Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΔΡ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΡΕΠΟΥΣΗΣ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Οι συμβάσεις καθορίζουν τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών.  Ωστόσο, λάθη, καθυστερήσεις,

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Παρουσίαση με θέμα: "ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΔΡ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΡΕΠΟΥΣΗΣ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Οι συμβάσεις καθορίζουν τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών.  Ωστόσο, λάθη, καθυστερήσεις,"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΔΡ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΡΕΠΟΥΣΗΣ

2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Οι συμβάσεις καθορίζουν τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών.  Ωστόσο, λάθη, καθυστερήσεις, αντικρουόμενες ερμηνείες των άρθρων της σύμβασης και απρόβλεπτες καταστάσεις συμβαίνουν πάντα !  Όλες οι συμβάσεις απαιτούν διαχείριση !  Για αυτό το λόγο απαιτείται αποτελεσματική διαχείριση, η οποία είναι αναπόσπαστο μέρος της συνολικής επιχειρησιακής λειτουργίας.

3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Η διαχείριση μιας σύμβασης :  είναι μια διαδικασία που αφορά στην παρακολούθηση της απόδοσης τόσο του προμηθευτή όσο και του αναδόχου,  επικεντρώνεται κυρίως στην εκπλήρωση των ανειλημμένων υποχρεώσεων του αντισυμβαλλόμενου,  διασφαλίζει ότι οι συμβαλλόμενοι δεν προβαίνουν σε ενέργειες που παραβιάζουν όρους μιας σύμβασης ( π. χ. θέματα εχεμύθειας, ευρεσιτεχνιών κ. α.),  επιδιώκει μια αποδοτική σχέση με τον προμηθευτή,  διαπιστώνει έγκαιρα δυνητικά προβλήματα και  επιλύει τις διαφορές σύμφωνα με τα άρθρα και τις προϋποθέσεις των συμβάσεων.

4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Η διαχείριση μιας σύμβασης περιλαμβάνει τις εξής δραστηριότητες :  Κοινοποίηση των παραδοτέων και των οροσήμων  Διαχείριση των εντολών εργασίας και των παραγγελιών υλικών  Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών και επίσπευση της διεκπεραίωσης των εκκρεμοτήτων  Μέτρηση της αποτελεσματικότητας και αξιολόγηση της απόδοσης του προμηθευτή  Διαχείριση της διαδικασίας παραλαβής του έργου  Παρακολούθηση των χρεώσεων ανάλογα με την τιμολόγηση της σύμβασης  Έλεγχος πληρωμών και έγκριση τμηματικών καταβολών

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Η διαχείριση μιας σύμβασης περιλαμβάνει τις εξής δραστηριότητες ( συνέχεια ):  Διασφάλιση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων του αγοραστή  Διαπίστωση της αναγκαιότητας αλλαγών στη σύμβαση διαπραγμάτευση προσαρμογών και καθορισμός των συνθηκών στις οποίες ο προμηθευτής πρέπει να επιφορτιστεί αυξήσεις κόστους  Επίλυση διαφορών  Διατήρηση πλήρους και επικαιροποιημένου αρχείου της σύμβασης  Περάτωση και κλείσιμο της σύμβασης

6 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Η διαχείριση των συμβάσεων είναι συνήθως αρμοδιότητα των στελεχών εφοδιασμού.  Ωστόσο, ανάλογα με τη φύση του έργου ασκείται και από στελέχη άλλων τμημάτων μιας επιχείρησης.  Ο διαχειριστής ενός έργου (project manager) μπορεί να είναι και διαχειριστής της σύμβασης ( αλλά όχι απαραίτητα ).  Σε κάθε περίπτωση, τα στελέχη εφοδιασμού εμπλέκονται και συμμετέχουν στα διάφορα στάδια εκτέλεσης μιας σύμβασης

7 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Διαχειριστής μιας σύμβασης :  Στέλεχος με σχετικές γνώσεις στο πεδίο εφαρμογής της σύμβασης  Υπευθυνότητα για την καθημερινή διαχείριση της σύμβασης.  Διασφαλίζει την επίτευξη των στόχων, την υποβολή των αναφορών προόδου και την καταβολή των πληρωμών.  Συνεργάζεται με τον προμηθευτή για την επίλυση των προβλημάτων  Ενημερώνει την διοίκηση ( ή τον διαχειριστή του έργου ) για την πρόοδο των εργασιών.  Το δικαίωμα μιας επιχείρησης να ορίζει διαχειριστή πρέπει να προβλέπεται από την σύμβαση !

8 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Ανάδοχος  Ο ανάδοχος ( κύριος προμηθευτής ή κύριος υπεργολάβος ) είναι το έτερο συμβαλλόμενο μέλος μιας σύμβασης, ανεξάρτητα από το εάν μια σύμβαση προβλέπει υπεργολαβίες.  Κατά κανόνα ορίζει ένα άτομο που αναλαμβάνει ως ομόλογος τη διαχείριση της σύμβασης.  Μόνο ο ανάδοχος συνεργάζεται άμεσα με την επιχείρηση, ενώ έχει την ευθύνη της διοίκησης των υπεργολάβων διότι δεν υφίσταται συμβατική σχέση μεταξύ της επιχείρησης και των υπεργολάβων.  Οι οδηγίες δίδονται στον ανάδοχό και όχι στους υπεργολάβους.

9 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Υπεργολάβοι :  Εκτελούν εργασίες από την πλευρά του ανάδοχου  Οι υπεργολάβοι συνήθως αξιολογούνται και εγκρίνονται από την επιχείρηση που αναθέτει μια σύμβαση στον κύριο προμηθευτή είτε κατά την διάρκεια των διαπραγματεύσεων είτε μετά στην ανάθεση της σύμβασης σε αυτόν.  Εάν δημιουργηθεί ανάγκη αντικατάστασης ενός υπεργολάβου, κανονικά η επιχείρηση μέσω της σύμβασης πρέπει να διατηρεί δικαίωμα έγκρισης του νέου υπεργολάβου.

10 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Εφοδιασμός :  Εκτός από την ευθύνη για όλη την διαδικασία η οποία καταλήγει στην ανάθεση,  παρέχει τεχνογνωσία κατά την εκτέλεση της σύμβασης,  συνεργάζεται με τον διαχειριστή για την διευθέτηση θεμάτων που σχετικών με την σύμβαση και κατά τις διαπραγματεύσεις αλλαγών σε συμβατικούς όρους.  Τέλος προετοιμάζει και διανέμει όλες τις αναθεωρημένες εκδόσεις της σύμβασης.

11 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Νομικός Σύμβουλος :  Συμμετέχει στις διαπραγματεύσεις  Παρέχει υποστήριξη για την αντιμετώπιση νομικών θεμάτων που ανακύπτουν κατά την εκτέλεση  Όταν ανακύπτουν προβλήματα, προτείνει εναλλακτικά σχέδια ενεργειών και τις πιθανές λύσεις.  Οικονομικές Υπηρεσίες :  Παρέχουν στοιχεία σχετικά με την οικονομική πλευρά μιας σύμβασης ( π. χ. τιμολογίων, προγραμμάτων πληρωμών, προϋπολογισμών κ. α.).

12 Καθήκοντα & Αρμοδιότητες στη Διαχείριση Συμβάσεων  Εσωτερικοί πελάτες και χρήστες :  Ενδιαφέρονται κυρίως για την παραλαβή των προϊόντων ( ή των υπηρεσιών ) που περιγράφονται σε μια σύμβαση  Έρχονται σε επαφή με τον ανάδοχο πρέπει να γνωρίζουν ζητήματα εγγυήσεων, αποζημιώσεων, συντήρησης και υποστήριξης, κριτήρια παραλαβών και τερματισμού.  Πρέπει να γνωρίζουν το χρονοδιάγραμμα και να παρακολουθούν την πρόοδο ( π. χ. εμπρόθεσμες παραδόσεις )  Διοίκηση :  Έχει την τελική αρμοδιότητα και εξουσία για κάθε θέμα που αφορά μια σύμβαση. Συνεπώς πρέπει να ενημερώνεται για κάθε σοβαρό ζήτημα που ανακύπτει κατά την εκτέλεσή της.

13 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Ο διαχειριστής πρέπει αρχικά να μελετήσει τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων και καταρτίσει ένα πρόγραμμα διαχείρισης της σύμβασης.  Καθορισμός επιπέδου διαχείρισης  Δημιουργία Αρχείου της Σύμβασης  Δημιουργία εντύπων επικοινωνίας  Καθορισμός των παραδοτέων  Παρακολούθηση και έλεγχος  Διοίκηση Ποιότητας  Διαχείριση Κινδύνων  Διαχείριση Αλλαγών

14 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Καθορισμός επιπέδου διαχείρισης  Το επίπεδο διαχείρισης είναι συνάρτηση της φύσης της σύμβασης και της δαπάνης  Η προσπάθεια διαχείρισης είναι μεγαλύτερη όταν το αντικείμενο της σύμβασης είναι κρίσιμο για την επιβίωση μιας επιχείρησης ( π. χ. μεγάλα έργα και εγκαταστάσεις, νέα προϊόντα, επείγουσες συμβάσεις που ανατέθηκαν σε συνθήκες πίεσης κ. α.).  Αντίθετα δεν απαιτείται μεγάλη προσπάθεια διαχείρισης για συμβάσεις συντήρησης εξοπλισμού και εγκαταστάσεων, ανεφοδιασμού ειδών που διατηρούνται σε απόθεμα ή ειδών που ικανοποιούν αιτήματα μεμονωμένων χρηστών.

15 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Καθορισμός επιπέδου διαχείρισης  Η προσπάθεια που απαιτείται για την διαχείριση μιας σύμβασης καθορίζεται από παράγοντες όπως :  Απαιτήσεις για υποβολή εκθέσεων προόδου που ορίζονται από την σύμβαση  Χρονοδιαγράμματα εκτέλεσης εργασιών  Ιστορικό απόδοσης του αναδόχου  Εμπειρία του αναδόχου σε παρεμφερείς συμβάσεις  Οικονομική ευρωστία του αναδόχου  Ειδικές συνθήκες που καθορίζονται από τον φορέα ανάθεσης του έργου

16 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Δημιουργία Αρχείου της Σύμβασης  Ο διαχειριστής οφείλει να διατηρεί ένα πλήρες αρχείο της αρχείο της σύμβασης που αποτελείται από τα ακόλουθα :  Αντίγραφο της διακήρυξης / αίτησης προσφορών  Αντίγραφο της σύμβασης, των προδιαγραφών, των τροποποιήσεων, των παραρτημάτων και των συνοδών εγγράφων.  Την αλληλογραφία με τους προμηθευτές και τα τμήματα της επιχείρησης που επηρεάζουν το αποτέλεσμα της σύμβασης  Τα πρακτικά όλων των συναντήσεων και σημειώσεις από σημαντικές τηλεφωνικές συνομιλίες  Τις εντολές πληρωμής  Τις εκθέσεις προόδου

17 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Δημιουργία Εντύπων και Τρόπου Επικοινωνίας  Καθορισμός του τρόπου επικοινωνίας  Κατάρτιση ενός οργανογράμματος διαχείρισης, το οποίο θα αποτυπώνει τις αρμοδιότητες και τα όρια ευθύνης των συμμετεχόντων.  Καταγραφή των σημαντικότερων καταληκτικών ημερομηνιών - οροσήμων για όλα τα σημαντικά σταδία της σύμβασης  Καταγραφή των συνθηκών υπό τις οποίες επιτρέπεται να ασκηθεί δικαίωμα ανανέωσης της σύμβασης και την ημερομηνία κοινοποίησης μη ανανέωσης της σύμβασης.

18 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Καθορισμός των παραδοτέων  Η εκπλήρωση των υποχρεώσεων μπορεί να διαπιστωθεί ευκολότερα με τη μορφή παραδοτέων και βοηθά στη μέτρησης της απόδοσης.  Η παρουσία παραδοτέων σε μια σύμβαση επιτρέπει την παρακολούθηση της πορείας εκτέλεσής της και ελαχιστοποιεί τους κινδύνους διακοπής του εφοδιασμού.  Για παράδειγμα, το παραδοτέο του προμηθευτή μπορεί να είναι η διάθεση τριών εξειδικευμένων συμβούλων, οι οποίοι θα αναλάβουν την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος. Σε άλλη περίπτωση το παραδοτέο μπορεί να είναι η παράδοση 5,000 χαρτοκιβωτίων κάθε Τρίτη μέχρι τις 9.00 πμ.

19 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Καθορισμός των παραδοτέων  Στις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών ο καθορισμός των παραδοτέων είναι δύσκολος.  Ενίοτε τα παραδοτέα εξαρτώνται από την εκπλήρωση υποχρεώσεων της επιχείρησης που ανέθεσε το έργο, ή ακόμη και από έναν τρίτο φορέα.  Π. χ. ένας προμηθευτής πληροφοριακού συστήματος μπορεί να απαιτήσει συγκεκριμένες προθεσμίες για τον καθορισμό των απαιτήσεων των χρηστών από τον πελάτη του προκειμένου να εκπληρώσει την υποχρέωση εγκατάστασης του συστήματος στην επιχείρηση σε συγκεκριμένη προθεσμία.

20 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Για την αξιολόγηση και την παραλαβή των παραδοτέων ο διαχειριστής πρέπει να καθορίσει :  Πρότυπα απόδοσης και αποδεκτές αποκλίσεις  Τεχνικές απαιτήσεις και προδιαγραφές  Ημερομηνίες υποβολής εκθέσεων προόδου και παραδοτέων  Κατάλογος εκπλήρωσης συμβατικών υποχρεώσεων απόδοσης ( δεν αναφέρεται σε παραδοτέα αλλά καλύπτει το επίπεδο εκτέλεσης σε σχέση με προδιαγραφές και συμμόρφωσης του ανάδοχου σε διάφορα θέματα – π. χ. εχεμύθειας, εγγυήσεων, αποζημιώσεις κ. α.)  Προϋποθέσεις για επιβολή ποινών / αποζημιώσεων από την μη εκπλήρωση συμβατικών υποχρεώσεων  Χρονοδιαγράμματα πληρωμών

21 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Για την περίπτωση σύμβασης παροχής υπηρεσιών ο διαχειριστής πρέπει να προσδιορίζει :  Τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων  Ποιος είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωσή τους  Τις ημερομηνίες εκπλήρωσης  Τα κριτήρια αποδοχής των εργασιών  Ποιος αποφασίζει για την παραλαβή των εργασιών

22 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Παρακολούθηση και έλεγχος σύμβασης  Ανάλογα με το είδος μιας σύμβασης ( προϊόν, έργο ή υπηρεσία ) χρησιμοποιούνται διαφορετικές τεχνικές.  Διατίθενται διάφορα λογισμικά ( π. χ. Microsoft Project Management, SAP Project Management κ. α.) παρακολούθησης έργων και συμβάσεων.  Διαγράμματα Gantt για την παρακολούθηση εργασιών, στα οποία μπορεί να αποτυπωθούν επί μέρους εργασίες, προθεσμίες, αναθέσεις κ. α.  Διαγράμματα PERT για την αποτύπωση και παρακολούθηση των εργασιών που περιλαμβάνονται σε μια σύμβαση.

23 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Το σύστημα παρακολούθησης μπορεί να περιλαμβάνει :  Χρονοδιαγράμματα περάτωσης σημαντικών σταδίων  Προγράμματα απορρόφησης κονδυλίων ( συμβάσεις με κίνητρα & με βάση το κόστος του προμηθευτή )  Πραγματικές ώρες απασχόλησης σε σχέση με τις προγραμματισμένες  Εκθέσεις των εργασιών που περατώθηκαν σε μια καθορισμένη περίοδο  Κατάλογος των ενεργειών εντός προσδιορισμένης περιόδου εκτέλεσης του έργου  Ανακεφαλαίωση όλων των σημαντικών αλλαγών που εφάρμοσε ο ανάδοχος οι οποίες επιδρούν στη απόδοσή του  Αποκλίσεις σε σημαντικά στάδια και σχέδια επανάκαμψης

24 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Διοίκηση Ποιότητας  Οι δείκτες απόδοσης πρέπει να αποτελούν μέρος μιας σύμβασης.  Ποίος είναι ο τρόπος μέτρησης  Ποιοι ενημερώνονται,  Ποιες είναι οι αποδεκτές τιμές των δεικτών  Ποιες είναι οι συνέπειες μη συμμόρφωσης με τις αποδεκτές τιμές.  Ο στόχος των μετρήσεων απόδοσης είναι η διασφάλιση της αποτελεσματικής εκτέλεσης μιας σύμβασης.  Οι μετρήσεις απόδοσης στις συμβάσεις αφορούν στην ποιότητα εκτέλεσης του έργου από τον ανάδοχο

25 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Προϊόντα :  Ποσοστό (%) των παραγγελιών που παραδίδονται ενός προθεσμιών  Αριθμός η ποσοστό (%) ελαττωματικών προϊόντων  Ποσοστό (%) των παραγγελιών που παραδίδονται πλήρεις  Ανενεργό διάστημα εξοπλισμού  Μέσο διάστημα μεταξύ διαδοχικών βλαβών  Υπηρεσίες :  Πραγματικό κόστος σε σχέση με προϋπολογισμένο κόστος  Πραγματική πρόοδος σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα  Συμμόρφωση προς τις προδιαγραφές  Για προϊόντα και υπηρεσίες :  Ποσοστό (%) λαθών στα τιμολόγια  Βαθμολογίες ικανοποίηση του πελάτη  Έκταση επανορθωτικών εργασιών

26 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Το χρονικό πλαίσιο για επιθεωρήσεις μπορεί να ποικίλει ανάλογα με το τύπο μιας σύμβασης.  Αν μια σύμβαση αφορά στην ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος απαιτείται ένα πρόγραμμα επιθεωρήσεων στα σημαντικά ορόσημα του έργου.  Για την αποδοχή εξοπλισμού ή λογισμικού, πρέπει να καθοριστεί στην σύμβαση μια δοκιμαστική περίοδος παραλαβής ( π. χ. το σύστημα λειτουργεί χωρίς αστοχίες της 98% περιόδου επί 90 συνεχείς ημέρες ).  Αν η σύμβαση αφορά ένα εμπόρευμα και ο προμηθευτής δεν είναι πιστοποιημένος η επιθεώρηση πρέπει να γίνει με την παράδοση του εμπορεύματος. ΄  Αν μια σύμβαση αφορά παροχή υπηρεσιών, η διασφάλιση της ποιότητας της σύμβασης βασίζεται κυρίως σε υποκειμενικές μετρήσεις.  Οι δείκτες μετρήσεων της απόδοσης πρέπει να είναι προσαρμοσμένες στον εκάστοτε τύπο της σύμβασης.  Βασικό κριτήριο για την καταλληλότητά τους είναι η ευκολία εφαρμογής τους

27 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Διαχείριση Κινδύνων  Βασική επιδίωξη κατά την κατάρτιση μιας σύμβασης είναι η αποτροπή γεγονότων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την επίτευξη των βασικών στόχων της.  Αρκετοί κίνδυνοι αποφεύγονται ή ελαχιστοποιούνται με την εφαρμογή αποτελεσματικών πρακτικών εφοδιασμού ( π. χ. σχεδιασμός απαιτήσεων, επιλογή αξιόπιστων προμηθευτών ) ή / και με τους κατάλληλους συμβατικούς όρους ( π. χ. εγγυήσεις, αποζημιώσεις, ασφάλιση, εμπιστευτικότητα ).  Ωστόσο, είναι αδύνατον μια σύμβαση να εξασφαλίσει την επιχείρηση από κάθε πιθανό κίνδυνο

28 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Κατά την εκτέλεση μιας σύμβασης οι κίνδυνοι μπορούν να καταταγούν σε τέσσερις κατηγορίες :  Κίνδυνοι καθυστερήσεων στα χρονοδιαγράμματα  Κίνδυνοι επιβαρύνσεων του τιμήματος μιας σύμβασης  Κίνδυνοι Ποιότητας  Εμπορικοί κίνδυνοι και ανωτέρα βία

29 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Παράγοντες που μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις χρονοδιάγραμμα της σύμβασης :  Ατελείς προδιαγραφές  Καθυστερήσεις στις άδειες και στις εγκρίσεις που απαιτούνται από κρατικούς φορείς.  Καθυστερήσεις στην ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εμπλεκομένων μερών  Ο προμηθευτής δεν διαθέτει το απαραίτητο στελεχιακό δυναμικό η παραγωγικά μέσα για την δραστηριότητα.  Λανθασμένες ενέργειες  Προβλήματα ποιότητας ( π. χ. χρήση μη αξιόπιστων υλικών, τεχνολογίας παραγωγής κ. α.)  Καθυστερήσεις στις παραδόσεις των υλικών

30 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Επιβαρύνσεις στο τίμημα μιας σύμβασης ( π. χ. συμβάσεις με βάση το κόστος του προμηθευτή )  Ατελείς ή ανακριβείς προδιαγραφές, οι οποίες πρέπει να υποστούν αλλαγές.  Αύξηση του κόστους λόγω απρόβλεπτων γεγονότων ( π. χ. τελωνειακοί δασμοί ), λανθασμένης τιμολόγησης των προσφορών και πρόσθετων αιτημάτων της επιχείρησης εκτός του συμβατικού αντικειμένου.  Αλλαγές στις συναλλαγματικές ισοτιμίες  Πληθωρισμό, ιδιαίτερα σε περιπτώσεις συμβάσεων μεγάλης χρονικής διάρκειας.

31 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Οι κίνδυνοι ποιότητας προκαλούνται από :  Ανακριβείς η ελλείπεις προδιαγραφές υλικών με συνέπεια το τελικό προϊόν να μην επιτυγχάνει την επιδιωκόμενη απόδοση ( π. χ. λανθασμένες διαστάσεις, μειωμένη λειτουργικότητα, μειωμένη απόδοση, συχνές βλάβες )  Ανεπαρκείς έλεγχους και δοκιμές.  Φθορές κατά την μεταφορά, ιδίως όταν δεν χρησιμοποιείται η κατάλληλη συσκευασία και σήμανση.  Είναι σημαντικοί σε περιπτώσεις :  Νέων προμηθευτών και για υλικά ή υπηρεσίες που θεωρούνται κρίσιμα  Νέες μη δοκιμασμένες τεχνολογίες παραγωγής ή τεχνολογίες που βρίσκονται στα όρια της απόδοσής τους.

32 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Κίνδυνοι που επηρεάζουν έμμεσα τα χρονοδιαγράμματα, το κόστος και την ποιότητα ενός έργου :  Οικονομική κατάσταση του αγοραστή / προμηθευτή ( π. χ. ο αγοραστής αντιμετωπίσει προβλήματα ταμειακής ροής και αδυνατεί να εξοφλήσει τις οφειλές του, ενώ ο προμηθευτής με την σειρά του αρνείται να συνεχίσει τις εργασίες.  Αλλαγές στην ιδιοκτησία ή στο βασικό προσωπικού του προμηθευτή μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τις σχέσεις συνεργασίας και το κλίμα εμπιστοσύνης  Συμβάντα ανωτέρας βίας μπορεί να έχουν σοβαρές επιπτώσεις στην αλυσίδα εφοδιασμού ( π. χ. Ακραία καιρικά φαινόμενα, Πόλεμοι, Επαναστάσεις, Ασθένειες, Απεργίες, Οικονομικές κρίσεις κ. α.)

33 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης  Οι κίνδυνοι πρέπει να καταγράφονται σε ένα μητρώο :  Περιγραφή του κινδύνου  Το στάδιο της σύμβασης κατά το οποίο μπορούν να εμφανιστούν.  Εκτίμηση της πιθανότητας πραγματοποίησης του κινδύνου  Εκτίμηση της επίδρασης σε σχέση με την χρονική καθυστέρηση, το κόστος και την ποιότητα  Η στρατηγική διαχείριση του κινδύνου ( τρόπος αποτροπής / ελαχιστοποίησης επίδρασης ) ( π. χ. πρόσθετη ασφάλεια, επιπρόσθετοι έλεγχοι κ. α.) Η στρατηγική διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει σχεδία για απρόβλεπτα γεγονότα ( π. χ. διαθεσιμότητα εναλλακτικού προμηθευτή ).

34 Πρόγραμμα Διαχείρισης της Σύμβασης Διαχείριση Αλλαγών  Οι αλλαγές σε μια σύμβαση ( π. χ. αλλαγή στο χρονοδιάγραμμα, κόστος, προδιαγραφές κ. α.) μπορεί να αποβούν ιδιαίτερα δαπανηρές.  Για αυτό το λόγο οι συμβάσεις πρέπει να προβλέπουν αλλαγές εντός λογικών πλαισίων χωρίς πρόσθετη επιβάρυνση  Όταν πρόκειται για απλές διαχειριστικές αλλαγές δεν απαιτείται απαραίτητα αλλαγή στη σύμβαση

35 Πρακτικές Καλής Διαχείρισης  Διοργάνωση μιας εναρκτήριας σύσκεψης αμέσως μετά την ανάθεση  Επικοινωνία  Διαδικασίες χρεώσεων και πληρωμών  Προγραμματισμένοι απολογισμοί της πορείας της σύμβασης  Αντιμετώπιση των καθυστερήσεων και των προβλημάτων  Πρόληψη

36 Περάτωση μιας σύμβασης  Η περάτωση ( κλείσιμο ) είναι η διαδικασία που βεβαιώνει ότι έχουν ολοκληρωθεί όλα τα διαχειριστικά θέματα σε μια σύμβαση στην οποία έχει ολοκληρωθεί το φυσικό αντικείμενο.  διακανονισμός όλων των συμβατικών θεμάτων  ενσωμάτωση όλων των αλλαγών στο τελικό έγγραφο  παραλαβή και αποδοχή όλων των παραδοτέων  επιστροφή του δανεικού εξοπλισμού, των διαβαθμισμένων εγγράφων κ. ο. κ.  καταβολή της τελικής πληρωμής  Απόφαση ανανέωσης της σύμβασης


Κατέβασμα ppt "ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΔΡ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΡΕΠΟΥΣΗΣ. ΕΙΣΑΓΩΓΗ  Οι συμβάσεις καθορίζουν τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών.  Ωστόσο, λάθη, καθυστερήσεις,"

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Διαφημίσεις Google