Συμπλήρωση & Υποβολή της αίτησης για Σχέδια Εθελοντισμού (ΚΑ125)

Παρουσίαση με θέμα: "Συμπλήρωση & Υποβολή της αίτησης για Σχέδια Εθελοντισμού (ΚΑ125)"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Συμπλήρωση & Υποβολή της αίτησης για Σχέδια Εθελοντισμού (ΚΑ125)
Erasmus+ Συμπλήρωση & Υποβολή της αίτησης για Σχέδια Εθελοντισμού (ΚΑ125) 13 Ιανουαρίου 2018, Λευκωσία

2 Συμπλήρωση Αίτησης Η αίτηση για τα σχέδια εθελοντισμού είναι η μόνη που έχει παραμείνει ηλεκτρονική. Πριν ξεκινήσετε να την συμπληρώνετε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό έντυπο, ελέγχοντας στο πάνω μέρος τη χρονολογία, τη Βασική Δράση (ΚΑ1), τον κωδικό της αίτησης (ΚΑ125) και στο σημείο Β. το σωστό κύκλο υποβολής αιτήσεων. Τα γκρίζα πεδία συμπληρώνονται αυτόματα. Τα υπόλοιπα πεδία θα πρέπει να συμπληρωθούν από τον αιτητή.

3 Συμπλήρωση Αίτησης - Πεδία
B. Context Επιλέγετε τη γλώσσα στην οποία θα συμπληρώσετε την αίτηση. Παρόλο που η αίτηση είναι στα αγγλικά μπορείτε να τη συμπληρώσετε στην ελληνική γλώσσα. Η αίτηση θα πρέπει να συμπληρώνεται μόνο σε 1 γλώσσα. B.1. Project Identification Συμπληρώνεται ο τίτλος του σχεδίου σε ελληνικά & αγγλικά, το ακρωνύμιο του σχεδίου εάν υφίσταται, η ημερομηνία έναρξης του σχεδίου και η διάρκεια. Η ημερομηνία λήξης συμπληρώνεται αυτόματα. B.2. National Agency of the applicant organisation Επιλέγετε την Εθνική Υπηρεσία στην οποία θα υποβληθεί η αίτηση (CY02 για τον Οργανισμό Νεολαίας Κύπρου).

4 C. Applicant Organisation Εισάγετε το PIC Number του αιτούντος οργανισμού και τα απαραίτητα πεδία συμπληρώνονται αυτόματα. C.1. Profile Προσοχή θα πρέπει να δοθεί στην επιλογή του τύπου της οργάνωσης/άτυπης ομάδας σας! C.2. Accreditation Ο κωδικός διαπίστευσης συμπληρώνεται αυτόματα.

5 C.3. Background and experience
Περιγράφετε εν συντομία τον οργανισμό, τις δραστηριότητες και την εμπειρία του οργανισμού σε σχέση με τη θεματική με την οποία καταπιάνεται το σχέδιο, καθώς και το προφίλ του προσωπικού που θα εμπλακεί στο σχέδιο. Δηλώνετε τυχόν ολοκληρωμένα σχέδια του Νέα Γενιά σε Δράση ή του Erasmus+ στα οποία συμμετείχατε τα τελευταία 3 χρόνια πριν την υποβολή της αίτησης, εκ των οποίων σε τουλάχιστον σε 1 ήσασταν ο Οργανισμός Συντονισμού. C.4 – C.5 Legal Representative & Contact Person Συμπληρώνετε τα στοιχεία του ατόμου που είναι νομικά εξουσιοδοτημένος να υπογράφει νομικά έγγραφα εκ μέρους της οργάνωσης ή της άτυπης ομάδας νέων και τα στοιχεία του ατόμου επικοινωνίας που θα είναι το σημείο επαφής για το σχέδιο. Το άτομο επικοινωνίας μπορεί να είναι διαφορετικό για κάθε σχέδιο, αλλά ο νόμιμος εκπρόσωπος θα πρέπει να είναι ο ίδιος. Σε περίπτωση που θα αλλάξει ο Νόμιμος εκπρόσωπος της οργάνωσης, η Εθνική Υπηρεσία θα πρέπει να ενημερωθεί επίσημα και η αλλαγή θα πρέπει να είναι τεκμηριωμένη. - C.4+5

6 Σημειώστε ότι στην καινούρια αίτηση για τα σχέδια εθελοντισμού, δεν είναι υποχρεωτικό να καθορίσετε τον/τους εταίρους σας. Σε αυτή την περίπτωση οι εταίροι σας θα πρέπει να δηλωθούν στο Mobility Tool, μαζί με τους εθελοντές, τουλάχιστον 1 μήνα πριν την έναρξη της εθελοντικής υπηρεσίας. Εάν, γνωρίζετε τους εταίρους σας και επιλέξετε να τους δηλώσετε στην αίτηση, τότε θα πρέπει να πατήσετε στο «Add partner», ούτως ώστε να ανοίξουν τα επιπλέον πεδία που θα πρέπει να συμπληρώσετε. Για τον κάθε εταίρο θα πρέπει να συμπληρώνετε το PIC Number και να δίνετε τις πληροφορίες που ζητούνται στα διάφορα πεδία, τα οποία είναι αντίστοιχα με τα πεδία που συμπληρώσατε για τον αιτούντα οργανισμό.

7 D. Description of the project
Περιγράφετε το σχέδιο που προτίθεστε να υλοποιήσετε, τους στόχους και τη σύνδεσή του με τους στόχους του Erasmus+, τις ανάγκες και τα ζητήματα με τα οποία θα καταπιαστεί το σχέδιο, κλπ. Επιλέγετε το μέγιστο 3 θεματικές με τις οποίες θα καταπιαστεί το σχέδιο. Αναφέρετε τον τρόπο επιλογής των εταίρων σας και τις εμπειρίες και δεξιότητες που θα φέρουν στο σχέδιο, καθώς και ποιες ανάγκες και στόχους των εταίρων σας εξυπηρετεί το σχέδιο. Τέλος, εάν είναι σχετικό, περιγράφετε τους τρόπους με τους οποίους σκοπεύετε να εμπλέξετε συνεργαζόμενους εταίρους στο σχέδιο, δίνοντας πληροφορίες για το προφίλ τους, το ρόλο τους και το πως η εμπλοκή τους θα βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων του σχεδίου.

8 Συνεργαζόμενοι εταίροι: Είναι εταίροι από το δημόσιο ή τον ιδιωτικό τομέα (πέρα από τους οργανισμούς που συμμετέχουν επίσημα στις δραστηριότητες εθελοντισμού) και οι οποίοι συμβάλλουν στην υλοποίηση συγκεκριμένων καθηκόντων / δραστηριοτήτων ή υποστηρίζουν τη διάδοση και βιωσιμότητα του σχεδίου. Οι εταίροι αυτοί δεν θεωρούνται μέρος των εταίρων του έργου και δεν λαμβάνουν χρηματοδότηση. Ωστόσο, η συμμετοχή και ο ρόλος τους στο σχέδιο, καθώς και ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να προσθέσουν αξία στις προγραμματισμένες δραστηριότητες με την επένδυση πόρων και τεχνογνωσίας, θα πρέπει να περιγράφονται με σαφήνεια στην αίτηση.

9 E. Participants Profile
Περιγράφετε το προφίλ των συμμετεχόντων κάθε δραστηριότητας, το υπόβαθρό, τις ανάγκες τους, καθώς και τον τρόπο επιλογής τους. E.1. Participants with Fewer Opportunities Σε περίπτωση συμμετοχής ατόμων με λιγότερες ευκαιρίες, πρέπει να δηλώνετε τα εμπόδια/ δυσκολίες που αντιμετωπίζουν. Επίσης θα πρέπει να αναφερθούν τα συγκεκριμένα μέτρα (π.χ. ενισχυμένο mentoring) που θα λάβετε για να καλύψετε τις ιδιαίτερες ανάγκες τους και να στηρίξετε τη συμμετοχή τους. Σημειώνεται ότι θα πρέπει να δηλώνετε ένα λογικό αριθμό νέων με λιγότερες ευκαιρίες που αναμένετε να συμμετέχουν στο σχέδιο βάσει και του τρόπου με τον οποίο σκοπεύετε να διασφαλίσετε αυτή τη συμμετοχή. Ε.2. Learning outcomes Αναφέρετε ποια αναμένεται να είναι τα μαθησιακά αποτελέσματα και δεξιότητες που θα αποκτηθούν μέσα από το σχέδιο και με ποιο τρόπο/ εργαλεία αυτά θα πιστοποιηθούν. Σημειώνεται ότι το ευρωπαϊκό εργαλείο αναγνώρισης δραστηριοτήτων μη τυπικής μάθησης είναι το Youthpass, ενώ δεν υπάρχει κάτι αντίστοιχο σε εθνικό επίπεδο.

10 F. Project Management Στα πεδία αυτά θα πρέπει να περιγράψετε: Το πως θα διαχειριστείτε ποιοτικά και διοικητικά θέματα (π.χ. τις εσωτερικές συμφωνίες με τους εταίρους, τις μαθησιακές συμφωνίες με τους συμμετέχοντες, το mentoring, τη στήριξη των συμμετεχόντων, κλπ). Πως σκοπεύετε να συνεργαστείτε και να επικοινωνείτε με τους εταίρους σας. Πως θα διαχειριστείτε τις πρακτικές διευθετήσεις κάθε κινητικότητας (π.χ. οργάνωση ταξιδίου, τόπος διαμονής, θέματα ασφάλειας, βίζα, στήριξη συμμετεχόντων, συναντήσεις προετοιμασίας με εταίρους, κλπ). Τον τρόπο με τον οποίο θα διασφαλίσετε την κατάλληλη στήριξη και προετοιμασία για τους συμμετέχοντες στο σχέδιο (π.χ. στήριξη για τα καθήκοντα, διαπολιτισμική, γλωσσική, αποφυγή συγκρούσεων, κλπ). Επίσης αναφέρετε ποιος θα παρέχει αυτές τις δεραστηριότητες προετοιμασίας και πως θα παρακολουθείτε.

11 G. Activities G.1. Volunteering Activities
Σε αυτό το πεδίο σας ζητείτε να καταγράψετε τις πληροφορίες για τις δραστηριότητες που σκοπεύετε να υλοποιήσετε. Βάσει του τι θα γραφτεί σε αυτό το σημείο θα συμπληρωθεί ο προϋπολογισμός του σχεδίου. Έχετε 2 επιλογές όταν συμπληρώνετε τον πίνακα: Εάν ήδη γνωρίζετε τα στοιχεία της δραστηριότητας που πρέπει να καταγραφούν (χώρα αποστολής, χώρα υποδοχής, χιλιομετρική απόσταση) συμπληρώνετε τον πίνακα και η επιχορήγηση υπολογίζεται αυτόματα βάσει των unit costs για κάθε κατηγορία του προϋπολογισμού. Εάν δεν γνωρίζετε τα πιο πάνω στοιχεία, τότε θα συμπληρώσετε στον πίνακα μόνο τον αριθμό των εθελοντών που θα εμπλακούν στο σχέδιο σας και τη διάρκεια της υπηρεσίας τους. Στη συνέχεια η επιχορήγηση σας θα υπολογιστεί βάσει του μέσου όρου ανά κατηγορία προϋπολογισμού για κάθε εθελοντή. Στον τελικό απολογισμό, η τελική επιχορήγηση θα υπολογιστεί βάσει των πραγματικών στοιχείων που θα εισαχθούν. Σημειώνεται ότι η τελική επιχορήγηση δεν μπορεί να ξεπεράσει τον αρχικά εγκεκριμένο προϋπολογισμό. Στη συνέχεια θα πρέπει να επεξηγηθεί το πλαίσιο και οι στόχοι των δραστηριοτήτων και το πως θα συνεισφέρουν στην επίτευξη των στόχων του σχεδίου.

12 Θα πρέπει να επιλέξετε το σωστό είδος δραστηριότητας.
Προπαρασκευαστική συνάντηση Ατομικά σχέδια: Δεν υπάρχει συγκεκριμένος αριθμός εθελοντών. Διάρκεια από 2 μέχρι 12 μήνες, εξαιρουμένων των ημερών ταξιδιού. Ομαδικά σχέδια: Εμπλοκή εθελοντών. Διάρκεια από 2 εβδομάδες μέχρι 2 μήνες, εξαιρουμένων των ημερών ταξιδιού. Επίσης θα πρέπει να επιλέξετε κατά πόσο θα αναφέρετε όλα τα στοιχεία των δραστηριοτήτων σας (χώρα αποστολής, χώρα υποδοχής, χιλιομετρική απόσταση) ή όχι. Στη συνέχεια θα συμπληρώσετε τα πεδία όπως αναφέρθηκε πιο πάνω (G.1. Volunteering Activities). Εάν θα υλοποιήσετε προπαρασκευαστική συνάντηση (Advance Planning Visit), ή το σχέδιο σας θα περιλαμβάνει πέραν της 1 δραστηριότητας, θα πρέπει να δημιουργηθούν ξεχωριστές δραστηριότητες με όλες τις κινητικότητες. Σημειώνεται ότι στις προπαρασκευαστικές συναντήσεις μπορεί να συμμετέχει μόνο 1 άτομο ανά οργάνωση. Περισσότερα άτομα μπορούν να συμμετέχουν, μόνο εφόσον όλα τα επιπλέον άτομα είναι εθελοντές με λιγότερες ευκαιρίες.

13 Όταν συμπληρώνετε τα στοιχεία του πίνακα θα πρέπει να δίνετε προσοχή στα ακόλουθα:
Στο συνολικό αριθμό συμμετεχόντων περιλαμβάνονται και οι αρχηγοί ομάδων, τα άτομα με ειδικές ανάγκες (ΑμΕΑ), οι νέοι με λιγότερες ευκαιρίες, καθώς και τυχόν συνοδοί Οι αριθμοί των ΑμΕΑ, των νέων με λιγότερες ευκαιρίες καθώς και των συνοδών πρέπει να είναι επί του συνόλου των συμμετεχόντων. Παρόλο που τα ΑμΕΑ εμπίπτουν και στην κατηγορία νέων με λιγότερες ευκαιρίες, δεν θα πρέπει να δηλώνονται και στις δυο κατηγορίες. Σε περίπτωση που θα αιτηθείτε για συνοδό, τότε τα ΑμΕΑ θα πρέπει να αναφέρονται ξεκάθαρα σε αυτή τη στήλη.

14 Η κάθε ροή (flow) αφορά την κινητικότητα των συμμετεχόντων 1 χώρας.
Για να προσθέσετε κινητικότητες, θα πρέπει να πατήσετε το «+». Για να προσθέσετε δραστηριότητα (σε περίπτωση που είναι περισσότερες από μια ή θα διοργανώσετε προπαρασκευαστική συνάντηση), θα πρέπει να πατήσετε το «Add activity». Οι δραστηριότητες θα πρέπει να συμπληρώνονται με χρονολογική σειρά. Για το APV, τα άτομα της οργάνωσης δεν θα πρέπει να δηλώνονται ως συνοδοί, εφόσον οι συνοδοί αφορούν μόνο άτομο με αναπηρίες.

15 G.2. Complementary Activities
Εάν σκοπεύετε να υλοποιήσετε συμπληρωματικές δραστηριότητες, επιλέγοντας το «ναι» θα σας ανοίξουν κάποια επιπλέον πεδία. Οι συμπληρωματικές δραστηριότητες θα πρέπει να είναι σχετικές με την κυρίως δραστηριότητα και να έχουν ως σκοπό την επίτευξη των στόχων του σχεδίου, την ενδυνάμωση του συστημικού του αποτελέσματος σε τοπικό, εθνικό ή/και Ευρωπαϊκό επίπεδο, την προώθηση της αξίας του εθελοντισμού καθώς και την ενδυνάμωση της αναγνώρισης των δεξιοτήτων που αποκτούνται από τους εθελοντές. Τέτοιες δραστηριότητες μπορεί να είναι συναντήσεις, σεμινάρια, εργαστήρια, job shadowing, κλπ. Σημειώνεται ότι η κάλυψη του κόστους τους είναι στη βάση πραγματικών εξόδων και καλύπτεται μέχρι και το 80%. Θα πρέπει να αναφέρετε τον τύπο της δραστηριότητας και να την περιγράψετε, καταγράφοντας βασικά στοιχεία της όπως, ο χώρος διεξαγωγής, οι μέθοδοι που θα χρησιμοποιηθούν, ο αριθμός των συμμετεχόντων, κλπ. Επιπλέον, θα πρέπει να εξηγήσετε το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τους στόχους της δραστηριότητας και πως θα συνεισφέρει στην επίτευξη των στόχων του σχεδίου.

16 Η.2 Dissemination of project results
H. Follow up H.1 Impact Περιγράφετε τον αναμενόμενο αντίκτυπο του σχεδίου στους συμμετέχοντες, τους εμπλεκόμενους οργανισμούς, τις ομάδες στόχου, αλλά και την ευρύτερη κοινωνία σε τοπικό, εθνικό, Ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο. Η.2 Dissemination of project results Περιγράφετε τις δραστηριότητες διάδοσης των αποτελεσμάτων, καθώς και τις ομάδες στόχου στις οποίες θα επικεντρωθούν. H.3 Evaluation Περιγράφετε τις δραστηριότητες αξιολόγησης της επίτευξης των στόχων του σχεδίου.

17 Ι. Budget Ι.1 – Ι.3 Travel, Individual support, Organisational support, Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται αυτόματα. I.4 – I. 6 Special needs’ support, Exceptional Costs, Exceptional Costs for expensive travel Για τα πεδία αυτά, εφόσον ισχύουν, θα πρέπει να προστίθενται γραμμές και να συμπληρώνονται τα απαραίτητα στοιχεία. Complementary Activities Το ίδιο ισχύει και για τις συμπληρωματικές δραστηριότητες. Τέλος υπάρχει πεδίο στο οποίο μπορείτε να καταγράψετε οποιεσδήποτε επιπλέον πληροφορίες ή σχόλια επιθυμείτε για τον πιο πάνω προϋπολογισμό.

18 J. Project Summary Περίληψη του σχεδίου στα ελληνικά (εάν η αίτηση συμπληρώνεται στα ελληνικά) και στα αγγλικά, στην οποία να αναφέρονται τουλάχιστον το περιεχόμενο, οι σκοποί και οι στόχοι του, ο αριθμός και το προφίλ των συμμετεχόντων, οι προγραμματισμένες δραστηριότητες, η μεθοδολογία που θα χρησιμοποιηθεί, τα αναμενόμενα αποτελέσματα και ο αντίκτυπος τους, καθώς και τα μακροχρόνια οφέλη του. J.1 – J.2.2 Summary of Activities and Participants, Budget Summary, Volunteering Activities, Project Total Grant Συμπληρώνονται αυτόματα

19 K. Checklist Bεβαιωθείτε ότι η αίτησή σας πληροί τα κριτήρια επιλεξιμότητας που αναφέρονται. L. Data Protection Notice Διαβάστε το σημείωμα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. M. Declaration of Honor Τυπώστε, υπογράψτε και σφραγίστε την υπεύθυνη δήλωση και στη συνέχεια επισυνάψετε την στην αίτηση (υπογράφεται από τον νόμιμο εκπρόσωπο).

20 N. Annexes Με την αίτηση θα πρέπει να επισυνάψετε: Την Υπεύθυνη Δήλωση. Το πρόγραμμα δραστηριοτήτων (excel template), για κάθε προγραμματισμένη δραστηριότητα. Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το σωστό έντυπο ανάλογα με το είδος δραστηριότητας (APV, ανταλλαγή νέων, κλπ) και θα πρέπει να το συμπληρώνετε ορθά με όλα τα απαιτούμενα στοιχεία (π.χ. τόπος διεξαγωγής, μέθοδοι που θα χρησιμοποιηθούν, ακριβείς ώρες κάθε δραστηριότητας, π.χ π.μ. δραστηριότητες γνωριμίας και όχι γενικά π.μ.). Τις συμφωνίες (mandates) με τους εταίρους, υπογεγραμμένες και από τα δυο μέρη (μπορείτε να τις βρείτε στην ιστοσελίδα της Υπηρεσίας). Σημείωση: Τα έγγραφα που αποδεικνύουν την οικονομική ικανότητα της οργάνωσης σας, για επιχορηγήσεις που υπερβαίνουν τις €60,000, θα πρέπει να ανεβάζονται στην Πύλη Συμμετεχόντων με την υποβολή της αίτησης. Δεν ισχύει για δημόσιους φορείς ή διεθνείς οργανισμούς.

21 Ο. Submission: Πριν την υποβολή της αίτησης, παρακαλούμε όπως την επικυρώσετε (validate) (Ο.1). Για την ηλεκτρονική υποβολή χρειάζεστε σύνδεση με το διαδίκτυο. Πατήστε Submit Online (Ο.2). Εάν δεν μπορέσετε να την υποβάλετε ηλεκτρονικά, θα πρέπει να στείλετε την αίτηση μαζί με τα επισυναπτόμενα, με στην Εθνική Υπηρεσία εντός 2 ωρών από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής, επισυνάπτοντας φωτογραφία (snapshot) του “submission summary” στο οποίο θα φαίνονται οι αποτυχημένες απόπειρες ηλεκτρονικής υποβολής. Επίσης, σε περίπτωση που σας βγάλει οποιοδήποτε παραθυράκι που να αναφέρει κάποιο λάθος να το βγάζετε και αυτό screen shot και να το επισυνάπτετε (Ο.3). Περιγραφή της κατάστασης υποβολής της αίτησης (Ο.4). Εκτυπώστε την αίτηση και κρατήστε αντίγραφο στο φάκελο σας (Ο.5).

22 Ευχαριστούμε για την προσοχή σας!
Ερωτήσεις;