Κανονισμός REACH για το 2018 Υποβολή του φακέλου καταχώρισής σας

Σκοπός της παρούσας παρουσίασης Η παρούσα παρουσίαση δημιουργήθηκε από τον ECHA, τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Χημικών Προϊόντων, με σκοπό να σας βοηθήσει να ετοιμάσετε μια παρουσίαση για τον REACH 2018, που είναι η τελευταία προθεσμία για την καταχώριση των σταδιακά εισαγόμενων ουσιών. Σκοπός είναι να σας δοθεί η δυνατότητα να επιλέξετε τις κατάλληλες διαφάνειες και να τις προσαρμόσετε αναλόγως με το κοινό στο οποίο απευθύνεστε, το οποίο μπορεί να αποτελείται από διοικητικά στελέχη, εργαζομένους, επαγγελματίες του τομέα υγείας και ασφάλειας, αρχές κ.λπ. Μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε χωρίς να λάβετε επιπλέον άδεια. Η παρούσα παρουσίαση περιλαμβάνει μια σύντομη επισκόπηση της φάσης 6 (Υποβολή του φακέλου καταχώρισής σας) του χάρτη πορείας για τον REACH 2018 του ECHA. Αποτελεί μέρος μιας σειράς παρουσιάσεων σχετικά με το REACH 2018, οι οποίες διατίθενται στον δικτυακό τόπο του ECHA. Μπορείτε να μας στείλετε τα σχόλια και τις προτάσεις σας στη διεύθυνση: reach-2018@echa.europa.eu. Ανακοίνωση νομικού περιεχομένου: Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην παρούσα παρουσίαση δεν αποτελούν νομικές συμβουλές και, από νομικής άποψης, δεν αντιπροσωπεύουν την επίσημη θέση του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Χημικών Προϊόντων. Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Χημικών Προϊόντων δεν αναγνωρίζει καμία ευθύνη όσον αφορά το περιεχόμενο του παρόντος εγγράφου. Έκδοση: Μάιος 2017

Το εργαλείο ΤΠ για την υποβολή πληροφοριών στον ECHA Πηγή πληροφοριών Βρίσκεται στη διεύθυνση: Το REACH-IT είναι το εργαλείο ΤΠ με το οποίο μπορείτε να εκπληρώσετε τις κανονιστικές σας υποχρεώσεις βάσει του REACH. Είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο που φιλοξενείται στο σύστημα του ECHA, επομένως δεν χρειάζεται να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας. Η υποβολή πληροφοριών στον ECHA μέσω του REACH-IT γίνεται με πλήρη ασφάλεια. Τα μηνύματα ή οι ειδοποιήσεις του ECHA σχετικά την υποβολή ή την καταχώρισή σας αποστέλλονται και αυτά με ασφαλή τρόπο. Οι πληροφορίες από κοινού υποβολής που είναι ορατές στο REACH-IT είναι οι εξής: Αν έχετε πραγματοποιήσει προκαταχώριση ή αν έχετε υποβάλει αίτημα διερεύνησης για μια ουσία, τα στοιχεία του κύριου καταχωρίζοντα, αν υπάρχει Τα μέλη μιας από κοινού υποβολής είναι ορατά το ένα στο άλλο. Αν η εταιρεία σας δεν έχει πραγματοποιήσει εγγραφή, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε λογαριασμό. Για να ξεκινήσετε, επισκεφτείτε τη σελίδα του REACH-IT στον δικτυακό τόπο του ECHA και επιλέξτε «Register a company» (Εγγραφή εταιρείας). Αν έχετε ήδη δημιουργήσει λογαριασμό στον ECHA, επιλέξτε απλώς «Login» (Σύνδεση). Χρήσιμοι σύνδεσμοι: REACH-IT: https://reach-it.echa.eu/reach/ https://reach-it.echa.europa.eu/reach//

Όταν συνδεθείτε, βλέπετε την αρχική σελίδα του REACH-IT Υποβολή φακέλου Καθήκοντα Ουσίες. Το χαρακτηριστικό «Submit a dossier» (Υποβολή φακέλου) εμφανίζει τις διάφορες επιλογές για την υποβολή φακέλου. Το χαρακτηριστικό «Tasks» (Καθήκοντα) εμφανίζει μια σύνοψη όλων των καθηκόντων για τα οποία η εταιρεία σας πρέπει να προβεί σε συγκεκριμένες ενέργειες εντός μιας καθορισμένες χρονικής περιόδου. Οι υποχρεώσεις φέρουν χρωματική επισήμανση με βάση το πόσο επείγουσες είναι. Το χαρακτηριστικό «Substances» (Ουσίες) είναι η πύλη από την οποία μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις κανονιστικές διαδικασίες για τις ουσίες σας. Υπάρχουν, επίσης, διάφορες επιλογές αναζήτησης. Η επιλογή «quick search by number» (γρήγορη αναζήτηση με βάση τον αριθμό) βρίσκεται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας του REACH-IT. Στην επιλογή της αναζήτησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο αριθμός CAS ή ΕΕ μιας ουσίας, ο αριθμός υποβολής στο REACH-IT ή άλλος αριθμός αναφοράς. Ο μπλε μεγεθυντικός φακός στο επάνω δεξί μέρος της οθόνης χρησιμοποιείται για σύνθετη αναζήτηση. Όταν κάνετε κλικ σε αυτόν, θα εμφανιστεί μια λίστα με πιθανά στοιχεία προς αναζήτηση. Μπορείτε να περιορίσετε περαιτέρω τα αποτελέσματα της αναζήτησης φιλτράροντάς τα. Οι σύνδεσμοι υποστήριξης είναι διαθέσιμοι στο κάτω μέρος όλων των σελίδων του REACH-IT.

Καθήκοντα και μηνύματα Αν ο ECHA θέλει να πραγματοποιήσετε κάποια ενέργεια θα σας αποστείλει μια εντολή π.χ. πληρωμή κάποιου τέλους Αν ο ECHA θέλει να σας ενημερώσει για ένα γεγονός θα σας αποστείλει ένα μήνυμα π.χ. επιτυχής υποβολή του φακέλου σας Χρήσιμα χαρακτηριστικά: οδηγοί, ενσωματωμένη βοήθεια, εύκολη αναζήτηση, στοιχεία κύριου καταχωρίζοντα, ξένος χρήστης, αγαπημένα Τα μηνύματα και οι εντολές εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς, αλλά και τα δύο είναι μέθοδοι που χρησιμοποιεί ο ECHA για να σας αποστείλει πληροφορίες στο REACH-IT. Αν ECHA απαιτεί από εσάς να πραγματοποιήσετε κάποια ενέργεια στο REACH-IT, θα σας αποστείλει μια εντολή.Οιεντολές σάς ενημερώνουν ότι πρέπει να προβείτε σε κάποια ενέργεια εντός ενός καθορισμένου χρονικού διαστήματος. Για τον λόγο αυτό, καλό θα είναι να ελέγχετε τα New tasks (Νέες εντολές) και Close to deadline (Πλησιάζει η προθεσμία) τα οποία υπάρχουν στην κύρια σελίδα. Αν χρειαστεί να σας ενημερώσει ο ECHA για κάποιο γεγονός στο REACH-IT, θα λάβετε σχετικό μήνυμα. Τα μηνύματα βρίσκονται στο επάνω μέρος της σελίδας και είναι αποκλειστικά ενημερωτικά, γεγονός που σημαίνει ότι δεν απαιτούν να προβείτε σε κάποια ενέργεια. Το REACH-IT διαθέτει πολλά χαρακτηριστικά που το καθιστούν φιλικό προς τον χρήστη και εύκολο στη χρήση: Όταν θέλετε να πραγματοποιήσετε κάποια ενέργεια, όπως «submit» (υποβολή), «create» (δημιουργία) ή «update» (ενημέρωση), εμφανίζεται ένας οδηγός. Οι οδηγοί σας καθοδηγούν από το ένα στάδιο της διαδικασίας στο επόμενο. Μπορείτε συνεχώς να βλέπετε όλα τα στάδια της διαδικασίας. Η ενσωματωμένη βοήθεια περιλαμβάνει κυρίως «page help» (βοήθεια για τη σελίδα) και «topic help» (βοήθεια ανά θέμα). Κάνοντας κλικ στο σύμβολο «info» (πληροφορίες) στην επάνω δεξιά γωνία, μπορείτε να βρείτε γενική και τεχνική βοήθεια για τη συγκεκριμένη σελίδα στην οποία εργάζεστε. Τα βοηθητικά κείμενα διατίθενται σε 23 γλώσσες.

Κύριο μενού Στο κύριο μενού προβάλλονται όλες οι επιλογές αναζήτησής και πλοήγησης, όπως για παράδειγμα: Υποβολή φακέλου Θέματα σύνθετης αναζήτησης Επιλογές από κοινού υποβολής Σελίδες διαχείρισης εταιρείας Καθήκοντα Μηνύματα Όροι και προϋποθέσεις Κουμπί αποσύνδεσης

Εύρεση του κύριου καταχωρίζοντα Πώς να βρείτε τον κύριο καταχωρίζοντα (αν έχετε πραγματοποιήσει προκαταχώριση ή υποβολή αιτήματος διερεύνησης) στο REACH-IT: Χρησιμοποιήστε τη σύνθετη αναζήτηση για από κοινού υποβολές και εισαγάγετε την ταυτότητα ουσίας Μην ξεχάσετε να επιλέξετε το πλαίσιο «show other joint submissions» (εμφάνιση άλλων από κοινού υποβολών) πριν ξεκινήσετε την αναζήτησή σας. Αν δεν το επιλέξετε, δεν θα εμφανιστεί η από κοινού υποβολή που αναζητάτε.

Διαχείριση επιλογών εταιρείας Ελέγξτε το μέγεθος της εταιρείας στην ενότητα «manage company» (διαχείριση εταιρείας) του κύριου μενού. Από το μέγεθος της εταιρείας καθορίζεται το τέλος καταχώρισης. Το μέγεθος εταιρείας είναι ρυθμισμένο από το σύστημα στο μέγεθος «large» (μεγάλη). Αν το μέγεθος της εταιρείας σας δεν είναι αυτό, αλλάξτε το από εδώ στο REACH-IT. Για να αλλάξετε το μέγεθος εταιρείας, επιλέξτε «update company size» (επικαιροποίηση μεγέθους εταιρείας» και θα εμφανιστεί ο σχετικός οδηγός. Ελέγξτε τους υπεύθυνους επικοινωνίας της εταιρείας στην ενότητα «manage company» (διαχείριση εταιρείας)/σελίδα «Contacts» Βεβαιωθείτε ότι η λίστα με τους υπεύθυνους επικοινωνίας σας στο REACH-IT είναι επικαιροποιημένη, έτσι ώστε ο ECHA και οι συν-καταχωρίζοντες να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας. Μπορείτε να διαγράψετε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας μόνον εάν δεν έχει αρμοδιότητες ή αφού μεταβιβάσετε τις αρμοδιότητές του σε άλλον υπεύθυνο επικοινωνίας.

Ευθύνες από κοινού υποβολής στο REACH-IT Κύριος καταχωρίζων 1. Δημιουργία από κοινού υποβολή στο REACH-IT 2. Παράδοση κωδικού στα μέλη Μόλις οι συν-καταχωρίζοντες αποφασίσουν για το ποιος θα είναι ο κύριος καταχωρίζων, ο τελευταίος θα δημιουργήσει την από κοινού υποβολή στο REACH-IT επιλέγοντας «Create new» (Δημιουργία νέας) κάτω από την επιλογή «Joint submissions» (Από κοινού υποβολές) στο κύριο μενού. Θα εμφανιστεί ο οδηγός «Create joint submission» (Δημιουργία από κοινού υποβολής). Ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού και δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις λίστες ελέγχου, οι οποίες περιλαμβάνουν χρήσιμες πληροφορίες. Ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει αναλόγως σε μια διαδικασία με πέντε στάδια. Οι καταχωρίζοντες-μέλη μπορούν να υποβάλουν τον φάκελό τους μόνον αφού ο κύριος καταχωρίζων υποβάλει επιτυχώς τον δικό του. Ο κύριος καταχωρίζων πρέπει να τους δώσει τον κωδικό από κοινού υποβολής προκειμένου να υποβάλουν τους φακέλους τους.

Ευθύνες από κοινού υποβολής στο REACH-IT Καταχωρίζον μέλος Λήψη του κωδικού ασφαλείας από τον κύριο καταχωρίζοντα «Join existing»: Ένταξη σε υπάρχουσα από κοινού υποβολή Ως μέλος, θα χρειαστεί να λάβετε τον κωδικό ασφαλείας της από κοινού υποβολής από τον κύριο καταχωρίζοντα εκτός του περιβάλλοντος του REACH-IT. Μόλις λάβετε το συγκεκριμένο στοιχείο, η ένταξη στην από κοινού υποβολή είναι απλή: επιλέγετε «Join existing» (Ένταξη σε υπάρχουσα) κάτω από την καρτέλα «Joint submission» (Από κοινού υποβολή) του κύριου μενού. Εμφανίζεται ο οδηγός ο οποίος σας καθοδηγεί σε μια διαδικασία με τρία στάδια. Σημείωση: Ελέγξτε τη σελίδα από κοινού υποβολής για να δείτε την κατάσταση του φακέλου του κύριου καταχωρίζοντα. Αν το τμήμα του φακέλου του κύριου καταχωρίζοντα είναι πράσινο, αυτό σημαίνει ότι ο φάκελος του κύριου καταχωρίζοντα έχει υποβληθεί και εσείς, ως μέλος, μπορείτε να υποβάλετε τον δικό σας φάκελο. Αν το τμήμα του φακέλου του κύριου καταχωρίζοντα είναι κόκκινο, αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε ακόμη να υποβάλετε τον φάκελό σας ως μέλος και πρέπει να περιμένετε μέχρι ο κύριος καταχωρίζων να υποβάλει τον δικό του.

Πριν την υποβολή, ελέγξτε τα εξής: Υπεύθυνοι επικοινωνίας της εταιρείας Διεύθυνση χρέωσης και ΑΦΜ Εντολή αγοράς Μέγεθος εταιρείας Αν ο φάκελός σας στο IUCLID έχει ελεγχθεί με τον Βοηθό επικύρωσης του IUCLID είναι έτοιμος για μεταφόρτωση

Είστε έτοιμος; Υποβολή στο REACH-IT Οι φάκελοι για κάθε τύπο υποβολής υποβάλλονται μέσω του οδηγού υποβολής χρησιμοποιώντας τη λειτουργία «Submit a dossier» (Υποβολή φακέλου) στην αρχική οθόνη του REACH-IT. Ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει αναλόγως στα απαραίτητα στάδια της διαδικασίας.

Συντομεύσεις οδηγού υποβολής Μπορείτε να εμφανίσετε τον οδηγό και από άλλες σελίδες του REACH-IT. Τα μέλη και οι κύριοι καταχωρίζοντες μιας από κοινού υποβολής μπορούν, για παράδειγμα, να δημιουργήσουν μια συντόμευση για τον οδηγό υποβολής μέσω της σελίδας «Joint submission» (Από κοινού υποβολή). Εδώ με το πορτοκαλί πλήκτρο «Submit a IUCLID dossier» (Υποβολή φακέλου IUCLID) εμφανίζεται ο οδηγός υποβολής.

Ποιο είναι το επόμενο στάδιο; Μετά την υποβολή του φακέλου σας, το REACH-IT θα δημιουργήσει έναν αριθμό υποβολής για τον φάκελό σας. Πατήστε στον σύνδεσμο για να μεταβείτε στη σελίδα της έκθεσης υποβολής. Μετά τη μεταφόρτωση του φακέλου σας στο REACH-IT, θα λάβετε αριθμό προκαταρκτικής υποβολής. Ο αριθμός εμφανίζεται στην οθόνη με τη μορφή συνδέσμου. Πατήστε στον σύνδεσμο και θα οδηγηθείτε στη σελίδα της έκθεσης υποβολής

Σελίδα έκθεσης υποβολής Για κάθε υποβολή φακέλου στον ECHA, θα λάβετε μια έκθεση υποβολής. Στη σελίδα της έκθεσης υποβολής υπάρχει μια συνοπτική επισκόπηση των πληροφοριών που σχετίζονται με την υποβολή. Στο κέντρο της σελίδας, βρίσκονται οι γενικές πληροφορίες σχετικά με την υποβολή. Σημαντικό σημείο της σελίδας είναι τα «Key documents» (Σημαντικά έγγραφα) τα οποία βρίσκονται στο κάτω μέρος της σελίδας. Κάντε κλικ για να αναπτύξετε αυτό το τμήμα. Σε αυτό το τμήμα θα βρείτε τις αποφάσεις και τα τιμολόγια που σχετίζονται με την υποβολή. Στο δεξί μέρος της σελίδας, θα βρείτε τα βήματα επεξεργασίας της υποβολής, δηλαδή μια περιγραφή της πορείας του φακέλου στον ECHA με τη μορφή βημάτων.

Η πορεία του φακέλου Μετά την υποβολή του φακέλου σας στο REACH-IT, ο ECHA θα ελέγξει αν ο φάκελο σας περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και ότι αυτές είναι συνεπείς. Το πρώτο στάδιο είναι οι διαδικαστικοί κανόνες. Οι διαδικαστικοί κανόνες είναι διοικητικοί έλεγχοι με σκοπό να διαπιστωθεί εάν ο ECHA μπορεί να προχωρήσει στην επεξεργασία του φακέλου. Αν διαπιστωθεί ότι λείπουν πληροφορίες σε αυτόν τον έλεγχο, ο φάκελός σας δεν θα ληφθεί υπόψη. Μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να υποβάλετε νέο φάκελο. Όταν ο φάκελος περάσει με επιτυχία τον έλεγχο των διαδικαστικών κανόνων, ο ECHA ελέγχει την τεχνική και οικονομική πληρότητά του. Αυτοί οι δύο έλεγχοι γίνονται ταυτόχρονα. Με τον έλεγχο τεχνικής πληρότητας επαληθεύεται η πληρότητα του φακέλου με βάση τα απαιτούμενα δεδομένα βάσει του κανονισμού REACH. Με τον έλεγχο οικονομικής πληρότητας επαληθεύεται εάν πρέπει να πληρώσετε κάποιο τέλος για την καταχώρισή σας. Εάν εντοπιστούν τυχόν ελλείψεις κατά έλεγχο της τεχνικής ή οικονομικής πληρότητας, θα ενημερωθείτε από τον ECHA. Αν ο φάκελος δεν περάσει επιτυχώς τον έλεγχο τεχνικής πληρότητας, θα έχετε μόνο μία ευκαιρία για να τον βελτιώσετε και μόνο εντός της προθεσμίας που θα ορίσει ο ECHA. Αν περάσετε με επιτυχία όλους τους ελέγχους, θα λάβετε θετική απόφαση και έναν αριθμό καταχώρισης για την ουσία σας.

Ενημέρωση του φακέλου σας κατόπιν αιτήματος Σε αυτή τη διαφάνεια περιλαμβάνονται κάποιες σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε όταν επικαιροποιείτε τον φάκελό σας, μετά από σχετικό αίτημα του ECHA: Πρώτα από όλα, ο αριθμός υποβολής και ο αριθμός επικοινωνίας. Όταν έχετε διορθώσει το σύνολο δεδομένων στο IUCLID και είστε έτοιμος να δημιουργήσετε νέο φάκελο, θα χρειαστείτε αυτούς τους δύο αριθμούς. Θα χρειαστεί να τους εισαγάγετε στην επικεφαλίδα του φακέλου, ώστε το REACH-IT να γνωρίζει ότι υποβάλετε επικαιροποιημένο φάκελο. Δεύτερον, προσέξτε την ημερομηνία της εκ νέου υποβολής: πραγματοποιήστε την υποβολή εγκαίρως ώστε να μην αντιμετωπίσετε τυχόν εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής. Δεν θα έχετε τη δυνατότητα να υποβάλετε ενημερωμένο φάκελο μετά την παρέλευση της προθεσμίας.

Αριθμός καταχώρισης Όταν ο φάκελός σας περάσει με επιτυχία τον έλεγχο πληρότητας και έχετε εξοφλήσει το τιμολόγιό σας Όταν ένας φάκελος περάσει με επιτυχία όλους τους ελέγχους, θα σας χορηγηθεί αριθμός καταχώρισης. Σε αυτό το στάδιο, θα έχουν ολοκληρωθεί όλα τα στάδια της διαδικασίας υποβολής και θα εμφανιστεί ο σύνδεσμος του αριθμού καταχώρισης μετά την επισήμανση «reference number» (αριθμός αναφοράς). Πατήστε στον σύνδεσμο για να μεταβείτε στη σελίδα επισκόπησης.

Σελίδα αριθμού αναφοράς Στη σελίδα προεπισκόπησης του αριθμού αναφοράς παρουσιάζονται οι βασικές πληροφορίες σχετικά με την καταχώρισή σας. Σε αυτή τη σελίδα, μπορείτε να τροποποιήσετε τα στοιχεία του υπευθύνου επικοινωνίας , εάν για παράδειγμα το άτομο που είναι αρμόδιο για τη συγκεκριμένο ουσία στην εταιρεία σας έχει αλλάξει. Κάτω από το «Key documents» (Σημαντικά έγγραφα), μπορείτε να βρείτε τις αποφάσεις που αφορούν την καταχώρισή σας. Μπορείτε επίσης να βρείτε μια εκτυπώσιμη επιστολή με την απόφαση του ECHA και τον αριθμό καταχώρισης. Στο κάτω μέρος της σελίδας, υπάρχει ένα τμήμα με τίτλο «Reference number history» (Ιστορικό αριθμού αναφοράς). Σε αυτό το τμήμα, μπορείτε να δείτε τις διάφορες ενέργειες που σχετίζονται με την καταχώρισή σας, όπως οι ενημερώσεις.

Τι πρέπει να θυμάστε Βεβαιωθείτε ότι έχετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο REACH-IT Ελέγξτε το μέγεθος της εταιρείας σας Επικαιροποιήστε τα στοιχεία των υπευθύνων επικοινωνίας της εταιρείας σας Μάθετε ποιες είναι οι ευθύνες σας σε μια από κοινού υποβολή Διαβάζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε από το REACH-IT Αν λάβετε κάποια εντολή, ενεργήστε έγκαιρα (τέλη και εκ νέου υποβολές) Για βοήθεια, επισκεφτείτε τη διεύθυνση:https://echa.europa.eu/reach-2018