Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου
ΕΘΝΙΚΟΝ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΑΣΤΡΙΑΚΟΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΝ ΑΘΗΝΩΝ ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ ΔΙΠΛΩΜΑ ΕΙΔΙΚΕΥΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ & ΡΑΔΙΟΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΙΑΣ Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου Αννίσης Σπύρος ΜΑΘΗΜΑ: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ: ΔΡ. ΠΟΠΗ ΚΟΝΙΔΑΡΗ ΑΘΗΝΑ 2010

“Διαχείριση έργου είναι η τέχνη της καθοδήγησης και του συντονισμού ανθρώπινων και υλικών πόρων κατά τη διάρκεια ενός έργου, χρησιμοποιώντας μοντέρνες τεχνικές διαχείρισης, για να επιτευχθούν προκαθορισμένοι στόχοι, όπως το αντικείμενο, ο χρόνος, η ποιότητα και η ικανοποίηση των συμμετεχόντων.” PMI Επιτροπή Τυποποίησης, 1987

Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΜΑΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΕΧΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗΣ Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1. Εισαγωγικές Έννοιες Έργο Διαχειριστής έργου Τρίγωνο διαχείρισης έργου Μοντέλα κύκλου ζωής Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.1 Έργο Ορισμός Ένα οργανωμένο σύνολο δραστηριοτήτων, που σκοπό έχει την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας και αποβλέπει στην εκπλήρωση των αντικειμενικών στόχων και επιθυμιών των ενδιαφερομένων. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.2 Διαχειριστής έργου Οδηγός της εργασίας είναι ο διαχειριστής του έργου (project manager). Πρόκειται για εντολοδόχο του πελάτη του και πρέπει να καθορίσει τις ακριβείς απαιτήσεις του, έχοντας γνώση της εταιρείας που εκπροσωπεί. Στις αρμοδιότητές του συγκαταλέγεται η σχεδίαση, η εκτέλεση και η ολοκλήρωση του έργου. Αναθέτει στα κατάλληλα άτομα, τις κατάλληλες εργασίες Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.3 Το τρίγωνο της διαχείρισης έργου Κάθε πλευρά του τριγώνου αντιπροσωπεύει έναν από τους περιορισμούς και είναι αδύνατον να μεταβληθεί κάποια χωρίς να επηρεάσει τις άλλες. Περαιτέρω ανάλυση διαχωρίζει την απόδοση και την ποιότητα από το αντικείμενο, μετατρέποντας την ποιότητα σε τέταρτο περιορισμό. Ως χρόνος, ορίζεται το χρονικό περιθώριο που είναι διαθέσιμο για την ολοκλήρωση του έργου. Ως κόστος, ονομάζεται ο προϋπολογισμός του έργου. Τέλος ως αντικείμενο, καλείται το σύνολο των ενεργειών που αποφέρουν την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.4 Μοντέλα κύκλου – ζωής του έργου Ορισμός Η συλλογή των φάσεων που συνοδεύουν την μετατροπή μιας ιδέας ή ενός σχεδίου, σε ένα προϊόν ή ένα σύστημα. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.4.1 Μοντέλο Καταρράκτη Το μοντέλο καταρράκτη, είναι μια διαδικασία ανάπτυξης ενός προγράμματος λογισμικού, όπου οι φάσεις διαδέχονται η μια την άλλη, όπως σε μια σειρά ακολουθίας. Η εξέλιξη των σταδίων φαίνεται σαν να ρέει σταθερά προς τα κάτω, διαμέσου των φάσεων της “σύλληψης της ιδέας”, της “δρομολόγησης”, της “ανάλυσης”, του “σχεδιασμού”, της “κατασκευής”, του “ελέγχου” και της “συντήρησής” του. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.4.2 Μοντέλο σπείρας Πρόκειται για μια πορεία ανάπτυξης λογισμικού, η οποία είναι πολύ χρήσιμη στην επαναληπτική εξέλιξη. Στην μεθοδολογία αυτή ένα έργο περνά από τις ίδιες φάσεις αρκετές φορές, υπό την έννοια ότι κάθε φορά φτάνει πιο κοντά στην ολοκλήρωση. Έχει δύο κύρια διακριτά χαρακτηριστικά: Το πρώτο είναι η κυκλική προσέγγιση για σταδιακή επέκταση του ορισμού του συστήματος και του βαθμού εκτέλεσης, με παράλληλη μείωση του ρίσκου. Το δεύτερο είναι ένα σύνολο από ορόσημα, ώστε να διασφαλιστεί η δέσμευση των ενδιαφερομένων μερών σε εφικτές και αμοιβαία ικανοποιητικές λύσεις. Τα σπειροειδή μοντέλα προορίζονται για μεγάλα, υψηλού κόστους και πολύπλοκα έργα. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.4.3 Σύνθετα μοντέλα Ως μοντέλο εδώ καλείται γενικά μια δομή, η οποία περιέχει έναν ορισμένο αριθμό στοιχείων, των οποίων οι μεταξύ τους σχέσεις είναι σαφώς καθορισμένες. Τα μοντέλα αυτά θεωρούνται ως το μερικό προϊόν και κάθε ένα από αυτά μπορεί να βρίσκεται σε διαφορετικό στάδιο εξέλιξης. Το ολικό επίπεδο προόδου (το στάδιο εξέλιξης όλων των μερικών προϊόντων), αναπαριστάται με τη μορφή ιστού. Δομή Ιστού Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

1.4.4 Υβριδικά μοντέλα Η τοπική και ολική ανάπτυξη μπορεί να παρασταθεί ταυτοχρόνως, συνδυάζοντας το σπειροειδές μοντέλο και το μοντέλο ιστού. Το τοπικό σπειροειδές για κάθε μοντέλο ξετυλίγεται στον αντίστοιχο άξονα. Συνδυασμένη τοπική και ολική ανάπτυξη Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2. Διεργασίες Διαχείρισης Έργου PMBOK και διεργασίες στον κύκλο-ζωής του έργου Διαχείριση ενοποίησης Διαχείριση αντικειμένου Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2. Διεργασίες Διαχείρισης Έργου Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Διεργασία Ορισμός Είναι μια ομάδα ενεργειών σχεδιασμένες να μετατρέπουν ένα σύνολο εισροών στις επιθυμητές εκροές. Η μετατροπή αποτελείται από τα ακόλουθα στοιχεία: Δεδομένα και πληροφορίες Λήψη απόφασης Εκτέλεση και λειτουργία Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

PMBOK και διεργασίες στον κύκλο ζωής του έργου
42 διεργασίες, οι οποίες ανήκουν σε πέντε ομάδες διεργασιών και εννέα γνωστικές περιοχές. Δημιουργία δομικής μήτρας, τέτοια ώστε κάθε διεργασία να σχετίζεται με μια γνωστική περιοχή και με μια ομάδα διεργασίας. Ο οδηγός Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), είναι ευρέως αποδεκτός, και παρέχει τις βασικές αρχές για την διαχείριση έργου. Είναι βασισμένος στην διεργασία, υπό την έννοια ότι περιγράφει το έργο ως τερματιζόμενο από διεργασίες. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.1 Διαχείριση ενοποίησης Συνοδευτικές διεργασίες: Πρόγραμμα του έργου Εκτέλεση του προγράμματος του έργου Έλεγχος ενσωματωμένων αλλαγών Στόχος αυτών των διεργασιών είναι η διασφάλιση του συντονισμού μεταξύ των διαφόρων στοιχείων του έργου. Το πρόγραμμα βασίζεται σε εισροές από άλλες διαδικασίες, όπως η σχεδίαση του αντικειμένου, η χάραξη του προγράμματος, η εκτίμηση των πόρων και του κόστους, μαζί με προηγούμενες πληροφορίες και οργανωτικές πολιτικές. Πρωταρχικός στόχος του προγράμματος είναι η καθοδήγηση της εκτέλεσης του έργου. Η εκτέλεση του προγράμματος του έργου παράγει τα παραδοτέα* Καθώς οι δραστηριότητες του έργου προχωρούν, οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες. Στην περίπτωση αυτή μια πορεία πρέπει να θεσπιστεί που να αναγνωρίζει, ποσοτικοποιεί και διαχειρίζεται τις αλλαγές μέσα στον κύκλο-ζωής του έργου, ώστε να διατηρείται το αρχικό αντικείμενο. *Παραδοτέα είναι όρος που χρησιμοποιείται στην διαχείριση έργου για να περιγράψει ένα υπαρκτό ή μη αντικείμενο, το οποίο είναι η απόρροια ενός έργου και προορίζεται να παραδοθεί στον πελάτη. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.2 Διαχείριση του αντικειμένου Συνοδευτικές διεργασίες: Εκκίνηση Προγραμματισμός αντικειμένου Ορισμός αντικειμένου Επιβεβαίωση αντικειμένου Έλεγχος αλλαγής αντικειμένου Εκκίνηση. Η διαδικασία αυτή προκύπτει από κάποια ανάγκη ή επιθυμία και μετά από μια ανάλυση κόστους-ωφέλειας, λαμβάνεται η απόφαση για έναρξη ή όχι του έργου. Εδώ γίνεται και η επιλογή του διαχειριστή του έργου. Προγραμματισμός αντικειμένου. Η έκθεση των εργασιών Ορισμός αντικειμένου. Στο στάδιο αυτό δύο διαδικασίες συνδυάζονται: (1) Η δομή εργασιακής κατανομής(WBS). (2) Η δομή οργανωτικής κατανομής (OBS), η οποία αναθέτει σε κάθε ομάδα το αντίστοιχο πακέτο εργασίας. Επιβεβαίωση αντικειμένου. Κάθε παραδοτέο τυγχάνει επίσημης αποδοχής μόνο ύστερα από ικανοποιητική σύγκριση της εργασίας, όπως ορίστηκε στα αντίστοιχα πακέτα εργασίας της WBS, με την εργασία που παραδίδεται. Έλεγχος αλλαγής αντικειμένου. Όταν μια αλλαγή επηρεάζει τη σύμβαση του έργου, είναι πολύ πιθανό να έχει αντίκτυπο στο πρόγραμμα και στον προϋπολογισμό του. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.3 Διαχείριση του χρόνου Συνοδευτικές διεργασίες: Ορισμός δραστηριοτήτων Αλληλουχία δραστηριοτήτων Πρόβλεψη διάρκειας δραστηριοτήτων Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος Έλεγχος χρονοδιαγράμματος Σκοπός της διαχείρισης χρόνου είναι να εξασφαλίσει την ολοκλήρωση του έργου μέσα στα χρονικά περιθώρια που έχουν οριστεί. Τυχόν αποκλίσεις πέραν του χρονοδιαγράμματος οδηγούν στην εμφάνιση τουλάχιστον δύο προβλημάτων: Εξαιτίας της αλληλεξάρτησης κόστους-χρόνου, χρονικές παραβάσεις επιφέρουν οικονομικά προβλήματα. Στα περισσότερα συμφωνητικά έργων περιλαμβάνονται ποινές για καθυστερήσεις σε παραδοτέα Οποτεδήποτε συμβαίνει μια αλλαγή στο αντικείμενο του έργου, απαιτούνται και οι αντίστοιχες αλλαγές στον αρχικό χρονικό προγραμματισμό. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.4 Διαχείριση του κόστους Συνοδευτικές διεργασίες: Προγραμματισμός πόρων Εκτίμηση κόστους Προϋπολογισμός κόστους Έλεγχος κόστους Αλλαγές στον προϋπολογισμό απαιτούνται κάθε φορά που συμβαίνει αλλαγή στο αντικείμενο του έργου. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Παράδειγμα Στην ανάλυση αυτή αναπτύσσονται γραμμικά μοντέλα προγραμματισμού, που αναλύουν τους συμβιβασμούς μεταξύ χρόνου, κόστους και ποιότητας. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Βέλτιστος χρόνος ολοκλήρωσης του έργου όταν το κόστος και η ποιότητα είναι οριοθετημένα Για χαμηλές τιμές προϋπολογισμού, ο χρόνος ολοκλήρωσης του έργου είναι μεγαλύτερος και επηρεάζεται οριακά μόνο από τις απαιτήσεις ποιότητας. Καθώς ο προϋπολογισμός αυξάνεται, ο αντίστοιχος χρόνος ελαττώνεται και εξαρτάται ισχυρά πλέον από τις απαιτήσεις ποιότητας. Υψηλότερες απαιτήσεις ποιότητας, επιβάλουν μεγαλύτερους χρόνους ολοκλήρωσης Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Βέλτιστο κόστος έργου όταν ο χρόνος και η ποιότητα είναι φραγμένα.
Όταν ο επιτρεπτός χρόνος είναι μικρός, το κόστος είναι τεράστιο και μπορεί να προσαρμοστεί μόνο σε χαμηλές απαιτήσεις ποιότητας (εδώ και η εξάρτηση από την ποιότητα είναι σημαντική). Καθώς ο χρόνος αυξάνει, το άμεσο κόστος του έργου μειώνεται και πλέον μπορεί να υποστηρίζει μεγαλύτερη ποιότητα (η εξάρτηση από την ποιότητα σταδιακά μειώνεται).

2.5 Διαχείριση της ποιότητας Συνοδευτικές διεργασίες: Σχεδιασμός ποιότητας Διασφάλιση ποιότητας Έλεγχος ποιότητας Ο σκοπός αυτών των διαδικασιών είναι να διασφαλίσουν ότι το τελικό προϊόν ικανοποιεί τις ανάγκες για τις οποίες δρομολογήθηκε. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Φάσεις του κινήματος της ποιότητας
Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.6 Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Συνοδευτικές διεργασίες: Οργανωτικός σχεδιασμός Απόκτηση προσωπικού Ανάπτυξη ομάδας Οι δραστηριότητες του οργανωτικού σχεδιασμού, διασφαλίζουν ότι το συνολικό περιεχόμενο εργασίας ανατίθεται και πραγματοποιείται σε επίπεδο πακέτου εργασίας. Η διαθεσιμότητα του προσωπικού, συγκρίνεται με τις απαιτήσεις και προσδιορίζονται τα κενά. Τα κενά αυτά συμπληρώνονται από το διαχειριστή έργου σε συνεργασία με το τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρίας. Η μετατροπή ενός συνόλου ανθρώπων που διορίζονται σε ένα έργο, σε μια υψηλής απόδοσης ομάδα, απαιτεί ένα πλήθος δεξιοτήτων. Τέτοιες είναι τα ηγετικά προσόντα, η επικοινωνιακή δύναμη, η διαπραγματευτική ικανότητα, η δύναμη παρότρυνσης, η κατεύθυνση και η καθοδήγησή των ανθρώπων. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.7 Διαχείριση της επικοινωνίας Συνοδευτικές διεργασίες: Προγραμματισμός επικοινωνιών Διανομή πληροφοριών Αναφορά επιδόσεων Διοικητικό κλείσιμο Προγραμματισμός επικοινωνίας, είναι η διαδικασία επιλογής των καναλιών, των τρόπων και των αντικειμένων επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων, των ενδιαφερομένων και του περιβάλλοντος του έργου. Η διανομή των πληροφοριών βασίζεται στο πρόγραμμα διαχείρισης επικοινωνίας και πραγματοποιείται καθ΄όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Η έκθεση επιδόσεων παρέχει στους ενδιαφερόμενους τις πληροφορίες για την παρούσα κατάσταση του έργου. Για να διευκολυνθεί το τακτικό κλείσιμο κάθε φάσης του έργου, πληροφορίες για τα τρέχοντα επίπεδα επιδόσεων όλων των δραστηριοτήτων συλλέγονται και συγκρίνονται με το σχέδιο του έργου. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Λειτουργική ανάπτυξη ποιότητας
Quality Function Deployment – QFD Προγραμματισμός ποιότητας Χρόνος προγραμματισμού 40%, Κόστος σχεδίασης 60% Ανάπτυξη: Mitsubishi (1972) Κάνει χρήση τεσσάρων “σπιτιών” για την ενοποίηση των πληροφοριακών αναγκών, των τμημάτων μάρκετινγκ, R&D, παραγωγής και διαχείρισης. Οι ομάδες που εξελίσσουν τα νέα προϊόντα ξεκινούν με το “άκουσμα” της φωνής των πελατών, σε μια λίστα που αποτελείται από λεπτομερείς απαιτήσεις καταναλωτών. Αυτές οι ανάγκες κατηγοριοποιούνται ιεραρχικά σε μερικές πρωταρχικές ανάγκες (για την χάραξη της στρατηγικής θέσης), δευτερεύουσες ανάγκες (για τον σχεδιασμό του βασικού προϊόντος) και τριτεύουσες ανάγκες (για την παροχή συγκεκριμένης κατεύθυνσης σχεδίασης στους μηχανικούς). Τελικά η στέγη του πίνακα (συμπαγές τρίγωνο στην εικόνα 12), ποσοτικοποιεί τις φυσικές αλληλοσυσχετίσεις μεταξύ των γνωρισμάτων σχεδίασης (π.χ. ένα φωτεινότερο φανάρι αυτοκινήτου απαιτεί περισσότερη ισχύ, επηρεάζοντας τα άλλα υποσυστήματα του αυτοκινήτου). Όταν το Σπίτι της Ποιότητας ολοκληρωθεί, τα άλλα “σπίτια” ενώνουν τα γνωρίσματα σχεδίασης στα χαρακτηριστικά των τμημάτων, τα χαρακτηριστικά των τμημάτων στις διαδικασίες παραγωγής και οι διαδικασίες παραγωγής στην γραμμή παραγωγής. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.8 Διαχείριση κινδύνων Συνοδευτικές διεργασίες: Σχεδιασμός διαχείρισης κινδύνου Αναγνώριση κινδύνου Ποιοτική ανάλυση κινδύνου Ποσοτική ανάλυση κινδύνου Σχέδιο απόκρισης στον κίνδυνο Παρακολούθηση και έλεγχος κινδύνου Οι κίνδυνοί μπορούν να επηρεάσουν το αντικείμενο, την ποιότητα, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος. Οι σημαντικότεροι κίνδυνοι αντιμετωπίζονται μέσω μιας ανάλυσης κατά Pareto για την εκτίμηση του μεγέθους τους. Εστιάζοντας στο 10%-20% των αιτιών με το μεγαλύτερο μέγεθος, είναι δυνατό να αντιμετωπιστεί περίπου το 80% του συνολικού αντίκτυπου των κινδύνων στο έργο. Κατά τη διαδικασία ποσοτικοποίησης του κινδύνου, εκτιμάται η πιθανότητά τους, το μέγεθος και οι επιπτώσεις τους στην επιτυχή έκβαση του έργου. Στόχος της διαδικασίας αυτής είναι η ιεράρχηση του ρίσκου με σειρά πιθανότητας εμφάνισης και βαθμό αντίκτυπου στο έργο. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

2.9 Διαχείριση προμηθειών Συνοδευτικές διεργασίες: Προγραμματισμός προμηθειών Προγραμματισμός πρόσκλησης υποβολής προσφορών Υποβολή προσφορών Επιλογή πηγής Διαχείριση συμβάσεων Κλείσιμο συμβάσεων Οι παραπάνω διαδικασίες σκοπό έχουν την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών από πηγές εκτός της οργάνωσης που εκτελούν το έργο, όπως σύμβουλοι, υπεργολάβοι και προμηθευτές. Η απόφαση απόκτησης αυτών των αγαθών, έχει βραχυπρόθεσμο ή τακτικού επιπέδου (σχετικού με το έργο) αντίκτυπο, όπως και μακροπρόθεσμο ή στρατηγικού επιπέδου (σχετικού με την οργάνωση) αντίκτυπο στο έργο. Η διαδικασία για υποβολή προσφορών απαιτεί την ακριβή περιγραφή των προς αγορά προϊόντων ή υπηρεσιών, καθορισμό προθεσμιών, εκτίμηση κόστους και σύνταξη λίστας των πιθανών πηγών. Η επιλογή πηγής απαιτείται όταν περισσότεροι από ένας αποδεκτοί πωλητές είναι διαθέσιμοι. Η διαχείριση των συμβάσεων ισοδυναμεί με την διαχείριση ενός πακέτου εργασίας που εκτελείται εντός της επιχείρησης, επομένως παρόμοια εργαλεία απαιτούνται κατά τη διάρκεια της διεργασίας διαχείρισης των συμβάσεων. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

3. Οργάνωση της μάθησης και συνεχής βελτίωση Ατομική και οργανωτική μάθηση Η ροή εργασίας και ο σχεδιασμός των διαδικασιών ως οι βάσεις της μάθησης Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

3.1 Ατομική και οργανωτική μάθηση Προσόντα διαχειριστή έργου Προσόντα ομάδας Για να διακριθεί ως διαχειριστής έργου, ένα άτομο πρέπει να διαθέτει κάποιες ιδιαίτερες ικανότητες σε τομείς, όπως προγραμματισμό, δρομολόγηση, εκτέλεση, επίβλεψη, καθώς και την ικανότητα να αναγνωρίζει πότε μια φάση του έργου έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία και η επόμενη φάση είναι έτοιμη να ξεκινήσει. Ως ομάδα μπορούμε να ορίσουμε ένα μικρό σύνολο ανθρώπων, οι οποίοι είναι αφοσιωμένοι σε ένα κοινό σκοπό και για τον οποίο καθίστανται αμοιβαίως υπόλογοι. Είναι μικρές Τα μέλη της διαθέτουν συμπληρωματικές ικανότητες Τα μέλη της μοιράζονται ένα κοινό σκοπό και στόχο Τα μέλη της αναπτύσσουν μια κοινή προσέγγιση Τα μέλη καθίστανται αμοιβαίως υπόλογοι Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

3.1 Η ροή της εργασίας και ο σχεδιασμός των διαδικασιών ως οι βάσεις της μάθησης Σύστημα διαχείρισης της ροής εργασίας Καθοριστικό στοιχείο της επιτυχίας στη διαχείριση έργου είναι η εκμετάλλευση των επαναλαμβανομένων μερών του αντικειμένου του έργου. Εντοπίζοντας τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και οικοδομώντας ένα περιβάλλον το οποίο υποστηρίζει τη μάθηση και τη συλλογή δεδομένων, οι περιορισμένοι πόροι μπορούν να κατανεμηθούν αποδοτικότερα. Για παράδειγμα στα έργα λογισμικού, η επαναχρησιμοποίηση υπορουτινών, μειώνει τον χρόνο και το κόστος ανάπτυξης. Σημαντικό βήμα για την δημιουργία ενός περιβάλλοντος που να υποστηρίζει την μάθηση, είναι ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης της ροής εργασίας (WFMS). Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Σύστημα διαχείρισης της ροής εργασίας
Περιέχει τις διεργασίες λήψης αποφάσεων που συνδέονται με κάθε στάδιο του έργου Μοντέλα: Ad hoc Διοικητικά Παραγωγικά Προσδιορίζοντας τις διεργασίες που είναι κοινές σε περισσότερα από ένα έργα μέσα σε μια οργάνωση, είναι δυνατόν να εφαρμοστεί ένα σύστημα ροής εργασίας το οποίο υποστηρίζει και ακόμη αυτοματοποιεί τις διεργασίες αυτές. Τα ad hoc μοντέλα είναι για εκτέλεση εργασιών γραφείου, όπως καταγραφή προϊόντων ή προτάσεις πωλήσεων, όπου δεν υπάρχει κάποιο πρότυπο για τη μεταβίβαση των πληροφοριών μεταξύ των μελών του έργου. Τα διοικητικά μοντέλα εμπεριέχουν επαναλαμβανόμενες και αναμενόμενες διεργασίες, με απλούς κανόνες συντονισμού, όπως η δρομολόγηση μια αναφοράς εξόδων. Τα παραγωγικά μοντέλα, εμπεριέχουν επαναλαμβανόμενες και αναμενόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως αιτήσεις δανείων και διεκδικήσεις αποζημιώσεων. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

4. Ερωτήσεις κατανόησης Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

4.1. Κύκλος – ζωής του έργου Τι είναι ο κύκλος ζωής του έργου; Δώστε ένα απλό παράδειγμα μοντέλου κύκλου ζωής. Εφόσον ένα έργο είναι μια παροδική προσπάθεια, σχεδιασμένη να επιτύχει κάποιο συγκεκριμένο σύνολο στόχων, προτιμάται να αναγνωρίζονται οι φάσεις που συνοδεύουν την μετατροπή μιας ιδέας ή ενός σχεδίου, σε ένα προϊόν ή ένα σύστημα. Ως κύκλος-ζωής του έργου ορίζεται η συλλογή αυτών των φάσεων. Ο κύκλος-ζωής του έργου καθορίζει τα απαραίτητα βήματα για την επίτευξη των στόχων του έργου, καθώς και το περιεχόμενο κάθε βήματος. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Παράδειγμα Φάση 0 Φάση 1 Φάση 2 Φάση 3 Φάση 4
Καθορισμός αναγκών αποστολής Φάση 0 Φάση 1 Φάση 2 Φάση 3 Φάση 4 Διερεύνηση και καθορισμός έννοιας Επίδειξη και επικύρωση Μηχανική και ανάπτυξη παραγωγής Παραγωγή και ανάπτυξη Λειτουργίες και υποστήριξη Ορόσημο 0 Ορόσημο 1 Ορόσημο 2 Ορόσημο 3 Ορόσημο 4 Εννοιολογική μελέτη και έγκριση Έγκριση της εννοιολογικής επίδειξης Έγκριση ανάπτυξης Έγκριση παραγωγής Έγκριση σημαντικής τροποποίησης Παράδειγμα: Το υπουργείο αμύνης των ΗΠΑ χρησιμοποιεί ένα απλό μοντέλο κύκλου-ζωής για την απόκτηση συστημάτων. Τα μέρη του παρουσιάζονται στην παρακάτω εικόνα. Το έργο ξεκινά μόνο αφού καθορισθούν οι ανάγκες της αποστολής και δοθεί η έγκριση. Στο τέλος της τέταρτης φάσης, το σύστημα τίθεται εκτός λειτουργίας. Αυτό είναι το τέλος του κύκλου-ζωής του έργου. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

4.2. Διεργασίες και PMBOK Με ποιο τρόπο συνδέονται μεταξύ τους οι διεργασίες του PMBOK; Αναφέρεται ένα συγκεκριμένο παράδειγμα. Στο PMBOK εξετάζεται ένα καλά ορισμένο σύνολο διεργασιών που εφαρμόζεται σε ένα πλήθος έργων. Παρόλο που ορισμένες από τις διεργασίες που αναφέρονται ίσως να μην εφαρμόζονται σε όλα τα έργα και άλλες να χρειάζονται τροποποίηση για να εφαρμοσθούν, το PMBOK είναι μια ευρέως αποδεκτή και γνωστή πηγή πληροφοριών. Οι διεργασίες ταξινομούνται με δύο τρόπους: Με βάση της σειρά τους: διεργασίες έναρξης, σχεδιασμού, εκτέλεσης, ελέγχου και λήξης Με βάση τον τομέα γνώσης: διεργασίες στην διαχείριση ενοποίησης, στην διαχείριση αντικειμένου, στην διαχείριση κόστους, στην διαχείριση χρόνου, στην διαχείριση ποιότητας, στην διαχείριση ανθρωπίνων πόρων, στην διαχείριση επικοινωνίας, στην διαχείριση κινδύνου, στην διαχείριση προμηθειών. Κάθε μια από γνωστικές περιοχές περιέχει τις διεργασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν, προκειμένου να επιτευχθεί ένα αποδοτικό πρόγραμμα διαχείρισης έργου. Επίσης κάθε διεργασία ανήκει σε μια από τις πέντε ομάδες διεργασιών, δημιουργώντας μια δομική μήτρα τέτοια ώστε κάθε διεργασία να σχετίζεται με μια γνωστική περιοχή και με μια ομάδα διεργασίας. Ως παράδειγμα, η διεργασία της εκτίμησης του κόστους του έργου, ανήκει στην γνωστική περιοχή διαχείρισης του κόστους, αλλά και στην ομάδα διεργασιών του σχεδιασμού. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

4.3. Οργάνωση της μάθησης Ποια η σημασία του όρου; Ποια τα χαρακτηριστικά της Ποια τα πλεονεκτήματα Πως προωθείται η οργάνωση της μάθησης στο περιβάλλον του έργου Ορισμός: η οργάνωση στην οποία οι άνθρωποι αυξάνουν συνεχώς την ικανότητά τους να παράγουν αυτό που επιθυμούν και στην οποία νέοι και επεκτάσιμοι τρόποι σκέψεις καλλιεργούνται. Η οργάνωση της μάθησης αποτελείται από τα παρακάτω στοιχεία: Στοχασμός του συστήματος: είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο το οποίο επιτρέπει την εξέταση των επιχειρήσεων ως οριοθετημένα στοιχεία. Προσωπικός έλεγχος: Η δέσμευση του ατόμου για τη διαδικασία της μάθησης, είναι γνωστή ως προσωπικός έλεγχος. Νοητικά μοντέλα: οι παραδοχές που πραγματοποιήθηκαν από άτομα και οργανώσεις. Τα άτομα τείνουν να υιοθετούν θεωρίες, οι οποίες είναι τι σκοπεύουν να ακολουθήσουν και θεωρίες στην πράξη, οι οποίες είναι αυτό που πραγματικά κάνουν. Κοινό όραμα: η ανάπτυξη ενός κοινού οράματος είναι σημαντική για την ενθάρρυνση των ατόμων για μάθηση. Μάθηση ομάδας: η αθροιστική μάθηση των ατόμων, συνιστά την μάθηση της ομάδας. Πλεονεκτήματα: Διατήρηση επιπέδων καινοτομίας και ανταγωνιστικότητας Καλύτερη αντιμετώπιση των εξωτερικών πιέσεων Απόκτηση της γνώσης για την διασύνδεση των πόρων στις ανάγκες του καταναλωτή Βελτίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων σε όλα τα επίπεδα Βελτίωση της εταιρικής εικόνας με το να είναι περισσότεροι άνθρωποι προσανατολισμένοι Αύξηση του βήματος αλλαγής μέσα στην οργάνωση Σημαντικό βήμα για την δημιουργία ενός περιβάλλοντος που να υποστηρίζει την μάθηση, είναι ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης της ροής εργασίας (WFMS). Ενός συστήματος δηλαδή που περιέχει τις διεργασίες λήψης αποφάσεων που συνδέονται με κάθε στάδιο του έργου. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

4.4. Οργάνωση της μάθησης και διεργασίες διαχείρισης έργου
Ποια η σχέση ανάμεσά τους; Καθοριστικό στοιχείο για την επιτυχία της διαχείρισης έργου είναι η αξιοποίηση των επαναλαμβανόμενων μερών του έργου. Εντοπίζοντας τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και οικοδομώντας ένα περιβάλλον που να υποστηρίζει την μάθηση και τη συλλογή δεδομένων, οι περιορισμένοι πόροι μπορούν να κατανεμηθούν αποτελεσματικότερα. Ξεκινώντας με τις διεργασίες διαχείρισης έργου, κάθε διεργασία πρέπει να μελετάται, να καθορίζεται και να εφαρμόζεται στο πλαίσιο ενός συστήματος διαχείρισης της ροής εργασίας. Προσδιορίζοντας τις διεργασίες που είναι κοινές σε περισσότερα από ένα έργα μέσα σε μια οργάνωση, είναι δυνατόν να εφαρμοστεί ένα σύστημα ροής εργασίας το οποίο υποστηρίζει και ακόμη αυτοματοποιεί τις διεργασίες αυτές. Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Τέλος Παρουσίασης Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Παρουσίαση με θέμα: "Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Σχετικά με το έργο

Σχόλια

Είσοδος

Σύνδεση μέσω των κοινωνικών δικτύων:

Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Παρουσίαση με θέμα: "Διαδικασία Προσέγγισης της Διαχείρισης Έργου"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Σχετικά με το έργο

Σχόλια