Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και τελωνειακών ελέγχων

Παρουσίαση με θέμα: "Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και τελωνειακών ελέγχων"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και τελωνειακών ελέγχων
εργασία στο πλαίσιο του μαθήματος «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση» ΔΠΜΣ Δημόσια Διοίκηση & Πολιτική Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Γενικές πληροφορίες για το ΓΧΚ Υφιστάμενη διαδικασία
Περιγραφή Υφιστάμενης Διαδικασίας Ανάλυση Υφιστάμενης Διαδικασίας Αποτύπωση Υφιστάμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMN Εκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC) Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας Προτεινόμενη Διαδικασία Περιγραφή Προτεινόμενης Διαδικασίας Αποτύπωση Προτεινόμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMN Εκτίμηση Κόστους Προτεινόμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC) Οφέλη Προτεινόμενης Διαδικασίας Προϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις Ενδιάμεσο Σενάριο Συμπεράσματα Βιβλιογραφία

3 η διασφάλιση των εσόδων του Κράτους
ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ το Γ.Χ.Κ. ιδρύεται το 1929 με το Ν.4328, με τον οποίο συνενώνονται όλα τα εργαστήρια που λειτουργούσαν στο δημόσιο τομέα εκείνη την εποχή στα 82 χρόνια λειτουργίας του, το Γ.Χ.Κ. αναπτύσσεται κι επεκτείνεται σχεδόν σε όλη την επικράτεια Αποστολή η επιστημονική υποστήριξη των τελωνειακών και φορολογικών υπηρεσιών, του ΣΔΟΕ και των άλλων υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών η διασφάλιση των εσόδων του Κράτους η προστασία της δημόσιας υγείας και του περιβάλλοντος η προστασία της υγείας και των συμφερόντων των καταναλωτών η επιστημονική υποστήριξη δικαστικών, αστυνομικών και λοιπών κρατικών αρχών η στήριξη της υγιούς λειτουργίας της αγοράς

4 ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ
ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΣΥΝΔΙΑΛΛΑΓΗ ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων ΟΤΑ Β΄ βαθμού Κτηνιατρικές Υπηρεσίες Γενική Γραμματεία Καταναλωτή Ειδική Επιθεώρηση Περιβάλλοντος Τελωνεία Σώμα Δίωξης Οικον. Εγκλήματος Κ.Ε.Δ.Α.Κ. Ιδιώτες Επιχειρήσεις ΓΧΚ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ

5 Παραγόμενα έντυπα Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης αρχειοθέτηση υπόθεσης ενημέρωση αρμόδιας αρχής διαβιβαστικό έγγραφο Παραγόμενα έντυπα κατά την αποστολή σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο ΓΧΚ (αρχική) αίτηση για εργαστηριακή υποστήριξη διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης καταχώρηση αποτελεσμάτων έκθεση έκθεσης

6 Παραγόμενα έντυπα στην περίπτωση δειγμάτων που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία
Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης ειδοποίηση κατόχου ΜΚ δείγματος έντυπο ειδοποίησης γνωστοποίηση για έφεση καταχώριση έφεσης διαβίβαση τελικών αποτελεσμάτων γνωστοποίηση τελικών αποτελεσμάτων ειδοποίηση αρμόδιας αρχής Αρμόδια Αρχή επιβολή προστίμου πρωτόκολλο παράβασης εκκίνηση ποινικής διαδικασίας διαβιβ. στις δικαστικές αρχές

7 Ανάλυση Υφιστάμενης Διαδικασίας
Στάδιο 1 : Δειγματοληψία Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση Εξέτασης Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης (Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία : Έφεση ) Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας

8 Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN (Business Process Model and Notation)
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΧΗΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ του ΚΡΑΤΟΥΣ ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ

9 Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN

10 Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN

11 Κοστολόγηση υφιστάμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC (Activity Based Costing)

12 Εκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση
Κόστη που χρησιμοποιήθηκαν στην μεθοδολογία κοστολόγησης ABC Μέσος όρος δειγμάτων που διαχειρίζονται οι χημικές υπηρεσίες του ΓΧΚ σε ετήσια βάση (πηγή: Πεπραγμένα 2010 ΓΧΚ) Προέλευση Δείγματος Πλήθος Δείγματα από Δημόσιους Φορείς Δείγματα από ιδιώτες/επιχειρήσεις 3.500 Σύνολο δειγμάτων Σύνολο δειγμάτων στάδιο 3 5.000 Σύνολο αναλύσεων Σύνολο δειγμάτων στάδιο 4 200 Δείγματα μη σύμφωνα 14.040 Δείγματα μη ασφαλή 281 Εργατοώρα Κόστος (Ευρώ) ΓΧΚ 13,25 ΓΧΚ - Διοικητικό Προσωπικό 9,00 Δημόσιοι Φορείς 11,00 Δ.Φ. - Διοικητικό Προσωπικό Ιδιώτες/Επιχειρήσεις 10,00 Λειτουργικά Κόστος σελίδας 0,01 Κόστος αποστολήςανά έγγραφο 0,5

13 Εφαρμογή ABC – Ενδεικτική απεικόνιση
Εργατοώρες Κόστος/ εργατοώρα Ποσότητα Κόστος Κόστος αποστολής Στάδιο 3 Φορέας Διαδικασία ΓΧΚ-ΔΠ απόδοση στο δείγμα Αριθμό Δείγματος 0,2 9,00 παραλαβή συνοδευτικών εγγράφων/ Απόδοση Α.Π. ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αναλύσεως 13,25 περίπτωση αποστολής σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου/Απόδοση Α.Π. 5.000 9.000 ΓΧΚ/Ταχυδρομείο αποστολή δείγματος και συνοδευτικών εγγράφων 24-72 13.250 Στάδιο 4 ανάλυση δείγματος 1-48 σύνταξη εκθέσεως 1,0 σύνταξη εντύπου αρχειοθέτησης περίπτωση αποστολής και σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ 200 360 530 2.650 Στάδιο 5 παραλαβή έκθεση εξέτασης από χημικές υπηρεσίες/ Απόδοση Α.Π./αρχειοθέτηση 5.200 9.360 σύνταξη ολοκληρωμένης έκθεσης εξέτασης/δελτίο χημικής ανάλυσης 13.780 σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου για έκθεση εξέτασης αποστολή έκθεσης εξέτασης 58.250

14 Εκτίμηση κόστους της υφιστάμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC
Στάδια Κόστος (€) Στάδιο 1 Στάδιο 2 41.300 Στάδιο 3 Στάδιο 4 Στάδιο 5 Στάδιο 6 Στάδιο 7 Σύνολο

15 Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας
Οικονομικό κόστος Καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση των δειγμάτων Περιβαλλοντικό κόστος Απουσία ενημέρωσης σχετικά με την έκβαση των υποθέσεων των δειγμάτων

16 Προτεινόμενη Διαδικασία

17 ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Περιγραφή
Χρήση φορητών συσκευών κατά τη δειγματοληψία και απόδοση αριθμού/barcode στα δείγματα το ήδη υπάρχον barcode μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την περιγραφή του δείγματος Μεταφορά στοιχείων on-line σε μια «σελίδα» του δείγματος/barcode Συμπλήρωση των στοιχείων από ιδιώτες/επιχειρήσεις απευθείας στη «σελίδα» του δείγματος/barcode στην κεντρική πλατφόρμα μέσω διαδικτύου Ενημέρωση της «σελίδας» του δείγματος για το σημείο και το status με σκανάρισμα του barcode Κατάργηση της πρωτοκόλλησης ανάμεσα στις υπηρεσίες και η χρήση του αριθμού barcode του δείγματος ως μέσο ταυτοποίησης Έκδοση ηλεκτρονικών εκθέσεων

18 Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN
Ιστοσελίδα Δείγματος

19 Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN
Επισήμανση δείγματος με Barcode

20 Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN
Παρακολούθηση Διαδικασίας μέσω Ιστοσελίδας Ιχνηλασιμότητα Δείγματος

21 Κοστολόγηση προτεινόμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC

22 Εκτίμηση κόστους της προτεινόμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC
Στάδια Κόστος (€) Στάδιο 1 Στάδιο 2 7.000 Στάδιο 3 Στάδιο 4 Στάδιο 5 6.890 Στάδιο 6 Στάδιο 7 Σύνολο

23 Ποσοστιαία μείωση κόστους ανά στάδιο με την προτεινόμενη διαδικασία
Στάδιο 1 : Δειγματοληψία Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση Εξέτασης Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης (Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία : Έφεση ) Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας

24 Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων
Υφιστάμενη Διαδικασία Προτεινόμενη Διαδικασία Συνολικός χρόνος ανά δείγμα 3,5 0,8 Συνολικός χρόνος ανά μη σύμφωνο δείγμα 5,7 1,6 Εργατοώρες σε ετήσια βάση

25 Οφέλη εφαρμογής προτεινόμενης διαδικασίας
Άμεσα Οφέλη Έμμεσα Οφέλη Δημοσίου χρόνος καταγραφής χρόνος πρωτοκόλλησης χρόνος αρχειοθέτησης χρόνος καταστροφής αρχείων κόστος ταχυδρόμησης εγγράφων κόστος χαρτιού, μελανιού, εκτυπωτών, ντοσιέ, βιβλιοθηκών αποδοτικότερη εργασία αναλυτική κοστολόγηση αποτελεσματικότερη εκμετάλλευση διαθέσιμων πόρων συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος λόγω μείωσης χρήσης πρώτων υλών, αντιδραστηρίων, μεταφορών αμεσότητα πληροφόρησης και αναζήτησης ολοκληρωμένη ενημέρωση διαπίστωση τάσεων στην αγορά Ιδιώτη/Επιχείρηση εξυπηρέτηση μέσω διαδικτύου γρηγορότερη πληροφόρηση κόστος λόγω ελέγχου βελτίωση ανταγωνιστικότητας

26 Προϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις
Hardware – Software Κοινό δίκτυο (ΣΥΖΕΥΞΙΣ ? ) Security system (user name, password) Κόστος εξοπλισμού (έκδοση barcode, σκανάρισμα barcode) Προσαρμογή νομοθετικών διατάξεων για τη διασφάλιση της θεσμικής λειτουργικότητας (ΚΕΔΥ, Ν2343/1995, Ν2672/1998 και Ν2690/1999)

27 Απόδοση barcode και δημιουργία «σελίδας» του δείγματος στο ΓΧΚ
Ενδιάμεσο Σενάριο Απόδοση barcode και δημιουργία «σελίδας» του δείγματος στο ΓΧΚ Επικοινωνία με συναλλασσόμενους φορείς μέσω εγγράφων Μείωση κόστους 47% Συγκριτική εκτίμηση κόστους Υφιστάμενη διαδικασία Προτεινόμενη διαδικασία Ενδιάμεσο Σενάριο Στάδιο 1 Στάδιο 2 41.300 7.000 Στάδιο 3 Στάδιο 4 Στάδιο 5 6.890 Στάδιο 6 Στάδιο 7 Σύνολο

28 Συγκριτική απεικόνιση του κόστους

29 Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου

30 Συμπεράσματα μείωση του κόστους κατά 75% ή σε απόλυτους αριθμούς 3,4 εκ. Ευρώ/έτος σημαντική επιτάχυνση των διαδικασιών έκδοσης και κοινοποίησης των αποτελεσμάτων δυνατότητα άμεσου ελέγχου της πορείας της εκτέλεσης των προγραμμάτων ελέγχου εξοικονόμηση των πόρων που απαιτούνται για την αρχειοθέτηση των αποτελεσμάτων (βιβλιοθήκες, ντοσιέ, διαφάνειες κλπ) ανατροφοδότηση που θα αποτελέσει τη βάση για τον εντοπισμό τυχόν προβληματικών περιοχών ελέγχου ανασχεδιασμός για την αναβάθμιση της αποτελεσματικότητας του σχετικού προγράμματος

31 Βιβλιογραφία ΓΧΚ: Δ/νση Προσωπικού & Τ.Υ. Πεπραγμένα ΓΧΚ 2010 Συμβόλαια Συνεργασίας με Φορείς Ελέγχου White, S.A.: Introduction to BPMN Λεκάκος, Γ. (2011) :Ηλεκτρονικό Παράβολο - Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνησης» Χανιωτάκη, Ε. (2011): Ανασχεδιασμός Διοικητικών Διαδικασιών, σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική Διακυβέρνησης»

32 Ευχαριστούμε