MATERIALS AND EQUIPMENT ΥΛΙΚΑ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ.

Παρουσίαση με θέμα: "MATERIALS AND EQUIPMENT ΥΛΙΚΑ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 MATERIALS AND EQUIPMENT ΥΛΙΚΑ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ

2 Envelopes/Φάκελοι Είδη φακέλων: Είδη φακέλων: Banker: Το άνοιγμα σε αυτό τον φάκελο είναι στην μεγάλη πλευρά του φάκελου. Banker: Το άνοιγμα σε αυτό τον φάκελο είναι στην μεγάλη πλευρά του φάκελου.

3 Envelopes/Φάκελοι Pocket: Το άνοιγμα σε αυτό τον φάκελο είναι στο μικρότερη πλευρά του φάκελου. Pocket: Το άνοιγμα σε αυτό τον φάκελο είναι στο μικρότερη πλευρά του φάκελου.

4 Envelopes/Φάκελοι Window: Περιέχει διαφάνεια στο σχήμα ενός παράθυρου στην μία μεριά του φακέλου, όπου διευκολύνει τον αποστολέα στο να γράφει την διεύθυνση 2 φορές αφού φαίνεται πάνω στην επιστολή μέσα από τον φάκελο. Window: Περιέχει διαφάνεια στο σχήμα ενός παράθυρου στην μία μεριά του φακέλου, όπου διευκολύνει τον αποστολέα στο να γράφει την διεύθυνση 2 φορές αφού φαίνεται πάνω στην επιστολή μέσα από τον φάκελο.

5 Stock Control/Έλεγχος Αποθεμάτων Είναι σημαντική η διατήρηση ικανοποιητικού αποθέματος σε ένα γραφείο, καθώς γραφική ύλη και εξοπλισμός πρέπει να είναι διαθέσιμα για χρήση μόλις η ανάγκη παρουσιαστεί. Πρέπει να είναι αποθηκευμένα σε καλή κατάσταση στην αποθήκη. Είναι σημαντική η διατήρηση ικανοποιητικού αποθέματος σε ένα γραφείο, καθώς γραφική ύλη και εξοπλισμός πρέπει να είναι διαθέσιμα για χρήση μόλις η ανάγκη παρουσιαστεί. Πρέπει να είναι αποθηκευμένα σε καλή κατάσταση στην αποθήκη.

6 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Διορισμός ενός ατόμου το οποίο θα είναι υπεύθυνο για παραγγελία των αναλώσιμων υλικών γραφείου. Διορισμός ενός ατόμου το οποίο θα είναι υπεύθυνο για παραγγελία των αναλώσιμων υλικών γραφείου. Προσδιορισμός ενός συγκεκριμένου χώρου/αποθήκης όπου θα αποθηκεύονται τα απαραίτητα αποθέματα του γραφείου. Προσδιορισμός ενός συγκεκριμένου χώρου/αποθήκης όπου θα αποθηκεύονται τα απαραίτητα αποθέματα του γραφείου. Προσδιορισμός συγκεκριμένης ώρας και ημέρας για παραλαβή των υλικών. Προσδιορισμός συγκεκριμένης ώρας και ημέρας για παραλαβή των υλικών. Τακτοποιημένη αποθήκευση των υλικών στα ειδικά ράφια και ντουλάπια που βρίσκονται στην αποθήκη με ετικέττες αναγνώρισης. Τακτοποιημένη αποθήκευση των υλικών στα ειδικά ράφια και ντουλάπια που βρίσκονται στην αποθήκη με ετικέττες αναγνώρισης.

7 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Τοποθέτηση των αντικειμένων που έχουν μεγάλο βάρος στα χαμηλά ράφια και αυτών που είναι συχνής χρήσης σε εύκολα προσβάσιμες θέσεις. Τοποθέτηση των αντικειμένων που έχουν μεγάλο βάρος στα χαμηλά ράφια και αυτών που είναι συχνής χρήσης σε εύκολα προσβάσιμες θέσεις. Αποθήκευση εύφλεκτων υλικών σε ειδικά κιβώτια/δοχεία τα οποία προστατεύουν από φωτιά και αυτά στη συνέχεια καλύτερα να τοποθετούνται σε μεταλλικά ντουλάπια. Αποθήκευση εύφλεκτων υλικών σε ειδικά κιβώτια/δοχεία τα οποία προστατεύουν από φωτιά και αυτά στη συνέχεια καλύτερα να τοποθετούνται σε μεταλλικά ντουλάπια. Απαγόρευση καπνίσματος στην αποθήκη. Απαγόρευση καπνίσματος στην αποθήκη.

8 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Βεβαίωση πως κάθε παραγγελία υλικών καλύπτεται με άδεια από τον προιστάμενο. Βεβαίωση πως κάθε παραγγελία υλικών καλύπτεται με άδεια από τον προιστάμενο. Εισαγωγή όλων των παραγγελιών σε ειδικό κατάλογο για αποτελεσματική παρακολούθηση αποθεμάτων. Εισαγωγή όλων των παραγγελιών σε ειδικό κατάλογο για αποτελεσματική παρακολούθηση αποθεμάτων. Όταν το ποσό των αποθεμάτων φτάνει προς το τέλος, δίνεται ξανά παραγγελία (καλύτερα την μέγιστη ποσότητα που μπορεί να χρειαστεί). Όταν το ποσό των αποθεμάτων φτάνει προς το τέλος, δίνεται ξανά παραγγελία (καλύτερα την μέγιστη ποσότητα που μπορεί να χρειαστεί).

9 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Ο υπεύθυνος για τα αποθέματα υλικών γραφείου πρέπει να κάνει παραγγελίες μόνο με την άδεια του προιστάμενου του τμήματος ο οποίος θα εγκρίνει την ποσότητα και το κόστος παραγγελιών. Πρέπει να δημιουργείται ειδική κάρτα παρακολούθησης για όλα τα υλικά όπου σημειώνεται η μέγιστη ποσότητα παραγγελίας, η ελάχιστη και οι ποσότητες που υπήρχαν στην αποθήκη κάθε φορά που χρειάστηκε να γίνει ξανά παραγγελία. Ο υπεύθυνος για τα αποθέματα υλικών γραφείου πρέπει να κάνει παραγγελίες μόνο με την άδεια του προιστάμενου του τμήματος ο οποίος θα εγκρίνει την ποσότητα και το κόστος παραγγελιών. Πρέπει να δημιουργείται ειδική κάρτα παρακολούθησης για όλα τα υλικά όπου σημειώνεται η μέγιστη ποσότητα παραγγελίας, η ελάχιστη και οι ποσότητες που υπήρχαν στην αποθήκη κάθε φορά που χρειάστηκε να γίνει ξανά παραγγελία.

10 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Έτσι όταν το απόθεμα κάποιου υλικού φτάνει στο επίπεδο όπου χρειάστηκε άλλες φορές να γίνει παραγγελία για επιπλέον υλικό, ο υπεύθυνος ξέρει πως ήρθε η στιγμή να κάνει ξανά παραγγελία. Πρέπει να έχει υπόψη όμως, η καινούρια παραγγελία σε συνδιασμό με το υπάρχον απόθεμα, να μην ξεπερνούν τη μέγιστη ποσότητα παραγγελιών όπως αυτή αναγράφεται στην κάρτα. Έτσι όταν το απόθεμα κάποιου υλικού φτάνει στο επίπεδο όπου χρειάστηκε άλλες φορές να γίνει παραγγελία για επιπλέον υλικό, ο υπεύθυνος ξέρει πως ήρθε η στιγμή να κάνει ξανά παραγγελία. Πρέπει να έχει υπόψη όμως, η καινούρια παραγγελία σε συνδιασμό με το υπάρχον απόθεμα, να μην ξεπερνούν τη μέγιστη ποσότητα παραγγελιών όπως αυτή αναγράφεται στην κάρτα.

11 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Πρέπει να διατηρείται μία αναφορά όπου σημειώνονται ημερομηνίες παραγγελιών, προμηθευτές και κατανομή υλικών στα διάφορα τμήματα της εταιρίας. Πρέπει να διατηρείται μία αναφορά όπου σημειώνονται ημερομηνίες παραγγελιών, προμηθευτές και κατανομή υλικών στα διάφορα τμήματα της εταιρίας. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος με την διατήρηση αρχείων για τα δίαφορα υλικά που υπάρχουν και τα μέγιστα/ελάχιστα επίπεδα παραγγελιών και αποθεμάτων. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος με την διατήρηση αρχείων για τα δίαφορα υλικά που υπάρχουν και τα μέγιστα/ελάχιστα επίπεδα παραγγελιών και αποθεμάτων.

12 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου. Όταν εισάγεται κωδικός των υλικών και αριθμός παραγγελίας, τότε το αρχείο ανανεώνει τα δεδομένα του και δείχνει τα επίπεδα που διατηρούνται, επισημαίνοντας την ανάγκη για παραγγελία όταν τα αποθέματα φτάσουν στο επίπεδο αυτό. Είναι πολύ σημαντική η αποτελεσματική παρακολούθηση των αποθεμάτων, καθώς ένα γραφείο δεν μπορεί να λειτουργήσει σωστά και αποτελεσματικά χωρίς τα απαραίτητα υλικά (πχ. γραφική ύλη) και εξοπλισμό.. Όταν εισάγεται κωδικός των υλικών και αριθμός παραγγελίας, τότε το αρχείο ανανεώνει τα δεδομένα του και δείχνει τα επίπεδα που διατηρούνται, επισημαίνοντας την ανάγκη για παραγγελία όταν τα αποθέματα φτάσουν στο επίπεδο αυτό. Είναι πολύ σημαντική η αποτελεσματική παρακολούθηση των αποθεμάτων, καθώς ένα γραφείο δεν μπορεί να λειτουργήσει σωστά και αποτελεσματικά χωρίς τα απαραίτητα υλικά (πχ. γραφική ύλη) και εξοπλισμό.

13 Οδηγίες για καλό έλεγχο αναλώσιμων υλικών γραφείου Τέλος, πρέπει το προσωπικό να μην χρησιμοποιεί τα υλικά άσκοπα, αλλά με σωστό και οικονομικό τρόπο. Τέλος, πρέπει το προσωπικό να μην χρησιμοποιεί τα υλικά άσκοπα, αλλά με σωστό και οικονομικό τρόπο.

14 Ερώτηση Γράψετε μία λίστα με πράγματα και πληροφορίες τα οποία θα ήταν χρήσιμο να γνωρίσει μία γραμματέας την πρώτη εβδομάδα εντάξεως της σε μία εταιρία και δικαιολογήστε την σημασία τους. Να έχετε υπόψη όλα όσα διδαχτήκατε μέχρι τώρα. Γράψετε μία λίστα με πράγματα και πληροφορίες τα οποία θα ήταν χρήσιμο να γνωρίσει μία γραμματέας την πρώτη εβδομάδα εντάξεως της σε μία εταιρία και δικαιολογήστε την σημασία τους. Να έχετε υπόψη όλα όσα διδαχτήκατε μέχρι τώρα.

15 Ερώτηση Ένας σημαντικός αλλά πολύ επίμονος και αγενής κύριος παίρνει τηλέφωνο στο γραφείο και απαιτεί να δει τον προιστάμενο σας σε δέκα λεπτά. Ο προιστάμενος σας όμως είναι σε συνάντηση η οποία τελειώνει σε 2 ώρες. Περιγράψετε πως θα αντιμετωπίζατε αποτελεσματικά αυτό τον πελάτη. Ένας σημαντικός αλλά πολύ επίμονος και αγενής κύριος παίρνει τηλέφωνο στο γραφείο και απαιτεί να δει τον προιστάμενο σας σε δέκα λεπτά. Ο προιστάμενος σας όμως είναι σε συνάντηση η οποία τελειώνει σε 2 ώρες. Περιγράψετε πως θα αντιμετωπίζατε αποτελεσματικά αυτό τον πελάτη.

16 Ερώτηση Αναφέρετε πως θα αντιμετωπίζατε τις πάρακάτω καταστάσεις: Αναφέρετε πως θα αντιμετωπίζατε τις πάρακάτω καταστάσεις: Ένα κουτί με στυλό φτάνει στην εταιρίας σας. Το δέμα γράφει το όνομα και διεύθυνση της εταιρίας σας αλλά δεν το έχει παραγγείλει κανένας συνάδελφος σας. Ένα κουτί με στυλό φτάνει στην εταιρίας σας. Το δέμα γράφει το όνομα και διεύθυνση της εταιρίας σας αλλά δεν το έχει παραγγείλει κανένας συνάδελφος σας. Υπάρχουν καταγγελίες για σπείρα κλεφτών οι οποίοι κλέβουν υποδυόμενοι τους πελάτες και ζητώντας πληροφορίες. Υπάρχουν καταγγελίες για σπείρα κλεφτών οι οποίοι κλέβουν υποδυόμενοι τους πελάτες και ζητώντας πληροφορίες. Πελάτες και συνεργάτες οι οποίοι παίρνουν τηλέφωνο να επιβεβαιώσουν κάποιο ραντεβού, παραπονιούνται πως χάνουν πολύ χρόνο μέχρι η γραμματέας να επικοινωνήσει με το αρμόδιο τμήμα για να μάθει τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Πελάτες και συνεργάτες οι οποίοι παίρνουν τηλέφωνο να επιβεβαιώσουν κάποιο ραντεβού, παραπονιούνται πως χάνουν πολύ χρόνο μέχρι η γραμματέας να επικοινωνήσει με το αρμόδιο τμήμα για να μάθει τις απαραίτητες λεπτομέρειες.