Microsoft® Office Outlook® Εκπαίδευση 2007

Παρουσίαση με θέμα: "Microsoft® Office Outlook® Εκπαίδευση 2007"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Microsoft® Office Outlook® Εκπαίδευση 2007
[Η επωνυμία της εταιρείας σας] παρουσιάζει: Microsoft® Office Outlook®  Εκπαίδευση 2007 [Σημείωση προς τον εκπαιδευτή: Για αναλυτική βοήθεια σχετικά με την προσαρμογή αυτού του προτύπου, ανατρέξτε στην τελευταία διαφάνεια. Επίσης, αναζητήστε τυχόν κείμενο μαθημάτων στο παράθυρο σημειώσεων ορισμένων διαφανειών.] Βασικά στοιχεία του ημερολογίου

2 Περιεχόμενα κύκλου μαθημάτων
Επισκόπηση: Όλα είναι θέμα επιλογών Μάθημα 1: Άψογα αποτελέσματα με το ημερολόγιο Μάθημα 2: Πέρα από τα βασικά Κάθε μάθημα περιλαμβάνει μια λίστα προτεινόμενων εργασιών και ένα σύνολο ερωτήσεων τεστ. Calendar basics

3 Επισκόπηση: Όλα είναι θέμα επιλογών
Σε αντίθεση με ένα έντυπο ημερολόγιο, το Outlook 2007 παρέχει πολλές επιλογές σχετικά για την παρακολούθηση του χρόνου σας. Για παράδειγμα, η καταχώριση του ημερολογίου είναι σύσκεψη ή συνάντηση; Θα συμβεί μία μόνο φορά ή θα επαναληφθεί; Πρέπει να επισημανθεί ως απασχολημένη, ελεύθερη ή αβέβαιη; Σε αυτή τη σειρά μαθημάτων θα μάθετε τις σημαντικότερες δυνατότητες του ημερολογίου του Outlook, θα διαπιστώσετε πώς μπορείτε να καταχωρείτε αποτελεσματικά δραστηριότητες και θα δείτε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε σημαντικές ημερομηνίες με τη βοήθεια της περιοδικότητας και των υπενθυμίσεων. Όταν καταγράφετε κάτι σε ένα απλό, έντυπο ημερολόγιο, δεν έχετε πολλές επιλογές ως προς τον τρόπο που θα το καταγράψετε. Παίρνετε το μολύβι σας— ή το στυλό σας αν είστε θαρραλέοι— και γράφετε. Είναι απλό. Calendar basics

4 Στόχοι κύκλου μαθημάτων
Χρησιμοποιήστε το σωστό τύπο καταχώρισης ημερολογίου για κάθε περίσταση. Χρησιμοποιήστε τις υπενθυμίσεις ώστε το ημερολόγιο να σας θυμίζει τις δραστηριότητές σας. Χρησιμοποιήστε την περιοδικότητα για να προγραμματίσετε γρήγορα δραστηριότητες που θα συμβούν περισσότερες από μία φορές. Χρησιμοποιήστε τα χρώματα και τους δείκτες ελεύθερου/απασχολημένου χρόνου για να προβάλετε τις καταχωρίσεις ημερολογίου ανάλογα με τις ανάγκες σας. Calendar basics

5 Άψογα αποτελέσματα με το ημερολόγιο
Μάθημα 1 Άψογα αποτελέσματα με το ημερολόγιο

6 Άψογα αποτελέσματα με το ημερολόγιο
Έχετε τέσσερεις διαφορετικές επιλογές καταχωρήσεων στο ημερολόγιο του Outlook : συναντήσεις, συσκέψεις, συμβάντακαι εργασίες. Η επιλογή του τύπου καταχώρησης θα εξαρτηθεί από το ποιος άλλος συμμετέχει και πώς θέλετε να εμφανίζεται η καταχώρηση. Επιλέγοντας απευθείας τις καταχωρίσεις στο ημερολόγιό σας, θα γνωρίζετε με μια ματιά τι συμβαίνει, πότε και με ποιον. Calendar basics

7 Δείτε το ημερολόγιό σας
Θέστε προτεραιότητες. Πριν δείτε τι υπάρχει στο ημερολόγιό σας, πρέπει να μάθετε πώς να βρίσκετε αυτό που ψάχνετε. Υπάρχουν δύο γρήγοροι τρόποι για να προβάλετε το ημερολόγιο. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Ημερολόγιο στο Παράθυρο περιήγησης. Calendar basics

8 Δείτε το ημερολόγιό σας
Θέστε προτεραιότητες. Πριν δείτε τι υπάρχει στο ημερολόγιό σας, πρέπει να μάθετε πώς να βρίσκετε αυτό που ψάχνετε. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια ημερομηνία στην Επισκόπηση ημερομηνιών, την οποία θα βρείτε στην κορυφή της Γραμμής εκκρεμών εργασιών. Calendar basics

9 Δείτε το ημερολόγιό σας
Κοιτάζοντας το ημερολόγιό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά στο επάνω μέρος του παραθύρου για προβάλετε ή να αποκρύπτετε λεπτομέρειες με ευκολία. Στην εικόνα εμφανίζονται οι επιλογές: Κάντε κλικ στις επιλογές Ημέρα, Εβδομάδα, ή Μήνας για τη γρήγορη εναλλαγή των προβολών. Τα κουμπιά Εμπρός και Πίσω σας επιτρέπουν να μετακινήστε εύκολα στο ημερολόγιό σας. Ανάλογα με την προβολή που έχετε, υπάρχουν άλλα κουμπιά με τα οποία μπορείτε να προβάλετε ή να αποκρύψετε ημέρες ή λεπτομέρειες. Calendar basics

10 Μάθετε τις επιλογές που έχετε
Τώρα που βλέπετε το ημερολόγιό σας, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό σας. Η κατανόηση των τεσσάρων διαφορετικών τύπων της καταχώρισης ημερολογίου θα σας επιτρέψουν να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί. Συνάντηση.Η συνάντηση είναι μια δραστηριότητα στην οποία συμμετέχετε μόνο εσείς, σε κάποια προγραμματισμένη χρονική στιγμή. Σύσκεψη.Η σύσκεψη πραγματοποιείται σε μια προγραμματισμένη χρονική στιγμή, αλλά προσκαλείτε και άλλα άτομα χρησιμοποιώντας μια πρόσκληση σε σύσκεψη που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο ημερολόγιο αυτό απεικονίζεται μία ημέρα με κάθε τύπο καταχώρισης (συνάντηση, σύσκεψη, συμβάν και εργασία) όπου κάθε τύπος καταχώρισης εμφανίζεται μία φορά. Calendar basics

11 Μάθετε τις επιλογές που έχετε
Τώρα που βλέπετε το ημερολόγιό σας, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό σας. Η κατανόηση των τεσσάρων διαφορετικών τύπων της καταχώρισης ημερολογίου θα σας επιτρέψουν να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί. Συμβάν.Το συμβάν είναι μια δραστηριότητα που διαρκεί όλη την ημέρα. Αντίθετα με τη συνάντηση ή τη σύσκεψη, το συμβάν δεν δεσμεύει χρόνο στο ημερολόγιό σας και σας επιτρέπει να έχετε και άλλες καταχωρίσεις στο πρόγραμμά σας για την ίδια ημέρα. Calendar basics

12 Μάθετε τις επιλογές που έχετε
Τώρα που βλέπετε το ημερολόγιό σας, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό σας. Η κατανόηση των τεσσάρων διαφορετικών τύπων της καταχώρισης ημερολογίου θα σας επιτρέψουν να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί. Εργασία.Η εργασία είναι μια δραστηριότητα στην οποία συμμετέχετε μόνο εσείς και δεν απαιτεί τον προγραμματισμό κάποιας συγκεκριμένης χρονικής στιγμής. Στο νέο Outlook 2007 υπάρχει μια περιοχή στις προβολές Ημέρας και Εβδομάδας του ημερολογίου σας όπου εμφανίζονται οι εργασίες. Calendar basics

13 Μόνο εσείς; Χρησιμοποιήστε τη συνάντηση
Χρησιμοποιήστε τη συνάντηση ως τύπο καταχώρισης όταν γνωρίζετε ότι θα είστε απασχολημένος, αλλά δεν θα συμμετέχει και κάποιος άλλος. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δεσμεύσετε χρόνο στο ημερολόγιό σας για να πραγματοποιήσετε έρευνα για ένα έργο, για τη σύνταξη μιας αναφοράς ή για να διεκπεραιώσετε μια υπόθεση καθώς επιστρέφετε σπίτι από τη δουλειά. Calendar basics

14 Μόνο εσείς; Χρησιμοποιήστε τη συνάντηση
Στην εικόνα παρουσιάζονται τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Στην προβολή 'Ημέρα', τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω στην ώρα που θέλετε στο ημερολόγιό σας και κάντε κλικ. Πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για τη συνάντησή σας, σύρετε τη λαβή για να παρατείνετε τη συνάντηση. Αυτή η γρήγορη μέθοδος είναι ένας καλός τρόπος με τον οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε οποιαδήποτε καταχώριση ημερολογίου και όχι μόνο μια συνάντηση. Calendar basics

15 Όταν συμμετέχουν κι άλλοι, πρόκειται για σύσκεψη
Η σύσκεψη πραγματοποιείται σε μια προγραμματισμένη χρονική στιγμή και συμμετέχουν σε αυτή και άλλα άτομα, ενώ προβλέπεται και μια τοποθεσία. Μια σύσκεψη στο ημερολόγιό σας μπορεί να καταχωρηθεί από εσάς ή μπορεί να πρόκειται για μια σύσκεψη στην οποία έχετε προσκληθεί. Οι συσκέψεις εμφανίζονται τόσο στο δικό σας ημερολόγιο, όσο και στα ημερολόγια των υπολοίπων ατόμων που συμμετέχουν. Calendar basics

16 Όταν συμμετέχουν κι άλλοι, πρόκειται για σύσκεψη
Στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να διακρίνετε μια σύσκεψη από μια συνάντηση από τις πληροφορίες που εμφανίζονται στην καταχώριση της σύσκεψης. Στη σύσκεψη εμφανίζονται τα εξής: Η τοποθεσία της σύσκεψης. Το όνομα του διοργανωτή. Calendar basics

17 Όταν συμμετέχουν κι άλλοι, πρόκειται για σύσκεψη
Στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να διακρίνετε μια σύσκεψη από μια συνάντηση από τις πληροφορίες που εμφανίζονται στην καταχώριση της σύσκεψης. Μια σύσκεψη στο Outlook δημιουργείται με τη βοήθεια μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη , η οποία παραδίδεται στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Calendar basics

18 Βάλτε στην κορυφή της ημέρας ένα συμβάν
Το συμβάν σας επιτρέπει να σημειώνετε δραστηριότητες που διαρκούν όλη την ημέρα. Τα συμβάντα δεν καταλαμβάνουν προγραμματισμένο χρόνο στο ημερολόγιό σας, αντίθετα εμφανίζονται σε πλαίσια στην κορυφή της ημερομηνίας που καθορίζετε. Για παράδειγμα, στην εικόνα το Συνέδριο της Contoso είναι ένα συμβάν που διαρκεί τρεις ημέρες και τα Γενέθλια είναι ένα συμβάν που διαρκεί μία ημέρα. Calendar basics

19 Βάλτε στην κορυφή της ημέρας ένα συμβάν
Χρησιμοποιήστε το συμβάν όταν θέλετε να καταχωρίσετε μια δραστηριότητα σε μια συγκεκριμένη ημέρα χωρίς να καταλαμβάνει όλες τις χρονικές περιόδους της συγκεκριμένης ημέρας στο ημερολόγιό σας. Κάποιες δραστηριότητες για τις οποίες θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του συμβάντος είναι οι εξής: Σημείωση: Συμβάντα όπως τα γενέθλια επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο. Στο επόμενο μάθημα θα δείτε πώς μπορείτε να ορίζετε την περιοδικότητα. Συνέδρια, επαγγελματικά ταξίδια ή διακοπές για μία ημέρα ή περισσότερο Γενέθλια και επέτειοι Αργίες Calendar basics

20 Παρακολουθείστε τις εργασίες σας
Η εργασία είναι μια καταχώριση για οποιαδήποτε δραστηριότητα θέλετε να δείτε στο ημερολόγιό σας, αλλά δεν χρειάζεται να προγραμματιστεί για κάποια συγκεκριμένη χρονική στιγμή ή να διαρκέσει ολόκληρη την ημέρα. Για παράδειγμα, αν έχετε ορισμένες υποθέσεις που πρέπει να διεκπεραιώσετε, καταχωρίστε κάθε υπόθεση ως εργασία. (Μπορείτε να δείτε την περιοχή Εργασίες όταν εμφανίζεται στο ημερολόγιο η προβολή Ημέρας ή Εβδομάδας.) Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία, σημειώστε την. Μια εργασία που έχει ολοκληρωθεί εξακολουθεί να εμφανίζεται στην ημέρα που ολοκληρώθηκε και έχετε στη διάθεσή σας μια τακτοποιημένη λίστα με τα επιτεύγματα της ημέρας. Στην εικόνα εμφανίζεται τι γίνεται όταν σημειώνετε μια ολοκληρωμένη εργασία: φέρει ένα σημάδι ελέγχου και μια γραμμή. Calendar basics

21 Παρακολουθείστε τις εργασίες σας
Μπορείτε να καταχωρίσετε μια εργασία με προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία παράδοσης. Αν δεν ολοκληρώσετε μια εργασία έως την ημερομηνία παράδοσής της, θα μετακινηθεί αυτόματα και θα εμφανίζεται στην τρέχουσα ημέρα έως ότου την προγραμματίσετε εκ νέου ή τη σημειώσετε. Εάν θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση εργασιών, ανατρέξτε στην εκπαιδευτική παρουσίαση του Microsoft Office Online με τίτλο “Outlook 2007: Απελευθερωθείτε από τα Εισερχόμενά σας.” Συμβουλή: Για να προγραμματίσετε εκ νέου μια εργασία γρήγορα, χρησιμοποιήστε την προβολή Εβδομάδας και σύρετε μια εργασία από μια ημέρα σε μια άλλη. Calendar basics

22 Προτάσεις για πρακτική εξάσκηση
Προβολή του ημερολογίου σας. Δημιουργία συνάντησης. Οργάνωση μιας σύσκεψης. Δημιουργία ενός συμβάντος. Δημιουργίας μιας εργασίας. [Σημείωση για τον εκπαιδευτή: Έχοντας εγκατεστημένη την εφαρμογή Outlook 2007 στον υπολογιστή σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο σύνδεσμο που βρίσκεται στη διαφάνεια για να μεταβείτε στην ηλεκτρονική πρακτική εξάσκηση. Στην εξάσκηση, μπορείτε να εργαστείτε πάνω σε αυτές τις εργασίες μέσα στο περιβάλλον του Outlook, με οδηγίες οι οποίες θα σας καθοδηγούν μέσα σε αυτό. Σημαντικό: Εάν δεν διαθέτετε την εφαρμογή Outlook 2007, δεν έχετε δικαίωμα πρόσβασης στην πρακτική εξάσκηση.] Ηλεκτρονική πρακτική εξάσκηση (απαιτείται Outlook 2007) Calendar basics

23 Εξέταση 1, ερώτηση 1 Για να μεταβείτε στο ημερολόγιο, πρέπει να κλείσετε και να ξεκινήσετε ξανά το Outlook. (Επιλέξτε μία απάντηση.) Σωστό. Λάθος. Calendar basics

24 Εξέταση 1, ερώτηση 1: Απάντηση
Λάθος. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μεταβείτε στο ημερολόγιό σας. Η επανεκκίνηση του Outlook δεν είναι ένας από αυτούς τους τρόπους. Calendar basics

25 Εξέταση 1, ερώτηση 2 Ποιο από τα ακόλουθα θα ήταν καλύτερα να καταχωρηθεί ως συμβάν στο ημερολόγιό σας; (Επιλέξτε μία απάντηση.) Ένα πάρτι που θα γίνει από τις 4:00 έως τις 6:00 μμ. Γενέθλια. Επίσκεψη στον οδοντίατρο. Calendar basics

26 Εξέταση 1, ερώτηση 2: Απάντηση
Γενέθλια. Τα γενέθλιά σας ή τα γενέθλια κάποιου άλλου διαρκούν ολόκληρη την ημέρα και αυτό αποτελεί ένα συμβάν. Το πλεονέκτημα της χρήσης του συμβάντος είναι ότι μπορείτε να εμφανίζετε το συμβάν στην κορυφή της συγκεκριμένης ημέρας στο ημερολόγιό σας. Με αυτό τον τρόπο θυμάστε το συμβάν και έχετε ακόμη ελεύθερο χρόνο στο ημερολόγιό σας για να προγραμματίσετε. Calendar basics

27 Εξέταση 1, ερώτηση 3 Ποιο τύπο καταχώρισης ημερολογίου θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αν συμμετέχουν και άλλοι στο χώρο εργασίας σας; (Επιλέξτε μία απάντηση.) Σύσκεψη. Συνάντηση. Συμβάν. Calendar basics

28 Εξέταση 1, ερώτηση 3: Απάντηση
Σύσκεψη. Η συνάντηση είναι το σωστό, όταν συμμετέχουν και άλλοι. Calendar basics

29 Μάθημα 2 Πέρα από τα βασικά

30 Πέρα από τα βασικά Η καταχώρηση ενός στοιχείου σε ένα απλό, έντυπο ημερολόγιο είναι κάτι πανεύκολο. Τι γίνεται όμως αν κάτι επαναλαμβάνεται την πρώτη ημέρα κάθε μήνα για το υπόλοιπο έτος; Θα πρέπει να γράψετε την ίδια πληροφορία 12 φορές. Δεν ακούγεται και τόσο εύκολο τώρα, έτσι δεν είναι; Σίγουρα θα προτιμούσατε να το καταχωρήσετε μόνο μία φορά και να αφήσετε το Outlook να καταχωρήσει τις υπόλοιπες. Σε αυτό το μάθημα θα μάθετε τον τρόπο. Θα μάθετε, επίσης, πώς το ημερολόγιο του Outlook μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, να σας υπενθυμίσει την ώρα, να σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αλλά και να προβάλετε το χρόνο σας σε άλλους. Και ορισμένες ακόμη χρήσιμες πληροφορίες: Το Outlook μπορεί να σας υπενθυμίζει τις σημαντικές συσκέψεις και τα ραντεβού σας ώστε να είστε πάντα στην ώρα σας. Με το σύστημα χρωματικής κωδικοποίησης του Outlook θα μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες και τις συναντήσεις σας σε λιγότερο χρόνο. Το Outlook σας επιτρέπει να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται ο χρόνος σας στους άλλους στο ημερολόγιό σας, ώστε να μπορούν να δουν πότε είστε διαθέσιμοι και πότε όχι. Calendar basics

31 Μία φορά δεν αρκεί: περιοδικότητα
Μπορεί ένα γεγονός να συμβαίνει ξανά και ξανά, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να το καταχωρείτε ξανά και ξανά. Για να πείτε στο Outlook ότι μια συνάντηση, μια σύσκεψη ή ένα συμβάν επαναλαμβάνονται διαρκώς, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Περιοδικότητα. Η συχνότητα της δραστηριότητας ονομάζεται τύπος περιοδικότητας. Όπως μπορείτε να δείτε στην εικόνα με τη συνάντηση 'Γυμναστική', μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση εμφανίζονται κατ' επανάληψη και έχει ένα εικονίδιο περιοδικότητας. Calendar basics

32 Μία φορά δεν αρκεί: περιοδικότητα
Μπορεί ένα γεγονός να συμβαίνει ξανά και ξανά, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να το καταχωρείτε ξανά και ξανά. Για να δημιουργήσετε ένα τύπο περιοδικότητας, ανοίξτε τη συνάντηση και κάντε κλικ στο κουμπί Περιοδικότητα στην ομάδα Επιλογές της καρτέλας Συνάντηση .  Calendar basics

33 Άνοιγμα επαναλαμβανόμενης καταχώρισης
Για να ανοίξετε μια περιοδική καταχώρηση στο ημερολόγιο προκειμένου να δείτε τις λεπτομέρειές της ή να να την τροποποιήσετε, κάντε διπλό κλικ επάνω της. Εμφανίζεται ένα μήνυμα όπως αυτό στην εικόνα, το οποίο σας δίνει δύο επιλογές: Για παράδειγμα: Χρησιμοποιήστε την επιλογή Άνοιγμα αυτής της εμφάνισηςεάν μία συγκεκριμένη ημέρα θελήσετε να κάνετε γυμναστική μισή ώρα αργότερα από ό,τι συνήθως, αλλά να μην αλλάξετε τη συνηθισμένη ώρα σας. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Άνοιγμα της σειράς αν αποφασίσατε να αλλάξετε όλες τις περιστάσεις τις συνάντησης "Γυμναστική" κατά μισή ώρα. Άνοιγμα αυτής της εμφάνισης.Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να δείτε και να αλλάξετε μία εμφάνιση και όχι ολόκληρη τη σειρά. Άνοιγμα της σειράς.Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή όταν θέλετε να δείτε ή να τροποποιήσετε ολόκληρη τη σειρά. Calendar basics

34 Άνοιγμα επαναλαμβανόμενης καταχώρισης
Για να ανοίξετε μια περιοδική καταχώρηση στο ημερολόγιο προκειμένου να δείτε τις λεπτομέρειές της ή να να την τροποποιήσετε, κάντε διπλό κλικ επάνω της. Αφού ανοίξετε τη σειρά, αλλάξτε τον τύπο περιοδικότητάς της, κάνοντας κλικ στο κουμπί Περιοδικότητα στην καρτέλα Συνάντηση . Όταν εργάζεστε με περιοδικά στοιχεία να θυμάστε τις εξής συμβουλές: Μην διαγράφετε μια περιοδική καταχώρηση, απλώς αλλάξτε την ώρα "Λήξη την". Με αυτόν τον τρόπο διατηρείται ένα αρχείο προηγούμενων εμφανίσεων. Ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε αρκετές διαφορετικές περιοδικές καταχωρήσεις ημερολογίου προκειμένου να επιτύχετε τον τύπο που επιθυμείτε για μία συγκεκριμένη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, αν θέλετε να ορίσετε μια ημέρα πληρωμής κάθε 15 και κάθε τελευταία ημέρα του μήνα, θα πρέπει να ορίσετε δύο περιοδικά συμβάντα. Calendar basics

35 Θυμηθείτε με τις υπενθυμίσεις
Όταν δημιουργείτε κάποιο είδος καταχώρισης του ημερολογίου, ρυθμίζεται αυτόματα μια υπενθύμισης. Από προεπιλογή, το Outlook θα σας ενημερώσει για τις συναντήσεις και τις συσκέψεις 15 λεπτά πριν ξεκινήσουν. Calendar basics

36 Θυμηθείτε με τις υπενθυμίσεις
Στην εικόνα παρουσιάζονται τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να αλλάξετε την ώρα υπενθύμισης σε μια καταχώριση ημερολογίου. Κάντε διπλό κλικ στη συνάντηση για να την ανοίξετε. Στο πλαίσιο Υπενθύμιση της καρτέλας Συνάντηση , επιλέξτε την ώρα υπενθύμισης. Εμφανίζεται μια υπενθύμιση την καθορισμένη ώρα. Calendar basics

37 Θυμηθείτε με τις υπενθυμίσεις
Αναρωτιέστε για τις υπενθυμίσεις των συμβάντων; Το Outlook θα σας ενημερώσει για τα συμβάντα 18 ώρες πριν ξεκινήσουν. Παρότι δεν μπορείτε να αλλάξετε την αυτόματη ρύθμιση, μπορείτε όμως να χρησιμοποιήσετε τα βήματα που παρουσιάσαμε στην εικόνα για την αλλαγή των υπενθυμίσεων για κάθε ένα συμβάν. Calendar basics

38 Παραμείνετε οργανωμένοι με τις κατηγορίες χρωμάτων
Θέλετε τα γενέθλια να τραβούν την προσοχή σας και οι προσωπικές συναντήσεις να ξεχωρίζουν από τις επαγγελματικές; Το Outlook μπορεί να το επιτύχει με την εισαγωγή...κατηγοριών χρωμάτων! Οι κατηγορίες χρωμάτων σας επιτρέπουν να ονομάζεται τα χρώματά σας (και να αλλάζετε τα ονόματα όταν το επιθυμείτε). Χρησιμοποιείστε τα χρώματα για να κάνετε τις καταχωρίσεις που θέλετε να ξεχωρίζουν με την πρώτη ματιά. Calendar basics

39 Παραμείνετε οργανωμένοι με τις κατηγορίες χρωμάτων
Αν στο Outlook χρησιμοποιούσατε ετικέτες για να κωδικοποιείτε χρωματικά τις καταχωρίσεις ημερολογίου σας, ίσως να αναρωτιέστε αν θα πρέπει να επεξεργαστείτε κάθε στοιχείο ημερολογίου ξεχωριστά για να χρησιμοποιήσετε το νέο σύστημα. Ευτυχώς, η απάντηση είναι όχι. Όταν πραγματοποιήσετε την αναβάθμιση σε Outlook 2007, οι ετικέτες ημερολογίου σας θα μετατραπούν αυτόματα σε κατηγορίες χρωμάτων. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την μετατροπή των ετικετών ημερολογίου σε κατηγορίες χρωμάτων, ανατρέξτε στην σύνδεση προς την Κάρτα γρήγορης αναφοράς στο τέλος της σειράς μαθημάτων. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς μπορείτε να κωδικοποιήσετε χρωματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το ίδιο σύστημα, ανατρέξτε στην εκπαιδευτική παρουσίαση του Microsoft Office Online με τίτλο “Outlook 2007: Απελευθερωθείτε από τα εισερχόμενά σας.” Calendar basics

40 Είναι ευέλικτη η ώρα του γεύματος; Αποδείξτε το.
Όταν προγραμματίζετε μια σύσκεψη, θέλετε πάντοτε να επιλέγετε μια ώρα που να μπορούν να παραβρεθούν όλοι. Το Outlook επιτρέπει σε εσάς και τους συναδέλφους σας να έχετε ενημέρωση σχετικά με το ποιος είναι απασχολημένος, ποιος βρίσκεται εκτός γραφείου, ποιος είναι ελεύθερος και πότε. Το χρώμα του περιγράμματος μιας καταχώρησης ημερολογίου υποδηλώνει αν η συγκεκριμένη ώρα έχει την ένδειξη "Διαθέσιμος", "Απασχολημένος", "Αβέβαιος" ή "Εκτός γραφείου". Θα δείτε το χρώμα του περιγράμματος στο δικό σας ημερολόγιο και μπορείτε να το αλλάξετε. Calendar basics

41 Είναι ευέλικτη η ώρα του γεύματος; Αποδείξτε το.
Η ώρα που αντιστοιχεί στις νέες συναντήσεις και συσκέψεις καταχωρείται αυτόματα με την ένδειξη "Απασχολημένος", ενώ η ώρα των συμβάντων καταχωρείται αυτόματα με την ένδειξη "Διαθέσιμος". Διατηρώντας τις πληροφορίες αυτές ενημερωμένες και ακριβείς, θα επωφεληθείτε των δυνατοτήτων που σας επιτρέπουν να κάνετε κοινή χρήση του προγράμματός σας με άλλους. Calendar basics

42 Είναι ευέλικτη η ώρα του γεύματος; Αποδείξτε το.
Σημειώσεις Αν αλλάξετε τη ρύθμιση ώρας για ένα συμβάν από "Διαθέσιμος" σε οτιδήποτε άλλο, ολόκληρη η ημέρα του συγκεκριμένου συμβάντος θα εμφανίζεται με σκίαση. Αν αλλάξετε τη ρύθμιση ώρας για μία σύσκεψη που δεν έχετε δημιουργήσει εσείς, η αλλαγή σας θα διαγραφεί αν ο διοργανωτής της σύσκεψης ενημερώσει την ώρα της σύσκεψης. Calendar basics

43 Προτάσεις για πρακτική εξάσκηση
Δημιουργία καταχωρήσεων ημερολογίου για πρακτική εξάσκηση. Προβολή της ώρας υπενθύμισης και αλλαγή μιας υπενθύμισης. Ορίστε ένα συμβάν ως περιοδικό. Αλλάξτε μία εμφάνιση κάποιας περιοδικής συνάντησης. Οργανωθείτε με τη βοήθεια των χρωμάτων Αλλάξτε τον τρόπο που εμφανίζεται η ώρα. Κάντε κοινή χρήση της διαθεσιμότητάς σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (προαιρετικά) [Σημείωση για τον εκπαιδευτή: Έχοντας εγκατεστημένη την εφαρμογή Outlook 2007 στον υπολογιστή σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο σύνδεσμο που βρίσκεται στη διαφάνεια για να μεταβείτε στην ηλεκτρονική πρακτική εξάσκηση. Στην εξάσκηση, μπορείτε να εργαστείτε πάνω σε αυτές τις εργασίες μέσα στο περιβάλλον του Outlook, με οδηγίες οι οποίες θα σας καθοδηγούν μέσα σε αυτό. Σημαντικό: Εάν δεν διαθέτετε την εφαρμογή Outlook 2007, δεν έχετε δικαίωμα πρόσβασης στην πρακτική εξάσκηση.] Ηλεκτρονική πρακτική εξάσκηση (απαιτείται Outlook 2007) Calendar basics

44 Εξέταση 2, ερώτηση 1 Κάνατε διπλό κλικ σε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση για να την αλλάξετε. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, βλέπετε δύο επιλογές. Ποια επιλογή σας επιτρέπει να αλλάξετε τις λεπτομέρειες όλων των εμφανίσεων της συνάντησης; (Επιλέξτε μία απάντηση.) Η επιλογή Άνοιγμα αυτής της εμφάνισης. Η επιλογή Άνοιγμα όλων των συναντήσεων. Η επιλογή Άνοιγμα της σειράς. Calendar basics

45 Εξέταση 2, ερώτηση 1: Απάντηση
Η επιλογή Άνοιγμα της σειράς. Για να αλλάξετε μια ολόκληρη σειρά, επιλέξτε Άνοιγμα της σειράς.. Calendar basics

46 Εξέταση 2, ερώτηση 2 Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις έγχρωμες κατηγορίες για να κωδικοποιήσετε χρωματικά τις καταχωρίσεις ημερολογίου σας. (Επιλέξτε μία απάντηση.) Σωστό. Λάθος. Calendar basics

47 Εξέταση 2, ερώτηση 2: Απάντηση
Σωστό. Μπορείτε να κωδικοποιήσετε χρωματικά και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Calendar basics

48 Εξέταση 2, ερώτηση 3 Έχετε μια τακτική σύσκεψη που θα διεξάγεται την πρώτη ημέρα κάθε μήνα για έναν ολόκληρο χρόνο. Πόσες φορές πρέπει να πληκτρολογήσετε τις λεπτομέρειες αυτής της σύσκεψης; (Επιλέξτε μία απάντηση.) Μία φορά. 12 φορές. 365 φορές. Calendar basics

49 Εξέταση 2, ερώτηση 3: Απάντηση
Μία φορά. Καταχωρίστε τη σύσκεψη μία φορά και ορίστε τον τύπο της περιοδικότητας σε Μηνιαία, την πρώτη ημέρα του μήνα, για ένα χρόνο. Στη συνέχεια πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες, μία μόνο φορά. Επειδή ορίσατε τη σύσκεψη ως επαναλαμβανόμενη, θα καταχωρηθεί στο ημερολόγιό σας 12 φορές. Calendar basics

50 Κάρτα γρήγορης αναφοράς
Για μία συνοπτική εικόνα των εργασιών που καλύπτονται σε αυτόν τον κύκλο μαθημάτων, ανατρέξτε στην Κάρτα γρήγορης αναφοράς. Calendar basics

51 ΧΡΗΣΗ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ
Χρήση αυτού του προτύπου Αυτό το πρότυπο του Microsoft Office PowerPoint® έχει εκπαιδευτικό περιεχόμενο σχετικά με τις δυνατότητες ημερολογίου του Outlook 2007 που μπορούν να βοηθήσουν τους χρήστες να προγραμματίζουν το χρόνο τους όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Έχει διαμορφωθεί για παρουσίαση σε ομάδα, ενώ μπορείτε να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Το περιεχόμενο αυτού του προτύπου έχει προσαρμοστεί με βάση το εκπαιδευτικό μάθημα του Microsoft Office Online με τίτλο "Ημερολόγιο I: Βασικά στοιχεία του ημερολογίου του Outlook". Δυνατότητες προτύπου Διαφάνεια τίτλου: Στην πρώτη διαφάνεια, υπάρχει ένα κείμενο κράτησης θέσης στο επάνω μέρος όπου πρέπει να πληκτρολογήσετε την επωνυμία της εταιρείας σας ή να διαγράψετε τελείως το πλαίσιο κειμένου, εάν δεν θέλετε αυτό το κείμενο. Στοιχεία κινούμενης εικόνας: Τα εφέ των προσαρμοσμένων κινούμενων εικόνων εφαρμόζονται σε όλη την παρουσίαση. Σε αυτά τα εφέ περιλαμβάνονται η Γρήγορη εμφάνιση, η Παραμόρφωση, η Σταδιακή σύνθεση, και η Σκακιέρα. Όλα τα εφέ αναπαράγονται σε παλαιότερες εκδόσεις μέχρι και το Microsoft PowerPoint Για να αλλάξετε τα εφέ κινούμενων εικόνων, μεταβείτε στο μενού Προβολή παρουσίασης , κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή κινούμενων εικόνων, και πειραματιστείτε με τις επιλογές που εμφανίζονται. Εάν αυτή η παρουσίαση περιέχει κάποιο στοιχείο κινούμενης εικόνας Adobe Flash: Για να γίνει αναπαραγωγή ενός αρχείου Flash, θα πρέπει να καταχωρήσετε ένα  στοιχείο ελέγχου Microsoft ActiveX® με την ονομασία Shockwave Flash Object στον υπολογιστή σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε λήψη της τελευταίας έκδοσης της εφαρμογής Adobe Flash Player από την τοποθεσία web της Adobe. Εναλλαγή διαφανειών: Η εναλλαγή Σβήσιμο προς τα κάτω εφαρμόζεται σε όλη την προβολή. Εάν θέλετε διαφορετική εναλλαγή, μεταβείτε στο μενού Προβολή παρουσίασης , κάντε κλικ στην επιλογή Εναλλαγή διαφανειών και πειραματιστείτε με τις επιλογές που εμφανίζονται. Υπερσυνδέσεις προς την ηλεκτρονική σειρά μαθημάτων: Το πρότυπο περιέχει συνδέσεις προς την ηλεκτρονική έκδοση αυτής της σειράς μαθημάτων. Οι συνδέσεις σας μεταφέρουν στην πρακτική εξάσκηση και στην Κάρτα γρήγορης αναφοράς για αυτή τη σειρά μαθημάτων. Λάβετε υπόψη σας το εξής: Για να προβάλλετε την πρακτική εξάσκηση, θα πρέπει να έχετε εγκαταστήσει το Outlook Εάν δεν διαθέτετε την εφαρμογή Outlook 2007, δεν έχετε δικαίωμα πρόσβασης στην πρακτική εξάσκηση. Κεφαλίδες και υποσέλιδα: Το πρότυπο περιέχει ένα υποσέλιδο που αναφέρει τον τίτλο του κύκλου μαθημάτων. Μπορείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε τα υποσέλιδα στο πλαίσιο διαλόγου Κεφαλίδες και υποσέλιδα (το οποίο ανοίγει από το μενού Προβολή ). ΧΡΗΣΗ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ Εάν θέλετε περισσότερη βοήθεια για τη χρήση αυτού του προτύπου, ανατρέξτε στο παράθυρο σημειώσεων ή δείτε την πλήρη σελίδα σημειώσεων (καρτέλα Προβολή).