Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών Διαχείριση έργου Κατερίνα Αδάμ, Μ.Sc., PhD Eπίκουρος Καθηγήτρια Τομέας Μεταλλευτικής Σχολή Μηχ. Μεταλλείων-Μεταλλουργών 16/1/15 9ο Εξάμηνο, 2014-2015 1

Περιεχόμενα Εισαγωγή στη Διαχείριση έργου-Ιστορία  Κύκλος Ζωής έργου  Kρίσιμοι Παράγοντες Έργου-Μελέτη Σκοπιμότητας  Επιλογή έργου  - Εκτίμηση Έργου  Κύκλος προγραμματισμού και ελέγχου Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής  Χρονοδιαγράμματα-Προγραμματισμός Πόρων  Οργάνωση Ομάδας, en  Λογιστική έργου  Έλεγχος έργου  - Πιστοποιημένη αξία Διαχείριση Ποιότητας-Διαχείριση Κινδύνου Επικοινωνία έργου–Αρχηγεσία Έργου-Διοίκηση έργου  με Η-Υ Παραδείγματα-Εφαρμογές- Ασκήσεις

Risk Management 1/20 « Art and science of identifying, analysing and responding to risk factors throughout the life of the project and in the best interest of its objectives το Maximise the positive impacts, minimise negative Integral Part of PM Project Risk: any possible event that can negatively impact the viability of a project All projects face risks, but why some fail?

Risk Management 2/20 Risk during the Project Life-Cycle \ Risk = Probability of the Event X Consequence At the first stages of Project Development, both risk and opportunity are high. Period of highest risk impact is the last stage of the project when the uncertainty is still relatively high and the amount at stake is significant

Risk Management 3/20 A FOUR STAGE PROCESS 1. Risk Identification, specific risk factors that can affect the project 2. Analysis of Probability and consequences 3. Risk Mitigation Strategies 4. Control and Documentation

Risk Management 4/20 A FOUR STAGE PROCESS Risk Identification, specific risk factors that can affect the project Financial Risk, Technical Risk, Commercial Risk, Execution Risk, Contractual or Legal Risk that may be identified along the WBS Common Risks: Absenteeism, Resignation, Staff changes, Additional staff/skills not available, Ineffective Training, Incomplete specs, Too many change orders, Incomplete assignment …. Analysis of Probability and consequences Risk Mitigation Strategies Control and Documentation

Διαχείριση Κινδύνου του Έργου 5/20 Προσδιορισμός αντικειμενικών στόχων, ανά γνωστική περιοχή της Διαχείρισης έργου, Συστηματική προσέγγιση που διασφαλίζει ότι δεν θα παραλειφθούν σημαντικοί κίνδυνοι Γνωστικές περιοχές Διαχείρισης έργου Αντικειμενικοί Στόχοι Διαχείριση Αντικειμένου Εργασιών WBS, Σχέδια Διαχείριση Χρόνου CPM, Γραμμικά Χρονοδιαγράμματα Διαχείριση Κόστους Προϋπολογισμός, Χρημ. Ροές Διαχείριση Συνοχής Προγραμματισμός και έλεγχος Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων OBS, Ιστόγραμμα Πόρων Διαχείριση Επικοινωνίας Προγραμματισμός Επικοινωνίας Διαχείριση Κινδύνου Πρόγραμμα Διαχείρισης Κινδύνου Διαχείριση Προμηθειών Χρονοδιάγραμμα Προμηθειών

Identifying Risks or Risk Factors Identification Risk Management 5/20 Identifying Risks or Risk Factors Identification How? Several Techniques available Brain Storming Meetings, qualitative idea creating technique not decision making Expert Opinions, Delphi approach, or experience counts Past events- Data Analysis of previous events, risk factors & their leading indicators Multiple (team based) assessment.

Risks or Risk Factors Identification Risk Management 6/20 Risks or Risk Factors Identification Typical Risks Variables Risk Variable Description Promotion Risk Market risk, volume Market risk, price Political risks Project Abandoned The estimate regarding sales volume will not be materialised Less than forecast Expropriation, regulatory changes (tax laws, environmental laws), political unrest 5. Technical Standards Not perform according to standards, or products not in compliance with specifications 6. Financial risks Not enough revenues 7. Environmental risks Exceedance of permitted limits, increased liabilities 8. Cost estimate risk (completion risk) Funds allocated to the project not sufficient to guarantee completions

Risks or Risk Factors Identification Risk Management 7/20 Risks or Risk Factors Identification Typical Risks Variables, continued Risk Variable Description 9. Schedule risk (Delay risk) 10. Operating Risk 11. Organisational Risk 12. Integration Risk 13. Acts of God Fails to perform on its full capability Separate bodies sponsor, developer and operator not work ins partnership

Risk Management 8/20 2. Analysis of Probability and consequences A FOUR STAGE PROCESS 1. Risk Identification, specific risk factors that can affect the project 2. Analysis of Probability and consequences 3. Risk Mitigation Strategies 4. Control and Documentation

Analysis and Probability of Consequences Risk Management 9/20 Analysis and Probability of Consequences Classifying Project Risks Risk Factor Conseq. Likehood Impact Potential A. Loss of a lead programmer High Low Moderate B. Technical Failure Medium Serious C. Budget Cut Minor D. Competitor first in the market

Classifying Project Risks Risk Management 10/ 20 Classifying Project Risks

Probability of Failure, (Pf) Risk Management 11/20 Analysis and Probability of Consequences Calculating Likely Risks and Planning Responses Probability of Failure, (Pf) Score Maturity Complexity Dependency Low (0,1) Existing Software Simple design Not limited to existing systems Minor (0,3) Minor Modifications Minor increase in complexity Depends on specific system, impact on cost or schedule is minor Moderate (0,5) Major Change Moderate increase Moderate risk on schedule or costs Significant (0,7) Techn. Available, Complex design Significant increase Schedule and costs depend on new systems Major (0,9) State of the art Very Complex Depend on new systems and process

Consequences of Failure, (Cf) Risk Management 12/20 Analysis and Probability of Consequences Calculating Likely Risks and Planning Responses Consequences of Failure, (Cf) Score Cost Schedule Reliability Performance Low (0,1) Below Budget estimate Negligible impact on schedule, no impact on CP No or minimal Rel. consequence No or minimal Performance consequence Minor (0,3) Cost estimate Exceed budget by <5% Minor slip in schedule, < 5% Small reduction in reliability Small reduction in system performance Moderate (0,5) Cost estimate Exceed budget < 15% Small slip in schedule, starts to impact CP Some reduction in reliability performance Some reduction in system performance Significant (0,7) Cost estimate Exceed budget < 30 % Slip 1 month, needs to readjust CP Significant degradation in reliability performance Significant degradation in system performance, Guarantees at risk Major (0,9) Cost estimate Exceed budget > 50 % Large slips, timeframe Reliability goals cant not be achieved Performance goals cant not be achieved, results may not be usable

Analysis and Probability of Consequences Risk Management 13/20 Analysis and Probability of Consequences Calculating a Project Risk Score Project Team determines the scores for each Probability or Consequences of Failure category Probability of failure, Pf= (Pm+Pc+Pd)/3 Consequences of Failure, Cf= (Cc+Cs+Cr+Cp)/4 Overall Risk Factor Rf= Pf+Cf-Pf*Cf Low Risk: RF<0. 30, Medium Risk:RF 0.30 to 0.70, High Risk: RF>0,70

Risk Management, 13a/20 Quantitative Risk Analysis , / (PERT, Program Evaluation and Review Technique)

Risk Management, 13a/20 Quantitative Risk Analysis , / (PERT, Program Evaluation and Review Technique) Διακύμανση δραστηριότητας= [p-o/6] ^2 Διακύμανση διαδρομής= Σ διακύμανσης δραστηριοτήτων Τυπική απόκλιση διαδρομής= σ= √Διακύμανσης Καθορισμός του χρόνου εντός του οποίου θέλουμε να ολοκληρωθεί η διαδρομή Z= (καθορισμένος χρόνος-προσδοκώμενος χρόνος0/σ διαδρομής Πιθανότητα

Risk Management 15/20 3. Risk Mitigation Strategies A FOUR STAGE PROCESS 1. Risk Identification, specific risk factors that can affect the project 2. Analysis of Probability and consequences 3. Risk Mitigation Strategies 4. Control and Documentation

Risk Mitigation Strategies Risk Management 16/20 Risk Mitigation Strategies Accept Risks Minimise Risks Share Risks Transfer Risks Contingency Reserves : Financial or Managerial In construction an average contigency percentage: 10-15%, Contigency may also vary for different tasks

Risk Management 16a/20 Risk Mitigation Strategies Accept Risks Minimise Risks Share Risks Transfer Risks Cost- Benefit Analysis for alternative mitigation strategies

Risk Mitigation Strategies Risk Management 17/20 Risk Mitigation Strategies Other Mitigation Techniques Mentoring new project managers and team members Cross Training

Risk Management 18/20 4. Control and Documentation A FOUR STAGE PROCESS 1. Risk Identification, specific risk factors that can affect the project 2. Analysis of Probability and consequences 3. Risk Mitigation Strategies 4. Control and Documentation What, source of risk Who, will tackle the issue When, Why the risk, How the risk will be mitigated Help managers control and codify risks faced by the company, Learn from the past

Risk Management 19/ 20 Responsibility for Risk Management Usually is distributed at different levels of the organisation

Model of Risk Management Προσδιορισμός αντικειμενικών στόχων, πλαίσιο εκτέλεσης εργασιών με επιτυχία Κίνδυνος: οποιοδήποτε γεγονός εμποδίζει την επίτευξη των αντικειμενικών στόχων ενός έργου. Προσδιορισμός κινδύνου, περιοχές κινδύνου και αβεβαιότητας Ποσοτική αποτίμηση κινδύνου, εκτίμηση, ιεράρχιση κινδύνων, ποσοτικοποίηση συχνότητας εμφάνισης κινδύνου Ανταπόκριση, εξάλειψη, άμβλυνση, εκτροπή, παραδοχή Τεκμηρίωση, Πρόγραμμα διαχείρισης κινδύνου τεκμηριώνει τον τρόπο ανταπόκρισης σε δυνητικούς κινδύνους Ελεγχος κινδύνου Υλοποίηση προγράμματος διαχείρισης κινδύνου, εκπαίδευση, επικοινωνία

Risk Management Risk Identification , Systematic Approach Examples from the Article Risk Assessment EVALUATION OF POTENTIAL RISKS AND MITIGATION MEASURES IN THE DESIGN OF A MINING PROJECT K. Adam(1), M. Cambridge(2), A. Tsakarisianos(1), N. Voudouris(1)

Identification of Risks, Systematic Approach Risk Management, Examples Identification of Risks, Systematic Approach

Πρότυπα Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας, Διαχείριση Ποιότητας 1/12 Διαχείριση Ποιότητας «...το σύνολο των διαδικασιών που εξασφαλίζουν ότι το έργο ικανοποιεί τις ανάγκες για τις οποίες ανελήφθη», Η Διαχείριση Ποιότητας καλύπτει τόσο την διαχείριση του έργου, αλλά και του προίόντος. Πρότυπα Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας, ISO 9000

Διαχείριση Ποιότητας 2/12 ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εξασφάλιση Ποιότητας Συστηματική Διαδικασία προσδιορισμού, προγραμματισμού, υλοποίησης και αναθεώρησης των διοικητικών διαδικασιών έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η επιδιωκόμενη ποιότητα με συνέπεια. Εξασφαλίζεται με προγραμματισμένες και συστηματικές δραστηριότητες Έλεγχος Ποιότητας, ορίζει τη μέθοδο επιθεώρησης το προίόν έχει ικανοποιήσει τις απαιτούμενες συνθήκες. Διαδικασία παρακολούθησης αποτελεσμάτων έργου, συμφωνία με τα πρότυπα ποιότητας Πρόγραμμα Ελέγχου Ποιότητας Quality Control Plan Κύκλοι Ποιότητας, η συνεχής βελτίωση της διαδικασίας παραγωγής Επιθεώρηση Ποιότητας, Quality Audit, οργανωμένη ανασκόπηση των διαδικασιών που αφορούν την ποιότητα

Διαχείριση Ποιότητας 3/12 ΟΡΙΣΜΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Κατάρτιση σε θέματα Ποιότητας, Quality Training Just in time, υλικά παρέχονται στη γραμμή παραγωγής την τελευταία στιγμή Πρόγραμμα Εξασφάλισης Ποιότητας, Project Quality Plan Διοίκηση Ολικής Ποιότητας, Total Quality Management, Αποτελεί συγκερασμό όλων των στοιχείων της διαχείρισης ποιότητας. Iκανοποίηση πελάτη, Ιαπωνία 1950

Διαχείριση Ποιότητας 4/12 Η ποιότητα δεν κοστίζει τίποτε

Διαχείριση Ποιότητας 5/12 Κόστος Πρόληψης Δαπάνες για ενέργειες που διασφαλίζουν ότι το προϊόν πληροί τις προδιαγραφές, Πρόγραμμα εξασφάλισης ποιότητας, σχεδιασμός ποιότητας, επιθεώρηση ποιότητας, εκπαίδευση σε θέματα ποιότητας, ΄…. Κόστος αξιολόγησης Δαπάνες που συνεπάγεται η επιθεώρηση και ο έλεγχος τους για πιστοποίηση ότι πληρούνται οι συνθήκες, Αξιολόγηση σχεδιασμού, επιθεώρηση και μη καταστροφικός έλεγχος, προμήθεια εξοπλισμού επιθεώρησης, κατανάλωση υλικών… Κόστος απόρριψης προϊόντος στην παραγωγή Εσωτερικό κόστος από τις δαπάνες που δημιουργούν οι αστοχίες μέσα στη εταιρεία, ή η απόρριψη εξ αιτίας μη επάρκειας, Αντικατάσταση, επανάληψη εργασιών ,επισκευές, άχρηστα προϊόντα, απώλεια παραγωγικού χρόνου Κόστος απόρριψης προϊόντος μετά την πώληση Κόστος και δαπάνες εκτός εταιρείας που συνήθως ενεργοποιούνται από τους πελάτες,

Διαχείριση Ποιότητας 6/12 Σύμφωνα με την έκθεση του έργου «Αειφόρος Μεταλλευτική Ανάπτυξη» [Mining, Minerals, Sustainable Development Project (MMSD)] ,θεμελιώδης προϋπόθεση για την εφαρμογή των αρχών της αειφόρου ανάπτυξης στη μεταλλευτική βιομηχανία, είναι η ανάπτυξη ολοκληρωμένων, ευέλικτων εργαλείων διοίκησης και λήψης αποφάσεων. Όπως αναφέρεται στην ίδια έκθεση, τα ως άνω εργαλεία πρέπει να είναι αποτελεσματικά, οικονομικώς αποδοτικά, να θέτουν κίνητρα για σταθερή βελτίωση και εφαρμογή καινοτόμων μεθόδων, να εξασφαλίζουν διαφάνεια στην επικοινωνία και να είναι αξιόπιστα.

Διαχείριση Ποιότητας 7/12 Σύμφωνα με τα εγχειρίδια και τα πρότυπα συστήματα Διαχείρισης Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management Systems) οι προτεινόμενες δράσεις πρέπει εκτός από συμβατές με τις αρχές της αειφόρου ανάπτυξης, να βασίζονται σε σαφώς καθορισμένους στόχους και κίνητρα προώθησης της καινοτομίας και βελτίωσης των επιδόσεων. Οι στόχοι αυτοί πρέπει να υπακούουν στην γνωστή αρχή SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) δηλαδή να είναι Συγκεκριμένοι, Μετρήσιμοι, Εφικτοί, Ρεαλιστικοί και με Χρονική Αναφορά και η επίτευξή τους να παρακολουθούνται από αντίστοιχους δείκτες.

Διαχείριση Ποιότητας 8/12 Διαχείριση Ποιότητας 8/12 Η αναβάθμιση και επικαιροποίηση των συστημάτων διαχείρισης ολικής ποιότητας ακολουθεί τις αρχές της διαδικασίας της συνεχούς βελτίωσης. Μία ευρύτερα γνωστή κωδικοποίηση του κύκλου βελτίωσης ενός έργου είναι ο λεγόμενος Κύκλος PDCA, (ή Κύκλος Shewart, ή Κύκλος Deming). Plan (δηλαδή προσδιορισμός των στόχων ποιότητας), Do (υλοποίηση του έργου/λειτουργία), Check (μέτρηση στοιχείων που σχετίζονται με την παρακολούθηση των δεικτών υλοποίησης/στόχων ποιότητας), Act (αξιολόγηση των μετρήσεων των δεικτών υλοποίησης, οργάνωση απαιτούμενων διορθωτικών μέτρων σε περίπτωση αποκλίσεων).

Διαχείριση Ποιότητας 9/12 Διαδικασία συνεχούς βελτίωσης Έργου με βάση τον κύκλο PDCA ή κύκλο Deming

Διαχείριση Ποιότητας 10/12

Διαχείριση Ποιότητας 11/12 Διαχείριση Ποιότητας 11/12 Σχεδιασμός Ποιότητας « προσδιορίζουμε τα σχετικά με το έργο πρότυπα ποιότηατς και καθορίζουμε με ποιους τρόπους θα ικανοποιήσει το έργο τα πρότυπα αυτά» Πρόγραμμα εξασφάλισης ποιότητας έργου Κύκλοι ποιότητας, δέσμευση των Ιαπώνων για συνεχή βελτίωση των διαδικασιών παραγωγής

Διαχείριση Ποιότητας 12/12 Διαχείριση Ποιότητας 12/12 Κύκλοι ποιότητας, δέσμευση των Ιαπώνων για συνεχή βελτίωση των διαδικασιών παραγωγής Αντικειμενικοί Στόχοι: >επικοινωνίας, > παραγωγικότητα, Ικανοποίηση Οργάνωση: συγγενείς εργασίες, εθελοντική συμμετοχή Κατάρτιση: θέματα ποιότητας, trouble shooting Αντικείμενο ενδιαφέροντος: από τους συμμετέχοντες Συσκέψεις : Στο ωράριο, brainstorming, report to the management Ανταμοιβές : Ικανοποίηση, διευκόλυνση προαγωγής

Διαχείριση Ποιότητας Η ποιότητα δεν κοστίζει τίποτε

Eπιθεώρηση-έλεγχος Ποιότητας Η επιθεώρηση ποιότητας συνιστά το καλλίτεροι εργαλείο διερεύνησης για διευθυντή έργου και πελάτη Πρόγραμμα ελέγχου ποιότητας συνδέεται με το χρονοδιάγραμμα του έργου 1 41