Υ104 – Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων Υπεύθυνος καθηγητής: Ανθόπουλος Λεωνίδας Άλλοι Διδάσκοντες: Τσέλιος Δημήτριος Μεταπτυχιακό.

Παρουσίαση με θέμα: "Υ104 – Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων Υπεύθυνος καθηγητής: Ανθόπουλος Λεωνίδας Άλλοι Διδάσκοντες: Τσέλιος Δημήτριος Μεταπτυχιακό."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Υ104 – Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων Υπεύθυνος καθηγητής: Ανθόπουλος Λεωνίδας Άλλοι Διδάσκοντες: Τσέλιος Δημήτριος Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων

2 Περιεχόμενο μαθήματος 2  Πληροφοριακά συστήματα και επιχείρηση: σχεδιασμός, διοίκηση και στρατηγική  Αναγκαίες πληροφορίες για την ορθή ενσωμάτωση ΠΣ σε μια επιχείρηση,  αξιολόγηση της επίδρασης ενός ΠΣ σε μια επιχείρηση,  υποστήριξη των διαχειριστών και των στρατηγικών με τη χρήση ενός ΠΣ,  αξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, Supply Chain, CRM, Knowledge Management),  επανασχεδιασμός διαδικασιών με την ενσωμάτωση ενός ΠΣ,  ενσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική (Business Strategy).

3 Αναγκαίες πληροφορίες για την ενσωμάτωση ΠΣ

4

5 Μελέτη περίπτωσης: Daimler Chrysler

6 Μελέτη περίπτωσης: Fast Fashion, Hot Systems

7 Αναγκαίες πληροφορίες για την ενσωμάτωση ΠΣ

8

9

10  Συμπεράσματα :  Η διαδικασία ενσωμάτωσης ενός ΠΣ σε μια επιχείρηση απαιτεί  Χρόνο, χρήμα, σωστό προγραμματισμό, καλή γνώση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, στόχευση σε προκλήσεις και σε επιχειρησιακές ανάγκες  Ανάλυση της επιχείρησης σε λειτουργικές οντότητες  Ανάλυση των επιχειρηματικών διαδικασιών  Επιλογή των πληροφοριών που παράγονται και απαιτούνται για την επιχείρηση  Αξιοποίηση των υφιστάμενων συστημάτων πληροφορικής και επικοινωνιών (τροφοδότηση του ΠΣ)  Επιλογή του κατάλληλου ΠΣ για την επιχείρηση (μια ή συνδυασμός λύσεων)  Αντιστοίχηση των επιχειρηματικών διαδικασιών στο ΠΣ  Επανασχεδιασμός των επιχειρηματικών διαδικασιών όπου απαιτείται (BPR)  Εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση των λειτουργιών του ΠΣ  Λογιστική και ποιοτική παρακολούθηση και αξιολόγηση της επίδοσης του ΠΣ

11 Aξιολόγηση της επίδρασης ενός ΠΣ σε μια επιχείρηση  Η πρόκληση :  Η ροή πληροφορίας από διαφορετικά συστήματα κατά μήκος μιας επιχείρησης  Απόκριση στις συνθήκες της παγκόσμιας αγοράς (ταχύτητα, ποιότητα, επάρκεια)  Επιχειρηματικές διεργασίες και ΠΣ:  Οι business processes αφορούν σε μια σειρά λογικών ενεργειών για την επίτευξη ενός επιχειρηματικού αποτελέσματος  Αφορούν επιπλέον σε ενέργειες συντονισμού των ενεργειών  Αποτελούν την πηγή της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης  Αφορούν είτε σε κύριες λειτουργίες της επιχείρησης είτε σε οριζόντιες διεργασίες στην επιχείρηση

12 Aξιολόγηση της επίδρασης ενός ΠΣ σε μια επιχείρηση  Ανάπτυξη ενός ΠΣ κατά μήκος της επιχείρησης (Enterprise-Wide) :  ΠΣ που υποστηρίζουν τη διαχείριση και ολοκλήρωση των επιχειρηματικών διεργασιών κατά μήκος της επιχείρησης  Αποτελούνται από ERP, CRM, supply chain management systems (SCM), knowledge management systems (KM)  Βασίζονται σε επιχειρησιακά intranets και εφαρμογές ιστού (web based)

13 Aξιολόγηση της επίδρασης ενός ΠΣ σε μια επιχείρηση

14 Aξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, SCM, CRM, KM)  Στρατηγικός σχεδιασμός: σύνθεση οράματος και αποτύπωση δράσεων μακροπρόθεσμης εμβέλειας για την επίτευξή του.  Τα συστήματα ERP:  Ενσωματώνουν τις βασικές επιχειρησιακές διεργασίες σε μια εφαρμογή λογισμικού  Επιτρέπουν τη ροή της πληροφορίας κατά μήκος της επιχείρησης  Εστιάζουν στις εσωτερικές διεργασίες, αλλά επιτρέπουν την αλληλεπίδραση με προμηθευτές και με δίκτυο πωλήσεων  Συλλέγουν πληροφορία από διαφορετικές πηγές (παραγωγή, πωλήσεις, λογιστήριο, HR κλπ.) και την αποθηκεύουν σε ένα κοινό χώρο (data repository), για να χρησιμοποιηθεί σε άλλες επιχειρησιακές ανάγκες

15 Aξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, SCM, CRM, KM)  Τα συστήματα SCM:  Εστιάζουν στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών προμήθειας (σχεδιασμός, εντοπισμός, παραγωγή και διάθεση αγαθών ή υπηρεσιών)  Εστιάζουν σε εξωτερικές διεργασίες της επιχείρησης  Συνεισφέρουν στο συντονισμό των επιμέρους μερών μιας προμήθειας (προμηθευτές, καταναλωτές, σημεία διανομής και logistics)

16 Aξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, SCM, CRM, KM)  Τα συστήματα CRM:  Υποστηρίζουν τις επιχειρήσεις να αντιμετωπίζουν τον καταναλωτή πέραν μιας πηγής εσόδων  Ο πελάτης αντιμετωπίζεται ως μακροπρόθεσμη «επένδυση»  Συνεισφέρουν στο συντονισμό των επιμέρους μερών μιας πελατειακής σχέσης (πώληση, marketing, παροχή υπηρεσίας (πχ. Συντήρηση, τεχνική υποστήριξη)  Εστιάζουν στην ικανοποίηση και διατήρηση του πελάτη  Παρέχουν πληροφορίες όπως: τι έχει συνεισφέρει ο πελάτης στην επιχείρηση; Ποιοι είναι οι πιο «πιστοί» πελάτες μας; Ποιοι είναι οι πιο επικερδείς για την επιχείρηση; Σε τι αγαθά δείχνουν προτίμηση;

17 Aξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, SCM, CRM, KM)  Τα συστήματα ΚΜ:  Η επιτυχία μιας επιχείρησης δεν βασίζεται μόνο στους φυσικούς της πόρους αλλά και στην άυλη περιουσία της  Μια επιχείρηση είναι περισσότερο ανταγωνιστική όταν γνωρίζει καλύτερα να σχεδιάζει, παράγει, διαθέτει προϊόντα και υπηρεσίες  Τα ΚΜ συλλέγουν και συσχετίζουν πληροφορίες και εμπειρία για την επιχείρηση και τη διαθέτουν στις επιχειρησιακές διεργασίες, στη λήψη αποφάσεων και στο στρατηγικό σχεδιασμό  Συνδέουν την επιχείρηση με εξωτερικές πηγές γνώσης  Περιλαμβάνουν:  Συστήματα διαχείρισης εγγράφων, σύνθεσης φακέλων οργάνωσης και αποθήκευσης πληροφοριών κατά μήκος της επιχείρησης, έμπειρα συστήματα που κωδικοποιούν γνώση

18 Aξιολόγηση διαφόρων συστημάτων διοίκησης στο στρατηγικό σχεδιασμό (ERP, SCM, CRM, KM)  Μελέτη περίπτωσης: HAWORTH OVERHAULS SUPPLY CHAIN MANAGEMENT  Αντικείμενο: ο σχεδιασμός και κατασκευή επίπλων γραφείου  Μέγεθος: δεύτερη παγκοσμίως, παρουσία σε 120 χώρες, 9000 υπαλλήλους, 40 σημεία παραγωγής, 60 εκθέσεις, 600 ανεξάρτητους μεταπωλητές.  Μεγάλη ανάπτυξη στη δεκαετία του ’90, μεγάλη υποχώρηση στην κρίση των dotcoms  Στόχος: η επαναφορά στην κερδοφορία το 2002.  Για το SCM: ο συντονισμός των διαφορετικών εργοστασίων παραγωγής, ώστε να μην παράγουν όλοι – όλα, αλλά να συνεργάζονται και να σχεδιάζουν τη γραμμή παραγωγής.  Λύση:  Warehouse Management System (WMS) της IristaWarehouse. Το WMS παρακολουθεί και ελέγχει τη ροή των ολοκληρωμένων προϊόντων από διαφορετικά σημεία προς το χώρο πώλησης. Το WMS συνεργάζεται με το ERP της εταιρείας και με το Haworth’s Transportation Management System (TMS).  Το Transport Management System (TMS) της Manugistics Group αναλύει τις παραγγελίες, τα προγράμματα παραγωγής των εργαστοσίων, τα κόστη και τη διαθεσιμότητα μεταφοράς, ώστε να ελαχιστοποιήσει το κόστος διάθεσης.  Αποτέλεσμα: η παραγωγικότητα αυξήθηκε 35% και το κόστος διάθεσης μειώθηκε 50%, απόσβεση κόστους σε 9 μήνες

19 Ε πανασχεδιασμός διαδικασιών με την ενσωμάτωση ενός ΠΣ  Στενή αλληλεπίδραση μεταξύ ΠΣ και επιχείρησης  Οι διαχειριστές πρέπει να κατανοούν το περιβάλλον της επιχείρησης (δομή, διαδικασίες, πολιτικές, νοοτροπίες)  Επιχείρηση = Οργανισμός (κοινωνική δομή, που λαμβάνει εισόδους από το περιβάλλον και παράγει προϊόντα και υπηρεσίες).  Είσοδος: κεφάλαιο, ανθρώπινο δυναμικό  Η κατανόηση της επιχείρησης προκύπτει από την κατανόηση της δομής και των επιχειρηματικών διαδικασιών

20 Ε πανασχεδιασμός διαδικασιών με την ενσωμάτωση ενός ΠΣ  Η κατανόηση των επιχειρησιακών διαδικασιών συνιστά κατανόηση της λειτουργίας της επιχείρησης  Η βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών οδηγεί σε βελτίωση της λειτουργίας της επιχείρησης  Μια επιχειρησιακή διαδικασία αναλύεται σε:  Διεργασίες (processes)  Ροή δεδομένων (data flow)  Αποθήκη δεδομένων (data store)  Εξωγενής οντότητα (external entity)  Τα παραπάνω συνθέτουν διαγράμματα ροής (Data Flow Diagrams (DFDs)) τα οποία χρησιμοποιούνται στην αποτύπωση των διαδικασιών  Ο επανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Process Re-engineering (BPR)) αφορά στην εξ’ ολοκλήρου ανακατασκευή τους με τη χρήση της πληροφορικής και των επικοινωνιών

21 Ε πανασχεδιασμός διαδικασιών με την ενσωμάτωση ενός ΠΣ  Κατά τον επανασχεδιασμό:  Αντικαθίστανται οντότητες όπου εμπλέκονται πόροι του ΠΣ  Καταργούνται βήματα που δεν χρησιμοποιούνται  Αποτυπώνονται οι νέες μονάδες αποθήκευσης  Απλοποιείται η ροή των διεργασιών και των δεδομένων  Οι πόροι του ΠΣ αναλαμβάνουν ρόλους που προηγουμένως ανατίθεντο σε πρόσωπα ή σε άλλα συστήματα  Η ροή της πληροφορίας βασίζεται σε συστήματα επικοινωνιών  Ολοκληρώνονται διεργασίες που προηγουμένως δεν ήταν δυνατό να επιτευχθούν λόγω ιεραρχικής δομής ή λόγω διασποράς των σημείων επικοινωνίας  Δίνεται η δυνατότητα σύνθεσης νέων διαδικασιών λόγω της γνώσης που παράγεται στην επιχείρηση.  Ολόκληρες σύνθετες διαδικασίες μπορούν να εκτελούνται από το ΠΣ (π.χ. Computer Integrated Manufacturing)

22 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Η επιχειρηματική στρατηγική αφορά σε βήματα που στοχεύουν σε ένα όραμα και αποτυπώνει:  Το ρόλο της επιχείρησης  Τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παράγει/προσφέρει  Τους ανταγωνιστές της  Τους μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησης  Η στρατηγική αναπτύσσεται σε τρια επίπεδα:  Επιχείρησης  Ομίλου επιχειρήσεων (firm)  Επιχειρηματικό περιβάλλον ή οικοσύστημα  Τα ΠΣ επηρεάζουν καθοριστικά στο σχεδιασμό (λαμβάνονται υπόψη)  Τα ΠΣ οφείλουν να εναρμονίζονται με τη στρατηγική

23 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Η στρατηγική σε επίπεδο επιχείρησης (το μοντέλο αλυσίδας αξίας (Value Chain Model)):  Η επιχείρηση θεωρείται ως αλυσίδα διαδικασιών (κατά Porter) και εντοπίζονται οι διαδικασίες όπου μπορούν να εφαρμοστούν προϋποθέσεις ανταγωνισμού.  Οι διαδικασίες αναλύονται σε κύριες (π.χ. Παραγωγή, πώληση) και υποστηρικτικές (π.χ. Πρόσληψη προσωπικού, υιοθέτηση τεχνολογίας)  Συνήθης ερώτηση: πως μπορώ ανταγωνιστώ στο περιβάλλον μου;  Συνήθεις στόχοι: (1) μείωση κόστους παραγωγής, (2) διαφοροποίηση προϊόντων/υπηρεσιών (3), τροποποίηση του εύρους δραστηριοποίησης (διεύρυνση ή μείωση)  Τα ΠΣ συνεισφέρουν:  Στον εκσυγχρονισμό της εφοδιαστικής αλυσίδας  Στη βελτίωση των πελατειακών σχέσεων  Στην είσοδο σε αγορές αξίας με νέα προϊόντα/υπηρεσίες

24 Κύριες και υποστηρικτικές διαδικασίες

25 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Η στρατηγική σε επίπεδο ομίλου επιχειρήσεων (Firm Level Strategy):  Ο όμιλος αφορά σε σύνολο επιχειρήσεων, κάθε μια εκ των οποίων καλύπτει στρατηγικό κενό του ομίλου  Κάθε επιχείρηση-μέλος υιοθετεί το στρατηγικό σχέδιο  Τα ΠΣ συνεισφέρουν σε συνέργειες και στην συνολική ανταγωνιστικότητα (core competency) του ομίλου  Οι συνέργειες αφορούν στις περιπτώσεις όπου η έξοδος μιας επιχείρησης-μέλους είναι είσοδος σε άλλες επιχειρήσεις – μέλη.  Στις περιπτώσεις αυτές πραγματοποιούνται δοκιμές εσωτερικά και τα αποτελέσματα εφαρμόζονται εξωτερικά (μείωση κόστους, ρίσκου).  Τα ΠΣ διασυνδέουν τις κατανεμημένες επιχειρήσεις-μέλη και επιτυγχάνουν τις συνέργειες  Τα ΠΣ διαβιβάζουν γνώση κατά μήκους του ομίλου, διαμορφώνοντας συνθήκες ηγετικής παρουσίας στην αγορά.

26 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Η στρατηγική σε επίπεδο επιχειρηματικού περιβάλλοντος (Industry Level Strategy - Ecosystems):  Το επιχειρηματικό περιβάλλον αφορά σε μια κοινή περιοχή δραστηριοποίησης  Η ερώτηση που τίθεται είναι: πότε πρέπει να ανταγωνιστώ και πότε να συνεργαστώ στο επιχειρηματικό περιβάλλον;  Π.χ. Επιχειρήσεις συνεργάζονται για τη διαμόρφωση κοινών προτύπων  Τα ΠΣ συνεισφέρουν σε σημεία στρατηγικής:  Συνεργασίες ανταλλαγής πληροφοριών (information partnerships),  Μοντέλο ανταγωνιστικών δυνάμεων (the competitive forces model),  Επιχειρηματικά οικοσυστήματα (business ecosystems),  Οικονομικά δικτύων (network economics).  Τα ΠΣ επιτρέπουν:  Την κοινή χρήση πληροφοριών (πχ. Citibank – American Airlines)  Στο μοντέλο ανταγωνιστικών δυνάμεων (Porter, 1985) εντοπίζονται ανταγωνιστικοί κίνδυνοι και ευκαιρίες (π.χ. Η είσοδος νέου ανταγωνιστή, νέων υποκατάστατων προϊόντων). Τα ΠΣ ευονούν τη θέσπιση κοινόχρηστων ηλεκτρονικών περιοχών προτύπων, όπου νέα προϊόντα και ανταγωνιστές θα υιοθετούν και θα δηλώνονται προκειμένου να υπάρχουν στην αγορά.  Στα επιχειρηματικά οικοσυστήματα η επιχείρηση αποτελεί μέλος ευρύτερων επιχειρηματικών περιοχών. Το Διαδίκτυο ενισχύει τη λειτουργία των οικοσυστημάτων.  Στα οικονομικά δικτύων ανατρέπονται οι θεωρίες της παραδοσιακής οικονομίας (όπου από ένα όριο και πέρα η επιπλέον επένδυση σε μια παραγωγή δεν επιφέρει πρόσθετο κέρδος). Για παράδειγμα, ένας νέος συνδρομητής τηλεπικοινωνιών δεν απαιτεί επιπλέον δαπάνη, αλλά προσφέρει κέρδος. Ένα νέο μέλος σε μια εικονική ομάδα επιφέρει κέρδος σε όλους. Τα ΠΣ σσυνεισφέρουν σημαντικά με τη σύσταση εικονικών ομάδων μέσω του εταιρικού ιστοχώρου.

27 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Οι διαχειριστές θα πρέπει να πραγματοποιήσουν μια στρατηγική ανάλυση συστήματος (strategic system analysis), για να προσδιορίσουν τον τύπο και το είδος του ΠΣ που θα τους προσφέρει συγκριτικό πλεονέκτημα.  Στην ανάλυση θα πρέπει να απαντήσουν:  Ποια είναι η σύνθεση της επιχειρησιακής περιοχής όπου ανήκει η επιχείρηση;  Ποιες είναι οι ανταγωνιστικές δυνάμεις στην περιοχή;  Υπάρχουν νεο-εισερχόμενοι; Ποιες οι σχετικές δυνάμεις προμηθευτών, πελατών και ανταγωνιστικών εναλλακτικών προϊόντων/υπηρεσιών;  Ποια είναι η βάση του ανταγωνισμού; (ποιότητα, τιμή, brand)  Ποια είναι η τάση για την αλλαγή στην περιοχή;  Από που προέρχονται;  Πως χρησιμοποιούνται οι ΤΠΕ; Η επιχείρηση βρίσκεται μπροστά ή πίσω από τα ΠΣ;  Ποιες είναι οι αλυσίδες αξίας στην επιχείρηση/όμιλο/οικοσύστημα όπου ανήκει η επιχείρηση;  Πως η επιχείρηση δημιουργεί αξία από τον πελάτη; (μέσω τιμών ή ποιότητας;)  Υπάρχουν σημεία στην αλυσίδα όπου ο πελάτης θα μπορούσε να επιφέρει πρόσθετη αξία;  Κατανοεί η επιχείρηση τις επιχειρησιακές διεργασίες;  Αξιοποιεί επαρκώς τα ΠΣ στις επιχειρησιακές διεργασίες;  Αξιοποιεί ο όμιλος τα εταιρικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα;  Τα SCMs και τα CRM ευνοούν ή βλάπτουν τον όμιλο;  Ο όμιλος θα οφελούνταν ή θα βλάπτονταν από συνεργασίες και συμμετοχή σε ιστούς αξίας;  Σε ποιο σημείο της αλυσίδας αξίας τα ΠΣ συνεισφέρουν σε βέλτιστο βαθμό;

28 Eνσωμάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραμμίζεται σε μια επιχειρηματική στρατηγική  Συμπεράσματα:  Απαιτούνται αλλαγές  στους επιχειρησιακούς στόχους,  στις εταιρικές σχέσεις (με πελάτες, προμηθευτές, εταίρους),  στις διαδικασίες και  στις υποδομές ΤΠΕ  Πρόκειται για κοινωνικο-τεχνικές αλλαγές

29 Λίγα λόγια για τεχνολογίες

30

31

32