Κλαδικές εκθέσεις 4 η Παρουσίαση

Εκθέματα  τι πρέπει να εκτεθεί; (λόγοι συμμετοχής)  πόσα εκθέματα θα πρέπει να αποσταλούν; (μέγεθος σταντ, απαιτήσεις σε χώρο, προγραμματισμός εκδηλώσεων)  πως πρέπει αυτά να κοστολογηθούν; να δίνετε πάντοτε τις τιμές στο νόμισμα που σας ζητάνε, προκειμένου να αποφεύγονται παρεξηγήσεις και παρανοήσεις, αποφεύγετε πάντοτε τους αυτοσχεδιασμούς κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης και σεβαστείτε την κοστολόγηση που κάνατε πριν την έκθεση, αποφύγετε το εύκολο κατέβασμα της τιμής, καθώς συνήθως οδηγεί σε επιπλέον απαιτήσεις μείωσης, προσαρμόστε την διαπραγματευτική σας τακτική (προσφέρετε λιγότερα ή περισσότερα) ανάλογα με τη σοβαρότητα και την μελλοντική σπουδαιότητα του κάθε επισκέπτη (κυρίως εμπορικού)

Επιλογή εκθεμάτων  καταρτίστε τον κατάλογο των εκθεμάτων σε στενή συνεργασία με τα συναρμόδια τμήματα της επιχείρησης σας,  λάβετε σοβαρά υπόψη την πίεση από τα ανταγωνιστικά προϊόντα και τα παράπονα και τις παρατηρήσεις των πελατών σας,  επιλέξτε τα προϊόντα εκείνα που είναι καλύτερα από πλευράς ποιότητας, εμφάνισης, σχεδιασμού, (καθώς δίνουν τον τόνο και δημιουργούν την εικόνα ολόκληρης της επιχείρησης) χωρίς απαραίτητα να είναι και τα ακριβότερα,  παρουσιάστε τόσο τα νέα σας προϊόντα όσο και τα καθιερωμένα, προκειμένου να διευκολύνεται τη σύνδεση στο μυαλό των επισκεπτών και να παρέχετε σιγουριά για τη διαχρονική τους αξία και για τη συνέπεια σας ως εταιρεία,  σε περιπτώσεις συμμετοχής σε εκθέσεις του εξωτερικού, αποφασίστε για τα εκθέματα στη βάση των συνθηκών και των παραμέτρων της εκεί αγοράς και όχι της εγχώριας, προκειμένου να αποφύγετε λάθη ελλιπούς προσαρμογής τα οποία είναι συχνά και επώδυνα,  αποφασίστε πάντοτε στη βάση της λογικής και όχι των συναισθημάτων,  μελετήστε – αν είναι εφικτό – προσεκτικά τα προϊόντα που θα εκθέσουν οι ανταγωνιστές σας, προκειμένου να μην βρεθείτε προ απροόπτου, το οποίο δεν θα γίνεται να διορθωθεί κατά τη διάρκεια της έκθεσης.

Μεταφορά των εκθεμάτων 1.ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος μεταφοράς (πλοίο, αεροπλάνο, οδικός, σιδηρόδρομος, κλπ.); 2.ποιες οι δυνατότητες μεταφοράς (με αυτεπιστασία, με συνεργασία μεταφορικής εταιρίας, κλπ.); 3.τι υλικά απαιτούνται για τη συσκευασία, την επανασυσκευασία και τη φύλαξη των εκθεμάτων; 4.ποια φορτωτικά και ποια τελωνειακά έντυπα απαιτούνται; 5.που θα αποθηκευτούν και με ποιο κόστος τα προϊόντα που περισσεύουν;

Προετοιμασία για τη μεταφορά μελέτη όλων των τελωνειακών διατυπώσεων (προτιμολόγια, πιστοποιητικά υγειονομικού ελέγχου, packing list, κλπ.), φροντίδα των συναλλαγματικών διατυπώσεων, οι οποίες έχουν γίνει αισθητά λιγότερες τα τελευταία χρόνια, ωστόσο εξακολουθούν να υπάρχουν για ένα σημαντικό αριθμό χωρών, έγκαιρη ενημέρωση για τις ιδιαίτερες συνθήκες που επικρατούν στον τόπο της έκθεσης, ιδιαίτερα σε περιπτώσεις συμμετοχής σε εκθέσεις του εξωτερικού (π.χ. κλιματολογικές συνθήκες, τάση ηλεκτρικού ρεύματος, κλπ.), έγκαιρη επιλογή της μεταφορικής εταιρίας που θα αναλάβει την μεταφορά των εμπορευμάτων, με παράλληλη ενημέρωση της για το είδος και την ποσότητα των υλικών που προβλέπεται να μεταφερθούν, προετοιμασία των υλικών συσκευασίας και αποθήκευσης των εκθεμάτων, με καθορισμό επίσης των βοηθητικών υλικών που απαιτούνται (εργαλεία, κλπ.) σωστή συσκευασία και η ξενόγλωσση σήμανση των κιβωτίων με το όνομα του εκθέτη και την έκθεση προορισμού.

Σταντ Είναι πολύ σημαντικό για το image της επιχείρησης. η επιλογή του θα πρέπει να γίνεται με βάση:  το κατά πόσο αποκαλύπτει τους στόχους της συμμετοχής,  κατά πόσο αποτυπώνεται στη μνήμη των επισκεπτών, και  κατά πόσο προβάλει την επιθυμητή εικόνα (image) της επιχείρησης – εκθέτη

Μέγεθος του σταντ Το μέγεθος εξαρτάται: 1.Τον αριθμό και το είδος των εκθεμάτων, παράλληλα με τις ειδικές απαιτήσεις τους για παρουσίαση (π.χ. ένα ογκώδες μηχάνημα απαιτεί και αρκετό ελεύθερο χώρο για μελέτη). 2.Τον αριθμό των αναμενόμενων επισκεπτών, όπου είναι προφανές ότι όσο περισσότερους ανθρώπους περιμένουμε τόσο μεγαλύτερο θα πρέπει να είναι και το σταντ. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να τονιστεί ότι ο αριθμός των επισκεπτών σε μεγάλο βαθμό εξαρτάται από την ομάδα στην οποία στοχεύουμε, καθώς άλλες είναι οι απαιτήσεις αν απευθυνόμαστε αποκλειστικά σε εμπορικούς επισκέπτες και άλλες αν απευθυνόμαστε σε τελικούς καταναλωτές. 3.το μέγεθος και το κύρος της επιχείρησης, καθώς η εικόνα που αυτή δημιουργείται εξαρτάται από το μέγεθος του περιπτέρου της (αλλά και από την εσωτερική του δομή). Χαρακτηριστικά θυμηθείτε τα σταντ του ΟΤΕ στη Διεθνή Έκθεση Θεσσαλονίκης. 4.Τις διαστάσεις των γειτονικών σταντς αλλά και των σταντς των ανταγωνιστών. Δεν μπορεί για παράδειγμα η TIM να έχει ένα σταντ 40 τ.μ. την στιγμή που το σταντ της Vodaphone είναι 280 τ.μ., όπως επίσης ένα σταντ 24 τ.μ. μπορεί να είναι ικανοποιητικό για ένα εκθέτη, ωστόσο ”χάνεται” αν συνορεύει με σταντ 150 ή 200 τ.μ. 5.Τις ειδικές ανάγκες του εκθέτη για παρουσίαση και την έκταση των παράλληλων εκδηλώσεων που σχεδιάζει.

Θέση του σταντ Η κάθε επιχείρηση πρέπει να επιδιώκει να είναι:  απέναντι και δεξιά στις κύριες εισόδους,  στους κεντρικούς εσωτερικούς διαδρόμους,  σε γωνίες, και  κοντά δε δραστήριους εκθέτες και ειδικούς χώρους συγκέντρωσης. Αντίθετα, θα πρέπει να αποφεύγονται θέσεις που είναι:  μακριά από εισόδους και κεντρικούς διαδρόμους,  στο πίσω μέρος της αίθουσας,  πίσω από μεγάλες κολώνες ή σκάλες,  με πρόσοψη αντίθετη από τους χώρους όπου πραγματοποιούνται εκδηλώσεις.

Τύποι σταντ: Γραμμικό ή σειράς Διαθέτει μια μόνο πρόσοψη και είναι ο πλέον συνηθισμένος τύπος. Είναι το φθηνότερο όλων και επιτρέπει την εκμετάλλευση τριών πλευρών για την παρουσίαση εκθεμάτων, ωστόσο έχει πρόσοψη μόνο σε ένα διάδρομο, δεν προσφέρει δυνατότητα ελέγχου της κίνησης στους γύρω διαδρόμους και δεν μπορεί να προσελκύσει εύκολα την προσοχή.

Τύποι σταντ: Γωνιακό Είναι ιδανικό για μικρομεσαίες επιχειρήσεις, σχεδιάζετε εύκολα και εξασφαλίζει πρόσβαση σε δύο διαδρόμους, επιτρέποντας έτσι την ευκολότερη προσέλκυση των επισκεπτών. Ωστόσο στερεί μία πλευρά για τοποθέτηση εκθεμάτων, είναι σημαντικά ακριβότερο και βέβαια δυσεύρετο.

Τύποι σταντ: Χερσόνησος Είναι ανοιχτό προς τρεις πλευρές και επιτρέπει άνετο έλεγχο ολόκληρης της περιοχής.. Χρειάζεται ιδιαίτερο σχεδιασμό καθώς δημιουργεί πρόσθετες δυσκολίες παρουσίασης των εκθεμάτων μια που υπάρχει μία μόνο πλευρά, είναι πολύ καλό για την οργάνωση εκδηλώσεων και βέβαια είναι αρκετά ακριβότερο από το γωνιακό.

Τύποι σταντ: Νησί Είναι ανοικτό από όλες τις πλευρές και προϋποθέτει τη δυνατότητα του εκθέτη να εκμεταλλευθεί τα ιδιαίτερα πλεονεκτήματα του. Είναι ιδανικό για εθνικές συμμετοχές και μεγάλες επιχειρήσεις, ενώ επιτρέπει πλήρη έλεγχο της περιοχές και δημιουργία πολλών σημείων συγκέντρωσης των επισκεπτών, ενώ βέβαια είναι σχετικά ακριβότερο από σταντ τύπου χερσονήσου.

Τύποι σταντ: Διαμπερές Δεν έχει δύο επιφάνειες τοίχου, έχει όμως πρόσοψη σε δύο διαδρόμους με όλα τα πλεονεκτήματα που αυτό συνεπάγεται. Δημιουργεί όμως αρκετά προβλήματα λειτουργικότητας τα οποία ξεπερνούνται δύσκολα και απαιτεί όμως πολύ επιδέξιο σχεδιασμό καθώς ο τυπικός επισκέπτης επιθυμεί να εξέλθει από το σημείο από το οποίο μπήκε προκειμένου να μην χάσει τον προγραμματισμό κίνησης του.

Τύποι σταντ: Εξωτερικού χώρου Τα σταντ εξωτερικού χώρου προορίζονται συνήθως για επιχειρήσεις με ογκώδη και βαριά εκθέματα (μεγάλα φορτηγά, κλπ.) που είτε αδυνατούν είτε απαγορεύεται να εκτεθούν σε εσωτερικούς χώρους. Είναι σημαντικά φθηνότερα, επιτρέπουν την εκμετάλλευση περισσότερου χώρου, ωστόσο επηρεάζονται σημαντικά από τις κλιματολογικές συνθήκες.