Εργαστήριο Διαχείρισης Έργων Εξέταση κόστους έργου Εργασία με την Κρίσιμη Διαδρομή Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2017)

Περιεχόμενα μαθήματος Εξέταση του κόστους έργων Δημιουργία Γραμμής Βάσης (Baseline) (1), (2), (3) Εξέταση του κόστους (1), (2) Εμφάνιση τρέχοντος κόστους και κόστους γραμμής βάσης (αρχικού προϋπολογισμού) Σύγκριση του κόστους με τον Πίνακα Κόστους. Ελάττωση του κόστους (1), (2) Εργασία με την Κρίσιμη Διαδρομή Ορισμός της Κρίσιμης Διαδρομής Ανάλυση της Κρίσιμης Διαδρομής Εμφάνιση της Κρίσιμης Διαδρομής (1), (2), (3) Σύμπτυξη της Κρίσιμης Διαδρομής Παρατηρήσεις για την Κρίσιμη Διαδρομή

Δημιουργία Γραμμής Βάσης (Baseline) (1) Ορισμός: Η γραμμή βάσης είναι ένα σύνολο σημαντικών τιμών ενός έργου, όπως η προγραμματισμένη ημερομηνία αρχής και τέλους διαφόρων εργασιών και το κόστος των εργασιών, πόρων και αντιστοιχίσεων. Αποθηκεύοντας μια γραμμή βάσης, το Project παίρνει ένα «στιγμιότυπο» των υπαρχουσών τιμών, με στόχο τη μελλοντική σύγκριση.

Δημιουργία Γραμμής Βάσης (Baseline) (2) Παρατήρηση: Μετά την αντιστοίχιση των πόρων στις εργασίες, όποιο μεταβλητό κόστος έχει καταγραφεί στις πληροφορίες των πόρων ενσωματώνεται στο κόστος του έργου. Καταχωρίζοντας και το σταθερό κόστος των πόρων (αν υπάρχει), είμαστε σε θέση να σχηματίσουμε μια πρώτη εικόνα του συνολικού κόστους του έργου. Αποθηκεύοντας τη μορφή αυτή του έργου σαν γραμμή βάσης, αυτό το συνολικό κόστος μπορεί να οριστεί ως ο αρχικός προϋπολογισμός.

Δημιουργία Γραμμής Βάσης (Baseline) (3) Η γραμμή βάσης δημιουργείται ως εξής: Από το μενού «Tools» επιλέγουμε «Tracking» και μετά «Set Baseline». Καθορίζουμε τις επιλογές αποθήκευσης της γραμμής βάσης και ΟΚ, δημιουργώντας ένα αντίγραφο των πληροφοριών εργασιών και πόρων.

Εξέταση κόστους έργου (1) Ορισμός: Το κόστος μιας εργασίας είναι το άθροισμα του σταθερού κόστους (αν υπάρχει) συν το μεταβλητό κόστος των πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί σε αυτήν. Το μεταβλητό κόστος πόρων υπολογίζεται από τις πληροφορίες κόστους της μονάδας του πόρου – τυπικός μισθός (standard rate), κόστος υπερωριών (overtime rate), κόστος ανά χρήση (cost per use) καθώς και από τη μέθοδο συσσώρευσης κόστους (cost accrual method) – που έχουν καταχωριστεί για τον πόρο. Τα είδη κόστους που μπορεί να συναντήσουμε στη διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου είναι τα εξής: Κόστος γραμμής βάσης (Baseline Cost): Είναι το αρχικά προγραμματισμένο κόστος των εργασιών, των πόρων ή των αντιστοιχίσεων του προγράμματος έργου.

Εξέταση κόστους έργου (2) Τρέχον κόστος (Cost ή Total Cost ): Είναι το υπολογιζόμενο κόστος των εργασιών, των πόρων ή των αντιστοιχίσεων του έργου ως έχουν «αυτή τη στιγμή». Καθώς κάνουμε προσαρμογές στο πρόγραμμα έργου, το Project υπολογίζει ξανά το τρέχον κόστος, όπως ακριβώς και την ημερομηνία αρχής και τέλους κάθε εργασίας. Πραγματικό κόστος (Actual Cost): Είναι το κόστος που έχει πραγματικά χρεωθεί στις εργασίες, τους πόρους ή τις αντιστοιχίσεις. Υπολειπόμενο κόστος (Remaining Cost): Είναι η διαφορά μεταξύ του τρέχοντος και του πραγματικού κόστους των εργασιών, των πόρων, ή των αντιστοιχίσεων. Παρατήρηση: Συγκρίνοντας την τρέχουσα μορφή του έργου με τη γραμμή βάσης, συγκρίνουμε το τρέχον κόστος του έργου με το κόστος γραμμής βάσης (αρχικός προϋπολογισμός).

Εμφάνιση τρέχοντος κόστους και κόστους γραμμής βάσης Από το «Project» επιλέγουμε «Project Information» και «Statistics». Εμφανίζεται το «Project Statistics» για το έργο αυτό. Συνήθως, το τρέχον κόστος είναι διαφορετικό από τον αρχικό προϋπολογισμό. Αν είναι μικρότερο του αρχικού προϋπολογισμού, τότε δεν χρειάζεται αλλαγή. Στην αντίθετη περίπτωση, θα εξετάσουμε τι θα πρέπει να γίνει στη συνέχεια.

Σύγκριση κόστους με τον Πίνακα Κόστους Μέσω του Πίνακα Κόστους μπορούμε να κάνουμε μια πιο αναλυτική σύγκριση ανάμεσα στο τρέχον κόστος και τον προϋπολογισμό. Από το «View» επιλέγουμε «Table: Entry» και «Cost». Στον πίνακα αυτό το τρέχον κόστος εμφανίζεται στη στήλη «Total Cost», το αρχικά σχεδιασμένο κόστος στη στήλη «Baseline» και η διαφορά στη στήλη «Variance».

Μείωση κόστους (1) Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα για να εστιάσουμε σε εργασίες και πόρους που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό. Έτσι, επιλέγουμε από το «Project» και «Filtered for: All Tasks», «More Filters» και «Cost Overbudget».Το φίλτρο εμφανίζει εργασίες στις οποίες το τρέχον κόστος υπερβαίνει το προσχεδιασμένο.

Μείωση κόστους (2) Υπάρχουν διάφοροι τρόποι μείωσης του κόστους των εργασιών: Αντικατάσταση με πιο ακριβούς, αλλά πιο αποδοτικούς, πόρους: Π.χ., ένας πεπειραμένος μηχανικός μπορεί να κοστίζει λίγο περισσότερο αλλά να εργάζεται πολύ ταχύτερα από έναν λιγότερο πεπειραμένο. Αφού ο πιο αποδοτικός πόρος δουλεύει λιγότερες ώρες για μια εργασία μπορεί να πληρώνουμε μεγαλύτερο μισθό, μα το κόστος του αντιστοιχισμένου πόρου να είναι μικρότερο. Ανταλλαγή του κόστους εργασίας με κόστος εξοπλισμού: Αν η προσθήκη εξοπλισμού επιτρέπει στους εργαζομένους να δουλεύουν ταχύτερα, μπορούμε να εξοικονομήσουμε από το κόστος εργασίας περισσότερα από όσα θα ξοδέψουμε για τον επιπλέον εξοπλισμό. Αντικατάσταση με ένα λιγότερο δαπανηρό πόρο: Μπορούμε να αντικαταστήσουμε ένα πόρο με έναν άλλο λιγότερο δαπανηρό, αλλά εξίσου αποδοτικό.

Ορισμός της Κρίσιμης Διαδρομής Ορισμός: Κρίσιμη διαδρομή (critical path) ονομάζεται εκείνη η σειρά των εργασιών οι οποίες, αν καθυστερήσουν, θα παρατείνουν την ημερομηνία λήξης του έργου. Οι εργασίες της κρίσιμης διαδρομής ονομάζονται κρίσιμες εργασίες (critical tasks). Παρατήρηση 1: Ο όρος κρίσιμη δεν έχει σχέση με το πόσο σημαντικές είναι οι εργασίες αυτές για το σύνολο του έργου. Αναφέρεται μόνο στο πως επηρεάζει ο χρονοπρογραμματισμός των εργασιών την ημερομηνία λήξης του έργου. Όταν αυξάνει η διάρκεια μιας κρίσιμης εργασίας, καθυστερεί το έργο. Παρόμοια, η συντόμευση της διάρκειας μιας κρίσιμης εργασίας έχει σαν αποτέλεσμα την ταχύτερη ολοκλήρωση του έργου. Παρατήρηση 2: Η μείωση της διάρκειας της κρίσιμης διαδρομής ονομάζεται σύμπτυξη (crashing).

Ανάλυση της Κρίσιμης Διαδρομής Για να καταλάβουμε τι είναι η κρίσιμη διαδρομή πρέπει να καταλάβουμε τι είναι το περιθώριο χρόνου («μαξιλάρι»). Υπάρχουν δύο είδη περιθωρίων χρόνου: το ελεύθερο και το συνολικό. Το ελεύθερο περιθώριο χρόνου (free slack) είναι ο χρόνος κατά τον οποίο μπορεί να καθυστερήσει μια εργασία, χωρίς με την σειρά της να καθυστερήσει μια άλλη εργασία. Το συνολικό περιθώριο χρόνου (total slack) είναι ο χρόνος που μπορεί να καθυστερήσει μια εργασία χωρίς να καθυστερήσει την ολοκλήρωση του έργου. Παρατήρηση: Μια εργασία βρίσκεται στην κρίσιμη διαδρομή όταν το συνολικό περιθώριο χρόνου της είναι μικρότερο από μια ορισμένη τιμή (συνήθως όταν είναι μηδέν). Αντίθετα, οι μη κρίσιμες εργασίες (non- critical tasks) έχουν κάποιο περιθώριο χρόνου, άρα μπορούν να αρχίσουν ή να τελειώσουν νωρίτερα ή αργότερα εντός του χρονικού περιθωρίου τους, χωρίς να επηρεάσουν την ημερομηνία περάτωσης του έργου.

Εμφάνιση της Κρίσιμης Διαδρομής (1) Πρώτος τρόπος εμφάνισης της κρίσιμης διαδρομής είναι μέσω του φίλτρου «Critical». Επιλέγουμε «Project» από τη βασική γραμμή εργαλείων, μετά «Filtered for: All tasks» και πατάμε το «Critical». Εμφανίζονται πλέον οι κρίσιμες εργασίες του έργου.

Εμφάνιση της Κρίσιμης Διαδρομής (2) Δεύτερος τρόπος εμφάνισης της κρίσιμης διαδρομής: Από το μενού «View» επιλέγουμε «More Views». Στο «More Views» επιλέγουμε προβολή «Detail Gantt (Λεπτομερές Gantt)» και μετά «Apply», οπότε το έργο θα εμφανιστεί στην προβολή Λεπτομερειών Gantt.

Εμφάνιση της Κρίσιμης Διαδρομής (3) Παρατήρηση: Στην προβολή Λεπτομερειών Gantt το Project κάνει διάκριση μεταξύ των κρίσιμων και μη κρίσιμων εργασιών. Οι ράβδοι των κρίσιμων εργασιών είναι κόκκινες, ενώ αυτές των μη κρίσιμων εργασιών είναι μπλε. Φαίνονται και οι εργασίες που έχουν ελεύθερο περιθώριο χρόνου: οι μη κρίσιμες εργασίες έχουν ελεύθερο περιθώριο χρόνου που συμβολίζεται με μια λεπτή γραμμή και μια διάρκεια στη δεξιά πλευρά της ράβδου Gantt της εργασίας. οι κρίσιμες διαδρομές έχουν αρνητικό συνολικό περιθώριο χρόνου (συμβολίζεται με μια καφέ λεπτή γραμμή και μια διάρκεια στην αριστερή πλευρά της ράβδου Gantt της εργασίας), πράγμα που σημαίνει ότι η διάρκεια της κρίσιμης εργασίας είναι μεγαλύτερη από αυτή που πρέπει έτσι ώστε η επόμενη εργασία να ξεκινάει στην ημερομηνία που καθορίζεται από συσχετίσεις ή περιορισμούς.

Σύμπτυξη της Κρίσιμης Διαδρομής Αφού οι κρίσιμες εργασίες επηρεάζουν άμεσα την ημερομηνία λήξης του έργου, οι επόμενες επιλογές σύμπτυξης της κρίσιμης διαδρομής επικεντρώνονται στη μείωση της διάρκειας αυτών των εργασιών. Αλλαγή των συσχετίσεων μεταξύ των εργασιών: συντομεύει την κρίσιμη διαδρομή χωρίς να προσθέτει πόρους ή να επεκτείνει ώρες εργασίας. Προγραμματισμός υπερωριών: μειώνει τη διάρκεια. Προσθήκη πρόσθετων πόρων: μειώνει τη διάρκεια των εργασιών που εξαρτώνται από πόρους (resource–driven tasks). Κατάργηση περιττών προαπαιτούμενων εργασιών: εξαλείφει καθυστερήσεις που προκαλούνται από προαπαιτούμενες εργασίες, οι οποίες δεν είναι πραγματικά αναγκαίες. Είναι σημαντικό όλες οι εργασίες που προηγούνται των κρίσιμων εργασιών να είναι απαραίτητες.

Παρατηρήσεις για την Κρίσιμη Διαδρομή Παρατήρηση 1: Η εργασία με την κρίσιμη διαδρομή είναι ο πιο σημαντικός τρόπος διαχείρισης της συνολικής διάρκειας ενός έργου. Ο έλεγχος της κρίσιμης διαδρομής του έργου και η μείωση, όταν χρειάζεται, της συνολικής διάρκείας της αποτελούν σημαντική δεξιότητα για τη διαχείριση έργων. Παρατήρηση 2: Η μείωση της διάρκειας των εργασιών της κρίσιμης διαδρομής πρέπει να γίνεται κατά τέτοιο τρόπο έτσι ώστε οι εργασίες να πραγματοποιούνται με ρεαλιστικές πληροφορίες, και ταυτόχρονα σε άμεση εξάρτηση με το συνολικό κόστος του έργου.

Βιβλιογραφία Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2007 Step by Step, Microsoft Press, 2007 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, 2002 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2004 Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, 2001 Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, 2003 Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing, 2004 www.microsoft.com/hellas/office/project/