Mailing Procedures and Equipment

Παρουσίαση με θέμα: "Mailing Procedures and Equipment"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Mailing Procedures and Equipment
Διαδικασίες Αλληλογρφίας και Εξοπλισμός

2 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Μία μηχανή γραμματοσήμανσης αγοράζεται ή ενοικιάζεται από εταιρίες γραφειακού εξοπλισμού. Για την χρήση της πρέπει να εξασφαλίσουμε ειδική άδεια από το ταχυδρομείο. Χρησιμοποιείται κυρίως από εταιρίες οι οποίες έχουν μεγάλο όγκο αλληλογραφίας. Αυτές οι εταιρίες όταν ετοιμάζουν την αλληλογραφία τους, αντί να βάζουν γραμματόσημα, βάζουν σφραγίδες στους φακέλους με την βοήθεια της σφραγιστικής μηχανής.

3 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Είναι πολύ εύκολη και βολική στη χρήση και σφραγιδοποιεί όλα τα είδη αλληλογραφίας από απλές επιστολές μέχρι δέματα. Για τα δέματα βέβαια βάζουμε τις σφραγίδες σε αυτοκόλλητες ταινίες τις οποίες κολλάμε στα δέματα. Για την χρήση του εξοπλισμού, πληρώνουμε ένα ποσό στο ταχυδρομείο και τότε το ταχυδρομείο πιστώνει τη μηχανή γραμματοσήμανσης με το ποσό αυτό.

4 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Βάζοντας τις σφραγίδες, βλέπουμε σε μια μικρή οθόνη το ποσό το οποίο πληρώσαμε να μειώνεται. Όταν αυτό το ποσό τελειώσει, δίνουμε ξανά κάποιο ποσό στο ταχυδρομείο και μας πιστώνει το μηχάνημα. Πριν βάλουμε σφραγίδες στους φακέλους, πρέπει να πληκτρολογήσουμε την αξία των σφραγίδων η οποία εξαρτάται από την φύση της επιστολής ή του δέματος πχ. βάρος, προορισμός κλπ. Με την σφραγίδα μπορούμε αν θέλουμε να βάλουμε και ένα διαφημιστικό μήνυμα ή και το όνομα και διεύθυνση της εταιρίας μας. Στη σφραγίδα φαίνεται η ημερομηνία, η τοποθεσία και η αξία της σφραγίδας.

5 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Ο υπεύθυνος της μηχανής πρέπει να αλλάζει καθημερινά την ημερομηνία, να βεβαιώνεται ότι υπάρχει αρκετό μελάνι στη μηχανή και να την κλειδώνει στο τέλος της ημέρας όταν δεν την χρειάζεται. Τους φάκελους πάνω στους οποίους βάλαμε λάθος σφραγίδα, δεν τους πετάμε αλλά τους παραδίδουμε στο ταχυδρομείο το οποίο μας επιστρέφει την αξία τους αφαιρόντας ένα μικρό ποσό για την εξυπηρέτηση.

6 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται: Ξεχωρίζουμε τα συστημένα από τα μη συστημένα, και τα επείγοντα από τα μη επείγοντα. Δένουμε την αλληλογραφία με το μέρος των φακέλων που γράψαμε όνομα και διεύθυνση να βλέπουν προς τα πάνω. Έχουμε ξεχωριστά την αλληλογραφία στην οποία χρησιμοποιήθηκε η μηχανή γραμματοσήμανσης από την υπόλοιπη αλληλογραφία. Κάνουμε διευθετήσεις για παράδοση της αλληλογραφίας.

7 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Οι πιο σύγχρονες μηχανές γραμματοσήμανσης περιλαμβάνουν: Προειδοποίηση για αλλαγή ημερομηνίας κάθε φορά που ανάβουμε την μηχανή. Προειδοποίηση ότι το ποσό στην μηχανή φτάνει προς το τέλος. Ασφάλεια για εκτύπωση μεγαλύτερου ποσού του συνηθισμένου. Έλεγχος των ποσών που χρησιμοποιεί το κάθε τμήμα.

8 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Πλεονεκτήματα της μηχανής γραμματοσήμανσης: Μείωση απαραίτητου χρόνου. Μεγαλύτερη ασφάλεια καθώς τα γραμματόσημα μπορούν να χαθούν. Εύκολος προγραμματισμός αναγκών για το μέλλον. Καλύτερος έλεγχος των δαπανών. Μείωση εξόδων σε εκτυπώσεις για διαφήμιση, διευθύνσεις κλπ. Βοήθεια στην γρήγορη αποστολή της αλληλογραφίας. Δεν χρειάζεται η τήρηση βιβλίου γραμματόσημων αφού τα ποσά των σφραγίδων υπάρχουν στην μνήμη της μηχανής.

9 Franking Machine/Μηχανή Γραμματοσήμανσης
Μειονεκτήματα της μηχανής γραμματοσήμανσης: Ανάγκη σύγκρισης κόστους της μηχανής γραμματοσήμανσης με το μακροχρόνιο κόστος της διαδικασίας, των γραμματόσημων και του χρόνου για να δούμε αν συμφέρει η αγορά της. Δεν είναι κατάλληλη για μικρές εταιρίες οι οποίες έχουν μόνο επιστολές/πακέτα ημερησίως. Λόγω ασφάλειας, η μηχανή γραμματοσήμανσης δεν μπορεί να είναι διαθέσιμη σε πολλά άτομα αφού είναι κλειδωμένη. Έτσι πολλές φορές πρέπει να μία εταιρία να φροντίσει να έχει και γραμματόσημα για περιπτώσεις ανάγκης. Δεν παρέχει αναφορά της απεσταλμένης αλληλογραφίας. Οι επιστολές που σφραγίστηκαν με μηχανη γραμματοσήμανσης δεν αλληλογραφούνται με την ίδια ευκολία όσο οι επιστολές με απλά γραμματόσημα.

10 Collection of Mail by the Post Office/Παραλαβή Αλληλογραφίας από το Ταχυδρομείο
Μία εταιρία μπορεί να αποφύγει να στέλνει τον υπεύθυνο αλληλογραφίας για να παραδώσει τεράστιες ποσότητες αλληλογραφίας στο ταχυδρομείο. Αντί γι αυτό, μπορεί να κανονίσει να την παραλαμβάνει ο ταχυδρόμος από την εταιρία. Δωρεάν παραλαβή επιστολών είναι διαθέσιμη αλλά μόνο για μεγάλες ποσότητες όπως 1000 επιστολές κλπ και πάνω από ένα ποσό. Η χρέωση για παραλαβή δεμάτων εξαρτάται από τον αριθμό των δεμάτων.

11 Automatic Mailroom System/Αυτόματο Σύστημα Αλληλογραφίας
Ο εξοπλισμός αυτός εφαρμόζει αυτόματα διάφορες διαδικασίες αλληλογραφίας όπως: προετοιμασία εγγράφων που προορίζονται για αποστολή, δίπλωμα και τοποθεσία των εγγράφων/επιστολών μέσα στους φάκελους, σφράγιση φακέλων και μέτρηση του αριθμού των φακέλων.

12 Automatic Mailroom System/Αυτόματο Σύστημα Αλληλογραφίας
Σχήμα σελ. 53

13 Electronic Mail/Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-MAIL)
Δεν χρειάζεται γραμματόσημα ή φάκελους. Δημιουργούνται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή και αποστέλνονται με τη χρήση διαδικτύου, μέσω ιστοσελιδών. Κάθε άτομο έχει την δική του ηλεκτρονική διεύθυνση και το ίδιο οι εταιρίες. Σε μερικές εταιρίες, στον κάθε υπάλληλο παρέχεται μία προσωπική ηλεκτρονική διεύθυνση για επαγγελματική χρήση.

14 Electronic Mail/Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο

15 Mailroom Equipment/Εξοπλισμός Αλληλογραφίας
Πέρα από τους εξοπλισμούς που αναφέραμε ήδη, υπάρχουν και κάποιοι επιπλέον εξοπλισμοί οι οποίοι μπορούν να μας είναι χρήσιμοι στην διαδικασία της αλληλογραφίας: Μηχανή η οποία ετοιμάζει την αλληλογραφία για δέσιμο ή συρραφή.

16 Mailroom Equipment/Εξοπλισμός Αλληλογραφίας
Μηχανή καταστροφής εγγράφων: Χαρτοκοπτική μηχανή η οποία καταστρέφει εμπιστευτικά και μυστικά έγγραφα.

17 Mailroom Equipment/Εξοπλισμός Αλληλογραφίας
Μηχανή για δέσιμο πακέτων. Προετοιμασία και δίπλωμα προειδοποιήσεων οι οποίες αποστέλνονται χωρίς φάκελο. Καροτσάκια και καλάθια για παραλαβή αλληλογραφίας. Σφραγίδες για όνομα εταιρίας, διεύθυνση εταιρίας, ημερομηνία κλπ.

18 Mailroom Equipment/Εξοπλισμός Αλληλογραφίας
Συλλεκτική μηχανή η οποία γλιτώνει χώρο και χρόνο στο γραφείο και η αλληλογραφία είναι πιο οργανωμένη. Υπάρχουν και αυτόματες συλλεκτικές μηχανές οι οποίες παραδίδουν τις επιστολές που περιέχουν σε κάθε τμήμα με το πάτημα ενός κουμπιού. Περισσότερες από 1000 επιστολές μπορούν να αποθηκευτούν σε αυτή τη μηχανή.

19 Mailroom Equipment/Εξοπλισμός Αλληλογραφίας
Μηχανή η οποία κόβει χαρτιά στο μέγεθος που επιθυμούμε και διορθώνει ασύμμετρες ή τσαλακωμένες άκρες.