Διαχείρηση Έργων Πληροφορικής Δρ. Δαμιανός Σακάς

Διαχείριση μιας Ομάδας Έργου

Διαφωνίες στα έργα Πληροφορικής Οι περισσότερες διαφωνίες σε συνεργασίες για την δημιουργία έργου πληροφορικής προκύπτουν από το πάθος για μια τεχνολογική λύση. Όλοι οι συνεργάτες μπορεί να είναι καλοί επαγγελματίες, αυτό που τους φέρνει σε αντιπαράθεση είναι η διαφορετική άποψη για την μεθοδολογία της εργασίας

Διαφωνίες στα έργα Πληροφορικής Η εικόνα δείχνει τις συνέπειες των διαφωνιών Προβλήματα στην ομάδα μπορούν να φέρουν οι ιδιαίτερα ανταγωνιστικοί, απαισιόδοξοι και με αδιαφορία στα συναισθήματα των άλλων.

Είδη Διαφωνιών Πριν προβούμε σε λύση των διαφωνιών πρέπει να γνωρίζουμε ποιες είναι οι συνήθεις αιτίες σύγκρουσης σε ένα έργο πληροφορικής : Χρονοδιάγραμμα Προτεραιότητες Πόροι Τεχνικές πεποιθήσεις Διοικητικές πολιτικές και διαδικασίες Κόστη έργου Προσωπικότητες (συγκρουσιακές, αδιάφορες, αγχωτικές κτλ)

Τρόποι Επίλυσης Διαφωνιών 1/2 Στα έργα πληροφορικής υπάρχουν πέντε διαφορετικές προσεγγίσεις στην επίλυση των διαφωνιών: Επίλυση του προβλήματος: Η μέθοδος αυτή αντιμετωπίζει το πρόβλημα κατάματα. Απαιτεί να διατεθεί χρόνος από τον υπεύθυνο, έχει σαν αποτέλεσμα την δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης Επιβολή: Ο υπεύθυνος αποφασίζει με βάση μια γρήγορη έρευνα. Η μέθοδος χρησιμοποιείται όταν το οικονομικό ενδιαφέρον είναι μεγάλο, ο χρόνος είναι πιεστικός και οι σχέσεις μη συμαντικές.

Τρόποι Επίλυσης Διαφωνιών 2/2 Συμβιβασμός: Αυτή η προσέγγιση απαιτεί από όλους τους διαφωνούντες να παραιτηθούν από κάτι. Χρησιμοποιείται από τον υπεύθυνο όταν έχει ισότιμες σχέσεις με τους διαφωνούντες. Ομαλοποίηση: Η ομαλοποίηση της σύγκρουσης ελαχιστοποιεί το μέγεθος της σύγκρουσης. Είναι προσωρινή λύση και εφαρμόζεται όταν ο χρόνος είναι σημαντικός και το θέμα είναι ασήμαντο. Αποχώρηση: Είναι η χειρότερη τακτική επειδή η μια από της διαφωνούντες πλευρές αποχωρεί συνήθως με αποστροφή. Η μια πλευρά χάνει αλλά ηρεμεί έστω και προσωρινά το γενικό κλίμα.

Φάσεις Ανάπτυξης μιας Ομάδας 1/2 Στόχος του υπεύθυνου έργου δεν είναι η ανάπτυξη φιλίας μεταξύ των μελών της ομάδας. Στόχος είναι να αναπτυχθεί μια ομάδα εργασιακά αποτελεσματική και για να γίνει αυτό περνάει από 4 στάδια Διάπλαση Στο στάδιο αυτό όλα τα μέλη της ομάδας μαθαίνουν τους συνεργάτες τους. Μαθαίνουν με ποιους θα μπορούσαν να συνεργαστούν Αντιδράσεις Όλοι προσπαθούν να καθοδηγήσουν την ομάδα. Καθορίζονται οι άτυποι ρόλοι μέσα στην ομάδα.

Φάσεις Ανάπτυξης μιας Ομάδας 2/2 Ηρεμία Η εστίαση της ομάδας μετατοπίζεται προς την δημιουργία του έργου. Όλοι μαθαίνουν να δουλεύουν μαζί. Απόδοση Το κάθε μέλος της ομάδα έχει μπει στο ρόλο του και υπάρχει εστίαση στην ολοκλήρωση του έργου. Στο τελευταίο στάδιο ο υπεύθυνος έργου έχει σκοπό να εντοπίσει τις ομάδες υψηλής απόδοσης.

Βήματα για την Επίλυση Συγκρούσεων Δώστε Προσοχή σε συνάντηση και με τις δύο αντιμαχόμενες πλευρές Ακούστε με ενεργητική ακρόαση και τις δύο πλευρές Επιλύστε. Η επίλυση των διαφωνιών πολλές φορές έρχεται απλά όταν ένας τρίτος παρακολουθεί τις διαφωνίες Περιμένετε προτρέποντας τους υφιστάμενους να συνεργαστούν Ενεργήστε παίρνοντας μια απόφαση και παραμένοντας σε αυτή μετά από συλλογή δεδομένων. Αιτιολογήστε την απόφαση.

Προσωπικότητες 1/2 Ο Φανταστικός Ηγέτης Το Ποντίκι Χαρακτηριστικό: Θέλουν να ηγηθούν προσπαθειών και δράττουν κάθε ευκαιρία για να το κάνουν. Επίλυση: Πρέπει να τους δοθεί η ευκαιρία να ηγηθούν μιας συνάντησης ή ενός υποέργου. Το Ποντίκι Χαρακτηριστικό: φοβούνται να πάρουν πρωτοβουλίες χωρίς ρητές κατευθύνσεις Επίλυση: Ενθάρρυνση με σκοπό την δημιουργία αυτοπεποίθησης.

Προσωπικότητες 2/2 Ο Αγαπημένος Θείος Ο Καουμπόη Ο Γκρινιάρης Χαρακτηριστικό: Είναι ο γελωτοποιός του γραφείου κατασπαταλώντας χρόνο. Επίλυση: Πρέπει να του δοθούν περισσότερες εργασίες και διακριτική επίπληξη για τον χρόνο που χάνει. Ο Καουμπόη Χαρακτηριστικό: Αυτή η προσωπικότητα αγαπά την ένταση, έχουν αλαζονική συμπεριφορά. Επίλυση: Επιβράβευση των επιτευγμάτων τους, αλλά επιπλέων καθοδήγηση. Ο Γκρινιάρης

Πειθάρχηση των Μελών της Ομάδας Ακολουθώντας μια Εσωτερική Διαδικασία Προφορική επίπληξη Γραπτή επίπληξη Διαθεσιμότητα Απόλυση Απομάκρυνση από το έργο

Έρευνα και Εμπειρία για την Επίλυση των Διαφορών Η εμπειρία είναι ο καλύτερος τρόπος για την επίλυση διαφορών σε τεχνολογικά έργα πληροφορικής. Όταν δεν υπάρχει εμπειρία στο τεχνολογικό θέμα που διαφωνεί η ομάδα, η μόνη εναλλακτική είναι η έρευνα με την δημιουργία ενός εργαστηρίου που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν οι διαφορετικές αντιλήψεις και να επιλεγεί η ποιο δόκιμη.