TIME MANAGEMENT I ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ. TIME MANAGEMENT Στόχος Να δώσει στους σπουδαστές τις κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο με τον οποίο να διαχειρίζονται.

Παρουσίαση με θέμα: "TIME MANAGEMENT I ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ. TIME MANAGEMENT Στόχος Να δώσει στους σπουδαστές τις κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο με τον οποίο να διαχειρίζονται."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 TIME MANAGEMENT I ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ

2 TIME MANAGEMENT Στόχος Να δώσει στους σπουδαστές τις κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο με τον οποίο να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον χρόνο τους, να πετυχαίνουν τους στόχους, να εντοπίζουν το στρές και να απελευθερώνονται σταδιακά από αυτό.

3 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου ΤΟ ΠΡΙΝ ΚΑΙ ΤΟ ΣΗΜΕΡΑ Τον παλιό καλό καιρό οι άνθρωποι ένιωθαν πως είχαν όλο τον χρόνο στα πόδια τους. Πλέον αυτό αποτελεί περασμένα μεγαλεία. Ο χρόνος που έχουμε στην δίαθεση μας για να κάνουμε αυτά που πρέπει και θέλουμε στην δουλειά δεν είναι ποτέ αρκετός. Οι τεχνικές οργάνωσης που χρησιμοποιούσαν την δεκαετία του ΄80 είναι πλέον απαρχαιωμένες και αναποτελεσματικές. Ερώτηση: Διαφορές του πριν και του σήμερα στο χώρο εργασίας και τον τρόπο που δούλευαν;

4 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου ΤΟ ΠΡΙΝ ΚΑΙ ΤΟ ΣΗΜΕΡΑ Παλιά νομίζαν πως μπορούσαν να κάνουμε την δουλειά αν ασχολούνταν με κάθε χαρτί μια φορά. Πλέον, έχουμε και χαρτιά, αλλά έχουμε και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email), φωνοταχυδρομείο (voicemail) και συστήματα ασύρματης επικοινωνίας. Πάνω στα γραφεία μας έχουμε ταχύτατους υπολογιστές που συνδόνται μεταξύ τους και έχουμε και επικοινωνία μέσω του ίντερνετ. Παλια χαίρονταν αν ένα γράμμα κατόρθωνε να φτάσει την επόμενη μέρα μέσω ταχυδρομείου. Σήμερα χρειάζονται κάποια λεπτά το αργότερο μέσω φαξ ή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Παλιά οι γραμματείς έγραφαν σε γραφομηχανές αργά για να μην κάνουν λάθη. Πλέον, η χρήση υπολογιστών έχει κάνει τα πάντα ευκολότερα και ταχύτερα, Επιτρέπει λάθη και κάνει ακόμη και διορθώσεις. Παλιά περνούσαν ώρες σε αίθουσες συσκέψεων προσπαθώντας να δημιουργήσουν σύνθετα προιόντα και παρουσιάσεις. Πλέον, με την χρήση των δικτύων γίνεται έρευνα αγοράς και συνεργασία με άτομα από το άλλο μέρος του πλανήτη.

6 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Η σωστή οργάνωση και διαχείριση του χρόνου είναι πολύ σημαντική καθώς μας βοηθά να απαλλαγούμε από το αίσθημα απογοήτευσης όταν νιώθουμε πως δεν προλαβαίνουμε να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις μας έγκαιρα και έχουμε χάσει τον έλεγχο. Δεν αρκεί να φτιάξουμε μια λίστα με τα πράγματα που έχουμε να κάνουμε, αλλά να αναπτύξουμε την δεξιότητα που απαιτεί πειθαρχία, προγραμματισμό και αντικειμενική εκτίμηση των δυνατοτήτων μας.

7 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Όλοι οι άνθρωποι έχουν στην διάθεση τους τον ίδιο διαθέσιμο χρόνο δηλαδή 24 ώρες την ημέρα. Αυτό που τους διαφοροποιεί είναι ο τρόπος με τον οποίο αξιοποιούν αυτό τον χρόνο. Η σωστή αξιοποίηση σημαίνει θέτουμε στόχους για το πώς θέλουμε να επενδύσουμε τον χρόνο μας και να τον εκμεταλλευτούμε στο έπακρο θέτοντας τις προτεραιότητες μας με ιεραρχική σειρά. Προσπαθούμε να συνδυάσουμε χρόνο για υποχρεώσεις και χρόνο για προσωπικές στιγμές.

8 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Με την σωστή διαχείριση του χρόνου, αξιοποιούμε αποτελεσματικά τον χρόνο μας ώστε να πετύχουμε τους κύριους στόχους μας. Με την οργάνωση του χρόνου, ακολουθούμε μια συγκεκριμένη διαδικασία ώστε να διαχειριστούμε σωστά τον χρόνο μας. Σημαντικός παράγοντας όμως είναι να αποφασίσουμε από την αρχή τι είναι πιο σημαντικό για εμάς. Δηλαδή να σημειώσουμε τις προτεραιότητες μας.

9 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Στην πραγματικότητα δεν μπορούμε να διαχειριστούμε τον χρόνο, παρά μόνο τον εαυτό μας και τη σχέση μας με αυτόν. Άλλωστε, το πώς χρησιμοποιούμε (ή τρώμε) τον χρόνο μας είναι σε μεγάλο βαθμό θέμα συνήθειας. Και οι συνήθειες -αν και δύσκολα- αλλάζουν… Η οργάνωση του χρόνου -και γενικότερα της ζωής μας- προϋποθέτει να ξεκαθαρίσουμε ποιοι είναι οι στόχοι μας, ποια είναι αυτά που θέλουμε να οργανώσουμε, πού θέλουμε να φτάσουμε, ώστε να αποδεχτούμε και να «ανεχτούμε» και το κόστος.

10 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Οι ικανότητες που χρειάζονται για την οργάνωση χρόνου είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, ο αυτοέλεγχος, η ανάθεση ευθυνών σε άλλους. Σ’ αυτά μπορούν να σας φανούν χρήσιμα κάποια από τα παρακάτω: Κρατήστε ένα εβδομαδιαίο ημερολόγιο δραστηριοτήτων όπου θα καταγράφετε για 2 -3 εβδομάδες όλα όσα κάνετε ανά ώρα όσο είστε ξύπνιοι, πόσο χρόνο διαθέσατε για το καθένα, πόσο χρόνο δεν κάνατε τίποτα ιδιαίτερο, ξεκουραστήκατε κ.λπ.

11 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Εντοπίστε τα σημεία στα οποία θα μπορούσατε να κάνετε κάποιες αλλαγές και ξεκαθαρίστε ποιες από αυτές είναι πράγματι δικές σας υποχρεώσεις και ευθύνες ή… τις φορτωθήκατε είτε χωρίς να έχετε χρόνο και διάθεση είτε από συνήθεια, ενώ θα μπορούσατε να πείτε όχι.

12 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Καταγράψτε σε μια αρχική λίστα αυτά που πρέπει να κάνετε και το πότε πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί, χωρίστε τα σε δραστηριότητες ημέρας / εβδομάδας και σε πιο μακροπρόθεσμους στόχους, ώστε να έχετε μια σαφή εικόνα για το τι έχετε να κάνετε και πότε. Οι στόχοι δεν πρέπει να περιλαμβάνουν μόνο επαγγελματικές δραστηριότητες ή άλλες υποχρεώσεις, αλλά και προσωπικές και κοινωνικές δραστηριότητες, ώστε το πρόγραμμά σας να καλύπτει όλες τις ανάγκες σας. -.

13 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Οργανώστε τους στόχους σας με βάση δύο κριτήρια: βαθμός επείγοντος και σημαντικότητα: α) πρέπει να γίνει σήμερα – αύριο κ.λπ., β) καλό είναι να γίνει τότε, γ) μπορώ να το αναβάλω για τότε, γ) μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον άλλο. Ξεκινήστε από το πιο σημαντικό + επείγον.

14 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Όταν αναθέτετε κάτι σε κάποιον άλλο, χρειάζεται να αποφασίσετε τι θα είναι αυτό, ποιος είναι ο πιο κατάλληλος για να το αναλάβει, τι πληροφορίες θα του δώσετε, αλλά κυρίως χρειάζεται να αναθέσετε μαζί και την ευθύνη και να αποδεχτείτε ότι δεν θα γίνει όπως ακριβώς θα το κάνατε εσείς… Εντοπίστε προθεσμίες που λήγουν κ.λπ. – σαφώς προηγούνται!

15 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Κάντε μια λίστα με όλα όσα έχετε διαπιστώσει ότι δεν σας βοηθούν και… μην τα κάνετε! Επικεντρωθείτε μόνο σε έναν στόχο κάθε φορά. Διαφορετικά, αν ενώ ασχολείστε με κάτι σκέφτεστε όλα όσα έχετε να κάνετε μετά (αύριο, την υπόλοιπη εβδομάδα, τον επόμενο μήνα, την υπόλοιπη ζωή…), είναι σαν κάθε φορά που τρώτε να σκέφτεστε όλα τα φαγητά που πρέπει να φάτε στη ζωή σας! Η… βαρυστομαχιά είναι εξασφαλισμένη και μόνο με τη σκέψη!

16 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Δημιουργήστε το κατάλληλο περιβάλλον για να εργάζεστε, αυτό που ταιριάζει στον τρόπο εργασίας σας. Βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι ρεαλιστικοί και μην προσπαθείτε για το ακατόρθωτο. Περιλάβετε στο πρόγραμμά σας και τα απρόβλεπτα (π.χ. προβλήματα με τον υπολογιστή): αφήστε επιπλέον χρόνο κενό ώστε να αναπροσαρμόσετε το πρόγραμμά σας αν χρειαστεί.

17 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Μην αφήνετε την ανία να σας αποθαρρύνει αν αυτό που έχετε να διεκπεραιώσετε είναι βαρετό.. βρείτε κίνητρα: σκεφτείτε τα πλεονεκτήματα του να το ολοκληρώσετε, όπως το αίσθημα ικανοποίησης, ελευθερίας και ανακούφισης που θα φύγει από πάνω σας αυτή η υποχρέωση, καθώς και το ότι μπορείτε να έχετε τον εαυτό σας υπό έλεγχο! Μην υποτιμάτε τις βαρετές υποχρεώσεις (π.χ. δουλειές σπιτιού). Όταν είναι παραμελημένες έχουν την τάση να γίνονται βουνό!

18 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Μάθετε να λέτε «όχι» σε άλλες δραστηριότητες, παρακλήσεις, άτομα που σας τρώνε το χρόνο (εκτός αν πράγματι εκείνη ακριβώς τη στιγμή τους είναι απαραίτητη η βοήθειά σας και επιλέξετε να τους τη δώσετε). Κλείστε το τηλέφωνο και κλειδώστε την πόρτα, για να αποφύγετε τις περιττές διακοπές από τους άλλους.

19 Τι μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τον χρόνο μας καλύτερα Χρησιμοποιήστε τους βιολογικούς σας ρυθμούς για οδηγό: εντοπίστε και αξιοποιήστε τις ώρες της ημέρας που είστε πιο ενεργητικός και αποδοτικός. Δώστε το δικαίωμα στον εαυτό σας κάποιες μέρες να μην είστε παραγωγικοί. Αν μη τι άλλο, το έχετε ανάγκη για να αποδίδετε καλύτερα τις υπόλοιπες! Η οργάνωση χρόνου είναι μια ικανότητα που χρειάζεται χρόνο για να μαθευτεί και να αρχίσει να λειτουργεί! Τελικά όμως θα σας δώσει τον επιπλέον χρόνο που χρειάζεστε για να μπορείτε να χαίρεστε αυτά που είναι πιο σημαντικά για εσάς!

20 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου Ερώτηση: Γιατί κάθε εργαζόμενος χρειάζεται να κάνει σωστή διαχείριση του χρόνου του; Οφέλη από την σωστή διαχείριση του χρόνου;

21 Γιατί κάθε εργαζόμενος χρειάζεται να κάνει σωστή διαχείριση του χρόνου του Με την σωστή διαχείριση του χρόνου, μπορούμε να πετύχουμε όλους τους στόχους μας. Αυτό σημαίνει ολοκληρώνουμε όλα τα καθήκοντα μας στο χρονικό διάστημα που πρέπει. Γινόμαστε παραγωγικοί, αποτελεσματικοί και αποδοτικοί! Όχι απλά απασχολημένοι! Όταν η παραγωγικότητα αυξάνεται, η ποιότητα της εργασίας βελτιώνεται, κάνουμε πράγματα στην ώρα τους και βγάζουμε περισσότερη δουλειά με λιγότερο κόπο. Η εταιρία βγάζει χρήματα, και το ίδιο κι εμείς. Σημασία δεν έχει πόσες ώρες δουλεύουμε αλλά τι αποτέλεσμα έχουμε. Ο κάθε εργαζόμενος πρέπει καθημερινά με υπευθυνότητα να ολοκληρώνει τα καθήκοντα που του αναθέτουν. Εάν μπορούμε να διαχειριστούμε σωστά το χρόνο μας, θα μπορούμε να ελέγξουμε τη ζωή μας, το άγχος μας, την ενέργειά μας. Θα κάνουμε πρόοδο στη δουλειά μας. Θα βρούμε την ισορροπία ανάμεσα στη δουλειά, την προσωπική και οικογενειακή ζωή. Θα αποκτήσουμε την ευελιξία να ανταποκριθούμε σε αλλαγές και νέες ευκαιρίες.

22 Οφέλη από την σωστή διαχείριση του χρόνου Τα πέντε βασικά οφέλη της σωστής διαχείρισης του χρόνου είναι: Α) Έλεγχος. Μας δίνεται η δυνατότητα να έχουμε τον έλεγχο και να καθορίζουμε το πρόγραμμα μας όπως εμείς θέλουμε. Β) Παραγωγικότητα. Μας βοηθάει να είμαστε πιο παραγωγικές στον χώρο εργασίας εκμεταλλευόμενες τον χρόνο κατάλληλα για καλύτερα αποτελέσματα. Γ) Αυτοπεποίθηση, ψυχική ηρεμία και αποβολή αγχους. Όσα περισσότερα καταφέρνουμε να επιτύχουμε μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, τόσο πιο πολύ αυτοπεποίθηση νιώθουμε. Έτσι αποβάλλουμε και το άγχος και μένει μια ψυχική ηρεμία.

23 Οφέλη από την σωστή διαχείριση του χρόνου Δ) Διασκέδαση και ελεύθερο χρόνο. Μας δίνεται η ευκαιρία να απολαύσουμε στιγμές οικογενειακές και με φίλους ή κάνοντας το αγαπημένο μας σπορ, χωρίς να πρέπει να ανησυχούμε για ολοκλήρωση των καθηκόντων μας κάνοντας υπερωρίες. Ε) Συνάντηση στόχων. Το αίσθημα της ικανοποίησης και χαράς που προσφέρει η επίτευξη των στόχων.

24 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Με ένα αποτελεσματικό σύστημα παρακολούθησης είμαστε σίγουροι ότι τίποτα δεν μας ξεφεύγει. Μας βοηθάει να κάνουμε την δουλειά μας καλά και στην ώρα της. Mας βοηθάει να βελτιώνουμε την ποιότητα της δουλειάς μας. Μας δίνει την δυνατότητα να ξεκινάμε την δουλειά μας προγραμματισμένα. Θυμόμαστε με ποιόν πρέπει να επικοινωνήσουμε και πότε. Να έχουμε πλήρη έλεγχο των επαγγελματικών μας.

25 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Να παρακολουθούμε και να ελέγχουμε εργασίες που έχουμε αναθέσει σε άλλους. Να μπορούμε να αντιμετωπίζουμε πολλές υποθέσεις την ημέρα. Να έχουμε πλήρη έλεγχο του προγράμματος και του εαυτού μας. Να κοιμόμαστε καλά το βράδυ νιώθοντας πως καλύψαμε πολλές δουλειές και γενικώς να είμαστε πιο επικοδομητικοί στην δουλειά μας με χρόνο για κοινωνική ζωή.

26 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Ο βασικός κατάλογος είναι ένα τέτοιο είδος συστήματος παρακολούθησης αφού μπορούμε να γράφουμε τα πάντα με νοικοκυρεμένο και σχολαστικό τρόπο και να έχουμε έλεγχο σε ολες τις δουλειές μας που βρίσκονται σε εκκρεμότητα ή είναι σε εξέλιξη.

27 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Συμβουλές σχετικά με την χρήση του Βασικού Καταλόγου: Χρησιμοποιούμε ένα μεγάλο χαρτί. Εχουμε αρκετό χώρο να γράψουμε ότι επιθυμούμε χωρίς την ανάγκη να συμπιέσουμε τις σημειώσεις. Καταγράφουμε τα πάντα. Από τηλέφωνα και ονόματα μέχρι ενέργειες και εκκρεμότητες. Προσθέτουμε και άλλες σελίδες στον κατάλογο. Μεταφέρουμε τις εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί για να συγχωνεύσουμε τις σελίδες του Βασικού καταλόγου. Αυτό σημαίνει ελέγχουμε από τον παλιό κατάλογο ότι εκκρεμότητες έχουμε και δεν τις ολοκληρώσαμε και τις μεταφέρουμε στον καινούριο.

28 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Συμβουλές σχετικά με την χρήση του Βασικού Καταλόγου: Κανουμε την δουλειά μας. Κατά την διάρκεια της μέρας διαβάζουμε από τον κατάλογο τα στοιχεία και αποφασίζουμε με ποια εργασία θα ασχοληθούμε που θεωρούμε πιο σημαντική. Μετά την ολοκλήρωση της την διαγράφουμε από τον κατάλογο. Εξετάζουμε τον βασικό κατάλογο πριν πάμε σπίτι. Ελέγχουμε ποιές εργασίες έχουν ολοκληρωθεί και προγραμματίζουμε ποια θα είναι η εργασία με την οποία θα ασχοληθούμε την επόμενη μέρα την οποία θεωρούμε και πιο σημαντική.

29 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Πρέπει να θυμόμαστε ότι δεν μπορούμε να τα κάνουμε όλα. Δεν μπορούμε να ολοκληρώνουμε όλες τις δουλειές που αναφέρονται στον κατάλογο καθημερινά. ΄Αλλωστε ο σκοπός του κατάλογου είναι να μας βοηθά να αναγνωρίζουμε τις σημαντικές εργασίες που πρέπει να γίνουν.

30 Οργάνωση και Διαχείριση του Χρόνου/ Ο Βασικός Κατάλογος Δυστυχώς ο βασικός κατάλογος δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Είναι ένα πολύ καλό εργαλείο που μας βοηθά να οργανωθούμε αλλά έχει τα μειονεκτήματα του: Δεν είναι εύκολη η παρακολούθηση μελλοντικών εργασιών. Δεν είναι καλό για υπενθύμιση μακροχρόνιων εκκρεμοτήτων πχ επιστροφή τηλεφωνήματος μετά απο κάποιους μήνες ή ξεκίνημα κάποιας εργασίας μετά απο 1 μήνα Ονόματα, διευθύνσεις, τηλέφωνα κλπ δεν μπορούν να μένουν στον κατάλογο γιατί κινδυνεύουν να πεταχτούν. Πρέπει να μεταφέρονται στο organizer. Γι αυτό τον λόγο είναι σημαντικό για να έχουμε πετυχημένο αποτέλεσμα, ο βασικός καταλογος να συνδιάζεται με προσωπική ατζέντα την οποία θα αναλύσουμε σε άλλο μάθημα.