Οργανωσιακή δομή Ε. Γαλανάκη.

Παρουσίαση με θέμα: "Οργανωσιακή δομή Ε. Γαλανάκη."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Οργανωσιακή δομή Ε. Γαλανάκη

2 Κάποια στιγμή, έρχονται στην επιφάνεια οι αρνητικές επιπτώσεις του καταμερισμού της εργασίας στον άνθρωπο, όπως η ανία, η κόπωση, το άγχος, η χαμηλή παραγωγικότητα, η κακή ποιότητα εργασίας, οι αυξημένες απουσίες και τα μεγάλα ποσοστά εναλλαγής του ανθρώπινου δυναμικού υπερβαίνουν τα οποία οικονομικά οφέλη (βλ. Διάγραμμα 5-1) Ε. Γαλανάκη

3 Τι είναι η τμηματοποίηση;
Τμηματοποίηση Ο τρόπος που οι επιμέρους εργασίες ομαδοποιούνται Λειτουργική τμηματοποίηση Η ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων βάσει των λειτουργιών που εκτελούνται Τμηματοποίηση βάσει προϊόντων Η ομαδοποίηση σε κύριους τομείς προϊόντων Τμηματοποίηση βάσει πελατών Ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων βάσει των πελατών Ο τρόπος που οι επιμέρους εργασίες ομαδοποιούνται ονομάζεται τμηματοποίηση. Πέντε είναι οι συνήθεις μορφές τμηματοποίησης, παρότι κάθε οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει τη δική του μοναδική ταξινόμηση. Οι πρώτοι συγγραφείς δεν υποστήριξαν καμιά συγκεκριμένη μέθοδο τμηματοποίησης. Η μέθοδος ή οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται πρέπει να αντικατοπτρίζουν την ομαδοποίηση που θα συμβάλλει καλύτερα στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού και των επιμέρους μονάδων. Ε. Γαλανάκη

4 Τμηματοποίηση (συν.) Γεωγραφική τμηματοποίηση
Συντελείται βάσει της γεωγραφίας ή της περιοχής Τμηματοποίηση βάσει διαδικασίας Ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων βάσει της ροής εργασίας ή πελατών Διαλειτουργικές ομάδες Ομάδες οι οποίες συνίστανται από άτομα που προέρχονται από ποικίλα τμήματα και που υπερβαίνουν τα παραδοσιακά όρια μεταξύ των τμημάτων Μια πρόσφατη τάση είναι η χρήση διαλειτουργικών ομάδων, δηλαδή ομάδων οι οποίες συνίστανται από άτομα που προέρχονται από ποικίλα τμήματα και που υπερβαίνουν τα παραδοσιακά όρια μεταξύ των τμημάτων. Ε. Γαλανάκη

5 Ε. Γαλανάκη

6 Τι σημαίνει εξουσία και ευθύνη;
Αλυσίδα εντολών Η γραμμή εξουσίας που εκτείνεται από τις ανώτερες βαθμίδες του οργανισμού έως τις κατώτερες, καθιστώντας σαφές ποιος δίνει αναφορά σε ποιον Εξουσία Το εγγενές δικαίωμα κάθε ατόμου σε διοικητική θέση να δίνει εντολές και να απαιτεί την εκτέλεσή τους Ευθύνη Η υποχρέωση να παράγεις το έργο που σου έχει ανατεθεί Για την κατανόηση της έννοιας της εξουσίας και της ευθύνης, πρέπει να έχει κανείς πρώτα εξοικειωθεί με την έννοια της αλυσίδας εντολών, τη γραμμή εξουσίας που εκτείνεται από τις ανώτερες βαθμίδες του οργανισμού έως τις κατώτερες, καθιστώντας σαφές ποιος δίνει αναφορά σε ποιον. Η εξουσία αφορά στο εγγενές δικαίωμα κάθε ατόμου σε διοικητική θέση να δίνει εντολές και να απαιτεί την εκτέλεσή τους. Όταν οι μάνατζερ εκχωρούν εξουσία, πρέπει να κατανείμουν αντίστοιχες ευθύνες. Με άλλα λόγια, όταν οι εργαζόμενοι αποκτούν δικαιώματα, ταυτόχρονα επωμίζονται μια αντίστοιχη υποχρέωση να παράγουν έργο. Ε. Γαλανάκη

7 Ε. Γαλανάκη

8 Ποιες είναι οι διάφορες σχέσεις εξουσίας;
Ποιες είναι οι διάφορες σχέσεις εξουσίας; Γραμμική εξουσία Η εξουσία εξουσιοδοτεί τον μάνατζερ να κατευθύνει το έργο κάποιου υφισταμένου Επιτελική εξουσία Θέσεις με κάποια εξουσία που δημιουργούνται για την υποστήριξη, συμβουλευτική και γενικότερα τη μείωση ορισμένων πληροφοριακών φορτίων Η γραμμική εξουσία εξουσιοδοτεί τον μάνατζερ να κατευθύνει το έργο κάποιου υφισταμένου. Πρόκειται για τη σχέση εξουσίας μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου που εκτείνεται από την κορυφή του οργανισμού ως τη χαμηλότερη βαθμίδα, σύμφωνα με την αλυσίδα εντολών. Καθώς οι οργανισμοί γιγαντώνονται και καθίστανται πιο περίπλοκοι, οι μάνατζερ γραμμής παύουν να διαθέτουν τον χρόνο, την εμπειρογνωμοσύνη ή τους πόρους για να διεκπεραιώσουν αποτελεσματικά το έργο τους. Ανταποκρινόμενοι σε αυτή την αδυναμία, δημιουργούν λειτουργίες επιτελικής εξουσίας για την υποστήριξη, συμβουλευτική και γενικότερα τη μείωση ορισμένων πληροφοριακών φορτίων που έχουν επωμιστεί. Ε. Γαλανάκη

9 Το Σχήμα 5-2 παρουσιάζει τη γραμμική και την επιτελική εξουσία.
Ε. Γαλανάκη

10 Τι σημαίνει εύρος ελέγχου
Εύρος ελέγχου Ο αριθμός εργαζομένων που μπορεί να εποπτεύσει αποτελεσματικά ένας μάνατζερ Πόσους εργαζόμενους μπορεί να εποπτεύσει αποτελεσματικά και αποδοτικά ένας μάνατζερ; Το ερώτημα του εύρους ελέγχου κέντρισε το ενδιαφέρον των πρώτων μελετητών στον τομέα του μάνατζμεντ. Παρά την ασυμφωνία τους ως προς έναν συγκεκριμένο αριθμό, οι περισσότεροι προτιμούσαν τους μικρούς αριθμούς –κατά κανόνα όχι περισσότερους από έξι εργαζόμενους– προκειμένου ο μάνατζερ να ασκεί στενό έλεγχο Ε. Γαλανάκη

11 Τι σημαίνει τυποποίηση;
Τυποποίηση Αφορά στην αυστηρότητα καθορισμού των θέσεων εργασίας στον οργανισμό και τον βαθμό στον οποίο η συμπεριφορά των εργαζομένων κατευθύνεται από κανόνες και διαδικασίες Συγκεντρωτισμός Ο βαθμός στον οποίο η λήψη αποφάσεων συντελείται στις ανώτερες βαθμίδες του οργανισμού Αποκέντρωση Ο βαθμός στον οποίο οι μάνατζερ των χαμηλότερων βαθμίδων συμβάλλουν στη λήψη αποφάσεων Η τυποποίηση αφορά στην αυστηρότητα καθορισμού των θέσεων εργασίας στον οργανισμό και τον βαθμό στον οποίο η συμπεριφορά των εργαζομένων κατευθύνεται από κανόνες και διαδικασίες. Συγκεντρωτισμός είναι ο βαθμός στον οποίο η λήψη αποφάσεων συντελείται στις ανώτερες βαθμίδες του οργανισμού. Αποκέντρωση είναι ο βαθμός στον οποίο οι μάνατζερ των χαμηλότερων βαθμίδων συμβάλλουν στη λήψη αποφάσεων ή τις λαμβάνουν οι ίδιοι. Ε. Γαλανάκη

12 Ποιες καταστασιακές μεταβλητές επηρεάζουν τη δομική επιλογή;
Μηχανιστικός οργανισμός Γραφειοκρατική οργάνωση· με υψηλό βαθμό εξειδίκευσης, τυποποίησης και συγκεντρωτισμού Οργανικός οργανισμός Μια χαλαρή δομή με χαμηλό βαθμό εξειδίκευσης, τυποποίησης και συγκεντρωτισμού Η μηχανιστική οργάνωση (ή γραφειοκρατική) επήλθε ως φυσικό αποτέλεσμα του συνδυασμού έξι δομικών στοιχείων. Η προσκόλληση στην αρχή της αλυσίδας εντολών διασφάλιζε την ύπαρξη μιας τυπικής ιεραρχίας εξουσίας, όπου κάθε εργαζόμενος υπόκειτο στον έλεγχο και την εποπτεία ενός ανωτέρου. Η οργανική οργάνωση είναι μια εξαιρετικά ευπροσάρμοστη μορφή τόσο χαλαρή και ευέλικτη όσο άκαμπτος και σταθερός είναι ο μηχανιστικός οργανισμός. Αντί για τυποποιημένες θέσεις εργασίας και κανονισμούς, η χαλαρή δομή του οργανικού οργανισμού του επιτρέπει να μεταβάλλεται όσο γρήγορα επιβάλλεται. Ε. Γαλανάκη

13 Ε. Γαλανάκη

14 Ποια είναι η απλή δομή; Απλή δομή
Οργανωσιακό σχέδιο με ασθενή τμηματοποίηση, ευρύ φάσμα ελέγχου, εξουσία συγκεντρωμένη σε ένα μόνο πρόσωπο και ασθενή τυποποίηση Οι περισσότερες εταιρείες αρχίζουν ως επιχειρηματικά εγχειρήματα χρησιμοποιώντας μια απλή δομή, η οποία αποτελεί ένα οργανωσιακό σχέδιο με ασθενή τμηματοποίηση, ευρύ φάσμα ελέγχου, εξουσία συγκεντρωμένη σε ένα μόνο πρόσωπο και ασθενή τυποποίηση. Η απλή δομή χρησιμοποιείται ευρύτερα σε μικρότερες επιχειρήσεις και τα πλεονεκτήματά της είναι προφανή. Είναι γρήγορη, ευέλικτη και φτηνή στη συντήρησή της, ενώ είναι σαφής η απόδοση ευθυνών. Ε. Γαλανάκη

15 Παραδοσιακά οργανωσιακά σχέδια
Λειτουργική δομή Ενα οργανωσιακό σχέδιο που ομαδοποιεί παρεμφερείς ή συναφείς επαγγελματικές ειδικότητες Διαιρετική δομή Η δομή κάποιου οργανισμού που απαρτίζεται από ξεχωριστές επιχειρηματικές μονάδες ή τμήματα Λειτουργική δομή είναι ένα οργανωσιακό σχέδιο που ομαδοποιεί παρεμφερείς ή συναφείς επαγγελματικές ειδικότητες. Διαιρετική δομή/ δομή κατά τμήματα είναι η δομή κάποιου οργανισμού που απαρτίζεται από ξεχωριστές επιχειρηματικές μονάδες ή τμήματα. Σε αυτή τη δομή, κάθε τμήμα έχει περιορισμένη αυτονομία, με έναν μάνατζερ τμήματος που αναλαμβάνει τον έλεγχο και την ευθύνη για την απόδοση του τμήματός του. Ε. Γαλανάκη

16 Κατά τον σχεδιασμό μια δομής, οι μάνατζερ μπορούν να επιλέξουν ένα από τα παραδοσιακά οργανωσιακά σχέδια. Αυτές οι δομές – απλή, λειτουργική και τομεακή – είναι συνήθως εκ φύσεως πιο μηχανιστικές. Στον Πίνακα 5-4 παρουσιάζεται μια σύνοψη των πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων καθεμίας. Ε. Γαλανάκη

17 Σύγχρονα οργανωσιακά σχέδια
Δομή κατά ομάδες Όταν ολόκληρος ο οργανισμός συνίσταται από ομάδες που διεκπεραιώνουν την εργασία για τον οργανισμό Δομή μήτρας Όταν ανατίθεται σε ειδικούς από διαφορετικά λειτουργικά τμήματα να εργαστούν σε έργα των οποίων ηγείται ένας υπεύθυνος έργου Δομή έργου Όταν οι εργαζόμενοι επεξεργάζονται διαρκώς έργα Δομή κατά ομάδες υφίσταται όταν ολόκληρος ο οργανισμός συνίσταται από ομάδες που διεκπεραιώνουν την εργασία για τον οργανισμό. Σε αυτή τη δομή, η ενδυνάμωση των εργαζομένων είναι καίριας σημασίας, επειδή απουσιάζει μια γραμμή διοικητικής εξουσίας από την κορυφή ως τη βάση. Σε μια δομή μήτρας ανατίθεται σε ειδικούς από διαφορετικά λειτουργικά τμήματα να εργαστούν σε έργα των οποίων ηγείται ένας υπεύθυνος έργου. Όταν οι εργαζόμενοι ολοκληρώσουν ένα έργο που τους έχει ανατεθεί, επιστρέφουν στα λειτουργικά τους τμήματα. Αντί για μια δομή μήτρας, πολλοί οργανισμοί καταφεύγουν σε μια δομή έργου, κατά την οποία οι εργαζόμενοι επεξεργάζονται διαρκώς έργα. Σε αντιδιαστολή με τη δομή μήτρας, μια δομή έργου δεν έχει τυπικά τμήματα όπου οι εργαζόμενοι θα επιστρέψουν μετά την ολοκλήρωση του έργου. Ε. Γαλανάκη

18 Ε. Γαλανάκη

19 Ε. Γαλανάκη

20 Σύγχρονα οργανωσιακά σχέδια (συν.)
Οργανισμός «άνευ ορίων» (Boundariless Organization) Μια άλλη σύγχρονη οργανωσιακή δομή είναι ο άνευ ορίων οργανισμός, του οποίου το σχέδιο δεν έχει καθοριστεί ή δεν περιορίζεται από οριζόντια, κάθετα ή εξωτερικά όρια που επιβάλλει μια προδιαγεγραμμένη δομή Εικονικός οργανισμός (Virtual Organization) Ένας οργανισμός απαρτίζεται από έναν μικρό πυρήνα εργαζομένων πλήρους απασχόλησης και εξωτερικούς εξειδικευμένους συνεργάτες που μισθώνονται προσωρινά ανάλογα με τις ανάγκες για να εργαστούν σε συγκεκριμένα έργα Μια άλλη σύγχρονη οργανωσιακή δομή είναι ο άνευ ορίων οργανισμός, του οποίου το σχέδιο δεν έχει καθοριστεί ή δεν περιορίζεται από οριζόντια, κάθετα ή εξωτερικά όρια που επιβάλλει μια προδιαγεγραμμένη δομή. Ένας εικονικός οργανισμός απαρτίζεται από έναν μικρό πυρήνα εργαζομένων πλήρους απασχόλησης και εξωτερικούς εξειδικευμένους συνεργάτες που μισθώνονται προσωρινά ανάλογα με τις ανάγκες για να εργαστούν σε συγκεκριμένα έργα. Ε. Γαλανάκη

21 Σύγχρονα οργανωσιακά σχέδια (συν.)
Οργάνωση δικτύου (Network Organization) Ο οργανισμός χρησιμοποιεί τους δικούς του εργαζόμενους για να εκτελέσουν εργασίες και δίκτυα εξωτερικών προμηθευτών για την παροχή των άλλων απαιτούμενων προϊόντων ή διαδικασιών Μια ακόμα δομική επιλογή για τους μάνατζερ που επιθυμούν να ελαχιστοποιήσουν ή να εξαλείψουν οργανωσιακά όρια είναι η οργάνωση δικτύου, όπου ο οργανισμός χρησιμοποιεί τους δικούς του εργαζόμενους για να εκτελέσουν εργασίες και δίκτυα εξωτερικών προμηθευτών για την παροχή των άλλων απαιτούμενων προϊόντων ή διαδικασιών. Κάποιες φορές αναφορά σε αυτήν την οργανωσιακή δομή γίνεται με τον όρο «σπονδυλωτή» οργάνωση ανά μεταποιητικές εταιρείες. Ε. Γαλανάκη

22 Η Οργανωσιακή Δομή στην Παροχή Υπηρεσιών
Ε. Γαλανάκη

23 Η Δομή & Τεχνολογία στον Κλάδο των Υπηρεσιών
Μεγάλη ανάπτυξη του κλάδου των υπηρεσιών Οι τεχνολογίες παροχής υπηρεσιών διαφέρουν από αυτές παραγωγής προϊόντων Τεχνολογία παροχής Υπηρεσιών Άυλο προϊόν Ταυτόχρονη Παραγωγή και κατανάλωση Έντασης εργασίας Έντονη αλληλεπίδραση με πελάτη Σημασία ανθρώπινου παράγοντα Δύσκολη η μέτρηση της ποιότητας Απαιτείται γρήγορη αντίδραση Πολύ σημαντική η τοποθεσία Τεχνολογία Παραγωγής Προϊόντων Χειροπιαστό προϊόν Δυνατότητα αποθήκευσης για μετέπειτα κατανάλωση Έντασης κεφαλαίου Ελάχιστη άμεση αλληλεπίδραση με πελάτη Λιγότερη έμφαση στον ανθρώπινο παράγοντα Άμεσα μετρήσιμη ποιότητα Αποδεκτή η καθυστερημένη αντίδραση Διαφορετική η σημασία της τοποθεσίας εγκατάστασης

24 Επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών
Η παροχή της υπηρεσίας ενέχει συχνά ταυτόχρονη παραγωγή/ κατασκευή και κατανάλωση π.χ. εστιατόρια, κομμωτήρια Μοιράζονται το χαρακτηριστικό των κυρίως άυλων εκροών Η παραγωγή είναι εντάσεως εργασίας και γνώσης Υπάρχει άμεση αλληλεπίδραση μεταξύ πελάτη και εργαζομένου Η ποιότητα είναι αντιλαμβανόμενη, όχι αντικειμενική Η επιλογή του χώρου είναι εξαιρετικά σημαντική Εξατομίκευση/ προσαρμογή στις ανάγκες του πελάτη

25 Σχεδιάζοντας την επιχείρηση παροχής υπηρεσιών
Ενδεχόμενα μικρό μέγεθος Συχνά μικρές εγκαταστάσεις, κοντά στον πελάτη Απαιτείται προσωπικό του τεχνικού πυρήνα σε μικρή απόσταση από τον πελάτη προκειμένου να υπάρξει άμεση αλληλεπίδραση π.χ. τράπεζες, τουριστικά γραφεία Το τεχνικό προσωπικό πρέπει να είναι άρτια εκπαιδευμένο και εξειδικευμένο Απαιτούνται γνώσεις, εμπειρία και διαπροσωπικές ικανότητες για τους εργαζομένους Συχνά αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων

26 Δομικά χαρακτηριστικά των οργανισμών παροχής υπηρεσιών και παραγωγής προϊόντων
Υπηρεσίες Προϊόντα Δομή Ξεχωριστοί ρόλοι διεπαφής Λίγοι Πολλοί Γεωγραφική διασπορά Πολλή Ελάχιστη Λήψη αποφάσεων Αποκεντρωμένη Συγκεντρωτική Επισημότητα Μικρή Μεγάλη Ανθρώπινοι Πόροι Επίπεδο δεξιότητας εργαζομένων Υψηλό Χαμηλό Έμφαση σε δεξιότητες Διαπροσωπικές Τεχνικές

27 Η Αλληλεξάρτηση Ε. Γαλανάκη

28 Αλληλεξάρτηση Εργασιακών Ροών μεταξύ Τμημάτων
Αλληλεξάρτηση: ο βαθμός στον οποίο ένα τμήμα εξαρτάται από ένα άλλο για πόρους ή υλικά προκειμένου να πετύχει τους σκοπούς του Χαμηλή αλληλεξάρτηση: τα τμήματα μπορούν να επιτελέσουν το έργο τους ανεξάρτητα Υψηλή αλληλεξάρτηση: τα τμήματα πρέπει συνεχώς να ανταλλάσσουν πόρους

29 Είδη αλληλεξάρτησης (Thomson)
Συμμετοχική αλληλεξάρτηση. Δεν υπάρχει εργασιακή ροή από τμήμα σε τμήμα και κάθε τμήμα λειτουργεί ανεξάρτητα.- «Μεσολαβητική τεχνολογία» π.χ. τράπεζες, μεσίτες Αλυσιδωτή αλληλεξάρτηση. Σειριακή αλληλεξάρτηση. Οι εκροές ενός τμήματος είναι εισροές ενός άλλου. «Τεχνολογία μακρού δεσμού» Αμοιβαία αλληλεξάρτηση. Η εκροή του τμήματος Α είναι εισροή του τμήματος Β, αλλά και οι εκροές του Β μπορούν να αποτελέσουν εισροή του Α. «Συστηματική τεχνολογία» με παροχή ποικιλίας προϊόντων ή υπηρεσιών σε ένα πελάτη

30 Συνέπειες αλληλεξάρτησης για τη διοίκηση (Thomson)
Μορφή αλληλεξάρτησης Απαιτήσεις σε οριζόντια επικοινωνία, λήψη αποφάσεων Είδος απαιτούμενου συντονισμού Προτεραιότητα για εγκατάσταση μονάδων σε μικρή απόσταση Συμμετοχική Αλληλεξάρτηση (pooled interdependence) – π.χ. τράπεζες Μεσολαβητική τεχνολογία Μικρή επικοινωνία Τυποποίηση, κανονισμοί , διαδικασίες Δομή κατά τμήματα Μικρή Αλυσιδωτή Αλληλεξάρτηση (sequential interdependence)- π.χ. γραμμή συναρμολόγησης Τεχνολογία μακρού δεσμού Μέτρια επικοινωνία Σχέδια, προγράμματα, ανάδραση Ειδικές μονάδες Μέση Αμοιβαία Αλληλεξάρτηση (reciprocal interdependence)- π.χ. νοσοκομεία Συστηματική τεχνολογία Μεγάλη επικοινωνία Αμοιβαία προσαρμογή, διατμηματικές συσκέψεις, ομαδική εργασία Οριζόντια δομή Μεγάλη