Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών Το εκπαιδευτικό υλικό που ακολουθεί αναπτύχθηκε στα πλαίσια του έργου «Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών», του Μέτρου «Εισαγωγή και Αξιοποίηση των νέων Τεχνολογιών στην Εκπαίδευση» του Επιχειρησιακού Προγράμματος Κοινωνία της Πληροφορίας

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 2 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση  Το εκπαιδευτικό υλικό βασίζεται στο εγκεκριμένο από το [Τμήμα Λογιστικής] περίγραμμα του μαθήματος [Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση]  Συντάκτης: Αθανασίου Δημήτριος

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 3 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση  Συντάκτης: Αθανασίου Δημήτριος

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 4 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση  Γενικά για την Μηχανοργάνωση  Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας της Πληροφορικής στον χώρο των επιχειρήσεων, παράλληλα με τις νέες εξελίξεις στον τομέα των τηλεπικοινωνιών και την ηλεκτρονικοποίηση των παραδοσιακών μηχανών ενός γραφείου προώθησαν την αυτοματοποίηση των περισσοτέρων εργασιών στον χώρο αυτό, οπότε έχουμε την έννοια της Μηχανοργάνωσης, ή όπως ορίζουν διάφοροι συγγραφείς τον κλάδου που ονομάζεται Αυτοματισμός Γραφείου (office automation).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 5 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση  Για την Μηχανοργάνωση και τον αυτοματισμό του γραφείου απαιτούνται : Εξοπλισμός σε υπολογιστικά μηχανήματα (hardware) Δηλαδή Η/Υ, Εκτυπωτές, Αριθμομηχανές κ.λ.π. Κατάλληλο Λογισμικό (software) Προγράμματα δηλαδή οικονομικά ή τεχνικά ή αυτοματισμού γραφείου Δίκτυο επικοινωνιών (communications networks) Τηλεφωνικά κέντρα, ενδοεπικοινωνίες, modem κ.λ.π. Διοικητικές αποφάσεις και ενέργειες

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 6 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση  Σε μια πλήρως Μηχανοργανωμένη επιχείρηση οι υπηρεσίες που προσφέρονται μέσω του λογισμικού που έχει αναπτυχθεί είναι:  Οικονομικές & Λογιστικές εφαρμογές  Επεξεργασία Κειμένων  Βάσεις δεδομένων &Ηλεκτρονικοί πίνακες  Υποστήριξη διοίκησης & στελεχών  Γραφικά με Η/Υ  Επιτραπέζια εκδοτικά συστήματα  Δίκτυα τηλεπικοινωνιών  Υπηρεσίες τηλεματικής

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 7 Γενικές έννοιες Ηλεκτρονικών Υπολογιστών

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 8 Hardware Ο Η/Υ (CPU, Monitor, Keyboard) και τα περιφερειακά του, εκτυπωτής, bar- code, scanner κλπ ονομάζονται Hardware  Ηλεκτρονικός Υπολογιστής (computer) είναι η ηλεκτρονική μηχανή η οποία αυτόματα εκτελεί υπολογισμούς και εξαγάγει λογικά συμπεράσματα, με μεγάλη ταχύτητα, καθοδηγούμενη από κάποιο πρόγραμμα.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 9 Software – Λειτουργικά Συστήματα  Ο Η/Υ από την κατασκευή του δέχεται προγραμματισμό με το βασικό πρόγραμμα που εκμεταλλεύεται τις δυνατότητές του και λέγεται "Λειτουργικό Σύστημα" (WINDOWS, LINUX, UNIX κλπ.).  Το Λειτουργικό σύστημα είναι ένα πρόγραμμα (ή μια σειρά προγραμμάτων), με σκοπό την πλήρη διαχείριση και αξιοποίηση όλων των μονάδων και των περιφερειακών ενός Η/Υ με σκοπό την πλήρη και ορθή εκτέλεση διαφόρων προγραμμάτων λογιστικών, τεχνικών κ.λ.π

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 10 Software – Γλώσσες Προγραμματισμού  Ο Η/Υ προγραμματίζεται με επιπλέον ειδικά προγράμματα που λέγονται "Γλώσσες Προγραμματισμού". (VISUAL C, VISUAL BASIC κλπ)  Με την βοήθεια κάποιας Γλώσσας Προγραμματισμού ορίζουμε την λογική σειρά με την οποία θα μας δώσει ο Η/Υ την λύση στο οποιοδήποτε πρόβλημα.  Κάθε Γλώσσα προγραμματισμού αποτελείται από ένα σύνολο προγραμμάτων που κάτω από ορισμένους κανόνες και με την βοήθεια συγκεκριμένων εντολών, λέξεων δηλαδή σε αγγλική ορολογία, διαφόρων συμβολισμών και λοιπών εργαλείων, με κάποια λογική σειρά δημιουργούν ένα πρόγραμμα για Η/Υ, μια και χωρίς αυτό ο Η/Υ δεν δύναται να επιλύσει οποιοδήποτε πρόβλημα.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 11 Software  Η λογική αυτή σειρά είναι το πρόγραμμα (Λογισμικό, Software) που καθοδηγεί τον Η/Υ σε κάθε βήμα και τον ορίζει στην εκτέλεση ελέγχων ορθότητας.  Μπορούμε λοιπόν να πούμε ότι το Λογισμικό (Software), διακρίνεται α) στο Software των Συστημάτων που είναι τα διάφορα Λειτουργικά συστήματα των Η/Υ β) και το Software των προγραμμάτων εφαρμογών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 12 Οι Ειδικοί της Πληροφορικής O ειδικός που αναλύει το πρόβλημα μιας επιχείρησης, για το οποίο απαιτείται η μηχανογραφική λύση, ονομάζεται "Αναλυτής Συστημάτων" και έχει την γνώση να προτείνει τον τρόπο επίλυσης του προβλήματος, τους απαραίτητους ελέγχους, το Λειτουργικό Σύστημα, την Γλώσσα Προγραμματισμού, βήμα προς βήμα το λογικό διάγραμμα με βάση το οποίο θα αναπτυχθεί ο "κώδικας" καθώς και το Hardware που απαιτείται.  ¨’Προγραμματιστής’ είναι αυτός ο οποίος το λογικό διάγραμμα που έχει εκπονήσει ο Αναλυτής το μετατρέπει σε μια σειρά από εντολές μιας "γλώσσας προγραμματισμού" για να δημιουργηθεί το πρόγραμμα με το οποίο επιλύουμε το πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 13 Οι Ειδικοί της Πληροφορικής  Χρήστης είναι αυτός ο οποίος γνωρίζει την χρήση γενικά την λειτουργία των Η/Υ, των διαφόρων περιφερειακών αυτών και φυσικά την εν γένει λειτουργία συγκεκριμένων εφαρμογών που έχουν αναπτυχθεί για τους Η/Υ.  Ειδικά για τους χρήστες πρέπει να τονίσουμε τον ρόλο του Μηχανογράφου Λογιστή ο οποίος είναι ο εξειδικευμένος Λογιστής με κατάρτιση στην χρήση των Η/Υ και των λογιστικών εφαρμογών, με σκοπό να αναβαθμίσει τον ρόλο του μέσα στο οργανόγραμμα μιας επιχείρησης

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 14 Τρόποι Χρήσης των Η/Υ  Από πλευράς χρήσης των Η/Υ και ανάλογα φυσικά με το λειτουργικό σύστημα που υποστηρίζει αυτούς έχουμε την λειτουργία αυτών σαν: Μονοπρογραμματισμό (monoprogramming) όπου έχουμε την δυνατότητα σε ένα αυτόνομο Η/Υ να εκτελούμε ένα μόνο πρόγραμμα.(MS-DOS) Εδώ έχουμε δηλαδή την δυνατότητα ένα πρόγραμμα να το διαχειρίζεται ένας μόνο χρήστης (single user). Πολυπρογραμματισμό-πολυδιεργασία (multiprogramming-multitasking) όπου έχουμε την δυνατότητα να επεξεργαζόμαστε πολλά διαφορετικά προγράμματα στον ίδιο Η/Υ. (Windows)

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 15 Τρόποι Χρήσης των Η/Υ Αναλύοντας με λίγα τεχνικά λόγια την λειτουργία, ο Η/Υ βασίζεται στην δυνατότητα του λειτουργικού συστήματος να εκτελεί πολλές ταυτόχρονα εργασίες, είτε με το να εκμεταλλεύεται τον «νεκρό χρόνο» κάποιου περιφερειακού (τυπώνει ο εκτυπωτής), άρα δίδει δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων σε άλλο πρόγραμμα, είτε ακόμα και τον καταμερισμό χρόνου (time sharing) της Κεντρικής Μονάδας Επεξεργασίας (CPU) στην ταυτόχρονη επεξεργασία των διαφορετικών προγραμμάτων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 16 Συστήματα Η/Υ Οι Η/Υ έχουν την δυνατότητα να λειτουργούν σαν αυτόνομες μονάδες, αλλά και να συνδεθούν μεταξύ τους με ειδικές κάρτες και καλωδιώσεις οπότε έχουμε τα δίκτυα των Η/Υ.  Στην περίπτωση που έχουμε μεμονωμένο Η/Υ η μεταφορά στοιχείων από έναν Η/Υ σε έναν άλλο γίνεται με την χρήση δισκετών ή κάποιου άλλου τύπου μαγνητικού μέσου.  Όταν έχουμε δίκτυο Η/Υ η μεταφορά των δεδομένων γίνεται μέσω της ειδικής καλωδίωσης και των καρτών που εξασφαλίζουν την επικοινωνία μεταξύ τους.  Σε περίπτωση που υπάρχει δίκτυο Η/Υ το ίδιο πρόγραμμα μπορούν να το διαχειρίζονται ταυτόχρονα πολλοί χρήστες (multi-user).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 17 Συστήματα Η/Υ  Στην περίπτωση των δικτύων Η/Υ, NOVELL, LAN, UNIX, WINDOWS, έχουμε τον SERVER που είναι ο κεντρικός Η/Υ, στον οποίο υπάρχουν διάφορα προ-γράμματα στον σκληρό του δίσκο και έχει την δυνατότητα μέσω του λειτουργικού συστήματος του δικτύου να τροφοδοτεί ή να δέχεται πληροφορίες ταυτόχρονα στους υπόλοιπους Η/Υ που ονομάζονται Τερματικά (terminals) και στους οποίους μπορούμε να τρέξουμε κάποιο από τα προγράμματα του Server.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 18 Δίκτυα Η/Υ α) Τοπικά δίκτυα, αυτά που λειτουργούν δηλαδή στην έδρα μιας επιχείρησης, όπου υπάρχει ένας Κεντρικός Η/Υ (Server) και οι διάφοροι Τερματικοί σταθμοί (Terminals)

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 19 Δίκτυα Η/Υ β) σε Δίκτυα ευρείας περιοχής και είναι αυτά που εξασφαλίζουν την σύνδεση μέσω Modems και τηλεφωνικών ή άλλων ειδικών γραμμών, ενός τοπικού δικτύου Η/Υ ή ενός μεμονωμένου Η/Υ, με άλλους Η/Υ ή άλλα δίκτυα Η/Υ σε διαφορετικά μέρη του κόσμου. Ένα τέτοιο υπερδίκτυο είναι το INTERNET οποίο όμως θα αφιερώσουμε περισσότερα λόγια σε ιδιαίτερο θέμα.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 20 Πλεονεκτήματα – Μειονεκτήματα Δικτύων Κάποια από τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν τα δίκτυα Η/Υ σε μια επιχείρηση είναι τα ακόλουθα :  Ευελιξία στον κάθε χρήστη να μπορεί να τρέξει το ίδιο πρόγραμμα με κάποιο άλλο χρήστη ταυτόχρονα, ώστε να βελτιωθεί ο χρόνος καταχώρησης και επεξεργασίας των δεδομένων μιας επιχείρησης. Δυνατότητα επεξεργασίας περισσοτέρων του ενός προγραμμάτων από διαφορετικούς χρήστες και εάν το επιτρέπει το λειτουργικό σύστημα πολυδιεργασία σε περισσότερα από ένα προγράμματα για κάθε χρήστη.  Χρησιμοποίηση διαφόρων περιφερειακών από κοινού για κάθε χρήστη π.χ. εκτύπωση στον ίδιο εκτυπωτή από πολλούς διαφορετικούς χρήστες (printer server) κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 21 Πλεονεκτήματα – Μειονεκτήματα Δικτύων Φυσικά υπάρχουν και διάφορα μειονεκτήματα που είναι όμως υποδεέστερα από τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν τα δίκτυα και μπορούμε να αναφέρουμε ως κυριότερα:  Το αρχικό κόστος και την εν γένει συντήρηση ενός δικτύου είναι πιο πολυδάπανα απ΄ ότι σε ένα μεμονωμένο Η/Υ.  Οι χρήστες πρέπει να επιμορφωθούν σε περισσότερες έννοιες γενικά για την ορθή λειτουργία των δικτύων και των Η/Υ ώστε να αποφύγουμε πιθανά λάθη στην χρήση αυτών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 22 Τρόπος επεξεργασίας των Η/Υ Ο χρήστης να είναι σε απ’ ευθείας σύνδεση με τον Η/Υ οπότε λέμε ότι έχουμε επικοινωνία ON-LINE. Στην On-Lone επικοινωνία έχουμε δύο διαφορετικές περιπτώσεις :  α) Σε απ’ ευθείας σύνδεση ON-LINE αλλά μόνο ως προς την υποβολή ερωτήσεων για πληροφορίες που είναι καταχωρημένες σε αρχεία, ενώ η ενημέρωση των αρχείων να γίνεται με την μορφή του Batch file δηλαδή να γίνεται μαζικά (π.χ. όταν εκδίδεται μηχανογραφικά ένα τιμολόγιο έχουμε ήδη γράψει το πελάτη, τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές κλπ και όταν δώσουμε εντολή να καταχωρηθούν τότε γίνεται η διαδικασία ενημέρωσης του πελάτη και της αποθήκης).  β) Σε απ’ ευθείας σύνδεση ON-LINE REAL TIME όπου ή ενημέρωση των αρχείων γίνεται την ίδια στιγμή που καταχωρείται μια κίνηση (στην περίπτωση δηλ που προαναφέραμε του τιμολογίου, με το που καλώ το κάθε είδος στο τιμολόγιο και ορίζω τιμές και ποσότητες άμεσα ενημερώνει το πρόγραμμα τον πελάτη και την αποθήκη χωρίς να περιμένει να ολοκληρώσω το τιμολόγιο με όλα τα είδη και την τελική έκδοση αυτού).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 23 Τρόπος επεξεργασίας των Η/Υ  Ο χρήστης να μην είναι ίσως και παρών στην διαδικασία ενημέρωσης του Η/Υ αλλά να έχει προετοιμάσει και καταχωρήσει τα δεδομένα στον δίσκο του Η/Υ οπότε έχουμε το σύστημα επεξεργασίας κατά δεσμίδες Batch system.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 24 Ορολογίες της Πληροφορικής  Πληροφορία information είναι ο όρος που περιλαμβάνει μια σειρά από δεδομένα, γεγονότα, παραστάσεις, που είτε έχουν άμεση σχέση μεταξύ τους, είτε όχι και επίσης πιθανότατα να έχουν επεξεργασθεί κατάλληλα ώστε να είναι άμεσα προς χρήση σε κάθε άνθρωπο ή κάποιο στέλεχος μιας επιχείρησης.  Δεδομένα data είναι ο γενικός όρος που δηλώνει τα γράμματα τους αριθμούς και τους διάφορους χαρακτήρες και τα σύμβολα που μπορούν να επεξεργασθούν ή να παραχθούν από ένα Η/Υ.  Αρχείο file είναι μια συγκεκριμένη ομάδα ομοίων πληροφοριών τα οποία μπορούν να περιέχουν δεδομένα, προγράμματα, κείμενα κ.λ.π. Μπορούμε δηλαδή σε ένα πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής να διαχωρίσουμε το αρχείο του Λογιστικού σχεδίου, το αρχείο των Ημερησίων εγγραφών κ.λ.π.  Πεδίο field είναι μια σειρά από γράμματα ή αριθμούς που περιγράφουν την έννοια ενός δεδομένου. Η περιγραφή δηλαδή ενός είδους, η κατηγορία του ΦΠΑ που ανήκει αυτό, η μονάδα μέτρησης αυτού κ.λ.π. αποτελούν ένα πεδίο, που είναι ένα μέρος από ένα συγκεκριμένο αρχείο π.χ. στο παράδειγμα που αναφέραμε του αρχείο ειδών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 25 Ορολογίες της Πληροφορικής  Εγγραφή record είναι ένα σύνολο από μια σειρά δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ τους και σχηματίζουν ένα συγκεκριμένο αρχείο π.χ. καταχωρώντας τα πλήρη στοιχεία ενός πελάτη όπως κωδικός, επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση κ.λ.π. και με μια σειρά στοιχεία άλλων πελατών έχουμε το αρχείο των πελατών.  Εγκατάσταση Installation (θα του δούμε συχνά σαν Install ή και σαν Setup) είναι η διαδικασία με την οποία προετοιμάζουμε τον Η/Υ να «γράψει» στον σκληρό δίσκο μια συγκεκριμένη εφαρμογή σύμφωνα με τις προδιαγραφές που προτείνει ο κατασκευαστής αυτού  Αναβάθμιση upgrade η διαδικασία με την οποία επαυξάνουμε τις δυνατότητες είτε ενός λογισμικού εφαρμογών είτε τις δυνατότητες ενός Η/Υ. Αυτοί είναι λοιπόν κάποιοι από τους ορισμούς που συναντά κάθε χρήστης συχνά, συνήθως στην αγγλική ορολογία και έχουν άμεση σχέση με την Μηχανογράφηση των επιχειρήσεων.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 26 Λογισμικό Επιχειρήσεων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 27 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Η ανάπτυξη και η αυξανόμενη χρήση των Η/Υ οδήγησαν τους επιχειρηματίες να αντιληφθούν ότι η ταχύτητα με την οποία επεξεργάζονται οι Η/Υ τα λογιστικά στοιχεία τους έδινε την δυνατότητα άμεσης ενημέρωσης με κάθε πληροφορία που είναι δυνατόν να αναζητηθεί κάθε στιγμή (κίνηση πελάτη, προμηθευτή, είδους, αξιόγραφα εισπρακτέα-πληρωτέα κ.λ.π.) Για τους λογιστές υπήρχαν πάντα διάφορα προβλήματα συγκέντρωσης πληροφοριών από διάφορες καρτέλες γιατί δεν ήταν σε θέση για άμεση ενημέρωση των αναλυτικών λογαριασμών και ταυτόχρονα την επεξεργασία αυτών σε μικρό χρονικό διάστημα. Παράλληλα δεν είχαν δυνατότητα τήρησης πολλαπλών αναλυτικών λογαριασμών με τις αντίστοιχες υποδιαιρέσεις τους.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 28 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Οι Η/Υ δεν αντικαθιστούν, ούτε υποκαθιστούν το προσωπικό μιας επιχείρησης και κατά συνέπεια δεν δημιουργούν ανεργία. Αντίθετα απαιτούν εξειδίκευση σε διάφορα επίπεδα ανάλογα με το εύρος των εφαρμογών τους. Η εφαρμογή των Η/Υ στις λογιστικές εφαρμογές δίνει δυνατότητα απαλλαγής από την κοπιαστική χειρογραφική διαδικασία και ταυτόχρονα χρόνο για ενασχόληση με επιτελικές και ελεγκτικές κυρίως εργασίες (έλεγχος των πληροφοριών που δώσαμε στους Η/Υ). Κατά συνέπεια έχουμε οικονομία χρόνου και άμεσες πληροφορίες προς αξιολόγηση για παροχή συμβουλών προς τον επιχειρηματικό κόσμο σε σύντομο χρόνο πράγμα σημαντικό για γρήγορες αποφάσεις

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 29 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Σε ότι αφορά την ποιότητα του έργου που προσφέρουν οι Η/Υ στις λογιστικές εργασίες μπορούμε να αναφέρουμε τα ακόλουθα:  1. την ταχύτητα καταχώρησης των εγγραφών και την ενημέρωση του επιχειρηματία.  2. την αποφυγή των λαθών αφού με εύκολο σχετικά έλεγχο εντοπίζεται η ακρίβεια των στοιχείων με τα οποία τροφοδοτήθηκε ο Η/Υ, αποφεύγονται πολλαπλοί και αναγκαίοι έλεγχοι αθροίσεων, μεταφορές εγγραφών κ.λ.π. που υπάρχουν στο χειρογραφικό σύστημα.  3. την πληθώρα αλλά και τον συνδυασμό των επεξεργασμένων πληροφοριών που παρέχονται σε ελάχιστο χρόνο, με τρόπο που ο επιχειρηματίας να είναι σε θέση κάθε στιγμή να γνωρίζει οποιαδήποτε πληροφορία χρήσιμη για τις ανάγκες τις εταιρίας του.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 30 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος Στο Χειρογραφικό σύστημα για την έκδοση ενός Δελτίου Αποστολής και μετέπειτα του σχετικού Τιμολογίου Πώλησης απαιτούνται οι ακόλουθες ενέργειες:  1. Έκδοση με καταγραφή δια χειρός όλων των στοιχείων του πελάτη (επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ, ΔΟΥ κ.λ.π.), για κάθε είδος την περιγραφή του καθώς και τις αντίστοιχες ποσότητες, τέλος άθροισμα των ποσοτήτων ή και των αξιών αν βάλουμε τιμές στο Δ. Αποστολής.  2. Καταγραφή των στοιχείων αυτών στις αντίστοιχες καρτέλες των ειδών για ενημέρωση των ποσοτικών υπολοίπων της αποθήκης, επίσης στο Ημερολόγιο αποθήκης και φυσικά εκτέλεση όλων των προοδευτικών και χρεωστικών - πιστωτικών υπολοίπων.  3. Για την έκδοση του Τιμολογίου Πώλησης απαιτείται ή ίδια ακριβώς διαδικασία συν του ότι αν έχουν εκδοθεί πολλά Δ. Αποστολής πρέπει να αναλώσουμε χρόνο για την αναζήτηση αυτών και την άθροιση ανά συγκεκριμένο είδος των ποσοτήτων του.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 31 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος  Επιπρόσθετα έχουμε ενημέρωση της καρτέλας του πελάτη για την τακτοποίηση του χρεωστικού - πιστωτικού υπολοίπου και επιπλέον την κατά-γραφή των δεδομένων και στο σχετικό Ημερολόγιο της Γ. Λογιστικής (Δια-φόρων Πράξεων ή και Ταμείου αν είναι μετρητοίς).  Μετά τον σχετικό έλεγχο και τις επαληθεύσεις των υπολογισμών ακολουθούν οι χειρόγραφες καταστάσεις ισοζυγίων Πελατών - Ειδών (για τα Είδη ιδιαίτερα δύσκολο αν έχουμε πληθώρα στην αποθήκη μας)  Πρέπει δε να τονίσουμε ότι έχουμε μεγάλο χάσιμο χρόνου για την καθαρή και προσεκτική καταγραφή των στοιχείων και ιδιαίτερα στην Γενική Λογιστική έχουμε καθυστερήσεις αν πρόκειται για αγορές που εκκρεμούν Τιμολόγια για να μην δεσμεύσουμε ημερομηνίες και α/α άρθρων έτσι ώστε να μην έχουμε πρόβλημα σύμφωνα με τον νέο Κ.Β.Σ.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 32 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος  Η επιχείρηση η οποία έχει οργανωθεί Μηχανογραφικά, υποβάλλεται στην αρχή σε ένα ιδιαίτερο κόπο από την πλευρά της αρχικής οργάνωσης και κωδικοποίησης των ειδών - πελατών - προμηθευτών, γιατί ταυτόχρονα πρέπει να τηρεί κανονικά χειρογραφικό τα στοιχεία μέχρι την ολοκλήρωση της κωδικοποίησης.  Από το σημείο όμως αυτό και την εκμάθηση της λειτουργίας του Μηχανογραφικού συστήματος οι ενέργειες που ακολουθούν είναι απλές, εύκολες και αποδοτικότερες σε σχέση χρόνου και αποτελεσμάτων.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 33 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος 1. Για τη έκδοση του Δ. Αποστολής αν υπάρχει ο Πελάτης ήδη τον επιλέγουμε εύκολα με τον κωδικό του ή την επωνυμία του και αυτόματα αναγράφονται όλα τα υπόλοιπα στοιχεία του. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται η επιλογή των ειδών και αυτόματα ο υπολογισμός ποσοτήτων και αξιών. 2. Χωρίς ιδιαίτερη κίνηση και με την οριστική καταχώρηση - έκδοση του Δ. Αποστολής έχουν πλέον ενημερωθεί αυτόματα όλες οι καρτέλες των ειδών έχουν εκτελεσθεί όλοι οι υπολογισμοί για τα υπόλοιπα των ειδών καθώς και το Ημερολόγιο Αποθήκης. 3. Για τη έκδοση του σχετικού Τιμολογίου, ακόμη και αν έχουν εκδοθεί πολλά Δ. Αποστολής εδώ τα πράγματα είναι πράγματι πολύ πιο εύκολα από ότι στο χειρογραφικό σύστημα. Απλά ορίζουμε τον Πελάτη και τις ημερομηνίες από - έως την έκδοση των Δ. Αποστολής που θέλουμε και αυτόματα γίνεται η συγκέντρωση όλων των ειδών, οι αθροίσεις των ποσοτήτων και μένει μόνο η εισαγωγή των τιμών, αν δεν έχει γίνει στα Δ. Αποστολής, για τον αυτόματο υπολογισμό αξιών κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 34 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος  Με την έκδοση του Τιμολογίου έχουμε αυτόματη ενημέρωση καρτελών Πελατών υπολογισμών υπολοίπων, αυτόματης ενημέρωσης άρθρων Γ. Λογιστικής και έτοιμες προς έκδοση όλες οι καταστάσεις ισοζυγίων Πελατών - Ειδών - κ.λ.π.  Επιπρόσθετα με πολύ μικρή σε χρόνο επεξεργασία έχουμε πληθώρα εκτυπώσεων στατιστικών και πληροφορικών.  Φυσικά και εδώ επιβάλλεται ο σχετικός έλεγχος για την ορθότητα των στοιχείων που έχουν καταχωρηθεί με την βοήθεια εκτυπώσεων που γίνονται εύκολα σε μηδαμινό χρόνο, έτσι ώστε να είμαστε σίγουροι.  Επιπλέον καθημερινά πρέπει να τηρούμε αντίγραφα των Μηχανογραφικών αρχείων σε διαφορετικά μαγνητικά μέσα, με εύκολο και γρήγορο συνήθως τρόπο που προβλέπεται από το προγράμματα

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 35 Σύγκριση Χειρογραφικού - Μηχανογραφικού Συστήματος Βλέπουμε λοιπόν ότι ο ρόλος της μηχανογράφησης στην Επιχείρηση ή το Λογιστήριο έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:  Ταχύτερη καταχώρηση και επεξεργασία των δεδομένων  Μείωση του χρόνου ανάκτησης της πληροφορίας  Περιορισμό των λαθών και ταχύτερη διόρθωση αυτών σε σχέση με τα χειρόγραφα συστήματα.  Μείωση του κόστους επεξεργασίας των δεδομένων  Σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού της επιχείρησης ή του λογιστηρίου  Άμεση αύξηση της ανταγωνιστικότητας σε σχέση με τις μη μηχανογραφημένες επιχειρήσεις.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 36 Εμπορικές - Λογιστικές – Eιδικές Εφαρμογές Η/Υ Τα διάφορα προγράμματα Μηχανογραφικής οργάνωσης για μια Επιχείρηση ή ένα Λογιστήριο και για τον λόγο αυτό ονομάζονται Εμπορικές ή Βιομηχανικές και Λογιστικές εφαρμογές. Ανάλογα δε με το ποιόν και το μέγεθος της επιχείρησης, αλλά και το εύρος των δυνατοτήτων τους οι εφαρμογές αυτές υπάρχουν σε διάφορες εκδόσεις (version) και διακρίνονται συνήθως από τον όγκο πληροφόρησης που προσφέρουν, είτε σε μορφή τυπικών σελίδων με διάφορους αθροιστές, είτε με την πολλαπλότητα και παραμετρικότητα και τα διάφορα φίλτρα των εκτυπώσεων που έχει την δυνατότητα να ζητήσει ο χρήστης.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 37 Εμπορικές - Λογιστικές – Ειδικές Εφαρμογές Η/Υ  Στις Επιχειρήσεις θα συναντήσουμε  Εμπορική Διαχείριση  Γενική - Αναλυτική Λογιστική  Μισθοδοσία  Στα Λογιστικά γραφεία  Έσοδα - Έξοδα  Γενική - Αναλυτική Λογιστική  Εκκαθαρίσεις Φ.Π.Α.  Μισθοδοσία  Δηλώσεις Φορολογίας Εισοδήματος

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 38 Εμπορικές - Λογιστικές – Ειδικές Εφαρμογές Η/Υ  2. Σε ειδικές εφαρμογές που προορίζονται για κάθετες αγορές (όρος που δηλώνει τους λοιπούς κλάδους ανάπτυξης λογισμικού). Εφαρμογές που έχουν δηλαδή στόχο να καλύψουν π.χ. Στατικά προγράμματα Πολιτικών μηχανικών, Ιατρικές εφαρμογές, Συνδικαλιστικές οργανώσεις, Ξενοδοχεία, Επιτραπέζια εκδοτικά συστήματα (desktop publishing), Βιομηχανίες διαφόρων κλάδων κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 39 Εμπορικές - Λογιστικές – Ειδικές Εφαρμογές Η/Υ  Α. Πρόγραμμα κατά παραγγελία (customize)  Η ανάπτυξη του custom προγράμματος έχει σαν στόχο να καλύψει τις ιδιαίτερες ανάγκες μιας οποιαδήποτε επιχείρησης. Οι δυσκολίες που παρουσιάζονται σε μεγάλες επιχειρήσεις ή βιομηχανίες καλύπτονται συνήθως με την ανάπτυξη προγραμμάτων κατά παραγγελία.  Υπάρχει δε δυνατότητα και εφαρμόζεται ευρύτατα στην αγορά, την ανάπτυξη, την βελτίωση και την υποστήριξη (support) να την αναλαμβάνουν ειδικές εταιρίες ανάπτυξης λογισμικού (software house).  Β. Τυποποιημένο Λογισμικό (Software package)  Τα πακέτα λογισμικού είναι προγράμματα που έχουν αναλυθεί και αναπτυχθεί για να καλύψουν ένα μεγάλο μέρος της αγοράς (επιχειρήσεις) με περίπου ίδιες ανάγκες και χωρίς μεγάλες ιδιαιτερότητες. Τα software house φροντίζουν τα πακέτα αυτά να έχουν ανοικτή αρχιτεκτονική και όσο το δυνατόν μεγάλη παραμετροποίηση, με στόχο να είναι εύκαμπτα για χρήση και να καλύψουν μεγαλύτερο αριθμό επιχειρήσεων. Η συντήρηση και εξέλιξη αυτών είναι πιο φθηνή σε σχέση με τα custom προγράμματα μια και επειδή διατίθενται μαζικά έχουν μικρότερο κόστος.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 40 Ανάπτυξη ή Αγορά Λογισμικού  Άμεση εγκατάσταση της εφαρμογής επειδή είναι ήδη ανεπτυγμένα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν αμέσως μετά την αγορά τους.  Είναι ήδη δοκιμασμένα και εφαρμοσμένα σε πολλές και διαφορετικές επιχειρήσεις, για την ορθή λειτουργία αυτών και έχουν πολύ καλή παραμετροποίηση  Οι κατασκευαστές των έτοιμων πακέτων ακολουθούν με συχνότερο ρυθμό τις νέες εξελίξεις της τεχνολογίας της Πληροφορικής  Στα έτοιμα Πακέτα τα software house διαθέτουν σε προσωπικό προγραμματιστές που είναι ειδικευμένοι για κάθε συγκεκριμένη εφαρμογή  Τα προγράμματα συνοδεύονται με αναλυτικά Εγχειρίδια Οδηγιών, υπάρχει επίσης υποστήριξη με πλήρες σύστημα τεχνικής κάλυψης  Υπάρχει ικανός αριθμός χρηστών που γνωρίζουν τα περισσότερα από τα έτοιμα προγράμματα (στις περισσότερες σχολές Πληροφορικής, Α.Ε.Ι., Τ.Ε.Ι., ΙΕΚ, κ.λ.π. )  Έχουν χαμηλό κόστος (μαζική πώληση), οπότε έχουμε όφελος για τον αγοραστή  Έχουμε πληρέστερη ανάλυση, σχεδιασμό και ποιότητα της εφαρμογής σε συνδυασμό με τις νέες τεχνολογίες  Πλήρη κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης και ιδιαίτερα επίλυση των προβλημάτων που δημιουργούν οι εξειδικευμένες απαιτήσεις αυτής  Μεγαλύτερη ευελιξία για αλλαγές, όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο ειδικά για την κάλυψη νέων απαιτήσεων της επιχείρησης  Εάν η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί από υπαλλήλους αυτής έχουμε άμεση τεχνική υποστήριξη μια και γνωρίζουν καλύτερα τις ανάγκες αυτής  Όλα τα μεγάλα software house έχουν πλέον ειδικό τμήμα για την ανάπτυξη custom εφαρμογών, οπότε έχουμε και εδώ την τεχνική υποστήριξη και την προώθηση των νέων τεχνολογιών στην ανάπτυξη αυτών  Ένας χρήστης που γνωρίζει την χρήση των ετοίμων εφαρμογών δεν έχει ιδιαίτερη δυσκολία για την χρήση custom εφαρμογών Πακέτα Πλεονεκτήματα Custom

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 41 Ανάπτυξη ή Αγορά Λογισμικού  Τα έτοιμα πακέτα εφαρμογών ναι μεν καλύπτουν ένα μεγάλο φάσμα διαφόρων επιχειρήσεων, αλλά δεν μπορούν να καλύψουν πλήρως τις ιδιαίτερες ανάγκες που έχει κάθε μία από αυτές  Οι τροποποιήσεις που πιθανόν θα ήθελε μια επιχείρηση στην εφαρμογή της δεν άμεσα εφικτή και δεν είναι σίγουρο εάν θα καλυφθεί και στο μέλλον  Τα software house πωλούν τα έτοιμα πακέτα μέσω εξουσιοδοτημένων εταιριών πληροφορικής που όμως μερικές φορές δεν έχουν την απαιτούμενη οργάνωση και την μεγάλη εξειδίκευση στην τομέα της μηχανογραφικής κάλυψης οπότε υπάρχει πολλές φορές πρόσθετο κόστος σε παροχή υπηρεσιών από πλευράς του αγοραστή είτε γιατί θα απευθυνθεί στην κατασκευάστρια είτε σε άλλο προμηθευτή  Για την ανάπτυξη των εφαρμογών αυτών απαιτείται συνήθως μεγαλύτερος χρονικό διάστημα, οπότε αργεί και η τελική εγκατάσταση της εφαρμογής  Το κόστος της ανάπτυξης αυτών είναι μεγαλύτερο μια και δεν προορίζεται για μαζική πώληση και είναι εξειδικευμένες για κάθε πελάτη  Μερικές φορές οι νέες τάσεις της τεχνολογίας και τις αγοράς δύσκολα υλοποιούνται με την έκδοση νέων version και ιδιαίτερα όταν η μηχανογραφική κάλυψη γίνεται από υπαλλήλους της ίδιας της εταιρίας μια και δεν έχουν έντονη την πίεση του ανταγωνισμού για την προώθηση νέων τεχνολογιών Πακέτα Μειονεκτήματα Custom

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 42 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού Ας επιχειρήσουμε όμως μια μικρή σύνοψη σε τι πρέπει να εξυπηρετεί γενικά η επιλογή του λογισμικού και σε τι πρέπει να δώσουμε βάρος στην αξιολόγηση του:  v Τις ανάγκες επεξεργασίας δεδομένων της επιχείρησης για καθημερινές εργασίες όπως ή τιμολόγηση, οι εισπράξεις, οι πληρωμές κ.λ.π.  v Τις απαιτήσεις της διοίκησης για οικονομική και στατιστική πληροφόρηση με τρόπο εύκολο και γρήγορο.  v Την Φιλικότητα, λειτουργικότητα προς τους χρήστες (user friendly), με την χρήση των νέων εξελιγμένων τεχνικών και εργαλείων (παράθυρα, χρώματα κλπ) δηλαδή η εφαρμογή να έχει αναπτυχθεί έτσι ώστε να διευκολύνει τον χρήστη στην χρήση της εφαρμογής και αυτό γίνεται με τα διάφορα μηνύματα σε κάθε ενέργεια που θέλει να κάνει (help menu), με την καλή εργονομική και δομημένη σειρά των εργασιών που προσφέρει η εφαρμογή (pull-down menu), με την χρήση των νέων παραθυρικών τεχνικών που προσφέρουν οι νέες γλώσσες και βάσεις δεδομένων στην ανάπτυξη λογισμικού, η δυνατότητα χρήσης του mouse, η δυνατότητα απεικόνισης κάποιων εργασιών ειδικά στο περιβάλλον των εφαρμογών σε Windows κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 43 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  v Την Κάλυψη των διατάξεων του Κ.Β.Σ. και των λοιπών νομοθετικών δια- τάξεων,  v Την παραμετροποίηση ώστε να προσαρμόζεται στις συχνές μεταβολές της αγοράς ή της σχετικής νομοθεσίας.  Ειδικά η παραμετρικότητα ενός προγράμματος είναι ένα από τα μεγαλύτερα ατού για την επιτυχία του στο χώρο των εφαρμογών των Η/Υ. Με την όρο παραμετρικότητα εννοούμε ότι η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε τόσο ο έμπειρος χρήστης αλλά όσο και ο απλός χρήστης μιας εφαρμογής να μπορεί να τροποποιήσει ορισμένα πεδία των βασικών αρχείων της εφαρμογής, να τροποποιήσει ή να προσθαφαιρέσει τον τρόπο ενημέρωσης των παραστατικών κίνησης της εφαρμογής, να έχει την δυνατότητα διαμορφώσει εύκολα τις απλές ή τις ειδικές στατιστικές εκτυπώσεις μιας εφαρμογής.  v Το Εγχειρίδιο Οδηγιών της εφαρμογής με πλήρη ανάπτυξη όλων των εργασιών αυτής και με όσον το δυνατόν καλύτερη Οπτική απεικόνιση των εργασιών της.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 44 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  v Την Άρτια τεκμηρίωση, εκπαίδευση και υποστήριξη από πλευράς του κατασκευαστή. Η υποστήριξη του προμηθευτή πρέπει να έχει σχέση : α) με την αποκατάσταση σφαλμάτων στο πρόγραμμα σε σύντομο χρόνο μέσω τηλεφωνικών γραμμών ή με την έλευση τεχνικού στην έδρα της επιχείρησης β) φροντίδα για βελτιώσεις του προγράμματος με νέες εκδόσεις (version), όποτε χρειασθεί ή το επιβάλλουν οι εξελίξεις της αγοράς (εξέλιξη της τεχνολογίας των Η/Υ ή οι νέες νομοθετικές ρυθμίσεις). γ) γενική τεχνική υποστήριξη του μηχανογραφικού συστήματος.  v Την δυνατότητα ασφάλισης του προγράμματος από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες και φυσικά διαβάθμιση των λειτουργιών του και στους ήδη υπάρχοντες με την χρήση των κωδικών πρόσβασης σε αυτό (password). Όλες οι σύγχρονες εφαρμογές προσφέρουν την δυνατότητα της διαβάθμισης των λειτουργιών της εφαρμογής με την χρήση κωδικών με σκοπό να διασφαλίσουν είτε την εν γένει πρόσβαση στην εφαρμογή από οποιονδήποτε χρήστη που δεν έχει σχέση με την εφαρμογή, είτε και με την εν γένει οργάνωση και την διαβάθμιση των ενεργειών που έχει την δυνατότητα να κάνει ο κάθε χρήστης.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 45 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  v Την παρακολούθηση των σύγχρονων τεχνολογικών εξελίξεων των Η/Υ και των δυνατοτήτων που προσφέρουν τα σύγχρονα λειτουργικά συστήματα και οι νέες βάσεις ανάπτυξης λογισμικού.  v Να υποστηρίζει πολλούς χρήστες ταυτόχρονα (multi-user version).  Τα περισσότερα ‘πακέτα’ της αγοράς πωλούνται είτε για χρήση από ένα μόνο χρήστη (single user version) είτε από περισσότερους ταυτόχρονα χρήστες (multi- user version).  v Την συμβατότητα με το ήδη υπάρχον σύστημα hardware και software  v Την σύνδεση με λοιπά προγράμματα της αγοράς για περαιτέρω επεξεργασία στοιχείων (π.χ. Γέφυρες Εμπορικής διαχείρισης με Γ. Λογιστική, σύνδεση με το EXCEL κ.λ.π.).  v Το λογικό κόστος.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 46 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων  Βιβλίο Εσόδων Εξόδων με Η/Υ  Η τήρηση του βιβλίου Εσόδων-Εξόδων είναι η πιο διαδεδομένη μορφή για τις περισσότερες των μικρομεσαίων επιχειρήσεων στην Ελλάδα και ο μεγαλύτερος όγκος δουλειάς για τα περισσότερα οργανωμένα Λογιστικά γραφεία.  Για την τήρηση των βιβλίων της δεύτερης κατηγορίας (εσόδων-εξόδων) ο Κ.Β.Σ. προβλέπει ότι σε ξεχωριστές στήλες του βιβλίου καταχωρούνται:  Η χρονολογία λήψης ενός δικαιολογητικού, το είδος αυτού και η επωνυμία του εκδότη.  Τα ακαθάριστα έσοδα από πωλήσεις εμπορευμάτων ή υπηρεσιών ή προϊόντων ή πρώτων υλών. (τα πιστωτικά τηρούνται με αρνητικά ποσά στις ίδιες στήλες)  Τις διάφορες αγορές εμπορευμάτων ή Α΄ & Β΄ υλών ή υλικών συσκευασίας ή και των δαπανών για γενικά έξοδα (και εδώ τα πιστωτικά τηρούνται με αρνητικά ποσά στις ίδιες στήλες)  Σε ιδιαίτερες στήλες αναγράφεται το ΦΠΑ που αντιστοιχεί σε κάθε περίπτωση που προαναφέραμε.  Τέλος σε ιδιαίτερες στήλες αναλύονται οι αυτοπαραδόσεις αγαθών, οι αγορές και οι πωλήσεις για λογαριασμό τρίτων, οι αγορές και οι πωλήσεις παγίων στοιχείων και ο ΦΠΑ που αντιστοιχεί σε αυτές, καθώς και οι καταθέσεις και οι αναλήψεις κεφαλαίων και τα δάνεια.  Όσον αφορά για την σωστή αντιμετώπιση της ανάλυσης του ΦΠΑ πρέπει α) να αναλύονται κατά συντελεστή φόρου η αξία των αγορών, των πωλήσεων αλλά και των επιστροφών και των εκπτώσεων και β) των εξόδων με το δικαίωμα έκπτωσης του φόρου και των εξόδων χωρίς δικαίωμα έκπτωσης του φόρου.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 47 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων  Τα ακαθάριστα έσοδα που προέρχονται από πωλήσεις εμπορευμάτων, προϊόντων ή από την παροχή υπηρεσιών πρέπει να αναλύονται σε κατηγορίες με τον αντίστοιχο μοναδικό συντελεστή καθαρού κέρδους έτσι ώστε στο τέλος της χρήσης να έχουμε ακριβή προσδιορισμό των κερδών της χρήσης με βάση τα ακαθάριστα έσοδα.  Επίσης είναι υποχρεωτική η τήρηση των συγκεντρωτικών καταστάσεων των Τιμολογίων Πώλησης και Τιμολογίων Αγοράς με τα όρια ποσών που προβλέπει ο Κ.Β.Σ.  Όλες αυτές οι διατάξεις και οι ερμηνείες του Κ.Β.Σ. που έχουν σχέση με την τήρηση των βιβλίων Εσόδων-Εξόδων αλλά και των βιβλίων Αγορών οδήγησαν το 90% περίπου των λογιστικών γραφείων στην μηχανογραφική τήρηση αυτών μια και ο όγκος της χειρογραφικής εργασίας είναι πλέον μεγάλος και δυσχερής. Τα προβλήματα που δημιουργήθηκαν είναι η αναλυτική παρακολούθηση των συναλλαγών ανά κατηγορία ΦΠΑ, η τήρηση του Σ.Κ.Κ. όπου προβλέπεται

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 48 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων  Επίσης το πλάτος των χειρογραφικών βιβλίων που δεν επαρκεί σε πολλές περιπτώσεις οπότε πρέπει να τηρήσουμε συγκεντρωτικές στήλες στο θεωρημένο και επιπρόσθετα να γράφουμε και τις αθεώρητες αναλυτικές. Τον μεγάλο όγκο εργασίας που μένει προς καταχώρηση, μέχρι να συγκεντρώσουμε τα απαιτούμενα παραστατικά για κάθε ημερομηνία. Το γεγονός όμως αυτό καθιστά ελλιπή την πληροφόρηση προς τον επιχειρηματία πολλές φορές, αλλά και πιο πιθανά τα αθροιστικά ή λοιπά λάθη.  Η τήρηση του Βιβλίου Εσόδων-Εξόδων με μηχανογραφικό τρόπο λύνει τα περισσότερα από όλα αυτά τα προβλήματα.  Ανάλογα δε και με την εφαρμογή που έχει επιλεχθεί, μια και υπάρχει η δυνατότητα τήρησης και αυτόματης εκτύπωσης σε θεωρημένα είτε Συγκεντρωτικών είτε Αναλυτικών στηλών χωρίς ιδιαίτερο κόπο και χρόνο. Επίσης τον υπολογισμό και την τήρηση των Σ.Κ.Κ. και το προοδευτικά στοιχεία αυτών, την άμεση καταχώρηση όλων των παραστατικών σε προσωρινές εγ-γραφές με δυνατότητα οριστικοποίησης αυτών σύμφωνα με τις διατάξεις του Κ.Β.Σ..  Επομένως έχουμε άμεση ενημέρωση για την εν γένει οικονομική πορεία της επιχείρησης, επιπρόσθετα όλες οι απαιτούμενες οικονομικές καταστάσεις, ισοζύγια, προσωρινές-εκκαθαριστικές δηλώσεις ΦΠΑ.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 49 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική Το αντικείμενο της Γενικής & Αναλυτικής Λογιστικής είναι να αποτυπώσει τις δραστηριότητες μιας επιχείρησης και από την ορθή, έγκαιρη και αποδοτική παρακολούθηση των στοιχείων της Λογιστικής έγκειται η ανάπτυξη και η εν γένει εξέλιξη της επιχείρησης.  Μπορούμε να περιγράψουμε συνοπτικά τις εργασίες και το αντικείμενο της Λογιστικής όπως πολλοί συγγραφείς έχουν ορίσει :  Η Λογιστική προσδιορίζει επακριβώς κάθε χρονική στιγμή την οικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης με πλήρη στοιχεία για την Πάγια περιουσία αυτής, τα Αποθέματα Εμπορευμάτων ή Α & Β Υλών, τις Απαιτήσεις από Πελάτες, τα Χρηματικά διαθέσιμα, τα ίδια Κεφάλαια, τις Υποχρεώσεις προς Προμηθευτές κ.λ.π.  Έλεγχο της καθημερινής κίνησης των λογαριασμών με βάση τα παραστατικά αγορών, πωλήσεων, εισπράξεων, πληρωμών κ.λ.π.  Παρακολουθεί την συνεχή αυξομείωση που επέρχεται στην περιουσία αυτής με βάση τις καθημερινές συναλλαγές τις επιχείρησης.  Προσδιορισμό του οικονομικού αποτελέσματος της επιχείρησης δηλαδή το κέρδος ή την ζημία σε τακτά χρονικά διαστήματα για την έγκαιρη παρακολούθηση της πορείας και την επιτυχημένη δραστηριότητα αυτής.  Ανάλυση των οικονομικών αποτελεσμάτων με την λήψη και συλλογή αριθμητικών δεδομένων από τα διάφορα τμήματα της επιχείρησης για την καλύτερη και ορθολογικότερη λήψη των αποφάσεων των στελεχών της.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 50 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική  Σε όλα τα προγράμματα Γεν. Λογιστικής έχουμε σαν στόχο την Μηχανογραφική καταγραφή των λογιστικών στοιχείων μιας επιχείρησης μέσω των λογαριασμών του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (Ε.Γ.Λ.Σ.).  Το Ε.Γ.Λ.Σ. είναι η παροχή των μέσων για την οργάνωση της καταγραφής των λογιστικών πράξεων με συστηματικό τρόπο, ώστε να είναι δυνατή η παροχή των απαραίτητων πληροφοριών για την επιχείρηση. Οι εγγραφές ενός άρθρου ενημερώνουν αυτόματα το αναλυτικό καθολικό, τους ανωτεροβάθμιους λογαριασμούς των, καταχωρούνται στο αντίστοιχο Ημερολόγιο και εν συνεχεία το Γεν. Καθολικό. Κάθε στιγμή μετά την καταχώρηση ενός άρθρου έχουμε ισοσκελισμένα Ισοζύγια όλων των βαθμών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 51 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική  Στην Μηχανογραφημένη Λογιστική όλα αυτά είναι έτοιμα με την καταχώριση ενός άρθρου και μάλιστα με αναλύσεις μέχρι και τέταρτο βαθμό, πράγμα πολύ δύσκολο να τηρηθεί στην Χειρόγραφη Λογιστική.  Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα να τηρούμε άρθρα με Προσωρινές κινήσεις, σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ., μέχρι την οριστικοποίησή τους στα χρονικά όρια και την αυτόματη αρίθμηση που προβλέπει ο Κ.Β.Σ.  Ανάλογα δε με το πρόγραμμα Γεν. Λογιστικής μπορούμε να τηρήσουμε και την Αν. Λογιστική όπου εφόσον έχουμε συσχετίσει κατάλληλα τους λογαριασμούς των ομάδων 1,2,6,7,8 με τους αντίστοιχους διάμεσους - αντικριζόμενους λογαριασμούς της ομάδας 9 και τους έχουμε συσχετίσει με τα άρθρα επιμερισμού (αν επιβάλλονται).  Με τον τρόπο αυτό έχουμε πέρα από την ενημέρωση των λογαριασμών της Γεν. Λογιστικής παράλληλα και την ενημέρωση των λογαριασμών της Αν. Λογιστικής.  Η χρησιμότητα της συσχέτισης των λογαριασμών της Γεν. Λογιστικής με αυτούς της Αν. Λογιστικής, είναι ότι μεταφέρονται τα κονδύλια που επιθυμούμε στο κλειστό κύκλωμα της Αν. Λογιστικής για επεξεργασία σύμφωνα με τα δεδομένα που επιθυμούμε, χωρίς να επηρεάζονται οι λογαριασμοί της Γεν. Λογιστικής.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 52 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Εμπορική Διαχείριση  Το πρόγραμμα της Εμπορικής Διαχείρισης είναι ένα σύνολο υποπρογραμμάτων τήρησης και παρακολούθησης όλων των αναλυτικών καθολικών των Πελατών, των Προμηθευτών, των Ειδών της Αποθήκης, των Αξιόγραφων και των Λοιπών λογαριασμών, ξεχωριστά από το πρόγραμμα της Γενικής - Αναλυτικής Λογιστικής

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 53 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Εμπορική Διαχείριση  Με την βοήθεια του προγράμματος αυτού καταχωρούμε όλα τα παραστατικά Αγορών από τους Προμηθευτές μας είτε πρόκειται για Εμπορεύματα είτε για Α΄ & Β΄ ύλες, είτε για Υλικά συσκευασίας, είτε ακόμη και για διάφορα έξοδα.  Με την διαδικασία αυτή ενημερώνουμε τα αναλυτικά καθολικά των Προμηθευτών μας με τα ποσά που οφείλουμε ή τις πληρωμές προς αυτούς και ταυτόχρονα τα αναλυτικά καθολικά των Ειδών της Αποθήκης με τις ποσότητες που αγοράζουμε, καθώς και με τις τιμές αγοράς και τις αντίστοιχες αξίες.  Στην Αποθήκη έχουμε την δυνατότητα τήρησης αναλυτικών καθολικών των προϊόντων που κατασκευάζουμε δηλώνοντας τις ποσότητες που παράγουμε και τις αναλώσεις των Α΄ & Β΄ υλών.  Όλα αυτά φυσικά με την πλήρη παρακολούθηση τιμών, αξιών, ποσοτήτων και πολλές φορές μέσα από αυτόματες διαδικασίες Συνταγών Παραγωγής.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 54 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Εμπορική Διαχείριση  Επίσης έχουμε την δυνατότητα έκδοσης όλων των παραστατικών Πώλη- σης προς τους Πελάτες μας των Εμπορευμάτων ή των Προϊόντων ή των Α΄ & Β΄ υλών ή των υλικών συσκευασίας κ.λ.π.  Με την έκδοση ενός παραστατικού πώλησης αυτόματα ενημερώνουμε το αναλυτικό καθολικό του Πελάτη με την ποσό που οφείλει ή το ποσό που μας πληρώνει, καθώς επίσης ενημερώνουμε και τα αναλυτικά καθολικά των Ειδών της Αποθήκης με τα ποσότητες τις τιμές και τις αξίες πώλησης αυτών

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 55 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Επιχειρήσεων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 56 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης  Με τον όρο σύστημα εννοούμε ένα σύνολο στοιχείων, διαρθρωμένων με κάποια συγκεκριμένη οργανωτική δομή, που επιτελεί ή αναπτύσσει μία σειρά δραστηριοτήτων και επιδιώκει την επίτευξη ενός προκαθορισμένου στόχου.  Ο ορισμός αυτός υπονοεί ότι όλοι οι παράγοντες που σχετίζονται με ένα σύστημα, τόσο σε επίπεδο στοιχείων όσο και σε επίπεδο συνόλου, είναι καθορισμένοι και κανείς δεν αφήνεται στην τύχη. Έτσι, τα στοιχεία που απαρτίζουν το σύστημα είναι σαφώς καθορισμένα, όπως επίσης καθορισμένη είναι η λειτουργία του καθενός από αυτά και ο επιμέρους αντικειμενικός σκοπός του. Όμοια, η συλλειτουργία, αλληλεξάρτηση, αλληλεπίδραση και συνοχή όλων των στοιχείων του συστήματος είναι καθορισμένη από ένα σχέδιο εσωτερικής οργάνωσης και δομής με συγκεκριμένο τελικό αντικειμενικό σκοπό σε επίπεδο συνόλου.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 57 Παραδείγματα Συστημάτων  Ένας Οργανισμός Παραγωγής Προϊόντων (Βιομηχανική Μονάδα) αποτελεί Σύστημα του οποίου τα στοιχεία είναι άνθρωποι και υλικά μέσα (μεικτό σύστημα). Το ίδιο ισχύει για ένα Οργανισμό Παροχής Υπηρεσιών (Νοσοκομείο, Δημοτικό Κατάστημα,...).  Σύστημα επίσης αποτελεί ένας οποιοσδήποτε ζών οργανισμός (φυσικό σύστημα). Ο άνθρωπος σαν οντότητα αποτελεί τη τελειότερη μορφή φυσικού συστήματος. Σύστημα τέλος είναι ένα ρομπότ ή ένας Ηλεκτρονικός Υπολογιστής που αποτελείται μόνο από υλικά μέσα (τεχνητό σύστημα).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 58 Υποσυστήματα  Μία προσεκτική μελέτη των παραδειγμάτων που αναφέρθησαν προηγούμενα, οδηγεί στο συμπέρασμα ότι καθένα από αυτά αποτελείται από επιμέρους τμήματα (Υποσυστήματα) με την απαραίτητη αυτοτέλεια και χαρακτηριστικά συστήματος, που υπόκεινται όμως και εξυπηρετούν τους ευρύτερους στόχους του Συστήματος στο οποίο ανήκουν.  Το Λογιστήριο του Νοσοκομείου, η Τεχνική Υπηρεσία του Δήμου, το Πεπτικό Σύστημα, η Κεντρική Μονάδα Επεξεργασίας αποτελούν υποσυστήματα των Συστημάτων που αναφέρθησαν σαν παράδειγμα.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 59 Ολοκληρωμένο Σύστημα  Η έννοια του Ολοκληρωμένου Συστήματος γίνεται περισσότερο απαιτητή σε κάθε σύγχρονη επιχείρηση και η ανάγκη για Ολοκληρωμένο Π.Σ.Δ. μια και οι μέχρι τώρα εφαρμογές λογισμικού χαρακτηρίζονταν από τα ακόλουθα :  - Μεμονωμένες εφαρμογές στα πλαίσια ενός Πληροφοριακού Συστήματος για διάφορους τύπους χρηστών, χωρίς να υπάρχει κάποια διασύνδεση μεταξύ τους οπότε οι εφαρμογές χαρακτηρίζονται ασυνεπείς  - Τα δεδομένα προσδιορίζονται ξεχωριστά για κάθε εφαρμογή και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τις εφαρμογές στο σύνολο τους,  - Υπάρχουν διπλά αντίγραφα εφαρμογών που εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό,  - Ένας χρήστης, ο οποίος επιθυμεί να πραγματοποιήσει μία ανάλυση πληροφοριών χρησιμοποιεί δεδομένα από δυο ή περισσότερες διαφορετικές εφαρμογές.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 60 Ολοκληρωμένο Σύστημα  Το πρώτο βήμα στην διασύνδεση εφαρμογών ανόμοιων πληροφοριακών υποσυστημάτων προς ένα Ολοκληρωμένο Π.Σ.Δ. είναι ο καθολικός Προγραμματισμός.  Αν και οι εφαρμογές ενός πληροφοριακού συστήματος αναπτύσσονται ξεχωριστά σχεδιασμός θα πρέπει να είναι καθολικός και να προσδιορίζει τον τρόπο διασύνδεσης των εφαρμογών.  Στην ουσία ένα Π.Σ.Δ. σχεδιάζεται σαν ένα σύνολο μικρότερων πληροφορικών συστημάτων.  Ένα Π.Σ.Δ. θα πρέπει να θεσπίσει πρότυπα, γενικές οδηγίες και ρουτίνες τις οποίες πρέπει να ακολουθεί η ανάπτυξη κάθε εφαρμογής. Η συμμόρφωση αυτή επιτρέπει τις επί μέρους εφαρμογές να μοιράζονται δεδομένα και επίσης επιτρέπει την πρόσβαση σε αυτές από διάφορους χρήστες.  Η τάση που υπάρχει σήμερα στο σχεδιασμό πληροφοριακών συστημάτων είναι η χρήση Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων σαν ένα σύνολο διασυνδεδεμένων αρχείων που προσφέρουν την διαχείριση πληροφοριών διαθέσιμων σε μία πλειάδα εφαρμογών και χρηστών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 61 Βάσεις δεδομένων (Databases) Το λογισμικό μιας βάσης δεδομένων βοηθά τους χρήστες να αναπτύξουν χωρίς προγραμματισμό τις δικές τους εφαρμογές.  Μια βάση δεδομένων (database) είναι μια συλλογή συσχετιζόμενων αρχείων.  Οι πρώτες βάσεις δεδομένων ονομάζονταν διαχειριστές αρχείου και εργάζονταν με ένα μόνο αρχείο κάθε φορά.  Τα πιο βελτιωμένα πακέτα ονομάζονται Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (database management systems ή DBMS) και έχουν την δυνατότητα να εργαστούν ταυτόχρονα με πολλά αρχεία.  Το λογισμικό των βάσεων δεδομένων βοηθούν ένα χρήστη χωρίς να έχει γνώσεις προγραμματισμού να εκτελέσει τις ακόλουθες εργασίες:  Να δημιουργήσει ένα αρχείο  Να προσθέσει μια νέα εγγραφή σε ένα αρχείο  Να τροποποιήσει μια ήδη υπάρχουσα εγγραφή ενός αρχείου  Να αναζητήσει μια εγγραφή  Να ταξινομήσει ένα αρχείο  Να εκτυπώσει διάφορες αναφορές

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 62 Βάσεις δεδομένων (Databases)  Τα πακέτα DBMS που παρέχουν την δυνατότητα για συσχετισμό αρχείων ονομάζονται συσχετιστικά συστήματα βάσεων δεδομένων (Relation database systems RDBMS).  Τα πιο δημοφιλή πακέτα βάσεων δεδομένων είναι η Oracle, ο Sql Server, Sybase, η Access κλπ.  Κάποιες από τις βάσεις αυτές τρέχουν σε περιβάλλον Windows ενώ άλλες σε περιβάλλον UNIX και άλλες σε περιβάλλον LINUX.  Στους απλούς χρήστες πιο προσιτές τόσο από πλευράς κόστους, όσο και από πλευράς εκμάθησης και χειρισμού, είναι οι βάσεις δεδομένων που πρόσφατα έχουν αναπτυχθεί για το περιβάλλον των Windows (Access).  Όλα τα Software House για τις εφαρμογές έχουν επιλέξει τις βάσεις δεδομένων RDBMS για την διαχείριση των δεδομένων.  Συγκεκριμένα η Singular Software έχει επιλέξει τον Sql Server για τις εφαρμογές Singular Control και την Oracle για το E.R.P. Singular Enterprise, η Logicdis τον Sql Server για όλη την γκάμα των εφαρμογών, η Altec (Unisoft) τον Sql Server η Entersoft & Softone SQL Server κλπ.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 63 Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning)  Είναι συστήματα λογισμικού που προσφέρουν ολοκληρωμένες λύσεις σε μια επιχείρηση, αντιμετωπίζοντας θέματα που αφορούν τις λειτουργίες και τις διαδικασίες της, καθώς και την αποθήκευση και ροή της πληροφορίας μέσα από αυτές.  Κεντρική ιδέα στη λειτουργία των συστημάτων αυτών είναι η αποθήκευση της πληροφορίας σε μία κεντρική βάση δεδομένων μία και μόνο φορά. κατά την καταχώρηση της και η μετέπειτα χρήση της πληροφορίας γίνεται με βάση τις διαδικασίες που εξυπηρετούν τα διάφορα τμήματα και λειτουργίες της εταιρείας, γεγονός που συνεπάγεται ότι η εισαγωγή της στη βάση ενεργοποιεί μια σειρά ενεργειών που σχετίζονται με αυτήν.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 64 Γενικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος E.R.P.  Ένα σύστημα E.R.P. αποτελεί μια ολοκληρωμένη πρόταση για τη διαχείριση όλων των λειτουργιών ενός οργανισμού. Στο παρελθόν ήταν κανόνας η χρήση πολλών διαφορετικών συστημάτων για την διαχείριση λειτουργιών όπως λογιστηρίου, προμηθειών, αποθηκών, κλπ. Μάλιστα, σε πάρα πολλές εταιρείες η εικόνα αυτή χαρακτηρίζει και το παρόν.  Η ύπαρξη πολλών διαφορετικών εφαρμογών δημιουργεί προβλήματα συμβατότητας που είναι ιδιαίτερα αισθητά κατά την επεξεργασία πληροφορίας που αφορά το ίδιο αντικείμενο.  Έτσι δεν καθόλου ασυνήθιστο οι χρήστες των εταιριών καθημερινά να καταχωρούν ένα τεράστιο όγκο πληροφοριών, τόσο για την ενημέρωση των λογιστικών εγγραφών, όσο και για την ενημέρωση αρχείων αποθήκης, προμηθειών, κλπ. Τα πολλά και διάσπαρτα συστήματα, των οποίων η πληροφορία δεν μπορεί να συντονιστεί και να αξιοποιηθεί, αποτελούν κέντρα υψηλού κόστους λόγω της ταυτόχρονης λειτουργίας και συντήρησης τους.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 65 Γενικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος E.R.P.  Βασικό πλεονέκτημα της εισαγωγής και υιοθέτησης συστήματος E.R.P. από έναν οργανισμό είναι η ενιαία τεχνολογική πλατφόρμα που επιτρέπει και εγγυάται την ομογεvοποιήσn της πληροφορίας.  Έτσι, όσον αφορά την διοικητική πληροφόρηση, από την φτωχή ποιότητα, που είναι αποτέλεσμα κατακερματισμένων επιχειρηματικών διαδικασιών και πολλών διαφορετικών, ενδεχομένως απαρχαιωμένων συστημάτων, τα E.R.P. αποτελούν το μέσο για την μετάβαση στο περιβάλλον της υψηλής ποιότητας, έγκαιρης και έγκυρης πληροφόρησης, ικανής να βοηθήσει στη λήψη καίριων αποφάσεων.  Εκμεταλλευόμενο τα πλεονεκτήματα μιας σύγχρονης σχεσιακή ς βάσης δεδομένων που αποτελεί τον πυρήνα του συστήματος, το E.R.P. ενός οργανισμού εξασφαλίζει την απαραίτητη εγκυρότητα στην αποθήκευση και επεξεργασία της πληροφορίας.  Ωστόσο, αυτό που καθιστά ένα τέτοιο σύστημα χρήσιμο εργαλείο στην επιχείρηση, που το υιοθετεί, είναι η στενή και απόλυτη συσχέτιση του με τις διαδικασίες της.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 66 Γενικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος E.R.P.  Ένα σύστημα E.R.P. ενσωματώνει μία σειρά από νέες ισχυρές και εξειδικευμένες εφαρμογές οι οποίες αυξάνουν και βελτιώνουν τις ικανότητες μιας επιχείρησης. Έτσι, πέρα από τα οφέλη που είναι αποτέλεσμα της κεντρικής ιδέας της υποστήριξης των διαδικασιών, υπάρχουν και αυτά που προέρχονται από την εκμετάλλευση των καινοτομικών εφαρμογών της σύγχρονης βιομηχανίας λογισμικού.  Η δομή ενός συστήματος E.R.P. συνίσταται σε διαφορετικές ενότητες (MODULES), οι οποίες αντιστοιχούν σε ξεχωριστές λειτουργίες όπως Λογιστήριο, Μισθοδοσία, Αποθήκη, Παραγωγή κτλ.  Η δομή αυτή επιτρέπει ευελιξία και καθιστά ευκολότερη την αναβάθμιση του συστήματος εκεί που απαιτείται, ενώ ο πελάτης - οργανισμός μπορεί να προμηθευτεί είτε όλες τις ενότητες στην "Πλήρη έκταση τους, είτε κάποιες από αυτές ανάλογα με τις ανάγκες του.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 67 Γενικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος E.R.P. Προκειμένου ένα σύστημα να θεωρείται ολοκληρωμένο, ώστε να ανήκει στην ευρύτερη κατηγορία των συστημάτων E.R.P. πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τις εξής λειτουργίες:  Διαχείριση Αποθεμάτων & Παραγωγής  Διαχείριση Αγορών, Πωλήσεων & Διανομής Εμπορευμάτων & Προϊόντων  Οικονομική Διαχείριση & Λογιστήριο  Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού Ο πυρήνας του συστήματος, όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, είναι η κεντρική βάση δεδομένων, η οποία αντλεί και ταυτόχρονα τροφοδοτεί με δεδομένα τις διάφορες επιμέρους εφαρμογές που υποστηρίζουν τις λειτουργίες του Οργανισμού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 68 Γιατί ERP  Ολοένα και περισσότεροι οργανισμοί προμηθεύονται συστήματα E.R.P., για να στηρίξουν τη λειτουργία τους και να ικανοποιήσουν τις διοικητικές τους και διαχειριστικές τους ανάγκες. Κάποιοι από τους βασικούς λόγους που μία επιχείρηση προσφεύγει στη λύση της υιοθέτησης ERP είναι:  Η δυνατότητα για σωστή και έγκυρη πληροφόρηση, που προσφέρει το σύστημα στη διοίκηση της επιχείρησης, επιτρέποντας την παρακολούθηση όλων των τμημάτων και δραστηριοτήτων σαν μία ενιαία ενότητα, χάρη στον ολοκληρωμένο χαρακτήρα του.  Η δυνατότητα της ορθολογιστικής οργάνωσης και του ελέγχου της ροής της πληροφορίας μέσα από της διαδικασίες της επιχείρησης.  Τα παλιά συστήματα πληροφορικής, είτε δεν μπορούν να αναπτυχθούν τεχνολογικά, είτε η περαιτέρω ανάπτυξη τους, ώστε αυτά να υποστηρίζουν τις διαδικασίες της επιχείρησης, είναι ιδιαίτερα ακριβή.  Η μείωση του κόστους συντήρησης ολόκληρου του συστήματος πληροφοριακών εφαρμογών της επιχείρησης αντικαθιστώντας τα πολλά και διάσπαρτα συστήματα με ένα ενιαίο και μοναδικό. Πλεονέκτημα αυτού είναι και η εξάρτηση από μικρότερο αριθμό εξειδικευμένων χρηστών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 69 Στόχοι από την υλοποίηση E.R.P.  1. Αύξηση εσόδων. Ενοποιώντας όλα τα τμήματα του οργανισμού, πολλά από τα οποία λειτουργούν ανεξάρτητα και χωρίς σωστή ενημέρωση, τα συστήματα E.R.P. συνεισφέρουν στη μείωση του χρόνου από την αίτηση παραγγελίας έως την παραλαβή, βελτιώνουν την ποιότητα υπηρεσιών και προϊόντων και σαν συνέπεια όλων αυτών αυξάνουν την ικανοποίηση των πελατών, οδηγώντας στην ανάληψη περισσότερων παραγγελιών και έργων και αύξηση των εσόδων.­ Επιπρόσθετα, οι σύγχρονες τεχνολογίες E.R.P. επιτρέπουν την επέκταση των οργανισμών σε νέους τομείς δραστηριότητας, χάρη στην υποστήριξη των εφαρμογών e- Business

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 70 Στόχοι από την υλοποίηση E.R.P.  2. Αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού, των πελατών και των προμηθευτών. Τα συστήματα E.R.P. επιτρέπουν στα τμήματα του οργανισμού να μοιράζονται την πληροφορία όπως πρέπει και τη στιγμή που πρέπει. Αυτό δίνει την δυνατότητα στον οργανισμό να τηρεί αποθήκες με το ελάχιστο δυνατό απόθεμα υλικών, μικρότερους χρόνους αδράνειας τμημάτων μεταξύ παραγγελιών και μείωση του κόστους στην παροχή υπηρεσιών προς πελάτες, καθώς και των εξόδων προς τους προμηθευτές και τις εταιρείες διανομής. Ειδικότερα, ο συνδυασμός και ολοκλήρωση των συστημάτων E.R.P. με εφαρμογές S.C.M. προσδίδουν επιπλέον δυνατότητες, βελτιώνοντας ακόμα περισσότερο τη διαχείριση θεμάτων τροφοδοσίας και διανομής, με αποτέλεσμα περισσότερη οικονομία, έλεγχο των εξόδων και ικανοποίηση των πελατών

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 71 Στόχοι από την υλοποίηση E.R.P.  3. Βελτίωση κερδών. Τα συστήματα E.R.P. επιτρέπουν τον ταυτόχρονο σχεδιασμό και προγραμματισμό της παραγωγής για την κάλυψη των απαιτήσεων των πελατών ενσωματωμένα εργαλεία πρόβλεψης, έλεγχος των εξόδων προμηθειώνκαι ελεγχόμενες διαδικασίες σε συνδυασμό με την βέλτιστη εφαρμογή τους, έχουν σαν αποτέλεσμα τον έλεγχο των εξόδων και τα μειωμένα κόστη, αυξάνοντας τα κέρδη του οργανισμού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 72 Στόχοι από την υλοποίηση E.R.P.  4. Γενική βελτίωση της λειτουργίας του οργανισμού. Οι ενότητες των συστημάτων E.R.P. ενσωματώνουν την τεχνογνωσία και την εμπειρία των κατασκευαστών τους και των συμβούλων υλοποίησης. Έτσι, πέρα από την διατιθέμενη τεχνολογία, και τις λύσεις που αυτή προσφέρει, η προστιθέμενη τεχνογνωσία σε θέματα λειτουργίας εισάγει νέες καλύτερες πρακτικές, οι οποίες αν αφομοιωθούν ομαλά από τον Οργανισμό και τους Εργαζομένους του, τα αποτελέσματα είναι ιδιαίτερα ευεργετικά.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 73 Η εφαρμογή των E.R.P. στην Ελλάδα  Η εφαρμογή E.R.P. συστημάτων στην Ελλάδα έχει αρχίσει από το 1990 και μετά αλλά από το 2000 και μετά σχεδόν όλα τα Software House έχουν επιδοθεί σε ένα αγώνα δρόμου για την ανάπτυξη και εγκατάσταση των νέων λογισμικών E.R.P. σε περιβάλλον Windows.  Εκμεταλλευόμενα όλα τα νέα εργαλεία των Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων των νέων εργαλείων στην ανάπτυξη εφαρμογών σε γραφικό περιβάλλον (Visual Studio, Visual Basic, Delphi Borland κ.λ.π.) έχουν δημιουργήσει εφαρμογές E.R.P. υψηλού επιπέδου.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 74 Η εφαρμογή των E.R.P. στην Ελλάδα Αναφορικά μπορούμε να πούμε ότι στην Ελληνική αγορά υπάρχουν εγκατεστημένα E.R.P. συστήματα που έχουν αναπτυχθεί από ελληνικά Software House αλλά και εφαρμογές από εξωτερικούς οίκους, ή λογισμικά που έχουν μεταγλωττισθεί και προσαρμόσθηκαν στην Ελληνική Φορολογική νομοθεσία.  Οι εφαρμογές αυτές είναι :  Το Singular Enterprise της Singular Software  To Atlantis της Altec – Unisoft  Το Solution της LogicDis  Το Expert της Entersoft  Το Panorama της Softone  Το Compac Win της LogicDis  Το ERP 3 της Lavisoft  Το ORAMA της Q & R  Το Academia της Data Communication  κ.λ.π Υπάρχουν τουλάχιστον 30 εφαρμογές E.R.P. αξιολογότατες που έχουν αναπτυχθεί και είναι εγκατεστημένες σε Πανελλήνια βάση.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 75 Η εφαρμογή των E.R.P. στην Ελλάδα Επίσης στην Ελληνική αγορά υπάρχουν εγκαταστάσεις και των μεγαλυτέρων Software House με E.R.P. παγκοσμίου εφαρμογής όπως  Το S.A.P.  To J.D.Eduards  Το Baan  Το Navision κ.λ.π. Κάθε ελληνική επιχείρηση λοιπόν αφού πρώτα αναλύσει τις ανάγκες και τις ιδιαιτερότητες της να επιλέξει μετά από σχετική μελέτη της αγοράς την λύση που θα τις δώσει την δυνατότητα να αναπτυχθεί και να έχει τις πληροφορίες που θέλει τόσο σε οικονομικό επίπεδο όσο και σε διοικητικό επίπεδο για την λήψη αποφάσεων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 76 Παραμετροποίηση Εφαρμογών Λογισμικού

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 77 Μορφές Κωδικών  Η μορφή των κωδικών των Ειδών - Πελατών - Προμηθευτών αποτελεί σε μια σύγχρονη μηχανογράφηση το κλειδί για μια σειρά πληροφοριών είτε οικονομικής είτε στατιστικής φύσης, με ιδιαίτερη σημασία στην λήψη διοικητικών αποφάσεων.  Αν και όλα τα Software House ισχυρίζονται ότι με τις νέες εφαρμογές σε περιβάλλον Windows και τις δυνατότητες που προσφέρουν οι βάσεις δεδομένων και τα νέα εργαλεία, μπορούμε να λάβουμε πληθώρα πληροφοριών, είναι καλό τουλάχιστον για τα αρχεία Πελατών & Ειδών να ορίζουμε και να τηρούμε μια συγκεκριμένη μορφή Κωδικών.  Οι περισσότερες εφαρμογές δεν έχουν μια σωστή παραμετροποιημένη μορφή με την οποία θα μπορούσαμε να ορίσουμε ένα Κωδικό.  Σε όλες τις εκτυπώσεις όλες οι εφαρμογές θα δούμε ότι σαν πρώτο φίλτρο ορίζουν το από Κωδικό έως Κωδικό και μετά είτε δεν προσφέρουν όλα κάποια παραμετροποιημένα πεδία σαν φίλτρα ή κριτήρια στις εκτυπώσεις, είτε δεν έχουν ενσωματωμένο κάποια εύκολη γεννήτρια εκτυπώσεων που να δίδουν στον χρήστη εύκολα να δημιουργήσει μια ειδική αναφορά.  Προσφέρουν φυσικά πολλά την δυνατότητα πρόσβασης σε ειδικές εφαρμογές για την σύνταξη αναφορών, π.χ. το Crystal Report, αλλά δεν έχουν όλες οι εταιρίες εξειδικευμένο προσωπικό στην χρήση παρόμοιων εργαλείων.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 78 Μορφές Κωδικών  Η σωστή κωδικοποίηση είναι αυτή που μας δίνει, μέσα από τις ευκολίες οποιαδήποτε προγράμματος την δυνατότητα να συλλέξουμε, να επεξεργαστούμε και να εκτυπώσουμε διάφορες Πληροφοριακές ή Οικονομικές ή Στατιστικές καταστάσεις χρήσιμες για τον επιχειρηματία και την εν γένει καλή λειτουργία της κάθε εταιρίας.  Όλες οι εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης δίνουν, με τον δικό τους τρόπο και φιλοσοφία, την δυνατότητα να ορίσουμε κάποια μορφή κωδικού.  Οι εφαρμογές προσφέρουν για την σύνταξη ενός Κωδικού δυνατότητα χρήσης μόνο αριθμών ή μόνο γραμμάτων ή συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών.  Η μορφή και ο συνδυασμός που διαλέξει εξαρτάται από τις ανάγκες κάθε επιχείρησης.  Η λύση των αριθμητικών κωδικών είναι συνήθως η καλύτερη για τον λόγο ότι περιορίζεται η πληκτρολόγηση στο μικρό αριθμητικό πληκτρολόγιο που βρίσκεται δεξιά στο πληκτρολόγιο μας, αλλά και για τον λόγο ότι οι αριθμοί ταξινομούνται καλύτερα σε μια σωστή Κωδικοποίηση.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 79 Μορφές Κωδικών (Σωστή Μορφή)  Για να καταλάβουμε την ευκολία που προσφέρει μια Κωδικοποίηση με αριθμούς σε σχέση με μια Κωδικοποίηση με αλφαριθμητικούς χαρακτήρες θα δείξουμε ένα παράδειγμα : Έστω ότι έχουμε Πελάτες στη Βόρεια Ελλάδα  Κωδικοί με αριθμούς Αλεξίου(Πελάτης Έβρου) Βασιλείου(Πελάτης Έβρου) Δημητρίου(Πελάτης Ροδόπης) Γεωργίου(Πελάτης Ροδόπης) …… Νικολάου(Πελάτης Ξάνθης) …… Χρηστίδης(Πελάτης Καβάλας) ……… Αναστασίου(Πελάτης Θες/νικης) ……… Φωτίου(Πελάτης Ημαθίας) κ.λ.π.  Όταν θα θελήσουμε να λάβουμε Στατιστικά Στοιχεία πχ για όλη την περιφέρεια της Θράκης μπορούμε να ορίσουμε όρια Κωδικών :  Από Έως που συμπεριλαμβάνουν όλους τους Νομούς που ανήκουν στην Θράκη.  Εάν πάλι θελήσουμε στοιχεία για την Μακεδονία θα ορίσουμε όρια Κωδικών :  Από Έως που συμπεριλαμβάνουν όλους τους Νομούς της Μακεδονίας.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 80 Μορφές Κωδικών (λάθος Μορφή)  Κωδικοποίηση με αλφαριθμητικούς χαρακτήρες ΕΒΡ-001 Αλεξίου(Πελάτης Έβρου) ΕΒΡ-002 Βασιλείου(Πελάτης Έβρου) ΡΟΔ-001 Δημητρίου(Πελάτης Ροδόπης) ΡΟΔ-002 Γεωργίου(Πελάτης Ροδόπης) …….. ΞΑΝ-020 Νικολάου(Πελάτης Ξάνθης) ……... ΚΑΒ-034 Χρηστίδης(Πελάτης Καβάλας) ……… ΘΕΣ-001 Αναστασίου(Πελάτης Θες/νικης) ……… ΗΜΑ-024 Φωτίου(Πελάτης Ημαθίας) κ.λ.π. Όταν θα θελήσουμε να λάβουμε Στατιστικά Στοιχεία πχ για όλη την περιφέρεια της Θράκης και ορίσουμε όρια Κωδικών :  Από ΕΒΡ-001 Έως ΞΑΝ-999 που συμπεριλαμβάνουν όλους τους Νομούς που ανήκουν στην Θράκη, θα συμπεριληφθούν και οι Νομοί Καβάλας, Θεσσαλονίκης και Ημαθίας, όχι όμως και της Ροδόπης.  Είναι οι συνωνυμίες των ονομασιών που δεν μας δίδουν πολλές δυνατότητες για ορθή ταξινόμηση.  Η χρήση συνδυασμού γραμμάτων και αριθμών είναι και αυτή καλή με ορισμένες προϋπόθεσης, κυρίως από πλευράς δυνατοτήτων που προσφέρει το εκάστοτε πρόγραμμα.  Επίσης άλλη μια δυσκολία εδώ είναι ότι έχουμε πιο αργή πληκτρολόγηση για τον λόγο ότι έχουμε όλο το πάνελ του πληκτρολογίου, αλλά και την μη σωστή ταξινόμηση σε κάποιες περιπτώσεις κωδικοποίησης.  Να τονίσουμε φυσικά ότι πλέον όλες οι νέες εφαρμογές έχουν την δυνατότητα αλλαγής του βασικού Κωδικού όποτε παραστεί ανάγκη να συμβεί αυτό.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 81 Κωδικός Πελατών  Η συνηθέστερη κωδικοποίηση που τηρούμε για τους Πελάτες είναι ανάλυση αυτών ανά Περιοχή.  Ανάλογα λοιπόν με το εύρος της επιχείρησης και λαμβάνοντας υπ΄ όψιν και τις μελλοντικές τάσεις ανάπτυξης αυτής ορίζουμε μια μορφή Κωδικού που να είναι όσο το δυνατόν διαχρονικός.  Στην κωδικοποίηση των Πελατών δίνουμε πάντα μεγάλη σημασία για τον λόγο ότι μας ενδιαφέρει άμεσα η κίνηση αυτών για την λήψη στατιστικών στοιχείων.  Συνήθως οι περισσότερες επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για την λήψη στοιχείων των Πελατών που έχουν για κάθε Περιφέρεια, ή Νομό, ή Πόλη.  Αν λάβουμε υπ΄ όψιν τα ανωτέρω κριτήρια τότε θα μπορούσαμε να ορίσουμε σαν μορφή κωδικού την εξής  Χρησιμοποιούμε μόνο το αριθμητικό σύμβολο στην μορφή κωδικού για την καλύτερη ταξινόμηση.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 82 Κωδικός Πελατών 99 (Περιφέρεια)999 (Νομός / Πόλη)999 (Αύξων Αριθμός) 01 Θράκη001 (Έβρος) ΟρεστιάδαΤιμές 001 έως (Έβρος)Αλεξανδρούπολη Ανά Περιφέρεια 011 (Ροδόπη) Κομοτηνήκαι Νομό / Πόλη 021 (Ξάνθη) Ξάνθη) 02 Αν. Μακεδονία031 (Καβάλας) Καβάλα 041 (Δράμας) Δράμα 03 Κεντ. Μακεδονία 051 (Σερρών) Σέρρες 061 (Θες/νικης) Θεσσαλονίκη 071 (Χαλκιδικής) Πολύγυρος 04 Δυτ. Μακεδονία081 (Ημαθίας) Βέροια Κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 83 Κωδικός Πελατών  τα 2 πρώτα 99 συμβολίζουν την Περιοχή του Πελάτη με δυνατές τιμές από 00 έως 99. π.χ.01 Θράκη 02 Αν. Μακεδονία 03 Κεν. Μακεδονία * 10 Αττική κ.λ.π.  Φροντίζουμε φυσικά να ορίσουμε τους αριθμούς των Περιφερειών και των Νομών με μια λογική σειρά π.χ. όπως θα τους βλέπαμε στον χάρτη της Ελλάδας, ώστε με τον ίδιο τρόπο να λαμβάνουμε και τις αναφορές που θέλουμε. Τα επόμενα 999 τον Νομό (τα 2 πρώτα 99) & την Πόλη (το επόμενο 9 σαν αύξοντα αριθμό ανα Νομό) ώστε να έχουμε δυνατότητα να ορίσουμε όλους τους Νομούς & τις Πόλεις της Ελλάδας. Τέλος τα τελευταία 999 δίνουν ένα Αύξοντα αριθμό που λαμβάνει τιμές από το 001 μέχρι το 999 για κάθε διαφορετική Περιφέρεια, Νομό & Πόλη.  Η κωδικοποίηση αυτή δίνει δυνατότητα να έχουμε διάφορα Ευρετήρια Πελατών ανά περιοχή, ή διάφορα Ισοζύγια οικονομικά (καταστάσεις υπολοίπων, τζίρος ανά πελάτη, είδη ανά πελάτη, πελάτες ανά είδος ή ομάδα ειδών) κ.λ.π.  Μια άλλη μορφή είναι όπου τα δύο πρώτα 99 είναι η περιοχή και τα δύο δεύτερα 99 ορίζουν τους πωλητές της εταιρίας και τα τελευταία τον α/α. Έχουμε δηλαδή 99 περιοχές για 99 πωλητές με δυνατότητα για 1000 πελάτες σε κάθε συνδυασμό.  Τα νέα προγράμματα προσφέρουν όμως ήδη διαφορετική παρακολούθηση για τους πωλητές και η κωδικοποίηση αυτή δεν είναι συνήθως αποδεκτή, μια και πολλές φορές κάποιος πωλητής υπάρχει περίπτωση, λόγω διαφόρων προβλημάτων της εταιρίας, να πουλήσει σε πελάτη που ανήκει ήδη σε άλλον πωλητή της ίδιας εταιρίας.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 84 Κωδικός Προμηθευτών  Η κωδικοποίηση των Προμηθευτών είναι συνήθως η απλούστερη μορφή κωδικών μια και τα στοιχεία που ζητάμε είναι πιο απλά. Το βάρος των στοιχείων το έχει Προμηθευτής μας για μας και όχι εμείς για αυτόν. Συνήθως τηρούμε απλά μια αύξουσα αρίθμηση με μορφή κωδικού 999 δίνοντας έτσι την δυνατότητα για 1000 καρτέλες Προμηθευτών από 000 έως 999. Σε μια άλλη μορφή εκτός από την αύξουσα σειρά από καρτέλα σε καρτέλα χρησιμοποιούμε και την Περιοχή του Προμηθευτή. Ορίζουμε δηλαδή σαν μορφή κωδικού την εξής όπου τα 2 πρώτα 99 συμβολίζουν την περιοχή του Προμηθευτή με δυνατές τιμές από 00 έως 99. π.χ. 01 Αττική 02 Στερεά Ελλάδα 03 Θεσσαλία * 10 Νήσοι Αιγαίου κ.λ.π. Τα επόμενα 999 τον αύξοντα αριθμό των προμηθευτών ανά περιοχή ώστε να έχουμε δυνατότητα να ορίσουμε 999 προμηθευτές για 99 διαφορετικές περιοχές.  Η κωδικοποίηση αυτή δίνει δυνατότητα να έχουμε διάφορα Ευρετήρια Προμηθευτών ανά περιοχή, ή διάφορα Ισοζύγια οικονομικά (καταστάσεις υπολοίπων, τζίρος ανά προμηθευτή, είδη ανά προμηθευτή, προμηθευτές ανά είδος ή ομάδα ειδών) κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 85 Κωδικός Ειδών  O κωδικός των Ειδών είναι ο πιο σημαντικός στην μηχανογραφική εφαρμογή γιατί από την κίνηση των ειδών αντλούμε τα περισσότερα οικονομικά και στατιστικά στοιχεία.  Συνήθως οι υπεύθυνοι των επιχειρήσεων ενδιαφέρονται για την παρακολούθηση των ειδών ομαδοποιώντας αυτά σε διάφορες κατηγορίες. Αν είχαμε δηλαδή την μηχανογράφηση π.χ. μιας εταιρίας πώλησης ηλεκτρικών ειδών θα θέλαμε να ομαδοποιήσουμε τα είδη έτσι ώστε να έχουμε στοιχεία για τα Πλυντήρια, για τις Τηλεοράσεις, για τα Ψυγεία, για τις Κουζίνες, για τα Βίντεο κ.λ.π.  Με τον τρόπο αυτό έχει την δυνατότητα ο υπεύθυνος της εταιρίας να εντοπίζει ποια ομάδα ειδών έχει μεγαλύτερη κίνηση και σε ποίες εποχές ώστε να κάνει πάντα τις σωστές αγορές τον κατάλληλο χρόνο και τις κατάλληλες ποσότητες.  Πέρα όμως από την ομάδα του είδους ενδιαφέρει άμεσα τον υπεύθυνο της εταιρίας ο κατασκευαστής του προϊόντος ή των προϊόντων της κάθε ομάδας ειδών. Μπορεί δηλαδή να έχουν κίνηση π.χ. οι Τηλεοράσεις, αλλά από όλη την ομάδα αυτή να έχουν ιδιαίτερη κίνηση π.χ. οι Τηλεοράσεις της SONY. Με τον τρόπο αυτό η αγορά των προϊόντων που θα κάνουμε θα είναι η πλέον σύμφωνη με την ζήτηση του καταναλωτικού κοινού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 86 Κωδικός Ειδών  Προσοχή !!!! εδώ να τονίσουμε ότι δεν πρέπει να μας ενδιαφέρει ο εισαγωγέας ή αντιπρόσωπος που μας προμηθεύει το προϊόν. Πολλές μηχανογραφήσεις έχουν αποτύχει γιατί έχουν λάβει υπ’ όψιν τον Προμηθευτή και όχι τον Κατασκευαστή.  Το λάθος είναι ότι αν κωδικοποιήσω ένα προϊόν σύμφωνα με τον προμηθευτή, τότε αν αγοράζω το ίδιο είδος από 3 π.χ. προμηθευτές τότε είμαι αναγκασμένος να δημιουργήσω 3 αντίστοιχες καρτέλες για το ίδιο είδος. Με τον τρόπο αυτό όμως έχουμε πρόβλημα σοβαρό στη τήρηση των υπολοίπων της Αποθήκης. Ένα Μάρκετ Ηλεκτρικών π.χ. που έχει περίπου είδη τα οποία αγοράζονται συνήθως από 2 με 3 διαφορετικούς προμηθευτές αυτόματα οδηγεί σε μια χαώδη ανεξέλεγκτη αποθήκη με περίπου καρτέλες. Η σκέψη και η ανάγκη ότι έτσι έχω στοιχεία για κάθε προμηθευτή, τις τιμές που αγοράζω από τον καθένα κ.λ.π. δεν ευσταθούν για τον λόγο ότι ούτως η άλλως τα στοιχεία μπορώ να τα αντλήσω από το αρχείο κίνησης των ειδών χωρίς την λανθασμένη αυτή κωδικοποίηση.  Λαμβάνοντας υπ' όψιν τον Κατασκευαστή, τηρώ μια μόνο καρτέλα για κάθε είδος, έχω άριστη παρακολούθηση των υπολοίπων και μπορώ να αντλήσω οποιαδήποτε στοιχεία θέλω, από οποιαδήποτε αγορά (διαφορετικό προμηθευτή) και με πλήρη στοιχεία.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 87 Κωδικός Ειδών 99 (Κατασκευαστής) 99 (Κατηγορία)999 (Αύξων Αριθμός) 01 Sony01 ΤηλεοράσειςΤιμές 001 έως Philips02 Βίντεοανά Κατασκευαστή 03 Ariston03 Πλυντήριακαι Κατηγορία 04 Πίτσος04 Κουζίνες ** 10 Καλοριφέρ *** 25 Delongi** 99 Βοηθητικά

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 88 Κωδικός Ειδών  Τα δύο πρώτα 99 αφορούν τους Κατασκευαστές π.χ.01 Sony 02 Philips * ** 25 Delongi ** Με τον τρόπο αυτό έχουμε δυνατότητα για 99 κατασκευαστές, που αν δεν μας αρκούν πρέπει να προβλέψουμε να ορίσουμε ίσως ένα 9 ακόμη.  Τα δύο επόμενα 99 αφορούν τις διάφορες Κατηγορίες των Ειδών. π.χ.01 Τηλεοράσεις 02 Βίντεο 03 Πλυντήρια ** 10 Καλοριφέρ ** Έχουμε δυνατότητα για 99 διαφορετικές κατηγορίες ειδών τις οποίες φυσικά μπορούμε και εδώ να τις αυξήσουμε αν έχουμε προβλέψει για ένα ακόμη 9.  Τα τρία τελευταία 999 αποτελούν τον αύξοντα αριθμό ανά Κατασκευαστή και Κατηγορία.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 89 Κωδικός Ειδών  Αξίζει να προσέξετε ότι στο τέλος και των Κατασκευαστών αλλά και των Κατηγοριών ορίσαμε την τιμή 99 σαν Βοηθητικά. Αυτό γίνεται για να μπορούμε να δημιουργούμε τα λεγόμενα «ψεύτικα είδη», όπως π.χ. Έκπτωση Αγορών, Έκπτωση Πωλήσεων, (και ίσως και να κατηγορία ΦΠΑ τα ίδια), Παροχή Υπηρεσίας, Επισκευή κ.λ.π. Ορίζοντας στο τέλος της Κωδικοποίησης τα είδη αυτά έχουμε την δυνατότητα να λαμβάνουμε Θεωρημένες εκτυπώσεις με φίλτρο τους Κωδικούς και να μην λαμβάνονται υπ΄ όψιν αυτά.  Δηλαδή όταν θελήσουμε Θεωρημένη εκτύπωση Αποθήκης θα ορίσουμε στα όρια των Κωδικών από έως Έτσι θα εκτυπωθούν όλα τα είδη της Αποθήκης και θα εξαιρεθούν τα Βοηθητικά αυτά είδη. Με την κωδικοποίηση αυτή έχουμε την δυνατότητα λήψης Τιμοκαταλόγων για όλα τα είδη ενός κατασκευαστή, ή για μια συγκεκριμένη κατηγορία ειδών ενός κατασκευαστή ή για μια ολόκληρη κατηγορία ειδών ανεξάρτητα κατασκευαστή. Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να ζητήσουμε στοιχεία για τις πωλήσεις κάποιων ειδών ή τα καλύτερα είδη (είδη με αυξημένη κίνηση), τα είδη που έχουν στασιμότητα κ.λ.π.  Πρέπει να τονίσουμε ότι η μορφή του κωδικού δεν πρέπει να αλλάζει εν μέσω της χρήσης (οι νέες εφαρμογές δίδουν αυτή τη δυνατότητα) και να γίνεται πρόβλεψη λαμβάνοντας σοβαρά όλες τις παραμέτρους που ισχύουν ήδη σε

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 90 Παραστατικά Κ.Β.Σ. Ενημερώσεις Εφαρμογών

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 91 Παραστατικά Δελτίο Αποστολής  Όταν πουλάμε ή παραλαμβάνουμε ένα εμπόρευμα πρέπει να συνοδεύεται από ένα Δελτίο Αποστολής. Στο Δελτίο Αποστολής δεν είμαστε υποχρεωμένοι να αναγράφουμε τις αξίες των εμπορευμάτων παρά μόνο τις ποσότητες και αυτό γιατί τα Δελτία Αποστολής αποτελούν συνοδευτικά παραστατικά μεταφοράς εμπορευμάτων.  Σε ένα πρόγραμμα Εμπορικής Διαχείρισης το Δελτίο Αποστολής είναι αυτό που ενημερώνει την είσοδο ή την έξοδο εμπορευμάτων από τον αποθηκευτικό χώρο της επιχείρησης μας  Πρέπει να τονισθεί ιδιαίτερα ο σημασία αυτή μια και γίνονται πάρα πολλά λάθη από τους χρήστες.  Το λάθος έγκειται στο γεγονός ότι καταχωρώντας μόνο το απλό Τιμολόγιο Πώλησης ή το απλό Πιστωτικό Τιμολόγιο, έχουν την εντύπωση ότι ενημερώνεται και η κίνηση της Αποθήκης.  Η Ενημέρωση του αποθηκευτικού χώρου από το Δελτίο Αποστολής γίνεται μόνο σε ποσότητες εμπορευμάτων και δεν επηρεάζονται καθόλου οι καρτέλες των πελατών μας

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 92 Παραστατικά Δελτίο Αποστολής Τα Δελτία Αποστολής μπορούμε να τα διαχωρίσουμε πάντα σε συνδυασμό με την χρήση οποιουδήποτε Εμπορικού προγράμματος ως εξής: Α. Τα Δελτία Αποστολής που εκδίδονται ή καταχωρούνται στις κινήσεις Πωλήσεων στο Εμπορικό πρόγραμμα :  1. Δελτία Αποστολής για πώληση Εμπορευμάτων, ή Προϊόντων ή Α & Β Υλών κ.λ.π. που εκδίδουμε προς τους πελάτες μας.  2. Δελτία Αποστολής για παράδοση Εμπορευμάτων μετά από επισκευή που εκδίδουμε προς τους πελάτες μας.  3. Δελτία Αποστολής που εκδίδουν οι πελάτες μας προς εμάς, όταν μας αποστέλλουν εμπορεύματα ή προϊόντα, είτε για επιστροφή, είτε για επισκευή και τα καταχωρούμε για την σχετική ενημέρωση.  4. Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, όταν οι πελάτες μας επιστρέφουν εμπορεύματα χωρίς σχετικό παραστατικό, οπότε εκδίδουμε εμείς για λογαριασμό του Πελάτη το σχετικό παραστατικό, για να εισαγάγουμε αυτά στην αποθήκη μας.  5. Δελτία Αποστολής (ενδοδιακίνησης) εκδίδουμε στην επωνυμία μας όταν μεταφέρουμε εμπορεύματα από τον κεντρικό μας αποθηκευτικό χώρο σε ένα άλλο (υποκατάστημα ή απλή αποθήκη)

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 93 Παραστατικά Δελτίο Αποστολής Β. Τα Δελτία Αποστολής που καταχωρούνται ή εκδίδονται στις κινήσεις Αγορών στο Εμπορικό πρόγραμμα :  1. Δελτία Αποστολής που εκδίδουν προς εμάς οι Προμηθευτές όταν μας αποστέλλουν Εμπορεύματα οπότε και καταχωρούμε αυτά για την ενημέρωση της αποθήκης.  2. Δελτία Αποστολής που εκδίδουμε εμείς προς τους Προμηθευτές μας όταν τους αποστέλλουμε εμπορεύματα είτε για επιστροφή είτε για επισκευή.  3. Δελτία Ποσοτικής Παραλαβής που εκδίδουμε εμείς για λογαριασμό των Προμηθευτών μας, όταν αγοράζουμε από αυτούς προϊόντα ή Α & Β ύλες και δεν έχουν αυτοί σχετικά παραστατικά (παραγωγοί αγροτικών προϊόντων).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 94 Παραστατικά Τιμολόγια Ένα Τιμολόγιο μπορεί να αναφέρεται σε μια πώληση εμπορευμάτων η σε μία παροχή υπηρεσίας ή σε μία επιστροφή εμπορευμάτων. Τα παραστατικά αυτά εκδίδονται για συναλλαγές μεταξύ ατομικών επιχειρήσεων ή επιχειρήσεων με συγκεκριμένη νομική μορφή ή και με υπηρεσίες του Δημοσίου. (πελάτες Χονδρικής) Διακρίνουμε τις ακόλουθες περιπτώσεις όπως τις ορίζει ο Κ.Β.Σ.  Τιμολόγιο Πώλησης  Τιμολόγιο Πώλησης-Δελτίο Αποστολής  Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών  Πιστωτικό Τιμολόγιο  Πιστωτικό Παροχής Υπηρεσιών Θα αναλύσουμε όμως ένα προς ένα όλα τα είδη των τιμολογίων για καλύτερη γνώση.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 95 Παραστατικά Τιμολόγιο Πώλησης  Το παραστατικό αυτό έπεται του Δελτίου Αποστολής, δηλαδή αν έχουν ήδη αποστείλει εμπορεύματα σε ένα πελάτη ή όταν έχουμε ήδη παραλάβει εμπορεύματα, με ένα ή περισσότερα Δελτία Αποστολής.  Μπορεί να εκδοθεί είτε ένα Τιμολόγιο Πώλησης για κάθε ένα Δελτίο είτε ένα μόνο Τιμολόγιο για όλα τα Δελτία. Φυσικά η έκδοση του Τιμολογίου Πώλησης πρέπει να γίνει μέσα στο προβλεπόμενο από τον Κ.Β.Σ. χρονικό διάστημα. (ένα μήνα από την έκδοση του Δελτίου Αποστολής).  Το Τιμολόγιο Πώλησης ενημερώνει πλέον τον Πελάτη (χρέωση) ή τον Προμηθευτή (πίστωση) με το ποσό του και επίσης την αποθήκη με την αξία των εμπορευμάτων. (Στην μηχανογραφική καρτέλα του είδους θα εμφανισθούν οι ποσότητες και οι αξίες, αλλά θα δούμε ότι δεν αλλάζει το υπόλοιπο της ποσότητας.)

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 96 Παραστατικά Δελτίο Αποστολής-Τιμολόγιο Πώλησης  Είναι το ενιαίο παραστατικό που εκδίδεται σε κάθε πώληση ή αγορά και ενημερώνει ταυτόχρονα τον Πελάτη (χρέωση) ή τον Προμηθευτή (πίστωση) και επίσης την αποθήκη τόσο ποσοτικά όσο και με την αντίστοιχη αξία των ειδών (στην πίστωση όταν έχουμε πώληση και στην χρέωση όταν αγοράζουμε).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 97 Παραστατικά Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών  Ισχύει ότι και στο Τιμ.Πωλ.-Δελ.Απ/λης και εκδίδεται όταν παρέχεται υπηρεσία (Συνήθως ανοίγουμε ένα υποθετικό είδος στην Αποθήκη για να τιμολογούμε τις Υπηρεσίες).

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 98 Παραστατικά Πιστωτικό Τιμολόγιο (για επιστροφές)  Σε κάθε περίπτωση επιστροφής εμπορευμάτων ή προϊόντων κ.λ.π. (έχει προηγηθεί Δελτίο Αποστολής από αυτόν που τα επιστρέφει), αυτός που τα παραλαμβάνει πρέπει να εκδώσει το παραστατικό αυτό, εφ΄ όσον δεν μπορεί να αντικαταστήσει αυτά με άλλα. Το παραστατικό αυτό ενημερώνει την αποθήκη μόνο με αξίες και επίσης την καρτέλα του πελάτη ή του προμηθευτή. Πρέπει κατά την έκδοση αυτού να αναφέρεται το σχετικό Δ.Α. έναντι του οποίου εκδίδεται.  Προσοχή !!! Σε πολλές εμπορικές εφαρμογές υπάρχουν έτοιμοι τύποι παραστατικών με λάθος περιγραφή από μη σωστή παραμετροποίηση ειδικά όσον αφορά τα Πιστωτικά Τιμολόγια τα οποία ενημερώνουν απ΄ ευθείας και την Αποθήκη. Στην Περίπτωση αυτή θα πρέπει να επέμβουμε από την παραμετροποίηση της εφαρμογής να τα αλλάξουμε περιγραφή σαν Πιστωτικό Τιμολόγιο – Δελτίο Παραλαβής.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 99 Παραστατικά Πιστωτικό Τιμολόγιο (για εκπτώσεις)  Όταν παρέχονται εκπτώσεις μεταξύ πελατών και προμηθευτών εκδίδεται πάλι Πιστωτικό τιμολόγιο χωρίς φυσικά να απαιτείται η έκδοση προηγουμένως σχετικού Δ.Α. Ισχύει ότι και στην προηγούμενη περίπτωση εκτός φυσικά της ενημέρωσης της από-θήκης. (Συνήθως όμως στην μηχανογράφηση δημιουργούμε ένα υποθετικό είδος στην αποθήκη π.χ.  Έκπτωση λόγου τζίρου και το χρησιμοποιούμε στην έκδοση των παραστατικών αυτών, οπότε θα δούμε ότι ενημερώνεται κανονικά η αποθήκη για να έχουμε πάντα μια εικόνα με τις αξίες των εκπτώσεων αυτών.)

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 100 Παραστατικά Πιστωτικό Παροχής Υπηρεσιών  Εκδίδεται εφ’ όσόν έχει ήδη εκδοθεί Τ.Π.Υ. και παρέχεται έκπτωση εκ των υστέρων. Ισχύει και εδώ ότι και στο Πιστωτικό Τιμολόγιο εκπτώσεων.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 101 Παραστατικά Αποδείξεις Με τα παραστατικά αυτά καλύπτονται συναλλαγές με φυσικά πρόσωπα, για την κάλυψη ιδιωτικών ή οικογενειακών αναγκών.  Αναλύονται στις ακόλουθες περιπτώσεις:  Απόδειξη Λιανικής Πώλησης  Απόδειξη Επιστροφής Λιανικής Πώλησης  Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών Θα αναλύσουμε τις ανωτέρω περιπτώσεις για καλύτερη γνώση.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 102 Παραστατικά Απόδειξη Λιανικής Πώλησης  Όπως προαναφέραμε οι Αποδείξεις λιανικής πώλησης εκδίδονται όταν έχουμε συναλλαγές με ιδιώτες (φυσικά πρόσωπα) και συγκεκριμένα με την πώληση εμπορευμάτων ή προϊόντων, για την κάλυψη ιδιωτικών και οικογενειακών αναγκών (πελάτης Λιανικής)  Αποτελούν συνοδευτικό μεταφοράς όταν θα μεταφέρει τα είδη ο αγοραστής και ενημερώνει την αποθήκη τόσο με τις ποσότητες όσο και με τις αξίες, τον δε πελάτη με τις αντίστοιχες αξίες

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 103 Παραστατικά Δελτίο Αποστολής – Απόδειξη Λιανικής Πώλησης  Σε περίπτωση που θα μεταφέρέι ο πωλητής τα είδη με δικό του μεταφορικό μέσο, για λογαριασμό του πελάτη πρέπει να εκδοθεί και σχετικό Δελτίο Αποστολής, οπότε εκδίδουμε για ευκολία το ενιαίο παραστατικό Δελτίο Αποστολής-Απόδειξη Λιανικής Πώλησης.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 104 Παραστατικά Απόδειξη Επιστροφής Λιανικής Πώλησης  Το παραστατικό αυτό εκδίδεται όταν ο πελάτης Λιανικής επιστρέφει κάποια είδη είτε για αλλαγή είτε για οποιαδήποτε άλλο λόγο. Το παραστατικό αυτό θα ενημερώσει την αποθήκη με τις ποσότητες και τις αξίες, καθώς και τον πελάτη με την αξία.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 105 Παραστατικά Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών  Ισχύει ότι και τις Α.Λ.Π., αλλά για την παροχή υπηρεσιών προς τους ιδιώτες. Εξαίρεση αποτελούν οι Α.Π.Υ ορισμένων ελευθέρων επαγγελματιών και όσων τηρούν πρόσθετα βιβλία, οι οποίες εκ-δίδονται προς τις επιχειρήσεις και έχουν την θέση του Τ.Π.Υ.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 106 Παραστατικά Ακυρωτικό Σημείωμα  Τα Ακυρωτικό Σημείωμα εκδίδεται για να ακυρώσει αντίστοιχα, κάθε λανθασμένο στοιχείο, το οποίο ναι μεν εκδόθηκε αλλά δεν έχει δοθεί στον πελάτη και είτε έχει γίνει αυτόματα η οριστική ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων με την συναλλαγή αυτή, είτε δεν έγινε εγγραφή στην λογιστική.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 107 Κίνηση των παραστατικών σε μια Εμπορική εφαρμογή Προμηθευτής Χρέωση / Πληρωμές Πίστωση / Αγορές + Πληρωμή Μετρητά + Τιμολόγιο Πώλησης + Πληρωμή Αξιόγραφο + Δ.Α – Τιμολόγιο Πώλησης - Είσπραξη Μετρητά + Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών - Είσπραξη Αξιόγραφο + Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών - Επιστροφή Αξιόγραφο - Πιστωτικό Επιστροφών - Πιστωτικό ΕΚπτώσεων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 108 Κίνηση των παραστατικών σε μια Εμπορική εφαρμογή Θα αναλύσουμε δε τις κινήσεις που γίνονται τόσο στον Πελάτη Χονδρικής (αγοράζει για λογαριασμό της εταιρίας είτε για μεταπώληση, είτε για πάγια περιουσία). Πελάτης χονδρικής Χρέωση / Πωλήσεις Πίστωση / Εισπράξεις + Τιμολόγιο Πώλησης + Είσπραξη Μετρητά + Δ.Α.-Τιμολόγιο Πώλησης + Είσπραξη Αξιόγραφο + Τιμολόγιο Παρ.Υπηρεσιών - Πληρωμή Μετρητά - Πιστωτικό Επιστροφών - Επιστροφή Αξιόγραφο - Πιστωτικό Εκπτώσεων - Πληρωμή Αξιόγραφο - Πιστ.Παρ.Υπηρεσιών

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 109 Κίνηση των παραστατικών σε μια Εμπορική εφαρμογή Επίσης και τις κινήσεις που κάνει ο Πελάτης Λιανικής (ιδιώτης που αγοράζει για προσωπικές και οικογενειακές ανάγκες). Πελάτης λιανικής Χρέωση / Πωλήσεις Πίστωση / Εισπράξεις + Απόδειξη Λιανικής Πώλησης + Είσπραξη Μετρητά + Δ.Α. – Απόδειξη Λιανικής + Είσπραξη Αξιόγραφο - Επιστροφή Λιανικής Πώλησης - Επιστροφή Μετρητά + Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών - Επιστροφή Αξιόγραφο

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 110 Ανακεφαλαίωση Είδαμε λοιπόν την χρήση όλων των παραστατικών αγορών και πωλήσεων αναλυτικά.  Πρέπει να τονίσουμε ιδιαίτερα το γεγονός ότι όλα τα παραστατικά αυτά μπορούν να εκδοθούν είτε σε Χειρόγραφα είτε σε Μηχανογραφικά έντυπα.  Στην περίπτωση των Μηχανογραφικών εντύπων όλα πλέον τα παραστατικά εκδίδονται μέσω των ΕΑΔΦΣΣ όπως αναλύσαμε στο σχετικό κεφάλαιο του Κ.Β.Σ..  Μπορούμε δε να δηλώσουμε ότι θα τηρούμε και διαφορετικές σειρές με αυτά μια και την εσωτερική αρίθμηση την επιτυγχάνει το πρόγραμμα πράγμα που δεν γίνεται στα χειρόγραφα.  Θα πρέπει να τονισθεί ιδιαίτερα ότι άσχετα αν εκδίδουμε όλα τα παραστατικά μας σε Μηχανογραφικά έντυπα, είναι απαραίτητη η ύπαρξη και μιας επιπλέον σειράς Χειρογράφων εντύπων, για τις περιπτώσεις που υπάρχει βλάβη στο Μηχανογραφικό σύστημα, ή σε περιπτώσεις διακοπής του ηλεκτρικού ρεύματος κ.λ.π.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 111 Ροή εργασιών στο μηχανογραφημένο Λογιστήριο ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ *Λήψη Παραστατικών Αγορών *Γέφυρα στοιχείων Εμπορικού - Αποδ. Πληρωμών και προγράμματος, ή καταχώρηση καταχώρηση αυτών αυτών χειροκίνητα. *Έκδοση Παρ/κων Πώλησης *Καταχώρηση λοιπών εξόδων και Αποδ. Είσπραξης. και λογιστικών στοιχείων *Εκτυπώσεις Ελέγχου ορθής *Εκτυπώσεις ελέγχου ορθότητας καταχώρησης στοιχείων εγγραφών Λογιστικής *Οικονομικές-Στατιστικές & *Εκτυπώσεις επίσημες σύμφωνα *Πληροφοριακές εκτυπώσεις με τον Κ.Β.Σ. *Λήψη Backup ασφαλείας *Εκπλήρωση φορολογικών υποχρεώσεων *Λήψη Backup ασφαλείας

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 112 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων  Για την προφύλαξη της λειτουργίας των Η/Υ από τις πτώσεις του ηλεκτρικού ρεύματος υπάρχουν ειδικές συσκευές που ονομάζονται U.P.S. (Unit Power Supply, Τροφοδοτικά Αδιάλειπτου Τάσεως) και τα οποία παρεμβάλλονται μεταξύ της παροχής του ηλεκτρικού ρεύματος και του Η/Υ φροντίζοντας αφενός την παροχή ρεύματος με σταθερή τάση, άσχετα εάν πέσει η τάση, αφετέρου σε περίπτωση διακοπής του ηλεκτρικού ρεύματος μέσω των ειδικών μπαταριών που έχουν δίδουν άμεσα ρεύμα στον Η/Υ για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα ώστε ο χρήστης να ολοκληρώσει ομαλά την εργασία που εκτελούσε και μετά να κλείσει ομαλά την διαδικασία των προ- γραμμάτων και τον Η/Υ.  Φυσικά τα U.P.S. με την προστασία από τις συνεχείς πτώσεις του ηλεκτρικού ρεύματος προστατεύουν την ομαλή λειτουργία της εργασίας των Η/Υ και επίσης τους προφυλάσσουν από τις βλάβες που προκαλούν αυτές, όπως σε όλες τις ηλεκτρικές συσκευές.  Για την προφύλαξη και την αποφυγή της μόλυνσης από «ιούς», που είναι ειδικά «αόρατα» προγράμματα που εισέρχονται στην μνήμη των Η/Υ μέσω της αντιγραφής άλλων προγραμμάτων και που ενεργοποιούνται σε χρονική στιγμή ανάλογα με τον σχεδιασμό τους, πρέπει οι χρήστες να εμπιστεύονται μόνο την αντιγραφή προγραμμάτων από τις επίσημες εταιρίες κατασκευής προγραμμάτων και φυσικά εάν θέλουν πρόσθετη ασφάλεια, μπορούν να προμηθευθούν ειδικά προγράμματα ανίχνευσης και διαγραφής των «ιών».  Βέβαια θα πρέπει να ανανεώνουν στην περίπτωση αυτή τις εκδόσεις των ειδικών αυτών προγραμμάτων μια και εμφανίζονται συχνά νέοι «ιοί».

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 113 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων  Φυσικά δεν πρέπει να ξεχνά ο χρήστης την σπουδαιότητα την λήψης του Backup σε καθημερινή βάση και σύμφωνα με τις υποδείξεις της εταιρίας που του παρέχει μηχανογραφική υποστήριξη. Συνήθως λαμβάνουμε Backup είτε σε δισκέτες, είτε με την βοήθεια ειδικών συσκευών (Tape streamers) σε ειδικές κασέτες (cartridge), είτε σε κάποιο δεύτερο δίσκο στο ίδιο ή άλλο μηχάνημα (ειδικά αν έχουμε δίκτυο Η/Υ) και πάντα φροντίζουμε να έχουμε τουλάχιστον δύο (2) διαφορετικές σειρές μαγνητικών μέσων για τη λή-ψη Backup.  Το backup μπορεί να αφορά είτε την φύλαξη όλων των εφαρμογών και των αρχείων αυτών που υπάρχουν στον δίσκο του Η/Υ (full backup), είτε την φύλαξη συγκεκριμένων εφαρμογών και των αρχείων αυτών είτε μόνο των αρχείων κάποιων ή κάποιας εφαρμογής.  Όταν λαμβάνουμε Backup τα αρχεία μιας εφαρμογής, αντιγράφονται όλα τα δεδομένα που τηρούμε για αυτήν από την ημέρα που άρχισε η τήρηση αυτών. Η διευκρίνηση αυτή γίνεται για τον λόγο ότι πολλοί χρήστες έχουν την εντύπωση ότι τηρώντας καθημερινά BACKUP για τα αρχεία μιας εφαρμογής, αντιγράφονται μόνο τα αρχεία της συγκεκριμένης ημέρας.  Πολλές επιχειρήσεις έτυχε να χάσουν τα δεδομένα και τις εφαρμογές από βλάβη των Η/Υ και δεν τηρούσαν Backup με αποτέλεσμα να υποστούν οικονομικές επιβαρύνσεις είτε για την πιθανή ανάκτηση αυτών (εάν είναι φυσικά δυνατή), είτε γιατί εάν χαθούν ολοκληρωτικά αυτές δεν έχουν ενημέρωση της οικονομικής πορείας τους και δεν τηρούν τις υποχρεώσεις του Κ.Β.Σ., είτε για τον λόγο του ότι πρέπει να καταχωρηθούν ξανά αυτές απαιτείται ιδιαίτερος χρόνος, κόπος και ίσως πρόσθετο προσωπικό.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 114 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων Λήψη Αντιγράφων Ασφαλείας (Backup) Backup κάθε ημέρα σε διαφορετική σειρά μαγνητικών μέσων Backup μια φορά την εβδομάδα σε ιδιαίτερη σειρά μαγνητικών Μέσων Αντικατάσταση των μαγνητικών μέσων κάθε 2 μήνες με νέες σειρές Φύλαξη των μαγνητικών μέσων σε ασφαλές μέρος (χρηματοκιβώτιο) Φύλαξη της εβδομαδιαίας σειράς σε χώρο έξω από την επιχείρηση

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 115 Κ.Β.Σ. Μηχανογραφική Τήρηση Βιβλίων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 116 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΕΚΔΟΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού 1.Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή ( Η\Υ ) για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται :  Α) Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα αυτού και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ’ αυτό,  Β) « Να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της ΔΟΥ, το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης, για όσο χρόνο απαιτηθεί, κατά τη διάρκεια του ελέγχου και να επιτρέπει, σε συνεργείο ελέγχου που συμμετέχει και υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικής, την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας από τα στοιχεία του ηλεκτρονικού υπολογιστή ». Τις υποχρεώσεις των περιπτώσεων α΄ και β΄ έχει και όποιος αναλαμβάνει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων επιτηδευματιών.  Γ) Να διαφυλάσσει, εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του Κώδικα αυτού, τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών, μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους, και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 117 Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού  2.Το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Κώδικα αυτού, όπως ισχύουν κάθε φορά, και επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες :  α) ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας, ανάλογης με εκείνη του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν. Προκειμένου για επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία πρώτης και δεύτερης κατηγορίας τα πληροφοριακά στοιχεία που προβλέπονται από τα άρθρα 5 και 6 του Κώδικα αυτού πρέπει να προκύπτουν υποχρεωτικά από ανάπτυξη αντίστοιχων στηλών στα βιβλία αυτά, εφόσον δεν συντάσσονται οι αναλυτικές καταστάσεις που προβλέπονται από τις ίδιες διατάξεις,  β) προσδιορισμού των χρησιμοποιούμενων μεταβλητών φορολογικών συντελεστών, εισφορών, τελών από τον ίδιο το χρήστη,  γ) αυτόματης ετήσιας προοδευτικής αρίθμησης κάθε ημερολογιακής εγγραφής, ξεχωριστά για κάθε ημερολόγιο, η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη. Η απλή εισαγωγή πληροφοριών ή άλλων ενδείξεων για μελλοντική έκδοση φορολογικών στοιχείων, δεν ασκεί οποιαδήποτε επίδραση στα λογιστικοποιημένα οικονομικά στοιχεία,

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 118 Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού  δ) διασφάλισης της ενημέρωσης των βιβλίων του επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά,  ε) ακύρωσης εγγραφής με έκδοση ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικών στοιχείων, εφόσον δεν έγινε χρήση αυτών. Η διόρθωση της λανθασμένης εγγραφής μπορεί να γίνεται με αλγεβρική απεικόνιση, με την προϋπόθεση ότι η ίδια μέθοδος θα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα λογαριασμών στους οποίους αφορά η διόρθωση.  στ) διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε ( σύνταξη ισολογισμού ), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται στη νέα χρήση πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο.  ζ) διαχωρισμού και χωριστής εκτύπωσης των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης.  η) μεταγενέστερης αναπαραγωγής των εγγραφών σε περίπτωση τροποποίησης του λογισμικού,  θ) αυτόματης ενέργειας των αθροίσεων των ποσών των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρώτης και δεύτερης κατηγορίας και μεταφοράς από μία σελίδα σε άλλη.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 119 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων  Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία τρίτης κατηγορίας : Ενημερώνει τα ημερολόγιά του στις προθεσμίες που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 17. Η εκτύπωση αυτών γίνεται στο τέλος του επόμενου μήνα που αφορούν οι οικονομικές πράξεις και του ημερολογίου εγγραφών ισολογισμού στο χρόνο κλεισίματος του ισολογισμού, με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα. Εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις θεωρημένο ισοζύγιο λογαριασμών « Γενικού – Αναλυτικών Καθολικών » στο οποίο εμφανίζονται τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, καθώς και των υπολοίπων αυτών μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα, τα σύνολα των κινήσεων του μήνα, τα συνολικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών, καθώς και τα υπόλοιπά τους, χρεωστικά και πιστωτικά, μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν. Εκτυπώνει τα αναλυτικά καθολικά και το γενικό καθολικό στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού με δυνατότητα μη εκτύπωσής τους, εφόσον τα δεδομένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 120 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων  2. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλίο αποθήκης ενημερώνει αυτό στην προθεσμία που ορίζεται από την παράγραφο 2 του άρθρου 17 και αποθηκεύει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις τα δεδομένα αυτού με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών σε οπτικό δίσκο ( CD – ROM τεχνολογίας WORM ) ο οποίος σημαίνεται ( θεωρείται ) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ’ αυτόν. Σε κάθε οπτικό δίσκο αποθηκεύονται τα δεδομένα ενός μόνο μήνα και επί μη επιτυχημένης εγγραφής του CD το κατεστραμμένο CD αρχειοθετείται και γίνεται νέα εγγραφή σε άλλο θεωρημένο CD.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 121 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων 3. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία πρώτης ή δεύτερης κατηγορίας ενημερώνει τα βιβλία της έδρας ή του υποκαταστήματός του μέσα στις προθεσμίες που ορίζουν οι διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού. Στο τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, εκτυπώνει : το βιβλίο αγορών ή εσόδων – εξόδων με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, μηνιαία κατάσταση στην οποία εμφανίζονται μόνο τα μηνιαία αθροίσματα των αντίστοιχων στηλών του τηρούμενου βιβλίου αγορών και εσόδων – εξόδων. 4. Ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας για τις οικονομικές πράξεις του υποκαταστήματός του : Εκτυπώνει το ημερήσιο φύλλο συναλλαγών και αποστέλλει αυτό στην έδρα για την ενημέρωση των βιβλίων εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. Ενημερώνει το ημερολόγιο ταμειακών και συμψηφιστικών πράξεων μέσα στην προθεσμία της παραγράφου 2 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού και εκτυπώνει αυτό ή το φύλλο ανάλυσης και ελέγχου εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. Τα βιβλία των παραπάνω περιπτώσεων μπορούν να μην εκτυπώνονται και τα δεδομένα τους να αποθηκεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. Ενημερώνει το βιβλίο αποθήκης και αποθηκεύει τα δεδομένα του κατά τα οριζόμενα από τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου αυτού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 122 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων 5. « Σε περίπτωση που ο επιτηδευματίας διαθέτει κεντρική μονάδα ( Η/Υ ), με την οποία παρακολουθεί τα λογιστικά στοιχεία όλων των επαγγελματικών εγκαταστάσεων, μπορεί, μετά από προηγούμενη γνωστοποίηση στο προϊστάμενο της ΔΟΥ της έδρας του, να εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα στη μονάδα αυτή τα λογιστικά βιβλία και το βιβλίο αποθήκης κάθε επαγγελματικής εγκατάστασης, όταν η μεταβίβαση των εγγραφών από τις επαγγελματικές εγκαταστάσεις γίνεται είτε με απευθείας σύνδεση, είτε με άλλα ηλεκτρονικά μέσα, στις προβλεπόμενες προθεσμίες ». « Τα τυπωμένα βιβλία ή τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποστέλλονται μέσα σε δέκα ημέρες από τη λήξη του μήνα της εκτύπωσης στην επαγγελματική εγκατάσταση την οποία αφορούν, όπου και φυλάσσονται. Τα θεωρημένα και τα μη χρησιμοποιημένα βιβλία ή οι θεωρημένοι οπτικοί δίσκοι (CD – ROM ) μπορεί να φυλάσσονται στο χώρο της κεντρικής μονάδας του Η/Υ μέχρι τη χρησιμοποίησή τους ». 6. Η εκτύπωση της ποσοτικής καταγραφής των αποθεμάτων, ιδίων και τρίτων στο βιβλίο απογραφών γίνεται μέχρι τη λήξη της προθεσμίας της παραγράφου 7 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 123 Νέος τρόπος έκδοσης, σήμανσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται μέσω Η/Υ, με τη χρησιμοποίηση Ειδικών Φορολογικών Μηχανισμών Σήμανσης (ΕΑΦΔΣΣ).  Ο ν. 1809/1988 αποτελεί ενιαίο πλαίσιο κανόνων έκδοσης και ενταμίευσης των δεδομένων των φορολογικών στοιχείων μέσω φορολογικών μηχανισμών και εφαρμόζεται από το 1990 μέχρι και σήμερα από τους επιτηδευματίες που πραγματοποιούν λιανικές πωλήσεις με τη χρήση Φορολογικών Ταμειακών Μηχανών και συστημάτων. Τι επιτυγχάνεται με το νέο μέτρο  Η μείωση των θεωρούμενων στοιχείων.  Η σήμανση και η ασφαλής πιστοποίηση της γνησιότητας των εκδιδομένων στοιχείων.  Ο ηλεκτρονικός τρόπος διαφύλαξης των στοιχείων με παράλληλη κατάργηση της υποχρέωσης φύλαξης αντιτύπων σε χαρτί.  Η δυνατότητα άμεσου ελέγχου – επαλήθευσης της γνησιότητας (μη αλλοίωσης) των εκδοθέντων και αποθηκευμένων σε ηλεκτρονική μορφή στοιχείων.  Η διευκόλυνση του ελεγκτικού μηχανισμού της διασταύρωσης των στοιχείων.  Η αποδέσμευση της διαδικασίας της σήμανσης από τις φορολογικές υπηρεσίες.  Η αποσυμφόρηση των φορολογικών υπηρεσιών (ουρές αναμονής στις ΔΟΥ κλπ.).  Η σημαντική μείωση του λειτουργικού κόστους της διαδικασίας σήμανσης των στοιχείων.  Η εξοικονόμηση αποθηκευτικών χώρων και η σημαντικότατη μείωση των δαπανών αποθήκευσης και φύλαξης στοιχείων

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 124 Νέος τρόπος έκδοσης, σήμανσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται μέσω Η/Υ, με τη χρησιμοποίηση Ειδικών Φορολογικών Μηχανισμών Σήμανσης (ΕΑΦΔΣΣ). Εκτυπωτής Στοιχείων ΕΑΦΔΣΣ ΥΠΟΧΡΕΟΙ Όλοι οι επιτηδευματίες της χώρας που εκδίδουν τα φορολογικά τους στοιχεία μηχανογραφικά

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 125 Τι είναι η ΕΑΦΔΣΣ;  ΕΑΦΔΣΣ – Ειδική Ασφαλής Φορολογική Διάταξη Σήμανσης Στοιχείων. Είναι μια εγκεκριμένη ηλεκτρονική συσκευή (φορολογικός ηλεκτρονικός μηχανισμός) που συνδέεται κατάλληλα με τον Η/Υ έκδοσης παραστατικών.  Η ΕΑΦΔΣΣ ασφαλίζεται με απαραβίαστο τρόπο και περιλαμβάνει  ειδικό λογισμικό επεξεργασίας δεδομένων και δημιουργίας σημάνσεων  ειδική θύρα επικοινωνίας με Η/Υ  μνήμη εργασίας  ασφαλή φορολογική μνήμη μόνιμης αποθήκευσης δημοσιονομικών δεδομένων  θύρα ανάγνωσης δεδομένων φορολογικής μνήμης  φορολογικό εκτυπωτή με αυτόνομη δυνατότητα έκδοσης και ελέγχου αναφορών ελέγχου. Για την επικοινωνία του διασυνδεόμενου με την ΕΑΦΔΣΣ Η/Υ, απαιτείται κατάλληλο λογισμικό, το οποίο θα πρέπει να είναι συμβατό με την συγκεκριμένη ΕΑΦΔΣΣ και το λογισμικό έκδοσης στοιχείων. Το λογισμικό αυτό θα πρέπει επίσης να είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις των υφιστάμενων τεχνικών προδιαγραφών.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 126 Ποία είναι τα Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά της ΕΑΦΔΣΣ ;  Επικοινωνεί με διασυνδεόμενο Η/Υ για λήψη δημοσιονομικών δεδομένων για κάθε έκδοση στοιχείου που χειρίζεται ο Η/Υ.  Επεξεργάζεται τα δεδομένα αυτά και δημιουργεί μέσω του ειδικού Ασφαλούς Αλγόριθμου SHA-1, μια μονοσήμαντη Συμβολοσειρά Σύνοψης - Σήμανσης (ΠΑΗΨΣ), για κάθε ένα εκδιδόμενο στοιχείο.  Αριθμεί και διαφυλάσσει στη μνήμη εργασίας κάθε δημιουργούμενη Σύνοψη.  Εκδίδει το σχετικό Δελτίο Φορολογικής Σήμανσης Στοιχείου.  Αποστέλλει για κάθε δημιουργηθείσα Σύνοψη, την ίδια την Σύνοψη, την ημερομηνία και ώρα δημιουργίας της, την αρίθμησή της, τον αρ. Μητρώου ΕΑΦΔΣΣ, καθώς και οποιοδήποτε απαιτούμενο στοιχείο, στον διασυνδεόμενο Η/Υ.  Με την διαδικασία έκδοσης του Δελτίου Ημερήσιας Φορολογικής Αναφοράς Σήμανσης Στοιχείων - «Ζ», δημιουργεί, μέσω του ειδικού Ασφαλούς Αλγόριθμου SHA-1, την μονοσήμαντη γενική Σήμανση όλων των Σημάνσεων της ημέρας και την αποθηκεύει μόνιμα στη Φορολογική Μνήμη, μαζί με όλα τα λοιπά απαραίτητα στοιχεία (ημερήσιος αριθμός Συνόψεων, κλπ).  Αποστέλλει την δημιουργηθείσα γενική ημερήσια Σύνοψη στον διασυνδεόμενο Η/Υ.  Εκδίδει όλα τα απαραίτητα δελτία αναφορών σήμανσης και τα λοιπά διαγνωστικά ή πληροφοριακά δελτία χειρισμών και προγραμματισμού.  Ανιχνεύει οποιαδήποτε βλάβη της μνήμης εργασίας καθώς και κάθε περίπτωση αποσύνδεσης του διασυνδεόμενου Η/Υ, κατά την επικοινωνία της με αυτόν.

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 127 Βιβλιογραφία  Σακέλλης Ε.Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό σχέδιο  Παπαδέας Π.Κ.Β.Σ. - ΦΠΑ σε βιβλία Α’ Β’ Γ’ κατηγορίας  Γκιμπερίτης Ε.Internet οδηγός για όλους  Nicholson M.Επιτυχημένη Μηχανοργάνωση γραφείου  Stevens R.Όλα όσα θέλετε να μάθετε για τους Υπολογιστές  Κοτίτσας Μ.Λογιστική  Καραγιάννης Δ.Λογιστική - Κ.Β.Σ. - ΦΠΑ  Καρανάσιος Ν..Ηλεκτρονικοί υπολογιστές  Αθανασίου Δ.Μηχανοργάνωση – Μηχανογράφηση Επιχειρήσεων  Λαοπόδης Β.Εφαρμογές Η/Υ στις επιχειρήσεις.  Passens/SchollΗ Πληροφορική στην Επιχείρηση

Προηγμένες Υπηρεσίες Τηλεκπαίδευσης στο Τ.Ε.Ι. Σερρών, Μέτρο 1.2., Κοινωνία της Πληροφορίας 128 Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση Συντάκτης: Αθανασίου Δημήτριος