Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

Παρουσίαση με θέμα: "Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

2 Σκοπός και Περιεχόμενα του Κεφαλαίου
Να ορίσει τι είναι προδιαγνωστική μελέτη και μελέτη σκοπιμότητας, για ποιο λόγο γίνονται, πότε γίνονται, πως γίνονται και ποια είναι περιεχόμενά τους Θα εξεταστούν: οι παράγοντες που δηλώνουν την ύπαρξη πληροφοριακού προβλήματος σ’ έναν οργανισμό οι ενδείξεις για διερεύνηση του ανασχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος ή/και της αυτοματοποίησής του τα χαρακτηριστικά που δηλώνουν ότι το πρόβλημα που έχει δημιουργηθεί μπορεί να λυθεί ή όχι με τη χρήση πληροφορικής Τέλος, θα περιγραφούν: η Προδιαγνωστική Μελέτη και η Μελέτη Σκοπιμότητας Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

3 Βαθμός Αρτιότητας Λειτουργίας ενός Οργανισμού
Βαθμός Αρτιότητας Λειτουργίας ενός Οργανισμού Προσδιορίζεται από τις τιμές ορισμένων βασικών χαρακτηριστικών, όπως: Αποτελεσματικότητα (Effectiveness) Εκφράζει το μέτρο κατά το οποίο ο οργανισμός ανταποκρίνεται στην αποστολή του, δηλαδή κατά πόσο πετυχαίνει τους στόχους του και κατά πόσο οι υπηρεσίες που προσφέρει είναι οι αναμενόμενες, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά Αποδοτικότητα (Efficiency) Εκφράζει το μέτρο επιτυχίας του συνδυασμού των πόρων (ανθρώπων, μηχανών,κεφαλαίων) που διαθέτει ο οργανισμός για την επίτευξη της αποστολής του Αξιοπιστία (Reliability) Εκφράζει το μέτρο κατά το οποίο ο Οργανισμός πετυχαίνει τους στόχους του με συνέπεια Ευελιξία (Flexibility) - Ικανότητα Προσαρμογής (Adaptability) Εκφράζει την ικανότητα του Οργανισμού να ανταποκρίνεται και να προσαρμόζεται σε αλλαγές και τροποποιήσεις που προέρχονται από το περιβάλλον του, όπως επίσης και την ικανότητα εκτέλεσης έκτακτων έργων χωρίς αξιόλογη διαταραχή της λειτουργίας του Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

4 Ύπαρξη Πληροφοριακού Προβλήματος
Ο μετασχηματισμός των «γεγονότων» σε πληροφορίες καθυστερεί χρονικά ή Δεν έχει τα αναμενόμενα ποιοτικώς αποτελέσματα, δηλαδή δεν παρέχονται έγκαιρα πληροφορίες στις εκτελεστικές και ελεγκτικές διαδικασίες και λειτουργίες, αλλά και σε όλα τα επίπεδα της διοίκησης Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

5 Επακόλουθα ύπαρξης προβλήματος
Διατάραξη της εύρυθμης λειτουργίας του Οργανισμού Επιδείνωση της ποιότητας της εξυπηρέτησης που προσφέρεται Ελλιπής λειτουργία του συστήματος ελέγχου Διατάραξη των σχέσεων του Οργανισμού με το περιβάλλον του Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

6 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας 25 Οκτωβρίου 2007

7 Περαιτέρω διερεύνηση προβλήματος (Ι)
Συνήθης αιτία δημιουργίας πληροφοριακού προβλήματος: το χάσμα που υπάρχει μεταξύ ενός στατικού πληροφοριακού συστήματος και μιάς μεταβαλλόμενης οργανωτικής δομής Ενδείξεις για διερεύνηση του ανασχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος και της χρήσης πληροφορικής: Αύξηση του όγκου των πρωτογενών πληροφοριών που απαιτούν επεξεργασία Αλλαγή των απαιτήσεων σε πληροφορίες Απαίτηση για τη μείωση του χρόνου επεξεργασίας Συνήθως σε συνδυασμό με απαίτηση για βελτίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας (μείωση λαθών) Προβληματική λειτουργία του συστήματος επικοινωνίας των εσωτερικών λειτουργιών (τόσο μεταξύ τους όσο και με το περιβάλλον) Μία από τις συνηθισμένες αιτίες δημιουργίας πληροφοριακού προβλήματος βρίσκεται στο χάσμα που υπάρχει μεταξύ ενός στατικού πληροφοριακού συστήματος και μιας μεταβαλλόμενης οργανωτικής δομής, αφού τα συστήματα που εξετάζουμε είναι δυναμικά. Συνηθισμένες ενδείξεις, που δημιουργούν στη Διοίκηση την ανάγκη να προχωρήσει σε διερεύνηση του ανασχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος και της χρήσης πληροφορικής, είναι: Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

8 Περαιτέρω διερεύνηση προβλήματος (ΙΙ)
Υψηλό υπαλληλικό κόστος Λάθη των επεξεργασιών Εκτέλεση περιττών επεξεργασιών Μείωση της αποτελεσματικότητας (Effectiveness) του Οργανισμού Αδυναμία εκτέλεσης εργασιών ή ολόκληρων λειτουργιών με τα συμβατικά υπαλληλικά μέσα Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

9 Αντιμετώπιση προβλήματος: με Χειρόγραφη Επεξεργασία ή με χρήση Η/Υ
Αντιμετώπιση προβλήματος: με Χειρόγραφη Επεξεργασία ή με χρήση Η/Υ Το πρόβλημα της επεξεργασίας των πληροφοριών μπορεί να λυθεί: είτε με χειρόγραφη επεξεργασία είτε με τη χρήση πληροφορικής και εισαγωγή Η/Υ Οι παράγοντες που οδηγούν στην επιλογή της πλέον κατάλληλης από τις δύο λύσεις είναι οι τιμές που παίρνουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: Όγκος των πληροφοριών για επεξεργασία Πολυπλοκότητα της επεξεργασίας Συχνότητα της επεξεργασίας Αλγοριθμική επαναληπτική μορφή της επεξεργασίας Κόστος επεξεργασίας και αποθήκευσης Απαιτήσεις σε χρόνο αντίδρασης Σημαντικότητα και συχνότητα των λαθών Γενικά, το πρόβλημα της επεξεργασίας των πληροφοριών μπορεί να λυθεί είτε με χειρόγραφη επεξεργασία είτε με τη χρήση πληροφορικής και εισαγωγή Η/Υ. Οι παράγοντες που οδηγούν στην επιλογή της πιο κατάλληλης από τις δύο λύσεις είναι οι τιμές που παίρνουν στην κάθε περίπτωση τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: (διαφάνεια) Η διαπίστωση του προβλήματος, όπως είπαμε παραπάνω, θα πρέπει να γίνει από έμπειρους ειδικούς σ’ αυτό τον τομέα, σε συνεργασία με στελέχη του Οργανισμού, τα οποία γνωρίζουν καλά τις λεπτομέρειες λειτουργίας του συστήματος. Κι αυτό γιατί η σχετική εργασία αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική, αφού στα συμπεράσματα της θα στηριχτεί όλη η περαιτέρω πορεία. Ακριβώς αυτή η ανάγκη προσεχτικής διερεύνησης και αντιμετώπισης των προβλημάτων και των εναλλακτικών λύσεων οδηγεί στη διεξαγωγή μιας προδιαγνωστικής μελέτης (Preliminary Study). Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

10 Από ποιούς διαπιστώνεται το πρόβλημα και πως συνεχίζουμε
Από έμπειρους ειδικούς σ’ αυτό τον τομέα σε συνεργασία με στελέχη του Οργανισμού που γνωρίζουν καλά τις λεπτομέρειες λειτουργίας του συστήματος Η σχετική εργασία αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική, αφού στα συμπεράσματα της θα στηριχτεί όλη η περαιτέρω πορεία Η ανάγκη προσεκτικής διερεύνησης και αντιμετώπισης των προβλημάτων και των εναλλακτικών λύσεων οδηγεί στη διεξαγωγή μιας προδιαγνωστικής μελέτης (Preliminary Study) Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

11 ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ

12 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

13 Αντικείμενο Προδιαγνωστικής Μελέτης
Παροχή στη Διοίκηση και στους μελλοντικούς χρήστες του συστήματος μιας πολύ γενικής εικόνας του νέου συστήματος Εκτίμηση για τη σκοπιμότητα της συνέχισης του έργου Ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση μεγάλων έργων στα οποία απαιτείται σημαντική δαπάνη χρήματος και χρόνου για την εκτέλεση της μελέτης σκοπιμότητας που θα εξετασθεί παρακάτω Απαντά στο ερώτημα ««Είναι σκόπιμη η δαπάνη χρήματος, χρόνου και πόρων για την παραπάνω μελέτη ή και ανάπτυξη ενός νέου πληροφοριακού συστήματος;» Είναι σημαντική η απάντηση στο παραπάνω ερώτημα γιατί συνήθως η ανάπτυξη νέου πληροφοριακού συστήματος ξεκινά με ένα έγγραφο που δεν προσδιορίζει το πραγματικό πρόβλημα ή το προσδιορίζει ανεπαρκώς Στη φάση αυτή, συνήθως, δεν έχει διασαφηνιστεί ποιος θα κάνει τη μελέτη σκοπιμότητας, τι μέσα θα χρειαστούν για την ολοκλήρωσή της και ποια θα είναι τα χαρακτηριστικά στοιχεία κόστους της πιθανής λύσης. Έτσι, η Διοίκηση χρειάζεται μια έκθεση που θα δείχνει ποιο θα είναι το περιεχόμενο, το κόστος και η διάρκεια της μελέτης σκοπιμότητας και θα κάνει προτάσεις σχετικά με το φορέα που θα την αναλάβει. Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

14 Γιατί γίνεται η Προδιαγνωστική Μελέτη
Συνήθως στη φάση αυτή δεν έχει διασαφηνιστεί ποιος θα κάνει τη μελέτη σκοπιμότητας τι μέσα θα χρειαστούν για την ολοκλήρωσή της και ποια θα είναι τα χαρακτηριστικά στοιχεία κόστους της πιθανής λύσης Έτσι, η Διοίκηση χρειάζεται μια έκθεση που θα δείχνει ποιο θα είναι το περιεχόμενο, το κόστος και η διάρκεια της μελέτης σκοπιμότητας και θα κάνει προτάσεις σχετικά με το φορέα που θα την αναλάβει Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

15 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (1/4)
Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (1/4) Εξωτερικοί Σύμβουλοι και Ειδικοί Στελέχη του Οργανισμού Μικτές Ομάδες Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

16 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (2/4)
Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (2/4) Εξωτερικοί Σύμβουλοι και Ειδικοί Διαθέτουν θεωρητικά και πρακτικά εκπαιδευμένο προσωπικό με εμπειρία σε παρόμοια έργα Το έργο που μπορεί να ανατεθεί στους εξωτερικούς συμβούλους είναι: Εκτέλεση όλων των φάσεων ανάπτυξης του νέου συστήματος ή Διεξαγωγή μόνο της προδιαγνωστικής μελέτης Επόμενες φάσεις από στελέχη του οργανισμού ή από άλλους εξωτερικούς συμβούλους ή μικτές ομάδες Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

17 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (3/4)
Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (3/4) Στελέχη του Οργανισμού Στελέχη έμπειρα σε αντίστοιχα έργα που μπορούν να αναλάβουν τη διεξαγωγή της προδιαγνωστικής μελέτης Οικονομικό όφελος για τον Οργανισμό Αύξηση πιθανοτήτων επιτυχίας του έργου, λόγω συνδυασμού γνώσεων των στελεχών σε: Ειδικές τεχνικές μεθόδους Λειτουργία του οργανισμού Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

18 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (4/4)
Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης (4/4) Μικτές Ομάδες Συνδυασμός των πλεονεκτημάτων των δύο προηγούμενων Εξωτερικοί υπάλληλοι Στελέχη οργανισμού Αποτελεί και εκπαίδευση για τα στελέχη του Οργανισμού, τα οποία έτσι αποκτούν γνώσεις και εμπειρία, που θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν σε μελλοντικά έργα Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

19 Προϊόν Προδιαγνωστικής Μελέτης
Εισήγηση (με βάση τις αναμενόμενες ποσοτικές και ποιοτικές ωφέλειες του νέου συστήματος) Για την εκτέλεση του έργου και επομένως σύνταξη μιάς Μελέτης Σκοπιμότητας και Ανάλυση των υπαρχουσών Διαδικασιών ή Για την εγκατάλειψή του Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

20 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Αν η Εισήγηση Προδιαγνωστικής μελέτης καταλήγει στην εκτέλεση του έργου θα πρέπει επίσης να περιέχει: Αντικείμενο (Subject) Εμβέλεια (Scope) Αντικειμενικούς σκοπούς (Objectives) Χρονική διάρκεια Κόστος Φορέα (εξωτερικοί σύμβουλοι, στελέχη του Οργανισμού, μικτές ομάδες κ.λ.π.) που θα την εκτελέσει Προϊόν της προτεινόμενης μελέτης σκοπιμότητας Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

21 Είναι αναγκαία η προδιαγνωστική μελέτη;
Είναι αναγκαία η προδιαγνωστική μελέτη; Ορισμένοι θεωρούν ότι είναι πολυτέλεια Γιατί συνήθως περιλαμβάνει και εργασίες που θα ξαναγίνουν πιο αναλυτικά σε επόμενες φάσεις. πρέπει να γίνεται μόνο για έργα που κατ’ εκτίμηση προϋποθέτουν μεγάλες δαπάνες, μεγάλο χρόνο ανάπτυξης ή είναι ζωτικής σημασίας για τον Οργανισμό. Εντούτοις, ο χωρισμός του όλου έργου σε σαφείς διαδοχικές φάσεις δικαιολογείται από τους παρακάτω λόγους: Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

22 Πλεονεκτήματα μοιράσματος του έργου σε διαδοχικές φάσεις
Πλεονεκτήματα μοιράσματος του έργου σε διαδοχικές φάσεις Επανάληψη ορισμένων εργασιών αυξάνει τις πιθανότητες σχεδιασμού ενός πετυχημένου συστήματος Δημιουργία σημείων ελέγχου (π.χ. τέλος φάσεως) Εξέταση του έργου που εκτελέστηκε και διαπίστωση αν ικανοποιεί τις απαιτήσεις τους ή απαιτεί αναθεώρηση ριζική ή μερική Τα περισσότερα έργα είναι αρκετά πολύπλοκα Δύσκολη η εκτίμηση των δαπανών που απαιτούνται, αν δεν έχει προχωρήσει ο σχεδιασμός σε λεπτομέρειες Ορισμένοι θεωρούν ότι η προδιαγνωστική μελέτη είναι πολυτέλεια, γιατί συνήθως περιλαμβάνει και εργασίες που θα ξαναγίνουν πιο αναλυτικά σε επόμενες φάσεις. Επίσης, ότι πρέπει να γίνεται μόνο για έργα που κατ’ εκτίμηση προϋποθέτουν μεγάλες δαπάνες, μεγάλο χρόνο ανάπτυξης ή είναι ζωτικής σημασίας για τον Οργανισμό. Εντούτοις, ο χωρισμός του όλου έργου σε σαφείς διαδοχικές φάσεις δικαιολογείται από τους εξής λόγους: Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

23 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

24 ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ Η συνέχιση του έργου εξαρτάται από το αποτέλεσμα της προδιαγνωστικής μελέτης. Έτσι, κατ΄αρχήν πρέπει να προσδιοριστεί αν υπάρχουν δραστηριότητες οι οποίες μπορούν, και είναι σκόπιμο, να μηχανογραφηθούν. Εντούτοις, η τελική απόφαση για τον αναλυτικό σχεδιασμό και την κατασκευή ενός νέου πληροφοριακού συστήματος, που θα υποστηρίζεται από Η/Υ, πρέπει να βασιστεί σε αναλυτικά και τεκμηριωμένα στοιχεία, τα οποία θα παρουσιάζουν τα τεχνικά, οικονομικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του νέου συστήματος, καθώς και τα πλεονεκτήματά του (ποσοτικά και ποιοτικά) σε σύγκριση με το παλιό σύστημα. Αυτά είναι τα ζητήματα στα οποία προσπαθεί να δώσει απαντήσεις η μελέτη σκοπιμότητας.

25 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Εισαγωγικά Η συνέχιση του έργου εξαρτάται από το αποτέλεσμα της Προδιαγνωστικής μελέτης. Έτσι, πρέπει να προσδιοριστεί αν υπάρχουν δραστηριότητες που μπορούν είναι σκόπιμο, να αυτοματοποιηθούν. Όμως η τελική απόφαση για τον αναλυτικό σχεδιασμό και την κατασκευή ενός νέου αυτοματοποιημένου πληροφοριακού συστήματος θα βασιστεί σε αναλυτικά και τεκμηριωμένα στοιχεία, που θα παρουσιάζουν τα τεχνικά, οικονομικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του νέου συστήματος, καθώς και τα πλεονεκτήματά του (ποσοτικά και ποιοτικά) σε σύγκριση με το παλιό σύστημα Τα παραπάνω είνα ζητήματα στα οποία προσπαθεί να δώσει απαντήσεις η μελέτη σκοπιμότητας Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

26 Στόχος μελέτης σκοπιμότητας (1/3)
Να περιγράψει την υπάρχουσα κατάσταση και να εντοπίσει τα κύρια προβλήματα Να περιγράψει εναλλακτικές λύσεις (πληροφοριακά συστήματα) για τη στήριξη των λειτουργιών του Οργανισμού Για κάθε εναλλακτική λύση εκτιμάται: Προβλεπόμενος χρόνος και κόστος υλοποίησης Απαιτούμενα μέσα και προσωπικό (συνολική εκτίμηση κόστους) Προσδοκώμενα οφέλη Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

27 Στόχος μελέτης σκοπιμότητας (1/2)
Να δώσει εκτίμηση των: Χρόνου για την υλοποίηση των προτεινόμενων λύσεων Κόστους των προτεινόμενων λύσεων Διαδικασιών των κυρίων φάσεων και των προτεραιοτήτων για την υλοποίηση των προτεινόμενων λύσεων Μέσων για την υλοποίηση των προσπαθειών Γενικής συμπεριφοράς της προτεινόμενης λύσης (χρόνοι απόκρισης, ευχρηστία, απλοποίηση διαδικασιών) Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

28 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (1/2)
Περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης – κύρια προβλήματα Εναλλακτικές λύσεις – προτεινόμενα Πληροφοριακά Συστήματα Διαδικασίες – Κύριες φάσεις – Προτεραιότητες Υλοποίησης Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Απαιτούμενα μέσα (Υλικό, Λογισμικό, Στελέχωση, Εγκαταστάσεις, Αναλώσιμα, Εκπαίδευση) Η μελέτη σκοπιμότητας συντάσσεται ανάλογα με το μέγεθος του Πληροφοριακού Συστήματος από μικρότερη ή μεγαλύτερη ομάδα εργασίας στην οποία συμμετέχουν, εκτός από τους τεχνικούς της Πληροφορικής (αναλυτές), και τα στελέχη της υπηρεσίας για την οποία προορίζεται η μελέτη. Έτσι τα περιεχόμενα της μελέτης σκοπιμότητας πρέπει, στο ελάχιστο, να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

29 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (2/2)
Προϋπολογισμός συνολικού κόστους μέσων και οφέλη Κινδύνοι για πιθανή αποτυχία του Πληροφοριακού Συστήματος Δυνατότητες επέκτασης Συμβατότητα και επικοινωνίες με Υπάρχοντα Συστήματα Αναμενόμενη συμπεριφορά του νέου Συστήματος σύμφωνα με κάποιο φορτίο (εκτιμήσεις) Το ζητούμενο είναι όλα τα παραπάνω να εκφράζονται ποσοτικά Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας

30 Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας
Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος Προδιαγνωστική Μελέτη και Μελέτη Σκοπιμότητας