Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (Ι) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case): Συλλογή.

Παρουσίαση με θέμα: "Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (Ι) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case): Συλλογή."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (Ι) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case): Συλλογή ογκωδών αντικειμένων, οικοδομικών υλικών, κλπ. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1

2  Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση 1  Η (υπο)Ενότητα αυτή θα συμβάλει, κυρίως μέσα από την εκτέλεση demos, στην εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών – και μάλιστα στο πλαίσιο των όσων έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο του «Ενιαίου Διαδικτυακού Περιβάλλοντος ΟΤΑ για Παροχή Υπηρεσιών στο Πολίτη και στις Επιχειρήσεις» (LGAF) της ΚΕΔΚΕ (http://lgaf.kedke.org)http://lgaf.kedke.org  Περιλαμβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωμένους με το θέμα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέμα Πρακτική Άσκηση 2 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

3  Στόχος  H εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών  Περιεχόμενο  Επίδειξη χρήσης της αυτοματοποιημένης επιχειρησίακής διαδικασίας (LGAF): Συλλογή ογκωδών αντικειμένων, οικοδομικών υλικών, κλπ.  Δείτε αυτό το webinar μέχρι τέλους...  Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

4 Επιχειρησιακές Διαδικασίες, Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management (BPM), Αυτοματοποίηση διαδικασιών, Μοντέλα επιχειρησιακών διαδικασιών ή Business Process Models, Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management Systems (BPMS), Online Υπηρεσίες, LGAF (Local Access Government Framework), Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, Διαλειτουργικότητα 4 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

5  Αυτοματοποίηση διαδικασιών σημαίνει  Ο πολίτης, η επιχείρηση, δεν χρειάζεται να έρχεται στον Δήμο για να να υποβάλει ένα αίτημα για να λάβει ένα έγγραφο - υπηρεσία... Μπορεί να το κάνει από το σπίτι του, από ένα οποιοδήποτε PC!  Το αίτημα που υποβάλλει (ηλεκτρονικά) ο πολίτης, η μια επιχείρηση, ο/η δημοτικός υπάλληλος το λαμβάνει και το διεκπεραιώνει μέσω ενός απλού web interface που του υποδηλώνει τις ενέργειες που πρέπει να κάνει... Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιεί άλλες εφαρμογές (π.χ, δημοτολόγιο), όλα γίνονται μέσα από ένα mini δικτυακό τόπο!  Με την αυτοματοποίηση κερδίζουμε  Ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις  Βελτίωση στην εκτέλεση των διαδικασιών που εξυπηρετούν τις υπηρεσίες που οι Δήμοι παρέχουν στους πολίτες και στις επιχειρήσεις – Δυνατότητα επανασχεδιασμού  Ενοποίηση υπαρχουσών εφαρμογών & Διαλειτουργικότητα 5 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

6  Η ταυτότητα μιας επιχειρησιακής διαδικασίας  Τι συμβαίνει ακριβώς όταν αυτοματοποιείται μια επιχειρησιακή διαδικασία  Πόσες και ποιές είναι οι επιχειρησιακές διαδικασίες των ΟΤΑ;  Ας «τρέξουμε» τη διαδικασία (Manual Χρήσης)  Δ6.2: Συλλογή ογκωδών αντικειμένων, οικοδομικών υλικών, κλπ. 6 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

7  Με τον όρο Επιχειρησιακή Διαδικασία - ΕΔ (Business Process - BP) ορίζεται ένα σύνολο από ενέργειες (activities), οι οποίες εκτελούνται με συντονισμένο τρόπο στο πλαίσιο ενός  επιχειρησιακού περιβάλλοντος  Με σκοπό την υλοποίηση ενός αποτελέσματος  π.χ. την παραγωγή ενός Πιστοποιητικού Οικογενειακής Κατάστασης  Οι Δήμοι εκτελούν πολλές τέτοιες διαδικασίες, το κάθε Τμήμα διαφορετικές  π.χ. Έκδοση Πιστοποιητικών Δημοτολογίου, Πληρωμή Δημοτικών Τελών, Φόρων, Προστίμων και Έκδοση Σχετικών Εγγράφων (πολίτες και επιχειρήσεις) κλπ.  Έχουμε μετρήσει ότι οι ΟΤΑ εκτελούν περίπου 79 Επιχειρησιακές Διαδικασίες  με αντικείμενο την εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων (http://lgaf.kedke.org/wiki)http://lgaf.kedke.org/wiki 7 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

8  Για να είμαστε πιο ακριβείς  Με τον όρο Επιχειρησιακή Διαδικασία - ΕΔ (Business Process - BP) ορίζεται ένα σύνολο από ενέργειες (activities), οι οποίες εκτελούνται με συντονισμένο τρόπο σε ένα περιβάλλον με δύο συνιστώσες Επιχειρησιακή & Τεχνολογική 8 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

9  Το επιχειρησιακό περιβάλλον  Περιέχει ανθρώπινες (π.χ. εργαζόμενοι) και οργανωτικές οντότητες (π.χ. επιμέρους τμήματα)  Το τεχνολογικό περιβάλλον  Περιλαμβάνει διάφορα είδη από μηχανικές οντότητες (π.χ. Εφαρμογές Πληροφορικής όπως είναι το Δημοτολόγιο, η Οικονομική Διαχείριση, το GIS), κάθε μια από τις οποίες εξυπηρετεί την επιχειρησιακή διαδικασία προσφέροντας «υπηρεσία» σε κάποια από τις δραστηριότητες της  Η εκτέλεση μιας διαδικασίας μπορεί να περιέχει διαφορετικές «ποσότητες»  επιχειρησιακών και τεχνολογικών ενεργειών 9 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

10  Προφανώς  Το αποτέλεσμα της συντονισμένης εκτέλεσης του συνόλου των ενεργειών αυτών είναι η υλοποίηση- επίτευξη ενός Επιχειρησιακού Στόχου Σε ό,τι θα μας απασχολήσει εδώ, ο επιχειρησιακός στόχος είναι η online εξυπηρέτηση των πολιτών  Λογικά  Κάθε Επιχειρησιακή Διαδικασία λαμβάνει χώρα είτε μέσα στα όρια ενός οργανισμού είτε αλληλεπιδρά με διαδικασίες που εκτελούνται σε άλλους οργανισμούς Στο προηγούμενο παράδειγμα θα μπορούσε το Πιστοποιητικό να μην αποσταλεί στον ενδιαφερόμενο αλλά, κατ’ ευθείαν στον οργανισμό που το έχει ζητήσει, π.χ. ΙΚΑ, Εφορία και να προσαρτηθεί στη σχετική διαδικασία του εν λόγω οργανισμού... 10 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

11  Ένας πολίτης, μια επιχείρηση, υποβάλλει ένα αίτημα για την έκδοση ενός εγγράφου (π.χ. ενός Πιστοποιητικού) ή μιας άδειας  Στη συνέχεια εκτυλίσσεται μια διαδικασία που αναλύεται στα παρακάτω στάδια: 1. Παραλαβή αιτήματος και Πρωτοκόλληση 2. Ανάθεση της εξυπηρέτησης του αιτήματος σε ένα Γραφείο (το σχετικό με το αντικείμενο του αιτήματος Γραφείο) ή/και σε έναν υπάλληλο 3. Έλεγχος της πληρότητας του φακέλλου που συνοδεύει την άιτηση και περιλαμβάνει τα απαραίτητα δικαιολογητικά 4. Επικοινωνία με μια εφαρμογή Πληροφορικής (π.χ. Δημοτολόγιο, Οικονομική Διαχείριση) για την άντληση των απαραίτητων στοιχείων και την έκδοση του εγγράφου/άδειας 5. Εκτύπωση και υπογραφή 6. Παράδοση του τελικού εγγράφου/άδειας 11 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

12 12 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

13  Περιλαμβάνει μια σειρά βημάτων που εκτελούνται για να παραχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα – στόχος  Ενεργοποιείται με ένα μήνυμα εισόδου ή κάποιο άλλο εξωτερικό ερέθισμα (π.χ. μια αίτηση που υποβάλλεται από κάποιον...)  Αναλύεται σε βήματα που εκτελούν οι εμπλεκόμενοι στην διαδικασία  Άνθρωποι («ρόλοι»: π.χ. Δημοτικός Υπάλληλος του ενός Τμήματος, ενός άλλου Τμήματος, πολίτης- αιτών/ούσα, επιχείρηση/αιτούσα κλπ.) Επιχειρησιακό περιβάλλον  Εφαρμογές Πληροφορικής Τεχνολογικό περιβάλλον 13 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

14  Όλος ο κύκλος της διαδικασίας υλοποιείται ηλεκτρονικά  Με τη χρήση ενός Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)  Αυτό αναλαμβάνει να «ενορχηστρώσει» τους εμπλεκόμενους («ρόλους» και εφαρμογές Πληροφορικής, δηλ. το επιχειρησιακό και τεχνολογικό περιβάλλον ενός οργανισμού)  Οι «εμπλεκόμενοι» κάνουν τη δουλειά τους συμπληρώνοντας «φόρμες» που περιέχουν δραστηριότητες προς εκτέλεση  Οι εφαρμογές Πληροφορικής επικοινωνούν αυτόματα με τη διαδικασία και εκτελούν βήματα της 14 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

15 15 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

16  Στη βάση ενός προ-εισαχθέντος στο Σύστημα σχεδίου (που είναι το «μοντέλο» μιας επιχειρησιακής διαδικασίας) ... η διαδικασία διανέμει ενέργειες...  στους συμμετέχοντες (ανθρώπους και μηχανές) ... που αυτοί (άνθρωποι και μηχανές) πρέπει να εκτελέσουν 16 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

17 17 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  LGAF+BPM: Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών OTA με επιστημονικές μεθόδους και τεχνολογία  Τα αιτήματα που παραλαμβάνονται Online θα γίνονται αντικείμενο ηλεκτρονικής διαχείρισης  Παράδειγμα: Ένα Πιστοποιητικό του Δημοτολογίου παράγεται ως pdf έγγραφο σε 3 λεπτά! Μέρος Ι Μέρος ΙΙ [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

18 18 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

19 Η βάση για την ανάπτυξη online υπηρεσιών για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 19

20  54 Επιχειρησιακές Διαδικασίες που εκτελούνται για να εξυπηρετήσουν αιτήματα Πολιτών  Ομαδοποιημένες σε 15 κατηγορίες  25 Επιχειρησιακές Διαδικασίες που εκτελούνται για να εξυπηρετήσουν αιτήματα Επιχειρήσεων  Ομαδοποιημένες σε 4 κατηγορίες  SUM = 79 Διαδικασίες που κωδικοποιήθηκαν σε δενδρική μορφή  Δ3 = Δ3.1, Δ3.2, Δ3.3  Δ103 = Δ103.1 έως Δ103.6  ΔΧ.Ψ για Πολίτες (Χ 1ψήφιος ή 2ψήφιος αριθμός)  ΔΖ.V για Επιχειρήσεις (Χ 3ψήφιος αριθμός) 20 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

21  Έκδοση Εγγράφων Πιστοποιητικών  Παροχή Υπηρεσιών  Παροχή Δημοτικού Έργου ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 21 Input Δικαιολογητικά (Π) Επιχειρησιακές Διαδικασίες Δήμων Output Έγγραφα και Υπηρεσίες (Ε) Ενδιάμεσα Έγγραφα (ΕΕ) [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Output

22  Έκδοση Εγγράφων – Πιστοποιητικών  Πρόκειται για την πιο συνηθισμένη μορφή παροχής υπηρεσίας Παραδείγματα: Πιστοποιητικό Γεννήσεως, Πιστοποιητικό Οικογενειακής Καταστάσεως κλπ.  Παροχή Υπηρεσιών  Περιλαμβάνει, κυρίως, μια σειρά συναλλακτικών υπηρεσιών και υπηρεσιών χρήσης υποδομών, όπως είναι, αντίστοιχα, οι πληρωμές τελών, και η εγγραφή σε υπηρεσίες (κοινωνικού, πολιτιστικού, εκπαιδευτικού, αθλητικού περιεχομένου) που προσφέρει ο Δήμος και οι φορείς που αυτός εποπτεύει Παραδείγματα: πληρωμή κλήσεων για παράβαση του ΚΟΚ, πληρωμή τέλους 2% από μια επιχείρηση, εγγραφή σε Βρεφονηπιακούς Σταθμούς ή έκδοση άδειας στάθμευσης σε δρόμους της πόλης  Εκτέλεση Έργου  Πρόκειται για την παροχή ειδικών υπηρεσιών οι οποίες εντάσσονται στην προηγούμενη κατηγορία, όμως ζητούν και την ενεργοποίηση μιας Υπηρεσίας του Δήμου που πρέπει, για να ολοκληρωθεί η υπηρεσία, να εκτελέσει ένα έργο. Παραδείγματα: Σύνδεση σε δίκτυα αποχέτευσης, ύδρευσης, ηλεκτρισμού, Τοποθέτηση κάδου σκουπιδιών και συλλογή ογκωδών αντικειμένων (μετά από την υποβολή σχετικού αιτήματος) 22 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

23 Στην Πρακτική Άσκηση αυτής της Ενότητας (Βc1.1.4) θα δείτε στην πράξη interfaces χρήσης επιχειρησιακών διαδικασιών των ΟΤΑ (hands-on experience) 23 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

24 Mιας αυτοματοποιημένης επιχειρησιακής διαδικασίας που οι Δήμοι θα εκτελούν, στο πλαίσιο του έργου LGAF, για την παροχή online υπηρεσιών στους πολίτες και στις επιχειρήσεις: Δ6.2 Συλλογή ογκωδών αντικειμένων, οικοδομικών υλικών, κλπ. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 24

25  Η Πλατφόρμα LGAF συνδυάζει και ενοποιεί τεχνολογίες αιχμής ανοικτού λογισμικού (open source) αποσκοπώντας σε ένα κοινό πλαίσιο ανάπτυξης επιχειρησιακών εφαρμογών για την Τοπική Aυτοδιοίκηση  Η χρήση της πλατφόρμας από ένα Δήμο παράγει ως τελικό προϊόν ένα Ενιαίο Διαδικτυακό Περιβάλλον που Παρέχει Υπηρεσίες στον Πολίτη και στις Επιχειρήσεις  Παράγει δηλαδή τη Διαδικτυακή Πύλη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών και Υπηρεσιών Διαχείρισης Περιεχομένου ενός Δήμου  Η Πλατφόρμα LGAF έχει εγκατασταθεί σε ένα κεντρικό σημείο (σύμφωνα με το μοντέλο «software-as-a- service»), συνδέεται όμως με τις εφαρμογές Πληροφορικής των ΟΤΑ μέσω μιας ειδικής υποδομής που εγκαθίσταται σε κάθε Δήμο (ανταλλάσοντας δεδομένα με αυτές) 25 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

26  Ο πολίτης / ο-η εκρόσωπος της επιχείρησης εισέρχεται στη δικτυακή πύλη  Αναζητά το έγγραφο ή την υπηρεσία που θέλει να προμηθευθεί  Το σύστημα τον αναγνωρίζει (πιστοποιημένος)  Ο πολίτης υποβάλλει ηλεκτρονική αίτηση (συμπληρώνοντας μια φόρμα)  Τότε ενεργοποιείται, εκτελείται, η αντίστοιχη ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ. Κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της διαδικασίας  Ο δημοτικός υπαλληλος βλέπει διαδοχικές «οθόνες» που του υποδεικνύουν τις ενέργειες («εργασίες») που πρέπει να εκτελέσει (π.χ. έλεγχος δικαιολογητικών). Μόλις μια ενέργεια εκτελεσθεί, ενημερώνει την «οθόνη» του...  Ο πολίτης λαμβάνει μήνυμα («ειδοποιήσεις») ότι το αίτημα του ικανοποιήθηκε (και άλλα ενδιάμεσα μηνύματα που τον πληροφορούν για το στάδιο που αυτό βρίσκεται) και σε μερικές περιπτώσεις και το έγγραφο... 26 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

27  Ο πολίτης / ο-η εκπρόσωπος της επιχείρησης μπορούν να καταθέτουν αιτήσεις, και να διεκπεραιώνουν τις συναλλαγές τους με τον Δήμο ηλεκτρονικά  Οι υπάλληλοι του Δήμου εκτελούν «εργασίες» (tasks) στην οθόνη τους που τους αναθέτει η διαδικασία (αυτόματα), το Σύστημα Επιχειρησιακών Διαδικασιών δηλαδή, σύμφωνα με το παρακάτω μοντέλο 27 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

28 28 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Η ατζέντα μου Ηλεκτρονική Φόρμα Υποβολής Αίτησης Ειδοποιήσεις Αιτήσεις που έχω κάνει A B Α: Ηλεκτρονικός Φάκελλος Β: Φόρμα

29 29 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Η ατζέντα μου Περιβάλλον Διεκπεραίωσης Αιτήματος Ειδοποιήσεις Εργασίες A B Α: Ηλεκτρονικός Φάκελλος Β: Φόρμα B

30  Πρόκειται για μια τυπική διαδικασία μέσω της οποίας ένας δημότης, ή ένας κάτοικος, ζητά από το Δήμο να συλλέξει, από ένα συγκεκριμένο σημείο, ένα μεγάλο αντικείμενο (π.χ. έναν καναπέ, μια τηλεόραση κλπ.) που δεν χωράει στα απορριματοφόρα, ή δεν ανήκει στα αντικείμενα που αυτά οφείλουν να συλλέγουν...  Τα βήματα της διαδικασίας και οι συμμετέχοντες σε αυτήν (πολίτης / αιτών-ούσα, Τμήμα Καθαριότητας, Τμήμα Συνεργείων) κατεγράφησαν στο πλαίσιο έρευνας πεδίου που έγινε, στο πλάσιο του Έργου LGAF, σε πολλούς Δήμους της χώρας 30 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

31  Συμπλήρωση αιτήματος από τον αιτούντα  Παραλαβή (πρωτοκόλληση και χρέωση στο Τμήμα Καθαριότητας) [ΠΟΛΙΤΗΣ, ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Μεταβίβαση στο Τμήμα Καθαριότητας [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Επεξεργασία αιτήματος / Έγκριση [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Διαβίβαση αιτήματος στο Τμήμα Συνεργείων για εξυπηρέτηση  Συλλογή αντικειμένου  Σύνταξη σχετικού Πρακτικού [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Πρωτοκόλληση Πρακτικού ολοκλήρωσης εργασιών  Ενημέρωση του πολίτη (μέσω e-mail, SMS κλπ) 31 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ

32 32 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Πολίτης: Υποβάλλει αίτημα συλλογής αντικειμένου Δήμος / Τμήμα Καθαριότητας: Αποφασίζει αν οι Υπηρεσίες θα συλλέξουν το αντικείμενο και με ποιο τρόπο. Αν ναι, στέλνει τη σχετική εντολή στο Τμήμα Συνεργείων Δήμος / Τμήμα Συνεργείων: Οργανώνει τη συλλογή του αντικειμένου και συντάσσει σχετική αναφορά Πολίτης: Λαμβάνει σχετική ειδοποίηση: «το αίτημα σας ικανοποιήθηκε την παρακάτω ημερομηνία...» 1 2 3 4

33  Με λίγα λόγια, μια τέτοια σχετικά απλή διαδικασία «ενορχηστρώνει»  Πολίτες και τα αιτήματα τους  Δημοτικούς υπαλλήλους 2 Τμημάτων Καθαριότητας Συνεργείων ... Και 2 τουλάχιστον εφαρμογές Πληροφορικής Εφαρμογή «Πρωτόκολλο» Εφαρμογή «Αποστολή e-mail + SMS ( LGAF Notification Gateway / Εξυπηρετητής Αποστολής e-mail + SMS)» 33 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

34  Ας «τρέξουμε» λοιπόν μια διαδικασία online! 34 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Online από τη μια άκρη στην άλλη! (υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 4 ου βαθμού) 3. Online reporting ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ 2. Online διαχείριση του αιτήματος ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ 1. Online υποβολή αιτήματος

35 Online Υποβολή Αιτήματος 35 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

36  Ο πολίτης υποβάλλει το αίτημα του online  Πρότυπη Διαδικτυακή Πύλη Δήμου http://lgaf.kedke.org/portal  Από το menu Υπηρεσίες (click) 36 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]

37  Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Απορρίματα / Ογκώδη Αντικειμενα (click)  Θέμα: Απορρίματα/Ογκώδη Αντικείμενα  Συλλογή Ογκωδών Αντικειμένων, Οικοδομικών Υλικών, κτλ (click)  Οι Υπηρεσίες που μπορεί να προσφέρει ένας Δήμος έχουν ομαδοποιηθεί σύμφωνα με πολλά κριτήρια  Ανά ομάδα ενδιαφέροντος  Ανά ομάδα πολιτών  Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Ανά οικογένεια διαδικασιών  Οι πιο δημοφιλείς  Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 37 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] ω click

38 ω 38 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Είσοδος στο δικτυακό τόπο ως πιστοποιημένος χρήστης  Είσοδος  Οι πολίτες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή την υπηρεσία πρέπει να είναι  Δημότες ή  Κάτοικοι  Πρέπει όμως πρώτα να έχουν εγγραφεί ηλεκτρονικά στο site του Δήμου και να έχουν πιστοποιηθεί σε ένα ΚΕΠ ή σε ένα άλλο σημείο του Δήμου http://lgaf.kedke.org/portal

39 39 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Φόρμα Υποβολής Αιτήματος  Ονομεταπώνυμο  Email  Κινητό τηλέφωνο  Θέση Ογκωδών αντικειμένων (Διεύθυνση)  Επιμέρους Στοιχεία (δηλαδή Περιφραφή του αντικειμένου, π.χ. μεγάλος καναπές, μια τηλεόραση, ένα ψυγείο κλπ.) Start

40  Παραλαβή – Πρωτοκόλληση  Ειδοποίηση του Πολίτη  Ανάθεση στο Τμήμα Καθαριότητας 40 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

41 ω ω  Στο e-mail του  Το αίτημα σας > στην οδό... πρωτοκολλήθηκε με αρ. πρωτ. 2009 157 41 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] click  Αιτήματα που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν συγκεντρώνονται στις  Αιτήσεις ω  Στο interface του, στο portal του Δήμου (http://lgaf.kedke.org/portal)http://lgaf.kedke.org/portal

42 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος: Μέρος 1 42 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Δήμος / Τμήμα Καθαριότητας: Αποφασίζει αν οι Υπηρεσίες θα συλλέξουν το αντικείμενο και με ποιο τρόπο. Αν ναι, στέλνει τη σχετική εντολή στο Τμήμα Συνεργείων

43 43 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τμήματος Καθαριότητας εισέρχεται στο portal του Δήμου με τα δικά του στοιχεία:  Username + Password http://lgaf.kedke.org/portal

44 44 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Όλοι οι υπάλληλοι του Τμήματος Καθαριότητας μπορούν να δουν στις «Εργασίες» ... σελίδα στην οποία εμφανίζονται τα αιτήματα που υποβάλλουν οι πολίτες και οι επιχειρήσεις  Το αίτημα που υποβάλλει ένας πολίτης ... εμφανίζεται με την μορφή μιας ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που πρέπει να εκτελεσθεί ( Ανάθεση ). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπαλληλος βλέπει σε λεπτομέρεια το αίτημα, και κάνει για να το αναλάβει click complete ω

45 45 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Αμέσως εμφανίζεται η επόμενη ενέργεια που πρέπει να εκτελεσθεί:  (Λήψη Απόφασης). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπάλληλος βλέπει την περιγραφή του αιτήματος και αποφασίζει, με τη διαδικασία που ακολουθεί ο Δήμος, αν οι υπηρεσίες θα συλλέξουν ή όχι το αντικείμενο ω complete

46 46 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ Απόφαση ΟΧΙ ΝΑΙ Ειδοποιείται ο/η αιτών/αιτούσα (e- mail) Το αίτημα προωθείται στο ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ  Ουσιαστικά το έργο του Τμήματος Καθαριότητας έχει εκτελεσθεί  Ο/η υπάλληλος δεν βλέπει πλεόν στις «Εργασίες» του καμμία ενέργεια που να αναφέρεται στον αριθμό Πρωτοκόλλου αυτού του αιτήματος  Το αίτημα τώρα μεταφέρεται στο Τμήμα Συνεργείων, προς υλοποίηση

47 47 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

48 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος: Μέρος 2 48 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Δήμος / Τμήμα Συνεργείων: Οργανώνει τη συλλογή του αντικειμένου και συντάσσει σχετική αναφορά (reporting)

49 49 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]  Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τμήματος Συνεργείων εισέρχεται στο portal του Δήμου με τα δικά του στοιχεία:  Username + Password τετ http://lgaf.kedke.org/portal tech

50  Βήμα 1: Όλοι οι υπάλληλοι του Τμήματος Συνεργείων βλέπουν το αίτημα, ένας/μια αναλαμβάνει να το χειριστεί  Βήμα 2:  (Offline) Η εντολή δίνεται σε ένα συνεργείο που συλλέγει το αντικείμενο (ή όχι, αν κάτι προκύψει εν τω μεταξύ) και ενημερώνει τον/την υπάλληλο  (Online) Ο/η υπάλληλος που είχε αναλάβει το αίτημα, όταν ενημερωθεί από το Συνεργείο, σημειώνει Αν το αίτημα υλοποιήθηκε (Ναι/Όχι) Συντάσσει τη σχετική αναφορά Τερματίζει την «ενέργεια» που ανέλαβε  Ο/η υπάλληλος δεν βλέπει πλέον στις «Εργασίες» του καμμία ενέργεια που να αναφέρεται στον αριθμό Πρωτοκόλλου αυτού του αιτήματος 50 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] complete

51 51 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

52 Η «υπόθεση» κλείνει 52 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]... Ενημερώνονται οι εμπλεκόμενοι στη διαδικασία 3. Online reporting ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ 2. Online διαχείριση του αιτήματος ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ 1. Online υποβολή αιτήματος

53  ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Παραγωγή Περιεχομένου:  ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] http://www.cti.gr http://www.cti.gr Συγγραφείς Θ. Εμμανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου http://www.atlantis-group.gr 53 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]