ΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ & ΟΜΑΔΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10.

Παρουσίαση με θέμα: "ΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ & ΟΜΑΔΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ & ΟΜΑΔΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10

2 Ορισμός της Ομάδας και της Ομαδικής Εργασίας Ποιός πιστεύετε είναι ο σκοπός της δημιουργίας ομάδων;

3 Σκοπός της δημιουργίας ομάδων και ορισμός Κύριος σκοπός της δημιουργίας ομάδων στον οργανισμό, είναι για την επίλυση προβλημάτων και προσαρμογή των υπαλλήλων στις διάφορες αλλαγές που παρουσιάζονται όπως στην τεχνολογία, στο περιβάλλον, στους τρόπους εκτέλεσης καθηκόντων, κλπ. Κύριος σκοπός της δημιουργίας ομάδων στον οργανισμό, είναι για την επίλυση προβλημάτων και προσαρμογή των υπαλλήλων στις διάφορες αλλαγές που παρουσιάζονται όπως στην τεχνολογία, στο περιβάλλον, στους τρόπους εκτέλεσης καθηκόντων, κλπ. Μία ομάδα είναι ένα σχετικά μόνιμο σύνολο δύο ή περισσότερων ατόμων τα οποία: Μία ομάδα είναι ένα σχετικά μόνιμο σύνολο δύο ή περισσότερων ατόμων τα οποία: Έχουν ένα κοινό σκοπό. Έχουν ένα κοινό σκοπό. Αλληλεπιδρούν το ένα με το άλλο. Αλληλεπιδρούν το ένα με το άλλο. Εξαρτώνται το ένα από το άλλο. Εξαρτώνται το ένα από το άλλο. Αισθάνονται κάποια ικανοποίηση από την αμοιβαία συνεργασία τους. Αισθάνονται κάποια ικανοποίηση από την αμοιβαία συνεργασία τους.

4 Ορισμός της Ομάδας και της Ομαδικής Εργασίας Τα χαρακτηριστικά της ομάδας είναι η εκπλήρωση του κοινού σκοπού και της αλληλεξάρτησης των μελών της. Η ομάδα εκτελεί συγκεκριμένα καθήκοντα και σκοπούς τα οποία δεν θα μπορούσε να κάνει ένα άτομο μόνο του. Ο Perry Johnson υποστηρίζει τη λογική του σχηματισμού των ομάδων με τα εξής επιχειρήματα: Τα χαρακτηριστικά της ομάδας είναι η εκπλήρωση του κοινού σκοπού και της αλληλεξάρτησης των μελών της. Η ομάδα εκτελεί συγκεκριμένα καθήκοντα και σκοπούς τα οποία δεν θα μπορούσε να κάνει ένα άτομο μόνο του. Ο Perry Johnson υποστηρίζει τη λογική του σχηματισμού των ομάδων με τα εξής επιχειρήματα:

5 α) Δύο ή περισσότερα κεφάλια αποδίδουν καλύτερα από ένα, β) Το αποτέλεσμα του συνόλου είναι μεγαλύτερο από το άθροισμά των μερών του (άτομα), γ) Τα άτομα στην ομάδα γνωρίζονται μεταξύ τους και αναπτύσσουν εμπιστοσύνη, όπου έχει σαν αποτέλεσμα τη βοήθεια και συνεργασία και δ) Η ομαδική εργασία προωθεί καλύτερη και αποτελεσματικότερη επικοινωνία. α) Δύο ή περισσότερα κεφάλια αποδίδουν καλύτερα από ένα, β) Το αποτέλεσμα του συνόλου είναι μεγαλύτερο από το άθροισμά των μερών του (άτομα), γ) Τα άτομα στην ομάδα γνωρίζονται μεταξύ τους και αναπτύσσουν εμπιστοσύνη, όπου έχει σαν αποτέλεσμα τη βοήθεια και συνεργασία και δ) Η ομαδική εργασία προωθεί καλύτερη και αποτελεσματικότερη επικοινωνία.

6 Ο Harold Leavitt υποστηρίζει ότι ο σχηματισμός ομάδων είναι σπουδαίος γιατί: α) Βοηθούν στην ενθάρρυνση των καινοτομιών και της δημιουργικότητας, β) Παίρνουν καλύτερες αποφάσεις απ’ότι τα άτομα ξεχωριστά, γ) Αυξάνουν την αφοσίωση και τη δέσμευωη που χρειάζεται για την υλοποίηση αποφάσεων, δ) Αυξάνουν τις ευκαιρίες της αλληλεπίδρασης και ε) Αυξάνουν τη συνεκτικότητα των μελών της. Ο Harold Leavitt υποστηρίζει ότι ο σχηματισμός ομάδων είναι σπουδαίος γιατί: α) Βοηθούν στην ενθάρρυνση των καινοτομιών και της δημιουργικότητας, β) Παίρνουν καλύτερες αποφάσεις απ’ότι τα άτομα ξεχωριστά, γ) Αυξάνουν την αφοσίωση και τη δέσμευωη που χρειάζεται για την υλοποίηση αποφάσεων, δ) Αυξάνουν τις ευκαιρίες της αλληλεπίδρασης και ε) Αυξάνουν τη συνεκτικότητα των μελών της.

7 Γιατί πιστεύετε τα άτομα δημιουργούν ομάδες;

8 Γιατί τα Άτομα Σχηματίζουν Ομάδες Λόγοι για τους οποίους τα άτομα σχηματίζουν ομάδες: Λόγοι για τους οποίους τα άτομα σχηματίζουν ομάδες: Για την ικανοποίηση των αναγκών. Αυτές οι ανάγκες μπορεί να είναι φυσικές, κοινωνικές, ψυχολογικές κλπ Μεταξύ των ακραίων αναγκών (φυσικών και ψυχολογικών) υπάρχουν και οι διαπροσωπικές ανάγκες. Διάγραμμα σελ 222. Σύμφωνα με το διάγραμμα ο σχηματισμός των ομάδων βοηθάει πρωταρχικά τα μέλη να ικανοποιήσουν τις κοινωνικές ή διαπροσωπικές τους ανάγκες (|1ο επίπεδο). Στη συνέχεια ικανοποιούνται ανάγκες ασφάλειας και αναγνώρισης (2ο επίπεδο) και στο τέλος φυσιολογικές ανάγκες και ανάγκη για προσωπική επιτυχία/αυτοπραγματωση (3ο επίπεδο). Για την ικανοποίηση των αναγκών. Αυτές οι ανάγκες μπορεί να είναι φυσικές, κοινωνικές, ψυχολογικές κλπ Μεταξύ των ακραίων αναγκών (φυσικών και ψυχολογικών) υπάρχουν και οι διαπροσωπικές ανάγκες. Διάγραμμα σελ 222. Σύμφωνα με το διάγραμμα ο σχηματισμός των ομάδων βοηθάει πρωταρχικά τα μέλη να ικανοποιήσουν τις κοινωνικές ή διαπροσωπικές τους ανάγκες (|1ο επίπεδο). Στη συνέχεια ικανοποιούνται ανάγκες ασφάλειας και αναγνώρισης (2ο επίπεδο) και στο τέλος φυσιολογικές ανάγκες και ανάγκη για προσωπική επιτυχία/αυτοπραγματωση (3ο επίπεδο).

9 Λόγω Γειτνιάσεως. Δηλαδή δημιουργία ομάδων λόγω στενών σχέσεων εκτός εργασίας (ακόμη και αν εργάζονται σε διαφορετικές εταιρίες). Λόγω Γειτνιάσεως. Δηλαδή δημιουργία ομάδων λόγω στενών σχέσεων εκτός εργασίας (ακόμη και αν εργάζονται σε διαφορετικές εταιρίες). Λόγω κοινών δραστηριοτήτων και κοινών ενδιαφέροντων. Λόγω κοινών δραστηριοτήτων και κοινών ενδιαφέροντων.

10 Ανάπτυξη Ομάδων Ο σχηματισμός ομάδων περνά από διάφορα στάδια ανάπτυξης. Ο Tuckman προσδιόρισε πέντε στάδια ανάπτυξης: Ο σχηματισμός ομάδων περνά από διάφορα στάδια ανάπτυξης. Ο Tuckman προσδιόρισε πέντε στάδια ανάπτυξης: Στάδιο Σχηματισμού (Forming). Στο στάδιο αυτό τα μέλη προσδιορίζουν τις υπευθυνότητες τους και τους κανόνες της συνεργασίας τους σε ότι αφορά την πραγματοποίηση καθηκόντων. Τα μέλη γνωρίζονται μεταξύ τους και διατυπώνουν στόχους. Είναι στάδιο προσανατολισμού αφού η ομάδα δεν έχει ωριμάσει ακόμα. Στάδιο Σχηματισμού (Forming). Στο στάδιο αυτό τα μέλη προσδιορίζουν τις υπευθυνότητες τους και τους κανόνες της συνεργασίας τους σε ότι αφορά την πραγματοποίηση καθηκόντων. Τα μέλη γνωρίζονται μεταξύ τους και διατυπώνουν στόχους. Είναι στάδιο προσανατολισμού αφού η ομάδα δεν έχει ωριμάσει ακόμα.

11 Στάδιο Ανακατατάξεων (Storming). Στο στάδιο αυτό πιθανών να υπάρχουν συγκρούσεις όσον αφορά ηγεσία ομάδας, στόχους, ευθύνες κλπ. Ο μάνατζερ πρέπει να είναι ικανός να επιλύει αυτές τις συγκρούσεις. Το στάδιο αυτό χαρακτηρίζεται ως στάδιο αντιθέσεων. Στάδιο Ανακατατάξεων (Storming). Στο στάδιο αυτό πιθανών να υπάρχουν συγκρούσεις όσον αφορά ηγεσία ομάδας, στόχους, ευθύνες κλπ. Ο μάνατζερ πρέπει να είναι ικανός να επιλύει αυτές τις συγκρούσεις. Το στάδιο αυτό χαρακτηρίζεται ως στάδιο αντιθέσεων. Στάδιο Ομαλοποίησης (Norming). Μετά την επίλυση των παραπάνω προβλημάτων, τα μέλη της ομάδας αρχίζουν να διατυπώνουν τα πρότυπα συμπεριφοράς (για τον συντονιστή της ομάδας, συνεργασία, αμοιβαία εμπιστοσύνη κλπ). Το στάδιο αυτό χαρακτηρίζεται ως στάδιο συνεκτικότητας της ομάδας. Στάδιο Ομαλοποίησης (Norming). Μετά την επίλυση των παραπάνω προβλημάτων, τα μέλη της ομάδας αρχίζουν να διατυπώνουν τα πρότυπα συμπεριφοράς (για τον συντονιστή της ομάδας, συνεργασία, αμοιβαία εμπιστοσύνη κλπ). Το στάδιο αυτό χαρακτηρίζεται ως στάδιο συνεκτικότητας της ομάδας.

12 Στάδιο Απόδοσης (Performing). Στο στάδιο αυτό τα μέλη της ομάδας είναι ικανά να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντα που τους ανατίθενται. Πέρνουμε τα αναμενόμενα αποτελέσματα που θέλουμε από την ομάδα. Εδώ η ομάδα χαρακτηρίζεται από ωριμότητα. Στάδιο Απόδοσης (Performing). Στο στάδιο αυτό τα μέλη της ομάδας είναι ικανά να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντα που τους ανατίθενται. Πέρνουμε τα αναμενόμενα αποτελέσματα που θέλουμε από την ομάδα. Εδώ η ομάδα χαρακτηρίζεται από ωριμότητα. Στάδιο Διάλυσης (Adjourning). Συμβαίνει αν η διάρκεια του έργου είναι καθορισμένη. Στάδιο Διάλυσης (Adjourning). Συμβαίνει αν η διάρκεια του έργου είναι καθορισμένη.

13 Τύποι Ομάδων Υπάρχουν οι επίσημες/τυπικές ομάδες και οι ανεπίσημες/άτυπες ομάδες. Πώς τις αντιλαμβάνεστε;

14 Τύποι Ομάδων Οι ομάδες χωρίζονται σε επίσημες και ανεπίσημες: Οι ομάδες χωρίζονται σε επίσημες και ανεπίσημες: Επίσημες ή τυπικές ομάδες. Η επίσημη ομάδα ορίζεται από τον οργανισμό, έχει νόμιμη εξουσία και σχηματίζεται για να εκπληρώσει συγκεκριμένο καθήκον του οργανισμού αποτελεσματικά και αποδοτικά. Τα είδη των επίσημων ομάδων είναι: α) Λειτουργική ομάδα (functional). Ορίζεται από τον οργανισμό και αποτελείται από άτομα τα οποία πραγματοποιούν όμοια καθήκοντα. Επίσημες ή τυπικές ομάδες. Η επίσημη ομάδα ορίζεται από τον οργανισμό, έχει νόμιμη εξουσία και σχηματίζεται για να εκπληρώσει συγκεκριμένο καθήκον του οργανισμού αποτελεσματικά και αποδοτικά. Τα είδη των επίσημων ομάδων είναι: α) Λειτουργική ομάδα (functional). Ορίζεται από τον οργανισμό και αποτελείται από άτομα τα οποία πραγματοποιούν όμοια καθήκοντα.

15 Αποτελούν μέρος του οργανογράμματος και αποτελούνται από μάνατζερς και υφιστάμενους οι οποίοι συνεργάζονται για επίτευξη ενός σκοπού, β) Ομάδα καθήκοντος ή έργου (task). Δημιουργείται από τον οργανισμό για να εκπληρώσει ένα καθήκον. Η ζωή της διαρκεί μέχρι να λήξει το έργο, γ) Επιτροπή (Committee). Η επιτροπή δημιουργείται από τον οργανισμό και έχει ένα συγκεκριμένο σκοπό. Χρησιμοποιείται για να επιλύει συγκρούσεις που συμβαίνουν μέσα στον οργανισμό, να προτείνει λύσεις στο μάνατζερ και να παίρνει αποφάσεις. Αποτελούν μέρος του οργανογράμματος και αποτελούνται από μάνατζερς και υφιστάμενους οι οποίοι συνεργάζονται για επίτευξη ενός σκοπού, β) Ομάδα καθήκοντος ή έργου (task). Δημιουργείται από τον οργανισμό για να εκπληρώσει ένα καθήκον. Η ζωή της διαρκεί μέχρι να λήξει το έργο, γ) Επιτροπή (Committee). Η επιτροπή δημιουργείται από τον οργανισμό και έχει ένα συγκεκριμένο σκοπό. Χρησιμοποιείται για να επιλύει συγκρούσεις που συμβαίνουν μέσα στον οργανισμό, να προτείνει λύσεις στο μάνατζερ και να παίρνει αποφάσεις.

16 Ανεπίσημες ή άτυπες ομάδες. Σχηματίζονται από άτομα τα οποία ανήκουν σε διαφορετικές επίσημες ομάδες αλλά έχουν κοινά ενδιαφέροντα. Δημιουργούνται για να ικανοποίησηουν τις ανάγκες των μελών τους, τις οποίες δεν μπορεί να ικανοποίησει ο επίσημος οργανισμός. Οι υπάλληλοι μπορεί να συνδέονται μεταξύ τους γιατί: α) εργάζονται στην ίδια περιοχή, β) έχουν παρόμοια ενδιαφέροντα έξω από την εργασία και γ) έχουν την ανάγκη ή επιθυμία να εργάζονται με φίλους. Ανεπίσημες ή άτυπες ομάδες. Σχηματίζονται από άτομα τα οποία ανήκουν σε διαφορετικές επίσημες ομάδες αλλά έχουν κοινά ενδιαφέροντα. Δημιουργούνται για να ικανοποίησηουν τις ανάγκες των μελών τους, τις οποίες δεν μπορεί να ικανοποίησει ο επίσημος οργανισμός. Οι υπάλληλοι μπορεί να συνδέονται μεταξύ τους γιατί: α) εργάζονται στην ίδια περιοχή, β) έχουν παρόμοια ενδιαφέροντα έξω από την εργασία και γ) έχουν την ανάγκη ή επιθυμία να εργάζονται με φίλους.

17 Ο ηγέτης-συντονιστής, αναδύεται μέσα από την ίδια την ομάδα και όχι από τη διοίκηση του οργανισμού. Υπάρχουν δύο τύποι ανεπίσημων ομάδων: α) Ομάδα με κοινά ενδιαφέροντα (interest group). Αυτά τα κοινά ενδιαφέροντα των μελών της ομάδας μπορεί να συνδέονται με την εργασία αλλά μπορεί και όχι. Είναι παρόμοια με την ομάδα έργου γιατί εχει περιορισμένη διάρκεια, β) Ομάδα ομότιμων (Peer Group). Είναι παρόμοια ομάδα με την προηγούμενη και περιλαμβάνει άτομα από όλα τα επίπεδα του οργανισμού. Ο ηγέτης-συντονιστής, αναδύεται μέσα από την ίδια την ομάδα και όχι από τη διοίκηση του οργανισμού. Υπάρχουν δύο τύποι ανεπίσημων ομάδων: α) Ομάδα με κοινά ενδιαφέροντα (interest group). Αυτά τα κοινά ενδιαφέροντα των μελών της ομάδας μπορεί να συνδέονται με την εργασία αλλά μπορεί και όχι. Είναι παρόμοια με την ομάδα έργου γιατί εχει περιορισμένη διάρκεια, β) Ομάδα ομότιμων (Peer Group). Είναι παρόμοια ομάδα με την προηγούμενη και περιλαμβάνει άτομα από όλα τα επίπεδα του οργανισμού.

18 Η διαφορά με τη προηγούμενη ομάδα είναι ότι η ομάδα με κοινά ενδιαφέροντα βρίσκεται μέσα στον εργασιακό χώρο, ενώ η ομάδα ομότιμων υπάρχει κυρίως έξω από τον εργασιακό χώρο. Αποτελείται από άτομα που συνδέονται μεταξύ τους λόγω θρησκείας, πολιτικών, κλπ. Η διαφορά με τη προηγούμενη ομάδα είναι ότι η ομάδα με κοινά ενδιαφέροντα βρίσκεται μέσα στον εργασιακό χώρο, ενώ η ομάδα ομότιμων υπάρχει κυρίως έξω από τον εργασιακό χώρο. Αποτελείται από άτομα που συνδέονται μεταξύ τους λόγω θρησκείας, πολιτικών, κλπ. Οι ανεπίσημες ομάδες προσφέρουν στα μέλη τους κοινωνική ικανοποίηση, ασφάλεια και ταυτότητα αφού μοιράζονται μεταξύ τους αξίες, στάσεις και σκοπούς. Οι ανεπίσημες ομάδες προσφέρουν στα μέλη τους κοινωνική ικανοποίηση, ασφάλεια και ταυτότητα αφού μοιράζονται μεταξύ τους αξίες, στάσεις και σκοπούς.

19 Ποιοί παράγοντες πιστεύετε επηρεάζουν την απόδοση μίας ομάδας;

20 Παράγοντες που Επηρεάζουν την Απόδοση της Ομάδας Η σύνθεση της ομάδας. Τα μέλη πρέπει να έχουν γνώσεις, δεξιότητες, ομοιογένεια μεταξύ τους και καλές διαπροσωπικές δεξιότητες. Η σύνθεση της ομάδας. Τα μέλη πρέπει να έχουν γνώσεις, δεξιότητες, ομοιογένεια μεταξύ τους και καλές διαπροσωπικές δεξιότητες. Το μέγεθος της ομάδας. Το μέγεθος επηρεάζει την απόδοση και αποτελεσματικότητα της ομάδας. Πιο μικρές ομάδες τείνουν να πέρνουν πιο αποτελεσματικές αποφάσεις. Όσο μεγαλώνει η ομάδα, τόσο αυξάνονται οι γνώσεις και οι δεξιότητες, αλλά και οι πιθανότητες δημιουργίας αντιπαραθέσεων και εχθρικής ατμόσφαιρας. Το μέγεθος της ομάδας. Το μέγεθος επηρεάζει την απόδοση και αποτελεσματικότητα της ομάδας. Πιο μικρές ομάδες τείνουν να πέρνουν πιο αποτελεσματικές αποφάσεις. Όσο μεγαλώνει η ομάδα, τόσο αυξάνονται οι γνώσεις και οι δεξιότητες, αλλά και οι πιθανότητες δημιουργίας αντιπαραθέσεων και εχθρικής ατμόσφαιρας.

21  Τα πρότυπα της ομάδας. Τα πρότυπα καθοδηγούν τις συμπεριφορές και τι πρέπει να αποφεύγουν τα μέλη της ομάδας. Έτσι παίζουν ενεργό ρόλο στην αποτελεσματικότητα μίας ομάδας. Τα πρότυπα προσδιορίζονται κυρίως από τα μέλη της ομάδας και είναι δύσκολο να τα επιβάλει ο μανατζερ. Ο συντονιστής πρέπει να ενθαρρύνει την υιοθέτηση των προτύπων που υποστηρίζουν τους στόχους και ο μάνατζερ να επιβραβεύει με αμοιβές την εκδήλωση της επιθυμητής συμπεριφοράς.

22  Οι πηγές και η τεχνολογία. Η επίδραση πηγών (χρήματα, εξοπλισμός κλπ) και της τεχνολογίας είναι απαραίτητα για να πραγματοποιηθεί μία εργασία. Μπορεί να διευκολύνει ή να εμποδίσει την αλληλεπίδραση μεταξύ των μελών της ομάδας.

23  Ο ρόλος στην ομάδα. Το κάθε μέλος αναλαμβάνει ένα συγκεκριμένο ρόλο στην ομάδα. Η συμπεριφορά του ατόμου που ασκεί κάποιο ρόλο επηρεάζεται και από τη συμπεριφορά των άλλων ατόμων. Η εκτέλεση του ρόλου διαμορφώνεται από τις προσδοκίες του μάνατζερ και άλλων που προσπαθούν να ελέγξουν την κατάσταση. Αν τα άτομα όμως αντιμετωπίζουν δυσκολίες στην πραγματοποίηση των ρόλων τους, τότε αυτό έχει αρνητικό αποτέλεσμα στην απόδοση της ομάδας.

24  Η κουλτούρα και η δομή. Αν η κουλτούρα είναι ατομικιστική, δηλαδή δίνει έμφαση στην ατομική απόδοση τότε είναι αδύνατον να αναπτυχθούν αποτελεσματικές ομάδες. Τέλος, η δομή επηρεάζει αρνητικά ή θετικά, αναλόγως αν είναι δύσκαμπτη ή ευέλικτη.

25 Η Ηγεσία στην Ομάδα Γιατί πιστεύετε είναι σημαντικό να υπάρχει ηγέτης στην ομάδα;

26 Η Ηγεσία στην Ομάδα Ο ηγέτης/συντονιστής της ομάδας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματικότητα της γιατί: Ο ηγέτης/συντονιστής της ομάδας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματικότητα της γιατί: Χρησιμοποιείται ως το επίσημο άτομο που κάνει τις επαφές μεταξύ της ομάδας και του οργανισμού. Χρησιμοποιείται ως το επίσημο άτομο που κάνει τις επαφές μεταξύ της ομάδας και του οργανισμού. Έχει την ευθύνη της διατήρησης όλων των αρχείων των συζητήσεων. Έχει την ευθύνη της διατήρησης όλων των αρχείων των συζητήσεων. Συντονίζει τις δραστηριότητες της ομάδας, διευκολύνει τις συναντήσεις και αναθέτει καθήκοντα στα μέλη. Συντονίζει τις δραστηριότητες της ομάδας, διευκολύνει τις συναντήσεις και αναθέτει καθήκοντα στα μέλη. Ο ηγέτης πρέπει να εστιάζει την προσοχή του στην απόδοση της ομάδας και όχι στην ατομική απόδοση των μελών. Ο ηγέτης πρέπει να εστιάζει την προσοχή του στην απόδοση της ομάδας και όχι στην ατομική απόδοση των μελών.

27 Ο Kinlaw διακρίνει τρεις ρόλους ηγετών: Ο Kinlaw διακρίνει τρεις ρόλους ηγετών: Ο ρόλος του εισηγητή. Ο ηγέτης είναι ο εισηγητής των διαφόρων δραστηριοτήτων και διαδικασιών που απαιτούνται για το σχηματισμό και λειτουργία των αποτελεσματικών ομάδων και για να το πετύχει, πρέπει να συνεργαστεί με όλα τα μέλη της ομάδας. Ο ρόλος του εισηγητή. Ο ηγέτης είναι ο εισηγητής των διαφόρων δραστηριοτήτων και διαδικασιών που απαιτούνται για το σχηματισμό και λειτουργία των αποτελεσματικών ομάδων και για να το πετύχει, πρέπει να συνεργαστεί με όλα τα μέλη της ομάδας.

28 Ο ρόλος του προτύπου. Η συμπεριφορά του ηγέτη της ομάδας αποτελεί ένα πρότυπο για τους άλλους και θα επηρεάσει τη συμπεριφορά τους. Ο ρόλος του προτύπου. Η συμπεριφορά του ηγέτη της ομάδας αποτελεί ένα πρότυπο για τους άλλους και θα επηρεάσει τη συμπεριφορά τους. Ο ρόλος του συντονιστή. Ο ηγέτης συντονίζει και υποστηρίζει τη λειτουργία και το έργο της ομάδας. Δηλαδή συμβουλεύει και βοηθάει τα μέλη της ομάδας με διάφορες δυσκολίες και προβήματα που μπορεί να αντιμετωπίζουν ώστε να βελτιώσουν την απόδοση τους. Ο ρόλος του συντονιστή. Ο ηγέτης συντονίζει και υποστηρίζει τη λειτουργία και το έργο της ομάδας. Δηλαδή συμβουλεύει και βοηθάει τα μέλη της ομάδας με διάφορες δυσκολίες και προβήματα που μπορεί να αντιμετωπίζουν ώστε να βελτιώσουν την απόδοση τους.

29 Είδη Ομάδων στον Οργανισμό  Κύκλος Ποιότητας (Quality Circle) Είναι μια μικρή ομάδα ατόμων που προέρχονται από τον ίδιο εργασιακό χώρο ή τμήμα του οργανισμού και πραγματοποιούν παρόμοια καθήκοντα. Συναντούνται τακτικά και εθελοντικά για να προσδιορίσουν, να αναλύσουν και να προτείνουν λύσεις στα προβλήματα. Δεν υλοποιά τις αποφάσεις αλλά τις προτείνει στη διοίκηση για περαιτέρω θεώρηση. Τα προβλήματα δεν περιορίζονται μόνο στην ποιότητα και τα άτομα πληρώνονται επιπλέον αν βρεθούν εκτός ωραρίου εργασίας. Είναι μια μικρή ομάδα ατόμων που προέρχονται από τον ίδιο εργασιακό χώρο ή τμήμα του οργανισμού και πραγματοποιούν παρόμοια καθήκοντα. Συναντούνται τακτικά και εθελοντικά για να προσδιορίσουν, να αναλύσουν και να προτείνουν λύσεις στα προβλήματα. Δεν υλοποιά τις αποφάσεις αλλά τις προτείνει στη διοίκηση για περαιτέρω θεώρηση. Τα προβλήματα δεν περιορίζονται μόνο στην ποιότητα και τα άτομα πληρώνονται επιπλέον αν βρεθούν εκτός ωραρίου εργασίας.

30 Πλεονεκτήματα: α) βελτίωση στάσεων, προσωπικών ικανοτήτων και συμπεριφοράς, β) καλλιέργεια ατόμων, γ) αύξηση αυτοσεβασμού ατόμων, δ) αλλαγή σε κάποια χαρακτηριστικά των υπαλλήλων, ε) αύξηση σεβασμού της διοίκησης προς τους υπάλληλους, στ) μείωση προστριβών και ζ) ενεργητική συμμετοχή των υπαλλήλων στην εταιρία. Πλεονεκτήματα: α) βελτίωση στάσεων, προσωπικών ικανοτήτων και συμπεριφοράς, β) καλλιέργεια ατόμων, γ) αύξηση αυτοσεβασμού ατόμων, δ) αλλαγή σε κάποια χαρακτηριστικά των υπαλλήλων, ε) αύξηση σεβασμού της διοίκησης προς τους υπάλληλους, στ) μείωση προστριβών και ζ) ενεργητική συμμετοχή των υπαλλήλων στην εταιρία.

31 Αυτοδιαχειριζόμενη Ομάδα (Self-managed Team) Αυτοδιαχειριζόμενη Ομάδα (Self-managed Team) Αποτελείται από 5-15 άτομα με διαφορετικές δεξιότητες το καθένα. Εργάζονται κάθε μέρα μαζί για να παράγουν ένα ολοκληρωμένο αγαθό ή υπηρεσία. Συχνά εκτελούν και διάφορα διοικητικά καθήκοντα. Μία αυτοδιαχειριζόμενη ομάδα περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: α) Τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση σε όλες τις πηγές που χρειάζονται για να εκτελέσουν ένα έργο, β) Τα μέλη καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων και εξαλείφει τα εμπόδια που υπάρχουν μεταξύ των τμημάτων, λειτουργιών ή ειδικοτήτων, γ) Η ομάδα διαθέτει την εξουσία που απαιτείται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Αποτελείται από 5-15 άτομα με διαφορετικές δεξιότητες το καθένα. Εργάζονται κάθε μέρα μαζί για να παράγουν ένα ολοκληρωμένο αγαθό ή υπηρεσία. Συχνά εκτελούν και διάφορα διοικητικά καθήκοντα. Μία αυτοδιαχειριζόμενη ομάδα περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: α) Τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση σε όλες τις πηγές που χρειάζονται για να εκτελέσουν ένα έργο, β) Τα μέλη καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων και εξαλείφει τα εμπόδια που υπάρχουν μεταξύ των τμημάτων, λειτουργιών ή ειδικοτήτων, γ) Η ομάδα διαθέτει την εξουσία που απαιτείται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

32 Πρέπει να έχει αυτονομία να κάνει αυτό που θεωρεί αναγκαίο (προγραμματισμό, επίλυση προβλημάτων κλπ). Τα μέλη αυτής της ομάδας χρειάζονται καλή εκπαίδευση και υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης από τα διοικητικά στελέχη. Πρέπει να έχει αυτονομία να κάνει αυτό που θεωρεί αναγκαίο (προγραμματισμό, επίλυση προβλημάτων κλπ). Τα μέλη αυτής της ομάδας χρειάζονται καλή εκπαίδευση και υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης από τα διοικητικά στελέχη. Τα σπουδαία αποτελέσματα μίας αυτοδιαχειριζόμενης ομάδας: α) Αύξηση της παραγωγικότητας κατά 30% τουλάχιστον, β) Αύξηση ικανοποίησης πελατών, γ) Βελτίωση ποιότητας προιόντων κα δ) Ελάττωση λειτουργικού κόστους. Τα σπουδαία αποτελέσματα μίας αυτοδιαχειριζόμενης ομάδας: α) Αύξηση της παραγωγικότητας κατά 30% τουλάχιστον, β) Αύξηση ικανοποίησης πελατών, γ) Βελτίωση ποιότητας προιόντων κα δ) Ελάττωση λειτουργικού κόστους.

33 Η διοίκηση έχει απόλυτη εμπιστοσύνη στις αυτοδιαχειριζόμενες ομάδες, οι οποίες εξουδετερώνουν ένα ή περισσότερα διοικητικά επίπεδα, προωθούν την οριζόντια δομή και δημιουργούν επίπεδους οργανισμούς με εξαιρετικά αποτελέσματα. Τα πλεονεκτήματα αυτών των αποτελεσμάτων είναι ότι βελτιώνεται η ταχύτητα πραγματοποίησης των διαδικασιών, η αποδοτικότητα, ο χρόνος απάντησης και η ποιότητα λήψης αποφάσεων. Η διοίκηση έχει απόλυτη εμπιστοσύνη στις αυτοδιαχειριζόμενες ομάδες, οι οποίες εξουδετερώνουν ένα ή περισσότερα διοικητικά επίπεδα, προωθούν την οριζόντια δομή και δημιουργούν επίπεδους οργανισμούς με εξαιρετικά αποτελέσματα. Τα πλεονεκτήματα αυτών των αποτελεσμάτων είναι ότι βελτιώνεται η ταχύτητα πραγματοποίησης των διαδικασιών, η αποδοτικότητα, ο χρόνος απάντησης και η ποιότητα λήψης αποφάσεων.

34 Έτσι μένουν πιο ικανοποιημένοι οι πελάτες. Επίσης αυξάνεται η συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων του οργανισμού και το ηθικό των υπαλλήλων. Υπάρχουν όμως και κάποια προβλήματα όπως: α) οι μάνατζερς του μεσαίου κλιμακίου φοβούνται πως μπορεί να χάσουν την δουλειά τους και β) οι υπαλλήλοι σπαταλούν αρκετό χρόνο για τις συναντήσεις τους. Έτσι μένουν πιο ικανοποιημένοι οι πελάτες. Επίσης αυξάνεται η συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων του οργανισμού και το ηθικό των υπαλλήλων. Υπάρχουν όμως και κάποια προβλήματα όπως: α) οι μάνατζερς του μεσαίου κλιμακίου φοβούνται πως μπορεί να χάσουν την δουλειά τους και β) οι υπαλλήλοι σπαταλούν αρκετό χρόνο για τις συναντήσεις τους.

35 Διατμηματική Ομάδα (Gross-functional team) Διατμηματική Ομάδα (Gross-functional team) Αποτελείται από υπαλλήλους οι οποίοι προέρχονται από διαφορετικές λειτουργίες του οργανισμού, που βρίσκονται στο ίδιο ή διαφορετικό ιεραρχικό επίπεδο. Οι ομάδες αυτές πραγματοποιούν διάφορα καθήκοντα. Στη διοίκηση ολικής ποιότητας, χρησιμοποιούνται πάρα πολύ οι διατμηματικές ομάδες οι οποίες συντονίζουν και πραγματοποιούν ολόκληρο το έργο από την αρχική μέχρι την τελική φάση. Αποτελείται από υπαλλήλους οι οποίοι προέρχονται από διαφορετικές λειτουργίες του οργανισμού, που βρίσκονται στο ίδιο ή διαφορετικό ιεραρχικό επίπεδο. Οι ομάδες αυτές πραγματοποιούν διάφορα καθήκοντα. Στη διοίκηση ολικής ποιότητας, χρησιμοποιούνται πάρα πολύ οι διατμηματικές ομάδες οι οποίες συντονίζουν και πραγματοποιούν ολόκληρο το έργο από την αρχική μέχρι την τελική φάση.

36 Οι επιτροπές και οι ομάδες έργου είναι δύο τύποι που ανήκουν στις διατμηματικές ομάδες. Η επιτροπή είναι μία διατμηματική ομάδα η οποία σχεδιάστηκε για να ασχολείται με επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Η ομάδα έργου είναι ειδική ομάδα με ορισμένη απασχόληση, είναι προσωρινή και έχει σχεδιαστεί για την επίλυση ιδιαίτερων προβλημάτων. Οι επιτροπές και οι ομάδες έργου είναι δύο τύποι που ανήκουν στις διατμηματικές ομάδες. Η επιτροπή είναι μία διατμηματική ομάδα η οποία σχεδιάστηκε για να ασχολείται με επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Η ομάδα έργου είναι ειδική ομάδα με ορισμένη απασχόληση, είναι προσωρινή και έχει σχεδιαστεί για την επίλυση ιδιαίτερων προβλημάτων.

37 Πλεονεκτήματα διατμηματικών ομάδων: α) Ταχύτητα στην ανάπτυξη προιόντων, β) Εστίαση της προσοχής στις ανάγκες των πελατών και γ) Αύξηση της δημιουργικότητας. Πλεονεκτήματα διατμηματικών ομάδων: α) Ταχύτητα στην ανάπτυξη προιόντων, β) Εστίαση της προσοχής στις ανάγκες των πελατών και γ) Αύξηση της δημιουργικότητας. Μειονεκτήματα διατμηματικών ομάδων: α) Δυσκολία της ανταλλαγής και αποδοχής ιδεών με τα άλλα άτομα που προέρχονται από άλλες λειτουργίες και τμήματα και β) Δημιουργία συγκρούσεων μεταξύ των μελών. Μειονεκτήματα διατμηματικών ομάδων: α) Δυσκολία της ανταλλαγής και αποδοχής ιδεών με τα άλλα άτομα που προέρχονται από άλλες λειτουργίες και τμήματα και β) Δημιουργία συγκρούσεων μεταξύ των μελών.

38 Οφέλη που προκύπτουν από την δημιουργία ομάδων για τα μέλη αλλά και για τον οργανισμό, σύμφωνα με τον Quick: Οφέλη που προκύπτουν από την δημιουργία ομάδων για τα μέλη αλλά και για τον οργανισμό, σύμφωνα με τον Quick: Α) Συνεργασία δηλαδή υπάρχει υποστήριξη μεταξύ των μελών Α) Συνεργασία δηλαδή υπάρχει υποστήριξη μεταξύ των μελών Β) Επικοινωνία δηλαδή υπάρχει ελεύθερη πρόσβαση και μεταφορά πληροφοριών Β) Επικοινωνία δηλαδή υπάρχει ελεύθερη πρόσβαση και μεταφορά πληροφοριών Γ) Πηγες δηλαδή αξιοποίηση πηγών, δυνατοτήτων ατόμων. Γ) Πηγες δηλαδή αξιοποίηση πηγών, δυνατοτήτων ατόμων. Δ) Αποφάσεις δηλαδή είναι καλύτερες. Δ) Αποφάσεις δηλαδή είναι καλύτερες. Ε) Αφοσίωση δηλαδή στον οργανισμό Ε) Αφοσίωση δηλαδή στον οργανισμό Στ) Ποιότητα δηλαδή βελτίωση ποιότητας προιόντων. Στ) Ποιότητα δηλαδή βελτίωση ποιότητας προιόντων.