Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

OUR PROJECT ΤΟ ΠΡOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Παρουσίαση με θέμα: "OUR PROJECT ΤΟ ΠΡOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 OUR PROJECT ΤΟ ΠΡOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :
«TRANSNATIONAL CONFERENCE QUALITY NETWORK» 50% EU SUBSIDY FROM LEONARDO DA VINCI «ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ» 50% ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ LEONARDO DA VINCI

2 LEONARDO DA VINCI EU PROGRAMME
Subsidizes National and Private bodies who wish to form a transnational network (from at least 3 EU countries) for the exchange of European expertise In order to encourage the development of Human Resources and promote European know-how Χρηματοδοτεί δημόσιους & Iδιωτικoύς Φορείς για δημιουργία διακρατικών δικτύων (από τουλάχιστον 3 χώρες) για ανταλλαγή Ευρωπαϊκής Εμπειρογνωμοσύνης Στα πλαίσια αυτά αναβάθμιση του Ανθρώπινου Δυναμικού & προώθηση της «Ευρώπης της γνώσης»

3 SCOPE ΣΤΟΧΟΣ TRANSFER OF KNOWLEDGE / EXPERIENCES REGARDING QUALITY STANDARDS IN CONFERENCE CENTRES ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ

4 PARTNERS ΕΤΑΙΡΟΙ EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE (ACTING AS EXPERT) INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (ACTING AS EXPERT) TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE (LEADER) HELEXPO KIPRIOTIS – ΚOS / CONFERENCE CENTRE ΚΥΠΡΙΩΤΗΣ - ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ATHINAIS - ΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣ TRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECE HAPCO - ΣΕΠΟΣ GNTO - ΕΟΤ

5 OUR NETWORK TO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ
HAS CUMMULATIVE KNOW-HOW FROM 90 YEARS OF OPERATION SEATS CAPACITY AND YEARLY 1600 EVENTS VISITORS 16 MILL. € REVENUE ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΑΠΟ 90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΘΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ 16 ΕΚ. € ΤΖΙΡΟ

6 TRANSFER OF KNOW-HOW FROM THE EXPERTS ON MΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ QUALITY STANDARDS BENEFITS FROM OPERATING ACCORDING TO STANDARDS

7 WORK PACKAGES ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ
SEMINARS FIELD VISITS TO THE EXPERTS’ PREMISES ON-THE-JOB OBSERVATION IMPLEMENTATION OF PLANS FOR EACH CENTRE TRAINING OF QUALITY COORDINATORS EVALUATION FINAL PRODUCTS ΣΕΜΙΝΑΡΙA ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ

8 INTERMEDIATE RESULTS ΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
WE CAN PRESENT SOME OF THE RESULTS FROM THE FIELD TRIPS TO THE EXPERTS’ PREMISES & THE EXCHANGE OF PERSONNEL BETWEEN THE MEMBERS OF THE NETWORK ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚA ΚΕΝΤΡΑ & ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ

9 POINTS OF KNOW-HOW FOR THE OPERATION OF CONFERENCE CENTRES ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ KNOW-HOW ON 7 SECTIONS POLICIES SALES AND MARKETING PRICING POLICIES PROCEDURES QUESTIONNAIRES EXTRA SERVICES HUMAN RESOURCES ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ 7 ΤΟΜΕΙΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ & MARKETING ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

10 The service wheel The Client HR/TQM Finance and Admin
Sales and Marketing This is key to how we operate as a business. All teams / pushing and pulling / all other teams. We need to know / not only what THE CLIENT NEEDS / BUT ALSO WHAT THE CLIENT EXPECTS FROM US. If we describe this picture differently / then we see not a wheel / but a pipeline……… The Client Event Planning Back of House Catering Front of House Technical Production

11 POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN AS CONFERENCE DESTINATION ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ SUPPORT FROM GOVERNMENTAL and LOCAL IΝSTITUTIONS (free air tickets, meals and hotel rooms for promotion) SPECIAL LAWS TO SUPPORT BIG CONGRESSES eg. Austria: subsidy 4% of cost for big events) ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν αεροπορικά εισιτήρια, δείπνα & δωμάτια για προώθηση) ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (Αυστρία: επιδότηση 4% κόστους μεγάλων εκδηλώσεων)

12 SALES & MARKETING Research team for new clients
Organize promotion visits & fam trips Focus on events for maximization revenues (long term vs short term) Use representatives abroad Promote the town as Conference Destination Ομάδα έρευνας για αναζήτηση νέων πελατών Οργάνωση εκδηλώσεων & εκπαιδευτικών ταξιδίων Πρόγραμμα πωλήσεων για μεγιστοποίηση εσόδων (μακροπρόθεσμο εν. βραχυπρόθεσμο) Γραφεία αντιπροσωπείας στο εξωτερικό Προώθηση της πόλης ως Συνεδριακό Προορισμό

13 CONTINUOUS FEEDBACK OF ALL PROCEDURES
THE CLIENT PIPELINE EVENT PLANNING SALES EVENT MGT AFTER SALES HOW DOES OUR BUSINESS WORK - WE DESCRIBE TO OUR STAFF CLIENT HANDLING - THE PIPELINE STARTS WITH MARKETING SUPPORTED BY THE TQMS AND FINANCE AND ADMIN THROUGHOUT THE CLIENT MOVES ALONG THE HONEY PIPE EVERYTHING PROVIDED BY THE CLIENT SERVICE TEAM NOTE THE SHORTEST TIME IS THE EVENT ITSELF CLIENT FINANCE ADMIN

14 PRICING POLICIES ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
DEPOSITS BEFORE THE EVENT NO DISCOUNTS / OFFER CLIENTS FREE SERVICES OFFER FREE SERVICES FOR FUTURE EVENTS IN CASE OF COMPLAINTS COORDINATE SERVICES OFFERED BY THIRD PARTIES ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ / ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕAΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ ΠΑΡΑΠΟΝΑ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΡΙΤΩΝ

15 PROCEDURES ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
Daily meeting for the coordination of the day events Weekly meeting for the coordination of weekly events Use of specialized software Make economic results available to the personnel through the internal information system (MIS) Καθημερινή συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων της ημέρας Εβδομαδιαία συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων εβδομάδας Εξειδικευμένο software Κοινοποίηση οικονομικών αποτελεσμάτων στo προσωπικό μέσω εσωτερικού συστήματος πληροφόρησης (MIS)

16 PROCEDURES ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
stages of one event : Sales / event planning / operations / follow-up Sales Event planning Operations Follow-up For International Association meetings: 2 to 4 years

17 ......... PROCEDURES ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
Written detailed procedures (internal and/or ISO & EFQM) Αναλυτική καταγραφή διαδικασιών (εσωτερικές διαδικασίες και/ή ISO & EFQM)

18 The service blueprint for conference organisation
CUSTOMER The service blueprint for conference organisation Enquire Accept offer & make reservation Carry out first planning steps Provide information & receive reports Approve event blueprint Give speeches Meet with PM for feedback Approve final accounting Receive credit Liaise with PM Liaise with delegates Print & mail 1st announcement Line of interaction ONSTAGE Meet with customer to check details & report on progress Register delegates & collect payments Meet customer to give information & receive feedback Meet customer to thank him and give final reports Meet with customer & advise on planning CONTACT EMPLOYEE Check contents with customer Hand out conference material & questionnaires Line of Visibility Check availability Prepare & send offer Prepare & mail 2nd announcement Process & confirm delegate registrations, abstracts & hotel reservations Check flow of events & liaise with all parties involved Prepare final accounting, statistics, del. Lists, evaluation BACKSTAGE Liaise with suppliers/confiirm reservations Prepare & print final programme & book of abstracts Open conference account Close conference account & transfer credit to customer Prepare blueprint & check with operations dept. Contact suppliers & make reservations Monitor budget Line of Internal Interaction Reservation system Previous offers, standard documents PCO software EVENTS Operations dept. Room set-up SUPPORT ACTIVITIES Suppliers Event blueprint AV-check set-up Prepare registration documents Freelance staff Set-up registration desk

19 ......... PROCEDURES ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
SECURITY master plans (detailed instructions, training & cooperation with authorities) ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά σχέδια δράσης, ειδική εκπαίδευση & συνεργασία με αρμόδιες αρχές)

20 CLIENT FEEDBACK ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ
Questionnaires (qualitative & quantitative) Direct dispatch to CEO Questionnaire to the organizer of the event Follow–up communication in 2 weeks with special checklist Act upon clients comments Ερωτηματολόγια (ποιοτική & ποσοτική μέτρηση) Αποστολή τους στον Διευθύνοντα Σύμβουλο Ερωτηματολόγιο Οργανωτή Follow-up Επικοινωνία μετά από 2 εβδομάδες (χρήση checklist) Αξιοποίηση υποδείξεων πελατών

21 QUANTITATIVE QUESTIONNAIRE ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ
1=excellent, 2=good, 3=acceptable, 4=poor Sales process Flexibility in developing & implementing your plan     Ability to meet your expectations Catering process Quality of food Presentation of food Value for money Personnel …..

22 QUALITATIVE QUESTIONNAIRE ΠΟIOTIKH ΜΕΘΟΔΟΣ
Please tell us what you experienced (positive & negative comments) Organization of the event (Service before the conference, registration process, service at registration desk) +: ………………………….. : …………………………… Congress centre (Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc) Conference program Hotel accommodation Does your company organize events? (what kind?) ……………………………

23 QUESTIONS RELATED TO ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ
Sales process Event planning Technical process Catering services Facilities of conference centre Personnel Post event process (accounts) Destination / Town General comments (e.g.will you return to our centre?) Πωλήσεις Διοργάνωση εκδήλωσης Τεχνική υποστήριξη Εστίαση Υποδομή Προσωπικό Μετά την εκδήλωση (π.χ λογαριασμοί) Προορισμός / Πόλη Γενικά σχόλια (π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε εκδήλωση στο κέντρο μας? )

24 SPECIALIZED SERVICES ΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Offer specialized technical services to the clients (creation of company videos, stage design etc.) Offer additional services to your clients Παροχή εξειδικευμένων τεχνικών υπηρεσιών στους πελάτες (Εταιρικά video, σκηνογραφικά κλπ) Παροχή πρόσθετων υπηρεσιών στους πελάτες

25 HUMAN RESOURCES ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ
Simple 3 level hierarchy - Top management - Team leaders - Operators Bonuses according to group and individual targets Continuous training & development Support suggestions for creating new services for the clients Απλή ιεραρχία 3 επιπέδων - Διοίκηση - Υπεύθυνος τομέα - Operators Bonus με βάση την επίτευξη ατομικών και ομαδικών στόχων Διαρκή εκπαίδευση & Ανάπτυξη προσωπικού Ενθάρρυνση προτάσεων για παροχή νέων υπηρεσιών στους πελάτες

26 Staff Feedback

27 FINAL PRODUCTS ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
“QUALITY HANDOUT” FOR OPERATION OF COΝFERENCE CENTRES ACCORDING TO QUALITY STANDARDS SELF – EVALUATING QUESTIONNAIRE ON QUALITY ISSUES «ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

28 DISSEMINATION ΔΙΑΔΟΣΗ
THE FINAL PRODUCTS OF THE NETWORK WILL BE AVAILABLE IN JUNE 2006 THE FINAL DISSEMINATION & THE PARTNERS’ INTERNET SITES ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ 2006 ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ & INTERNET SITES ΕΤΑΙΡΩΝ


Κατέβασμα ppt "OUR PROJECT ΤΟ ΠΡOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :"

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Διαφημίσεις Google