Βασικός Οδηγός Εκπαίδευσης

Παρουσίαση με θέμα: "Βασικός Οδηγός Εκπαίδευσης"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Βασικός Οδηγός Εκπαίδευσης
Ψηφιοποίηση, Αρχειοθέτηση, Διαχείριση Εγγράφων Ολοκληρωμένες Προσιτές Λύσεις που αυξάνουν την παραγωγικότητα Βασικός Οδηγός Εκπαίδευσης Χρήστος Κοντώσης Διευθυντής Συστημάτων Ψηφιοποίησης & Διαχείρισης Εγγράφων

2 Περιεχόμενα Εισαγωγή Βασικά Στοιχεία μιάς Λύσης Οι Λύσεις της BSI
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Περιεχόμενα Εισαγωγή Η Ανάγκη Τα Ωφέλη Η Αγορά Βασικά Στοιχεία μιάς Λύσης Ηardware Software Yπηρεσίες Οι Λύσεις της BSI Fujitsu eDocXL eDocCapture Case Study / Demo

3 Η Ανάγκη Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων
Αναπόφευκτα τα σημαντικά προβλήματα από τις παραδοσιακές χειρονακτικές εργασίες αρχειοθέτησης. Σοροί εγγράφων, στοιβαγμένοι χύδην, παραπεταμένοι ή έστω τακτοποιημένοι σε κάποιο ντουλάπι. Επιπλέον χιλιάδες ψηφιακά έγγραφα αποθηκεύονται άναρχα στους δίσκους της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι αναγκάζονται συχνά να αναζητούν επί ώρα κάποιο έγγραφο. Επιπλέον χάνεται πολύτιμος χρόνος στις διαδικασίες μετατροπής / εισαγωγής στοιχείων στο κεντρικό σύστημα μηχανογράφησης μιας εταιρίας. Μειώνεται η παραγωγικότητα και παρατηρούνται δυσλειτουργίες. H χειρονακτική αρχειοθέτηση αποτελεί μια εργασία που : δεν αποφέρει έσοδα και δεν σχετίζεται με τη στρατηγική, δεν εξοικονομεί πόρους, αλλά παρ' όλα αυτά απαιτεί τουλάχιστον το 1/5 του χρόνου των εργαζομένων. Ο τρόπος συλλογής, ταξινόμησης και επεξεργασίας των εγγράφων επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Όταν οι εργασίες αρχειοθέτησης πραγματοποιούνται με τον παραδοσιακό "χειροκίνητο" και χειρόγραφο τρόπο, τότε τα προβλήματα είναι αναπόφευκτα. Σοροί εγγράφων, στοιβαγμένοι χύδην, παραπεταμένοι ή έστω τακτοποιημένοι σε κάποιο ντουλάπι, συνθέτουν μια όχι και τόσο ελκυστική εικόνα, η οποία αποτελεί ξεκάθαρα τροχοπέδη στην εύρυθμη επιχειρηματική λειτουργία. Οι εργαζόμενοι αναγκάζονται συχνά να αναζητούν επί ώρα κάποιο λιγότερο ή περισσότερο σημαντικό έγγραφο, με αποτέλεσμα να χάνεται πολύτιμος χρόνος, να μειώνεται η παραγωγικότητα και να παρατηρούνται δυσλειτουργίες. Και η ουσία είναι ότι αποτελεί μια εργασία που δεν αποφέρει έσοδα, δεν σχετίζεται με τη στρατηγική, δεν εξοικονομεί πόρους, αλλά παρ' όλα αυτά απαιτεί τουλάχιστον το 1/5 του χρόνου των εργαζομένων [ΒΑΖΟΥΜΕ ΤΟ VIDEO PAPERPILE.WMV]

4 Τα Ωφέλη Χαρτί Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Τα Ωφέλη H πλέον σύγχρονη και αποτελεσματική προσέγγιση του προβλήματος της συσσώρευσης εγγράφων και της συναφούς γραφειοκρατίας Χρήστες Χαρτί Ψηφιοποίηση και Ταξινόμηση Υλικών και Ψηφιακών Εγγράφων Αυτοματοποίηση των διαδικασιών αρχειοθέτησης Υλικών και Ψηφιακών Εγγράφων Κεντρική διαχείριση και έλεγχος όλων των εγγράφων Δυνατότητα αυτοματοποίησης διαδικασιών και εργασιών (Workflow) Λύση στα παραπάνω προβλήματα προσφέρουν τα Συστήματα Ψηφιακής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management Systems). Μέσω αυτών, τα έγγραφα συλλέγονται, ψηφιοποιούνται, ταξινομούνται και αρχειοθετούνται σε αποθηκευτικά μέσα, από όπου, με το πάτημα ενός κουμπιού, μπορούν να ανακτηθούν, να προβληθούν και να εκτυπωθούν. Τα σημαντικά πλεονεκτήματα που απορρέουν από τη χρήση τους αποτελούν σημαντική παράμετρο καλής λειτουργίας του εταιρικού μηχανισμού και τους προσδίδουν τον τίτλο της πλέον σύγχρονης και αποτελεσματικής προσέγγισης του προβλήματος της συσσώρευσης εγγράφων και της συναφούς γραφειοκρατίας. Ψηφιακά Εγγραφα

5 Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Τα Ωφέλη…. Το Document Management μεταμορφώνει τα έγγραφα σε σημαντική πληροφορία πολύτιμη για τη λήψη των αποφάσεων στο επιχειρηματικό πλαίσιο. Τα πλεονεκτήματα Άμεση ανάκτηση δεδομένων Ταχύτητα αναζήτησης και ελέγχου εγγράφων Ελαχιστοποίηση της απώλειας εγγράφων Ταχύτερη επικοινωνία με τους πελάτες Λιγότερος αποθηκευτικός χώρος Κεντρική διάθεση πληροφορίας Μέγιστη Ασφάλεια εγγράφων Καλύτερη επαφή των πληροφοριών με τους χρήστες Το αποτέλεσμα Σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας Καλύτερη ποιότητα υπηρεσιών Καλύτερο περιβάλλον εργασίας Καλύτερες και πιο γρήγορες αποφάσεις Υψηλότερη ικανοποίηση πελατών Μείωση κόστους γραφικής ύλης Μείωση αποθηκευτικού χώρου Εξαιρετικά γρήγορη απόσβεση Τα συστήματα Document Management μεταμορφώνουν την αρχειοθέτηση και τα έγγραφα από αναγκαίο κακό σε πολύτιμο πληροφοριακό υλικό, βάση και συνθήκη για τη λήψη των αποφάσεων στο επιχειρηματικό πλαίσιο..

6 Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Η Αγορά Με το μεγαλύτερο ρυθμό ανάπτυξης στον τομέα του software & υπηρεσίες Ο όγκος του χαρτιού που αυξάνει απειλητικά Το ίδιο και ο χρόνος που δαπανούν οι εργαζόμενοι για αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων Οι "φωνές" που υποστηρίζουν την ενσωμάτωση ενός συστήματος Document Management στην επιχείρηση κερδίζουν συνεχώς έδαφος Aνάπτυξη ανάλογη με αυτή των εφαρμογών εμπορικής διαχείρισης την 10ετία του 90 Ρυθμός ανάπτυξης αγοράς πάνω από 30% Εκτιμώμενο μέγεθος 2008 περίπου 30εκ Εuro Εκτιμώμενο μέγεθος 2010 πάνω από 100εκ Εuro Την τελευταία διετία τα επιχειρήματα και οι "φωνές" που υποστηρίζουν την ενσωμάτωση ενός συστήματος Document Management στην επιχείρηση κερδίζουν συνεχώς έδαφος. Αφενός το διεθνές εταιρικό οργανωτικό μοντέλο, όπου τα συστήματα αυτά βρίσκονται σε περίοπτη θέση, αφετέρου ο όγκος του χαρτιού που αυξάνει απειλητικά -φυσική εξέλιξη της πορείας του χρόνου και της αύξησης του μεγέθους των επιχειρήσεων- και ο επίσης ολοένα αυξανόμενος χρόνος που δαπανούν οι εργαζόμενοι για αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων, οδηγούν στην ανάγκη εξεύρεσης λύσεων που θα θεραπεύσουν τα προβλήματα. Στο μέγεθος της αγοράς περιλαμβάνεται software, υπηρεσίες, scanners, ψηφιακά φωτοτυπικά και απαιτούμενο hardware σε servers.

7 Η Αγορά ......... Κάθε επιχείρηση και οργανισμός το χρειάζεται
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Η Αγορά Κάθε επιχείρηση και οργανισμός το χρειάζεται Ηδη δρομολογείται σε μεγάλες εταιρίες και δημόσιους οργανισμούς : Τράπεζες και Χρηματοοικονομικοί οργανισμοί Πολυεθνικές εταιρίες Ευρύτερος δημόσιος τομέας Τοπική αυτοδιοίκηση Μεγάλο εύρος λύσεων στις μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις : Λογιστήρια εταιριών (αρχειοθέτηση τιμολογίων) Εκπαίδευση (φάκελος μαθητών/σπουδαστών) Υγεία (φάκελος ασθενών) Ασφαλιστικά πρακτορεία, τεχνικά γραφεία, μεσιτικά γραφεία, κλπ Οι τάσεις Ψηφιοποίηση & Αναγνώριση τιμολογίων Ψηφιοποίηση ιστορικών αρχείων Ψηφιοποίηση βιβλίων Ενσωμάτωση σε ψηφιακά φωτοτυπικά Πέραν των δημόσιων οργανισμών, Μέσων Ενημέρωσης, τραπεζών και λοιπών χρηματοοικονομικών φορέων (επενδυτικών εταιριών, χρηματιστηριακών κ.ά.), ένα πλήθος επιχειρήσεων μικρού ή μεσαίου μεγέθους μπορεί να βρει σε ένα σύστημα Document Management έναν πολύτιμο βοηθό, που θα προσφέρει λύσεις στα προβλήματα της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης των εγγράφων. Αναλυτικότερα, τα συστήματα Document Management μπορούν να βρουν ευρεία εφαρμογή σε δικηγορικά γραφεία (π.χ. αρχειοθέτηση δικογραφιών), φωτογραφεία (π.χ. αρχειοθέτηση φωτογραφιών ανά κοινωνικό γεγονός, ημερομηνία κ.λπ.), εκδοτικούς οίκους, ταξιδιωτικά πρακτορεία, φροντιστήρια (π.χ. φάκελος σπουδαστών), ιδιωτικά ιατρεία (π.χ. φάκελοι ασθενών), φορολογιστικά γραφεία ( π.χ. λογιστικά έγγραφα), τεχνικά γραφεία (π.χ. αρχιτεκτονικά σχέδια, μελέτες), ασφαλιστικά πρακτορεία κ.λπ.

8 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Ηardware Document Scanner Document Server Document Storage Software Document Capture Document Management Yπηρεσίες Μελέτη υλοποίησης λύσης Ψηφιοποίηση εγγράφων Εγκατάσταση & Εκπαίδευση Συντήρηση

9 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Hardware
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Hardware Document Scanner Tαχύτητα σάρωσης Εξαρτάται από τον ημερήσιο όγκο εγγράφων πρός σάρωση Μέγεθος σελίδας Και αυτό εξαρτάται από τις ανάγκες σάρωσης του χρήστη Μηχανισμός διαχείρισης τροφοδότησης σελίδων Είναι πολύ σημαντικό ένας καλός scanner πρέπει να προλαμβάνει περιπτώσεις paper jam και double feed, που είναι συχνές και μειώνουν πολύ την παραγωγικότητα. Tαυτόχρονη σάρωση εμπρός πίσω (duplex) Βασική δυνατότητα για παραγωγική σάρωση. Πάνω από το 50% των εγγράφων είναι τυπωμένα και από τις 2 πλευρές Ανάλυση και βάθος χρώματος σάρωσης Δεν απαιτείται ανάλυση άνω 600dpi, με ανάλυση 200 έως 300dpi ψηφιοποιούνται όλες οι λεπτομέρειες ενός εγγράφου. Το βάθος χρώματος δεν χρειάζεται να είναι πάνω από 24bit. Tα περισσότερα έγγραφα σαρώνονται ασπρόμαυρα ή grey scale Ποιότητα σάρωσης Η ποιότητα δεν εξαρτάται από την ανάλυση. Ενας καλός scanner πρέπει να παράγει πολύ καθαρά και ευθυγραμμισμένα έγγραφα με καλές διαβαθμίσεις του γκρί έτσι ώστε να αναγνωρίζονται εύκολα από προγράμματα OCR. Κύκλος εργασίας (duty cycle) O μέγιστος αριθμός σελίδων που μπορεί να σαρώσει ένας scanner. Είναι σημαντικός παράγοντας για την επιλογή του κατάλληλου σαρωτή ανάλογα με τον όγκο εγγράφων που πρέπει να ψηφιοποιηθούν Πολύ σημαντικός είναι ο driver του scanner και οι δυνατότητες του για βελτιστοποίηση του σαρωμένου εγγράφου όπως ευθυγράμμιση, αφαίρεση θορύβου, background removal, κλπ.

10 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Hardware
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Hardware Document Server Δεν απαιτείται μεγάλη ισχύς CPU Η ισχύς αντίστοιχη με ενός database server είναι αρκετή Συστήνoυμε αποκλειστικό server για συστήματα άνω των 5 χρηστών Για καλύτερη αποδοτικότητα και διαχείριση χωρίς επιβάρυνση των άλλων εφαρμογών της επιχείρησης Document Storage Περίπου 1GB ανα σαρωμένες σελίδες Επιπλέον πρέπει να υπολογίσετε και τον όγκο των ψηφιακών εγγράφων office, PDF, s κλπ Kαλό σύστημα backup Eιναι πολύ σημαντικός παράγοντας, πρέπει να υπάρχει όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ασφάλεια. Προτείνουμε σύστημα RAID σε συνδυασμό με εξωτερικό back up.

11 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Software
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Software Document Capture To κατάλληλο λογισμικό για την παραγωγική ψηφιοποίηση των εγγράφων και την εισαγωγή τους στο σύστημα αρχειοθέτησης, βασικά χαρακτηριστικά: Παραμετροποιήσιμο με πολύ εύχρηστο Form/template Designer Εύκολη χαρτογράφηση υπαρχουσών εγγράφων Βελτιστοποίηση της εικόνας των σαρωμένων εγγράφων Αναγνώριση Δεδομένων με OCR Mark Recognition Alphanumeric Recognition BarCode Recognition Με δυνατότητα προσθήκης επιπλέον χρηστών ως verifiers Εξαγωγή Δεδομένων σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων/εφαρμογή

12 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Software
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Software Document Management H καρδιά του συστήματος που αυτοματοποιεί τις εργασίες αρχειοθέτησης και διαχείρισης των εγγράφων προσφέροντας εύκολη και άμεση προσπέλαση οποιονδήποτε εγγράφων σε ένα περιβάλλον γραφείου. Βασικές λειτουργίες: Εισαγωγή δεικτοδότηση και ταξινόμηση εγγράφων Ανεύρεση, προβολή και σχολιασμός εγγράφων Δρομολόγηση εγγράφων Διαχείριση δικαιωμάτων προσπέλασης μεταξύ χρηστών Διαχείριση πολιτικών ασφάλειας και έλεγχος πρόσβασης Διαχείριση Back Up Διαχείριση βάσης δεδομένων εγγράφων

13 Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Yπηρεσίες
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Βασικά στοιχεία μια πλήρης λύσης Yπηρεσίες Μελέτη υλοποίησης λύσης Λεπτομερής καθορισμός των αναγκών, των προβλημάτων αλλά και των στόχων που θα πρέπει να επιτευχθούν. Ψηφιοποίηση εγγράφων Σάρωση και αρχειοθέτηση μεγάλου όγκου εγγράφων σε συγκεκριμένο σύντομο χρονικό διάστημα χωρίς να δεσμεύονται πόροι και ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρισης. Εγκατάσταση & Εκπαίδευση Η σωστή και πλήρης εγκατάσταση και εκπαίδευση των χρηστών είναι πολύ σημαντικοί παράγοντες για την παραγωγική λειτουργία του συστήματος. Συντήρηση Η συνεχής υποστήριξη και συντήρηση του συστήματος είναι σημαντικός παράγοντας για την εύρυθμη λειτουργία. Καθορίστε με λεπτομέρεια τις ανάγκες σας για Document Management μέσα από διεξοδική ανάλυση. Κάντε, δηλαδή, μια μελέτη, στην οποία θα τίθενται επί τάπητος τα σχετικά προβλήματα που αντιμετωπίζετε με τα έγγραφα, οι ανάγκες της επιχείρησης και οι στόχοι που θα πρέπει να εξυπηρετηθούν από ένα τέτοιο σύστημα.

14 Οι λύσεις της BSI H Kυρίαρχη λύση για την ψηφιοποίηση εγγράφων
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI H Kυρίαρχη λύση για την ψηφιοποίηση εγγράφων Ο Mεγαλύτερος κατασκευαστής document scanner στο κόσμο Πάνω από 50% Μarket Share στην Ευρώπη Πάνω από 60% Market Share στην Ελλάδα Πάνω από 90% μερίδιο στις μεγαλύτερες τράπεζες στην Ελλάδα. Χαρακτηριστικά που τους κάνουν να ξεχωρίζουν Υψηλή ταχύτητα -Duplex Scanning Μοναδική διαχείριση χαρτιού Σάρωση χαρτιού στην ευθεία χωρίς περιστροφή (Σχεδόν 0% paper jams ) Με ultrasonic paper feed detection Eξαιρετικό software bundle ADOBE ACROBAT FULL, FINEREADER OCR FULL, KOFAX VRS Μοναδική on-site υποστήριξη από την BSI Εξασφαλίζει την αδιάλειπτη λειτουργία του scanner

15 Οι λύσεις της BSI Μοναδικές δυνατότητες Fujitsu Scanner :
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Μοναδικές δυνατότητες Fujitsu Scanner : Ιδανικές σαρώσεις από την πρώτη σάρωση. Σημαντική μείωση του χρόνου προετοιμασίας των εγγράφων Σάρωση διαφορετικών τύπων εγγράφων (μονόχρωμα, έγχρωμα, κλπ) χωρίς αλλαγή των scanner settings Αυτόματη περιστροφή εγγράφων White background cropping and deskew Intelligent Blank Page Detection [Video Fujitsu ->fi-5120C_fi-5220C_PR_E_384k.wmv]

16 Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Το Document Management software για μικρές επιχειρήσεις Το μοναδικό λογισμικό αρχειοθέτησης και διαχείρισης όλων των τύπων εγγράφων, , PDF, κλπ Ολοκληρωμένη και απλή λύση για την εξάλειψη του χαρτιού σε οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου. Σε όλα τα έγγραφα υπάρχει άμεση πρόσβαση μέσω Full Text Retrieval. Ανακτήστε άμεσα κάθε έγγραφο, fax, αρχείο, σχέδιο, μελέτη ή . Αποθηκεύεστε, ανακτήστε και μοιραστείτε κάθε έγγραφο, απλά και γρήγορα. Το eDocXL CS™ προσφέρει: Ολοκληρωμένη Διαχείριση Ασφάλειας Ευέλικτη Διαχείριση Χρηστών Εξελιγμένη Αρχειοθέτηση και Διαχείριση εγγράφων & Πλήρης Υποστήριξη PDF Σάρωση Επαγγελματικών Καρτών Πλήρες OCR με το ABBYY FINEREADER PRO engine Διασύνδεση με εφαρμογές MS Office

17 Οι λύσεις της BSI Προηγμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Προηγμένο Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων Πλήρης διαχείριση με απεριόριστες δυνατότητες, ΟΛΩΝ των τύπων εγγράφων και ΑDOBE PDF αρχείων Αρχειοθέτηση και διαχείριση s !! Άμεση ανεύρεση αρχείων με Full Text Retrieval ακόμα και σε s PDFs, και image files ! Δημιουργία και Μετατροπή PDF από/σε Word, Excel, κλπ Αντικαθιστά το Adobe Acrobat Full Scan to PDF Πλήρες OCR ΜΕ ΤO FINEREADER PRO engine H πιο τελευταία έκδοση Πλήρες και Εξελιγμένο Business Card Recognition Διασύνδεση με Word, Excel και PowerPoint Πολύ εύκολο και απλό στην εγκατάσταση και στην Χρήση Multi User με αρχιτεκτονική Client/Server Ευέλικτη διαχείριση χρηστών Πλήρης SQL Database Simple Records Management (πρωτόκολλο) Eκδόσεις 5 έως 20 Χρηστών Διαθέσιμος και Web document manager eDocXL – Το χρειάζεται κάθε μικρή επιχείρηση !!

18 Οι λύσεις της BSI Ευέλικτη και Παραγωγική Διαχείριση eMail
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Ευέλικτη και Παραγωγική Διαχείριση Αυτόματη αρχειοθέτηση s σε συγκεκριμένα eDoc folders σύμφωνα με το περιεχόμενο τους Δημιουργία κανόνων για διαγραφή ανεπιθύμητων με βάση το περιεχόμενο τους Full Text Index s και των επισυναπτόμενων εγγράφων τους ακόμα και αν είναι PDF. Εξαιρετικά γρήγορη και ευέλικτη ανεύρεση s Γρήγορη προεπισκόπηση των attachments με ένα click. Άμεση αρχειοθέτηση των attachments με ένα click Αποθήκευση και backup των s σε ξεχωριστό σημείο στον δίσκο προσφέροντας επιπλέον ασφάλεια και προφύλαξη από τα καταστρεπτικά προβλήματα των .pst αρχείων. Kεντρική διαχείριση για όλα τα έγγραφα σας Αρχειοθετήστε τα s σας μαζί στον ίδιο φάκελο με τα υπόλοιπα έγγραφα μιας συγκεκριμένης υπόθεσης ή πελάτη, προμηθευτή κλπ. Αναζητήστε τα s σας από την ίδια εφαρμογή και με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιείτε και για τα υπόλοιπα έγγραφα σας.

19 Οι λύσεις της BSI Eξαιρετικό Value for Money
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Eξαιρετικό Value for Money Το eDocXL σας προσφέρει επιπλέον software αξίας 600Euro ανά θέση εργασίας !! Mε το eDocXL αποφεύγετε την αγορά : Αdobe Αcrobat Full ->αξίας 500Εuro FineReader OCR PRO -> αξίας 100Εuro Επιπλέον έχετε μοναδικές δυνατότητες διαχείρισης και επεξεργασίας των εγγράφων σας Λιγότερο Χαρτί = Λιγότερο Αγχος

20 Οι λύσεις της BSI Aμεση Απόσβεση για επένδυσης
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Aμεση Απόσβεση για επένδυσης Το eDocXL επιστρέφει τα λεφτά του σε 2-3 Εβδομάδες !! Ελάχιστο Mηνιαίο Κόστος Υπαλλήλου Εργάσιμες Ωρες/Μήνα Κόστος Ανά Ωρα Μηνιαίο Κέρδος Ανά θέση Εργασίας (0,5 ώρα/μέρα) Θέσεις Εργασίας Συνολικό Μηνιαίο Κέρδος Ετήσιο Κέρδος 1.500,00 € 160,00 € 9,35 € 112,2 € 1 1346,4 € Το eDocXL εξοικονομεί τουλάχιστον 1300Εuro τον χρόνο ανά θέση εργασίας Επιπλέον έχετε σημαντικά βελτιωμένη λειτουργία της επιχείρησης : Σημαντική αύξησης παραγωγικότητας Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών Λιγότερα λάθη Λιγότερα χαμένα έγγραφα Λιγότερο Χαρτί = Περισσότερα Κέρδη !!

21 Οι λύσεις της BSI Αγορά Στόχος Είναι απαραίτητο παντού :
Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Αγορά Στόχος Είναι απαραίτητο παντού : Ασφαλιστικά γραφεία Μεσιτικά γραφεία Δικηγορικά γραφεία Γραμματείες Φορολογικά γραφεία Ιατρικά γραφεία Δημόσιες σχέσεις εταιριών Τμήματα Μάρκετινγκ Λογιστήρια Μεταφραστικά γραφεία Τοπική Αυτοδιοίκηση Εκπαιδευτήρια / Δάσκαλοι [eDocXL ScreenShot Demo > eDocXL-short-case-study-invoice-archiving.exe ...αξιοποιήστε τo ήδη υπάρχον πελατολόγιο σας !! eDocXL – Oλοι το χρειάζονται!

22 Οι λύσεις της BSI Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Η πλήρης και προσιτή λύση document capture Πλήρης και εύκολη στη χρήση εφαρμογή ψηφιοποίησης και αρχειοθέτησης εγγράφων. Επιταχύνει τις διαδικασίες αρχειοθέτησης εγγράφων με την ανάκτηση δεδομένων από τα σαρωμένα έγγραφα. Σαρώνει οποιοδήποτε τύπου εγγράφου & εξάγει οποιουδήποτε τύπου δεδομένα συμπεριλαμβανομένων barcode & χειρόγραφο κείμενου Κατάλληλο για όλους τους τύπους εγγράφων. Το eDocCapture™ σαρώνει και εξάγει δεδομένα από οποιοδήποτε τύπου εγγράφου: Δομημένα έγγραφα: Φόρμες, Ερωτηματολόγια, Δελτία, Κουπόνια, κλπ. Ημι-δομημένα έγγραφα : Αλληλογραφία, Τιμολόγια, Επιταγές, Συμβάσεις, κλπ. πλήρης και εύκολη στη χρήση εφαρμογή ψηφιοποίησης και αρχειοθέτησης εγγράφων. Επιταχύνει τις διαδικασίες αρχειοθέτησης εγγράφων με την ανάκτηση δεδομένων από τα σαρωμένα έγγραφα. Σαρώνει οποιοδήποτε τύπου εγγράφου & εξάγει οποιουδήποτε τύπου δεδομένα συμπεριλαμβανομένων barcode & χειρόγραφο κείμενου. ΣΑΡΩΣΗ ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ

23 Οι λύσεις της BSI Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Ελαχιστοποιεί την χειρόγραφη εισαγωγή δεδομένων Εύκολο στη εγκατάσταση και στην χρήση Εγκαθίσταται εύκολα και γρήγορα, χωρίς ανάγκη ανάπτυξης επιπλέον εφαρμογών.   Πλήρες και προσιτό Περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα εργαλεία μίας πλήρης εφαρμογής document capture : Εφαρμογή δημιουργίας Template/Φορμών Εφαρμογή σάρωσης εγγράφων Διαχειριστή εργασιών Το καλύτερο OCR engine Εξαγωγή Δεδομένων Χρησιμοποιώντας το πληρέστερο OCR λογισμικό, το eDocCapture αναγνωρίζει συγκεκριμένα δεδομένα στο έγγραφο, βασισμένο στο σχεδιασμένο από τον χρήστη template. Οι ακόλουθοι τύποι δεδομένων μπορεί να αναγνωριστούν: Αλφαριθμητικό Κείμενο Αριθμοί Barcodes Hand written text Marks (OMR) [eDocCapture ScreenShot Demo -> eDocCapture-short-case-study.exe] Ελαχιστοποιεί την χειρόγραφη εισαγωγή δεδομένων

24 Οι λύσεις της BSI Eισαγωγή στην Ψηφιοποίηση
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI Ενα παράδειγμα εφαρμογής eDoc Capture 1.Σάρωση 2.Αναγνώριση 3.Export Υποκατάστημα 81 Προϊόν COLA 2L Ποσότητα 24 Τιμή μονάδος 0,53 € Σύνολο 12,72 € ΣΟΚΟΛΑΤΑ ΥΓΕΙΑΣ 100G 3 0,33 € 0,99 € Αρ. Δελτίου 22 Ημερομηνία 26/3/2007 Ώρα 07:55

25 Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services H νέα Ολοκληρωμένη υπηρεσία μας Η BSI απαντάει στην αυξανόμενη ανάγκη ψηφιοποίησης μεγάλων όγκων εγγράφων ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ Η BSI προσφέρει ένα πλήρες πακέτο υπηρεσιών που περιλαμβάνει: Προετοιμασία Εγγράφων (αποδελτίωση, κλπ.) Σάρωση με Heavy Duty Fujitsu Scanners Xαρακτηρισμός - δεικτοδότηση εγγράφων Επαναφορά φυσικών εγγράφων στην αρχική τους μορφή Μετάπτωση ψηφιοποιημένων εγγράφων και πληροφοριών τους στο κεντρικό σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων Με ότι πιο τελευταίο σε Hardware & Software Η BSI ως ο πλέον εξειδικευμένος προμηθευτής προιόντων DΜS έχει την δυνατότητα να χρησιμοποιεί τις πιο τελευταίες εκδόσεις των εξής προιόντων που διαθέτει: Fujitsu Document Scanners eDoc Document Capture Platform Kofax VRS ABBYY Finereader OCR ΜΕΤΑΤΡΕΨΤΕ ΤΟ ΦΥΣΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΣΑΣ ΣΕ ΨΗΦΙΑΚΟ, ΕΥΚΟΛΑ, ΓΡΗΓΟΡΑ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ

26 Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services Φάκελοι Εγγράφων
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services Αποδόμηση –Σάρωση –Δεικτοδότηση – Αναδόμηση Φάκελοι Εγγράφων Σάρωση Εγγράφων Αναζήτηση Εγγράφων

27 Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services
Αρχειοθέτηση & Διαχείριση Εγγράφων Οι λύσεις της BSI BSI Document Scanning Services Σημαντικά οφέλη Μείωση Λειτουργικού Κόστους & Αύξηση Παραγωγικότητας Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν πολύ γρήγορα. Έτσι μειώνεται δραματικά ο χρόνος αναζήτησης και ανάκτησης εγγράφων, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και μειώνοντας το λειτουργικό κόστος. Μείωση Αποθηκευτικού Χώρου Τα ψηφιακά έγγραφα απαιτούν 98% λιγότερο αποθηκευτικό χώρο. Μηδενική Επένδυση H BSI παραχωρεί όλο τον απαιτούμενο εξοπλισμό και το απαιτούμενο ανθρώπινο δυναμικό για να ολοκληρώσει το έργο μέσα στο χρονοδιάγραμμα που εσείς ορίζετε. Ολοκληρωμένες λύσεις για επιχειρήσεις & οργανισμούς Δημόσιοι οργανισμοί, ΔΕΚΟ Τράπεζες, Ασφαλιστικές εταιρίες Εταιρίες Long Term Leasing Νοσοκομεία, Βιοτεχνίες, κλπ.

28 Case Study LeasePlan Hellas
Η εταιρία Η LeasePlan Hellas είναι μια από τις μεγαλύτερες ευρωπαϊκές εταιρίες μακροχρόνιας μίσθωσης αυτοκινήτων Μισθώνει χιλιάδες αυτοκίνητα κάθε χρόνο Η Ανάγκη Οι υπάλλήλοι έχαναν πολύ χρόνο στην αναζήτηση εγγράφων σχετικών με τα μισθωμένα αυτοκίνητα Επίπλεον σημαντικά έγγραφα χάνονταν Eτσι η LeasePlan Hellas αποφάσισε να μετατρέψει το φυσικό της αρχείο ( φάκελοι αυτοκινήτων) σε ψηφιακή μορφή.

29 Case Study LeasePlan Hellas
Η Λύση Η BSI πρόσφερε μια ολοκληρωμένη λύση ψηφιοποίησης και διαχείρισης των φακέλων μισθωμένων αυτοκινήτων Ψηφιοποίηση σελίδων (Outsourcing) 4000 φάκελοι αποτελούμενοι από 20 έγγραφα ο καθένας Εγκατάσταση eDocXL CS 15 χρηστών Ανά φάκελο Ανά είδος εγγράφου Με 6 πεδία αναζήτησης ΚΑΙ σε φάκελο ΚΑΙ σε έγγραφο Με δυνατότητα συνδυαστικής αναζήτησης σε πολλούς φακέλους και σε πολλά έγγραφα Το Κέρδος Εξοικονόμηση χαρτιού και αναλωσίμων (λιγότερες φωτοτυπίες) Εξοικονόμηση χώρου αρχειοθέτησης Ταχεία εξυπηρέτηση πελατών Αποσυμφόρηση εργασιών Οργανωμένος και ασφαλής έλεγχος των εγγράφων Ανάπτυξη της εταιρίας χωρίς αντίστοιχη αύξηση του προσωπικού

30 Case Study LeasePlan Hellas
ΑΜΕΣΗ ΑΠΟΣΒΕΣΗ ΛΟΓΩ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ PROJECT Με το eDoc ο κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης μπορεί ΑΜΕΣΑ να κάνει συνδυαστικές αναζητήσεις σε 2-3 δευτερόλεπτα που με φυσικό αρχείο θα έκανε ΠΑΝΩ από μία ώρα για ΚΑΘΕ συνδυαστική αναζήτηση. Π.χ. ( θέλω ΟΛΕΣ τις άδειες κυκλοφορίας των αυτοκινήτων της εταιρείας BSI)

31 Case Study LeasePlan Hellas
Αποτέλεσμα Ο εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει πλέον λίστα με τις Άδειες κυκλοφορίας σαν αρχεία και μπορεί να τις εκτυπώσει , προωθήσει σαν attachments κοκ.

32 Case Study Εμπορική Τράπεζα
Ανάγκη Η τράπεζα έχει σε ψηφιακή μορφή microfilm αναλυτικών λογαριασμών που όμως κάποιες φωτογραφήσεις στο παρελθόν έχουν γίνει στραβά. Η ανάγκη είναι με ειδικό λογισμικό και ανάλογους αυτοματισμούς σε περιβάλλον client server να γίνετε η ευθυγράμμιση των δεδομένων ούτως ώστε οι χρήστες να μπορούν να ξακρίζουν συγκεκριμένους μόνο λογαριασμούς ευκολότερα Στην συνέχεια οι χρήστες μετατρέπουν το αποτέλεσμα του ξακρίσματος σε Adobe Acrobat PDF αρχείο και το αποστέλλουν στον αιτούντα.

33 Case Study Εμπορική Τράπεζα
Λύση 1 2 3