Σχεδιασμός διαδικασιών

Παρουσίαση με θέμα: "Σχεδιασμός διαδικασιών"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Σχεδιασμός διαδικασιών

2 Σχεδιασμός διαδικασιών
Στρατηγική παραγωγής Σχεδιασμός δικτύου εφοδιασμού Διάταξη και ροή Διοίκηση παραγωγής Σχεδιασμός Βελτίωση Τεχνολογία διαδικασιών Σχεδιασμός εργασίας Προγραμ-ματισμός και έλεγχος Σχεδιασμός προϊόντων/ υπηρεσιών

3 Η φύση και ο σκοπός της σχεδιαστικής δραστηριότητας
Τα προϊόντα, οι υπηρεσίες και οι διαδικασίες που τα/τις παράγουν, όλα πρέπει να σχεδιαστούν Οι αποφάσεις που λαμβάνονται κατά το σχεδιασμό ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας επηρεάζουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται κατά το σχεδιασμό της διαδικασίας που παράγει αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες, και το αντίστροφο

4 Ο σχεδιασμός των προϊόντων/υπηρεσιών και ο σχεδιασμός των διαδικασιών σχετίζονται και πρέπει να αντιμετωπίζονται ενιαία Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες πρέπει να σχεδιάζονται με τέτοιον τρόπο ώστε να υλοποιούνται αποτελεσματικά Σχεδιασμός του προϊόντος ή της υπηρεσίας Οι διαδικασίες πρέπει να σχεδιάζονται έτσι ώστε να δημιουργούν όλα τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τα οποία η λειτουργία της παραγωγής είναι πιθανό να εισαγάγει Σχεδιασμός της διαδικασίας Ο σχεδιασμός προϊόντων/υπηρεσιών επιδρά στο σχεδιασμό της διαδικασίας και το αντίστροφο

5 Σχεδιασμός του Προϊόντος Σχεδιασμός της Διαδικασίας
Σχεδιασμός του Προϊόντος Σχεδιασμός της Διαδικασίας Σχεδιασμός της Υπηρεσίας Σχεδιασμός της Διαδικασίας Στις μεταποιητικές λειτουργίες παραγωγής η επικάλυψη των σχεδιαστικών δραστηριοτήτων σε προϊόντα και διαδικασίες είναι ωφέλιμη Στις περισσότερες λειτουργίες παραγωγής υπηρεσιών η επικάλυψη του σχεδιασμού υπηρεσίας και διαδικασίας είναι εγγενής της φύσης της υπηρεσίας

6 Καθυστέρηση (αναμονή, π.χ., για υλικά)
Λειτουργία (μια δραστηριότητα η οποία προσθέτει αξία άμεσα Επιθεώρηση (ένα είδος ελέγχου) Μεταφορά (μετακίνηση) Αποθήκευση (ηθελημένη αποθήκευση, σε αντίθεση με την καθυστέρηση) Σύμβολα της απεικόνισης διαδικασιών προερχόμενα από την επιστημονική διοίκηση Απόφαση (άσκηση του δικαιώματος επιλογής) Σύμβολα της απεικόνισης διαδικασιών προερχόμενα από την ανάλυση συστημάτων Κατεύθυνση ροής Εισροή ή εκροή από μια διαδικασία Δραστηριότητα Έναρξη ή τέλος μιας διαδικασίας

7 Σχεδιασμός διαδικασιών
Υπάρχουν διάφοροι «τύποι διαδικασιών» Οι τύποι διαδικασιών ορίζονται ανάλογα με τον όγκο και την ποικιλία των μονάδων οι οποίες υφίστανται επεξεργασία σε αυτές Οι τύποι διαδικασιών έχουν διαφορετικά ονόματα ανάλογα με το αν παράγουν προϊόντα ή υπηρεσίες

8 Τύποι βιομηχανικών διαδικασιών
Καθήκοντα διαδικασίας Ροή διαδικασίας Διαφοροποιημένα / πολύπλοκα Επαναλαμβανόμενα/ περιοδικά Διακεκομμένη Συνεχής Έργου Υψηλή Ειδικές Παρτίδας Ποικιλία Μαζικές Συνεχείς Χαμηλή Μικρός Όγκος Μεγάλος

9 Διαδικασίες έργου «Μοναδικά» πολύπλοκα προϊόντα, προϊόντα μεγάλης κλίμακας με υψηλό περιεχόμενο εργασίας Ειδικά κατασκευασμένα, καθένα «εξειδικευμένο» Καθορισμένα αρχή και τέλος: στόχοι χρόνου, ποιότητας και κόστους Χρειάζεται να συντονιστούν πολλές διαφορετικές δεξιότητες

10 Μια διαδικασία έργου με ένα μικρό μέρος της συμβολικής απεικόνισης διαδικασιών που θα μπορούσε να περιγράψει τη συνολική διαδικασία

11 Διαδικασίες ειδικών εργασιών
Πολύ μικρές ποσότητες: ζήτηση για ένα μοναδικό ή πολύ λίγα προϊόντα Κατασκευασμένα ειδικά: μεγάλη ποικιλία, μικρή επαναληψιμότητα, «ξένα μεταξύ τους», καθένα εξατομικευμένο Οι απαιτήσεις σε δεξιότητες είναι συνήθως πολύ ευρείες Ένας εξειδικευμένος τεχνίτης, ή μια ομάδα, κατασκευάζει όλο το προϊόν

12 Προετοιμασία φωτολιθογραφικού υλικού για μια ειδική εργασία και μια τυπική απεικόνιση των διαδικασιών της

13 Διαδικασίες παρτίδας Μεγαλύτεροι όγκοι και χαμηλότερη ποικιλία από τις διαδικασίες ειδικών εργασιών Τυποποιημένα προϊόντα, επαναλαμβανόμενη ζήτηση. Αλλά μπορούν να παραχθούν και ειδικά προϊόντα Εξειδικευμένες, περισσότερο περιορισμένες δεξιότητες Προετοιμασίες (αλλαγές εργαλείων) σε κάθε βήμα της παραγωγής

14 Μια διαδικασία παρτίδας σε μια κουζίνα μαζί με μια τυπική συμβολική απεικόνιση της διαδικασίας

15 Διαδικασίες μαζικής παραγωγής (γραμμές)
Μεγαλύτεροι όγκοι από τις διαδικασίες παρτίδας Τυποποιημένα, επαναλαμβανόμενα προϊόντα Χαμηλές και/ή περιορισμένες δεξιότητες Δεν υπάρχουν προετοιμασίες, ή υπάρχουν σχεδόν στιγμιαίες

16 Μια διαδικασία μαζικής παραγωγής – μια διαδικασία πακεταρίσματος

17 Συνεχείς διαδικασίες Πάρα πολύ μεγάλοι όγκοι και μικρή ποικιλία: συνήθως ένα μοναδικό προϊόν Τυποποιημένα, επαναλαμβανόμενα προϊόντα Υψηλής έντασης κεφαλαίου και αυτοματοποιημένες Απαιτούνται λίγες αλλαγές/προετοιμασίες Δύσκολο και ακριβό να αρχίσει και να σταματήσει η διαδικασία

18 Μέρος μιας συνεχούς διαδικασίας και τυπική αναπαράστασή της

19 Μια επαγγελματική υπηρεσία – σύμβουλοι που προγραμματίζουν τον άριστο τρόπο με τον οποίο θα βοηθήσουν τον πελάτη τους

20 Ένα κατάστημα εξυπηρέτησης – αυτό το γυμναστήριο προσφέρει μια σχετική ποικιλία στα πλαίσια ενός τυποποιημένου συνόλου από εγκαταστάσεις και διαδικασίες

21 Μια μαζική υπηρεσία – ένα κέντρο τηλεφωνικής εξυπηρέτησης μπορεί να διαχειριστεί ένα πολύ μεγάλο αριθμό από ερωτήσεις πελατών γιατί ακολουθεί τυποποιημένες διαδικασίες Source: Royal Bank of Scotland Group

22 Καθυστέρηση (αναμονή, π.χ., για υλικά)
Λειτουργία (μια δραστηριότητα η οποία προσθέτει αξία άμεσα Επιθεώρηση (ένα είδος ελέγχου) Μεταφορά (μετακίνηση) Αποθήκευση (ηθελημένη αποθήκευση, σε αντίθεση με την καθυστέρηση) Σύμβολα της απεικόνισης διαδικασιών προερχόμενα από την επιστημονική διοίκηση Απόφαση (άσκηση του δικαιώματος επιλογής) Σύμβολα της απεικόνισης διαδικασιών προερχόμενα από την ανάλυση συστημάτων Κατεύθυνση ροής Εισροή ή εκροή από μια διαδικασία Δραστηριότητα Έναρξη ή τέλος μιας διαδικασίας

23 Εξατομικευμένα σάντουιτς – παλιά διαδικασία
Μεταφορά στα σημεία πώλησης Πρώτες ύλες Αποθηκευμένα σάντουιτς Παρασκευή Αποθηκευμένα σάντουιτς Παραγγελία πελάτη Πώληση Είσπραξη Τυποποιημένη διαδικασία παραγωγής σάντουιτς

24 Εξατομικευμένα σάντουιτς – παλιά διαδικασία
Πρώτες ύλες Παραγγελία πελάτη Παρασκευή Είσπραξη

25 Η λειτουργία παραγωγής και πώλησης εξατομικευμένων σάντουιτς
Η περιληπτική διαδικασία παραγωγής και πώλησης εξατομικευμένων σάντουιτς Προ-ετοιμασία Παρασκευή όπως απαιτείται Είσπραξη Υλικά για σάντουιτς και πελάτες Πελάτες και έτοιμα σάντουιτς Ψωμί και βασικά συστατικά Αποθηκευμένες βάσεις Προσθήκη συστατικών Παρασκευή ολόκληρου του σάντουιτς Παραγγελία πελάτη Χρήση τυποποιημένης βάσης; Παρασκευή από τυποποιημένη βάση Όχι Ναι Η λεπτομερής διαδικασία παραγωγής και πώλησης εξατομικευμένων σάντουιτς

26 Εξατομικευμένα σάντουιτς – παλιά διαδικασία
Παρασκευή ολόκληρου του σάντουιτς Παραγγελία πελάτη Χρήση τυποποιημένης βάσης; Όχι Ναι Είσπραξη Παρασκευή βάσεων για σάντουιτς Προσθήκη συστατικών Ψωμί και βασικά συστατικά Αποθηκευμένες βάσεις Παρασκευή από τυποποιημένη βάση

27 Διαγράμματα ροής της διαδικασίας επεξεργασίας αναφορών εξόδων στην Intel πριν και μετά τη βελτίωσή της Αποστολή στους πιστωτικούς λογαριασμούς Προώθηση αναφορών στον έλεγχο παρτίδων Αρχειοθέτηση των αναφορών Επιβεβαίωση πληρωμής Άφιξη αναφοράς Σφραγίδα και ημερομηνία στην αναφορά Αποστολή μετρητών στην παραλαβή Αναμονή για επεξεργασία Έλεγχος αναφοράς εξόδων Έλεγχος μητρώου εργαζόμενου Έλεγχος προκαταβολής Αποστολή στους χρεωστικούς λογαριασμούς Επισύναψη απόδειξης πληρωμής Παρτιδοποίηση αναφορών Έλεγχος συμμόρφωσης με κανόνες Απόδοση αριθμού ελέγχου στην παρτίδα Έλεγχος απόδειξης πληρωμής Πρωτοκόλληση αναφοράς Προώθηση παρτίδας στο γραφείο ελέγχου Αναμονή για ομαδοποίηση Πρωτοκόλληση της παρτίδας αναφορών Αντίγραφα αναφορών στην αρχειοθέτηση Περιγραφή δραστηριότητας Totals 8 1 2 4 5 6 7 9 10 3 18 11 12 14 15 16 17 19 20 13 26 22 23 24 25 21 Προώθηση της απόδειξης πληρωμής Προώθηση αναφορών στον έλεγχο παρτίδων Αρχειοθέτηση των αναφορών Προώθηση της απόδειξης πληρωμής Επιβεβαίωση πληρωμής Άφιξη αναφοράς Σφραγίδα και ημερομηνία στην αναφορά Έλεγχος αναφοράς εξόδων Αναμονή για επεξεργασία Έλεγχος αναφορών και αποδείξεων Επισύναψη απόδειξης πληρωμής Παρτιδοποίηση αναφορών Απόδοση αριθμού ελέγχου στην παρτίδα Προώθηση παρτίδας στο γραφείο ελέγχου Αναμονή για ομαδοποίηση Αντίγραφα αναφορών στην αρχειοθέτηση Περιγραφή δραστηριότητας Totals 8 1 2 4 5 6 7 9 10 3 11 12 14 15 13

28 Ο νόμος του Little (ένας πραγματικά χρήσιμος νόμος)
Χρόνος διεκπεραίωσης = Μονάδες υπό επεξεργασία × Χρόνος κύκλου Χρόνος κύκλου = 2 λεπτά Μονάδες υπό επεξεργασία = 10 Χρόνος διεκπεραίωσης = ; Χρόνος διεκπεραίωσης = 10 × 2 min = 20 min

29 Ο νόμος του Little (ένας πραγματικά χρήσιμος νόμος)
Χρόνος διεκπεραίωσης = Μονάδες υπό επεξεργασία × Χρόνος κύκλου 500 γραπτά εξετάσεων πρέπει να βαθμολογηθούν σε 5 ημέρες (χρόνος εργασίας 7 ώρες την ημέρα). Το κάθε γραπτό χρειάζεται 1 ώρα για να βαθμολογηθεί. Πόσοι βαθμολογητές χρειάζονται; Χρόνος διεκπεραίωσης = 5 ημέρες× 7 ώρες= 35 ώρες 35 ώρες= 500 γραπτά× Χρόνος κύκλου Χρόνος κύκλου= ώρες 500 γραπτά = 0.07 ώρες Αριθμός βαθμολογητών= Περιεχόμενο εργασίας = 1 hour = 14.29 Χρόνος κύκλου 0.07