερο κεφάλαιο του βιβλίου «Σύστημα διαχείρισης ποιότητας» Περιγράφει τον οργανισμό (κείμενο και διαγράμματα) Περιγράφει τον σκοπό του ΣΔΠ Περιγράφει ποια άτομα εμπλέκονται στην οργάνωση του ΣΔΠ Διακηρύττει την «πολιτική ποιότητας» Περιγράφει με ποιο τρόπο θα διοικείται το ΣΔΠ, θα επιθεωρείται και θα ανασκοπείται.

20 20 Διαδικασίες Είναι λίγες σε αριθμό. Πρόκειται για κείμενα εκτενή αλλά χωρίς επιμέρους λεπτομέρειες. Τα συντάσσει ο υπεύθυνος ποιότητας και τα υπογράφει ο διευθυντής και ο ίδιος. Περιγράφουν πως θα εφαρμοστούν τα κεφάλαια του προτύπου. Αναλύουν τι θα γίνει αλλά όχι με λεπτομέρειες και πως θα γίνει. Κάθε διαδικασία συνοδεύεται από οδηγίες εργασίας και έντυπα.

21 21 Οδηγίες εργασίας Είναι πολλές σε αριθμό. Πρόκειται για λεπτομερή κείμενα και περιγράφουν πώς εκτελείται η παραμικρή ενέργεια. Τα υπογράφει ο υπεύθυνος ποιότητας και ο διευθυντής. Συντάσσονται από τον υπεύθυνο ποιότητας αλλά και από οποιονδήποτε εργαζόμενο εμπλέκεται σε επιμέρους έργο. Αναλύουν τι θα γίνει και με ποια μέσα.

22 22 Έντυπα Μπορεί να είναι δεκάδες ή και εκατοντάδες. Περιλαμβάνει έντυπα πληροφοριών (π.χ. λίστες ελέγχου επιθεωρήσεων, αποτελέσματα επιθεωρήσεων, πληροφορίες προς τους πελάτες, αποτελέσματα αναλύσεων, αλληλογραφία, εγκυκλίους του δημοσίου, πρότυπα, νόμους, εγχειρίδια κ.α.) Συντάσσονται από τον υπεύθυνο ποιότητας αλλά και από οποιονδήποτε εμπλέκεται στο αντίστοιχο έργο.

23 Η δημιουργία και η συντήρηση των εγγράφων

24 Τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα (1 από 5) Σε μεγάλο βαθμό τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα και δημιουργούνται με τη συνεργασία όλων των εμπλεκομένων. Ανάλογα με το είδος τους μπορούν να βρίσκονται στη διάθεση: Των εργαζομένων Των πελατών Συνεργαζόμενων οργανισμών (υπερεργολάβων, υποεργολάβων) Του δημοσίου

25 Τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα (2 από 5) Στη διάθεση των εργαζομένων: Εγχειρίδιο ποιότητας, πολιτική ποιότητας, διαδικασίες, οδηγίες εργασίας, έντυπα. Συνήθως όλες οι διαδικασίες αποτελούν κοινό κτήμα. Συνήθως όλες οι οδηγίες εργασίας είναι κοινό κτήμα, μπορεί όμως να αποκλείεται η πρόσβαση σε κάποιες. Σε ότι αφορά τα έντυπα κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση σε ότι τον αφορά. Πολλές οδηγίες εργασίας ή έντυπα είναι τοιχοκολλημένα ή οι εργαζόμενοι υπογράφουν ότι έλαβαν γνώση.

26 Τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα (3 από 5) Στη διάθεση των πελατών πχ: Από το εγχειρίδιο ποιότητας: Η πολιτική ποιότητας Πιστοποιητικά διαπίστευσης Από τις οδηγίες εργασίας: Οι μέθοδοι ανάλυσης Ο τρόπος δειγματοληψίας Από τα έντυπα: Τα αποτελέσματα των αναλύσεων

27 Τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα (4 από 5) Στη διάθεση των συνεργαζόμενων οργανισμών: Από το εγχειρίδιο ποιότητας: Η πολιτική ποιότητας Πιστοποιητικά διαπίστευσης Από τις οδηγίες εργασίας: Οι μέθοδοι ανάλυσης Ο τρόπος δειγματοληψίας Η μέθοδος αξιολόγησης των συνεργαζόμενων οργανισμών Από τα έντυπα: Τα αποτελέσματα των αναλύσεων Αποτελέσματα διεργαστηριακών ελέγχων

28 Τα έγγραφα αποτελούν κοινό κτήμα (5 από 5) Στη διάθεση του δημοσίου: Από το εγχειρίδιο ποιότητας: Πιστοποιητικά διαπίστευσης Από τις οδηγίες εργασίας: Λίστες οδηγιών εργασίας που καλύπτουν απαιτήσεις δημόσιας υγιεινής, εφορίας κ.α. Από τα έντυπα: Λίστες αναλύσεων Λίστες διενεργούμενων εργαστηριακών ελέγχων

29 Η συντήρηση των εγγράφων Τα έγγραφα συντηρούνται τακτικά γιατί πρέπει να ανανεώνονται και να προσαρμόζονται στις νέες απαιτήσεις. Την συντήρηση την κάνει ο υπεύθυνος ποιότητας ο οποίος συλλέγει πληροφορίες, νέες απαιτήσεις και προτάσεις μέσω: Εσωτερικής επιθεώρησης: Καταγράφονται μη συμμορφώσεις, διορθωτικές ενέργειες, προληπτικές ενέργειες. Εξωτερικής αξιολόγησης: Καταγράφονται μη συμμορφώσεις και διορθωτικές ενέργειες. Προτάσεις βελτίωσης: Υπάρχει πάντα οδηγία και έντυπο κατάθεσης προτάσεων βελτίωσης.

30 Η αποθήκευση των εγγράφων Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία (server για ηλεκτρονικά έγραφα, φακέλους, αποθήκες κ.α.) Η διάρκεια και ο τρόπος αποθήκευσης έχει οριστεί σε σχετική διαδικασία και είναι γνωστή στους εμπλεκόμενους ακόμα και στους πελάτες αν είναι απαραίτητο. Η διάρκεια αποθήκευσης έχει να κάνει με τις απαιτήσεις των πελατών ακόμα και τις απαιτήσεις του νόμου.

31 Η παρακολούθηση ενός συστήματος ποιότητας

32 32 Συστήματα παρακολούθησης του ΣΔΠ Συντήρηση αρχείων μέσω της συνεχούς καταγραφής τιμών. Καταγραφή και αξιολόγηση δεικτών ποιότητας. Ετήσιες ή συχνότερες επιθεωρήσεις. Συνεδριάσεις συμβουλίου ποιότητας. Εξωτερική αξιολόγηση

33 33 Καθορισμός δεικτών (1 από 2) Το εργαστήριο υποχρεούνται να θέτει ποσοτικούς (όσο το δυνατόν) δείκτες ποιότητας. Τα χαρακτηριστικά τους είναι: Nα είναι επίκαιροι. Να ταιριάζουν στο έργο και σκοπό και το μέγεθος του εργαστηρίου. Να υπάρχουν παρόμοιοι δείκτες στον ανταγωνισμό. Να βοηθούν στη λήψη αποφάσεων. Να είναι ρεαλιστικοί ως προς τον υπολογισμό τους.

34 34 Καθορισμός δεικτών (1 από 3) Πρώτα τίθεται ο στόχος και μετά ο δείκτης. Παραδείγματα πεδίων στόχων και καθορισμού δεικτών Περιορισμός μη συμμορφώσεων. Αποτελέσματα εσωτερικών επιθεωρήσεων. Αποτελέσματα έρευνας για την ικανοποίηση πελατών. Μετρήσεις και στοχοθέτηση για την απόδοση, τη παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα του εργαστηρίου.

35 35 Καθορισμός στόχων (2 από 3) Ο καθορισμός των στόχων γίνεται στην αρχή του έτους στο πλαίσιο της ετήσιας ανασκόπησης από τη διοίκηση, με βάση κυρίως: Τον απολογισμό του προηγούμενου έτους Την εξέλιξη των δεικτών ποιότητας Τα αποτελέσματα της ολοκλήρωσης των προηγούμενων στόχων που είχαν τεθεί.

36 36 Καθορισμός στόχων (3 από 3) Οι στόχοι είναι ετήσιοι και θα πρέπει να συνοδεύονται από: Τις απαραίτητες ενέργειες προς υλοποίηση. Το χρονοδιάγραμμα της υλοποίησης τους. Τους αρμόδιους για την υλοποίησή τους. Οι στόχοι θα πρέπει να είναι εφικτοί και μετρήσιμοι. Θα πρέπει να είναι γνωστοί σε όλο το προσωπικό.

37 Επιθεωρήσεις και αξιολογήσεις (1 από 3) Απαραίτητο συστατικό ενός συστήματος ποιότητας. Επιθεώρηση: Έλεγχος συγκεκριμένου τμήματος με βάση συγκεκριμένη λίστα ελέγχου. Διενεργείται συνήθως από άτομο του ίδιου του οργανισμού (Υπεύθυνος ποιότητας ή άλλος). Γίνεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο αν και πάντα κάποια τμήματα επιθεωρούνται συχνότερα. Μπορεί να είναι και εξωτερική και να διενεργηθεί από τον πελάτη ή συνεργαζόμενο οργανισμό.

38 Επιθεωρήσεις και αξιολογήσεις (2 από 3) Αξιολόγηση: Είναι σχεδόν πάντα εξωτερική και διενεργείται από άτομα πιστοποιημένων προσόντων φορέων διαπίστευσης ή πιστοποίησης. Γίνεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Μπορεί να γίνει και από εποπτεύοντες οργανισμούς πχ η μητρική εταιρεία προς τις θυγατρικές της.

39 39 Το εργαστήριο πρέπει να διαθέτει πολιτικές και διαδικασίες για το χειρισμό μη συμμορφώσεων. Για το σκοπό αυτό: Πρέπει να έχει αποδώσει αρμοδιότητες για τον εντοπισμό και τον χειρισμό των μη συμμορφώσεων. Να αξιολογεί τις μη συμμορφώσεις όταν υπάρχουν. Να λαμβάνει επιδιορθωτικά μέτρα όπως πχ να ανακαλεί εσφαλμένα αποτελέσματα. Να οργανώσει προληπτικές δράσεις με αλλαγή των σχετικών οδηγιών εργασίας. Επιθεωρήσεις και αξιολογήσεις (3 από 3)

40 Ευχαριστώ πολύ