Μ.Δ.Ε. Ηλεκτρονικής και Ραδιοηλεκτρολογίας

Παρουσίαση με θέμα: "Μ.Δ.Ε. Ηλεκτρονικής και Ραδιοηλεκτρολογίας"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Μ.Δ.Ε. Ηλεκτρονικής και Ραδιοηλεκτρολογίας
Μάθημα: Οργάνωση Και Διοίκηση Επιχειρήσεων Εργασία με Θέμα: «Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων» Ονοματεπώνυμο: Λίγκας Δημήτριος Α.Μ.: Υπεύθυνη μαθήματος: Δρ. Πόπη Κονιδάρη Αθήνα 2010

2 Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων
Project Management: Μία σύγχρονη ιδέα ή μια ιδέα από την αρχαιότητα; Ο όρος διαχείριση έργου ή αλλιώς project management, όσο και αν ακούγεται σύγχρονος, εντούτοις, στην πραγματικότητα απασχολεί τον άνθρωπο εδώ και χιλιάδες χρόνια. Από τις πυραμίδες και τα υδραγωγεία της αρχαιότητας, μέχρι την ολοκλήρωση της κατασκευής του Παρθενώνα, απαιτούνταν δεξιότητες συντονισμού και προγραμματισμού που διαθέτει ένας διαχειριστής έργου. Ο Μιχαήλ Άγγελος, κατά την επίβλεψη της ανέγερσης της Βασιλικής του Αγίου Πέτρου, πέρασε τις ίδιες δοκιμασίες που περνά σήμερα ένας διαχειριστής έργου, όπως ο ατελής σχεδιασμός, η έλλειψη εργατικού δυναμικού και η αβέβαιη χρηματοδότηση. Παρόλα αυτά, ο τίτλος του διαχειριστή έργου καθώς και ο αντίστοιχος γνωστικός κλάδος έκανε την εμφάνισή του στον εικοστό αιώνα και μάλιστα κατά την περίοδο του ψυχρού πολέμου. Θεωρείται ότι το σχέδιο Μανχάταν - ανάπτυξη της πυρηνικής βόμβας - ήταν η πρώτη περίπτωση στην οποία χρησιμοποιήθηκαν σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης έργου. Ο λόγος που αναπτύχθηκε αυτός ο γνωστικός κλάδος είναι διότι η διαχείριση ενός έργου διαφέρει από την διαχείριση μιας τυπικής οργάνωσης.

3 Δομή Παρουσίασης Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ
Τι είναι έργο; Κίνδυνοι και αβεβαιότητα. Φάσεις του έργου Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Εισαγωγή Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες Εργοστρεφής οργάνωση Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Κεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Καθορισμός έργου. Διεργασίες οργάνωσης. Χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων Διαχείριση πόρων Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους Καθορισμό δεικτών απόδοσης Εκτέλεση και έλεγχος του έργου Διεργασίες τερματισμού Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

4 Τι είναι έργο; Ορισμός:
«έργο καλείται το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας» Η βασική διαφορά ανάμεσα στη διαχείριση έργου και το γενικό μάνατζμεντ σχετίζεται με τον ορισμό του έργου και στο ότι αυτό στοχεύει να αποδώσει στον πελάτη και σε αυτούς που συμμετέχουν επιχειρηματικά. Το εγχειρίδιο που εξέδωσε το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργου

5 Βασικές Διαδικασίες της διαχείρισης έργου
Προσδιορισμός ανάγκης προϊόν ή υπηρεσία Καθορισμός στόχων Επιλογή κατάλληλων δεικτών Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος Κατάρτιση προϋπολογισμού Ανάπτυξη τεχνολογικής διεργασίας Ενσωμάτωση σε πρόγραμμα έργου Υλοποίηση του προγράμματος Παρακολούθηση και έλεγχος έργου Καθορισμός των στόχων του έργου και της σπουδαιότητας τους Αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου Τα έργα ποικίλουν ως προς το μέγεθος, το αντικείμενο εργασιών, το κόστος και τον απαιτούμενο χρόνο. Στο παρακάτω σχήμα παρουσιάζονται συνοπτικά οι διαδικασίες με τις οποίες ολοκληρώνεται ένα έργο. Όπως φαίνεται και στο σχήμα, τα περισσότερα έργα ξεκινούν από μία ανάγκη, η οποία προσδιορίζεται από έναν πελάτη ή το τμήμα μάρκετινγκ. Όταν οι υπεύθυνοι της διοίκησης βεβαιωθούν ότι η ανάγκη είναι πραγματική, καθορίζονται οι στόχοι και συντάσσεται μία ομάδα έργου. Τα περισσότερα έργα έχουν περισσότερους από έναν στόχους που αφορούν είτε επιχειρησιακές απαιτήσεις είτε ημερομηνίες παράδοσης, είτε το κόστος και κατατάσσονται ανάλογα με τη σχετική τους σπουδαιότητα. Βάσει της ταξινόμησης αυτής προκύπτουν κάποιοι δείκτες επιδόσεων για κάθε στόχο και αναπτύσσεται ο αρχικός σχεδιασμός καταρτίζοντας το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου. Στη συνέχεια συνδυάζονται ο σχεδιασμός, το χρονοδιάγραμμα και ο προϋπολογισμός συνθέτοντας το σχέδιο έργου, το οποίο προσδιορίζει τι πρέπει να γίνει, από ποιόν, πότε και με ποιο κόστος. Καθώς το έργο πραγματοποιείται, τα επιτεύγματα παρακολουθούνται και καταγράφονται. Συχνά προσαρμόζονται έτσι ώστε να διατηρηθεί η πορεία του έργου σε περίπτωση που διαπιστωθούν αποκλίσεις από τον αρχικό σχεδιασμό. Όταν το έργο ολοκληρωθεί, αξιολογείται βάση δεικτών επίδοσης.

6 Παράδειγμα Έργο 1: «Σχεδιασμός βάση κόστους» Έργο 2:
«Κόστος και πάγια αμοιβή» Στην πρώτη περίπτωση έχει υιοθετηθεί η προσέγγιση σχεδιασμού βάση κόστους στην οποία ο προϋπολογισμός είναι καθορισμένος και οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια. Το κόστος, οι επιδόσεις και ο χρονοπρογραμματισμός έχουν την ίδια βαρύτητα. Στο δεύτερο έργο έχει υιοθετηθεί η προσέγγιση "κόστους και πάγιας αμοιβής". Οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν πρωταρχική σημασία και πρέπει να επιτευχθούν, ακόμη και αν αυτό σημαίνει ότι στην πορεία θα πρέπει να θιγούν ο χρονικός προγραμματισμός και ο προϋπολογισμός. Στην πρώτη κατηγορία συνήθως ανήκουν τυποποιημένα έργα κατασκευής και παραγωγής ενώ η δεύτερη περίπτωση συναντάται συνήθως σε έργα στα οποία οι τεχνολογικές αβεβαιότητες εμποδίζουν τον ανάδοχο να δεσμευτεί για ένα καθορισμένο κόστος και καθώς επίσης και ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα.

7 Σχέση έργων και άλλων συστημάτων παραγωγής
Κατηγορίες συστημάτων: Μαζική παραγωγή Παραγωγή παρτίδων Μη επαναλαμβανόμενα έργα Έργα Σύστημα Παραγωγής Παρτίδων Σύστημα Μαζικής Παραγωγής Χαμηλός Μέσος Υψηλός Υψηλό Μέσο Χαμηλός Όγκος Ζήτησης Μέγεθος Παρτίδων

8 Μαζική παραγωγή Ιδιότητες: Διεργασίες για συναρμογή προϊόντος
Καθορισμένος προσανατολισμός Περιορισμένες εφαρμογές Μεγάλη απόδοση αν υπάρχει μεγάλη ζήτηση Μεταβάλλονται δύσκολα Τα συστήματα μαζικής παραγωγής σχεδιάζονται συνήθως με γνώμονα τις ειδικές διεργασίες που χρησιμοποιούνται για τη συναρμογή ενός προϊόντος ή την εκτέλεση μιας υπηρεσίας. Ο προσανατολισμός τους είναι καθορισμένος και οι εφαρμογές τους περιορισμένες. Οι πόροι και οι εγκαταστάσεις αποτελούνται από εξοπλισμό ειδικού σκοπού που έχει σχεδιασθεί για την εκτέλεση των λειτουργιών που απαιτούνται από το προϊόν ή την υπηρεσία με αποτελεσματικό τρόπο. Η διάταξη του εξοπλισμού ακολουθεί τη φυσική διαδρομή, και ο χειρισμός των υλικών και η επεξεργασία των πληροφοριών απλοποιούνται σε μεγάλο βαθμό. Συχνά ο χειρισμός των υλικών είναι αυτοματοποιημένος και γίνεται εκτενής χρήση κυλιόμενων διαδρόμων και συστημάτων μεταφοράς μονής σιδηροτροχιάς. Το σύστημα που προκύπτει είναι έντασης κεφαλαίου και πολύ αποδοτικό όσον αφορά την επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων συγκεκριμένων προϊόντων ή υπηρεσιών, για τα οποία απαιτούνται σχετικά λιγοστή διαχείριση και έλεγχος. Ωστόσο, τα συστήματα αυτά μεταβάλλονται πολύ δύσκολα, εάν παραστεί ανάγκη παραγωγής νέων ή τροποποιημένων προϊόντων ή παροχής νέων υπηρεσιών. Ως εκ τούτου, προσφέρονται κυρίως για λειτουργίες με υψηλό ποσοστό ζήτησης (π.χ. αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες μονάδες κάθε χρόνο) καθώς και υψηλή συνολική ζήτηση (π.χ. αρκετά εκατομμύρια μο­νάδες καθ' όλο τον κύκλο ζωής του συστήματος).

9 Παραγωγή παρτίδων Ιδιότητες:
Στην ίδια εγκατάσταση, πραγματοποιείται επεξεργασία διάφορων προϊόντων Όχι αρκετά υψηλός δείκτης ζήτησης Μεγάλη πολυπλοκότητα σχεδιασμού Μείωση χρόνου και κόστους παραγωγής Τα συστήματα παραγωγής παρτίδων χρησιμοποιούνται όταν, στην ίδια εγκατάσταση, πραγματοποιείται επεξεργασία διάφορων προϊόντων ή υπηρεσιών. Όταν ο δείκτης ζήτησης δεν είναι αρκετά υψηλός ή όταν οι μακροπρόθεσμες προσδοκίες δεν δικαιολογούν την επένδυση σε εξοπλισμό ειδικού σκοπού, καταβάλλονται προσπάθειες για τον σχεδιασμό ενός πιο ευέλικτου συστήματος στο οποίο να είναι δυνατή η επεξεργασία περισσότερων προϊόντων ή υπηρεσιών. Η πολυπλοκότητα του σχεδιασμού, του χρονοπρογραμματισμού και του ελέγχου των λειτουργιών είναι μεγαλύτερη από ότι στα συστήματα μαζικής παραγωγής καθώς κάθε προϊόν έχει τη δική του αλληλουχία εργασιών. Για την απλοποίηση του σχεδιασμού, οι πόροι συχνά ομαδοποιούνται με βάση το είδος της διεργασίας που εκτελούν. Έτσι, τα συστήματα παραγωγής παρτίδων περιέχουν οργανωσιακές μονάδες εξειδικευμένες σε μια λειτουργία ή μια διεργασία, σε αντιδιαστολή προς τις γραμμές παραγωγής που υπάρχουν στα συστήματα μαζικής παραγωγής. Τμήματα όπως η κοπή μετάλλων, η βαφή, η δοκιμή και η συσκευασία/αποστολή είναι χα­ρακτηριστικά παραδείγματα από τον μεταποιητικό τομέα παραγωγής παρτί­δων, ενώ τα κέντρα επεξεργασίας κειμένου και τα διαγνωστικά εργαστήρια είναι παραδείγματα αϊτό τον τομέα των υπηρεσιών. Λόγω της ευελιξίας τους, τα συστήματα πα­ραγωγής παρτίδων προσελκύουν το ενδιαφέρον πολλών οργανώσεων. Τα τελευταία χρόνια, τα ευέλικτα συστήματα παραγωγής έτυχαν ευρεί­ας αποδοχής σε ορισμένους βιομηχανικούς χώρους. Με τη βοήθεια της μικροηλεκτρονικής και της πληροφορικής, τα συστήματα αυτά σχεδιάζονται για την επίτευξη αποδοτικότητας μαζικής παραγωγής σε περιβάλλοντα χαμηλής ζήτησης. Βασίζονται στη μείωση των χρόνων ρύθμισης και στην αυτοματοποίηση του χειρισμού των υλικών, αλλά είναι εξαιρετικά υψηλής έντασης κεφαλαίου. Επομένως, δεν είναι πάντοτε δικαιολογημένα όταν η ζήτηση προϊόντος είναι χαμηλή ή όταν το κόστος εργασίας είναι ελάχιστο. Μια άλλη προσέγγι­ση συνίσταται στην αξιοποίηση των τοπικών οικονομιών κλίμακας. Ένας τρόπος εφαρμογής της προσέγγισης αυτής είναι ο σχηματισμός τεχνολογικών κυψελών, οι οποίες βασίζονται στην ομαδοποίηση παρόμοιων προϊόντων ή εξαρτημάτων που υποβάλλονται σε επεξεργασία από ειδικούς πόρους της εγκατάστασης. Η επεξεργασία παρόμοιων εξαρτημάτων σε ειδικό εξοπλισμό συμβάλλει στην επίτευξη υψηλότερων ποσοστών χρησιμοποίησης και μεγαλύτερης διεκπεραιωτικότητας.

10 Μη επαναλαμβανόμενα έργα
Ιδιότητες: Χαμηλή ζήτηση Εκτενείς προσπάθεια σε θέματα προγραμματισμού Σχεδίαση έργου Χρονικός προγραμματισμός Παρακολούθηση Έλεγχος

11 Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.
Αβεβαιότητα: η απουσία πληροφοριών, γνώσης, ή κατανόησης σχετικά με την έκβαση μιας δράσης, απόφασης ή γεγονότος. Κίνδυνος : το μέτρο του ποσού αβεβαιότητας που υπάρχει Απουσία Πληροφόρησης Μερική Πληροφόρησης Πλήρης Πληροφόρησης Πλήρης Αβεβαιότητα Σχετική Αβεβαιότητα Πλήρης Βεβαιότητα Μέγεθος Κινδύνου Αβεβαιότητα η απουσία πληροφοριών, γνώσης, ή κατανόησης σχετικά με την έκβαση μιας δράσης, απόφασης ή γεγονότος. Κίνδυνος το μέτρο του ποσού αβεβαιότητας που υπάρχει. Συνδέεται άμεσα με την πληροφόρηση Παράδειγμα: Ανάπτυξη θεραπείας AIDS

12 Νόμοι της διαχείρισης έργου
Ασαφείς στόχοι συνεπάγονται κακή εκτίμηση εξόδων Απρόσεκτος χρονικός προγραμματισμός συνεπάγεται τριπλάσιο χρόνο ολοκλήρωσης Προσεκτικός χρονικός προγραμματισμός συνεπάγεται διπλάσιο χρόνο ολοκλήρωσης

13 Φάσεις του έργου Βασικές κατηγορίες Αρχική μελέτη Προχωρημένη ανάπτυξη
Αναλυτικός σχεδιασμός Παραγωγή Τερματισμός

14 Αρχική μελέτη Αξιολογούνται πιθανές λύσεις Μελέτη σκοπιμότητας
Αξιολογούνται πιθανές λύσεις Μελέτη σκοπιμότητας Αναμενόμενα οφέλη Αξιολόγηση κόστους και κινδύνων Εκτιμήσεις πόρων Εξέταση τεχνολογικών πτυχών Ανάλυση περιβαλλοντικών παραγόντων Ανταγωνισμός Αρχική μελέτη: ένα έργο-πρόβλημα ξεκινά αξιολογώντας τις πιθανές λύσεις Μελετάται η σκοπιμότητα του έργου Αναμενόμενα οφέλη από τα εναλλακτικά έργα, Η αξιολόγηση κόστους και κινδύνων Εκτιμήσεις των απαιτούμενων πόρων. Εξετάζονται οι τεχνολογικές πτυχές, όπως τη διαθεσιμότητα και την ωριμότητα της απαιτούμενης τεχνολογίας, καθώς και την Αναμενόμενη χρήση της σε επόμενα έργα. Αναλύονται περιβαλλοντικοί παράγοντες που συνδέονται με κρατικούς κανονισμούς Ο ανταγωνισμός.

15 Φάση προχωρημένης ανάπτυξης
Διαμόρφωση πλαισίου εκτέλεσης έργου Σχηματισμός οργανωτικής δομής Εξέταση θετικών και αρνητικών κάθε διευθέτησης Εκθέσεις επιδόσεων

16 Φάση σχεδιασμού Λαμβάνονται οι αποφάσεις υλοποίησης του έργου
Σχεδιασμό προϊόντων και διεργασιών Απαιτήσεις επιδόσεων Αναλυτική ανάθεση εργασιών Πληροφορίες που αφορούν το χρονοδιάγραμμα Σχέδια διαχείρισης πόρων και κόστους Προϋπολογισμοί Έλεγχο και διόρθωση του έργου Οι πιέσεις για έναρξη των «πραγματικών εργασιών» στο έργο, δηλαδή για την έναρξη της φάσης της παραγωγής (ή της εκτέλεσης) όσο το δυνατόν νωρίτερα, ενδέχεται να οδηγήσουν σε υψηλούς κινδύνους κόστους και χρονοπρογραμματισμού, λόγω της δέσμευσης πόρων χωρίς τον κατάλληλο σχεδιασμό. Η διαχείριση διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στη φάση του εννοιολογικού σχεδιασμού, στη φάση της προχωρημένης ανάπτυξης και στη φάση του αναλυτικού σχεδιασμού. Η σημασία της διαχείρισης στον καθορισμό στόχων, την επιλογή δεικτών επιδόσεων και τον σχεδιασμό του έργου είναι τεράστια.

17 Φάση παραγωγής Υλοποίηση βάση πλάνου που αναπτύχθηκε στον σχεδιασμό.
Παρακολούθηση και καταγραφή εξέλιξης έργου Προτάσεις αλλαγών στο αρχικό πλάνο Αναπροσανατολισμός πεδίου εργασιών, χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού Δαπανάται το μεγαλύτερο μέρος του προϋπολογισμού

18 Φάση τερματισμού Επιβεβαίωση υλοποίησης έργου σύμφωνα με το σχέδιο
Αξιολόγηση απόδοσης σε συνθήκες πραγματικής λειτουργίας Κανόνας: Μολονότι τα επιτυχημένα έργα μπορούν να μας παράσχουν πολύτιμες πληροφορίες, οι αποτυχίες μπορούν να μας διδάξουν ακόμη περισσότερα. Φάση 1 Εννοιολογικός Σχεδιασμός Φάση 2 Προχωρημένη Ανάπτυξη Φάση 3 Αναλυτικός Σχεδιασμός Φάση 4 Παραγωγή Φάση 5 Τερματισμός Πόροι και Προσπάθεια Δυνατότητα Παρέμβασης Κόστος Αλλαγών Φάση λειτουργίας. Η φάση της λειτουργίας βρίσκεται συχνά εκτός του πεδίου του έργου και επομένως μπορεί να εκτελεσθεί από άλλες οργανώσεις εκτός εκείνων που ενεπλάκησαν στις πρώτες φάσεις του κύκλου ζωής. Αυτό βέβαια εξαρτάται από τη φύση του έργου

19 Οργάνωση Έργου Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ
Τι είναι έργο; Κίνδυνοι και αβεβαιότητα. Φάσεις του έργου Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Εισαγωγή Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες Εργοστρεφής οργάνωση Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Κεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Καθορισμός έργου. Διεργασίες οργάνωσης. Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων Διαχείριση Πόρων Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους. Καθορισμό δεικτών απόδοσης Εκτέλεση και έλεγχος του έργου. Διεργασίες Τερματισμού. Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

20 Οργάνωση Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου είναι μεμονωμένα άτομα, ομάδες ατόμων, οργανισμοί ή εταιρείες που επηρεάζουν ή επηρεάζονται άμεσα ή έμμεσα, θετικά ή αρνητικά, από τις διεργασίες και τα αποτελέσματα του έργου.

21 Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου (1/2)
1.        Επίδραση στο έργο: Άμεση σχέση με το έργο Ασκούν επιρροή στις συνθήκες του έργου Ιεραρχική σχέση με το έργο Τελείως άσχετα με το έργο, που επιδιώκουν επίτευξη προσωπικών σκοπών

22 Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου (2/2)
2.       Σύμφωνα με τη σχετική ικανότητά τους να επηρεάσουν το έργο: Εκείνα που είναι ελέγξιμα Εκείνα που είναι επιδεκτικά επηρεασμού Εκείνα των οποίων η ικανότητα επιρροής πρέπει να εκτιμηθεί

23 Οργάνωση Έργου Παράδειγμα
Κατασκευή συστήματος διοικητικής πληροφόρησης Ο διευθυντής του τμήματος επιθυμεί χαμηλό κόστος Ο αρχιτέκτονας του συστήματος μπορεί να δίνει έμφαση στις καλύτερες τεχνικές επιδόσεις Ο ανάδοχος που είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη του λογισμικού μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για τη μεγιστοποίηση των κερδών του.   Για να διασφαλίσει την επιτυχία του έργου, η ομάδα διαχείρισης έργου πρέπει να εντοπίζει τους εμπλεκόμενους φορείς, να προσδιορίζει τις απαιτήσεις τους και στη συνέχεια, να διαχειρίζεται και να επηρεάζει τις απαιτήσεις αυτές. Η διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών είναι δύσκολο έργο, καθώς τα ενδιαφερόμενα μέρη συχνά έχουν διαφορετικούς στόχους που μπορεί και να συγκρούονται μεταξύ τους.

24 Εξουσία του Διαχειριστή έργου
Οργάνωση Έργου Υπάρχουν τρία είδη. Οργάνωση κατά: Λειτουργίες Έργο Πίνακα ή δικτυωτή οργάνωση Δικτυωτή Λειτουργική Εξουσία του Διαχειριστή έργου Χαμηλή Υψηλή Είδος Οργάνωσης Εργοστρεφής

25 Οργάνωση κατά λειτουργίες
Καθώς στην οργάνωση με βάση τις λειτουργίες η εργασία διαχωρίζεται κατά τμήματα, οποιοδήποτε ερώτημα ή αίτημα πρέπει να διακινείται μεταξύ των επικεφαλής των τμημάτων προς έγκριση, προκαλώντας με τον τρόπο αυτό καθυστερήσεις. Επιπλέον, η ευθύνη για τη διαχείριση του Έργου διαμοιράζεται μεταξύ των Υπευθύνων Συντονιστών των Λειτουργιών (Επικεφαλής των Τμημάτων) και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε απουσία τελικής ευθύνης για τη διαχείριση του Έργου.   Κύριο πλεονέκτημα Πλήρης έλεγχος λειτουργίας από ομάδα έργου Τα μειονεκτήματα Δυσκολίες σε ταχύτητα, ευελιξία και επικοινωνία σε εκτέλεση έργων με διαλειτουργικό χαρακτήρα.

26 Οργάνωση κατά Έργο Τα κύρια πλεονεκτήματα Ταχύτητα Ευελιξία
Τα κύρια πλεονεκτήματα είναι η ταχύτητα και η ευελιξία. Καθώς οι ειδικοί βρίσκονται συγκεντρωμένοι εντός της ομάδας και είναι πλήρως δεσμευμένοι στο έργο, είναι ευκολότερη η ανταπόκριση σε μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και η έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. Η ευθύνη για την επιτυχία του έργου είναι σαφώς προσδιορισμένη και ανήκει στον υπεύθυνο συντονιστή.       Κύριο μειονέκτημα είναι το υψηλό κόστος πόρων, καθώς ο οργανισμός συχνά αναγκάζεται να προσλάβει επιπλέον προσωπικό με συγκεκριμένη εμπειρία, ώστε να υλοποιήσει ταυτόχρονα διαφορετικά έργα. Επιπλέον, αυτό το είδος δομής επιβαρύνει τα γενικά διοικητικά έξοδα, καθώς μπορεί να υπάρχουν χρονικά διαστήματα κατά τα οποία δεν απασχολούνται όλες οι ομάδες έργου.    Τα κύρια πλεονεκτήματα Ταχύτητα Ευελιξία Κύριο μειονέκτημα Υψηλό κόστος πόρων

27 Οργάνωση κατά Πίνακα Κύριο πλεονέκτημα
Στα μειονεκτήματα: καθώς ο υπεύθυνος συντονιστής λειτουργίας πρέπει να στελεχώσει πολλαπλά έργα με τους ίδιους ειδικούς. Κύριο πλεονέκτημα Συνδυάζει πλεονεκτήματα των δύο προηγούμενων. Διευκολύνει αποτελεσματική κατανομή πόρων σε διαφορετικά έργα Τα μειονεκτήματα Ενδεχόμενο σύγκρουσης υπευθύνου συντονιστή και υπευθύνου συντονιστή λειτουργίας αναφορικά με ανάθεση πόρων

28 Διαχειριστής Έργου Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ
Τι είναι έργο; Κίνδυνοι και αβεβαιότητα. Φάσεις του έργου Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Εισαγωγή Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες Εργοστρεφής οργάνωση Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Κεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Καθορισμός έργου. Διεργασίες οργάνωσης. Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων Διαχείριση Πόρων Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους. Καθορισμό δεικτών απόδοσης Εκτέλεση και έλεγχος του έργου. Διεργασίες Τερματισμού. Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

29 Βασικές Λειτουργίες Διαχειριστή Έργου
Ο ρόλος του διαχειριστή έργου μπορεί να ξεκινά σε διαφορετικά σημεία του κύκλου ζωής ενός έργου. Ασχολείται με βασικά ζητήματα όπως Τον χρονικό προγραμματισμό Την κατάρτιση του προϋπολογισμού Την κατανομή των πόρων Τη διαχείριση των πόρων Τις ανθρώπινες σχέσεις Τις διαπραγματεύσεις

30 Ορισμός του Έργου Ο διαχειριστής έργου πρέπει να: Καθορίσει το σκοπό
Καθορίσει τους στόχους και τους περιορισμούς του έργου Λαμβάνει όλες τις αποφάσεων του έργου Θεσπίζει τις βασικές παραμέτρους ελέγχου της διαχείρισης του έργου Μοιράζει ρόλους των εμπλεκομένων φορέων Διευκρινίζει αλυσίδα ιεραρχίας και στρατηγική επικοινωνίας Ελέγχει διαδικασία ελέγχου και αλλαγών Έλεγχος Μέτρηση προόδου Επικοινωνία Διορθωτικές ενέργειες Αποπεράτωση έργου Ορισμός Εύρεση υποστηρικτή Ορισμός ενδιαφερομένων μερών Διατύπωση κανόνων έργου Προγραμματισμός Διαχείριση κινδύνου Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος Εκτίμηση Δήλωση εργασιών Μήτρα ευθυνών Πρόγραμμα επικοινωνίας Χάρτης έργου Ημερολόγιο κινδύνου Χρονοδιάγραμμα Προϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες

31 Προγραμματισμός Έργου
Ο διαχειριστής έργου Συγκεντρώνει τις λεπτομέρειες της επίτευξης των στόχων Εκτιμά πόση εργασία συνεπάγεται το έργο Ποιος θα εκτελέσει την εργασία Πότε θα την εκτελεστεί Πόσο θα κοστίσει Κάνει διαχείρισης κινδύνου Εντοπίζει τους τομείς της μεγαλύτερης αβεβαιότητας Καταλήγει σε στρατηγικές για τη διαχείριση των κινδύνων Έλεγχος Μέτρηση προόδου Επικοινωνία Διορθωτικές ενέργειες Αποπεράτωση έργου Ορισμός Εύρεση υποστηρικτή Ορισμός ενδιαφερομένων μερών Διατύπωση κανόνων έργου Προγραμματισμός Διαχείριση κινδύνου Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος Εκτίμηση Δήλωση εργασιών Μήτρα ευθυνών Πρόγραμμα επικοινωνίας Χάρτης έργου Ημερολόγιο κινδύνου Χρονοδιάγραμμα Προϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες

32 Έλεγχος Έργου Πραγματοποιεί δραστηριότητες όπως: Μέτρηση προόδου
Επικοινωνία Διορθωτικές ενέργειες Έλεγχος Μέτρηση προόδου Επικοινωνία Διορθωτικές ενέργειες Αποπεράτωση έργου Ορισμός Εύρεση υποστηρικτή Ορισμός ενδιαφερομένων μερών Διατύπωση κανόνων έργου Προγραμματισμός Διαχείριση κινδύνου Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος Εκτίμηση Δήλωση εργασιών Μήτρα ευθυνών Πρόγραμμα επικοινωνίας Χάρτης έργου Ημερολόγιο κινδύνου Χρονοδιάγραμμα Προϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες Ο έλεγχος του έργου περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που βοηθούν το έργο να συνεχίσει να κινείται προς το στόχο. Οι δραστηριότητες αυτές περιλαμβάνουν:

33 Διεργασίες Έργου Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ
Τι είναι έργο; Κίνδυνοι και αβεβαιότητα. Φάσεις του έργου Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Εισαγωγή Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες Εργοστρεφής οργάνωση Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Κεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Καθορισμός έργου. Διεργασίες οργάνωσης. Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων Διαχείριση Πόρων Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους. Καθορισμό δεικτών απόδοσης Εκτέλεση και έλεγχος του έργου. Διεργασίες Τερματισμού. Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ Κάθε φάση ενός έργου είναι σαν ένα πάζλ που καλείται να επιλυθεί. Τα κομμάτια του είναι οι δραστηριότητες του έργου, αρκετές από τις οποίες είναι αλληλοεξαρτώμενες. Ο μεγάλος αριθμός των δραστηριοτήτων που καλείται να εκτελέσει ο διαχειριστής του έργου καθιστούν αναγκαία την ανάπτυξη μιας μεθοδολογικής προσέγγισης. Χρειάζεται μια αναλυτική διαδικασία που έχει ως σκοπό την κατανόηση της αλληλουχίας των εργασιών και την επίτευξη του ζητούμενου κάθε φάσης. Οι κυριότερες διεργασίες για κάθε φάση αναπτύσσονται παρακάτω.

34 Καθορισμός Έργου Κάθε φάση ενός έργου είναι σαν ένα πάζλ που καλείται να επιλυθεί. Τα κομμάτια του είναι οι δραστηριότητες του έργου, αρκετές από τις οποίες είναι αλληλοεξαρτώμενες. Ο μεγάλος αριθμός των δραστηριοτήτων που καλείται να εκτελέσει ο διαχειριστής του έργου καθιστούν αναγκαία την ανάπτυξη μιας μεθοδολογικής προσέγγισης. Χρειάζεται μια αναλυτική διαδικασία που έχει ως σκοπό την κατανόηση της αλληλουχίας των εργασιών και την επίτευξη του ζητούμενου κάθε φάσης. Οι κυριότερες διεργασίες για κάθε φάση αναπτύσσονται παρακάτω.

35 Οργάνωση Έργου Κατά τη φάση αυτή Ορίζεται περιεχόμενο εργασιών
Ταξινομούνται ιεραρχικά οι εργασίες Καθορίζονται οι γραμμές επικοινωνίας μεταξύ και στο εσωτερικό των οργανώσεων Θεσπίζονται διαδικασίες για την εξουσιοδότηση εργασιών και την κατάρτιση και διανομή εκθέσεων Κατασκευάζεται ένας πίνακας αρμοδιοτήτων Γίνεται αναλυτικότερη εκτίμηση κόστους και μια λεπτομερής πρόταση προϋπολογισμού Κατά τη φάση αυτή Ορίζεται περιεχόμενο εργασιών Ταξινομούνται ιεραρχικά οι εργασίες κάθε οντότητας που συμμετέχει στο έργο. Καθορίζονται οι γραμμές επικοινωνίας μεταξύ και στο εσωτερικό των οργανώσεων Θεσπίζονται διαδικασίες για την εξουσιοδότηση ερ­γασιών και την κατάρτιση και διανομή εκθέσεων Κατασκευάζεται ένας πίνακας αρμοδιοτήτων, ο οποίος δείχνει ποια οργανωτική μονάδα είναι υπεύθυνη για ποιο στοιχείο. Γίνεται αναλυτικότερη εκτίμηση κόστους και μια λεπτομερής πρόταση προϋπολογισμού, οι οποίες υποβάλλονται για έγκριση στη διοίκηση

36 Ανάλυση Δραστηριοτήτων
Κατά τη φάση αυτή Πραγματοποιείται αξιολόγηση των αναγκών σε πόρους, και κατάρτιση λεπτομερούς χρονοπρογραμματισμού Εκπονείται κατάλογος δραστηριοτήτων Καθορισμός ορόσημων Στόχος: Εκτέλεση των εργασιών με λογικό, οικονομικά συνετό και τεχνικά εφικτό τρόπο. Ο τερματισμός σημαντικών δραστηριοτήτων ορίζεται ως ορόσημο και αναπαρίσταται στο μοντέλο δικτύου ως κόμβος. Τα ορόσημα παρέχουν πληροφορίες που στηρίζουν τον έλεγχο του έργου και αποτελούν τη βάση για τον προϋπολογισμό, το χρονοπρόγραμμα και τη διαχείριση των πόρων. Καθώς το έργο προχωρά, το μοντέλο πρέπει να ενημερώνεται ώστε να συμπεριλαμβάνει τις νέες δραστηριότητες, την επιτυχημένη ολοκλήρωση εργασιών και τυχόν αλλαγές στον σχεδιασμό, την οργάνωση και τον χρονοπρογραμματισμό. Οι αλλαγές αυτές είναι συνεπεία της αβεβαιότητας, των νέων αναγκών ή νέων τεχνολογικών και πολιτικών εξελίξεων.

37 Χρονικός Προγραμματισμός Έργου
Κατά τη φάση αυτή παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το : Τι απαιτείται Πώς αυτό θα επιτευχθεί Πότε θα επιτευχθεί Ποιος θα είναι υπεύθυνος για το επιτυχές αποτέλεσμα κάθε δραστηριότητας Παρακολούθηση και έλεγχο της προόδου υλοποίησης του έργου Το χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων αποτελεί τη σπονδυλική στήλη κάθε έργου και είναι πολύ σημαντικό για ένα επιτυχές αποτέλεσμα. Εφαρμογή Αναλυτικής Δομής Εργασίων Προσδιορισμός Δραστηριοτήτων Καθορισμός διαδοχής -εξάρτησης δραστηριοτήτων Εκτίμηση διάρκειας Δραστηριοτήτων Χρονικός Προγραμματισμός

38 Διαχείριση Πόρων Κατά τη φάση αυτή
Προσδιορίζονται οι φυσικοί πόροι που απαιτούνται Πραγματοποιείται παράλληλα με την ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος δραστηριοτήτων Επηρεάζει άμεσα την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Προσδιορισμός είδους και ποσότητας πόρων Εκπόνηση χρονοδιαγραμματος χρήσης πόρων Ανάθεση πόρων σε δραστηριότητες του έργου Κατά τη φάση αυτή Προσδιορίζονται οι φυσικοί πόροι που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου και προγραμματίζει τη χρήση τους κατά τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης του έργου. Για να εκπονηθεί το σχέδιο διαχείρισης πόρων, θα πρέπει προφανώς να έχουν προσδιοριστεί όλες οι δραστηριότητες και οι εργασίες. Γενικά, ο σχεδιασμός της διαχείρισης πόρων θα πρέπει να πραγματοποιείται παράλληλα με την ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος δραστηριοτήτων, καθώς ο καθορισμός των απαιτήσεων σε πόρους επηρεάζει άμεσα την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων.

39 Προϋπολογισμός Έργου Κατά τη φάση αυτή γίνεται εκτίμηση του κόστους των δραστηριοτήτων και των πόρων Ο προϋπολογισμός προκύπτει από την εκτίμηση του κόστους των δρα­στηριοτήτων και των πόρων. Καθώς ο χρονικός προγραμματισμός του έργου συν­δέει τις δραστηριότητες και τη χρήση των πόρων με ένα χρονοδιάγραμμα, ο προϋπολογισμός συνδέεται επίσης με το ίδιο χρονοδιάγραμμα. Με βάση τις πληροφορίες αυτές, μπορεί να πραγματοποιηθεί μια ανάλυση χρηματορροής και μπορεί να ελεγχθεί η εφικτότητα των προβλεπόμενων προϋπολογισθέντων εξόδων. Εάν η προκύπτουσα χρηματορροή ή ο προκύπτων προϋπολογισμός δεν είναι αποδεκτοί, ο χρονοπρογραμματισμός πρέπει να τροποποιηθεί. Αυτό γί­νεται συχνά καθυστερώντας τις δραστηριότητες που έχουν χρονικό περιθώριο. Αφού καταρτισθεί ένας αποδεκτός προϋπολογισμός, αυτός αποτελεί το βασικό χρηματοοικονομικό εργαλείο του έργου. Μπορούν να διευθετηθούν πι­στωτικές διευκολύνσεις και δάνεια και μπορεί να εκτιμηθεί το κόστος της χρη­ματοδότησης του έργου. Καθώς προχωρούν οι εργασίες, συγκεντρώνονται πλη­ροφορίες σχετικά με το πραγματικό κόστος, οι οποίες συγκρίνονται με τον προϋπολογισμό. Η σύγκριση αυτή αποτελεί τη βάση για τον έλεγχο του κό­στους Η αλληλουχία των δραστηριοτήτων κατά τη φάση του αναλυτικού σχε­διασμού συνοψίζεται στο Σχήμα 11.

40 Καθορισμός Δεικτών Απόδοσης Έργου
Ορισμός: Οι δείκτες είναι συνήθως ποσοτικά μέτρα ή παρατηρήσεις που ορίζουν τον τρόπο με τον οποίο η απόδοση θα μετράται βάσει συγκεκριμένης κλίμακας. Τα διάφορα επίπεδα δεικτών έχουν ως εξής: Οικονομικοί δείκτες Δείκτες εκροών Δείκτες αποτελεσμάτων Δείκτες επιπτώσεων Ορισμός: Οι δείκτες είναι συνήθως ποσοτικά μέτρα ή κάποιες ποιοτικές παρατηρήσεις που ορίζουν τον τρόπο με τον οποίο η απόδοση θα μετράται βάσει συγκεκριμένης κλίμακας, χωρίς να καθορίζεται συγκεκριμένο επίπεδο επίτευξης.

41 Είδη Δεικτών Απόδοσης Έργου (1/2)
Οικονομικοί δείκτες: Χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση σχετικά με τις καταβολές για το έργο και τους διαθέσιμους πόρους. Δείκτες εκροών: Έχουν σχέση με τη δραστηριότητα. Μετρώνται σε φυσικές μονάδες (π.χ. Μήκος του δρόμου που κατασκευάζεται) παρακολούθηση της υλοποίησης ενός έργου και η αξιολόγηση της απόδοσής του σε σύγκριση με τους διατυπωμένους στόχους και σκοπούς για αυτό, είναι αναγκαία η χρησιμοποίηση ενός συνόλου δεικτών που θα μπορούσαν να αποφασιστούν κατά τη φάση προγραμματισμού, έτσι ώστε να είναι δυνατή η συλλογή των σχετικών με αυτούς δεδομένων.

42 Είδη Δεικτών Απόδοσης Έργου (2/2)
Δείκτες αποτελεσμάτων: Έχουν σχέση με τα άμεσα και έμμεσα αποτελέσματα που επιφέρει ένα έργο. Παρέχουν πληροφορίες για τις αλλαγές π.χ. στη συμπεριφορά, την ικανότητα ή την απόδοση των άμεσων δικαιούχων. Δείκτες επιπτώσεων: Αναφέρονται στις συνέπειες του έργου πέραν της άμεσης επίδρασης στους άμεσους δικαιούχους του (αναφέρονται δηλ. στις συνέπειες που εμφανίζονται μετά την παρέλευση κάποιου χρόνου αλλά συνδέονται άμεσα με τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν).

43 Συγκεκριμένες επιπτώσεις
Παράδειγμα Πιθανοί δείκτες για μεγάλο έργο υποδομής (π.χ. κατασκευή δρόμου) Περιγραφή Δείκτες Εκροές Κατασκευή δρόμου Οικονομικοί: κόστος Φυσικοί: κατασκευασθέντα χιλιόμετρα Αποτελέσματα Μειωμένος χρόνος μετάβασης Μειωμένο κόστος μεταφορών Εξοικονόμηση χρόνου σε λεπτά Εξοικονόμηση κόστους (%) Συγκεκριμένες επιπτώσεις Αυξημένες ροές ατόμων και αγαθών Ροές κυκλοφορίας (αναφέρονται δηλ. στις συνέπειες που εμφανίζονται μετά την παρέλευση κάποιου χρόνου αλλά συνδέονται άμεσα με τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν).

44 Έλεγχος και Εκτέλεση Έργου
Τα συστήματα ελέγχου του έργου σχεδιάζονται για τρεις σκοπούς: Εντοπισμό αποκλίσεων Εντοπισμό προέλευσης αποκλίσεων Υποστήριξη αποφάσεων διοίκησης που στοχεύουν στην επαναφορά στην επιθυμητή πορεία. Η αποτελεσματικότητα συγκρίνει αυτό που έγινε με αυτό που είχε αρχικά προγραμματιστεί, δηλαδή συγκρίνει τις πραγματικές με τις αναμενόμενες ή εκτιμώμενες εκροές, τα αποτελέσματα και τις επιπτώσεις. Η αποδοτικότητα εξετάζει το λόγο μεταξύ των εκροών, των αποτελεσμάτων ή/και των επιπτώσεων του έργου και των εισροών (ιδιαίτερα των οικονομικών πόρων) που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξή τους.

45 Διεργασίες Τερματισμού Έργου
Τα συστήματα ελέγχου του έργου σχεδιάζονται για τρεις σκοπούς: Διοικητικό κλείσιμο Επισκόπηση αξιολόγησης του έργου Επισκόπηση έργου σε κανονική λειτουργία Διοικητικό κλείσιμο: είναι η διεργασία μέσω της οποίας συλλέγονται και αρχειοθετούνται όλα τα αρχεία του έργου και αποδεσμεύονται όλοι οι παρεχόμενοι στο έργο πόροι. Επισκόπηση αξιολόγησης του έργου: είναι η διεργασία μέσω της οποίας γίνεται αξιολόγηση του έργου (επιτεύχθηκαν οι στόχοι του έργου; τι πήγε καλά και τι όχι; ήταν καλή η ποιότητα της διαχείρισης έργου; κλπ.). Επισκόπηση έργου σε κανονική λειτουργία: είναι η διεργασία μέσω της οποίας γίνονται εκτιμήσεις για τα οφέλη του έργου μετά από μία περίοδο χρήσης/λειτουργίας.

46 Παράγοντες Επιτυχίας Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ
Τι είναι έργο; Κίνδυνοι και αβεβαιότητα. Φάσεις του έργου Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Εισαγωγή Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες Εργοστρεφής οργάνωση Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Κεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Καθορισμός έργου. Διεργασίες οργάνωσης. Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων Διαχείριση Πόρων Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους. Καθορισμό δεικτών απόδοσης Εκτέλεση και έλεγχος του έργου. Διεργασίες Τερματισμού. Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

47 Παράγοντες Επιτυχίας Δέκα παράγοντες που συμβάλουν στην επιτυχία του έργου Αποστολή και στόχοι του έργου Υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης Προγραμματισμός του έργου Διαβούλευση με τον πελάτη Θέματα προσωπικού Τεχνικά θέματα Αποδοχή από τον πελάτη Έλεγχος του έργου Επικοινωνία Αποκατάσταση προβλημάτων

48 Τυπικό Έργο

49 Συμπεράσματα Σύνθετο πρόβλημα Δεν υπάρχουν σίγουρες λύσεις
Σημαντική η οργάνωση και ο διαχειριστής του έργου Εκτίμηση κινδύνων

50 Ευχαριστώ

51 Ερώτηση 1 (1/2) Εξηγήστε τη διαφορά μεταξύ ενός έργου και ενός συστήματος παραγωγής Σύστημα παραγωγής παρτίδων: Χαρακτηριστικά: Προσφέρονται κυρίως για λειτουργίες με Υψηλό ποσοστό ζήτησης καθώς Υψηλή συνολική ζήτηση Αποδοτικό όσον αφορά την επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων Μεταβάλλονται πολύ δύσκολα Ο προσανατολισμός τους είναι καθορισμένος και οι εφαρμογές τους περιορισμένες.

52 Ερώτηση 1 (2/2) Εξηγήστε τη διαφορά μεταξύ ενός έργου και ενός συστήματος παραγωγής Χαρακτηριστικά έργων: Πολύ χαμηλή ζήτηση (μερικές μόνον μονάδες) Λόγω της μη επαναληπτικής φύσης των συστημάτων αυτών, η προηγούμενη εμπειρία μπορεί να έχει περιορισμένη μόνον αξία Η μάθηση είναι λιγοστή Καταβληθούν εκτενείς προσπάθειες διαχείρισης Για τον σχεδιασμό Την παρακολούθηση Έλεγχο των δραστηριοτήτων της οργάνωσης

53 Ερώτηση 2 (1/3) Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό. Έμφαση στην τεχνολογία: Η ανάπτυξη θεραπείας για το AIDS Οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν πρωταρχική σημασία Πρέπει να επιτευχθούν Με κόστος τον χρονικό προγραμματισμό και το προϋπολογισμό Τεχνολογικές αβεβαιότητες

54 Ερώτηση 2 (2/3) Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό. Έμφαση στο κόστος: Έργα μειοδοτικών διαγωνισμών Ο προϋπολογισμός είναι καθορισμένος Οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια. Οι οικονομικοί κίνδυνοι είναι συνήθως μικροί και ελέγξιμοι Σχόλιο: Υπάρχουν και χρονοδιαγράμματα τα οποία πρέπει να τηρηθούν αλλά είναι πιο εύκολο να παραδοθεί το έργο με μία ανεκτή καθυστέρηση από το να σταματήσει επειδή τελείωσαν οι πόροι.

55 Ερώτηση 2 (3/3) Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό. Έμφαση στον χρονικό προγραμματισμό: οργάνωση ενός συνεδρίου Η ομάδα οργάνωσης του έργου θα πρέπει να: Δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα στο οποίο να προβλέπονται όλες οι παρατάσεις που θα δοθούν Υπάρχουν ορόσημα για την παράδοση των περιλήψεων καθώς και του πλήρες κειμένου των εργασιών Δεσμεύσει μία αίθουσα για την διεξαγωγή του συνεδρίου Συστήσει την επιστημονική ομάδα που θα κρίνει τις εργασίες. Εκτιμήσει το κόστος του συνεδρίου και των αναμενόμενων εσόδων από χορηγούς και από τις συνδρομές των συμμετεχόντων

56 Ερώτηση 3 (1/3) Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων Ως έργο το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας.

57 Ερώτηση 3 (2/3) Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων Είναι ένα συστήματα παραγωγής παρτίδων. Χρησιμοποιούνται όταν, στην ίδια εγκατάσταση, πραγματοποιείται επεξεργασία διάφορων προϊόντων ή υπηρεσιών Όταν ο δείκτης ζήτησης δεν είναι αρκετά υψηλός

58 Ερώτηση 3 (3/3) Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους Είναι σύστημα μαζικής παραγωγής Καθορισμένος προσανατολισμός Περιορισμένες εφαρμογές Αυτοματοποιημένος χειρισμός υλικών Χρήση κυλιόμενων διαδρόμων

59 Ερώτηση 4 (1/2) Ο σχεδιασμός του έργου αποτελεί τη βάση για την παρακολούθηση τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου μετά την έναρξή του. Αναφέρετε τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού του έργου Πιο συγκεκριμένα η φάση αυτή συνίσταται από τα εξής στοιχεία: Σχεδιασμό προϊόντων και διεργασιών Απαιτήσεις επιδόσεων Αναλυτική ανάθεση εργασιών Πληροφορίες που αφορούν το χρονοδιάγραμμα Σχέδια διαχείρισης πόρων και κόστους Προϋπολογισμοί Έλεγχο και διόρθωση του έργου Πιθανές αλλαγές είναι δυνατό να συμβούν με μικρό κόστος.

60 Ερώτηση 4 (2/2) Ο σχεδιασμός του έργου αποτελεί τη βάση για την παρακολούθηση τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου μετά την έναρξή του. Αναφέρετε τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού του έργου Οι διεργασίες αυτές δεν ακολουθούν η μία την άλλη με σειριακό τρόπο αλλά έχουν τη μορφή του παρακάτω σχήματος.