ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης If you can’t measure it, you can’t manage it!!!

ΔΙΑΛΕΞΗ 14 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Ο υπολογισμός της Earned Value για κάθε χρονική στιγμή Οι παραδοσιακές εκτιμήσεις για την πορεία του έργου Οι προσεγγίσεις με την Earned Value Ο ρόλος του Performance Factor (PF) στις εκτιμήσεις

ΔΙΑΛΕΞΗ 14 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να μπορείτε να εκτιμήσετε την πρόοδο του έργου με διαφορετικούς τρόπους. Να μπορείτε να προετοιμάσετε τα δεδομένα για τη χρήση της Earned Value. Να μπορείτε να εκτιμήσετε τη τελική διάρκεια του έργου με τη βοήθεια της Earned Value και με τις διάφορες παραλλαγές της.

Για τη μέτρηση της εξέλιξης του έργου γνωρίζουμε ότι, αφενός απαιτεί ένα σταθερό χρονικό πλαίσιο αναφοράς (πχ baseline schedule) και, αφετέρου, ότι πρέπει να γίνεται σε όλες τις φάσεις της ζωής του έργου. Έτσι, το χρονοδιάγραμμα καθορίζει χρόνους έναρξης (και περάτωσης) κάθε δραστηριότητας του έργου και κατ’ επέκταση μια εκτιμώμενη αξία κάθε δραστηριότητας τόσο σε όρους χρόνου όσο και κόστους. Η σχεδιασμένη διάρκεια (PD) είναι ίση με τη συνολική διάρκεια του έργου όπως αυτή υπολογίζεται με τη μέθοδο CPM και συνήθως αναφέρεται και ως διάρκεια για την ολοκλήρωση

Συμβολισμοί PD (Planned Duration of the project)  γνωστή από το baseline schedule = SAC (Schedule At Completion) RD Real Duration of the project  γνωστή με την ολοκλήρωση του έργου AT Actual Time in the project life  AT συνώνυμη της actual duration AD (AD = 1, . . . , RD) BAC Budget At Completion EV = BCWP AC = ACWP PV = BCWS

Πιθανά σενάρια Σενάριο 1: χρονική καθυστέρηση , υπέρβαση προϋπολογισμού Σενάριο 2: χρονική καθυστέρηση, κάτω στο κόστος Σενάριο 3: χρονική προήγηση, υπέρβαση προϋπολογισμού Σενάριο 4: χρονική προήγηση, κάτω στο κόστος

Κλασσικές μετρικές SV Schedule Variance (SV = EV - PV) SPI Schedule Performance Index (SPI = EV/PV ) CV Cost Variance (CV = EV - AC) CPI Cost Performance Index (CPI = EV/AC)

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Δίνεται το παρακάτω έργο. Να υπολογιστεί η διάρκειά του, να γίνει το διάγραμμα Gantt με το αργότερο χρονοπρόγραμμα και να υπολογιστεί το BCWS (Planned Value) ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΠΡΟΑΠ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΚΟΣΤΟΣ Α - 4 10 Β 5 15 Γ 35 Δ Β,Γ 3 21 Ε Ζ Δ,Ε 25 Η 2 20

BCWS-Budgeted Cost of Work Scheduled PV – Planned Value 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Α 2,5 5,0 7,5 Β Γ 21 28 35 Δ Ε Ζ 20 25 Η 30 40 50 60 72 84 96 101 106 111 126 141

BCWS –PV ΚΑΜΠΥΛΗ

ACWP- Actual Cost of Work Performed 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Α Β 16 20 Γ 18 24 30 Δ Ε 2,5 Ζ Η 22 32 42 52 62 69,50 77

ACWP ΚΑΜΠΥΛΗ

Οικονομικά προκύπτει ότι δαπανήσαμε λιγότερα BCWS vs. ACWP/ PV vs. AC Προϋπολογίζαμε δαπάνη PV=96 Οικονομικά προκύπτει ότι δαπανήσαμε λιγότερα Δαπανήσαμε AC=77 ?

BCWP-Budgeted Cost of Work Performed EV – Earned Value 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Α 2,5 7,5 Β 15 Γ 13 21 28 35 Δ 14 Ε Ζ Η 20 29 40 50 60 72,00 84

BCWP – EV ΚΑΜΠΥΛΗ

ΟΙ ΣΥΓΚΡΙΣΕΙΣ … COST VARIANCE (+) SCHEDULE VARIANCE (-)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ Ο.Α. PV % EV AC ΠΡΟΟΔΟΣ ΔΙΑΦΟΡΑ Α 10 100 12 -2 Β 15 20 -5 Γ 35 30 5 Δ 21 66,667 14 4 Ε Ζ 25 Η 7

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ - ΕΚΤΙΜΗΣΕΙΣ Ξοδεύτηκαν 7 χμ λιγότερες από το αρχικό σχέδιο Τ=17, t=12, BAC=141, PV (BCWS)=96, EV (BCWP)=84, AC (ACWP)=77 CV=EV – AC = 84 – 77 = 7 SV=EV – PV = 84 – 96 = -12 CPI=EV/AC=1.09 SPI=EV/PV =0.875 ETC=(BAC-PV)/CPI= 41.28 EAC=AC + ETC=118.28 EDC=T/SPI-t= 17/0.875 –12=19.43 –12 = 7.43 Καθυστερούμε όμως στο φυσικό αντικείμενο

Μέθοδος σχεδιασμένης αξίας (Anbari, 2003) Στηρίζεται στη μετρική της κερδισμένης αξίας για την πρόβλεψη της διάρκειας του έργου: PVrate Λόγος σχεδιασμένης αξίας (Planned Value Rate) = BAC/PD TV Χρονική Διακύμανση (Time Variance)= SV/PVrate Η μέση σχεδιασμένη αξία ανά χρονική περίοδο, δηλαδή η PVrate, ορίζεται ως το πηλίκο της BAC που προσδιορίστηκε στον αρχικό σχεδιασμό προς τη σχεδιασθείσα διάρκεια (planned duration) PD. Έτσι, μετατρέπεται η μετρική SV σε μονάδες χρόνου, και αποτελεί πλέον τη χρονική διακύμανση TV.

Κερδισμένος χρόνος (ED) (Jacob και Kane, 2004) Ο Jacob (2003) και οι Jacob και Kane (2004) εισάγουν τη μέθοδο του κερδισμένου χρόνου ως μια αξιόπιστη μέθοδο για την πρόβλεψη της τελικής διάρκειας του έργου με τη βοήθεια της μετρικής συμπεριφοράς του χρονοδιαγράμματος SPI. Ο κερδισμένος χρόνος προκύπτει ως γινόμενο της πραγματικής διάρκειας AD επί τη μετρική SPI. ED Earned duration = AD * SPI Ο κερδισμένος χρόνος ED είναι το γινόμενο της πραγματικής διάρκειας AD και του SPI, και μετατρέπει την πραγματική διάρκεια AD σε κερδισμένη ED λαμβάνοντας υπόψη τη συμπεριφορά του έργου μέχρι εκείνη τη στιγμή. Επομένως, έργα που καθυστερούν χρονικά (δηλαδή με SPI < 1) έχουν κερδισμένη διάρκεια μικρότερη από την πραγματική.

Earned Schedule Method (Lipke, 2003) Ασκεί κριτική στη χρήση των κλασσικών μετρικών SV και SPI στο βαθμό που οδηγούν σε λανθασμένες και αναξιόπιστες προβλέψεις προς το τέλος του έργου. Προτείνει την εισαγωγή μιας νέας μετρικής βασισμένης στο χρόνο για να ξεπεραστεί η συγκεκριμένη αδυναμία. Η μέθοδος του κερδισμένου χρονοδιαγράμματος στηρίζεται σε βασικές αρχές της κερδισμένης αξίας χρησιμοποιώντας την έννοια του κερδισμένου χρονοδιαγράμματος (ES) ως εξής: Βρίσκουμε τη χρονική στιγμή t, έτσι ώστε EV  PVt και EV < PVt+1 ES = t+ (EV-PVt)/(PVt+1-PVt) με ES το κερδισμένο χρονοδιάγραμμα EV την κερδισμένη αξία στη δεδομένη στιγμή PVt τη σχεδιασμένη αξία για τη στιγμή t

Earned Schedule-Ο υπολογισμός Με τη χρήση της έννοιας ES, μπορούν να κατασκευαστούν δύο μετρικές οι οποίες λειτουργούν αξιόπιστα ως εναλλακτικές των SV και SPI, ως εξής: SV(t) Schedule Variance with earned schedule = ES-AT SPI(t) Schedule Performance Index with earned schedule = ES / AT

Earned Schedule-Ο υπολογισμός PD = 9 εβδ., πραγματική διάρκεια είναι RD = 12 εβδ.

Υπολογισμός ES τη χρονική στιγμή t=1 Το EV1=0.8 επομένως ενσωματώσαμε το PV0=0

Υπολογισμός ES τη χρονική στιγμή t=2 Το EV2=2.75 επομένως ενσωματώσαμε το PV1=1

Υπολογισμός ES τη χρονική στιγμή t=3 Το EV3=5.5 επομένως ενσωματώσαμε το PV2=4

Υπολογισμός ES τη χρονική στιγμή t=4 Το EV4=10 επομένως ενσωματώσαμε το PV3=8

Τα σενάρια και ο PF…. Επιχειρούμε την πρόγνωση της διάρκειας του έργου με τη χρήση των μεθόδων Planned Value (Anbari,2003) Earned Duration (Jacob & Kane,2004) Earned Schedule (Lipke,2003) και με βάση τρία διαφορετικά σενάρια PF (performance factors): PF=1 (η διάρκεια της υπολειπόμενης εργασίας σύμφωνα με το σχεδιασμό ) PF=SPI (η διάρκεια της υπολειπόμενης εργασίας σύμφωνα με τον SPI ) PF=SCI (η διάρκεια της υπολειπόμενης εργασίας σύμφωνα με τον SCI )

AT PV AC EV 1 49 41,6 2 77 64,9 3 105 88,2 4 133 111,4 5 161 277 188 6 189 421 264,8 7 333 468 305,7 8 380 515 346,6 9 408 562 387,5 10 434 609 428,4 11 440 617 435 12 446 623 439,8 13 450 629 444,6 14 454 635 449,6 15 455 638 451,8 16 456 641 17 642 18 643 PVrate= 28,5 Τα δεδομένα

Προκαταρτικοί υπολογισμοί SV=EV-PV SPI=EV/PV SV(t)=ES-AT SPI(t)=ES/AT AC EV ES SV SPI SV(t) SPI(t) TV ED SCI SCI(t)   1 49 41,6 0,85 -7,4 -0,15 -0,26 0,72 2 77 64,9 1,57 -12,1 0,84 -0,43 0,78 -0,42 1,69 0,71 0,66 3 105 88,2 2,40 -16,8 -0,60 0,80 -0,59 2,52 0,67 4 133 111,4 3,23 -21,6 -0,77 0,81 -0,76 3,35 0,70 0,68 5 161 277 188 5,96 27 1,17 0,96 1,19 0,95 5,84 0,79 6 189 421 264,8 6,53 75,8 1,40 0,53 1,09 2,66 8,41 0,88 7 333 468 305,7 6,81 -27,3 0,92 -0,19 0,97 -0,96 6,43 0,60 0,64 8 380 515 346,6 7,29 -33,4 0,91 -0,71 -1,17 7,30 0,61 9 408 562 387,5 8,27 -20,5 -0,73 -0,72 8,55 0,65 0,63 10 434 609 428,4 9,78 -5,6 0,99 -0,22 0,98 -0,20 9,87 0,69 11 440 617 435 10,17 -5 -0,83 -0,18 10,88 12 446 623 439,8 10,97 -6,2 -1,03 11,83 13 450 629 444,6 11,65 -5,4 -1,35 0,90 12,84 14 454 635 449,6 12,90 -4,4 -1,10 13,86 15 455 638 451,8 13,45 -3,2 -1,55 -0,11 14,89 16 456 641 14,00 -2 1,00 -2,00 -0,07 15,93 0,62 17 642 15,00 -1 -0,04 16,96 18 643 16,00 0,89 0,00 18,00 PVrate= 28,5 Προκαταρτικοί υπολογισμοί SV=EV-PV SPI=EV/PV SV(t)=ES-AT SPI(t)=ES/AT TV=SV/PVrate ED=AT*SPI SCI=(SPI*EV)/AC SCI(t)=(SPI(t)*EV)/AC

Οι εκτιμήσεις κατά Planned Value SCI SPI TV AT EAC(t)PV1 EAC(t)PV2 EAC(t)PV3   0,72 0,85 -0,26 1 16,26 18,85 22,20 0,71 0,84 -0,42 2 16,42 18,98 22,52 -0,59 3 16,59 19,05 22,68 0,70 -0,76 4 16,76 19,10 22,81 0,79 1,17 0,95 5 15,05 13,70 20,19 0,88 1,40 2,66 6 13,34 11,42 18,16 0,60 0,92 -0,96 7 16,96 17,43 26,68 0,61 0,91 -1,17 8 17,17 17,54 26,06 0,65 -0,72 9 16,72 16,85 24,43 0,69 0,99 -0,20 10 16,20 16,21 23,04 -0,18 11 16,18 22,96 -0,22 12 16,22 16,23 22,98 -0,19 13 16,19 22,91 -0,15 14 16,15 16,16 22,82 -0,11 15 16,11 22,75 1,00 -0,07 16 16,07 22,69 -0,04 17 16,04 22,63 0,00 18 16,00 22,56 PD= EAC(t)PV1=PD-TV EAC(t)PV2=PD/SPI EAC(t)PV3=PD/SCI

Οι εκτιμήσεις κατά Earned Duration SCI SPI ED AT EAC(t)ED1 EAC(t)ED2 EAC(t)ED3   0,72 0,85 1 16,15 18,85 22,02 0,71 0,84 1,69 2 16,31 18,98 22,15 2,52 3 16,48 19,05 22,10 0,70 3,35 4 16,65 19,10 22,03 0,79 1,17 5,84 5 15,16 13,70 17,82 0,88 1,40 8,41 6 13,59 11,42 14,62 0,60 0,92 6,43 7 16,57 17,43 22,97 0,61 0,91 7,30 8 16,70 17,54 22,18 0,65 0,95 8,55 9 16,45 16,85 20,38 0,69 0,99 9,87 10 16,13 16,21 18,83 10,88 11 16,18 18,35 11,83 12 16,17 16,23 17,99 12,84 13 16,16 16,19 17,52 13,86 14 16,14 17,05 14,89 15 16,11 1,00 15,93 16 16,07 16,10 16,96 17 17,04 18,00 18 PD= EAC(t)ED1=AT+(PD-ED) EAC(t)ED2=PD/SPI EAC(t)ED3=AT+(PD-ED)/SCI

Οι εκτιμήσεις κατά Earned Schedule SCI(t) SPI(t) ES AT EAC(t)ES1 EAC(t)ES2 EAC(t)ES3   0,72 0,85 1 16,15 18,85 22,02 0,66 0,78 1,57 2 16,43 20,41 23,84 0,67 0,80 2,40 3 16,60 20,00 23,24 0,68 0,81 3,23 4 16,77 19,82 22,89 1,19 5,96 5 15,04 13,41 17,40 1,09 6,53 6 15,47 14,71 19,85 0,64 0,97 6,81 7 16,19 16,45 21,46 0,61 0,91 7,29 8 16,71 17,56 22,20 0,63 0,92 8,27 9 16,73 17,42 21,21 0,69 0,98 9,78 10 16,22 16,35 19,03 0,65 10,17 11 16,83 17,31 19,95 10,97 12 17,03 17,51 19,80 0,90 11,65 13 17,35 17,85 19,87 12,90 14 17,10 17,36 18,75 13,45 15 17,55 17,84 19,02 0,62 0,88 14,00 16 18,00 18,29 19,23 15,00 17 18,13 18,60 0,89 16,00 18 PD= EAC(t)Es1=AT+(PD-ES) EAC(t)Es2=AT+(PD-ES)/SPI(t) EAC(t)Es3=AT+(PD-ES)/SCI(t)