3: Οργάνωση-Λειτουργία Ταμείου Εστιατορίου

Ταμείο εστιατορίου -Tableau Λειτουργεί είτε με ταμειακή μηχανή εγκεκριμένη από το Υπουργείο Οικονομικών ή με Η/Υ με ειδικό λογισμικό. Ο υπάλληλος που το στελεχώνει ονομάζεται ταμίας ή ταμπλίστ και πρέπει να ασκεί το έργο του με μεγάλη προσοχή.

Έργο ταμία Έλεγχος διακινούμενων ειδών. Έκδοση λογαριασμών & είσπραξη των καταναλώσεων πελατών. Έλεγχος εσόδων του εστιατορίου. Κάλυψη φορολογικών υποχρεώσεων που αφορούν στις πωλήσεις του εστιατορίου.

Έλεγχος διακινούμενων ειδών & παραστατικών Ο έλεγχος αφορά στην συστηματική καταγραφή και χρέωση κάθε εδέσματος ή ποτού ώστε να μην υπάρχει απώλεια εσόδων. Οι σερβιτόροι καταγράφουν τα είδη της παραγγελίας σε τριπλότυπο δελτίο παραγγελίας ή μπον (bon). (Στο σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας, τα είδη καταγράφονται κατευθείαν στην ειδική συσκευή με το πάτημα ενός πλήκτρου). Το 1ο & 2ο αντίτυπο του μπον παραδίνονται αντίστοιχα στο μαγειρείο και στον ταμία. Ο ταμίας ελέγχει αν όλα τα εξερχόμενα από το μαγειρείο είδη που βρίσκονται στον δίσκο του σερβιτόρου καταγράφονται στο μπον, το οποίο στην συνέχεια αρχειοθετεί στην θυρίδα του ταμπλώ που αντιστοιχεί στον αριθμό τραπεζιού.

Έκδοση λογαριασμών Διπλότυπες αποδείξεις (ή τιμολόγια) λιανικής πώλησης (ΑΛΠ-ΤΛΠ). Περιλαμβάνουν α/α, ποσότητα & περιγραφή πωληθέντων ειδών, τιμή, φόρο και συνολική αξία. Μετά την έκδοσή της με βάση τα μπον του τραπεζιού, η ΑΛΠ παραδίνεται στον σερβιτόρο ο οποίος την προσκομίζει στον πελάτη.

Είσπραξη λογαριασμών Οι πελάτες μπορεί να πληρώσουν με μετρητά (ή πιστωτική κάρτα), τα οποία παραδίνονται στο ταμπλώ. Η απόδειξη της πιστωτικής κάρτας πρέπει να υπογράφεται από τον πελάτη, εκτός αν έχει καταχωρήσει το pin του στην συσκευή. Σε περίπτωση πληρωμής με συνάλλαγμα, εκδίδεται και απόδειξη αλλαγής συναλλάγματος. Οι πελάτες των ξενοδοχείων μπορούν αντί να πληρώσουν στο εστιατόριο, να υπογράψουν στην ΑΛΠ και να εξοφλήσουν όλες τις καταναλώσεις τους συνολικά κατά την αναχώρησή τους από το ξενοδοχείο. Τα ποσά των ΑΛΠ καταχωρούνται από τον ταμία στην ταμειακή μηχανή ή στον Η/Υ και μέσω αυτών μεταφέρονται αυτόματα στους λογαριασμούς των πελατών στην ρεσεψιόν (Main Courante).

Φιλοξενία & Δικαιούμενα γεύματα Σε περίπτωση φιλοξενούμενου πελάτη, στην ΑΛΠ η χρέωση είναι μηδενική και αναγράφεται η ένδειξη «Φιλοξενία» ή “Maison” ή “Complimentary”. Αν στην τιμή που χρεώνεται ο πελάτης ξενοδοχείου περιλαμβάνεται το πρωινό ή και τα γεύματα (Β.Β. – Η.Β. – F.B.), δεν εκδίδεται ΑΛΠ δεδομένου ότι τα συμφωνηθέντα γεύματα εμφανίζονται στην κατάσταση δικαιουμένων γευμάτων η οποία εκδίδεται από την ρεσεψιόν ή τον ταμπλίστ (συνήθως μέσω του Η/Υ).

Ταμειακές μηχανές - ΤΜ •Απλές φορολογικές ταμειακές μηχανές: Ο ταμίας καταχωρεί τις επιμέρους καταναλώσεις στην ΤΜ η οποία αθροίζει το σύνολο με ακρίβεια και εκδίδει την ΑΛΠ. •Ταμειακές πολλαπλών αθροιστών: Εξελιγμένες ΤΜ που διαθέτουν ένα σύνολο πλήκτρων για την αυτόματη χρέωση των προσφερόμενων ειδών. Το κάθε πλήκτρο/αθροιστής αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο είδος και τιμή. Μπορούν να υποστηρίζουν πάνω από 1.000 προϊόντα & πολλές δεκάδες ομάδων προϊόντων.

Ταμειακές μηχανές - συνέχεια •Ταμειακές συνδεδεμένες με Η/Υ. Τα κυριότερα πλεονεκτήματα που παρέχουν είναι: -Αυτόματη ενημέρωση των λογαριασμών των παραμενόντων πελατών. -Αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης για έλεγχο των αποθεμάτων. -Έλεγχο απόδοσης του μενού. -Έκδοση διαφόρων αναφορών.

Χρήση Η/Υ Τα ξενοδοχεία κατά κανόνα χρησιμοποιούν ένα κεντρικό υπολογιστή (server) εγκατεστημένο συνήθως στην ρεσεψιόν, ο οποίος συνδέεται με τερματικά (work stations) που βρίσκονται στα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου (εστιατόριο, μπαρ, κ.λπ.). Τα εστιατόρια των ξενοδοχείων χρησιμοποιούν λογισμικό που ονομάζεται P.O.S. (Points of Sales). Η εταιρία MICROS (http://www.micros.com/) είναι η πιο γνωστή στον χώρο και προσφέρει σύγχρονες λύσεις στην λειτουργία του ξενοδοχείου και των επισιτιστικών τμημάτων.

Πλεονεκτήματα από την χρήση Η/Υ Ταχύτητα & ακρίβεια: Στην λήψη παραγγελίας & ενημέρωση των τμημάτων. Στην χρέωση και έκδοση λογαριασμών. Η ΑΛΠ εκτυπώνεται από εκτυπωτή. Ανάμεσα στον Η/Υ και στον εκτυπωτή εγκαθίσταται ειδικό μηχάνημα της εφορίας το οποίο καταργεί την θεώρηση των παραστατικών (bon & ΑΛΠ). Στην έκδοση διαφόρων αναφορών (συγκριτικά στοιχεία σε σχέση με παρελθούσες χρήσεις, δείκτες απόδοσης σερβιτόρων, κ.ά.). Στην σύνδεση με άλλες ξενοδοχειακές ή επισιτιστικές εφαρμογές. Αυτό προσφέρει τις εξής δυνατότητες: Αυτόματη ενημέρωση της αποθήκης σχετικά με τις πρώτες ύλες των πωλουμένων αγαθών, αυτόματη ενημέρωση του κεντρικού ταμείου και της M/C, έλεγχο των πωλήσεων και της εμπορικότητας των πιάτων.

Εξ’ αποστάσεως παραγγελιοληψία Μπορεί να είναι ενσύρματη ή ασύρματη. Τα ενσύρματα συστήματα λειτουργούν με τερματικά που συνήθως βρίσκονται στο πόστο του σερβιτόρου και καταργούν την έκδοση μπον, διότι ενημερώνουν αυτόματα τα τμήματα παραγωγής στην κουζίνα, καθώς και το ταμπλώ. Ορισμένα τερματικά διαθέτουν οθόνη αφής στην οποία αναφέρονται σε πλαίσια οι διάφορες επιλογές ειδών.

Εξ’ αποστάσεως παραγγελιοληψία - συνέχεια Στα συστήματα ασύρματης παραγγελιοληψίας η παραγγελία καταχωρείται ηλεκτρονικά σε μια μικρή φορητή συσκευή. Το σύστημα διαχωρίζει την παραγγελία και την αποστέλλει στα αντίστοιχα τμήματα παραγωγής (κουζίνα, κάβα, κ.λπ.). Επίσης χρεώνει τον σερβιτόρο και τυπώνει αυτόματα την απόδειξη της παραγγελίας στο ταμπλώ, όπου γίνεται η χρέωση του τραπεζιού. Ορισμένα συστήματα διαθέτουν λεπτομερείς περιγραφές των ειδών, π.χ. καλοψημένο φιλέτο, καφές μέτριος, κ.λπ. Ο σερβιτόρος μπορεί να ζητήσει ακύρωση ή αλλαγή της παραγγελίας, άμεση έκδοση λογαριασμού για συγκεκριμένο τραπέζι, κ.λπ.

Πλεονεκτήματα της ασύρματης παραγγελιοληψίας –Ελαχιστοποίηση χρόνου εξυπηρέτησης. –Ελαχιστοποίηση σφαλμάτων παραγγελίας και χρέωσης. –Τήρηση προτεραιότητας. –Καλύτερος έλεγχος.

Κλείσιμο ημέρας Πραγματοποιείται με το κλείσιμο της ταμειακής μηχανής ή με τις εκτυπώσεις καταναλώσεων / πωλήσεων από τον Η/Υ. Κλείσιμο ταμειακής μηχανής: Έκδοση πρόχειρου ισοζυγίου (Χ) με το σύνολο των εσόδων/μετρητών για την συγκεκριμένη μέρα. Έκδοση οριστικού ισοζυγίου (Ζ). Η ταμειακή μηχανή μηδενίζει και αυτόματα εμφανίζεται η επόμενη ημερομηνία. Έκδοση αναφορών όπως: σύνολο εισπράξεων / χρεωστικών, σύνολο πωλήσεων ανά σερβιτόρο, σύνολο πωληθέντων κουβέρ, κ.ο.κ.

Κλείσιμο ημέρας - συνέχεια Κλείσιμο ημέρας με Η/Υ: Εκτυπώνονται όλες οι απαραίτητες & επιθυμητές αναφορές. Η ημερομηνία αλλάζει μετά το κλείσιμο ημέρας του ξενοδοχείου που πραγματοποιείται από την Μ/C. Μετά το κλείσιμο του εστιατορίου οι μετρητοίς εισπράξεις καθώς και όλα τα παραστατικά (ισοζύγια, αποδείξεις πιστωτικών καρτών, αναφορές, κ.λπ.) παραδίνονται στο κεντρικό ταμείο του ξενοδοχείου ή στο ταμείο της ρεσεψιόν.

Βασικές ενέργειες ταμείου Συνοψίζοντας, οι βασικές ενέργειες του ταμπλώ είναι οι εξής: Παραλαβή των bon από τον σερβιτόρο και αρχειοθέτηση. Έλεγχος εξερχόμενων εδεσμάτων από την κουζίνα. Χρήση ταμειακής μηχανής ή Η/Υ. Έκδοση ΑΛΠ ή ΤΠΥ, Φιλοξενίας, έλεγχος Δικαιούμενων. Είσπραξη μετρητοίς, με πιστωτικές κάρτες ή συνάλλαγμα. Ρέστα. Έκδοση Χ: πρόχειρο ισοζύγιο και Ζ: κλείσιμο ημέρας για το σύνολο χρεώσεων και εισπράξεων. Παράδοση στο κεντρικό ταμείο ή στην ρεσεψιόν. Σημείωση: Σε περίπτωση χρήσης συστήματος αυτόματης παραγγελιοληψίας, η ενέργεια 1 καταργείται.