Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλίας Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων - Enterprise Resource Planning Ενότητα 5: Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων Καθηγητής Δρ. Παναγιώτης Φιτσιλής Σχολή Διοίκησης & Οικονομίας Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων

Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στο πλαίσιο του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο Τ.Ε.Ι. Θεσσαλίας» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 2

Σκοποί ενότητας Ο αναγνώστης να μπορεί να: 1)Ορίζει τις βασικές περιοχές λειτουργικότητας σε ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. 2)Αναφέρει τα βήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. 3)Περιγράφει τα αντικείμενα της οργανωτικής δομής. 4)Αναφέρει το περιεχόμενο ενός βασικού αρχείου εργαζομένου. 5)Αναφέρει τις ομάδες εργαζομένων. 6)Περιγράφει τα κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων. 7)Αναλύει τη διαδικασία διαχείρισης του χρόνου του προσωπικού. 8)Περιγράφει τα βασικά χαρακτηριστικά της μισθοδοσίας του προσωπικού. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων3

Περιεχόμενα ενότητας Βασικές περιοχές λειτουργικότητας. Τα βήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Τα βήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Αντικείμενα οργανωτικής δομής. Αντικείμενα οργανωτικής δομής. Το βασικό αρχείο εργαζομένου περιλαμβάνει. Το βασικό αρχείο εργαζομένου περιλαμβάνει. Ομάδες εργαζομένων. Ομάδες εργαζομένων. Κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων. Κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων. Διαχείριση χρόνου προσωπικού. Διαχείριση χρόνου προσωπικού. Μισθοδοσία προσωπικού. Μισθοδοσία προσωπικού. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων4

Βασικές περιοχές λειτουργικότητας Πιο συγκεκριμένα οι βασικές περιοχές λειτουργικότητας σε ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού είναι: Διαχείριση της οργάνωσης της επιχείρησης που επιτρέπει τον ορισμό των οργανωτικών δομών της επιχείρησης. Διοίκηση προσωπικού που επιτρέπει την δημιουργία και συντήρηση του βασικού αρχείου των εργαζομένων της επιχείρησης. Ανάπτυξη προσωπικού (personnel development) που περιλαμβάνει τις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού, την εκπαίδευση του προσωπικού καθώς και την αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού. Διαχείριση παροχών προσωπικού (benefit management) που επιτρέπει τη διαχείριση των παροχών και ωφελημάτων της επιχείρησης προς τους εργαζόμενους. Είναι παροχές σε χρήμα ή είδος που καταβάλλει ο εργοδότης σε εργαζόμενους, χωρίς να εκκαθαρίζονται μέσω της μηνιαίας μισθοδοσίας. Ενδεικτικά είναι η παροχή εταιρικού αυτοκινήτου, ιδιωτικής ασφάλισης, ένταξη σε συνταξιοδοτικό πρόγραμμα, κάλυψη ενοικίου, εξόδων κίνησης κλπ. Συνήθως οι ανωτέρω παροχές δίνονται σε στελέχη της εταιρίας, σύμφωνα με το επίπεδο της θέσης τους στην οργανωτική δομή της επιχείρησης. Διαχείριση χρόνου προσωπικού (time management) που επιτρέπει την καταγραφή και παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων. Μισθοδοσία προσωπικού (payroll). Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων5

Η συνολική εικόνα Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων6

Τα βήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων7

Η οργάνωση της επιχείρησης για το υποσύστημα της λογιστικής. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων8

Αντικείμενα οργανωτικής δομής Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων9

Σχέσεις μεταξύ αντικειμένων οργανωτικής δομής. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων10

Παράδειγμα οργανωτικής δομής (τμήμα). Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων11

Το βασικό αρχείο εργαζομένου περιλαμβάνει Τα προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου. Τα μισθολογικά στοιχεία του εργαζομένου. Οικογενειακή κατάσταση. Φορολογικά στοιχεία. Το ωράριο εργασίας. Τα γεγονότα που σχετίζονται με τον εργασιακό του βίο. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων12

Ο εργαζόμενος αποτελεί βασική οντότητα του υποσυστήματος ανθρώπινου δυναμικού. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων13

Οι τύποι πληροφοριών (infotypes) Τα προσωπικά στοιχεία (Personal Data). H διεύθυνση κατοικίας, αλλά και διαφόρων τύπων διευθύνσεις. Η εκπαίδευση. Βασικός μισθός. κ.α. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων14

Χρονικοί περιορισμοί τύπων πληροφοριών. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων15

Παράδειγμα ενεργειών προσωπικού Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων16

Ομάδες εργαζομένων Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων17

Οθόνη εισαγωγής προσωπικών δεδομένων εργαζομένου στο σύστημα SAP. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων18

Μια απλοποιημένη ροή εργασιών σε ένα σύστημα ηλεκτρονικών προσλήψεων. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων19

Κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων (1) Τήρηση αρχείου προκηρύξεων θέσεων όπου συντηρούνται πληροφορίες σχετικά µε τα διαδικαστικά στοιχεία µιας προκήρυξης (π.χ. ημερομηνία δηµοσίευσης, µέσο κ.λπ.). Δυνατότητα αρχικής καταχώρησης βιογραφικού υποψηφίου δια µέσου internet και intranet. Τήρηση αρχείου υποψηφίων όπου καταχωρούνται βασικές πληροφορίες για τον υποψήφιο (π.χ. όνοµα, διεύθυνση, εκπαίδευση κ.λπ.). Τήρηση προσόντων υποψηφίων βάσει των οποίων θα γίνει η επιλογή για την προκηρυγµένη θέση εργασίας. Τήρηση απαιτήσεων για τις προκηρυσσόµενες θέσεις εργασίας. Επιλογή των καταλληλότερων υποψηφίων βάσει σύγκρισης προσόντων υποψηφίων — απαιτήσεων θέσεων εργασίας. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων20

Κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων (2) Αυτοµατοποίηση της αλληλογραφίας που σχετίζεται µε την διαδικασία της στελέχωσης. Δυνατότητα συµµετοχής ενός υποψηφίου σε διαδικασία επιλογής για πολλές θέσεις εργασίας χωρίς επαναεισαγωγή στοιχείων στο σύστηµα. Προγραµµατισµός εργασιών στελέχωσης στο σύστηµα (π.χ. ηµ/νίες συνεντεύξεων). Αναζήτηση κατάλληλων υποψηφίων από το υπάρχον προσωπικό της εταιρίας για κάλυψη θέσεων (προϋποθέτει τήρηση προσόντων για κάθε εργαζόµενο της εταιρίας). Ολοκλήρωση του συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων µε την Διαχείριση Προσωπικού, και µεταφορά στοιχείων που έχουν εισαχθεί για τον υποψήφιο στο βασικό αρχείο προσωπικού χωρίς επαναεισαγωγή τους στο σύστηµα. Αναφορές προς τη διοίκηση βασισµένες σε όλα τα στοιχεία που καταχωρούνται για έναν υποψήφιο, µε δυνατότητα απεικόνισης των στοιχείων σε µορφή ιστογραµµάτων και διαφόρων άλλων σχεδιαγραµµάτων. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων21

Διαχείριση χρόνου προσωπικού Η βασική λειτουργικότητα μιας εφαρμογής διαχείρισης χρόνου προσωπικού είναι: η καταγραφή χρόνου κάθε εργαζομένου ανά δραστηριότητα. η καταγραφή του χρόνου απουσίας (ασθένειες, άδειες κ.λπ.). η καταγραφή υπερωριών και ο υπολογισμός αμοιβής υπερωριών ανά εργαζόμενο. ο προγραμματισμός βάρδιας. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων22

Μια απλοποιημένη ροή εργασιών σε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργαζομένων Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων23

Προγραμματισμός βάρδιας (1) Η δημιουργία λεπτομερούς πλάνου εργασίας για το προσωπικό. Μείωση του κόστους προσωπικού με την: o ελαχιστοποίηση του απαιτούμενου προσωπικού. o ελαχιστοποίηση των υπερωριών καθώς και άλλων ειδικών επιδομάτων (π.χ. εργασία σε αργία). Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων24

Προγραμματισμός βάρδιας (2) Για τη δημιουργία του προγράμματος θα πρέπει να ληφθούν υπόψη: o Το μισθολογικό κόστος. o Η ειδικότητα των εργαζομένων. o Η αρχαιότητα των εργαζομένων. o Η συμμετοχή των εργαζομένων σε ομάδες- υποομάδες εργαζομένων (π.χ. εργαζόμενοι σε ένα υποκατάστημα, μια αποθήκη). o Οι ανάγκες τις οργανωτικής μονάδας σε εργασία. o Οι προτιμήσεις των εργαζομένων. o Το ημερολόγιο των αργιών. o Οι άδειες προσωπικού. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων25

Προγραμματισμός βάρδιας (2) Εκτός των παραπάνω ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να ικανοποιεί περιορισμούς όπως: o Ελάχιστος – μέγιστος χρόνος μεταξύ ρεπό. o Ελάχιστος – μέγιστος αριθμός νυχτερινών. o Περιορισμοί μεταξύ διαδοχικών βαρδιών (νύχτα-πρωί). o Σειρά ικανοποίησης περιορισμών αν δεν είναι εφικτό να ικανοποιηθούν όλα. o Πρόβλεψη για αναπληρωματικούς εργαζόμενους. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων26

Μισθοδοσία προσωπικού Θα πρέπει να διαθέτει διαχείριση : o Αποδοχών. o Ασφαλιστικών Ταμείων. o Λοιπών Υποχρεώσεων (πχ. Ιδ. Ασφάλιση, Σωματεία). o Οικειοθελών Παροχών Προσωπικού. o Χρηματικών Διευκολύνσεων και Προκαταβολών Προσωπικού. o Εξόδων Προσωπικού. o Δανείων Προσωπικού. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων27

Μισθοδοσία προσωπικού - κινήσεις Διαχείριση κινήσεων. Δημιουργία κινήσεων. Κάρτες παρουσιών. Εκκαθάριση με Υπολογισμό, Οριστικοποίηση και Ακύρωση Οριστικοποίησης. Συντήρηση Εκκαθάρισης. Καταστάσεις Εκκαθάρισης με Φύλλο ανάλυσης, Κατάσταση μισθοδοσίας, Αρθρο και Σύνολα κατά Ταμείο. Πληροφόρηση Εκκαθάρισης. Συμπλήρωση μεταβολών. Κατάσταση ελέγχου κινήσεων. Δισκέτες Τραπεζών. Προκαταβολές περιόδου. Μητρώο Υπερωριών. Κρατήσεις δημοσίου κατά κατάστημα. Ενημέρωση Ημ.Εργασίας ΡΕΠΟ. Κατάσταση Ημ.Εργασίας ΡΕΠΟ. Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων28

Καταχώρηση Κινήσεων Μισθοδοσίας Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων29

Κατάσταση μισθοδοσίας Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων30

Κατάσταση μισθοδοσίας Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων31

Τέλος ενότητας Επεξεργασία: Μέγας Χρήστος

Σημειώματα

Σημείωμα Ιστορικού Εκδόσεων Έργου Το παρόν έργο αποτελεί την έκδοση Χ.ΥΖ. Έχουν προηγηθεί οι κάτωθι εκδόσεις: Έκδοση Χ1.Υ1Ζ1 διαθέσιμη εδώ. (Συνδέστε στο «εδώ» τον υπερσύνδεσμο). Έκδοση Χ2.Υ2Ζ2 διαθέσιμη εδώ. (Συνδέστε στο «εδώ» τον υπερσύνδεσμο). Έκδοση Χ3.Υ3Ζ3 διαθέσιμη εδώ. (Συνδέστε στο «εδώ» τον υπερσύνδεσμο).

Σημείωμα Αναφοράς Copyright Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλίας, Παναγιώτης Φιτσιλής Παναγιώτης Φιτσιλής «Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων» Έκδοση 1.0 Λάρισα 01/09/2015. Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση:

Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons: Αναφορά - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή, 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λπ., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο, που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο, που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί.

Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (1/2) Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: Εικόνες/Σχήματα/Διαγράμματα/Φωτογραφίες Εικόνα 1: Εικόνα 2: Εικόνα 3: Εικόνα 4: Εικόνα 5:

Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (2/2) Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: Πίνακες Πίνακας 1: Πίνακας 2: Πίνακας 3:

Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει:  το Σημείωμα Αναφοράς,  το Σημείωμα Αδειοδότησης,  τη Δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων,  το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει). μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους.