ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt
ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ αΙΓΑIΟΥ & ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. Τμήματα Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών & Μηχ. Αυτοματισμού ΤΕ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt 6η Διάλεξη N. ΝΙΚΗΤΑΚΟΣ καθηγητής Παν. Αιγαίου Δ.Παπαχρήστος μέλος ΕΔΙΠ ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ

Διοίκηση Έργου (Project Management)
Project Cost Management

Διοίκηση Έργου (Project Management) Project Cost Mgmt
Περικλείει τις διαδικασίες για την εκτίμηση του κόστους, προϋπολογισμό και έλεγχο του έργου, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί μέσα στο προϋπολογισμό Οι διαδικασίες του είναι οι ακόλουθες: Plan Cost Management—διαδικασία που καθορίζει τις πολιτικές, τις διαδικασίες, και την τεκμηρίωση για το σχεδιασμό, τη διαχείριση, δαπάνη, και τον έλεγχο του κόστους του έργου Estimate Costs-στην αρχή του planning, top down, analogous estimate και μετά σε λεπτομερή εκτίμηση του κόστους

Determine Budget - αθροιστικά bottom up σε control account, καθορισμός του cost baseline, στο τέλος του planning Control Costs-καθόλη τη διάρκεια κάθε φάσης ή του έργου, σύγκριση του actual cost, με το cost baseline Οι διαδικασίες αυτές αλληλεπιδρούν με διαδικασίες άλλων γνωστικών αντικειμένων Οι διεργασίες αποτελούν μέρος του Project Management Plan και παράγουν το Plan Cost Management

Επίσης πρέπει να λάβουμε υπόψη μας τα εξής: μέσα στο κόστος περιλαμβάνεται η κάλυψη των απαιτήσεων των stakeholders, οι ανθρώπινοι και υλικοί πόροι, το κόστος του Project Management Team αλλά και η συντήρηση του παραδοτέου το χαμηλότερο κόστος στον σχεδιασμό μειώνει το κόστος του έργου τώρα αλλά αυξάνει το λειτουργικό κόστος πολύ περισσότερο μελλοντικά

Σημαντικό το Life Cycle Costing Cost Risk - το κόστος από τους κινδύνους που μπορεί να είναι θετικό σε περίπτωση απειλών μπορεί να είναι και αρνητικό σε περίπτωση ευκαιριών Value Analysis (value engineering) - βελτιστοποίηση κόστους που αφορά ανάλυση κόστους μιας κατασκευής ενός αγαθού/προϊόντος (χωρίς μείωση ποιότητας κατασκευής)

Plan Cost Management Το βασικό πλεονέκτημα αυτής της διαδικασίας είναι ότι παρέχει καθοδήγηση και κατεύθυνση για το πώς θα γίνεται η διαχείριση του κόστους όλου του έργου

Plan Cost Management

Plan Cost Management Παράγει ως έξοδο τα ακόλουθα: Πως θα γίνει η εκτίμηση, σε τι νόμισμα Level of Accuracy: Την τάξη ακρίβειας υπολογισμών, 1, 10, 100 € κλπ. Μονάδες μέτρησης: πχ. ημέρα, εβδομάδα, μήνα για τους πόρους. Organizational procedures: το WBS είναι το πλαίσιο και η βάση για το Plan Cost Management

Plan Cost Management Control Thresholds: Ορισμός ορίων που σε περίπτωση απόκλισης πρέπει να ληφθεί σχετική δράση Κανόνες μέτρησης της απόδοσης του έργου (εξισώσεις του Earned Value Management) Reporting Formats: Με ποιο format θα γίνονται οι διάφορες αναφορές. Περιγραφές των τριών προαναφερόμενων διαδικασιών

Estimate Costs Το βασικό πλεονέκτημα αυτής της διαδικασίας είναι ότι καθορίζει το ποσό του κόστους που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου

Estimate Costs

Estimate Costs διαδικασία εύρεσης του κόστους των δραστηριοτήτων (activities) στην αρχή μπορεί να γίνει αυτό με τάξη μεγέθους ± 50% στην εκτίμηση προϋπολογισμού -10% έως +25% και αργότερα με μεγαλύτερη ανάλυση να φθάσει στο +-10% ή και λιγότερο λαμβάνονται υπόψη όλα τα δυνατά κόστη που μπορεί να έχει κάθε δραστηριότητα

Estimate Costs Τύποι κόστους: Μεταβλητά κόστη (Variable Costs): Αυτά αλλάζουν με το μέγεθος της εργασίας. Πχ. Κόστος υλικών, ανταλλακτικών και μισθών Σταθερά κόστη (Fixed Costs): Αυτά δεν αλλάζουν με την παραγωγή. Πχ setup costs, αγορά εισιτηρίου

Estimate Costs Τύποι κόστους: Άμεσα κόστη (Direct Costs): Άμεσα συνδεδεμένα με την εργασία του έργου. Πχ. κόστος εξαρτημάτων, bonus, μισθοί κλπ. Έμεσα κόστη (Indirect Costs): Κόστος overhead και από άλλα έργα. Πχ. πρόσθετες παροχές, από τα έξοδα διεύθυνσης του έργου και του ελέγχου, τα ασφάλιστρα, εννοικίαση εξοπλισμού, το κόστος του PM κλπ.

Estimate Costs-Input Scope Baseline: Scope Statement: τι κατασκευάζεται, πόροι, δεξιότητες, εκτίμηση έμμεσου κόστους που προέρχεται από διάφορα έργα WBS: δίνει τις σχέσεις ανάμεσα στα παραδοτέα και στο κόστος των έργων WBS Dictionary: δίνει την απαιτούμενη εργασία για κάθε πακέτο εργασίας

Estimate Costs-Input Project Schedule: Διάρκεια δραστηριοτήτων, ποιότητα, ποσότητα και δεξιότητες των αναγκαίων πόρων Human Resource Mgmt Plan: μισθοί, bonus κλπ. Risk Register: Threats & Oportunities Enterprise Environmental Factors: μισθοί, price lists για υλικά, ζήτηση που μπορεί να διαμορφώσει τιμές κλπ. Organizational Process Assets: πολιτικές εκτίμησης κόστους, ιστορικές πληροφορίες, Lessons Learned, templates

Estimate Costs-Tools & Techniques Expert Judgement: Εκτίμηση κόστους με πολλές μεταβλητές Analogous Estimating: Αναλογική εκτίμηση από ιστορικές πληροφορίες άλλων παρόμοιων έργων, συγκρίνοντας το scope και το μέγεθος των έργων (low cost)

Estimate Costs-Tools & Techniques Parametric Estimating: χρήση στατιστικών σχέσεων, μέθοδοι παλινδρόμησης με διάφορες μεταβλητές, τιμές μονάδος κλπ. Π.χ. υψηλού επιπέδου παραμετρική εκτίμηση στον κατασκευαστικό κλάδο δηλ. το κόστος της μελέτης ενός κατασκευαστικού έργου είναι 10% -15% του προϋπολογισμού του έργου Bottom up Estimating: Λεπτομερής ανάλυση κόστους για κάθε παράγοντα και άθροιση σε επίπεδο πακέτου εργασίας, ή Control Account

Estimate Costs-Tools & Techniques Three Point Estimates: παραμφερής μέθοδος με τη PERT για τη διάρκεια των δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούνται για το κόστος (Optimistic, Pessimistic και Most likely για τις τιμές), και συνεπώς η αναμενόμενη τιμή δίνεται από τη παρόμοια σχέση Reserve Analysis: Κόστος έκτακτων αναγκών Contingency reserves

Estimate Costs-Tools & Techniques Quality Cost: Κόστος για την εξασφάλιση συγκεκριμένης ποιότητας Project Management Software Vendor Bid Analysis στην περίπτωση διαγωνιστικής διαδικασίας Group decision-making techniques

Estimate Costs-Outputs Activity Cost Estimates: κόστος σε επίπεδο δραστηριότητας που περιλαμβάνει το κόστος του κάθε επιμέρους παράγοντα που εμπλέκεται στην υλοποίηση της δραστηριότητας (πόροι, έκτακτες ανάγκες, έμεσα κόστη) Basis of Estimates: λεπτομερής καταγραφή των προαναφερόμενων για την υποστήριξη του κόστους Project Document Updates

Determine Budget διαδικασία της άθροισης του κόστους κάθε δραστηριότητας ή πακέτου εργασίας σε Control Account με στόχο τον προσδιορισμό του προϋπολογισμού του έργου & δημιουργία του Cost Baseline Η εκτίμηση του προϋπολογισμού απαιτεί εκτίμηση του κόστους εκτάκτων αναγκών & Risk Management

Determine Budget Οι έκτακτες ανάγκες περικλείουν τα Contingency Reserves & Management Reserves Contingency Reserves αφορούν ότι μπορεί να εκτιμηθεί (Known Anknowns) Cost Baseline = εκτιμώμενα κόστη + Contingency Reserves Management Reserves είναι αυτά που δεν εκτιμούνται (Anknown Anknowns) Συνήθως λαμβάνεται ένα ποσοστό 5% από τo Cost Baseline Cost Budget = Cost Baseline + Management Reserves

Determine Budget Όταν υπολογιστεί το Cost Budget → σύγκριση με παραμετρικές εκτιμήσεις Με ολοκληρωμένο τον προϋπολογισμό ελέγχεται το Cash Flow

Determine Budget

Determine Budget-Inputs Activity Cost Estimates Basis of Estimate (Λεπτομέρειες) Scope Baseline: περιορισμοί εξόδων και χρόνος αποπληρωμής Project Schedule: άθροιση κόστους σε συγκεκριμένες περιόδους για την πληρωμή Resource Calendars: διαθεσιμότητα προσωπικού και εκτίμηση κόστους για όλη τη διάρκεια του έργου Contracts Organizational Process Assets: τεχνικές, μέθοδοι ή πολιτικές που έχει δυνατότητα χρήσης ο κάθε οργανισμός

Determine Budget-Tools & Techniques Cost Aggregation Reserve Analysis Expert Judgment Historical Relationships Funding Limit Reconciliation: όρια χρηματοδοτικών συνδιαλλαγών Υλοποίηση εξόδων σύμφωνα βάση χρηματοροών εσόδων Υπάρχει δυνατότητα επανασχεδιασμού εργασιών για να υπάρχει ισορροπία μεταξύ εξόδων & εσόδων

Determine Budget-Outputs Cost Performance Baseline. Αυτό αποτελεί και το BAC (Budget at Completion) Η χρονική κατανομή των εξόδων είναι μία S καμπύλη Project Funding Requirements (με χρονική κατανομή) Project Document Updates

Determine Budget

Control Costs Με τη διαδικασία αυτή επιτυγχάνεται η παρακολούθηση και η ενημέρωση του προϋπολογισμού του έργου, όπως επίσης και με τις αλλαγές του Cost Baseline Διαχείριση αλλαγών μέσα στο εγκεκριμένο προϋπολογισμό έλεγχο ότι τα έξοδα δεν θα υπερβούν χρονικά, αλλά και ολικά τα προϋπολογισθέντα

Control Costs τα έξοδα συμβαδίζουν με την πραγματοποιούμενη εργασία πληροφόρηση των εμπλεκομένων λήψη δράσης ώστε να μην υπερβεί το κόστος τον προϋπολογισμό πάνω από κάποια όρια

Control Costs

Control Costs-Input Project Management Plan (cost performance baseline, cost management plan) Project Funding Requirements Work Performance Information Organizational Process Assets (πολιτικές ελέγχου, τεχνικές, μέθοδοι παρακολούθησης)

Control Costs-Tools & Techniques Earned Value Management (EVM): είναι η κύρια χρησιμοποιούμενη μέθοδος μέτρησης της απόδοσης ενός έργου Οι αρχές της EVM χρησιμοποιούνται σε όλες τις βιομηχανίες αναπτύσσει και ελέγχει 3 διαστάσεις “κλειδιά” που αποτιμούνται σε χρήμα για κάθε δραστηριότητα, πακέτο εργασίας, ή κέντρο κόστους

Control Costs-Tools & Techniques Planned Value (PV, Performance Measurement Baseline): ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός που ανατέθηκε για κάθε πακέτο εργασίας και κέντρο κόστους Είναι αυτό που εκτιμήσαμε και σε σχέση με αυτό θα γίνουν οι μετρήσεις Το συνολικό PV του έργου λέγεται και BAC (Budget at Completion)

Control Costs-Tools & Techniques Earned Value (EV): είναι η εργασία που έχει πραγματοποιηθεί τη χρονική στιγμή που πραγματοποιείται μέτρηση, και είναι εκφρασμένη όμως σε χρήμα (βάση προϋπολογισμού) Το EV ≤ εγκεκριμένο PV ενός συγκεκριμένου παράγοντα χρησιμοποιείται και ως ποσοστό υλοποίησης της δραστηριότητας είναι (%) του PV

Control Costs-Tools & Techniques Actual Cost (AC): η συνολική δαπάνη που έχει γίνει για την υλοποίηση συγκεκριμένου πακέτου εργασίας ή δραστηριότητας δεν έχει άνω όριο όπως η EV

Control Costs-Tools & Techniques Οι μεταβολές τώρα που προκύπτουν μετά από μετρήσεις από την εγκεκριμένη Baseline είναι: Schedule Variance (SV): προκύπτει από τη μέτρηση, και αφορά τον χρονικό προσδιορισμό και ισούται SV = EV – PV SV=0 | SV<0 στο τέλος υλοποίησης του κάθε παράγοντα χρησιμοποιείται ευρέως στις δραστηριότητες της κρίσιμης διαδρομής

Control Costs-Tools & Techniques Cost Variance (CV): προέρχεται επίσης από τη μέτρηση, και αφορά την απόδοση κόστους του έργου και ισούται CV = EV – AC CV>0 | CV<0 Τέλος Έργου: CV → BAC - συνολικό κόστος που δαπανήθηκε για το έργο συνήθως αν το CV είναι αρνητικό δεν καλύπτεται κατά τη διάρκεια του έργου (=Φυσική απόδοση με κόστος)

Control Costs-Tools & Techniques EV & PV συνδυαζόμενοι δίνουν κάποιους αδιάστατους δείκτες χρήσιμους για την χρονική ή την οικονομική εξέλιξη του έργου Schedule Performance Index (SPI): είναι η μέτρηση προόδου σε σχέση με τη σχεδιαζόμενη πρόοδο του έργου: SPI=EV/PV SPI>1 σημαίνει επιτάχυνση του έργου (εκτέλεση) SPI<1 αργοπορία στο έργο (είμαστε πίσω στον χρόνο)

Control Costs-Tools & Techniques Cost Performance Index (CPI): δείχνει την οικονομική πρόοδο του έργου: CPI=EV/AC CPI>1σημαίνει ότι το έργο κοστίζει φθηνότερα (βάση προϋπολογισμού) CPI<1σημαίνει ότι το έργο έχει υπερβεί τον προϋπολογισμό Μπορεί να παρασταθεί με πόσα ευρώ παίρνουμε για κάθε ευρώ που ξοδεύουμε

Control Costs-Tools & Techniques

Control Costs-Tools & Techniques Forecasting. Πρόβλεψη εκτίμησης κόστους έργου μέχρι το τέλος του έργου (Estimate At Completion EAC, →≠BAC), κατά τη διάρκεια του έργου από την ομάδα έργου Το EAC βασίζεται τυπικά στο AC (κόστος που δαπανήθηκε) + μία εκτίμηση από το χρονικό εκείνο σημείο που έγινε η μέτρηση μέχρι το τέλος, το οποίο ονομάζουμε Estimate To Complete (ETC). EAC = AC + Bottom up ETC αθροίζουμε στο AC μία καινούργια εκτίμηση για το έργο που παραμένει να υλοποιηθεί λαμβάνοντας υπόψη τα προβλήματα που εμφανίστηκαν μέχρι το σημείο της μέτρησης υπάρχουν όμως και άλλοι τρόποι να εκτιμήσουμε το ETC, ώστε να προβλέψομε το EAC

Control Costs-Tools & Techniques EAC Forecast με το ETC να παραμένει στα όρια του budget ETC = BAC – EV όπου EV είναι αυτό που έχει υλοποιηθεί (%) ισχύει και EAC = AC + ETC = BAC – (EV - AC) = BAC – CV EV = % PV η %BAC για όλο το έργο

Control Costs-Tools & Techniques EAC Forecast με τις υπόλοιπες εργασίες του έργου να γίνονται σύμφωνα με τις ιδιότητες που έχει δείξει το έργο έως τώρα σε σχέση με το κόστος υπόψη το CPI & CPI=σταθερό EAC = BAC/CPI → ETC = EAC – AC

Control Costs-Tools & Techniques EAC Forecast με το ETC να σχηματίζεται από τους παράγοντες SPI και CPI ETC = (BAC-EV)/(SPI*CPI) στην περίπτωση που το schedule επηρεάζει το ETC, και συνεπώς: EAV = AC + ETC Over Budget & τέλος του έργου σε συγκεκριμένο χρόνο

Control Costs-Tools & Techniques Complete Performance Index (TCPI). αφορά την υπολογισμένη προβολή του κόστους σε σχέση με τους διαχειριστικούς στόχους που τίθενται για την εναπομείνουσα εργασία Εαν γίνει προφανές ότι δεν επιτυγχάνεται το έργο μέσα στο BAC που προϋπολογίστηκε τότε ο PM υπολογίζει το EAC (EAC = στόχος) To TCPI ορίζεται ως: (BAC-EV)/(BAC-AC) είναι η σχέση της εναπομείνουσας εργασίας δια την εναπομείνουσα χρηματοδότηση (κεφάλαια)

Control Costs-Tools & Techniques Στην περίπτωση που το CPI<1(Overbudget), τότε απόδοση (max ↑), ώστε η εναπομείνουσα εργασία να γίνει μέσα στο προβλεπόμενο budget BAC Εάν το BAC ≠ βιώσιμο → EAC = στόχος και: TCPI = (BAC-EV)/(EAC-AC)

Control Costs-Tools & Techniques TCPI = δείκτης απόδοσης για να τελειώσει το έργο μέσα στο προκαθορισμένο προϋπολογισμό TCPI >1 σημαίνει πρέπει να αυξήσουμε την απόδοση (CPI & SPI → τι έχει γίνει μέχρι τώρα)

Control Costs-Tools & Techniques TCPI

Control Costs-Tools & Techniques Performance Reviews. χρήση χρονοσειρών για το κόστος και έλεγχος προϋπολογισμού (υπέρβαση ή μη) & κεφαλαίων προς διάθεση για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου Trend Analysis. εξέταση απόδοσης απόδοση του έργου μέσω ανάλυση τάσης Earned value performance

Control Costs-Tools & Techniques

Control Costs-Outputs Work Performance Measurements (SV, CV, SPI, CPI, TCPI κλπ. για τα πακέτα εργασίας ή και για ολόκληρο το έργο) Cost Forecasts Organizational Process Assets Updates (αιτίες μεταβολών, δράσεις) Change Requests (στην περίπτωση που οι δράσεις οδηγούν σε αλλαγές του έργου και οι οποίες θα γίνουν μέσω του Integrated Change Control) Project Management Plan Updates (Cost Management Plan, Cost Baseline)

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας…

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Παρουσίαση με θέμα: "ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Σχετικά με το έργο

Σχόλια

Είσοδος

Σύνδεση μέσω των κοινωνικών δικτύων:

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Παρουσίαση με θέμα: "ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Project Cost Mgmt"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

Παρόμοιες παρουσιάσεις

Σχετικά με το έργο

Σχόλια