ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ & ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ Η TSAKALOU INTERACTIVE PR είναι μία σύγχρονη εταιρεία, με νέα αντίληψη για την ποιότητα των υπηρεσιών, που εξειδικεύεται.

Παρουσίαση με θέμα: "ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ & ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ Η TSAKALOU INTERACTIVE PR είναι μία σύγχρονη εταιρεία, με νέα αντίληψη για την ποιότητα των υπηρεσιών, που εξειδικεύεται."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1

2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ & ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ Η TSAKALOU INTERACTIVE PR είναι μία σύγχρονη εταιρεία, με νέα αντίληψη για την ποιότητα των υπηρεσιών, που εξειδικεύεται στην διοργάνωση συνεδρίων, εκδηλώσεων και μεγάλων events.

3 ΒΑΣΙΚΟΙ ΤΟΜΕΙΣ ΔΡΑΣΗΣ ΤΗΣ TSAKALOU INTERACTIVE PR ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ Events Παρουσιάσεις προϊόντων Εγκαίνια επιχειρήσεων Συναυλίες Εταιρικές εκδηλώσεις Fashion Shows Προγράμματα εταιρικής κοινωνικής ευθύνης Χορηγίες ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ & ΗΜΕΡΙΔΩΝ Οργάνωση Συνεδριακού Χώρου Μετακινήσεις- Διαμονή Συνέδρων Δημιουργία & Παραγωγή Εντύπων Catering Γραμματειακή Υποστήριξη Διερμηνεία Γραφείο Τύπου Παράλληλες Εκδηλώσεις

4 ΒΑΣΙΚΟΙ ΤΟΜΕΙΣ ΔΡΑΣΗΣ ΤΗΣ TSAKALOU INTERACTIVE PR ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ Διοργάνωση Συνεντεύξεων Τύπου Επικοινωνία με ΜΜΕ Διαφημισεις Σύνταξη και αποστολή Δελτίων Τύπου Αποδελτίωση ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ MARKETING Επικοινωνιακή Υποστήριξη Εκθετών Οργάνωση-Επίβλεψη κατασκευής περιπτέρων Εγκαίνια Περιπτέρων Catering Promoters

5 Event Management Μύθος και Αλήθεια

6 Event Management είναι ο σχεδιασμός και η διαχείριση μιας εκδήλωσης με αντικείμενο την ανάπτυξη του ενδιαφέροντος για μια επιχείρηση, ένα προϊόν ή ένα σκοπό. Πώς προέκυψαν τα events;; Τα events είναι ένα από τα αποτελέσματα της ανάγκης του ανθρώπου για κοινωνικοποίηση, για την αίσθηση ασφάλειας που του παρέχει η ένταξη του μέσα σε μια ομάδα, καθώς και η δυνατότητα έκφρασης της δημιουργικότητάς του.

7 Κατηγορίες Event Μπορούμε να χωρίσουμε τα events σε δύο μεγάλες κατηγορίες : τα business και τα social events. Business, είναι τα events που γίνονται για λογαριασμό μιας εταιρίας, με σκοπό την προβολή της και τη δημιουργία ‘’καλών εντυπώσεων’’. Για την ακρίβεια, είναι όλα εκείνα τα events των εταιρικών Δημοσίων Σχέσεων που διοργανώνονται είτε από την ίδια την εταιρία, είτε από μια εταιρία διοργάνωσης εκδηλώσεων στην οποία ανατέθηκε η διοργάνωση.

8 Κατηγορίες Event Social, είναι τα events που έχουν χαρακτήρα κοινωνικό και είτε προσφέρουν ψυχαγωγία, είτε καλύπτουν τις ανάγκες των κοινωνικών και φιλανθρωπικών υποχρεώσεων.

9 Κατηγορίες Event Σαφώς η κατηγοριοποίηση αυτή δεν μπορεί να είναι απόλυτη. Αυτό γίνεται αντιληπτό από το εξής παράδειγμα: Μια συναυλία θεωρείται ως social event αν διοργανωθεί για το ευρύ κοινό ή για έναν φιλανθρωπικό σκοπό, και business event αν διοργανωθεί από μια εταιρεία για τους πελάτες της, τους προμηθευτές της κλπ Η αγορά των events έχει πολυδιάστατο και σύνθετο χαρακτήρα. Στην κατηγορία αυτή μπορούν να ενταχθούν μια σειρά από εκδηλώσεις. Από τις παρουσιάσεις προϊόντων έως τις εκδηλώσεις προώθησης της εταιρικής εικόνας και ταυτότητας και από τις συνεντεύξεις Τύπου έως τα επετειακά happenings και ταξίδια

10 Πελάτες Η ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών φαίνεται να αποτελεί το βασικό κριτήριο επιλογής των πελατών. Οι πελάτες αντιλαμβάνονται όλο και περισσότερο τη δυναμική των events, η ποιότητα των υπηρεσιών είναι ο καθοριστικός παράγοντας στην επιλογή μιας εταιρίας από την άλλης. Αυτό που βαθύτερα, όμως, ζητά ο πελάτης ιδιαίτερα στην εποχή της κρίσης, είναι μια σχέση εμπιστοσύνης – συνεργασίας με την εταιρία διοργάνωσης εκδηλώσεων και μια μόνιμη εγρήγορση από πλευράς των στελεχών της εταιρίας, με απώτερο σκοπό την κάλυψη των άμεσων αναγκών του.

11

12 Budget – άγνωστη λέξη! Το πρόβλημα των μειωμένων budget σε συνδυασμό με τις αυξημένες απαιτήσεις είναι η μάστιγα της εποχής στον κλάδο Αν και αποτελεί γενική παραδοχή πως οι πελάτες έχουν κατανοήσει την αξία και τη χρησιμότητα των events έναντι ίσως άλλων προωθητικών ενεργειών, αυτό δεν συνδυάζεται και με την ανάλογη αύξηση των κονδυλίων. Αντίθετα, ενώ οι απαιτήσεις αυξάνονται, τα budget μειώνονται. Οι πελάτες σήμερα ζητούν ‘’τα πάντα’’, προτίθενται όμως να διαθέσουν τα ελάχιστα δυνατόν χρήματα. Ο στρατηγικός σχεδιασμός εκδηλώσεων, έχει πάντα θετικά αποτελέσματα. Όταν σχεδιάζουμε μία εκδήλωση βασιζόμενοι στον άξονα έρευνα – ανάλυση – στρατηγική – εκτέλεση, με μαθηματική ακρίβεια τα οφέλη είναι τεράστια. Συνηθισμένο φαινόμενο στην εποχή μας, οι άπειρες εκδηλώσεις, χωρίς καμία στρατηγική δομή με αποτέλεσμα, να μην επιτυγχάνονται οι βασικές επιδιώξεις των διοργανωτών αλλά και να επιφέρουν μεγαλύτερο κακό στην εικόνα και την φήμη των οργανισμών που τις διοργανώνουν. Η Διοργάνωση Εκδηλώσεων είναι αναγκαίο να διέπεται από ένα απόλυτα δομημένο και πολύ καλά μελετημένο σχέδιο, καθώς πρέπει η επένδυση του κάθε οργανισμού να έχει αποτελεσματικότητα και να μην χάνονται χρήμα και χρόνος.

13 Παράγοντες επιτυχίας ενός event Οι παράγοντες που συντείνουν στην επιτυχημένη διοργάνωση μίας εκδήλωσης είναι πολλοί. Πρωταρχικό ρόλο διαδραματίζει η ιδέα, το concept. Η πρωτότυπη, ευρηματική ιδέα είναι άλλωστε αυτή που θα αναδείξει το προϊόν ή την υπηρεσία και θα τη “χαράξει” στη μνήμη όσων βρέθηκαν στο event. Στη συνέχεια, εξαιρετικής σημασίας θεωρείται η επιλογή ενός πρωτότυπου χώρου, η ποιότητα του έμψυχου δυναμικού, τα τεχνολογικά μέσα και οι δυνατότητές τους να πολλαπλασιάσουν το αποτέλεσμα, και βέβαια η σωστή προετοιμασία, η σκηνοθεσία, το timing και η προσοχή στην τελευταία λεπτομέρεια, καθώς δεν επιτρέπονται τα λάθη Mια πετυχημένη διοργάνωση εκδήλωσης στηρίζεται στην πρωτότυπη «μίξη» creative προσέγγισης, επιλογής του σωστού κοινού, χώρου και timing. Όταν αυτά είναι σε σωστές αναλογίες τότε οι εκδηλώσεις είναι πετυχημένες.

14 Παράγοντες επιτυχίας ενός event Η επιτυχία ενός event –ανεξάρτητα από το είδος του – κρίνεται επισης από δύο παράγοντες: την προσέλευση του επιλεγμένου – επιθυμητού κοινού στο event, καθώς και τη δημοσιότητα που θα προκληθεί μετά το πέρας της εκδήλωσης. Ωστόσο, στην επιτυχία ενός event συμβάλλουν επιπλέον μια σειρά παραγόντων που ενδεχομένως θεωρούνται δευτερεύοντες αλλά είναι εξίσου σημαντικοί. Πιο συγκεκριμένα, η επιλογή του χώρου που θα πραγματοποιηθεί το event είναι πολύ σημαντική, καθώς θα πρέπει να συμβαδίζει με το προφίλ του φορέα και το ύφος της εκδήλωσης, ενώ παράλληλα να συνδυάζει εύκολη πρόσβαση για τους προσκεκλημένους. Το branding του χώρου αποτελεί έναν ακόμα σημαντικό παράγοντα, μιας και αντικατοπτρίζει την εικόνα της εταιρίας. Επιπλέον, το concept μιας εκδήλωσηςσαφώς τη διαφοροποιεί από παρόμοια event ( πρέπει πάντα να αναζητάμε νέους και δημιουργικούς τρόπους για να διοργανώσουμε ένα event ).

15 Παράγοντες επιτυχίας ενός event Τέλος, η ροή της εκδήλωσης, η πρόσκληση, το catering, το service, το δώρο, η επιλογή των happenings, κ.τ.λ. αποτελούν κριτήρια αξιολόγησης ενός event που καθορίζονται βασικά από τους στόχους που η εταιρία ή ο φορέας θεωρεί ότι πρέπει να επιτευχθούν μέσω της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, μια συνέντευξη Τύπου αποσκοπεί στην ενημέρωση του κοινού-στόχος, μια εκδήλωση εγκαινίων αποσκοπεί στη δημιουργία μέγιστης δημοσιότητας, μια εκδήλωση προσωπικού στοχεύει στη σύσφιξη σχέσεων των υπαλλήλων, μια παρουσίαση ενός προϊόντος στόχο έχει την προσέλκυση νέων πελατών και ούτω καθεξής. Ολοκληρώνοντας, σε κάθε event υπάρχει ένα αλάνθαστο κριτήριο: τα αποτελέσματα. Από αυτά κρίνει κανείς την επιτυχία

16 Αντικείμενα ευθύνης του EVENT MANAGER Σχεδιασμός – Οργάνωση- Παραγωγή της εκδήλωσης Προσδιορισμός & προσέγγιση κοινού εκδήλωσης Συντονισμός υλοποίησης δράσεων Συντονισμό όλων των εξωτερικών συνεργατών (φωτογράγοι, dj, ηχολήπτες, διακοσμητές κλπ) Εύρεση & Διαχείριση Χορηγιών Οικονομική Διαχείριση Επικοινωνία & Προβολή Επιμέλεια & παραγωγή έντυπου/ ηλεκτρονικού υλικού

17 Αντικείμενα ευθύνης του EVENT MANAGER Ειδικότερα για τα συνέδρια: Διαχείριση επιστημονικού προγράμματος & εγγραφών συνέδρων Συντονισμός & Παραγωγή Συνεδρίου (διαχείριση χώρων, εκθετών, τεχνικού εξοπλισμού, διερμηνειών, επισιτιστικών αναγκών) Διαχείριση φιλοξενίας, διαμονής & μετακινήσεων Σχεδιασμός & διαχείριση πολιτιστικού/κοινωνικού προγράμματος Σχεδιασμός & διαχείριση τουριστικού προγράμματος (ημερήσιες & πολυήμερες εκδρομές) Γραμματειακή Υποστήριξη / Λειτουργία Γραμματείας Απολογισμός & αξιολόγηση

18 Προσόντα event manager Σημαντικό ρόλο για κάποιον που θέλει να θεωρεί τον εαυτό του επαγγελματία του χώρου παίζει το ακαδημαϊκό υπόβαθρο, το οποίο δίνει δυνατότητες για ανάπτυξη τεχνικών και πρακτικών. Απαραίτητη η πολύ καλή γνώση Η/Υ, η γνώση ξένης γλώσσας αλλά κυρίως η καλή γνώση και χειρισμός της ελληνικής γλώσσας! Απαραίτητη επίσης η σωστή πρακτική άσκηση δίπλα σε κάποιον επαγγελματία. Από εκεί και πέρα, αν επιχειρούσαμε να περιγράψουμε τη «συνταγή» της επιτυχίας, δεν θα έπρεπε να παραλείψουμε τα έμφυτα χαρακτηριστικά, τα ατομικά προσόντα ακόμα και την εμφάνιση. Σημαντικότερο όμως από όλα είναι το όραμα και η αγάπη για το συγκεκριμένο επάγγελμα, όπως και για όλα τα επαγγέλματα, που βοηθούν πολλές φορές να ξεπερνά κανείς τις δυσκολίες, να συνεχίζει πάντα με κέφι και ζωντάνια και τέλος να φθάνει στο ψηλό σκαλοπάτι της επιτυχίας.

19 Προσόντα event manager Όσοι ασχολούνται σοβαρά με την επικοινωνία και την διοργάνωση εκδηλώσεων, είτε είναι στελέχη επιχειρήσεων, είτε ελεύθεροι επαγγελματίες, θα πρέπει να διαθέτουν ένα συνδυασμό πολλών και ποικίλων χαρακτηριστικών. Θα πρέπει, λοιπόν, να είναι ανοιχτοί και επικοινωνιακοί, να διαθέτουν εσωτερική ευγένεια και να έχουν δημιουργικότητα, φαντασία, αποτελεσματικότητα, ευελιξία, διαίσθηση, θετική σκέψη,ψυχραιμία και αντοχή. Προσόντα που είναι απαραίτητα για να μπορούν να ανταπεξέλθουν στις σκληρές συνθήκες εργασίας και το ωράριο που απαιτεί το συγκεκριμένο επάγγελμα, που στην ουσία δεν έχει ωράριο! Τέλος, βασικό προσόν είναι και η ικανότητα να διαχειρίζονται καταστάσεις κρίσεων με επιτυχία.

20 Μύθος ή Αλήθεια Όλα όσα ανέφερα μέχρι τώρα είναι η αλήθεια που καταρρίπτει τον μύθο ότι το event management ή αλλιώς η διοργάνωση συνεδρίων και εκδηλώσεων είναι ένα επάγγελμα γεμάτο χαρά, διασκέδαση και glamour και όσοι ασχολούνται με αυτό ζουν ένα μεγάλο πάρτι Επίσης ότι είναι ένα επάγγελμα που μπορεί να κάνει ο καθένας, χωρίς να απαιτούνται κάποια ιδιαίτερα προσόντα. Εκφράσεις όπως «κάθε μέρα είσαι έξω» ή « πάλι σε είδα στα κοσμικά» είναι πολύ συνηθισμένες ακόμη και από φίλους! Και κάποια στιγμή κουράζεσαι να εξηγείς στους κοντόφθαλμους, ότι για να φτάσεις στο σημείο να πιείς ένα ποτό σε μια εκδήλωση έχεις ξενυχτήσει όλες τις προηγούμενες μέρες στο γραφείο, είσαι άπειρες ώρες πριν στον χώρο της εκδήλωσης, έχεις πιθανόν κουβαλήσει, έχεις τσιρίξει, έχεις αγχωθεί, έχεις ξεπεράσει όλες τις κρίσεις που δημιουργούνται πάντα τελευταία στιγμή, έχεις εξυπηρετήσει τους καλεσμένους πάντα με το καλύτερο χαμόγελο … και κάπου προς το τέλος της εκδήλωσης -αν είσαι τυχερός -αισθάνεσαι και εσύ καλεσμένος!