ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ

Παρουσίαση με θέμα: "ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Βασικές αρχές Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Λογισμικά διαχείρισης έργων

2 Διαχείριση έργων; ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 2
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχείριση έργων; Το 19ο αιώνα, σε ένα εργοστάσιο χυτοσιδήρου στις ΗΠΑ, καταγράφηκε η πρώτη συστηματική προσπάθεια βελτιστοποίησης του αποτελέσματος μέσω της οργάνωσης της γραμμής παραγωγής. Υπεύθυνος ήταν ο αρχιμηχανικός F. W. Taylor που θεωρείται ως ο “πατέρας” της διαχείρισης έργων. Από το 1960 και έπειτα η διαχείριση έργων παρουσιάζεται ως ξεχωριστός επιστημονικός και επαγγελματικός κλάδος. Σημειώστε ότι το τελικό παραδοτέο ενός έργου μπορεί να είναι: προϊόν (κατασκευή…) ή υπηρεσία (μελέτη…)

3 Διαχείριση έργων; ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 3
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχείριση έργων; “Μια ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ προσπάθεια που αναλαμβάνεται για δημιουργηθεί ένα ΜΟΝΑΔΙΚΟ προϊόν ή υπηρεσία.” (PMBOK, PMI) “Μια προσπάθεια στην οποία ανθρώπινοι, υλικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι οργανώνονται με ένα ΝΕΟ ΤΡΟΠΟ προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην εκτέλεση εργασιών με ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ, σε ΧΡΟΝΙΚΟΥΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥΣ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΥΣ έτσι ώστε να επιτευχθεί κάποιο ΩΦΕΛΙΜΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ που καθορίζεται από ΠΟΣΟΤΙΚΑ ΚΑΙ ΠΟΙΟΤΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ.” (J.R.TURNER, 1990)

4 δεν ασχολούμαι με την κατασκευή...
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχείριση έργων; δεν με αφορά... δεν ασχολούμαι με την κατασκευή...

5 Διαχείριση έργων; ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 5
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχείριση έργων; Η Διαχείριση Έργων προσπαθεί να απαντήσει στα παρακάτω ερωτήματα που σχετίζονται με το έργο: Γιατί πρέπει να γίνει; Τι θα είναι το έργο; Πώς θα γίνει; Ποιός θα το κατασκευάσει; Πόσο θα κοστίσει; Πότε θα γίνει;

6 εάν πρέπει να απαντήσω σε ένα από τα προηγούμενα ερωτήματα...
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχείριση έργων; εάν πρέπει να απαντήσω σε ένα από τα προηγούμενα ερωτήματα... μήπως τελικά με αφορά;…

7 Διαχειριζόμαστε σωστά;
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχειριζόμαστε σωστά; Τι έδειξε η εμπειρία στα κατασκευαστικά – κυρίως – έργα: Κανένα έργο δεν ολοκληρώνεται ποτέ στην ώρα του, εντός προϋπολογισμού, ή με το ίδιο εργατικό δυναμικό που ξεκίνησε. Μην απορήσετε εάν το ίδιο συμβεί και στο δικό σας… Τα έργα εξελίσσονται γρήγορα μέχρι να ολοκληρωθούν κατά 90%, αλλά συχνά παραμένουν σε αυτό το βαθμό ολοκλήρωσης για πάντα (!!!)… Εάν το περιεχόμενο του έργου επιτρέπεται να αλλάξει απεριόριστα, ο ρυθμός των αλλαγών θα ξεπεράσει το ρυθμό της προόδου του… Κανένα σύστημα δεν είναι απαλλαγμένο από ελλείψεις. Προσπάθειες για την εξυγίανση ενός συστήματος αναπόφευκτα εισάγουν νέα σφάλματα ακόμα δυσκολότερα να εντοπιστούν…

8 Διαχειριζόμαστε σωστά;
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διαχειριζόμαστε σωστά; Τι έδειξε η εμπειρία στα κατασκευαστικά – κυρίως – έργα: (συνέχεια) Ο Murphy μας ακολουθεί… Όταν τα πράγματα πηγαίνουν καλά, κάτι αναμένεται να γίνει λάθος… Όταν τα πράγματα δεν μπορούν να πάνε χειρότερα, θα πάνε… Όταν τα πράγματα φαίνεται να πηγαίνουν καλύτερα, κάτι έχει παραβλεφθεί…

9 Βασικές έννοιες + + ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 9 Έργο:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Βασικές έννοιες Έργο: Αλυσίδα αλληλοεξαρτώμενων δραστηριοτήτων με σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου τελικού παραδοτέου ή παραδοτέων (λόγος υλοποίησης). Χαρακτηριστικά δραστηριοτήτων: Συγκεκριμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Συγκεκριμένοι και ξεκάθαροι στόχοι. Μη επανάληψη της ίδιας σειράς δραστηριοτήτων. Απαιτούνται: Μέσα (πόροι). Προϋπολογισμός (κόστος). Διάρκεια (χρόνος). + +

10 Βασικές έννοιες ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 10 Υπό-έργο (sub-project):
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Βασικές έννοιες Υπό-έργο (sub-project): Μέρος του έργου βάσει συγκεκριμένων οργανωτικών, γεωγραφικών, κατασκευαστικών ή λειτουργικών αναγκών. Πρόγραμμα έργων (project portfolio) : Σύνολο έργων που σχετίζονται και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους προκειμένου να εκπληρωθούν πολλαπλοί στόχοι.

11 Βασικές έννοιες ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 11
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Βασικές έννοιες

12 Χαρακτηριστικά του έργου: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 12
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Χαρακτηριστικά του έργου: Σύλληψη ιδέας  ολοκλήρωση στόχων. Κόστος + χρόνος + πόροι  ολοκλήρωση.

13 Χαρακτηριστικά του έργου: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 13
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Χαρακτηριστικά του έργου: Συγκεκριμένος προϋπολογισμός. Στοιχεία κινδύνου υλοποίησης και επιχειρηματικού κινδύνου.

14 Χαρακτηριστικά του έργου: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 14 Μοναδικότητα.
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Χαρακτηριστικά του έργου: Μοναδικότητα. Ποιότητα & συγκεκριμένες προδιαγραφές.

15 Περιβάλλον του έργου (άμεσο) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 15
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Περιβάλλον του έργου (άμεσο) Κύριος του έργου (ιδιοκτήτης). Εργοδότης ή χρηματοδότης. Μελετητής. Φορέας υλοποίησης/κατασκευαστής (ανάδοχος/εργολάβος). Σύμβουλος ή ομάδα έργου. Φορέας κατασκευής (δημόσια έργα). Επιβλέπουσα αρχή (δημόσια έργα). Τεχνικό συμβούλιο (δημόσια έργα).

16 Περιβάλλον του έργου (έμμεσο) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 16
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Περιβάλλον του έργου (έμμεσο) Τελικοί χρήστες (δημόσια έργα): Για την εξυπηρέτηση των δικών τους αναγκών υλοποιείται το έργο. Αναγκαία η εμπλοκή τους στη διαδικασία από το πρώτο κιόλας στάδιο. Οι πιο κρίσιμοι αλλά και οι πιο παραμελημένοι εμπλεκόμενοι καθώς αυτοί θα είναι και οι πιο αυστηροί κριτές για την επιτυχία του έργου. Εξωτερικοί παράγοντες (δημόσια έργα): Άτομα ή ομάδες που έχουν ενδιαφέρον για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Δεν συμμετέχουν ενεργά στην διαδικασία υλοποίησης του έργου. Μπορεί να έχουν ωφέλειες ή ζημίες από το έργο. Έχουν διαφορετική στάση απέναντι στο έργο. Συνήθεις εμπλεκόμενοι: ΜΜΕ, δημόσιες υπηρεσίες, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, τοπική κοινωνία, διάφοροι σύλλογοι ή επιμελητήρια, ανταγωνιστές, κ.α.

17 μάλλον τελικά εμπλέκομαι στη Δ.Ε.…
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Περιβάλλον του έργου εγώ που ανήκω;... μάλλον τελικά εμπλέκομαι στη Δ.Ε.…

18 Φορέας υλοποίησης ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 18 Οργάνωση φορέα υλοποίησης:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Φορέας υλοποίησης Οργάνωση φορέα υλοποίησης: Διαφοροποιείται ανάλογα με το μέγεθος, τη πολυπλοκότητα και τις απαιτήσεις κάθε έργου. Η οργανωτική δομή έργου ορίζεται από την οργανωτική δομή της εργολήπτριας εταιρίας και έχει -κατά κανόνα- την ίδια μορφή. Ο συντονισμός αποτελεί σημείο κλειδί για ένα επιτυχημένα οργανωμένο φορέα υλοποίησης.

19 Φορέας υλοποίησης ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 19 Κλασσικές μορφές οργάνωσης:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Φορέας υλοποίησης Κλασσικές μορφές οργάνωσης: Οργάνωση κατά έργο (project organization). Οργάνωση κατά λειτουργία (functional organization). Οργάνωση τύπο μήτρας (matrix organization).

20 Φορέας υλοποίησης ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 20
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Φορέας υλοποίησης Οργάνωση κατά έργο (project organization): Tο προσωπικό της εταιρίας κατανέμεται σε ανεξάρτητα τμήματα (μονάδες). Προϊστάμενοι που εποπτεύονται από την κεντρική διεύθυνση. Πρόσωπο-κλειδί ο συντονιστής των έργων. Η οργανωτική δομή τμημάτων είναι μικρογραφία της επιχείρησης. Κάθε τμήμα έχει δικό του προγραμματισμό. Όταν ένα τμήμα τελειώσει ένα έργο αναλαμβάνει ένα άλλο.

21 Φορέας υλοποίησης ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 21
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Φορέας υλοποίησης Οργάνωση κατά λειτουργία (functional organization): Δημιουργία τμημάτων διαφορετικών ειδικοτήτων εντός της εταιρίας. Προϊστάμενοι που εποπτεύονται από τον διευθυντή του έργου. Αυτούς τους ελέγχει ο γενικός διευθυντής της εταιρίας. Πολύ αποτελεσματική οργάνωση για επαναλαμβανόμενες λειτουργίες (π.χ. βιομηχανία προκατασκευασμένων έργων).

22 Φορέας υλοποίησης ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 22
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Φορέας υλοποίησης Οργάνωση τύπου μήτρας (matrix organization): Συνδυασμός των παραπάνω μορφών. Υπάρχουν δύο διευθυντές ανά εργαζόμενο – ένας υπεύθυνος για το τμήμα στο οποίο ανήκει και ένας για το έργο στο οποίο εργάζεται. Πολύ αποτελεσματική για περιπτώσεις έργων με μεγάλη εξειδίκευση και υψηλές ποιοτικές προδιαγραφές. Απαιτεί έντονο συντονισμό καθώς λάθη σε ένα τμήμα θα επηρεάσουν όλα τα έργα και όλα τα τμήματα

23 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 23
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Βασικά κριτήρια (σύμφωνα με τον κύριο του έργου): ΧΡΥΣΟ ΤΡΙΓΩΝΟ (χρόνος – κόστος – ποιότητα): Έγκαιρη ολοκλήρωση. Υλοποίηση εντός προϋπολογισμού. Ποιότητα τελικού παραδοτέου. Διαφορετική βαρύτητα ανά έργο. Το ένα ωφελείται εις βάρος του άλλου. Στόχος η βέλτιστη λύση.

24 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 24
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Μειωμένη έκθεση στον κίνδυνο: Εξαιτίας μελλοντικών αβεβαιοτήτων θεωρούνται ορισμένες αρχικές παραδοχές για τη μελέτη και την κατασκευή. Οι κίνδυνοι οφείλονται είτε στην μοναδικότητα, είτε στην πολυπλοκότητα του έργου, είτε στην έλλειψη γνώσεων και εμπειρίας. Εμφανίζονται στο σχεδιασμό, στις μελέτες, στις αδειοδοτήσεις, στους προμηθευτές, στα υλικά, κ.α. Η χρήση τυποποιημένων ή κοινά αποδεκτών λύσεων μειώνει τους κινδύνους. Επιτυχημένο είναι το έργο που αντιμετώπισε τους λιγότερους κινδύνους.

25 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 25
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Ελαχιστοποίηση “έκπληξης” του πελάτη: Εξαιτίας ελλιπούς πληροφόρησης για τις πραγματικές ανάγκες του κύριου του έργου ή του τελικού χρήστη. Ο πελάτης ζήτησε αυτό…

26 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 26
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Ελαχιστοποίηση “έκπληξης” του πελάτη: (συνέχεια) και όχι αυτό…

27 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 27
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Τι γίνεται στην περίπτωση της όπερας του Σύδνεϋ;

28 Κριτήρια επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 28 Όπερα του Σύδνεϋ:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Κριτήρια επιτυχίας έργου Όπερα του Σύδνεϋ: Χρόνος υλοποίησης  15 έτη ( ). Αρχικός προϋπολογισμός  A$ Τελικός προϋπολογισμός  A$ !!!!!!!!!!!!!! Όλη η υφήλιος τη θεωρεί ως το σήμα κατατεθέν του Σύδνεϋ και οι Αυστραλοί νιώθουν ιδιαιτέρως υπερήφανοι για το συγκεκριμένο έργο... Από τους άμεσα εμπλεκόμενους χαρακτηρίζεται ως μεγάλη αποτυχία αλλά για τους τελικούς χρήστες;… ΑΝΑΓΚΗ ΤΑΥΤΙΣΗΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΟΥ ΚΥΡΙΟΥ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΤΕΛΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΟΥ !!!…

29 Παράγοντες επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 29 Στρατηγικός σχεδιασμός:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Παράγοντες επιτυχίας έργου Στρατηγικός σχεδιασμός: Τρόπος διοίκησης. Συνεργασία. Ανθρώπινο δυναμικό. Απαιτήσεις πελάτη. Στόχοι και στρατηγική. Επιδράσεις περιβάλλοντος.

30 Παράγοντες επιτυχίας έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 30 Εργαλεία και τεχνικές:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Παράγοντες επιτυχίας έργου Εργαλεία και τεχνικές: Συναίσθηση του κινδύνου. Χρήση εργαλείων. Λειτουργία ομάδας έργου.

31 Βήματα επιτυχημένης διαχείρισης έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 31
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Βήματα επιτυχημένης διαχείρισης έργου Ανάλυση του έργου και του περιεχομένου του. Ανάπτυξη της πρότασης διαχείρισης έργου, βασισμένη στις απαιτήσεις του έργου. Συζήτηση της πρότασης με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Σχεδιασμός της διαχείρισης του έργου, της ομάδας έργου, των μεθόδων, των τεχνικών και των εργαλείων. Σχεδιασμός διαδικασιών ενσωμάτωσης μαζί με τη διαχείριση περιεχομένου. Εκτέλεση και έλεγχος των σχεδίων και των αλλαγών της διαχείρισης έργου. Έλεγχος της απόδοσης της διαχείρισης του έργου.

32 Βήματα επιτυχημένης διαχείρισης έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 32
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Βήματα επιτυχημένης διαχείρισης έργου Συλλογή αποτελεσμάτων που επετεύχθησαν και της ερμηνείας τους. Ενημέρωση των σχετικών εμπλεκομένων μερών για τα παραπάνω αποτελέσματα. Αξιολόγηση των επιτυχιών και αποτυχιών της διαχείρισης του συγκεκριμένου έργου, προκειμένου να γίνουν μάθημα για τη διαχείριση μελλοντικών έργων. ΣΧΕΔΙΟ ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑ

33 Διεθνείς φορείς διαχείρισης έργων ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 33
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διεθνείς φορείς διαχείρισης έργων Δημιουργήθηκαν από επαγγελματικούς συλλόγους διαχείρισης έργων (PMI, APM, IPMA, κ.ά.). Αναφέρονται στο σκοπό, στους ορισμούς, στο περιεχόμενο και στις σχέσεις της διαχείρισης έργων. Το πρώτο ήταν το 1976 από το PMI και το δεύτερο το 1986 από το APM. Παρουσιάζουν διαφορές μεταξύ τους, γεγονός που υποδεικνύει την διαφορετική προσέγγιση του θέματος.

34 Διεθνείς φορείς διαχείρισης έργων ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 34
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Βασικές αρχές Διεθνείς φορείς διαχείρισης έργων Γνωστικές περιοχές του PMBoK (ΡΜΙ): Project Integration Management (ενσωμάτωση). Project Scope Management (εύρος). Project Time Management (χρόνος). Project Cost Management (κόστος). Project Quality Management (ποιότητα). Project Human Resource Management (ανθρωπ. πόροι). Project Communications Management (επικοινωνίες). Project Risk Management (κίνδυνος). Project Procurement Management (προμήθειες).

35 Κύκλος ζωής του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 35
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Κύκλος ζωής του έργου ΣΥΛΛΗΨΗ ΙΔΕΑΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΑΝΑΘΕΣΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΡΓΟΥ Αποτελείται από 5 βασικά στάδια: Ανάθεση μελέτης Αναζήτηση κατασκευαστή Παρακολούθηση του έργου

36 Κύκλος ζωής του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 36 Σύλληψη ιδέας:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Κύκλος ζωής του έργου Σύλληψη ιδέας: Ανάγκη κάλυψης συγκεκριμένων απαιτήσεων που είτε εμφανίζονται πρώτη φορά, είτε δεν καλύπτονται από την υπάρχουσα προσφορά. Οι ιδέες προσδιορίζονται στα πλαίσια μιας ενιαίας στρατηγικής του κύριου του έργου και του αναδόχου. Καταγράφεται μια αρχική μορφή του τελικού παραδοτέου. ( Ανάθεση μελέτης )

37 Κύκλος ζωής του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 37 Σχεδιασμός του έργου:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Κύκλος ζωής του έργου Σχεδιασμός του έργου: Το σημαντικότερο στάδιο. Διαμόρφωση χαρακτηριστικών και στοιχείων. Αναλυτική ή προκαταρκτική σχεδίαση (πλάνο). Συνήθη έργα  αναλυτική περιγραφή του έργου  περιγραφή στόχων περιορισμών βασικών προδιαγραφών. Μεσαία ή μεγάλα έργα  επιπλέον εκτίμηση εφικτότητας (τεχνική/λειτουργική/οικονομική/εμπειρίας προσωπικού). Απόφαση υλοποίησης του έργου. Ακολουθεί η ολοκληρωμένη μελέτη (τελικό παραδοτέο): * καθορισμός (σχέδια, ποσότητες, περιγραφή) * δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων * καταμερισμός πόρων * σύνταξη προϋπολογισμού για κάθε μια από τις επιμέρους εργασίες.

38 Κύκλος ζωής του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 38 ( Αναζήτηση κατασκευαστή )
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Κύκλος ζωής του έργου ( Αναζήτηση κατασκευαστή ) Ανάθεση κατασκευής: Δημοπρασία ή απευθείας ανάθεση. Υλοποίηση έργου: Έναρξη κατασκευής  υλοποίηση  παράδοση στον κύριο του έργου. Απαραίτητα στοιχεία: σωστός συντονισμός συστηματικός έλεγχος υλοποίησης. - Ενδεχομένως προκύψουν αλλαγές και τροποποιήσεις.

39 Κύκλος ζωής του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 39 (Παρακολούθηση του έργου):
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Κύκλος ζωής του έργου (Παρακολούθηση του έργου): Αποφυγή της “ολίσθησης”. Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες. Λειτουργία του έργου: Το τελευταίο στάδιο. Ενδεχόμενο πρόσθετων κατασκευών στο τελικό παραδοτέο  σημαντική αύξηση του τελικού κόστους. Αιτίες: * ελλιπής πρόβλεψη κατά τον αρχικό σχεδιασμό (συνήθης περίπτωση ελλιπούς ενημέρωσης για τις ανάγκες των τελικών χρηστών)!!!. * αλλαγή των αναγκών. * μεταβολή οργανωτικών, λειτουργικών ή τεχνικών δομών.

40 Επιρροή παραγόντων στο έργο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 40 Αρχικό στάδιο:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Επιρροή παραγόντων στο έργο Αρχικό στάδιο: Λίγα άτομα. Μικρή ένταση. Δυνατότητα μεγάλης επιρροής στο τελικό παραδοτέο. Ενδιάμεσο στάδιο. Πολλά άτομα. Μεγάλη ένταση. Μικρότερη δυνατότητα επιρροής στο τελικό παραδοτέο. Τελικό στάδιο. Μηδαμινή δυνατότητα επιρροής στο τελικό παραδοτέο.

41 Επιρροή παραγόντων στο έργο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 41
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Επιρροή παραγόντων στο έργο

42 Επιρροή παραγόντων στο έργο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 42
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Επιρροή παραγόντων στο έργο

43 Έλεγχος του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 43 Ελληνική πραγματικότητα:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Έλεγχος του έργου Ελληνική πραγματικότητα: - Όλα τα έργα έχουν παρουσιάσει απόκλιση από τις αρχικές προδιαγραφές τους σε ένα τουλάχιστον σκέλος του χρυσού τριγώνου. Βασικά ερωτήματα που προκύπτουν: Γιατί έγινε αυτό; Τι φταίει; Ποιος δεν έκανε σωστά τη δουλειά του; Μπορούσαμε να το διαπιστώσουμε έγκαιρα; Μπορούμε να κάνουμε κάτι τώρα;

44 Έλεγχος του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 44 Απάντηση:
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Έλεγχος του έργου Απάντηση: Η απόκλιση γίνεται σταδιακά και ανεπαίσθητα: * καθυστέρηση σε επιμέρους εργασίες. * συνεχής υπέρβαση κόστους σε μικρά ποσά. Στα μεγάλα έργα απαραίτητη η χρήση εργαλείων για την παρακολούθηση της πορείας τους !!! Κλειδί για την αποφυγή δυσάρεστων καταστάσεων είναι η έγκαιρη αναγνώριση της υλοποίησης ενός έργου και των αποκλίσεων!!!

45 Έλεγχος του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 45
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Έλεγχος του έργου Κατά τη διάρκεια ζωής του έργου, τα βασικά στοιχεία που πρέπει να ελέγχονται – περισσότερες από μία φορές είναι: Στόχοι και αντικείμενα του έργου. Χρηματοδότηση. Εμπλεκόμενοι. Χρόνος παράδοσης. Απαιτούμενοι πόροι. Παραδοτέα. Προϋποθέσεις & Κίνδυνοι. Προϋπολογισμός.

46 Έλεγχος του έργου ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 46
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Κύκλος ζωής και έλεγχος του έργου Έλεγχος του έργου Βασικές αρχές για τον έλεγχο του έργου: Ορισμός των σημαντικών χαρακτηριστικών του σημείων ελέγχου. Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους. Μέτρηση αυτών των χαρακτηριστικών. Μέριμνα ώστε η πρόοδος να είναι ορατή. Ανατροφοδότηση των αντίστοιχων εμπλεκόμενων με την απόδοση. Λήψη διορθωτικών μέτρων όπου απαιτείται.

47 Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων Είναι αναγκαία;… ίσως και όχι… Δεν χρησιμοποιούν όλοι οι διαχειριστές έργων εξειδικευμένο λογισμικό... Πόσο μάλλον εμείς οι υπόλοιποι μηχανικοί όταν πρέπει να παρακολουθήσουμε κάποιο έργο… Η εμπειρία δείχνει ότι το σύνολο σχεδόν των μηχανικών χρησιμοποιεί απλά και καθημερινά λογισμικά ως βοηθό τους στα έργα… Ποια είναι αυτά;…

48 Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων Λογισμικά που χρησιμοποιούμε καθημερινά… Excel για χρονοδιαγράμματα... Visio για διαγράμματα ροής... Outlook (γενικά ) για επικοινωνία… Office για σύνταξη προτάσεων και αναφορών… . . . Γιατί αρκούμαστε μόνο σε αυτά;…

49 Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων Αναγκαζόμαστε να περιοριστούμε σε αυτά γιατί… Τα εξειδικευμένα λογισμικά κοστίζουν… (50€ €) !!! Χρονοβόρα η εκμάθησή τους. . . Υπερεκτίμηση των δυνατοτήτων μας κ των γνώσεών μας σχετικά με τα έργα… Περιορισμένο πλήθος έργων – ειδικά στην Ελλάδα. . . Μήπως τώρα είναι η ευκαιρία να εμπλουτίσουμε τις γνώσεις μας;…

50 Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Χρησιμότητα λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης έργων και ας μην ξεχνάμε… ΠΑΡΟΛΟ ΠΟΥ ΤΟ ΣΧΕΔΙΑΣΑΜΕ ΣΩΣΤΑ… ΑΝ ΔΕΝ ΤΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΟΥΜΕ… ΔΕΝ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΤΟ ΔΙΟΡΘΩΣΟΥΜΕ…

51 Δυνατότητες λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 51 Τι μπορεί να κάνει;…
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Δυνατότητες λογισμικού Δ.Ε. Τι μπορεί να κάνει;… Να παρακολουθεί τα δεδομένα του έργου. Να δημιουργεί μια λίστα δραστηριοτήτων. Να χρησιμοποιεί ημερολόγια. Να δημιουργεί αναφορές προόδου. Να κατασκευάζει χρονοδιαγράμματα. Να εκτελεί συγκρίσεις με χρήση χρονοδιαγραμμάτων βάσης (baselines)

52 Δυνατότητες λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 52
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Δυνατότητες λογισμικού Δ.Ε. Τι ΔΕΝ μπορεί να κάνει;… Να παρακολουθήσει. Να αποτιμήσει. Να αποφασίσει. Να ενεργήσει. ΕΔΩ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ Ο ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ !!!!

53 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 53
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Πως γίνεται η επιλογή του κατάλληλου λογισμικού;… Πριν κοιτάξετε τα διάφορα είδη λογισμικού, καλό είναι να σκεφτείτε ποια είδη έργων θα διαχειριστείτε και τα επίπεδα των δεξιοτήτων διαχείρισης έργων που έχετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο λογισμικού για εσάς και τον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε.

54 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 54
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Κατηγορίες έργων και επίπεδα διαχείρισης: Low end Διαχείριση μικρότερων έργων σε μία λειτουργική περιοχή. Middle Διαχείριση μεγαλύτερων έργων με διασταυρούμενες περιοχές για τα στελέχη της ομάδας ή των πελατών. High end Διαχείριση πιο σύνθετων έργων σε ένα περιβάλλον με πολλά έργα (project portfolio).

55 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 55
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Διαθέσιμα λογισμικά διαχείρισης έργων: Project Kick Start. Open Plan. Primavera Software. Planview PM Software. Microsoft Project. TurboProject. Nexxiom

56 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 56
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Κοινά στοιχεία Primavera Ρ6 και Microsoft Project: Και τα 2 αφορούν σχεδιασμό έργου, δημιουργία αναφορών, αναβάθμιση προόδου και παρακολούθηση. Είναι και τα 2 παγκοσμίως γνωστά… Σε γενικές γραμμές η φιλοσοφία εισαγωγής των δεδομένων παραμένει η ίδια και στα 2 λογισμικά.

57 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 57
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Βασικότερα σημεία υπεροχής του Primavera Ρ6 έναντι του Microsoft Project: Παρακολούθηση και σύγκριση πολλών έργων ταυτόχρονα. Παράλληλη χρήση ενός έργου από πολλούς χρήστες. Αλληλεπίδραση με το διαδίκτυο (χρονοδιαγράμματα, κείμενα και πληροφορίες σε HTML). Διαχείριση και παρακολούθηση κινδύνων. Πολλαπλές σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων. Καλύτερη εποπτεία (στήλες απεικόνισης: 200>40).

58 Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 58
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ 1.1. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων – Λογισμικά διαχείρισης έργων Επιλογή λογισμικού Δ.Ε. Primavera Ρ6 vs. Microsoft Project - Συμπέρασμα… Αρχάριος χρήστης σε μικρά έργα  MS Project. Έμπειρος χρήστης σε πολλαπλά έργα  Primavera. Η ενημέρωσή σας επάνω στις βασικές δυνατότητες των λογισμικών διαχείρισης έργων ξεκινά αρχικά με την παρουσίαση του Primavera Ρ6.