: Οργάνωση Προγραμμάτων Αναψυχής ΔΗΜΟΚΡΙΤΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΡΑΚΗΣ & ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ Μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών : «Άσκηση & Ποιότητα Ζωής» Κατεύθυνση Δ’ : Φυσική Δραστηριότητα & Αθλητική Αναψυχή Μάθημα 750: Οργάνωση Προγραμμάτων Αναψυχής 8η Θεματική ενότητα: Έλεγχος & Αξιολόγηση Προγραμμάτων Αναψυχής Evaluation & Control in Recreational Programs Εισηγητής: Δρ. Κουθούρης Χαρίλαος, Επίκουρος Καθηγητής Τ.Ε.Φ.Α.Α., Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας

Σε αυτή την θεματική ενότητα οι φοιτητές πληροφορούνται για:  Την διαδικασία του ελέγχου ως μέρος της διαδικασίας του μάνατζμεντ  Τη διεργασία του ελέγχου  Τα πρότυπα απόδοσης  Τις φάσεις του ελέγχου  Τον αριθμό και τη διαφορετική χρήση των οικονομικών ελέγχων  Τη διαδικασία της αξιολόγησης  Τη σημασία της αξιολόγησης από την πλευρά του πελάτη, του προγράμματος και του οργανισμού  Καθορισμός των περιοχών αξιολόγησης  Περιγραφή των μεθόδων αξιολόγησης  Τη διαφορά μεταξύ αξιολόγησης και διασφάλισης ποιότητας  Την έννοια και την αξία της ανατροφοδότησης

Η διαδικασία του μάνατζμεντ, που είναι αλληλένδετη με τον προγραμματισμό και με την οποία η διεύθυνση του οργανισμού, υλοποιεί τα προγράμματά της, αξιολογεί την απόδοση και μετρά την τελική επιτυχία ή αποτυχία είναι ο έλεγχος

Ο κυκλικός χαρακτήρας της διαδικασίας του μάνατζμεντ. Προγραμματισμός Έλεγχος Αξιολόγηση ανατροφοδότηση

Ιεραρχία αντικειμενικών στόχων. Α Β Γ Δ Ε Ζ Η Θ Ι Κ

Έλεγχος Με την ολοκλήρωση του προγραμματισμού (εμπεριέχεται και η φάση της οργάνωσης) ξεκινά η διαδικασία του ελέγχου, δηλαδή η παρακολούθηση σε καθημερινή βάση του έργου ή του προγράμματος. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να εξασφαλίζεται η αποδοτική και αποτελεσματική χρήση των πόρων που έχουν διατεθεί για την επίτευξη των αντικειμενικών στόχων – κρισιμότεροι των οποίων είναι οι ανθρώπινοι πόροι

Στόχος ελέγχου Να παρακολουθεί την απόδοση του οργανωτικού έργου, συγκρίνοντας τα προβλεπόμενα κριτήρια και αναδεικνύοντας έγκαιρα τα πιθανά προβλήματα (Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ 184)

Κύρια σημεία στη σημασία του ελέγχου Ο έλεγχος είναι απαραίτητος για τη μέτρηση και την αξιολόγηση της απόδοσης του οργανισμού Ο έλεγχος είναι μια διαδικασία δυναμική και συνεχής Ο έλεγχος περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες του οργανισμού

Διεργασία ελέγχου (control process) Είναι μια σειρά ενεργειών που πρέπει να κάνει η διοίκηση κάθε οργανισμού για να καθιερωθούν και να τηρούνται πρότυπα απόδοσης Με τα πρότυπα απόδοσης αξιολογείται η απόδοση και γίνονται διορθωτικές ενέργειες όπου χρειάζεται

Αναλυτικότερα…… Η διεργασία του ελέγχου εξασκείται σε όλες τις λειτουργίες και σε όλα τα επίπεδα διοίκησης του οργανισμού Περιλαμβάνει : Τον καθορισμό προτύπων απόδοσης Την μέτρηση της τρέχουσας απόδοσης Την αξιολόγηση αυτής Την αξιοποίηση της ανατροφοδότησης για την λήψη διορθωτικών μέτρων

Τα πρότυπα απόδοσης Τα πρότυπα απόδοσης (performance standards) Πρότυπο απόδοσης ονομάζεται το αναμενόμενο αποτέλεσμα από μία δραστηριότητα, όταν αυτή θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία

Χαρακτηριστικά προτύπων απόδοσης τα πρότυπα απόδοσης είναι Αν τα πρότυπα απόδοσης είναι α) ρεαλιστικά, β) βασισμένα στην συμπεριφορά, γ) παρατηεύκολαρήσιμα (στην αντίληψη) δ) μετρήσιμα ε) εφικτά εξυπηρετούν την υποκίνηση των εργαζομένων και παρέχουν χρήσιμες πληροφορίες στην διεύθυνση, σχετικά με την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού

Δίκαια πρότυπα απόδοσης Να μην ορίζονται υπερβολικά υψηλά Ο οργανισμός δεν θα επιτυγχάνει τα επιθυμητά αποτελέσματα, αποτυχία Ο οργανισμός θα τα ξεπερνά εύκολα και αυτό κακώς θα χαρακτηρίζεται επιτυχία, επειδή θα μπορούσε να είχε γίνει αποτελεσματικότερη χρήση των πόρων του Η εξέταση της απόδοσης του παρελθόντος και της απόδοσης ανταγωνιστριών εταιρειών/οργανισμών αποτελούν τις καλύτερες μεθόδους καθορισμού προτύπων απόδοσης (Montana & Charnov, Μάνατζμεντ, σελ 306) Να μην ορίζονται πολύ χαμηλά

Τα πρότυπα απόδοσης βοηθούν τα στελέχη του οργανισμού στο ….  Να μπορούν να προσδιορίζουν το βαθμό επιτυχίας ή αποτυχίας, συγκρίνοντας την πραγματική απόδοση με τα προκαθορισμένα πρότυπα απόδοσης  Να είναι σε θέση να συγκρίνουν την απόδοση του τρέχοντος έτους (ή εκδήλωσης), με εκείνη προηγούμενων ετών, για να διαπιστώσουν αποκλείσεις, προοπτικές και τάσεις  Να μπορούν να συγκρίνουν την απόδοση της εταιρίας ή οργανισμού με εκείνη άλλων εταιριών

Τα πρότυπα απόδοσης Τα πρότυπα απόδοσης είναι ένα ισχυρό εργαλείο του προγραμματιστή για τον έλεγχο του έργου, όμως πρέπει να καλύπτουν τις παρακάτω ερωτήσεις:  Τι μετράει με αυτά η διεύθυνση;  Πως γίνεται η μέτρηση;  Κάθε πότε πρέπει να γίνονται οι μετρήσεις;  Ποιο ορίζεται ως το σωστό πρότυπο απόδοσης;

Η μέτρηση της απόδοσης Η μέτρηση της απόδοσης γίνεται με ποσοτικούς και με ποιοτικούς τρόπους. Η φύση των στόχων καθορίζει εαν οι μετρήσεις θα γίνονται σε μικρές ή μεγάλες περιόδους Η μέτρηση της απόδοσης, κοστίζει Η μέτρηση της απόδοσης, κοστίζει, γι’ αυτό η απόφαση για τον αριθμό και την συχνότητα των μετρήσεων θα πρέπει να καθοδηγείται από τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης

Οι φάσεις του ελέγχου Έλεγχοι μπορεί να εφαρμόζονται σ’ όλες τις φάσεις μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας  Ο προκαταρτικός έλεγχος ή έλεγχος καθοδήγησης  Ο προκαταρτικός έλεγχος ή έλεγχος καθοδήγησης, (input control) εφαρμόζεται πριν αρχίσει η δραστηριότητα π.χ. προϋπολογισμοί, σχεδιασμός εργασίας, χρονικός προγραμματισμός εργασιών, διοίκηση με στόχους

Οι φάσεις του ελέγχου  Ο έλεγχος κατά την διεργασία (process control) γίνεται κατά την εκτέλεση της εργασίας και μπορεί να περιλαμβάνει ποιοτικό έλεγχο και αξιολόγηση απόδοσης  Ο έλεγχος εκροής  Ο έλεγχος εκροής (output control) εφαρμόζεται μετά την ολοκλήρωση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αλλά πριν την παράδοση στον χρήστη μπορεί να περιλαμβάνει εκ των υστέρων, διαχειριστικούς ελέγχους καθώς και ποιοτικούς ελέγχους

Στρατηγικές ελέγχου Έλεγχος της αγοράς, συναντάται σε αθλητικούς οργανισμούς που είναι κερδοσκοπικοί και αντιμετωπίζουν ανταγωνισμό. Συγκρίνονται περιοδικά οι τιμές και τα κέρδη από τις αθλητικές υπηρεσίες ή προϊόντα και αξιολογείται η αποδοτικότητα του οργανισμού Γραφειοκρατικός έλεγχος, συναντάται σε μεγάλους αθλητικούς οργανισμούς όπου η συμπεριφορά του προσωπικού και οι εσωτερικές συνεργασίες δεν μπορούν να οριστούν με σαφήνεια και σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που διεκδικούν δημόσιους πόρους για κοινωνικούς σκοπούς. Αφορά τη χρήση κανόνων, πολιτικών, ιεραρχιών, γραπτών τεκμηριώσεων και τυποποιημένων διαδικασιών που ως βασικό στόχο έχουν τον έλεγχο της συμπεριφοράς του προσωπικού και τον τρόπο διανομής των πόρων (Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ 185)

Στρατηγικές ελέγχου συνέχεια… Έλεγχος προσκόλλησης, συναντάται σε μικρούς αθλητικούς οργανισμούς όπου είναι δυνατή η προσωπική σύνδεση του ανθρώπινου δυναμικού (π.χ. προπονητών) με τους στόχους και την απόδοση του οργανισμού. Ο οργανισμός εμπλέκεται στον έλεγχο αυτό όταν η διοίκηση χρησιμοποιεί κοινωνικά χαρακτηριστικά, όπως την αφοσίωση, αξίες, πιστεύω για να διαμορφώσει και να ελέγξει την συμπεριφορά του ανθρώπινου δυναμικού Εποπτικός έλεγχος, εστιάζεται στην απόδοση κάθε εργαζομένου ξεχωριστά, συναντάται περισσότερο στα κατώτερα ιεραρχικά επίπεδα ενός οργανισμού (π.χ. διευθυντής τμήματος ή γραφείου). Μπορεί να λάβει δύο μορφές:  έλεγχος αποτελεσμάτων, βασίζεται σε προκαθορισμένα κριτήρια και περιλαμβάνει γραπτές εκθέσεις παραγωγικότητας και απόδοσης για κάθε εργαζόμενο  παρακολούθηση συμπεριφοράς, αφορά τη συμπεριφορά των εργαζομένων και είναι απαραίτητη ώστε να διασφαλιστεί ότι ακολουθούν τις ενδεδειγμένες διαδικασίες

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ 1.Ο προϋπολογισμός (budget) 1.Ο προϋπολογισμός (budget) είναι μία μορφοποιημένη αναφορά των στόχων ενός οργανισμού, που εκφράζεται με οικονομο - τεχνικούς όρους Οι προϋπολογισμοί αναφέρουν τις προβλέψεις μελλοντικών εσόδων, εξόδων και κερδών. Είναι σπουδαία εργαλεία προγραμματισμού, οργάνωσης και ελέγχου και μπορούν να χρησιμοποιούνται σαν πρότυπα οικονομικής απόδοσης και σύγκρισης επιχειρήσεων

Η κατάρτιση ενός προϋπολογισμού υποχρεώνει τα στελέχη να διατυπώνουν τους μελλοντικούς στόχους με συγκεκριμένους οικονομικούς όρους, καθώς πως θα πετύχουν αυτούς τους στόχους Ο αναλυτικός προϋπολογισμός Ο αναλυτικός προϋπολογισμός καταρτίζεται από το υψηλό μάνατζμεντ και επιβάλλεται σε όλα τα άλλα επίπεδα του οργανισμού Ο συνθετικός Ο συνθετικός αρχίζει από τα κατώτερα και μεσαία στελέχη και εγκρίνεται από τα ανώτερα. Πλεονέκτημα η δέσμευση των στελεχών σε αυτά που απαιτούν ή σχεδίασαν

2. Οι διαχειριστικοί έλεγχοι είναι τυπικές αξιολογήσεις της οικονομικής κατάστασης ενός οργανισμού. Ανεξάρτητα από το εαν διενεργείται από εξωτερικούς ή από εσωτερικούς ελεγκτές, ο διαχειριστικός έλεγχος αξιολογεί την ακρίβεια των οικονομικών και την απόδοση σε σύγκριση με τις προβλέψεις των προϋπολογισμών

Διοικητικός έλεγχος Αποτελεί μια περιοδική εξέταση της αποτελεσματικότητας της διοίκησης Εξετάζει το τρέχον περιεχόμενο και τις συνθήκες των στόχων της διοίκησης και των προγραμμάτων που έχουν καταρτιστεί για την επίτευξη αυτών των στόχων Μπορεί να διενεργούνται από το προσωπικό του οργανισμού, από εξωτερικούς ελεγκτές ή από συνδυασμό και των δύο

..πρέπει να λαμβάνεται ως μία συνεχή διαδικασία, που τελικά κάνει έναν οργανισμό αναψυχής, ικανό ικανό, να έχει επίγνωση και σωστή κρίση των υπηρεσιών που παρέχει στους πελάτες του και να χρησιμοποιεί αποτελεσματικά τους πόρους που διαθέτει Η ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ…

Αντιλήψεις και έννοιες συναφείς της αξιολόγησης που χρησιμοποιούνται ανάλογα της περίστασης Assessment Assessment (στην αρχή του προγράμματος ή του έτους) Formative Evaluation (κατά τη διάρκεια) Formative Evaluation (κατά τη διάρκεια) Summative Evaluation (στο τέλος) Summative Evaluation (στο τέλος) Measurement Measurement Standards Standards Evaluative Research Evaluative Research

Αντιλήψεις και έννοιες συναφείς της αξιολόγησης που χρησιμοποιούνται ανάλογα της περίστασης Assessment, γίνεται στην αρχή του προγράμματος ή του έτους, σχεδόν πάντα εξετάζει τις ανάγκες που υπάρχουν και αποτελεί το έρεισμα για περαιτέρω σχεδιασμό (almost always examines some type of need and is the foundation for further planning) Assessment, γίνεται στην αρχή του προγράμματος ή του έτους, σχεδόν πάντα εξετάζει τις ανάγκες που υπάρχουν και αποτελεί το έρεισμα για περαιτέρω σχεδιασμό (almost always examines some type of need and is the foundation for further planning) Formative Evaluation, γίνεται κατά τη διάρκεια του προγράμματος ή του έτους, εξετάζει την διαδικασία/εξελικτική διεργασία ή την αποδοτικότητα του οργανισμού και καταπιάνεται με το πώς μπορούν να βελτιωθούν τα προγράμματα ενώ είναι ακόμη σε εξέλιξη (examines an organization’s process or efficiency and addresses how to improve programs while they are in progress) Formative Evaluation, γίνεται κατά τη διάρκεια του προγράμματος ή του έτους, εξετάζει την διαδικασία/εξελικτική διεργασία ή την αποδοτικότητα του οργανισμού και καταπιάνεται με το πώς μπορούν να βελτιωθούν τα προγράμματα ενώ είναι ακόμη σε εξέλιξη (examines an organization’s process or efficiency and addresses how to improve programs while they are in progress) Summative Evaluation, γίνεται στο τέλος του προγράμματος ή του έτους, μετράει το προϊόν/υπηρεσία αναφορικά με την έκβαση, τις επιδράσεις, ή την αποτελεσματικότητα και χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να δούμε αν το πρόγραμμα ‘’έτρεξε‘’ τελικά όπως είχε αρχικά σχεδιαστεί (measures the product, referred to as outcomes, impacts, or effectiveness, and is used when arts manager wants to prove whether a program worked the way it was planned) (Carpenter & Blandy, arts & cultural programming, σελ 83-84) Summative Evaluation, γίνεται στο τέλος του προγράμματος ή του έτους, μετράει το προϊόν/υπηρεσία αναφορικά με την έκβαση, τις επιδράσεις, ή την αποτελεσματικότητα και χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να δούμε αν το πρόγραμμα ‘’έτρεξε‘’ τελικά όπως είχε αρχικά σχεδιαστεί (measures the product, referred to as outcomes, impacts, or effectiveness, and is used when arts manager wants to prove whether a program worked the way it was planned) (Carpenter & Blandy, arts & cultural programming, σελ 83-84)  Measurement  Standards  Evaluative Research

Οι σκοποί της αξιολόγησης Να παρέχει ανατροφοδότηση στους υφισταμένους ώστε να αντιλαμβάνονται το επίπεδο της αποτελεσματικότητάς τους Να παρέχει κριτήρια για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των αποφάσεων, που αφορούν την επιλογή και τοποθέτηση των υπαλλήλων-στελεχών Να παρέχει κίνητρα στους εργαζόμενους Να ενισχύει τις σχέσεις «προγραμματιστή» και «εργαζόμενων»

Προσανατολισμός της αξιολόγησης 1ον Προσανατολισμός στον πελάτη 1ον Προσανατολισμός στον πελάτη Η αξιολόγηση εστιάζει στην ευχαρίστηση του πελάτη, την συμπεριφορά του στο πρόγραμμα και την παροχή μηχανισμών παραμονής ή εισόδου νέων πελατών στα προγράμματα 2ον Προσανατολισμός στο πρόγραμμα 2ον Προσανατολισμός στο πρόγραμμα Η αξιολόγηση εστιάζει στην διευθέτηση τακτοποίηση στοιχείων σχετικών με την οργάνωση και εφαρμογή του προγράμματος. Ακόμη διευκολύνει τον προγραμματιστή να αντιληφθεί σχέσεις μεταξύ πελατών και προσωπικού παροχής των υπηρεσιών

Προσανατολισμός της αξιολόγησης 3ον Προσανατολισμός στον οργανισμό 3ον Προσανατολισμός στον οργανισμό Η αξιολόγηση βοηθά στην καθιέρωση αντικειμενικών στόχων, κατανομής προϋπολογισμού, ελέγχου των υπηρεσιών, προτεραιοτήτων κλπ

Υπάρχουν πολλά συστατικά σε έναν οργανισμό ή εταιρία προς αξιολόγηση: 1.Το προσωπικό 2.Τα προγράμματα 3.Η φιλοσοφία -πολιτική που εφαρμόζεται 4.Η διοίκηση 5.Οι πελάτες, οι συμμετέχοντες 6.Φυσικοί και δημοσιονομικοί πόροι Κάθε οργανισμός πρέπει να έχει το δικό του σύστημα αξιολόγησης;

Τα στάδια ανάπτυξης ενός συστήματος αξιολόγησης 1.Ανάλυση της εργασίας 2.Προσδιορισμός των κινήτρων 3.Προσδιορισμός της κλίμακας 4.Ανάπτυξη του εντύπου εκτίμησης 5.Ανάπτυξη της διαδικασίας βαθμολόγησης 6.Υλοποίηση του συστήματος αξιολόγησης

Διαδικασία αξιολόγησης 1. Αρχική εκτίμηση κατά τον σχεδιασμό ενός προγράμματος πρέπει να μελετηθεί & να εκτιμηθεί τι είναι εφικτό να επιτευχθεί μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό διάστημα ο σχεδιασμός πρέπει να περιλαμβάνει όχι μόνο επιθυμητά αποτελέσματα αλλά και δείκτες ή κριτήρια με τα οποία θα συγκριθεί η απόδοση, όταν το πρόγραμμα θα έχει ολοκληρωθεί. επίσης, πρέπει να είναι ξεκάθαρες οι πιθανές εναλλακτικές δραστηριότητες, που θα οδηγήσουν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά στο επιθυμητό αποτέλεσμα 2. Συνεχής παρακολούθηση κατά τη διάρκεια της εφαρμογής ενός προγράμματος είναι απαραίτητη η παρακολούθηση των δευτερευουσών παραμέτρων (π.χ έγκαιρη έναρξη του προγράμματος, διασφάλιση ποιότητας, κ.α.) για τον έγκαιρο εντοπισμό και αντίδραση σε μικροπροβλήματα που επηρεάζουν την υλοποίηση των στόχων του προγράμματος (Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ 187)

Διαδικασία Αξιολόγησης συνέχεια…. 3. Τελική αξιολόγηση μετά την ολοκλήρωση του προγράμματος ακολουθεί μια συνολική αξιολόγηση του αποτελέσματος που επιτεύχθηκε σε σχέση με τους αρχικούς στόχους, η οποία επιτρέπει τον εντοπισμό κενών στην απόδοση η σύγκριση των επιθυμητών αποτελεσμάτων με αυτά που επιτεύχθηκαν επιτρέπει τον εντοπισμό προβλημάτων απόδοσης 4. Συνολική διαχείριση Μπορεί να επιτευχθεί σημαντικά όταν: ο σχεδιασμός κάθε προγράμματος συμπεριλαμβάνει τον τρόπο αξιολόγησής του η επιλογή, επεξεργασία και αξιοποίηση των δεδομένων που χρειάζονται για την κάθε προγράμματος ενός οργανισμού έχουν διατυπωθεί με σαφήνεια τα συμπεράσματα της αξιολόγησης αξιοποιούνται για να βελτιώσουν τη δομή και το περιεχόμενο του προγράμματος η όλη διαδικασία αξιολόγησης προσανατολίζεται στη μελλοντική βελτίωση της απόδοσης (Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ )

Διαδικασία Αξιολόγησης συνέχεια…. Ο προγραμματιστής αθλητισμού αναψυχής πρέπει να ασχολείται με την διαδικασία της αξιολόγησης κάθε προγράμματος καθημερινά Πρέπει να είναι γνώστης ποικίλων μεθόδων αξιολόγησης προγραμμάτων Οι μελλοντικές ανάγκες απαιτούν όχι μόνον ποσοτική αλλά και ποιοτική αξιολόγηση

Μέθοδος συλλογής δεδομένων αξιολόγησης Εξαρτάται από: - το περιεχόμενο των κριτηρίων - το σκοπό της - τις ικανότητες - τα μέσα όσων εμπλέκονται στην αξιολόγηση Απαιτούνται μέθοδοι που οδηγούν σε ποσοτικά και ποιοτικά δεδομένα Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ 196)

Μοντέλα & μέθοδοι αξιολόγησης  Επιδιώξεις, αντικειμενικοί στόχοι και ασυμφωνία αυτών  Εμπειρογνώμονες  Σχεδιασμένα συστήματα  Προδιαγραφές  Ερευνητικές μέθοδοι  Επικοινωνιακές και ενεργητικής συμμετοχής

Δυσκολίες της αξιολόγησης (Παπαδημητρίου, Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων, σελ 197) Τα προβλήματα και οι αντιδράσεις απορρέουν από το γεγονός ότι τα πορίσματα της αξιολόγησης α) συνδέονται άμεσα με μελλοντικές αποφάσεις του οργανισμού β) βοηθούν στο σχηματισμό τεκμηριωμένων απόψεων για το παραγόμενο έργο που μπορεί να μην είναι θετικές Έτσι, κατά τη συλλογή δεδομένων μπορεί να παρατηρηθεί διστακτικότητα, παραποίηση ή και άρνηση παροχής τους Σωστή πληροφόρηση & ειλικρινή σχέση μεταξύ όσων εμπλέκονται στην αξιολόγηση & όσων επηρεάζονται από αυτή Κατά τη διαδικασία της αξιολόγησης μπορεί να δημιουργηθούν ένταση και διαφωνίες μεταξύ των ατόμων Τα άτομα που συμμετέχουν στην αξιολόγηση ενός έργου του οργανισμού θα πρέπει να είναι γνώστες του κοινωνικού και πολιτικού του γίγνεσθαι, να είναι προετοιμασμένοι για την αντιμετώπιση των εντάσεων, διοικητικά στελέχη & προσωπικό να έχουν πεισθεί για το ρόλο & τα οφέλη της αξιολόγησης, ώστε να συμμετέχουν ουσιαστικά στη διαδικασία

Carpenter & Blandy, Αξιολόγηση προγραμμάτων (Carpenter & Blandy, arts & cultural programming, σελ 87-88, Henderson & Bialeschki 2002) 1.Inputs: resources available and expended, such as money, paid stuff and volunteer time, facilities, and equipment 2.Activities: στρατηγικές, τεχνικές, οργανωτικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται, συμπεριλαμβανομένου και της δημοσιότητας, των πραγματικών δραστηριοτήτων και της παροχής προγραμμάτων 3.People involvement: outputs, usually measured in terms of volume of activity pertaining to statistics and demographics describing the number of people, the characteristics of the people, and the frequency and intensity of involvement 4.Reactions: αποκρίσεις των συμμετεχόντων σε ότι αφορά το βαθμό του ενδιαφέροντος, αν τους άρεσαν ή όχι οι δραστηριότητες, την ικανοποίηση, τις προσδοκίες, appeal, την γνώμη τους 5.KASA (knowledge, attitudes, skills, aspirations) outcomes: οφέλη που αποκομίζουν και αλλαγές που γίνονται στα άτομα κατά τη διάρκεια ή μετά τη συμμετοχή στα προγράμματα ♦ Knowledge – επίγνωση, κατανόηση, ικανότητες επίλυσης προβλημάτων ♦ Attitudes – συναισθήματα, αλλαγή ενδιαφέροντος, ιδεών, πιστεύω ♦ Skills – λεκτικές ή φυσικές ικανότητες, νέες επιδεξιότητες, βελτίωση απόδοσης ♦ Aspirations – επιθυμίες, τρόπος ενέργειας, νέες αποφάσεις 6.Practice change outcome – υιοθέτηση και εφαρμογή των γνώσεων, των στάσεων, των ικανοτήτων, ή των προσδοκιών που επήλθαν ως αποτέλεσμα της συμμετοχής στον ελεύθερο χρόνο/αναψυχή (leisure) ή στην καθημερινή ζωή 7.End results – κοινωνικές, οικονομικές, περιβαλλοντικές, και ατομικές συνέπειες/επιπτώσεις; Πώς βοηθήθηκαν τα άτομα από τη συμμετοχή τους στο πρόγραμμα 1. Inputs 2. Activities 3. People involvement 4. Reactions 5. KASA outcomes 6. Practice change outcomes 7. End results

Carpenter & Blandy, Αξιολόγηση προγραμμάτων (Carpenter & Blandy, arts & cultural programming, σελ 88, Henderson & Bialeschki 2002)  Τα πρώτα 4 επίπεδα σχετίζονται με το πώς ο οργανισμός σχεδιάζει το πρόγραμμα (στοιχεία προγράμματος) & πώς οι συμμετέχοντες ανταποκρίνονται (the proximal outcomes)  The last 3 relate to distal outcomes that can result in larger social effects

Η αξιολόγηση σε προγράμματα αθλητισμού αναψυχής Συνήθως εστιάζεται στα αποτελέσματα και όχι στις φάσεις της διαδικασίας παραγωγής Συνήθως εστιάζεται στα αποτελέσματα και όχι στις φάσεις της διαδικασίας παραγωγής. Αυτό ίσως συμβαίνει διότι η διαδικασία εκτέλεσης αποτελεί «στιγμιαίες εναλλαγές εικόνων συναισθημάτων», ενώ μετά το τέλος διαμορφώνεται ο απόηχος της εμπειρίας. Η τελική εμπειρία ΑΝΑΨΥΧΗΣ σχετίζεται με: Φυσικά στοιχεία: δεξιότητες, αντοχή, άγχος, τραυματισμός Συναισθηματικά στοιχεία: στάσεις, γνώμες, συμπεριφορές, σταθερότητα Κοινωνικά στοιχεία: φιλία, συνεργασία, ένταξη Πνευματικά στοιχεία:Γνώση, σύνθεση

Ποιοτική ασφάλεια (Quality assurance) Η ποιοτική ασφάλεια (διαβεβαίωση) εμπεριέχει την μέτρηση του επιπέδου των παρεχόμενων υπηρεσιών έναντι προδιαγραφών (σταθερών εκ των προτέρων), με στόχο την ανάπτυξη στρατηγικής για την βελτίωση των υπηρεσιών και την επίτευξη ενός ικανοποιητικού (άριστου) επιπέδου

Ομοιότητες & διαφορές αξιολόγησης & ποιοτικής διαβεβαίωσης Ως κοινό παρονομαστή έχουν την υπευθυνότητα, ευθύνη και την διατήρηση του ελέγχου. Η διαφορά των δύο εννοιών εντοπίζεται στο ότι η αξιολόγηση τείνει να εστιάζει στα συστατικά και τα στοιχεία του προγράμματος, ενώ η ποιοτική ασφάλεια εστιάζει σε στοιχεία με κέντρο τον πελάτη

Σύστημα Total Quality Management Διαχείριση Ολικής Ποιότητας Μία συνολική φιλοσοφία του οργανισμού, προσανατολισμένη στην δέσμευση όλων για συνεχή βελτίωση, εστιασμένη στην ομαδική εργασία και στην ελάττωση των εξόδων του οργανισμού F Προσανατολισμός προς τον πελάτη F Ξεκάθαροι και κατάλληλοι στόχοι F Εμπλοκή όλων των εργαζομένων στον οργανισμό. Ομαδική εργασία

Total Quality Management Διαχείριση Ολικής Ποιότητας F Η δέσμευση όλων για συνεχή βελτίωση F Η χρήση συστημάτων μέτρησης, για την εξασφάλιση της πορείας προς την ποιότητα και τον επαναπροσδιορισμό των στόχων F Η συνεχής επιμόρφωση και εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού

Αξιολόγηση της απόδοσης – Ανατροφοδότηση Κατά την αξιολόγηση της απόδοσης, η μετρούμενη απόδοση συγκρίνεται με τα πρότυπα απόδοσης. ανατροφοδότησης διορθωτικές ενέργειες στον ήδη υπάρχοντα σχεδιασμό. Το αποτέλεσμα της σύγκρισης παρέχει χρήσιμες πληροφορίες ανατροφοδότησης στον οργανισμό, που αποτελούν ένδειξη του αν χρειάζονται διορθωτικές ενέργειες στον ήδη υπάρχοντα σχεδιασμό. Η αποτελεσματική χρήση της αναπληροφόρησης βοηθά σημαντικά τον προγραμματιστή στον έλεγχο της απόδοσης εργασίας

W. James Weese (1997). The Development of an Instrument to measure effectiveness in Campus Recreation Programs. Journal of Sports Management, 11, Η έρευνα ασχολείται με την βιβλιογραφική ανασκόπηση της οργανωτικής αποτελεσματικότητας ειδικά στην περιοχή του αθλητισμού αναψυχής πρωταθλημάτων και συγκεκριμένα στην τριτοβάθμια εκπαίδευση Η έρευνα ασχολείται με την βιβλιογραφική ανασκόπηση της οργανωτικής αποτελεσματικότητας ειδικά στην περιοχή του αθλητισμού αναψυχής πρωταθλημάτων και συγκεκριμένα στην τριτοβάθμια εκπαίδευση

Το ερωτηματολόγιο Target Population Satisfaction Index (TPSI) επιχειρεί να μετρήσει την οργανωτική αποτελεσματικότητα στα ανωτέρω προγράμματα Ο συγγραφέας μετά από πολλές ψυχομετρικές διαδικασίες, προτείνει πλέον το ανωτέρω εργαλείο ως αξιόπιστο και έγκυρο για περαιτέρω μετρήσεις και έρευνες

Tsiotsou, R. (1998). A survey of sport club programs. Journal of the National Intramural-Recreational Sports Association, Vol. 22(2), p Η λειτουργία αθλητικών ομάδων με έμφαση στην αναψυχή και όχι τόσο στον ανταγωνισμό είναι ένα από τα απαραίτητα προγράμματα των πανεπιστημίων των Ηνωμένων Πολιτειών. Σκοπός της ύπαρξής τους είναι να εμπλουτιστούν οι εκπαιδευτικές εμπειρίες των φοιτητών, να ικανοποιηθούν οι ποικίλες ανάγκες των φοιτητών για άθληση, να αποτελέσουν σημείο επαφής μεταξύ του πανεπιστημίου και της τοπικής κοινωνίας και τέλος να συμβάλλουν ώστε η άθληση να γίνει τρόπος ζωής

Σκοπός της έρευνας ήταν να εμπλουτίσει τη βιβλιογραφία σε ότι αφορά τις αθλητικές ομάδες αναψυχής μια και διαπιστώθηκε σημαντική έλλειψη μελετώντας την οργανωτική τους δομή καθώς και την οικονομική τους διαχείριση. Ερευνήθηκαν με τη χρήση ερωτηματολογίου αθλητικά προγράμματα πανεπιστημίων της Νοτιο-Ανατολικής ακτής των Ηνωμένων Πολιτειών Αμερικής

Η έρευνα έδειξε ότι οι περισσότερες αθλητικές ομάδες ανήκαν διοικητικά στο Τμήμα Αναψυχής των πανεπιστημίων με περισσότερα από ένα άτομο προσωπικό να τις βοηθούν στη λειτουργία και διοίκησή τους. Ο αριθμός των φοιτητών που συμμετείχαν στις αθλητικές ομάδες κυμαινόταν από 120 ως 4100 ανάλογα με το μέγεθος του πανεπιστημίου

Τα μέλη των ομάδων κάλυπταν μέρος των εξόδων λειτουργίας τους καθώς κανένα πανεπιστήμιο δεν κάλυπτε όλα τα λειτουργικά έξοδα. Τα ποσά που έδιναν τα πανεπιστήμια στα προγράμματα αυτά κυμαινόταν από $12000 ως $64000 με μια σχετική αύξηση κάθε χρόνο. Οι φοιτητές που συμμετείχαν σε αυτές τις ομάδες χρησιμοποιούσαν διάφορους τρόπους για να αυξήσουν τα έσοδά τους όπως είναι οι δωρεές, οι χορηγίες, οι διαφημίσεις και οι συνδρομές μελών

Πρακτικές Εφαρμογές Πιθανά δύσκολοι παράγοντες στην αξιολόγηση των υπηρεσιών αναψυχής και ελεύθερου χρόνου είναι το πρόβλημα : 1) της καταγραφής και μέτρησης της «εμπειρίας» που αποκομίζει το συμμετέχον άτομο 2) Του χρόνου που διαρκεί 3) Της ταυτόχρονης απασχόλησης εθελοντών και αμειβόμενου ανθρώπινου δυναμικού 4) Της σχεδόν πάντα προσπάθειας για ενεργή συμμετοχή του πελάτη

Πρακτικές Εφαρμογές Αξιολόγηση προγράμματος Ολυμπιακής παιδείας Οι δείκτες που επιλέχθηκαν για την αξιολόγηση του προγράμματος ήταν: 1ον Εσωτερική αξιολόγηση ► Περιγραφικά ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία ► Απόψεις των καθηγητών Ο.Π.  για τις υποδομές σχολικών μονάδων  Την Επιστημονική υποστήριξη  Τις σχέσεις μαθητών και καθηγητών στο σχολείο  Την απόδοση των μαθητών στο πρόγραμμα  Την επίτευξη των στόχων του προγράμματος  Την εφαρμογή των περιεχομένων του προγράμματος

► Απόψεις των μαθητών Ολυμπιακής Παιδείας  Την στάση τους απέναντι στο πρόγραμμα  Την συμμετοχή τους στο πρόγραμμα  Την γνώμη τους για τα περιεχόμενα του προγράμματος  Την απόδοσή τους  Την επίτευξη των στόχων του προγράμματος 2ον Εξωτερική αξιολόγηση Από τους νομαρχιακούς υπεύθυνους του προγράμματος Από επιστημονική ομάδα του ΤΕΦΑΑ Θεσσαλίας 3ον Αξιολόγηση χρηματοδοτούμενων δράσεων βιβλιογραφία και λοιπά στοιχεία ΤΕΦΑΑ Θεσσαλίας (2003)

Πιθανά ερευνητικά θέματα προς εξέταση 1. Πως θα προχωρήσετε στην αξιολόγηση ενός προγράμματος αναψυχής, όπως π.χ. μία ημερήσια εκδρομή ενός δημοτικού σχολείου; 2. Πως θα σχεδιάσετε την διαδικασία ‘ελέγχου’ ενός μαθήματος αεροβικής σε ένα γυμναστήριο; Ποιους παράγοντες θα λαμβάνατε υπ’ όψιν σας;

Πιθανά ερευνητικά θέματα προς εξέταση 3. Πως θα αξιολογήσετε τις υπηρεσίες σε ένα υπαίθριο κέντρο άθλησης για ελεύθερα ασκούμενους; 4. Εάν υποθέσουμε ότι ένα μεγάλο ποσοστό των εργαζομένων – απασχολούμενων συνοδών, γυμναστών, εκπαιδευτών στα προγράμματα αθλητισμού αναψυχής είναι «εθελοντές». Πως νομίζετε ότι θα αντιμετώπιζαν την διαδικασία του ελέγχου και της αξιολόγησης;

Ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν μετά το μάθημα  Γιατί τα πρότυπα απόδοσης πρέπει να είναι ρεαλιστικά;  Από πού μπορεί να αντλήσει ο «προγραμματιστής» δεδομένα για να καθορίσει τα ρεαλιστικά πρότυπα της ερώτησης 1;  Αν δεν επιτυγχάνονται τα πρότυπα απόδοσης, τι θα πρέπει να συμπεραίνει ο «προγραμματιστής»;  Ποιες είναι οι γενικές φάσεις ελέγχου;

Ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν μετά το μάθημα  Σε τι διαφέρει η αναλυτική από την συνθετική κατάρτιση προϋπολογισμού;  Σε τι διαφέρουν μεταξύ τους οι προσεγγίσεις κέντρου κόστους, κέντρου εσόδων και κέντρου κέρδους;  Τι είναι οι οικονομικοί προϋπολογισμοί;  Ποια η διαφορά μεταξύ αξιολόγησης και ποιοτικού ελέγχου;  Ποιες είναι οι μέθοδοι αξιολόγησης;  Τι είναι ανατροφοδότηση και σε τι χρησιμεύει;

Βιβλιογραφία Edginton R. C. Hudson D. S., Edginton R. S. (1998) Leisure Programming, Concepts, Trends and Professional Practice. Chapter 13. Brown and Benchmark Publishing. ISBN Richard F. Mull et all (1997). Recreation Sport Management, Chapter 8. Third Edition, Human Kinetics, Champaign, USA Robinson, L. (1999). Following the quality strategy: the reasons for the use quality management in U.K. public leisure facilities. Managing Leisure 4, Tsiotsou, R. (1998). A survey of sport club programs. Journal of the National Intramural-Recreational Sports Association, Vol. 22(2), p Παπαδημητρίου, Δ. (2005). Διοίκηση αθλητικών οργανισμών και επιχειρήσεων. Κεφάλαιο 7. Κλειδάριθμος, Αθήνα Carpenter, G. & Blandy, D. (2008). Arts and cultural programming: A leisure perspective. Chapter 6. Human Kinetics, Champaign, USA Montana, P. J., & Charnov, B. H. (1993). Μετάφραση Κατσαντώνη Σοφία & Κατσαντώνης Γιάννης. Μάνατζμεντ. Κεφάλαιο…. Κλειδάριθμος, Αθήνα