Διαχείριση Κινδύνου Ενότητα 4: Εντοπισμός Κινδύνου. Διδάσκων: Βασιλική Καζαντζή, Επίκουρος Καθηγήτρια. Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων.

Παρουσίαση με θέμα: "Διαχείριση Κινδύνου Ενότητα 4: Εντοπισμός Κινδύνου. Διδάσκων: Βασιλική Καζαντζή, Επίκουρος Καθηγήτρια. Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Διαχείριση Κινδύνου Ενότητα 4: Εντοπισμός Κινδύνου. Διδάσκων: Βασιλική Καζαντζή, Επίκουρος Καθηγήτρια. Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων.

2 Άδειες χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται στην παρακάτω άδεια χρήσης Creative Commons (C C): Αναφορά δημιουργού (B Y), Παρόμοια Διανομή (S A), 3.0, Μη εισαγόμενο. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

3 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο ΤΕΙ Θεσσαλίας» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

4 Σκοποί ενότητας Να γνωρίζουν την εξέλιξη της πληροφορικής, σε σχέση με την εξέλιξη της εκπαίδευσης, και τις μεθοδολογίες της εκπαίδευσης. Εντοπισμός Κινδύνου4

5 Περιεχόμενα ενότητας 1) Εντοπισμός κινδύνων 2) Μέθοδοι εντοπισμού: α) Συνεντεύξεις β) Ομαδική παραγωγή ιδεών γ) Κατάλογοι κινδύνων και δομή ανάλυσης κινδύνων. δ) Ανάλυση υποθέσεων και ανάλυση SWOT. ε) Ανάσκόπηση εγγράφων και διαγράμματα Ishikawa. ζ) Μέθοδος Δελφών (Delphi Method) και ομάδες ειδικών. Εντοπισμός Κινδύνου5

6 Εντοπισμός κινδύνων ●Σημαντική η διαδικασία διαχείρισης γνώσης, για τον εντοπισμό κινδύνων. ●Η απόκτηση, συντήρηση, και καταγραφή της ενδοεπιχειρησιακής γνώσης, αποτελεί σήμερα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. ●Δεδομένα – Πληροφορία – Γνώση. Εντοπισμός Κινδύνου6

7 Σύνδεση τεχνικών στοιχείων- κινδύνων Εντοπισμός Κινδύνου7

8 Εντοπισμός κινδύνων (1 από 3) Εντοπισμός Κινδύνου8

9 Εντοπισμός κινδύνων (2 από 3) ●Η διαδικασία εντοπισμού πρέπει να εξετάζει όλες τις πηγές αβεβαιότητας, και τις συναφείς αποκρίσεις εγκαίρως. ●Με βάση το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων SHAMPU, που αναπτύχθηκε από τους Chapman & Ward, η φάση εντοπισμού περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των “πηγών” και συναφών πιθανών αποκρίσεων, και των δευτερογενών πηγών που προκύπτουν από τις αποκρίσεις αυτές. Εντοπισμός Κινδύνου9

10 Εντοπισμός κινδύνων (3 από 3) ●Ο εντοπισμός των κινδύνων περιλαμβάνει δύο ειδικά καθήκοντα: ●Την αναζήτηση – πηγών και αποκρίσεων χρησιμοποιώντας διάφορες τεχνικές. ●Την ταξινόμηση – για τη δημιουργία μιας κατάλληλης δομής, για την κατάλληλη διαχείριση. Εντοπισμός Κινδύνου10

11 Απλουστευμένη απεικόνιση της φάσης εντοπισμού Εντοπισμός Κινδύνου11

12 Διαδικασία καθορισμού έργου Εντοπισμός Κινδύνου12

13 Μέθοδοι εντοπισμού (1 από 2) ●Διαφοροποιούνται ως προς: ●Το υπό εξέταση έργο. ●Την ικανότητα και τις γνώσεις των στελεχών. ●Τον διαθέσιμο χρόνο. ●Εξετάζεται η καταλληλότητα κάθε μεθόδου, με βάση τις ειδικές συνθήκες του υπό εξέταση έργου. Εντοπισμός Κινδύνου13

14 Μέθοδοι εντοπισμού (2 από 2) 1. Συνεντεύξεις. 2. Ομαδική παραγωγή ιδεών. 3. Κατάλογοι κινδύνων. 4. Δομή ανάλυσης κινδύνων. 5. Ανάλυση υποθέσεων. 6. Ανάλυση SWOT. 7. Ανάσκόπηση εγγράφων. 8. Διαγράμματα Ishikawa. 9. Μέθοδος Δελφών (Delphi Method). 10. Ομάδες ειδικών. Εντοπισμός Κινδύνου14

15 Συνεντεύξεις (1 από 2) ●Στόχος: Να διαπιστωθούν οι κίνδυνοι που θα μπορούσαν να έχουν συνέπειες στους στόχους του έργου. ●Απλή μέθοδος εντοπισμού. ●Απαιτούνται δεξιότητες των χρηστών. ●Πιθανοί υποψήφιοι για συνέντευξη: ●Μέλη της ομάδας έργου. ●Ανώτερα στελέχη με εμπειρία σε αντίστοιχα έργα. ●Συγκεκριμένοι ενδιαφερόμενοι του έργου, που θα μπορούσαν να αποκαλύψουν ειδικούς κινδύνους του έργου. ●Μετά την ολοκλήρωση των συνεντεύξεων, διεξάγεται ανάλυση των απαντήσεων από την ομάδα διαχείρισης των κινδύνων. Εντοπισμός Κινδύνου15

16 Συνεντεύξεις (2 από 2) ●Οι συνεντεύξεις μπορεί να είναι: ●Δομημένες με κατάλογο συγκεκριμένων ερωτήσεων. ●Μη δομημένες, όπου διενεργείται μια ανοιχτή συζήτηση μεταξύ συνεντευξιαζόντων και συνεντευξιαζομένων. ●Πολλές φορές, οι συνεντεύξεις έχουν χαρακτηριστικά και των δύο τύπων (βοηθά περισσότερο των εντοπισμό κινδύνων). Εντοπισμός Κινδύνου16

17 Δομημένες συνεντεύξεις ●Οι (δομημένες) συνεντεύξεις με ερωτηματολόγια μπορεί να είναι: ●Ανοιχτών ερωτήσεων. ●Ερωτήσεις τσεκαρίσματος λίστας. ●Ερωτήσεις κατηγοριών/συχνότητας. ●Ερωτήσεις προτεραιότητας. ●Ερωτήσεις αξιολόγησης. ●Ποσοτικές ερωτήσεις. Εντοπισμός Κινδύνου17

18 Ανοιχτών ερωτήσεων ●Παράδειγμα: ●Παρακαλώ αναφέρετε τους πιο σημαντικούς κινδύνους που αναφέρονται σε καθυστερήσεις προμηθειών, εργασιών, δραστηριοτήτων, και άλλα. Εντοπισμός Κινδύνου18

19 Ερωτήσεις τσεκαρίσματος λίστας ●Παράδειγμα. Ο συγκεκριμένος κίνδυνος αφορά: □ Το κόστος / προϋπολογισμό. □ Το χρονοδιάγραμμα. □ Την ποιότητα του έργου. Εντοπισμός Κινδύνου19

20 Ερωτήσεις κατηγοριών / συχνότητας ●Παράδειγμα. Πόσο συχνά εμφανίζεται ο συγκεκριμένος κίνδυνος: □ Καθημερινά. □ 2 ή περισσότερες φορές την εβδομάδα. □ 1 φορά το μήνα. □ Περισσότερες από 2 φορές το μήνα. □ Κάθε εξάμηνο. □ 2 ή περισσότερες φορές το εξάμηνο. □ Πάνω από μια φορά το χρόνο. Εντοπισμός Κινδύνου20

21 Ερωτήσεις προτεραιότητας ●Παράδειγμα. Πώς θα αξιολογούσατε τους παρακάτω κινδύνους κατά σειρά σπουδαιότητας (1 = Ο πιο σημαντικός, 5 = Ο λιγότερο σημαντικός): □ Καθυστερήσεις μεταλλουργικών. □ Εκτίμηση κόστους τοιχοποιίας. □ Αποκλίσεις από την ποιότητα στις ψευδοροφές. □ Δυσκολίες στη συνεννόηση με το συνεργείο Α. □ Επιπτώσεις από το χρόνο επικαλύψεων με άλλες δραστηριότητες. Εντοπισμός Κινδύνου21

22 Ερωτήσεις αξιολόγησης ●Παράδειγμα. Για κάθε μια από τις παρακάτω εκτιμήσεις κινδύνου σημειώστε το κουτί που ταιριάζει περισσότερο στη γνώμη σας: ●Ο σημαντικότερος κίνδυνος αφορά την έλλειψη χρόνου λόγω των παράλληλων εργασιών / φόρτου δουλειάς. ●Ο σημαντικότερος κίνδυνος αφορά την έλλειψη τεχνογνωσίας από την πλευρά του ανάδοχου έργου. ●Η ποιότητα στα παραδοτέα πιστεύετε ότι θα είναι πολύ χαμηλή. ●Σημαντικός κίνδυνος αποτελεί η επικοινωνία με τους συμμετέχοντες στο έργο (stakeholders). Εντοπισμός Κινδύνου22

23 Ποσοτικές ερωτήσεις Εντοπισμός Κινδύνου23

24 Συνεντεύξεις: Άλλα θέματα ●Βασικά προβλήματα κατάρτισης και χρήσης ερωτηματολογίων. ●Χρήσιμες συμβουλές. ●Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. ●Μειονεκτήματα και προτεινόμενη αντιμετώπιση. Εντοπισμός Κινδύνου24

25 Βασικά προβλήματα κατάρτισης και χρήσης ερωτηματολογίων ●Σωστή διατύπωση των ερωτήσεων (σειρά, επίδραση στον ερωτώμενο). ●Δομή φιλική προς τον συνεντευκτή – Επιλογή και διαμόρφωση του συνεντευκτή. ●Έλεγχος της συμπεριφοράς του συνεντευκτή. ●Έλεγχος της συμπεριφοράς του ερωτώμενου. ●Καθορισμός των δυνατοτήτων και των ορίων της αξίας της πληροφορίας, που αποκτάται με τη χρήση ερωτηματολογίων. Εντοπισμός Κινδύνου25

26 Χρήσιμες συμβουλές ●Παρουσιάστε αναλυτικά τους συνεργάτες που ενδεχομένως έχετε μαζί σας. ●Κάντε τις «ανοιχτές» ερωτήσεις, πριν από αυτές που έχετε προετοιμάσει για να μην επηρεάσετε τον ειδικό. ●Δημιουργήστε κλίμα εμπιστοσύνης. ●Οι διευκρινιστικές ερωτήσεις οδηγούν πολλές φορές σε ουσιαστικές απαντήσεις. ●Μην ξεχνάτε ότι πρέπει να διαβάζετε και τη γλώσσα του σώματος. ●Ευχαριστείστε για τη βοήθεια τους ειδικούς, και πάρτε την έγκρισή τους για ενδεχόμενη νέα συνάντηση. Εντοπισμός Κινδύνου26

27 Χρήσιμες συμβουλές: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Υπάρχει η δυνατότητα διευκρινιστικών ερωτήσεων Χρονοβόρος διαδικασία Δεν περιορίζεται η ελεύθερη σκέψη του ειδικού όπως συμβαίνει, π.χ., με τους καταλόγους κινδύνων Υπάρχει δυσκολία στην ανάλυση των «ανοιχτών» ερωτήσεων Μπορούν να εκμαιευτούν σημαντικά στοιχεία για το έργο που δεν αποτυπώνονται εύκολα σε αναφορές Οι ειδικοί δε μιλούν εύκολα για πιθανές αποτυχίες στις δραστηριότητες που τους αφορούν Με κατάλληλο χειρισμό, μπορεί η ομάδα έργου να κερδίσει (χωρίς κόστος) την υποστήριξη των ειδικών Για να πάρεις πληροφορίες, πολλές φορές πρέπει να δώσεις Η αμεσότητα βοηθά στη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης Εντοπισμός Κινδύνου27

28 Χρήσιμες συμβουλές: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Χρονοβόρος διαδικασίαΒελτίωση της οργάνωσης των συνεντεύξεων. Αποφυγή μεγάλων χρονικών διαστημάτων μεταξύ διαδοχικών συνεντεύξεων Υπάρχει δυσκολία στην ανάλυση των «ανοιχτών» ερωτήσεων Χρησιμοποίηση «ανοιχτών» ερωτήσεων μόνον όπου είναι απαραίτητες. Πρέπει να είναι όσο λιγότερο γενικές γίνεται. Π.χ. αναφερθείτε σε συγκεκριμένη δραστηριότητα ή πακέτο εργασίας αντί γενικά στο έργο Οι ειδικοί δε μιλούν εύκολα για πιθανές αποτυχίες στις δραστηριότητες που τους αφορούν Ρωτήστε για τις αποτυχίες των άλλων. Οι περισσότερες δραστηριότητες των έργων συνδέονται μεταξύ τους, οπότε θα ξέρουν τα προβλήματα που αντιμετώπισε ή τις ευκαιρίες που άδραξε ο «γείτονας». Για να πάρεις πληροφορίες, πολλές φορές πρέπει να δώσεις Μη μεταφέρετε εμπιστευτικές πληροφορίες από έναν ειδικό σε έναν άλλο. Η αγορά είναι μικρή και αυτό θα μαθευτεί. Εντοπισμός Κινδύνου28

29 Ομαδική παραγωγή ιδεών (1 από 2) ●Αναπτύχθηκε στη δεκαετία του 50 (Osborn, 1957), ως μια μέθοδος επίλυσης προβλημάτων διοίκησης επιχειρήσεων. ●Βασίζεται στη δημιουργία ιδεών, την αναζήτηση πιθανών λύσεων για τα προβλήματα ή πιθανών ενισχύσεων για τις ευκαιρίες, και την αποτίμηση της αποτελεσματικότητας των προτεινόμενων ενεργειών. Εντοπισμός Κινδύνου29

30 Ομαδική παραγωγή ιδεών (2 από 2) ●Ελαφρά δομημένη διαδικασία, το περιεχόμενο της οποίας καθορίζεται μέσα από μια ανοιχτή συζήτηση, μεταξύ μιας ομάδας στελεχών της επιχείρησης στην οποία εφαρμόζεται. ●Τα στελέχη που συμμετέχουν, επιλέγονται με βάση τη σχέση τους με το υπό εξέταση έργο, καθώς και τις θεωρητικές και πρακτικές γνώσεις, που διαθέτουν για το αντικείμενο. ●Σε κάθε συνεδρία θα πρέπει να υπάρχει ένας έμπειρος συντονιστής. ●Το αποτέλεσμα της διαδικασίας, είναι η δημιουργία ενός αναλυτικού καταλόγου κινδύνων, που ενδεχομένως θα συμβούν και θα επηρεάσουν το έργο. Εντοπισμός Κινδύνου30

31 Κανόνες ομαδικής παραγωγής ιδεών (1 από 2) ●Μπορείτε να οργανώσετε πάνω από μία ομάδες, και να διενεργήσετε πάνω από μία συναντήσεις. ●Θα πρέπει να υπάρχουν το λιγότερο δύο μέσα, από την ομάδα που θα κρατούν σημειώσεις. ●Η άνεση των συμμετεχόντων δεν πρέπει να παραμελείται. ●Μην κρίνετε τις ιδέες που ακούτε, ούτε να επιτρέπετε να τις κρίνουν οι άλλοι. ●Μη ξεχνάτε στο τέλος να δίνετε στους κινδύνους τη μορφή αιτία – κίνδυνος – συνέπεια. Εντοπισμός Κινδύνου31

32 Κανόνες ομαδικής παραγωγής ιδεών (2 από 2) ●Πρέπει να προωθείται η ελεύθερη έκφραση της σκέψης, χωρίς αυτή να περιορίζεται λόγω της αρχικά φαινομενικής πολυπλοκότητας, ή του φαινομενικά ανέφικτου σεναρίου της λύσης που προτείνεται. ●Πρέπει να ενθαρρύνεται η έκφραση μεγάλου αριθμού ιδεών. Στην πρώτη φάση της ομαδικής παραγωγής ιδεών, όσο περισσότερες ιδέες γεννιούνται τόσο το καλύτερο, καθώς αυξάνεται η πιθανότητα να προκύψουν κάποιες χρήσιμες ιδέες. Στη δεύτερη φάση της διαδικασίας, αναζητείται τρόπος να συνδυαστούν και να βελτιωθούν οι υπάρχουσες ιδέες. Εντοπισμός Κινδύνου32

33 Ομαδική παραγωγή ιδεών: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Αρκετά εύκολη στην υλοποίηση διαδικασία Δισταγμός συμμετεχόντων στο να εκφράσουν ελεύθερα την πραγματική τους άποψη Γνωστή διαδικασίαΚυριαρχία των περισσότερο «ομιλητικών» στελεχών σε βάρος των στελεχών «ήπιων τόνων» Μπορεί να δημιουργήσει μεγάλους καταλόγους κινδύνων γρήγορα Αδυναμία να εκφραστούν όλες οι ιδέες, καθώς τα στελέχη αναμένουν να ολοκληρώσουν τη σκέψη τους οι προηγούμενοι, οπότε κατόπιν χάνεται ο ειρμός – ξεχνιέται η ιδέα Ενθαρρύνεται η δημιουργική σκέψη και η φαντασία και έτσι δημιουργούνται νέες ιδέες Οι αρχικές ιδέες μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο σκέψης των υπολοίπων Η αλληλεπίδραση μεταξύ των στελεχών είναι πηγή έμπνευσης νέων ιδεών Αν δεν υπάρχει έμπειρος συντονιστής, μπορεί να πλατειάσει η συζήτηση Εντοπισμός Κινδύνου33

34 Ομαδική παραγωγή ιδεών: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Δισταγμός συμμετεχόντων στο να εκφράσουν ελεύθερα την πραγματική τους άποψη Οργανώστε διαφορετικές ομάδες, καθεμιά από τις οποίες θα περιλαμβάνει στελέχη του ίδιου ιεραρχικού επιπέδου. Αφού καταγράψετε τις ιδέες, ενώστε τις ομάδες σε μια, αν χρειάζεται Κυριαρχία των περισσότερο «ομιλητικών» στελεχών σε βάρος των στελεχών «ήπιων τόνων» Ο συντονιστής θα πρέπει να ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες που δεν είναι τόσο δυναμικοί να εκφράσουν και να υποστηρίξουν τις ιδέες τους Αδυναμία να εκφραστούν όλες οι ιδέες, καθώς τα στελέχη αναμένουν να ολοκληρώσουν τη σκέψη τους οι προηγούμενοι Χρήση ειδικών ομάδων ή ηλεκτρονικής ομαδικής παραγωγής ιδεών Οι αρχικές ιδέες μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο σκέψης των υπολοίπων Όμοια με προηγούμενο Αν δεν υπάρχει έμπειρος συντονιστής, μπορεί να πλατειάσει η συζήτηση Καλό είναι να μη στηριζόμαστε αποκλειστικά σε αυτή τη μέθοδο εντοπισμού των κινδύνων όταν δεν υπάρχει έμπειρος συντονιστής Εντοπισμός Κινδύνου34

35 Κατάλογοι κινδύνων ●Περιέχουν κινδύνους που έχουν εμφανιστεί στο παρελθόν, ή ενδέχεται να εμφανιστούν στο μέλλον. ●Υπάρχουν δύο βασικά είδη καταλόγων: ●Εκείνα που αφορούν συγκεκριμένου τύπου έργα, π.χ. κατάλογοι κινδύνων έργων ανάπτυξης λογισμικού. ●Γενικότεροι κατάλογοι με κινδύνους, που μπορεί κανείς να συναντήσει σε κάθε τύπο έργου, π.χ. καθυστερήσεις προμηθευτών. ●Σε κάποιες (συνήθως ώριμες) επιχειρήσεις, μπορεί να καταγράφονται παράλληλα και οι μέθοδοι αντιμετώπισης των κινδύνων στο παρελθόν, καθώς και τα αποτελέσματα των ενεργειών αυτών. ●Η αξιοπιστία των αποτελεσμάτων της μεθόδου, εξαρτάται άμεσα από την τακτική ενημέρωση των καταλόγων. Εντοπισμός Κινδύνου35

36 Κατάλογοι κινδύνων: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Ελάχιστος απαιτούμενος χρόνος Καθοδηγούν τη σκέψη των χρηστών και δεν τους αφήνουν να σκεφτούν σε μεγαλύτερο εύρος Μεταδίδουν την εταιρική γνώση καθώς περιέχουν στοιχεία από έργα που έχουν πραγματοποιηθεί στο παρελθόν Δίνουν τη λανθασμένη εντύπωση ότι καλύπτουν κάθε πιθανό κίνδυνο Έτοιμη δουλειάΜπορεί να επιλεγούν πολλοί κίνδυνοι που έχουν μικρή ή καμία σχέση με το εξεταζόμενο έργο Μια λίγο έμπειρη ομάδα μπορεί να μη διαλέξει τους σωστούς κινδύνους από τον κατάλογο Ελλιπής ή μη τακτική ενημέρωση των καταλόγων εμποδίζει τη μετάδοση της εταιρικής γνώσης και δημιουργεί κενά στη μέθοδο Εντοπισμός Κινδύνου36

37 Κατάλογοι κινδύνων: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Καθοδηγούν τη σκέψη των χρηστών και δεν τους αφήνουν να σκεφτούν σε μεγαλύτερο εύρος Η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί παράλληλα με τη Δομή Ανάλυσης Κινδύνων Δίνουν τη λανθασμένη εντύπωση ότι καλύπτουν κάθε πιθανό κίνδυνο Χρήση της Δομής Ανάλυσης Κινδύνων καθώς και συσχετισμός των κινδύνων με τις δραστηριότητες του έργου Μπορεί να επιλεγούν πολλοί κίνδυνοι που έχουν μικρή ή καμία σχέση με το εξεταζόμενο έργο Αναθεωρείστε τον κατάλογο των κινδύνων του έργου μετά το στάδιο της ανάλυσης Μια λίγο έμπειρη ομάδα μπορεί να μη διαλέξει τους σωστούς κινδύνους από τον κατάλογο Χρησιμοποιείστε πάνω από μια μεθόδους εντοπισμού κινδύνων, όταν η ομάδα δεν είναι έμπειρη ή δεν μπορείτε να την εκπαιδεύσετε ή να χρησιμοποιήσετε εξωτερικό σύμβουλο Ελλιπής ή μη τακτική ενημέρωση των καταλόγων εμποδίζει τη μετάδοση της εταιρικής γνώσης και δημιουργεί κενά στη μέθοδο Διατηρείστε στην επιχείρηση ένα σύστημα διαχείρισης γνώσης κινδύνων έργων Εντοπισμός Κινδύνου37

38 Δομή ανάλυσης κινδύνων Εντοπισμός Κινδύνου38

39 Τι είναι η δομή ανάλυσης κινδύνων; ●Ορίζεται ως “μια ιεραρχική οργάνωση των πηγών κινδύνου ενός έργου, κάθε χαμηλότερο επίπεδο της οποίας περιγράφει και μία πιο ειδική ομάδα κινδύνων” (Hillson, 2002). ●Αποτελεί τη βάση για τον εντοπισμό κινδύνων, μέσω της εστίασης σε συγκεκριμένες πηγές κινδύνων. ●Αποτέλεσμα: Σχηματισμός δομημένου κατά κατηγορία καταλόγου κινδύνων. ●Θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατηγορίες σχετικές με: ●Τη διοίκηση του έργου. ●Την κουλτούρα των εμπλεκομένων. ●Την ποιότητα. ●Την ικανοποίηση των ενδιαφερομένων. ●Τις αλλαγές στην αγορά. ●Την οργάνωση της επιχείρησης. Εντοπισμός Κινδύνου39

40 Δομή ανάλυσης κινδύνων: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Ιεραρχημένη δομή των κινδύνων Χρονοβόρα διαδικασία (ειδικά σε μεγάλα έργα) Καθοδηγούν την ομάδα διαχείρισης κινδύνων χωρίς να περιορίζουν την σκέψη Η εστίαση στα κατώτερα επίπεδα της Δομής Ανάλυσης Κινδύνων μπορεί να κρύψει τη γενικότερη εικόνα Υπενθυμίζουν πτυχές που πρέπει να διερευνηθούν Απαιτείται συνδυασμός και με άλλη τεχνική (π.χ. ομαδική παραγωγή ιδεών) Οι συμμετέχοντες μπορούν να «ανακαλύψουν» νέους κινδύνους έχοντας ως βάση τις κατηγορίες – ομάδες της Δομής Ανάλυσης Κινδύνων Δε μπορούν να καλύψουν όλες τις πιθανές περιοχές κινδύνων Εντοπισμός Κινδύνου40

41 Δομή ανάλυσης κινδύνων: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Χρονοβόρα διαδικασία (ειδικά σε μεγάλα έργα) Χρησιμοποιείστε διαφορετικά στελέχη για κάθε κατηγορία κινδύνων Η εστίαση στα κατώτερα επίπεδα της Δομής Ανάλυσης Κινδύνων μπορεί να κρύψει τη γενικότερη εικόνα Χρησιμοποιείστε τον πίνακα Δομής Ανάλυσης Έργου με τη Δομή Ανάλυσης Κινδύνου και εξετάστε εάν έχετε παραλείψει κάποια από τις φάσεις ή κύριες δραστηριότητες του έργου Απαιτείται συνδυασμός και με άλλη τεχνική (π.χ. ομαδική παραγωγή ιδεών) - Δε μπορούν να καλύψουν όλες τις πιθανές περιοχές κινδύνων Χρησιμοποιείστε και κάποια άλλη μέθοδο εντοπισμού κινδύνων Εντοπισμός Κινδύνου41

42 Ανάλυση υποθέσεων ●Βασίζεται στον εντοπισμό κινδύνων μέσω της εστίασης σε πηγές αβεβαιότητας, που προκύπτουν από τις αρχικές υποθέσεις (που γίνονται στα στάδια πριν την εκτέλεση του έργου). ●Οι υποθέσεις μπορεί να είναι σαφείς ή ασαφείς (“κρυμμένες” υποθέσεις). ●Η διαδικασία εντοπισμού των κινδύνων με την ανάλυση των υποθέσεων, πραγματοποιείται με τα εξής βήματα: ●Εντοπισμός και καταγραφή όλων των υποθέσεων για το έργο. ●Εκτίμηση της σταθερότητας της υπόθεσης (πόσο καλή είναι). ●Εκτίμηση της ευαισθησίας στην υπόθεση (πόσο σημαντικό θα ήταν να είναι λάθος). ●Μετατροπή των ευρημάτων σε κινδύνους. Εντοπισμός Κινδύνου42

43 Σοβαρότητα του κινδύνου ανάλυσης υπόθεσης Εντοπισμός Κινδύνου43

44 Ανάλυση υποθέσεων: Πλεονεκτήματα - Μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Μετατρέπουν τις όποιες αβεβαιότητες (που στο έργο μπορεί να φαίνονται ως βεβαιότητες) σε κινδύνους Ιδιαίτερα χρονοβόρος διαδικασία Ενημέρωση των στελεχών που χειρίζονται συμφωνίες και αναγκάζονται να κάνουν υποθέσεις σχετικά με τη σοβαρότητα και τον κίνδυνο που μπορεί να προκαλέσουν αβέβαιες υποθέσεις Είναι δυνατό να εντοπίσουν κινδύνους που μπορούν να επιλυθούν στην αρχή του έργου χωρίς κόστος Εντοπισμός Κινδύνου44

45 Ανάλυση SWOT (1 από 3) ●Η ανάλυση SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) εστιάζει στις δυνατότητες, αδυναμίες, ευκαιρίες, και απειλές, για το υπό εξέταση έργο. ●Οι δυνατότητες και οι αδυναμίες της επιχείρησης, αποτελούν συνήθως αιτίες για κινδύνους, οι οποίοι προκύπτουν από την ανάλυση ευκαιριών και απειλών. ●Απαιτείται τακτική επανάληψη της διαδικασίας, αφού η φύση των κινδύνων στα έργα είναι δυναμική. Εντοπισμός Κινδύνου45

46 Ανάλυση SWOT (2 από 3) ●Εντοπισμός των δυνατών και αδύνατων σημείων (αιτίες) της επιχείρησης, και με βάση αυτά, εντοπισμός απειλών και ευκαιριών (κινδύνων). Εντοπισμός Κινδύνου46

47 Ανάλυση SWOT (3 από 3) Δυνατότητες (Strengths) Αδυναμίες (Weaknesses) 1. Η επιχείρηση διαθέτει το μεγαλύτερο αριθμό έργων στο συγκεκριμένο πεδίο 1. Η επιχείρηση χρησιμοποιεί σχεδόν αποκλειστικά υπεργολάβους 2. Η επωνυμία της επιχείρησης είναι ιδιαιτέρως αναγνωρισμένη 2. … …….………. Ευκαιρίες (Opportunities) Απειλές (Threats) 1. Ευκολότερη ανάληψη νέων έργων Απώλεια τεχνογνωσίας μέσω των εργολάβων 2….2… Εντοπισμός Κινδύνου47

48 Ανάλυση SWOT: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Γνωστή τεχνική από τις επιστήμες διοίκησης Δεν μπορεί να βασιστεί κανείς αποκλειστικά σε αυτή την ανάλυση Σχετικά εύκολη υλοποίηση Χρειάζεται έμπειρος καθοδηγητής για την ομάδα που θα κάνει την ανάλυση Εντοπισμός Κινδύνου48

49 Ανάλυση SWOT: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Δεν μπορεί να βασιστεί κανείς αποκλειστικά σε αυτή την ανάλυση Προσπαθήστε να πάρετε έτοιμη την ανάλυση αυτή αν έχει γίνει από άλλο τμήμα της επιχείρησης και επιλέξτε παράλληλα και κάποια άλλη μέθοδο εντοπισμού Χρειάζεται έμπειρος καθοδηγητής για την ομάδα που θα κάνει την ανάλυση Όταν γνωρίζετε ότι η ομάδα δεν είναι έμπειρη και δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξωτερικό σύμβουλο ή να την εκπαιδεύσετε, χρησιμοποιήστε πάνω από μια μέθοδο εντοπισμού κινδύνων Εντοπισμός Κινδύνου49

50 Ανασκόπηση εγγράφων ●Στόχος της μεθόδου, είναι ο εντοπισμός «σκοτεινών» σημείων στις συμβάσεις, ή στις απαιτήσεις του πελάτη, ή σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο, όπου μπορεί να περιγράφονται δεσμεύσεις που δεν είναι ξεκάθαρες στα συμβαλλόμενα μέρη. ●Μπορεί σε έγγραφα που αναφέρονται στο ίδιο έργο, να υπάρχουν αλληλοσυγκρουόμενες απαιτήσεις. ●Βασικό πλεονέκτημα της μεθόδου είναι ότι χρειάζεται έμπειρα μεν στελέχη, χωρίς όμως ειδική εξειδίκευση, πέραν των γνώσεων που έχουν αποκομίσει λόγω εμπειρίας. ●Βασικό μειονέκτημα, είναι ο αρκετός χρόνος που απαιτείται για μία σε βάθος ανάλυση. Εντοπισμός Κινδύνου50

51 Διαγράμματα Ishikawa (1 από 2) ●Στόχος της μεθόδου, είναι ο εντοπισμός και η αποσαφήνιση των βαθύτερων αιτιών / πηγών που δημιουργούν ένα πρόβλημα (Mitra, 1993), αλλά και ο προσδιορισμός της επίλυσης αυτών. ●Άλλα ονόματα για τα διαγράμματα αυτά είναι: ●Διαγράμματα «ψαροκόκαλο» (“fishbone”). ●Διαγράμματα αιτίας / αποτελέσματος (cause and effect). ●H «ραχοκοκαλιά» οδηγεί στο υπό εξέταση πρόβλημα, και πάνω της εδράζονται οι διάφορες αιτίες ομαδοποιημένες σε συγκεκριμένες κατηγορίες. ●Οι συνήθεις κατηγορίες είναι: ●Οι άνθρωποι. ●Το περιβάλλον. ●Ο χρησιμοποιούμενος εξοπλισμός. ●Οι ακολουθούμενες διαδικασίες. Εντοπισμός Κινδύνου51

52 Διαγράμματα Ishikawa (2 από 2) ●Βήματα: 1. Προσδιορισμός προβλήματος προς αντιμετώπιση. 2. Σχεδιασμός βασικών αιτιών του προβλήματος ως «ψαροκόκαλα». 3. Έρευνα για το ‘τι θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα σε αυτή την περιοχή’ Επανάληψη για κάθε υπό- περιοχή. Εντοπισμός Κινδύνου52

53 Διαγράμματα Ishikawa - Παράδειγμα Εντοπισμός Κινδύνου53

54 Διαγράμματα Ishikawa: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Δημιουργεί τις προϋποθέσεις για την ορθή καταγραφή των κινδύνων στη μορφή αιτία – κίνδυνος – συνέπεια Η ύπαρξη αναλυτικής σκέψης αποτελεί προϋπόθεση Χρησιμοποιείται εύκολα από όσους έχουν τη δυνατότητα αναλυτικής σκέψης (συνήθως μηχανικούς) Υπάρχει ο κίνδυνος του “Paralysis by Analysis” Μπορεί να αποτελέσει καλή προετοιμασία μιας συνεδρίασης ομαδικής παραγωγής ιδεών Χρειάζεται μεγάλη ποσότητα χαρτιού αν δε χρησιμοποιείται Η/Υ Εντοπισμός Κινδύνου54

55 Διαγράμματα Ishikawa: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Η ύπαρξη αναλυτικής σκέψης αποτελεί προϋπόθεση Καλό είναι να χρησιμοποιούνται μηχανικοί ή άνθρωποι που παρά το ότι δεν έχουν εκπαιδευτεί στην αναλυτική σκέψη έχουν αποδεδειγμένα την ικανότητα αυτή Υπάρχει ο κίνδυνος του “Paralysis by Analysis” Η συγκέντρωση μεγάλου αριθμού αιτιών για έναν κίνδυνο δεν είναι πρόβλημα για την ομάδα διαχείρισης κινδύνων. Ωστόσο, η ομάδα θα πρέπει να έχει την εμπειρία να ξεχωρίσει ποιες αιτίες είναι οι κύριες, ώστε να λάβει μέτρα για να τις εξαλείψει ή να μετριάσει την επίδρασή τους Χρειάζεται μεγάλη ποσότητα χαρτιού αν δε χρησιμοποιείται Η/Υ Υπάρχουν πλέον πολλά προγράμματα που μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν διαγράμματα Ishikawa Εντοπισμός Κινδύνου55

56 Μέθοδος Δελφών (Delphi Method) ●Συλλογή κρίσεων μέσω κατάλληλων σχεδιασμένων ερωτηματολογίων, από ανώνυμους και απομονωμένους συμμετέχοντες. ●Επαναληπτική διαδικασία με ομάδες. ●Εξάλειψη προσωπικής επαφής. ●Βασίζεται στη γνώση και εμπειρία πολλών ειδικών. ●Εξάλειψη των μειονεκτημάτων “ομαδικής σκέψης”. Εντοπισμός Κινδύνου56

57 Μέθοδος Δελφών: Τα βήματα που ακολουθούνται ●Εντοπίζεται το προς επίλυση πρόβλημα. ●Σχεδιάζεται ερωτηματολόγιο του οποίου οι απαντήσεις οδηγούν θεωρητικά στη λύση του προβλήματος, ή στη λήψη απόφασης. ●Το ερωτηματολόγιο υποβάλλεται στους ειδικούς. ●Οι απαντήσεις συλλέγονται, και διαχωρίζονται εκείνες που αποκλίνουν περισσότερο από το σύνολο. ●Οι ειδικοί που έδωσαν τις αποκλίνουσες απαντήσεις καλούνται να εξηγήσουν τη θέση τους, και οι συγκεκριμένες ερωτήσεις αναδιαμορφώνονται. ●Κατόπιν ζητείται από όλους τους ειδικούς να επανεκτιμήσουν τα ερωτήματα. ●Τα βήματα επαναλαμβάνονται, έως ότου βρεθεί μια κοινή συνισταμένη των απόψεων. Εντοπισμός Κινδύνου57

58 Μέθοδος Δελφών: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Η ανωνυμία επιτρέπει στους συμμετέχοντες να εκφράσουν την πραγματική τους γνώμη Η ανωνυμία μπορεί να οδηγήσει σε πρόχειρη ή ακόμη και μη σωστή συμπλήρωση των ερωτηματολογίων Η ανωνυμία επιτρέπει στους συμμετέχοντες να αλλάξουν γνώμη μεταξύ των γύρων χωρίς να κινδυνεύουν να χάσουν το κύρος τους Ο σχεδιασμός των ερωτηματολογίων και η διεξαγωγή των γύρων είναι ιδιαίτερα χρονοβόρος διαδικασία Στη μέθοδο μπορούν να συμμετάσχουν γεωγραφικά απομακρυσμένοι ειδικοί Χαμηλή συμμετοχή, επιστροφή δηλαδή λίγων ερωτηματολογίων σε σχέση με αυτά που απεστάλησαν, οδηγεί σε αδυναμία συνέχισης της έρευνας Εντοπισμός Κινδύνου58

59 Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα (συνέχεια) ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Οι απόψεις πολλών ειδικών μπορούν να συγκεραστούν μέσω των αποτελεσμάτων των ερωτηματολογίων Καθυστερημένη ανταπόκριση στα ερωτηματολόγια καθυστερεί την όλη διαδικασία Ο κάθε συμμετέχων μπορεί να συμπληρώσει το ερωτηματολόγιο όταν εκείνος θεωρεί ότι έχει το χρόνο. Αυτό το γεγονός αυξάνει την πιθανότητα συμμετοχής Τα αποτελέσματα είναι δυνατό να παραποιηθούν για προσωπικό όφελος Δεν απαιτεί τη φυσική παρουσία των συμμετεχόντων Η αξιοπιστία των αποτελεσμάτων εξαρτάται από την ποιότητα των ερωτηματολογίων και την επιλογή των ειδικών Εντοπισμός Κινδύνου59

60 Μέθοδος Δελφών: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Η ανωνυμία μπορεί να οδηγήσει σε πρόχειρη ή ακόμη και μη σωστή συμπλήρωση των ερωτηματολογίων Χρησιμοποιείστε τη μερική ανωνυμία. Ο οργανωτής της μεθόδου γνωρίζει τους συμμετέχοντες και τις απαντήσεις που δίνει ο καθένας. Οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τους άλλους συμμετέχοντες, αλλά δεν γνωρίζουν ποια απάντηση έδωσε ποιός Ο σχεδιασμός των ερωτηματολογίων και η διεξαγωγή των γύρων είναι ιδιαίτερα χρονοβόρος διαδικασία Δώστε έμφαση στο σχεδιασμό του ερωτηματολογίου ώστε να χρειαστείτε τις ελάχιστες δυνατές επαναλήψεις για να καταλήξετε σε αποτέλεσμα Χαμηλή συμμετοχή, επιστροφή δηλαδή λίγων ερωτηματολογίων σε σχέση με αυτά που απεστάλησαν, οδηγεί σε αδυναμία συνέχισης της έρευνας Βεβαιωθείτε πριν επιλέξετε τους συμμετέχοντες ότι έχουν λόγο να ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα. Σχεδιάστε ένα ερωτηματολόγιο που να μπορεί να απαντηθεί γρήγορα κα εύκολα Εντοπισμός Κινδύνου60

61 Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση (συνέχεια) ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Καθυστερημένη ανταπόκριση στα ερωτηματολόγια καθυστερεί την όλη διαδικασία Σκεφτείτε κίνητρα για τους συμμετέχοντες ώστε να τους πείσετε να απαντήσουν σύντομα Τα αποτελέσματα είναι δυνατό να παραποιηθούν για προσωπικό όφελος Χρησιμοποιείστε κάποιον οργανωτή που να μην έχει λόγο να προβεί σε παραποιήσεις (π.χ. κάποιον που δεν ενδιαφέρεται για το έργο) Η αξιοπιστία των αποτελεσμάτων εξαρτάται από την ποιότητα των ερωτηματολογίων και την επιλογή των ειδικών Προσδιορίστε αντικειμενικά κριτήρια στην εταιρεία σας για το ποιος μπορεί να οριστεί ως ειδικός Εντοπισμός Κινδύνου61

62 Ομάδες Ειδικών ●Αναπτύχθηκε από τον Delbecq (1968). ●Οι συμμετέχοντες δεν έχουν προφορική επικοινωνία. ●Καταγραφή ιδεών σε συγκεκριμένη φόρμα. ●Ακολουθεί συζήτηση αυτών. ●Σύγκριση με την ομαδική παραγωγή ιδεών (συνήθως μεγαλύτερος αριθμός ιδεών και καλύτερης ποιότητας). Εντοπισμός Κινδύνου62

63 Ομάδες Ειδικών: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ΠλεονεκτήματαΜειονεκτήματα Ιδιαίτερα εύκολη εφαρμογήΚάποιοι άνθρωποι τείνουν να είναι πιο δυναμικοί από άλλους και να «σκεπάζουν» τις ιδέες τους Εφαρμόζεται εύκολαΔισταγμός των στελεχών να καταγράψουν τις ιδέες τους καθώς «τα γραπτά μένουν» Μπορεί να δημιουργήσει μεγάλους καταλόγους κινδύνων γρήγορα Περιορίζεται η αδυναμία να εκφραστούν όλες οι ιδέες (τα στελέχη δε χρειάζεται να περιμένουν να ολοκληρώσουν τη σκέψη τους οι προηγούμενοι ώστε να καταγράψουν την ιδέα τους) Εντοπισμός Κινδύνου63

64 Ομάδες Ειδικών: Μειονεκτήματα και αντιμετώπιση ΜειονεκτήματαΠροτεινόμενη αντιμετώπιση Κάποιοι άνθρωποι τείνουν να είναι πιο δυναμικοί από άλλους και να «σκεπάζουν» τις ιδέες τους Ο συντονιστής θα πρέπει να ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες που δεν είναι τόσο δυναμικοί να εκφράσουν και να υποστηρίξουν τις ιδέες τους Δισταγμός των στελεχών να καταγράψουν τις ιδέες τους καθώς «τα γραπτά μένουν» Χρησιμοποιείστε ανώνυμες φόρμες ώστε να μη φαίνεται άμεσα ποιος έγραψε τί Εντοπισμός Κινδύνου64

65 Τέλος ενότητας Επεξεργασία: Σοφιανίδου Γεωργία