*ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ -PROJECTS ΓΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ * Πρόγραμμα ΤΕΧΝΟΜΑΘΕΙΑ Ομιλητής Αχιλλέας Μπάφας WELCOME participants.

Παρουσίαση με θέμα: "*ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ -PROJECTS ΓΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ * Πρόγραμμα ΤΕΧΝΟΜΑΘΕΙΑ Ομιλητής Αχιλλέας Μπάφας WELCOME participants."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 *ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ -PROJECTS ΓΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ * Πρόγραμμα ΤΕΧΝΟΜΑΘΕΙΑ Ομιλητής Αχιλλέας Μπάφας WELCOME participants to the class

2 Θέματα Ομιλίας Περίληψη θεμάτων που αφορούν: Το πρόγραμμα ΤΕΧΝΟΜΑΘΕΙΑ
Το μάθημα με την μέθοδο του Project Ρόλοι και Αρμοδιότητες για Τον Υπεύθυνο του Έργου Την Ομάδα του Έργου Τον ΚτΕ ή Φορέα Υλοποίησης Δημιουργία του Σχεδίου του Έργου Discuss these definitions as a group, and write the responses on a flip chart. This is a chance to get the group engaged again. Make sure people do not scan ahead in the course material, since these terms are defined in the next few pages. The instructor doesn’t comment too much. Let the attendees talk. If the instructor talks too much, it may spoil the effect of the following slides.

3 Το πρόγραμμα ΤΕΧΝΟΜΑΘΕΙΑ
Πρόγραμμα για την γνωριμία και την ενασχόληση των μαθητών της δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης με τις νέες τεχνολογίες και τον τεχνικό πολιτισμό Στάδια του προγράμματος: Υποβολή προτάσεων Αξιολόγηση προτάσεων και ένταξη στο πρόγραμμα Υλοποίηση έργων Διάχυση των αποτελεσμάτων Discuss this explanation of a project and compare to what the participants said. Review the TenStep website for more information on what a project is.

4 Το μάθημα με την μέθοδο του Project
Σχεδιασμός Έλεγχος Υλοποίηση Αυτό το τρίγωνο Plan- Do- Check- Act (PDCA) είναι και η βάση όλων των συστημάτων ποιότητας ISO κλπ., το οποίο σύστημα θα το βρουν τα παιδιά μπροστά τους παντού. The next few slides discuss differing aspects of the project management role. Further information and detail on the role of a project manager can be found on the TenStep website. In many companies project manager is a role, not a title. You can be managing projects and you can have the role of a project manager, even if you have a different Human Resources title. You might also be a project manager on one project, then have a different role on another project. The instructor should recognize that different project managers have different levels of responsibility and authority depending on the organization structure of the company, the type and size of the project and the experience level of the person.

5 Τα επιμέρους στοιχεία της μεθόδου project για την εκπαίδευση σύμφωνα με τον “Karl Frey”
Σχεδιασμός Πρωτοβουλία – πρόταση Κριτική ανταλλαγή απόψεων σχετικά με την πρωτοβουλία Από κοινού διαμόρφωση των πλαισίων δράσης Υλοποίηση Υλοποίηση του προγράμματος. Εκτέλεση του Project Έλεγχος H περάτωση του Project Διαλείμματα ενημέρωσης Διαλείμματα ανατροφοδοτικής ανασκόπησης και συζήτησης των διαπροσωπικών σχέσεων See the TenStep website for more information, if necessary. .

6 Φάσεις της Δημιουργικής Μάθησης
«Το αγώι ξυπνάει τον αγωγιάτη» Το μυαλό οραματίζεται την τελειότητα και η θετική σκέψη αρχίζει να κυλάει ξυπνώντας… εμπειρίες σαν την… Επιτυχία Ικανοποίηση Ευχαρίστηση Απόλαυση Ευτυχία Αρέσκεια Υπερηφάνεια Φιλοδοξία Θαυμασμός Έμπνευση Δημιουργικότητα Περιέργεια Ανακάλυψη Ενθουσιασμός Παρακίνηση Επιβολή Αλλαγή Ρίσκο Περιπέτεια Τόλμη … ….Θέληση που αποφέρει Δύναμη, η οποία με λίγη Πίστη …. See the TenStep website for more information, if necessary.

7 What is a Project Manager?
Ξυπνάει στην καρδιά πλούσια συναισθήματα και θετικό λόγο που εκφράζονται με … Πεποίθηση Σκοπιμότητα Κουράγιο Αποφασιστικότητα Πρωτοβουλία Ελπίδα Προσδοκία Επιλογή Προτίμηση Επιθυμία Ενεργητικότητα Αύξηση Πρόοδος Όφελος Αξία Σπουδαιότητα Εγκυρότητα Ανάγκη Προσοχή Αναγνώριση Χρησιμότητα Ταπεινότητα Ειλικρίνεια Προσφορά Γενναιοδωρία Καλοσύνη Συγχώρηση Δεκτικότητα Δέσμευση Εμπιστοσύνη Ενότητα Επικοινωνία Αντίληψη Παρατηρητικότητα…..Γνώμη και άποψη …που οδηγούν στην Κατανόηση και στην Αγάπη που …. See the TenStep website for more information, if necessary.

8 What is a Project Manager?
Καθοδηγεί τα χέρια να πράξουν με… Φροντίδα Ενδιαφέρον Έρευνα Μάθηση Γνώση Ικανότητα Προσπάθεια… Για να υπάρξει Δράση που αποφέρει Αποτελεσματικότητα… Υπευθυνότητα… και εξέλιξη στον Χαρακτήρα! See the TenStep website for more information, if necessary.

9 «Τα έργα ομιλούν πιο δυνατά από τα λόγια»
«Το να γνωρίζεις τι πρέπει να γίνει στην συνέχεια είναι σοφία…το να το πράττεις είναι αρετή!» «Τα έργα ομιλούν πιο δυνατά από τα λόγια» Most of the attendees should understand and be familiar with the role of a project team. They basically do all the work and report to the project manager.

10 * ΡΟΛΟΙ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Προσδιορισμός των Εργασιών *
* ΡΟΛΟΙ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Προσδιορισμός των Εργασιών * WELCOME participants to the class

11 Τι είναι ένα έργο - Project?
Καθορισμένη έναρξη και ημερομηνία περάτωσης Καθορισμένο φυσικό αντικείμενο, προκαθορισμένος προϋπολογισμός, συγκεκριμένο αποτέλεσμα (ή παραδοτέα) και διάθεση πόρων. Η εργασία είναι καινούργια και μοναδική Διαχειρίζεται αναλόγως του μεγέθους, της πολυπλοκότητας και της κρισιμότητας Δεν είναι εργασία ρουτίνας /λειτουργίας/ συντήρησης κλπ Discuss this explanation of a project and compare to what the participants said. Review the TenStep website for more information on what a project is.

12 Τι είναι ο Υπεύθυνος του Έργου ΥτΕ ; (Project Manager)
Το άτομο που έχει την γενική ευθύνη της διαχείρισης του έργου για την επιτυχή ολοκλήρωσή του. ***Οικονομική και διοικητική διαχείριση (όπως περιγράφεται στον οδηγό εφαρμογής) The next few slides discuss differing aspects of the project management role. Further information and detail on the role of a project manager can be found on the TenStep website. In many companies project manager is a role, not a title. You can be managing projects and you can have the role of a project manager, even if you have a different Human Resources title. You might also be a project manager on one project, then have a different role on another project. The instructor should recognize that different project managers have different levels of responsibility and authority depending on the organization structure of the company, the type and size of the project and the experience level of the person.

13 Ποίες είναι οι κύριες αρμοδιότητες του ΥτΕ;
Αρμοδιότητες σε διεργασίες και διαδικασίες: Διαχείριση και συντονισμός του γενικού σχεδίου των εργασιών για επιβεβαίωση επίτευξης των στόχων του έργου εμπρόθεσμα και εντός προϋπολογισμού. Εντοπισμός, παρακολούθηση και επίλυση θεμάτων του έργου. Αποτελεσματική επικοινωνία των πληροφοριών του έργου σε όλους τους εμπλεκόμενους Εντοπισμός, διαχείριση και αποτροπή των κινδύνων του έργου See the TenStep website for more information, if necessary. .

14 What is a Project Manager?
Επιβεβαίωση ότι τα αποτελέσματα ικανοποιούν τις απαιτήσεις για την ποιότητα. Ενεργή και αποτελεσματική διαχείριση του φυσικού αντικειμένου του έργου ώστε μόνο αυτά που συμφωνήθηκαν με τον ΚτΕ παράγονται (εκτός εάν έχει υπάρξει έγκριση τροποποίησης). Προσδιορισμός και απόκτηση μετρήσεων για να υπάρχει η δυνατότητα αξιολόγηση της προόδου του έργου και εάν τα παραδοτέα ικανοποιούν τους στόχους. See the TenStep website for more information, if necessary.

15 What is a Project Manager?
Αρμοδιότητες στην διαχείριση ανθρώπινων πόρων: Δεξιότητες γενικής διαχείρισης ώστε να τεθούν σε λειτουργία και να ακολουθούνται οι απαιτούμενες διεργασίες και διαδικασίες παραγωγής του έργου από όλη την ομάδα του έργου. Ηγετικές ικανότητες για να υπάρχει θετικότητα και ανταπόκριση από την ομάδα του έργου.. Θέτει στα μέλη της ομάδας λογικές, καθαρές προσδοκίες που προκαλούν το ενδιαφέρον. Κρατά τα μέλη της ομάδας υπόλογα στις ευθύνες τους. See the TenStep website for more information, if necessary.

16 Αρμοδιότητες στην διαχείριση ανθρώπινων πόρων:
Δεξιότητες στην δημιουργία ομαδικού πνεύματος. Ικανότητα να παρακινεί και να εμψυχώνει Θετικό λόγο και γραφή στην επικοινωνία. Ενεργός ακροατής Προσφέρει εποικοδομητικό σχολιασμό στις επιδόσεις των μελών της ομάδας See the TenStep website for more information, if necessary.

17 Τι είναι η Ομάδα Έργου; Αναφέρεται στον ΥτΕ (Project Manager)
Εργάζεται στην διεκπεραίωση δραστηριοτήτων και υλοποίηση εργασιών του έργου Μερική ή κανονική συμμετοχή Most of the attendees should understand and be familiar with the role of a project team. They basically do all the work and report to the project manager.

18 Ποιος είναι ο ΚτΕ – Φορέας Υλοποίησης;
Έχει την συνολική ευθύνη για το πρόγραμμα Προσφέρει γενική κατεύθυνση και όραμα Χρηματοδοτεί το έργο Υποστηρίζει την αξία και ύπαρξη του προγράμματος Διευθετεί σημαντικές τροποποιήσεις και θέματα Επικυρώνει και επιβεβαιώνει ότι ο σκοπός και το όφελος του έργου επιτυγχάνονται Εγκρίνει όλα τα κύρια παραδοτέα του έργου Μπορεί να αναθέσει την αρμοδιότητα της καθημερινής διαχείρισης του προγράμματος This slide explains most of the important points. See the TenStep website for more details

19 Κεντρικοί όροι για το Project Management
Προσδιορισμός των εργασιών Διαχείριση των εργασιών The two major aspects of project management. This section of the class discusses defining the project. The better and more precise the project is defined, the better the chances of overall success.

20 Προσδιορισμός των εργασιών
Σκοπός Αντικειμενικοί στόχοι Φυσικό αντικείμενο Προϋπολογισμός εργασίας, κόστους και διάρκειας These are the various aspects of defining a project in the TenStep approach. Other methodologies may stress other areas, but these are fairly common and cover all the basics. Your company may have other aspects of a project definition that they require as well.

21 Διαχείριση των εργασιών
Υποθέσεις και δεδομένα Ρίσκο –επικινδυνότητα Προσέγγιση Οργάνωση του έργου This slide explains most of the important points. See the TenStep website for more details. Goals and objectives are not always easy to write. Goals are high-level. Objectives are lower level statements about whet the project hopes to achieve.

22 * Δημιουργία του Σχεδίου του Έργου *

23 Δημιουργία του Σχεδίου του Έργου
Introduction into this next major section of the training.

24 Δημιουργία του Σχεδίου του Έργου
Κρατήστε τις εργασίες στο κεφάλι σας (για μικρά έργα) Χρησιμοποιήστε παλιό σχέδιο επιτυχημένου έργου Χρησιμοποιήστε μήτρα βασισμένη στα χαρακτηριστικά του έργου Δημιουργήστε το από την αρχή This slide shows options for building a workplan. If the project is small you may well not have a formal workplan. You may just organize the steps in your head. If a prior, similar project workplan exists, use it as a starting point. If you have any canned templates for similar projects, use it as a starting point. For instance, you may have a standard, generic template for a package implementation project. If your project is a package implementation, the template may work. Build from scratch. The purpose of the rest of this section.

25 Δημιουργήστε το από την αρχή
Εξετάστε όλα τα βασικά παραδοτέα Προβείτε στην ανάλυση των εργασιών {Work Breakdown Structure (WBS)} Προϋπολογίστε την εργασία (πόσα άτομα, πόσες ώρες) This slide contains a high-level overview of the process that will be described in more detail in the rest of this section.

26 4. Συνθέσετε το δίκτυο των αλληλουχιών των εργασιών (Network Diagram)
5. Αναθέσετε τις εργασίες και καταμερίστε τα απαιτούμενα υλικά ή μηχανήματα (πόρους) 6. Διαμορφώσετε το σχέδιο του έργου και προσθέστε τα βασικά ορόσημα για τα παραδοτέα

27 Work Breakdown Structure
Example: by phase This is a time-based view of the WBS. This breakdown looks at the major activities that happen first, second, third,. Etc. On an IT development project, this may refer to planning/analysis/design/construct/implement

28 Work Breakdown Structure
Example: by deliverable Multimedia Project Book CD Videotape Writing Writing Writing Publishing Recording Recording Producing Producing Producing This is a deliverable based view. If you have three major deliverables, you could have the three at the top level and then break down each deliverable into the activities needed to create it. It is fine to have redundant activities. For instance, there may be an analysis process for each deliverable. List them all out in the diagram and worry about sequencing later. Selling Selling Selling Retail Retail Retail Mail Mail Mail

29 Work Breakdown Structure
Example: time based Another example of how the WBS could be organized. There are other breakdown approaches as well. These are just three examples.

30 Work Breakdown Structure
…Indented Task List In this WBS, the activities are placed directly in a project management tool. Each detailed level is represented with further and further indentations.

31 * Διαχείριση του Φυσικού Αντικειμένου του Έργου *

32 Διαχείριση του Αντικειμένου του Έργου
Πρώτα … Επιθεωρείστε το αντικείμενο του έργου, τι περιλαμβάνεται; Review from the first class or from the website definition for Defining Scope 5.1.1

33 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
Πρέπει πρώτα να έχει προσδιοριστεί το αντικείμενο του έργου πριν γίνουν αλλαγές! *** Μελετήστε το ΤΔΕ. !! If you do not define scope well, you have very little change to manage scope effectively. The whole process is based on managing change from an agreed upon starting position. If you have not agreed with your client on the initial scope definition, you are not going to be able to manage change from there.

34 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
Η ουσία στην αλλαγή του αντικείμένου του έργου είναι: Να πετύχεις ο ΚτΕ να αποφασίσει έτσι ώστε να γίνουν αποδεκτές οι αιτούμενες αλλαγές. *** π.χ. να μην παραβιάζονται οι κανόνες για το 20% στις αυξομειώσεις του προϋπολογισμού This is the key concept around scope change management.

35 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
Η αλλαγές στο αντικείμενο του έργου είναι αποδεκτές εάν: Ο Φορέας Υλοποίησης αποφασίσει ότι οι αλλαγές είναι δικαιολογημένες Οι επιπτώσεις στο έργο έχουν αναλυθεί και έχουν γίνει κατανοητές In fact, change is inevitable, and change is fine – if the sponsor (or their designee) is the one approving the change. They need to know the impact of change and allocate additional budget and time if necessary.

36 Διαχείριση στο Αντικείμενο του Έργου
Αλλαγές είναι αναμενόμενες, αλλά παραμένουν μία από τις κυριότερες αιτίες για τις αστοχίες και αποτυχίες των έργων. Έγκυρη διαχείριση των αλλαγών είναι το κλειδί για την επιτυχία των έργων. *** Βεβαιωθείτε ότι ο ΚτΕ έχει ενημερωθεί και έχει εγκρίνει τις αλλαγές πριν δημιουργηθούν νέες δαπάνες!! After poor planning, not managing scope is the main reason for project failure.

37 Οι περισσότερες αιτήσεις για αλλαγές είναι αποτέλεσμα:
Εξωτερικών αλλαγών (αλλαγή τιμών, κλπ) Εσωτερικών προβλημάτων των έργων Ελλιπείς αρχικές απαιτήσεις Νέες απαιτήσεις Η μη-κατανόηση των απαιτήσεων Τεχνικά προβλήματα These are some of the main reason for scope change requests. It is hard for the customer to tell you every requirement during the Analysis Phase. Change requests should be expected as the project proceeds.

38 Διαδικασίες αλλαγής του αντικειμένου
Συμπεριλάβετε τους μαθητές και τον ΚτΕ Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τις διαδικασίες Εφαρμόστε τις διαδικασίες από την αρχή του έργου

39 Παράδειγμα διαδικασίας αλλαγής του αντικειμένου του έργου:
Ζητήστε να υποβληθούν προτάσεις για πιθανές αλλαγές (Θα μπορούσε να είναι ένα έντυπο Αίτηση Τροποποίησης Εισάγετε την πρόταση στον Συγκεντρωτικό Πίνακα Τροποποιήσεων Αναθέστε την διερεύνηση της Πρότασης για αλλαγή αντικειμένου σε κάποιο ή κάποια μέλη της ομάδας. Παρουσιάστε την πρόταση για αλλαγή του αντικειμένου του έργου, τις εναλλακτικές λύσεις και τις επιπτώσεις στον ΚτΕ. See TenStep page 5.1 for more information

40 Τεκμηριώστε την απόφανση ή τις απαιτούμενες ενέργειες συμπληρώνοντας το Πίνακα Τροποποίησης Προϋπολογισμού Προσθέσετε τις πρέπουσες δραστηριότητες στο σχέδιο του έργου Ενημερώστε το ΤΔΕ εφόσον απαιτείται Επικοινωνήστε στους εμπλεκόμενους μέσω του εντύπου Αναφοράς Προόδου του Έργου

41 Σταδιακό «Φούσκωμα» του αντικειμένου Συγκέντρωση των μικρών αλλαγών
Τεχνικές Σταδιακό «Φούσκωμα» του αντικειμένου Συγκέντρωση των μικρών αλλαγών Υπολογισμός των απροόπτων Πάγωμα νέων προτάσεων για αλλαγές See TenStep webpage 5.2 for more information.

42 Λέγοντας ‘Ναι' - καλή εστίαση στο μαθητή?
Λέγοντας ‘Ναι' - καλή εστίαση στο μαθητή? Έγκριση – Ο ΚτΕ και όχι ο Ανάδοχος Μεγάλη διερεύνηση απαιτεί προέγκριση από τον ΚτΕ. (κίνδυνος να πλατειάσετε..) See webpage 5.2 for more information.

43 Κρατάτε τον καθένα υπόλογο
Μην αφήνετε ατελείωτες εργασίες See webpage 5.2 for more information

44 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
Διακριτική Ευχέρεια του ΥτΕ. (Project manager) Γενικά... Θέσετε τα όρια ανοχής Ο ΥτΕ μπορεί να αποφασίσει αλλαγές στο αντικείμενο του έργου (δεν είναι υποχρεωμένος) Αλλά …. Εάν το έργο κινδυνεύει να αστοχήσει στα σημαντικά χρονικά ορόσημα ή να υπερβεί τον προϋπολογισμό του, οι αλλαγές δεν θα πρέπει να προωθούνται όσο μικρές και εάν αυτές είναι! See webpage 5.2 for more information. Stress the second point. If the project is at risk of missing its end date or budget, then scope change must be rigorously enforced. Again, this does not mean that no change is allowed. It only means that the scope change procedures must be followed by everyone. Anything extra must be compensated for in additional budget and/or time.

45 Τεκμηριώστε όλες τις προτάσεις αλλαγών
There are many techniques for streamlining the scope change process. However, regardless of the process used, you should document every scope change that impacts the project.

46 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
Εάν το έργο κινδυνεύει να αστοχήσει στην τελική ημερομηνία παράδοσης ή να υπερβεί τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό τι θα αναγκαστεί να πει ο ΚτΕ στις προτεινόμενες αλλαγές; Many project managers think that if they do not allow a change in scope, they will be viewed as not being customer friendly. Again, let the sponsor make the decisions. If the project is at risk, the sponsor will usually be the one saying no. They do not want small changes of incremental value causing the project to go overbudget. On the other hand, if the scope change is important enough to approve, you should also get corresponding budget and time.

47 Αλλαγές στο Αντικείμενο του Έργου
ΚτΕ Αποκλείεται !!

48 Όραμα και Δράση Η Επιτυχία του προγράμματος βασίζεται
στην Επιτυχία των έργων και αυτό στη συνεργασία ΟΛΩΝ! Καλή τύχη!!!

49 Ερωτήσεις