Εργαστήριο Διαχείρισης Έργων (MS Project) Εργασία με το Κόστος Χρονοπρογραμματισμός Εργασιών Βάσει της Επίδρασης των Πόρων Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2015)

Περιεχόμενα 4ου Μαθήματος  Εργασία με το κόστος  Εργασία με το κόστος (1), (2), (3)  Αλλαγή νομισματικών ρυθμίσεων  Εισαγωγή ωρομισθίου  Εισαγωγή σταθερού κόστους  Χρονοπρογραμματισμός εργασιών βάσει επίδρασης των πόρ ων  Καθορισμός μεθόδου χρονοπρογραμματισμού (1), (2), (3), (4)  Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Γενικά  Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (1), (2)  Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Γενικά  Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (1), (2)  Μαθηματικός Τύπος Χρονοπρογραμματισμού

Εργασία με το κόστος (1)  Το κόστος μπορεί να είναι μεταβλητό (rate-based) ή σταθερό (fixed).  Ορισμός: Το μεταβλητό κόστος αφορά ανθρώπους και εξοπλισμό που προκαλούν κόστος ανάλογο με τον χρόνο ή με τις χρήσεις. Στους πόρους αυτούς αντιστοιχεί κόστος για το κανονικό (standard) ή το υπερωριακό (overtime) ωράριο εργασίας τους ή κόστος που σχετίζεται με τον αριθμό των χρήσεων των πόρων (per-use cost) (αφορά κυρίως εξοπλισμό).  Παρατήρηση: Το Project υπολογίζει το συνολικό κόστος για κάθε πόρο λαμβάνοντας υπόψη την κανονική ή υπερωριακή ωριαία αμοιβή του, καθώς και τη διάρκεια απασχόλησης του πόρου στην εργασία.

Εργασία με το κόστος (2)  Ορισμός: Το σταθερό κόστος είναι συγκεκριμένο ποσό που θα προϋπολογιστεί για μια εργασία, ανεξάρτητα από τη διάρκεια της εργασίας, τη δουλειά που πραγματοποιείται από τον πόρο, ή τον αριθμό των μονάδων του πόρου που έχουν ανατεθεί στην εργασία.  Παρατήρηση: Το μεταβλητό κόστος (rate-based cost) μπορεί να αυξηθεί αν η εργασία διαρκέσει περισσότερο, μα αυτό δεν συμβαίνει και με το σταθερό κόστος (fixed cost). Σταθερό κόστος μπορεί να ανατεθεί σε μια εργασία επιπρόσθετα του μεταβλητού κόστους των πόρων (π.χ. έξοδα ταξιδιού ενός πόρου, πλέον της ωριαίας ή ημερήσιας αμοιβής). Επιπλέον, σταθερό κόστος μπορεί να ανατεθεί σε μια εργασία ακόμα και αν δεν έχει καταχωριστεί μεταβλητό κόστος στους πόρους που έχουν ανατεθεί σε αυτήν (π.χ. γιατί δεν γνωρίζουμε την ωριαία αμοιβή των πόρων). Στην περίπτωση αυτή, η ανάθεση του σταθερού κόστους επιτρέπει κάποιο βαθμό ελέγχου στο συνολικό κόστος του έργου.

Εργασία με το κόστος (3)  Το MS Project παρέχει τρεις τρόπους συσσώρευσης κόστους:  Start (Αρχή): όταν το κόστος παρουσιάζεται με το που ξεκινά η εργασία που χρησιμοποιεί τον πόρο.  End (Τέλος): όταν το κόστος παρουσιάζεται στο τέλος της εργασίας.  Prorated (Προοδευτική): όταν το κόστος αυξάνει καθώς προχωρά η εργασία που χρησιμοποιεί τον πόρο, ανάλογα με τη δουλειά που έχει επιτελεστεί. Είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος συσσώρευσης κόστους.  Οι τρεις αυτοί τρόποι επιλέγονται από τον κατάλογο «Cost accrual» της επιλογής «Costs» του «Resource Information» (με ανοικτό το «Assign Resources»), και αφορούν τόσο το μεταβλητό όσο και το σταθερό κόστος.

Αλλαγή νομισματικών ρυθμίσεων  Για αλλαγή των προεπιλεγμένων νομισματικών ρυθμίσεων, επιλέγουμε από το μενού «Tools» το «Options». Στη συνέχεια, καρτέλα «View» και στο «Currency options» της καρτέλας αυτής υποδεικνύουμε τον τρόπο γραφής των νομισματικών μονάδων. Στο «Symbol» γράφουμε το σύμβολο του νομίσματος, στο «Placement» αφήνουμε την προεπιλογή και στο «Decimal digits» γράφουμε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θέλουμε να εμφανίζονται.

Εισαγωγή ωρομισθίου Διπλοπατώντας τον πόρο στον οποίο θέλουμε να εισάγουμε ωρομίσθιο στο «Assign Resources», ανοίγουμε το «Resource Information». Στην επιλογή «Costs» αναθέτουμε το κανονικό ωρομίσθιο στο «Standard Rate», το υπερωριακό ωρομίσθιο στο «Overtime Rate», και στην περίπτωση που ο πόρος είναι μηχάνημα το οποίο κοστολογείται με την χρήση, το κόστος στο «Per-Use Rate». Για πόρους αυτού του είδους (μεταβλητού κόστους) συνήθως χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη μέθοδος συσσώρευσης κόστους, δηλαδή στο «Cost accrual» επιλέγουμε το «Prorated».

Εισαγωγή σταθερού κόστους Στο μενού «View» επιλέγουμε «Table: Entry» και μετά «Cost». Ο Πίνακας Καταχωρίσεων αντικαθίσταται από τον Πίνακα Κόστους. Επιλέγουμε το κελί της στήλης «Fixed Cost» για την εργασία στην οποία θέλουμε να καταχωρίσουμε σταθερό κόστος, και πληκτρολογούμε το ποσό. Στη στήλη «Total Cost» που αντιστοιχεί στην εργασία προστίθεται το ίδιο ποσό, ενώ έχει ήδη καταχωριστεί και το κόστος των μεταβλητών πόρων.

Καθορισμός μεθόδου χρονοπρογραμματισμού (1)  Αφού δημιουργήσουμε μια εργασία, και πριν της αντιστοιχίσουμε κάποιον πόρο, η εργασία έχει διάρκεια αλλά δεν έχει τιμή απασχόλησης συνδεδεμένη με αυτή.  Ορισμός: Η απασχόληση αντιπροσωπεύει το χρονικό διάστημα που χρειάζεται ένας ή περισσότεροι πόροι για να ολοκληρώσουν μια εργασία. Το Project υπολογίζει την απασχόληση χρησιμοποιώντας τον τύπο χρονοπρογραμματισμού: Απασχόληση = Διάρκεια x Μονάδες  Παρατήρηση: ο χρόνος απασχόλησης ταυτίζεται με τη διάρκεια, εκτός και αν αντιστοιχίσουμε περισσότερους από έναν πόρους σε μια εργασία, ή αν κάποιος πόρος εργάζεται με μερική απασχόληση.

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (2)  Υπάρχουν δυο μέθοδοι χρονοπρογραμματισμού των εργασιών:  Μέθοδος με βάση την προσπάθεια (effort driven scheduling)  Μέθοδος σταθερής διάρκειας (fixed duration scheduling)  Μέθοδος χρονοπρογραμματισμού με βάση την προσπάθεια (effort driven scheduling):  Η προεπιλεγμένη μέθοδος. Η αρχική τιμή απασχόλησης (Απασχόληση = Διάρκεια x Μονάδες) της εργασίας παραμένει σταθερή, ανεξάρτητα από τον αριθμό των πόρων που αντιστοιχίζουμε στην εργασία αυτή. Καθώς αντιστοιχίζουμε περισσότερους πόρους σε μια εργασία, η διάρκειά της μειώνεται (ολοκληρώνεται ταχύτερα, απαιτώντας πάντα την ίδια απασχόληση).

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (3)  Μέθοδος χρονοπρογραμματισμού σταθερής διάρκειας (fixed duration scheduling):  Η προσθήκη επιπλέον πόρων στις εργασίες δεν επηρεάζει τη διάρκειά τους. Αυτού του τύπου οι εργασίες ονομάζονται εργασίες σταθερής διάρκειας (fixed- duration).  Παρατήρηση: Η μέθοδος χρονοπρογραμματισμού που θα χρησιμοποιήσουμε εξαρτάται από τη φύση των εργασιών (υπάρχουν εργασίες σταθερής διάρκειας, π.χ. μια χημική αντίδραση).

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (4) Για να καθορίσουμε αν ο χρονοπρογραμματισμός μιας εργασίας είναι με βάση την προσπάθεια ή σταθερός: Διπλοπατάμε την εργασία και στο «Task Information» επιλέγουμε το «Advanced». Με επιλεγμένο το «Effort Driven», ο χρονοπρογραμματισμός της εργασίας γίνεται με βάση την προσπάθεια. Για εργασία σταθερής διάρκειας επιλέγουμε «Fixed Duration», χωρίς επιλογή «Effort Driven»

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Γενικά  Όταν μια εργασία προγραμματίζεται χρονικά με βάση την προσπάθεια, δηλαδή οι πόροι που αντιστοιχίζονται στην εργασία επιδρούν στη διάρκειά της, ισχύουν τα ακόλουθα:  Παρατήρηση 1: Η συνολική απασχόληση για την εργασία θα παραμείνει σταθερή, και θα κατανεμηθεί μεταξύ των πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί στην εργασία.  Παρατήρηση 2: Η απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά μεταβάλλεται καθώς στην εργασία αντιστοιχίζονται επιπλέον πόροι.  Παρατήρηση 3: Η απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά παραμένει σταθερή αν μεταβάλλουμε τις μονάδες του πόρου.

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (1)  Στην «Εργασία 1» διάρκειας 6 ημερών (48 ώρες) αντιστοιχίζουμε τον πόρο Α (1 μονάδα). Η αρχική τιμή απασχόλησης της εργασίας, μόνο με τον πόρο Α είναι: Απασχόληση= 48h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)=48h.  Αναθέτουμε δεύτερο πόρο, τον Β (1 μονάδα). Η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας παραμένει σταθερή και κατανέμεται μεταξύ των δύο πόρων. Απασχόληση=24h (διάρκεια πόρου Α ή Β) x 2 (μονάδες πόρων Α & Β)=48h. Η συνολική διάρκεια της εργασίας θα είναι πλέον 24h, καθώς το Project υποθέτει ότι οι πόροι εργάζονται ταυτόχρονα.  Αναθέτουμε τρίτο πόρο, τον πόρο Γ (1 μονάδα). Πάλι η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας παραμένει σταθερή, αλλά θα κατανεμηθεί μεταξύ των τριών πόρων. Απασχόληση=16h (διάρκεια πόρου Α ή Β ή Γ) x 3 (μονάδες πόρων Α & Β & Γ)=48h. Η συνολική διάρκεια της εργασίας είναι πλέον 16h, καθώς το Project υποθέτει ότι οι πόροι εργάζονται ταυτόχρονα.

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (2)  Ας προσθέσουμε μια επιπλέον μονάδα στον πόρο Γ. Απασχόληση Πόρου Γ=8h (διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)=16h. Ταυτόχρονα η συνολική απασχόληση της εργασίας παραμένει σταθερή. Απασχόληση=[16h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)] +[16h (διάρκεια πόρου Β) x 1 (μονάδες πόρου B)] + [8h(διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)]=48h. Η προσθήκη μιας επιπλέον μονάδας στον πόρο Γ ελάττωσε τη διάρκεια της μονάδας του πόρου Γ, δεν μετέβαλλε ωστόσο τη συνολική διάρκεια της εργασίας (16h), καθώς οι πόροι Α και Β εξακολουθούν να δουλεύουν 16h.  Παρατήρηση: Ομοίως, όταν αφαιρούμε πόρους από μια εργασία η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας παραμένει σταθερή, ενώ η διάρκεια της εργασίας αυξάνει.

Μαθηματικός Τύπος Χρονοπρογραμματισμού  Ο χρονοπρογραμματισμός βάσει προσπάθειας έχει σαν αποτέλεσμα τη μείωση της διάρκειας μιας εργασίας. Αυτό γίνεται ως εξής:  Ξεκινάμε με έναν πόρο που έχει διαθεσιμότητα 100%, και συνεχίζουμε να καταχωρίζουμε τους υπόλοιπους πατώντας το κουμπί Assign. Ο τύπος που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα είναι  Παρατήρηση 1: Αυτός ο τύπος πρέπει να χρησιμοποιείται για να γίνεται έλεγχος της σωστής μείωσης των διαρκειών των εργασιών.  Παρατήρηση 2: Στην περίπτωση που δεν ξεκινήσουμε με έναν πόρο με διαθεσιμότητα 100% ή δεν πατήσουμε το κουμπί Assign, ή και τα δύο, ο τύπος αλλάζει, και στη θέση του αριθμού των πόρων απασχόλησης, μπαίνει ο αριθμός των μονάδων των πόρων που αναθέτουμε.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Γενικά  Όταν μια εργασία ορίζεται ως σταθερής διάρκειας, τότε η προσθήκη ή αφαίρεση πόρων δεν επηρεάζει τη διάρκειά της. Ισχύουν τα ακόλουθα:  Παρατήρηση 1: Η συνολική απασχόληση για την εργασία θα παραμείνει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά.  Παρατήρηση 2: Η προσθήκη ή αφαίρεση πόρων σε μια εργασία σταθερής διάρκειας δεν αλλάζει τη συνολική της διάρκεια.  Παρατήρηση 3: Η προσθήκη επιπλέον μονάδων σε ένα πόρο δεν επηρεάζει την απασχόληση του πόρου, αλλάζει ωστόσο τη διάρκεια της μονάδας του πόρου.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (1)  Στην «Εργασία 1» σταθερής διάρκειας 6 ημερών (48 ώρες) έχουμε αντιστοιχίσει τον πόρο Α (1 μονάδα). Η αρχική τιμή απασχόλησης της εργασίας είναι: Απασχόληση= 48h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)=48h.  Αν αναθέσουμε και δεύτερο πόρο, τον Β (1 μονάδα), η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά. Δηλαδή Απασχόληση Εργασίας = Απασχόληση Πόρου Α = Απασχόληση πόρου Β = 48h. Η διάρκεια της εργασίας παραμένει σταθερή και ίση με 48h.  Αναθέτουμε και τρίτο πόρο, τον Γ (1 μονάδα), και πάλι η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας παραμένει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά. Δηλαδή Απασχόληση Εργασίας = Απασχόληση Πόρου Α = Απασχόληση πόρου Β = Απασχόληση Πόρου Γ = 48h. Η διάρκεια της εργασίας παραμένει σταθερή και ίση με 48h.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (2)  Προσθέτουμε μια επιπλέον μονάδα στον πόρο Γ: Απασχόληση Πόρου Γ=24h (διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)=48h. Ενώ η διάρκεια της μονάδας του πόρου Γ μειώνεται στις 24 h, η απασχόληση της εργασίας όσο και κάθε πόρου ξεχωριστά, παραμένει σταθερή και ίση με 48h, η δε διάρκεια της εργασίας θα παραμείνει και αυτή σταθερή και ίση με 48h.  Παρατήρηση: Στην περίπτωση που σε μια εργασία σταθερής διάρκειας έχουμε αναθέσει μόνο ένα πόρο με 1 μονάδα, και προσθέσουμε και επιπλέον μονάδες στον πόρο αυτό, τότε η διάρκεια της μονάδας του πόρου θα μειωθεί, όπως θα μειωθεί και η συνολική διάρκεια της εργασίας. Η συνολική ωστόσο τιμή της απασχόλησης θα παραμείνει η ίδια.

Βιβλιογραφία 1.Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing,