Βασικές Αρχές Σχεδίασης και Προετοιμασίας Παρουσιάσεων

Βήματα Επιτυχημένης Παρουσίασης Σχεδίαση της παρουσίασης (θεματολογία, υλικό, τόνος κλπ), ανάλογα με το συγκεκριμένο ακροατήριο Σωστή οργάνωση του υλικού της παρουσίασης Προετοιμασία του υλικού της παρουσίασης Σωστή επιλογή των γραφικών και οπτικών βοηθημάτων Προετοιμασία του ομιλητή – (σχετικά με την παρουσίαση και ψυχολογικά) Προετοιμασία του χώρου της παρουσίασης Παρουσίαση

Αρχικός σχεδιασμός παρουσίασης Εστίαση Απλοποίηση Οργάνωση Δραματοποίηση Προσωποποίηση

Τύποι Παρουσιάσεων Πληροφοριακές Εκπαιδευτικές Επίλυσης προβλημάτων Λήψης Αποφάσεων Αναφοράς - Έκθεσης Πειστικές

Ακροατήριο και Συνθήκες Παρουσίασης

Διάταξη αίθουσας Η διάταξη πρέπει να είναι ανάλογη με τις διαστάσεις της αίθουσας και το μέγεθος του ακροατηρίου. Μικρή αίθουσα - διευκολύνεται και η ενεργή συμμετοχή των ακροατών και η προαγωγή του διαλόγου Διάταξη συνεδρίασης (γύρω από το τραπέζι ή καρέκλες σε κύκλο) Περιορισμένη διάταξη-Π Μεσαία αίθουσα - διευκολύνεται η αίσθηση οικειότητας και παροτρύνεται η ενεργή συμμετοχή των ακροατών Διάταξη Π Σχολική διάταξη Μεγάλη αίθουσα - εξασφαλίζει ότι ολόκληρο το ακροατήριο έχει καλή οπτική και ακουστική κατά τη διάρκεια της παρουσίασης Αμφιθεατρική διάταξη Σχολική Διάταξη Αμφιθεατρική Διάταξη

Μέγεθος ακροατηρίου Ακροατήρια 5-10 ατόμων Ακροατήρια 10-25 ατόμων Άμεση επικοινωνία μεταξύ του ομιλητή και του ακροατηρίου Ενίσχυση συμμετοχής και έκφρασης απόψεων του ακροατηρίου Μικρός χώρος διεξαγωγής Διάταξη σύσκεψης ή -Π Ακροατήρια 10-25 ατόμων Άμεσης επικοινωνίας μεταξύ του ομιλητή και του ακροατηρίου Μέτρια Ενίσχυση συμμετοχής ακροατηρίου, την έκφραση των απόψεων του ακροατηρίου Μικρομεσαίος χώρος διεξαγωγής Διάταξη Π ή η Σχολική Ακροατήρια 25-40 ατόμων Η ενεργή συμμετοχή και έκφραση του ακροατηρίου είναι αρκετά χρονοβόρα Μεγάλος χώρος διεξαγωγής Σχολική διάταξη Ακροατήρια πάνω από 40 άτομα Χρόνος στο τέλος της παρουσίασης, για τις απόψεις/ερωτήσεις του ακροατηρίου Αμφιθεατρική διάταξη

Διαστάσεις και Φωτισμός Αίθουσας Προσοχή στα: Ποιότητα του φωτισμού Κατεύθυνση του φωτισμού Τις σκιές του φωτισμού Τις λειτουργίες του φωτισμού Ο κατάλληλος φωτισμός ελαχιστοποιεί την απόσπαση της προσοχής του ακροατηρίου Ανάλογα με τη φωτεινότητα μιας αίθουσας: Φωτεινή: ανοιχτόχρωμο φόντο και σκούρα γράμματα στην παρουσίαση Μη-φωτεινή: σκούρο φόντο και ανοιχτόχρωμα γράμματα στην παρουσίασης

Δημογραφικά Στοιχεία Ακροατηρίου Βασικά δημογραφικά στοιχεία: Ηλικία Τομέας εργασίας Φύλο Κοινωνική και Οικονομική κατάσταση Οικογενειακή κατάσταση Επίπεδο μόρφωσης Εθνικότητα του ακροατηρίου

Δημογραφικά: Ηλικία Διαφοροποίηση του τρόπου παρουσίασης των μηνυμάτων ανάλογα με την ηλικία Η ηλικία του ακροατηρίου επηρεάζει: την κατανόηση του υλικού της παρουσίασης το επίπεδο γνώσεων τον τρόπο κατανόησης τα ενδιαφέροντα του ακροατηρίου Η ηλικία του ακροατηρίου καθορίζει και το ύφος μιας παρουσίασης σε μικρότερες ηλικίες μπορούν να γίνουν σε ένα φιλικό και ανεπίσημο ύφος σε μεγαλύτερες ηλικίες προτείνεται να έχουν ένα πιο επίσημο και επαγγελματικό ύφος

Δημογραφικά: Μορφωτικό Επίπεδο Δημογραφικά: Μορφωτικό Επίπεδο Το μορφωτικό επίπεδο του ακροατηρίου επηρεάζει τον τρόπο και το περιεχόμενο μιας παρουσίασης: Όγκος δεδομένων Χρήση όρων Μεταβολή γλώσσας Χαμηλό μορφωτικό επίπεδο: απλοί όροι, περισσότερες επεξηγήσεις και κατανοητά παραδείγματα Υψηλό μορφωτικό επίπεδο: τεχνικοί όροι, σύνθετα παραδείγματα, μόνο απαραίτητες επεξηγήσεις

Δημογραφικά: Πολιτιστικό Επίπεδο Δημογραφικά: Πολιτιστικό Επίπεδο Επηρεάζει τον τρόπο: Αφομοίωσης και αντίληψης παραδειγμάτων Αντίληψης χειρονομιών του ομιλητή Χρήση παραδειγμάτων και κινήσεων ανάλογη με την πολιτιστική κουλτούρα του ακροατηρίου

Αφομοίωση – Κατανόηση Παρουσίασης

Χρήση Γραφημάτων, Εικόνων και Οπτικών Βοηθημάτων Η χρήση Οπτικών Βοηθημάτων: Επηρεάζει το συναίσθημα που δημιουργείται στο ακροατήριο Βοηθά το ακροατήριο να σκεφθεί με το δικό σας τρόπο Κανόνας 8H – για την ευκρίνεια των βοηθημάτων Ένα οπτικό βοήθημα θα πρέπει να μπορεί να διαβαστεί από απόσταση οκταπλάσια του ύψους του μέσα σε μια αίθουσα για να είναι ευδιάκριτο στο ακροατήριο Προσδίδει ρεαλισμό σε μια παρουσίαση και κατά συνέπεια βοηθά και επαυξάνει το επίπεδο κατανόησης και αφομοίωσης του ακροατηρίου. Δίνει έμφαση ή αποσαφηνίζει πολύπλοκες έννοιες Δίνει τη δυνατότητα στο ακροατήριο να καταλάβει καλύτερα και πιο εύκολα ένα πολύπλοκο θέμα Επιτρέπει την προβολή εικόνων που δεν θα μπορούσαν αλλιώς να προβληθούν (πχ. το εσωτερικό ενός νέου καταστήματος που δεν έχει χτιστεί ακόμα)

Συμβουλές για τα Οπτικά Βοηθήματα Διατηρήστε τα οπτικά βοηθήματα απλά και λιτά Σιγουρευτείτε ότι τα οπτικά βοηθήματα είναι ευδιάκριτα από οποιοδήποτε σημείο του ακροατηρίου Μην συμπεριλάβετε όλα τα δεδομένα που θα παρουσιαστούν στα οπτικά βοηθήματα Δώστε στο ακροατήριο ένα αντίγραφο (φυλλάδιο) με τα δεδομένα που θέλετε να θυμούνται (μόνο τα σημαντικότερα σημεία της παρουσίασή σας) Παραδείγματα

Κείμενα και Επίπεδο Λεπτομερειών Παρουσίασης Το Κείμενο μιας παρουσίασης πρέπει να είναι επεξηγηματικό και συμπληρωματικό για τις εικόνες και τα γραφικά της παρουσίασης Κάθε διαφάνεια να έχει ενδεικτικό τίτλο Διατηρήστε την ίδια γραμματοσειρά Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματα, μεγέθη, στυλ και εφέ για να δώσετε έμφαση στα σημεία που χρειάζεται. Μην γράφετε περισσότερες από 6 ως 8 λέξεις ανά γραμμή Χρησιμοποιήστε τον Κανόνα 6x6x6 – δηλαδή μια ιδέα / σκέψη ανά κουκίδα - (γραμμή) – όχι περισσότερες από 6 λέξεις ανά γραμμή – όχι περισσότερες από 6 κουκίδες ανά διαφάνεια – όχι περισσότερες από 6 διαφάνειες κειμένου στη σειρά Εμφανίστε μια-μια τις κουκίδες ή τα βήματα σε μια λίστα Διατηρήστε τις σωστές κλίσεις ρημάτων και το ίδιο πρόσωπο

Σωστή επιλογή και τη χρήση γραμματοσειρών Επιλέξτε γραμματοσειρές sans-serif όπως Arial ή Helvetica. Αποφύγετε τις γραμματοσειρές τύπου serif όπως Times New Roman ή Palatino Μέγεθος της γραμματοσειράς τουλάχιστον 24 στιγμών Αποφύγετε τις πλάγιες γραμματοσειρές Χρησιμοποιήστε σκούρο χρώμα γραμματοσειράς σε ανοιχτά χρώματα φόντου μιας διαφάνειας και αντίστροφα. Συνήθως τα σκούρα χρώματα φόντου δυσκολεύουν κάποιους από τους ακροατές στην ανάγνωση του κειμένου. Αποφύγετε τα πολλαπλά χρώματα κειμένου σε μια παρουσίαση, αφού η χρήση πολλών χρωμάτων προκαλεί αποπροσανατολισμό και σύγχυση στους ακροατές.         

Επιλογή και Συνέπειες Χρωμάτων Παρουσίασης Περιορισμένο πλήθος χρωμάτων σε μια διαφάνεια Χρήση ζωηρών χρωμάτων σε μικρά αντικείμενα ή λεπτές γραμμές έτσι ώστε να διακρίνονται Όχι πάνω από τέσσερα χρώματα στα γραφήματα Έλεγχος χρωμάτων της παρουσίασης με το πραγματικό μέσο της παρουσίασης Διατήρηση συνέχειας στο (διακριτικό) φόντο της παρουσίασης Διατήρηση απλού και καθαρού το πρότυπο σχεδίασης (χωρίς υπερβολικά γραφικά και χρώματα) Χρήση μόνο απαραίτητων & ποιοτικών γραφικών Χρήση γραφικών του ιδίου στυλ στην παρουσίαση (π.χ. γελοιογραφίες, φωτογραφίες) Περιορισμένο πλήθος γραφικών σε κάθε διαφάνεια Αποφυγή χρήσης κινούμενων σχεδίων ή ήχων που δεν έχουν σχέση με την παρουσίαση ή τη συγκεκριμένη διαφάνεια

Συναισθηματικές αντιδράσεις ακροατηρίου Χρώμα Συναίσθημα Κόκκινο ενθουσιασμός, επιφύλαξη, επισήμανση Πράσινο ανάπτυξη Κίτρινο σιγουριά, ζεστασιά, σοφία Μωβ αξιοπρέπεια, εκλέπτυνση Άσπρο επαγγελματισμός, νέο, αθωότητα Μπλε αλήθεια, εμπιστοσύνη, δικαιοσύνη Μαύρο δύναμη, εξουσία Πορτοκαλί ενέργεια, αισιοδοξία Καφέ φιλική διάθεση, ζεστασιά Γκρι ακεραιότητα, ωριμότητα

Επιπτώσεις χρήσης πολλών χρωμάτων σε μια παρουσίαση Πιθανό αποπροσανατολισμό του ακροατηρίου από το νόημα και τα μηνύματα της παρουσίασης Μπερδεμένα συναισθήματα Σύγχυση του ακροατηρίου ως προς το θέμα ή τα μηνύματα της παρουσίασης Πρόκληση μη επιθυμητών αντιδράσεων από το ακροατήριο Απόσπαση της προσοχής του ακροατηρίου από το θέμα της παρουσίασης ή των συγκεκριμένων μηνυμάτων/επιχειρημάτων που παρουσιάζονται Αρνητικές αντιδράσεις προς τον ομιλητή, το θέμα ή την εταιρεία (σε περιπτώσεις εταιρικών παρουσιάσεων)

Προβλήματα αχρωματοψίας ανεπάρκεια όρασης χρώματος μια κατάσταση κατά την οποία ορισμένα χρώματα δεν μπορούν να διακριθούν από τον άνθρωπο συνήθως οφείλεται στην κληρονομικότητα

Τύποι Αχρωματοψίας Κόκκινο / Πράσινο Κίτρινο / Μπλε Πλήρης Αχρωματοψία (αποχρώσεις του γκρι) Ο πιο κοινός τύπος αχρωματοψίας παγκοσμίως είναι ο τύπος Κόκκινο-Πράσινο, αφού είναι συναντάται περίπου στο 99% των περιπτώσεων Παραδείγματα

Εκφώνηση – Παρουσίαση

Λογική σειρά διαφανειών Θεματική συνέχεια Οργάνωση Τοπική οργάνωση Χρονολογική οργάνωση Κατηγοριοποίηση Οργάνωση Πρόβλημα/Λύση Οργάνωση Ενέργεια/Αποτέλεσμα Σωστή χρήση Εισαγωγής και Κλεισίματος

Χρόνος αδιάσπαστης προσοχής του ακροατηρίου Το ακροατήριο μπορεί να ακούει προσεκτικά ένα συγκεκριμένο μήνυμα ή πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα μόνο για ένα μικρό χρονικό διάστημα οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν χρόνο αδιάσπαστης προσοχής περίπου τα 20 λεπτά ανά θέμα

Χρόνος Παρουσίασης Προσαρμογή περιεχομένου στον διαθέσιμο χρόνο Καταμερισμός κατάλληλου χρονικού διαστήματος για κάθε διαφάνεια Χρήση αποκρυμμένων διαφανειών για προσαρμογή στο χρόνο

Τρόπος Εκφώνησης Η γλώσσα του σώματος (Body language) Ο τρόπος οπτικής επικοινωνίας (eye contact) Ο τρόπος ομιλίας Η εκφώνηση του κειμένου Χρήση παύσεων Προσθήκη χιούμορ Χρήση ιστοριών, αναλογιών, μεταφορών και αναφορών Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης ο ομιλητής πρέπει να μιλάει με το ακροατήριο, να ακούει τις ερωτήσεις τους, να παρατηρεί και να απαντά στις αντιδράσεις του, να προσαρμόζεται και να προσαρμόζει Ενδιαφέρον κλείσιμο παρουσίασης που αφήνει μια θετική εντύπωση στο ακροατήριο καθώς και μια αίσθηση ολοκλήρωσης

Κανόνας 8Η Οπτικό Βοήθημα 1m 8m

Παράδειγμα Χρήσης Γραφήματος και Κειμένου Το παραπάνω γράφημα υποδηλώνει τη σαφή αύξηση των πωλήσεων της Ανατολής κατά το 3ο τρίμηνο, ενώ ο Βορράς δείχνει πτωτικές τάσεις για το 3ο και 4ο τρίμηνο. Ιδιαίτερα ανησυχητική η πτώση πωλήσεων της Ανατολής από το 3ο στο 4ο τρίμηνο Η πτώση κατά 350% για την Ανατολή από το 3ο στο 4ο τρίμηνο οφείλεται σε αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο. Σωστός συνδυασμός κειμένου και γραφήματος

Κανονική αντίληψη χρώματος Αντίληψη κόκκινου ως κόκκινο και πράσινο Διαθέσιμο φως, πράσινο Αντίληψη πράσινου ως κόκκινο και πράσινο Διαθέσιμο φως, χωρίς κόκκινο