OFFICE PROCEDURES, WORK SCHEDULES AND TARGETS ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ!

Παρουσίαση με θέμα: "OFFICE PROCEDURES, WORK SCHEDULES AND TARGETS ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ!"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 OFFICE PROCEDURES, WORK SCHEDULES AND TARGETS ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ!

2 PLANNING AND MONITORING PROCEDURES/ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ Ο προσεχτικός σχεδιασμός των εργασιακών προγραμματισμών είναι σημαντικός αφού βοηθά τις εργασίες να είναι υπό έλεγχο, να παρακολουθούνται και να κατανέμονται ίσα, οι προτεραιότητες να καθορίζονται και όλοι οι στόχοι να επιτυγχάνονται. Ο προσεχτικός σχεδιασμός των εργασιακών προγραμματισμών είναι σημαντικός αφού βοηθά τις εργασίες να είναι υπό έλεγχο, να παρακολουθούνται και να κατανέμονται ίσα, οι προτεραιότητες να καθορίζονται και όλοι οι στόχοι να επιτυγχάνονται.

3 Ερώτηση Έχετε να κάνετε 3 εργασίες. Και οι 3 εργασίες πρέπει να γίνουν την ίδια ημέρα. Η μία είναι σημαντική, η άλλη επείγουσα και η άλλη περισσότερο σημαντική αλλά όχι επείγουσα. Πώς τις εκτελείτε? Με ποιά σειρά; Έχετε να κάνετε 3 εργασίες. Και οι 3 εργασίες πρέπει να γίνουν την ίδια ημέρα. Η μία είναι σημαντική, η άλλη επείγουσα και η άλλη περισσότερο σημαντική αλλά όχι επείγουσα. Πώς τις εκτελείτε? Με ποιά σειρά;

4 Οδηγίες Προγραμματισμού Αρχίζουμε με το να κάνουμε μια λίστα όλων των δραστηριοτήτων που χρειαζόμαστε να εκτελέσουμε στο γραφείο. Τις καταγράφουμε με την σειρά προτεραιότητας τους έχοντας υπόψη μας τα χρονικά πλαίσια, τις επιμέρους εργασίες αλλά και την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου. Αρχίζουμε με το να κάνουμε μια λίστα όλων των δραστηριοτήτων που χρειαζόμαστε να εκτελέσουμε στο γραφείο. Τις καταγράφουμε με την σειρά προτεραιότητας τους έχοντας υπόψη μας τα χρονικά πλαίσια, τις επιμέρους εργασίες αλλά και την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου. Εκτελούμε τις εργασίες κατά σειρά προτεραιότητας και προγραμματίζουμε την εργασία μιας μέρας ως ακολούθως: Εκτελούμε τις εργασίες κατά σειρά προτεραιότητας και προγραμματίζουμε την εργασία μιας μέρας ως ακολούθως: α) Επείγουσα- πρέπει να γίνει σήμερα. β) Όχι επείγουσα αλλά σημαντική-προσπαθούμε να την κάνουμε σήμερα. γ) Όχι επείγουσα και λιγότερο σημαντική- μπορεί να περιμένει για άλλη μέρα αν δεν έχουμε το χρόνο να την κάνουμε σήμερα.

5 Οδηγίες Προγραμματισμού Στον προγραμματισμό μας πρέπει πάντα να αφήνουμε χρονικά πλαίσια στα ενδιάμεσα των διαφόρων σταδίων που πρέπει να περάσουμε μέχρι την ολοκλήρωση της εργασίας. Βάζουμε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο μας για να μας βοηθούν. Στον προγραμματισμό μας πρέπει πάντα να αφήνουμε χρονικά πλαίσια στα ενδιάμεσα των διαφόρων σταδίων που πρέπει να περάσουμε μέχρι την ολοκλήρωση της εργασίας. Βάζουμε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο μας για να μας βοηθούν. Ο προγραμματισμός μας πρέπει να είναι ελαστικός για να μπορέσουμε να αναλάβουμε οτιδήποτε απρόοπτο προκύψει π.χ. άμεση απουσία του εργοδότη μας ή καθυστέρηση στην παραλαβή δεδομένων ή υλικού. Ο προγραμματισμός μας πρέπει να είναι ελαστικός για να μπορέσουμε να αναλάβουμε οτιδήποτε απρόοπτο προκύψει π.χ. άμεση απουσία του εργοδότη μας ή καθυστέρηση στην παραλαβή δεδομένων ή υλικού. Πρέπει να γίνεται συστηματική χρήση βοηθημάτων π.χ. ημερολόγια, Η/Υ, προγράμματα. Πρέπει να γίνεται συστηματική χρήση βοηθημάτων π.χ. ημερολόγια, Η/Υ, προγράμματα.

6 Οργάνωση Εκπαιδευτικών προγραμμάτων και σεμιναρίων Τι πρέπει να έχουμε υπόψη Πρόγραμμα: Τίτλος/Περιεχόμενα, Έγκριση, Τύπωση, Διανομή (Εσωτερικά/Εξωτερικά) Πρόγραμμα: Τίτλος/Περιεχόμενα, Έγκριση, Τύπωση, Διανομή (Εσωτερικά/Εξωτερικά) Τόπος Διεξαγωγής: Επιλέγουμε και κάνουμε κράτηση τον χώρο όπου θα διεξαχθεί το σεμινάριο, φροντίζουμε για κεραστικά, να υπάρχει χώρος για φύλαξη προσωπικών αντικειμένων, λουλούδια, κατευθυντήριες οδηγίες, ξέρουμε τον τελικό αριθμός συμμετεχόντων. Τόπος Διεξαγωγής: Επιλέγουμε και κάνουμε κράτηση τον χώρο όπου θα διεξαχθεί το σεμινάριο, φροντίζουμε για κεραστικά, να υπάρχει χώρος για φύλαξη προσωπικών αντικειμένων, λουλούδια, κατευθυντήριες οδηγίες, ξέρουμε τον τελικό αριθμός συμμετεχόντων. Ομιλητές: Προσκλήσεις/Ραντεβού, αποστολή προγράμματος, διευθέτηση ταξιδιού, χώρος διαμονής, διευθέτηση εξοπλισμού, αποστολή ευχαριστήριας επιστολής. Ομιλητές: Προσκλήσεις/Ραντεβού, αποστολή προγράμματος, διευθέτηση ταξιδιού, χώρος διαμονής, διευθέτηση εξοπλισμού, αποστολή ευχαριστήριας επιστολής.

7 Οργάνωση Εκπαιδευτικών προγραμμάτων και σεμιναρίων Οικονομικά: Υπολογίζουμε τα έξοδα του σεμιναρίου, Έλεγχος των κρατήσεων, Αποδείξεις για τα έξοδα μας, Έτοιμες επιταγές για να πληρωθούν τα έξοδα. Οικονομικά: Υπολογίζουμε τα έξοδα του σεμιναρίου, Έλεγχος των κρατήσεων, Αποδείξεις για τα έξοδα μας, Έτοιμες επιταγές για να πληρωθούν τα έξοδα. Βοηθήματα: Μικρόφωνα, projector, μαγνητόφωνα, βίντεο, ελέγχουμε αν λειτουργούν και στο τέλος τα επιστρέφουμε στον προμηθευτή τους. Βοηθήματα: Μικρόφωνα, projector, μαγνητόφωνα, βίντεο, ελέγχουμε αν λειτουργούν και στο τέλος τα επιστρέφουμε στον προμηθευτή τους. Συμμετέχοντες: Λίστα ονομάτων και όνομα εταιρείας, φάιλς, προσωπικές ταυτότητες (πάσα ή καρτέλες), φροντίζουμε για την φιλοξενία τους. Συμμετέχοντες: Λίστα ονομάτων και όνομα εταιρείας, φάιλς, προσωπικές ταυτότητες (πάσα ή καρτέλες), φροντίζουμε για την φιλοξενία τους.

8 Οργάνωση Εκπαιδευτικών προγραμμάτων και σεμιναρίων Γραφική Ύλη: Ράφι για έκθεση βιβλίων, φόρμες παραγγελιών, τιμολόγια παραγγελιών, κόλλες και στυλό για τους καλεσμένους. Γραφική Ύλη: Ράφι για έκθεση βιβλίων, φόρμες παραγγελιών, τιμολόγια παραγγελιών, κόλλες και στυλό για τους καλεσμένους. Τύπος: Προσκλήσεις, ενημερωτικό δημοσιογραφικό φυλλάδιο, χώρος των δημοσιογράφων. Τύπος: Προσκλήσεις, ενημερωτικό δημοσιογραφικό φυλλάδιο, χώρος των δημοσιογράφων. Προσωπικό: Ενημέρωση, ετοιμάζουμε το προσωπικό, στο τέλος κάνουμε μια ανασκόπηση και δίνουμε feedback. Προσωπικό: Ενημέρωση, ετοιμάζουμε το προσωπικό, στο τέλος κάνουμε μια ανασκόπηση και δίνουμε feedback.

9 Καθορισμός και έλεγχος στόχων Όταν οι στόχοι μίας εταιρίας καθορίζονται προσεχτικά και μεταδίδονται στους υπαλλήλους, αυτό μπορεί να τους δώσει κίνητρο να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και έχοντας ένα απώτερο σκοπό. Όταν οι στόχοι μίας εταιρίας καθορίζονται προσεχτικά και μεταδίδονται στους υπαλλήλους, αυτό μπορεί να τους δώσει κίνητρο να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και έχοντας ένα απώτερο σκοπό. Το NVQ (National Vocational Qualifications) είναι σύγκριση προσόντων όπου δείχνουν πόσο καλός είναι κάποιος στον τομέα όπου εργάζεται, και φαίνονται κυρίως μέσω της εμπειρίας του στον χώρο εργασίας. Το NVQ (National Vocational Qualifications) είναι σύγκριση προσόντων όπου δείχνουν πόσο καλός είναι κάποιος στον τομέα όπου εργάζεται, και φαίνονται κυρίως μέσω της εμπειρίας του στον χώρο εργασίας.

10 Καθορισμός και έλεγχος στόχων Σύμφωνα με το NVQ, για σωστό έλεγχο και επίτευξη των στόχων πρέπει: Σύμφωνα με το NVQ, για σωστό έλεγχο και επίτευξη των στόχων πρέπει: Τα αποτελέσματα να ελέγχονται, να αναλύονται και να αξιολογούνται σε σχέση με τους στόχους που θέσαμε. Τα αποτελέσματα να ελέγχονται, να αναλύονται και να αξιολογούνται σε σχέση με τους στόχους που θέσαμε. Οι λόγοι για αλλαγή καθορισμένων στόχων πρέπει να εντοπίζονται και να αναφέρονται στα εξουσιοδοτημένα άτομα. Οι λόγοι για αλλαγή καθορισμένων στόχων πρέπει να εντοπίζονται και να αναφέρονται στα εξουσιοδοτημένα άτομα. Τα διορθωτικά μέτρα πρέπει να σχεδιάζονται χωρίς καθυστέρηση και να ενημερώνονται τα κατάλληλα άτομα. Τα διορθωτικά μέτρα πρέπει να σχεδιάζονται χωρίς καθυστέρηση και να ενημερώνονται τα κατάλληλα άτομα.

11 Ερώτηση Ερώτηση Τι πιστεύετε πρέπει να κάνουμε ώστε να μπορούμε να επιτεύξουμε στόχους που θέτουμε σύμφωνα με την θέση μας στην εταιρία; Τι πιστεύετε πρέπει να κάνουμε ώστε να μπορούμε να επιτεύξουμε στόχους που θέτουμε σύμφωνα με την θέση μας στην εταιρία;

12 Οδηγίες για καθορισμό και έλεγχο στόχων Να είμαστε ξεκάθαρες για την θέση και τα καθήκοντα μας και τους στόχους που αυτή περιλαμβάνει. Να είμαστε ξεκάθαρες για την θέση και τα καθήκοντα μας και τους στόχους που αυτή περιλαμβάνει. Γράφουμε στόχους σχετικούς με ποιότητα, χρόνική περίοδο και ποσότητα. Γράφουμε στόχους σχετικούς με ποιότητα, χρόνική περίοδο και ποσότητα. Καθορίζουμε την απαραίτητη χρονική περίοδο και τα κριτήρια επίτευξης για κάθε στόχο ξεχωριστά. Καθορίζουμε την απαραίτητη χρονική περίοδο και τα κριτήρια επίτευξης για κάθε στόχο ξεχωριστά. Αν μπορούμε, μένουμε απόλυτα συγκεντρωμένες στην επίτευξη των στόχων χωρίς παρενοχλήσεις. Αν μπορούμε, μένουμε απόλυτα συγκεντρωμένες στην επίτευξη των στόχων χωρίς παρενοχλήσεις.

13 Οδηγίες για καθορισμό και έλεγχο στόχων Προσέχουμε διάφορους παράγοντες που μας κάνουν να αποκλίνουμε από τους στόχους που θέσαμε και προγραμματίζουμε τον επανακαθορισμό στόχων. Προσέχουμε διάφορους παράγοντες που μας κάνουν να αποκλίνουμε από τους στόχους που θέσαμε και προγραμματίζουμε τον επανακαθορισμό στόχων. Κατανοούμε τα όρια της θέσης μας σε σχέση με την λήψη αποφάσεων. Κατανοούμε τα όρια της θέσης μας σε σχέση με την λήψη αποφάσεων. Συμφωνούμε και κατανοούμε τι αναμένεται από εμάς μέσω αξιολογήσεων προσωπικού. Συμφωνούμε και κατανοούμε τι αναμένεται από εμάς μέσω αξιολογήσεων προσωπικού.

14 Οδηγίες για καθορισμό και έλεγχο στόχων Συζητάμε και συμφωνούμε με τον προιστάμενο μας για παρακολούθηση εκπαιδευτικών προγραμμάτων ως αποτέλεσμα της αξιόλογησης μας. Συζητάμε και συμφωνούμε με τον προιστάμενο μας για παρακολούθηση εκπαιδευτικών προγραμμάτων ως αποτέλεσμα της αξιόλογησης μας. Καθιερώνουμε συστηματικές διαδικασίες για επανεξέταση και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων σύμφωνα με τους καθορισμένους στόχους. Καθιερώνουμε συστηματικές διαδικασίες για επανεξέταση και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων σύμφωνα με τους καθορισμένους στόχους.

15 Ανάπτυξη, σχεδιασμός και παρακολούθηση εργασιακών διαδικασιών Όταν δημιουργούμε μία νέα διαδικασία ή αξιολογούμε μια υπάρχουσα, πρέπει να κάνουμε κάποιες ερωτήσεις: Όταν δημιουργούμε μία νέα διαδικασία ή αξιολογούμε μια υπάρχουσα, πρέπει να κάνουμε κάποιες ερωτήσεις: Σκοπός: Τι κάνουμε; Είναι αναγκαίο; Επιτυγχάνει αυτό που θέλουμε; Χρειάζεται αλλαγές; Σκοπός: Τι κάνουμε; Είναι αναγκαίο; Επιτυγχάνει αυτό που θέλουμε; Χρειάζεται αλλαγές; Τοποθεσία: Που γίνεται; Είναι το σωστό μέρος; Τοποθεσία: Που γίνεται; Είναι το σωστό μέρος; Χρονική Περίοδος: Πότε γίνεται; Είναι αυτή η σωστή περίοδος; Συνταντάει τον στόχο όταν πρέπει; Χρονική Περίοδος: Πότε γίνεται; Είναι αυτή η σωστή περίοδος; Συνταντάει τον στόχο όταν πρέπει; Άτομα: Ποιός το κάνει; Γιατί διάλεξαν αυτό το άτομο; Άτομα: Ποιός το κάνει; Γιατί διάλεξαν αυτό το άτομο; Μέσα: Πώς γίνεται; Είναι αυτή η καλύτερη μέθοδος; Κάποια άλλη μέθοδος θα λειτουργούσε καλύτερα; Θα έπρεπε να συνδιαστεί με άλλες μεθόδους; Μέσα: Πώς γίνεται; Είναι αυτή η καλύτερη μέθοδος; Κάποια άλλη μέθοδος θα λειτουργούσε καλύτερα; Θα έπρεπε να συνδιαστεί με άλλες μεθόδους;

16 Μία αποτελεσματική διαδικασία γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει Ικανοποίηση των αναγκών όλων των χρήστων. Ικανοποίηση των αναγκών όλων των χρήστων. Ανταποκρίνεται σε νομικές απαιτήσεις. Ανταποκρίνεται σε νομικές απαιτήσεις. Κάνει ελέγχους για αποφυγή απατών, ανακριβειών και καθυστερήσεων. Κάνει ελέγχους για αποφυγή απατών, ανακριβειών και καθυστερήσεων. Χρήση καλής μεθόδου. Χρήση καλής μεθόδου. Είναι οικονομική όσον αφορά χρήση εξοπλισμού, προσωπικού και υλικών. Είναι οικονομική όσον αφορά χρήση εξοπλισμού, προσωπικού και υλικών.

17 Μία αποτελεσματική διαδικασία γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει Είναι ευπροσάρμοστη για να αντιμετωπίζει διάφορες αλλαγές. Είναι ευπροσάρμοστη για να αντιμετωπίζει διάφορες αλλαγές. Δεν χρειάζεται τακτικό έλεγχο, γραφειακή δουλειά και εισχωρήσεις δεδομένων (data input). Δεν χρειάζεται τακτικό έλεγχο, γραφειακή δουλειά και εισχωρήσεις δεδομένων (data input). Όπου κατάλληλο και γίνεται, χρήση υφιστάμενου συστημάτος δεδομένων. Όπου κατάλληλο και γίνεται, χρήση υφιστάμενου συστημάτος δεδομένων. Αυτά τα χαρακτηριστικά πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση μίας διαδικασίας. Αυτά τα χαρακτηριστικά πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση μίας διαδικασίας.