Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Απόκτηση, Υλοποίηση και Χρήση Συστημάτων ΤΠΕ, Επιλογή αναδόχου και διαχείριση αλλαγών

Ανάγκες για νέα συστήματα – εφαρμογές ΤΠΕ προκύπτουν από: Αιτήματα και ανάγκες των χρηστών. Προτάσεις των κατασκευαστών Ανάγκες για συμμόρφωση με νομικό και κανονιστικό πλαίσιο Προτάσεις ελεγκτών (auditors) Προτάσεις του Τμήματος Πληροφορικής. Αιτήματα και ανάγκες της διοίκησης Βελτίωση των υπαρχόντων συστημάτων 2

Επιλογή των έργων πληροφορικής Οι οργανισμοί έχουν περιορισμένους πόρους. Μελέτη Σκοπιμότητας των συστημάτων. Πόσο ικανοποιούν τις ανάγκες των χρηστών; Δικαιολόγηση κόστους και εκτίμηση του κόστους ευκαιρίας (κόστος από τη μη υλοποίηση του έργου) Το Τμήμα Πληροφορικής αναλαμβάνει το ρόλο της επιλογής, του συντονισμού και συχνά της διεκπεραίωσης των έργων Πληροφορικής 3

Σχεδιασμός των έργων πληροφορικής Κατανόηση των επιχειρηματικών αναγκών και των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ορίζουμε τους στόχους και τις απαιτήσεις των νέων συστημάτων (Μελέτη Σκοπιμότητας). Εκτιμούμε τον κίνδυνο αποτυχίας. Ορίζουμε τα κριτήρια για τον έλεγχο της προόδου και την επιτυχία του έργου. Εξετάζουμε θέματα που αφορούν την υφιστάμενη υποδομή, το νομικό πλαίσιο, και την απασχόληση του προσωπικού. 4

Περιορισμοί στη διαχείριση έργων πληροφορικής 5

Ζητήματα ανάπτυξης και απόκτησης συστημάτων ΤΠΕ Διαφορετικά είδη και μεγέθη. Γρήγορος ρυθμός αλλαγής. Συχνά τα συστήματα εμπλέκουν πολλού ς επιχειρηματικούς εταίρους. Πολλές εναλλακτικές για την απόκτηση συστημάτων και εφαρμογών ΤΠΕ. Η ποικιλία των συστημάτων ΤΠΕ απαιτεί διαφορετικές μεθόδους απόκτησης και ανάπτυξης. 6

Επιλογές 7

Αγορά συστήματος-εφαρμογής Πλεονεκτήματα Ποικιλία συστημάτων Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων Γνωστή και δοκιμασμένη λύση Ο κατασκευαστής εκδίδει συχνές και αναγκαίες αναβαθμίσεις Χαμηλότερο κόστος σε σχέση με την ανάπτυξη του συστήματος Μειονεκτήματα Το σύστημα μπορεί να μην ικανοποιεί πλήρως τις εξειδικευμένες ανάγκες του οργανισμού Δυσκολία στην τροποποίηση και αλλαγή του Ο οργανισμός δεν έχει τον έλεγχο των αναβαθμίσεων Προβλήματα ολοκληρωσης με την υφιστάμενη υποδομή Ο κατασκευαστής μπορεί να αποσύρει το προϊόν, να πάψει να το υποστηρίζει ή να κλείσει. 8

Εσωτερική (In-house) ανάπτυξη εφαρμογών Ανάπτυξη από την αρχή: Χρονοβόρα και ακριβή επιλογή που δημιουργεί καλύτερες λύσεις σε εξειδικευμένες ανάγκες. Ανάπτυξη βάσει επιμέρους στοιχείων (components, π.χ. Web servers, Java, Visual Basic, Perl), και έτοιμων υπο- προγραμμάτων: Παράγει ευέλικτη λύση, απαιτεί εξειδικευμένη γνώση και χρόνο, έχει χαμηλό κόστος. Παραμετροποίηση έτοιμου προϊόντος 9

Μέθοδοι για την εσωτερική (In- house) ανάπτυξη εφαρμογών 1)Παραδοσιακος Κύκλος Ζωής Συστημάτων (Systems development life cycle (SDLC)): Κατάλληλος για μεγάλα έργα πληροφορικής, κυρίως υποδομής. 2)Ανάπτυξη πρωτοτύπου (Prototyping): Επαναληπτικός τρόπος ανάπτυξης. Αρχικά κατασκευάζεται μια εφαρμογή με τις βασικές λειτουργίες, οι οποίες διευρύνονται σε κάθε επανάληψη, σύμφωνα με τα σχόλια των χρηστών. 10

11

Παραδοσιακός Κύκλος Ζωής Συστημάτων Πλεονεκτήματα Κατάλληλος για μεγάλου μεγέθους έργα Καλυτερος έλεγχος του έργου Σαφής διαχωρισμών ρόλων και υπευθυνοτήτων Έγκαιρη ανακάλυψη λαθών Μειονεκτήματα Μικρή ευελιξία Υψηλό κόστος Χρονοβόρος Μικρά περιθώρια αλλαγών μετά την παγίωση των απαιτήσεων των χρηστών 12

Εξωτερική Ανάθεση (outsourcing) Outsourcing : ο οργανισμός λαμβάνει υπηρεσίες ή συστήματα – εφαρμογές από τρίτους προμηθευτές Application service provider (ASP): παρέχουν υπηρεσίες όπως ανάπτυξη, λειτουργία και συντήρηση λογισμικού. Οι ASPs μπορεί να διαχειρίζονται τους application servers από μια κεντρική τοποθεσία και όχι από το χώρο του πελάτη. 13

Επιλογή προμηθευτών 14

Στρατηγικές εισαγωγής συστημάτων και εφαρμογών ΤΠΕ Άμεση εφαρμογή: Το παλιό σύστημα αντικαθίσταται από το νέο σε μια συγκεκριμένη στιγμή. Παράλληλη εφαρμογή: Το νέο και το παλιό σύστημα ή εφαρμογή λειτουργούν παράλληλα για ένα διάστημα. Πιλοτική εφαρμογή: Το νέο σύστημα εγκαθίσταται δοκιμαστικά σε ένα τμήμα του οργανισμού, και μετά την επιτυχημένη λειτουργία του εγκαθίσταται και στα υπόλοιπα. Σταδιακή εφαρμογή: Μέρη του νέου συστήματος εγκαθίστανται σταδιακά, μέχρι την πλήρη λειτουργία του. 15

Παράγοντες επιτυχίας Ποσοστα αποτυχίας των έργων Πληροφορικής από 30 έως 70%. Η ανάπτυξη συστημάτων ERP & CRM παρουσιάζουν πολύ υψηλά ποσοστά αποτυχίας λόγω μεγέθους του έργου και της σχετιζόμενης αλλαγής. Απαιτείται αναδιοργάνωση των διαδικασιών. Αλλαγή των δεξιοτήτων – γνώσεων των χρηστών. Αλλαγή του κέντρου ελέγχου. Αποτελεσματική επικοινωνία 16

Παράγοντες επιτυχίας Υποστήριξη της διοίκησης και διάθεση πόρων Επίπεδο κινδύνου που σχετίζεται με το μέγεθος, τη δομή και την πολυπλοκότητα του έργου Εκπαίδευση των χρηστών Αποδοχή από τους χρήστες: πρέπει να εμπλέκονται σε όλη τη διαδικασία Κίνητρα για την επιτυχία του έργου 17

Παράγοντες αποδοχής και χρήσης των συστημάτων και εφαρμογών ΤΠΕ Κανάλια επικοινωνίας και ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ πιθανών χρηστών. Ταχύτητα εμφάνισης της τεχνολογίας Το κοινωνικό σύστημα που επηρεάζεται από την εισαγωγή της νέας τεχνολογίας. 18

Υιοθέτηση συστημάτων ΤΠΕ (Πηγή: C. Pollard.) 19

Παράγοντες που επηρεάζουν την αποδοχή της τεχνολογίας Χαρακτηριστικά της τεχνολογίας Λειτουργία που υποστηρίζεται Χαρακτηριστικά του ατόμου Χαρακτηριστικά του οργανισμού Χαρακτηριστικά του επιχειρηματικού περιβάλλοντος 20

21

Εμφάνιση, ωρίμανση και εφαρμογή των ΤΠΕ συστημάτων και εφαρμογών The Gartner Hype Cycle 22

Gartner 2011 emerging technologies hype cycle. (Source: Gartner Inc.) 23

Κατηγορίες χρηστών νέας τεχνολογίας Καινοτόμοι Πρώιμοι χρήστες Πρώιμη πλειονότητα Όψιμη πλειονότητα Καθυστερημένοι Αρνητές 24

Κατηγορίες χρηστών νέας τεχνολογίας 25

Κατανομή χρηστών 26

Προβλήματα που μπορεί να δημιουργήσουν οι εμπλεκόμενοι Παρακράτηση πόρων. Εσκεμμένη λανθασμένη πληροφόρηση. Συνεχείς αντιρρήσεις στις απαιτήσεις του έργου Αλλαγή απαιτήσεων. Επέκταση του εύρους και της πολυπλοκότητας του έργου. 27

Διαχείριση Αλλαγών Lewin’s three-stage change process. 28

Μοντέλο Οργανωσιακής Αλλαγής του Kotter Αναγκαιότητα αλλαγής. Συμμαχίες. Καλλιέργεια οράματος. Επικοινωνία οράματος. Ενίσχυση των άλλων για την επίτευξη του οράματος. Βραχυπρόθεσμες νίκες. Ενσωμάτωση των βελτιώσεων. Θεσμοποίηση νέων πρακτικών. 29

Βασικές αρχές διαχείρισης αλλαγών Συνεχής αντιμετώπιση της ανθρώπινης πλευράς των αλλαγών. Τα ανώτερα στελέχη πρέπει να αποτελούν παράδειγμα. Οι αλλαγές αφορούν όλα τα διοικητικά επίπεδα και υλοποιούνται από τα ανώτερα προς τα κατώτερα. Η ανάγκη για την αλλαγή πρέπει να είναι πειστική γιατί θα αμφισβητείται συνέχεια. Οι επικεφαλής πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη για την υλοποίηση των αλλαγών. 30

Βασικές αρχές διαχείρισης αλλαγών Οι κατάλληλες πληροφορίες πρέπει να παρέχονται με πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας. Πρέπει να λαμβάνουμε υπόψη τους πολιτισμικούς παράγοντες και τις προσωπικές αντιλήψεις σε σχέση με τα εμπόδια που μπορεί να προκαλέσουν στις αλλαγές. Σε κάθε πλάνο μπορεί να προκύψουν ανατροπές. Σημείο κλειδί αποτελούν τα άτομα, αφού κάθε αλλαγή τελικά υλοποιείται στο επίπεδο του χρήστη. 31