Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

Η παρουσίαση φορτώνεται. Παρακαλείστε να περιμένετε

1 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Γενικά για την Μηχανοργάνωση  Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας της Πληροφορικής στον χώρο των επιχειρήσεων, παράλληλα.

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Παρουσίαση με θέμα: "1 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Γενικά για την Μηχανοργάνωση  Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας της Πληροφορικής στον χώρο των επιχειρήσεων, παράλληλα."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 1 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Γενικά για την Μηχανοργάνωση  Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας της Πληροφορικής στον χώρο των επιχειρήσεων, παράλληλα με τις νέες εξελίξεις στον τομέα των τηλεπικοινωνιών και την ηλεκτρονικοποίηση των παραδοσιακών μηχανών ενός γραφείου προώθησαν την αυτοματοποίηση των περισσοτέρων εργασιών στον χώρο αυτό, οπότε έχουμε την έννοια της Μηχανοργάνωσης, ή όπως ορίζουν διάφοροι συγγραφείς τον κλάδου που ονομάζεται Αυτοματισμός Γραφείου (office automation).

2 2 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Για την Μηχανοργάνωση και τον αυτοματισμό του γραφείου απαιτούνται : Εξοπλισμός σε υπολογιστικά μηχανήματα (hardware) Δηλαδή Η/Υ, Εκτυπωτές, Αριθμομηχανές κ.λ.π. Κατάλληλο Λογισμικό (software) Δηλαδή Προγράμματα οικονομικά ή τεχνικά ή αυτοματισμού γραφείου Δίκτυο επικοινωνιών (communications networks) Τηλεφωνικά κέντρα, ενδοεπικοινωνίες, modem κ.λ.π. Διοικητικές αποφάσεις και ενέργειες

3 3 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Σε μια πλήρως Μηχανοργανωμένη επιχείρηση οι υπηρεσίες που προσφέρονται μέσω του λογισμικού που έχει αναπτυχθεί είναι:  Οικονομικές & Λογιστικές εφαρμογές  Επεξεργασία Κειμένων  Βάσεις δεδομένων &Ηλεκτρονικοί πίνακες  Υποστήριξη διοίκησης & στελεχών  Γραφικά με Η/Υ  Επιτραπέζια εκδοτικά συστήματα  Δίκτυα τηλεπικοινωνιών  Υπηρεσίες τηλεματικής

4 4 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Με τον όρο «Μηχανογραφημένη Λογιστική» εννοούμε την ανάπτυξη και την τήρηση όλων των γνωστών λογιστικών συστημάτων (κλασικό, συγκεντρωτικό) με μηχανογραφικά μέσα. Ουσιαστικά, δεν μιλάμε για μια καινούργια λογιστική έννοια, αλλά για τη νέα σύγχρονη προσέγγιση της λογιστικής, η οποία ανοίγει νέους δρόμους στη λογιστική επιστήμη, παρέχοντας νέες δυνατότητες και ευκαιρίες στις επιχειρήσεις που τη χρησιμοποιούν. Με έναν πιο διαφορετικό τρόπο θα μπορούσαμε να ορίσουμε τη μηχανογραφημένη λογιστική ως «την καταγραφή, επεξεργασία και οργάνωση των λογιστικών πράξεων με τη βοήθεια συστήματος ηλεκτρονικών υπολογιστών».

5 5 Γενικές έννοιες Ηλεκτρονικών Υπολογιστών

6 6 Hardware Ο Η/Υ (CPU, Monitor, Keyboard) και τα περιφερειακά του, εκτυπωτής, bar-code, scanner κλπ ονομάζονται Hardware  Ηλεκτρονικός Υπολογιστής (computer) είναι η ηλεκτρονική μηχανή η οποία αυτόματα εκτελεί υπολογισμούς και εξαγάγει λογικά συμπεράσματα, με μεγάλη ταχύτητα, καθοδηγούμενη από κάποιο πρόγραμμα.

7 7 Software – Λειτουργικά Συστήματα  Ο Η/Υ από την κατασκευή του δέχεται προγραμματισμό με το βασικό πρόγραμμα που εκμεταλλεύεται τις δυνατότητές του και λέγεται "Λειτουργικό Σύστημα" (WINDOWS, LINUX, UNIX κλπ.).  Το Λειτουργικό σύστημα είναι ένα πρόγραμμα (ή μια σειρά προγραμμάτων), με σκοπό την πλήρη διαχείριση και αξιοποίηση όλων των μονάδων και των περιφερειακών ενός Η/Υ με σκοπό την πλήρη και ορθή εκτέλεση διαφόρων προγραμμάτων λογιστικών, τεχνικών κ.λ.π

8 8 Software – Γλώσσες Προγραμματισμού  Ο Η/Υ προγραμματίζεται με επιπλέον ειδικά προγράμματα που λέγονται "Γλώσσες Προγραμματισμού". (VISUAL C, VISUAL BASIC κλπ)  Με την βοήθεια κάποιας Γλώσσας Προγραμματισμού ορίζουμε την λογική σειρά με την οποία θα μας δώσει ο Η/Υ την λύση στο οποιοδήποτε πρόβλημα.  Κάθε Γλώσσα προγραμματισμού αποτελείται από ένα σύνολο προγραμμάτων που κάτω από ορισμένους κανόνες και με την βοήθεια συγκεκριμένων εντολών, λέξεων δηλαδή σε αγγλική ορολογία, διαφόρων συμβολισμών και λοιπών εργαλείων, με κάποια λογική σειρά δημιουργούν ένα πρόγραμμα για Η/Υ, μια και χωρίς αυτό ο Η/Υ δεν δύναται να επιλύσει οποιοδήποτε πρόβλημα.

9 9 Software  Η λογική αυτή σειρά είναι το πρόγραμμα (Λογισμικό, Software) που καθοδηγεί τον Η/Υ σε κάθε βήμα και τον ορίζει στην εκτέλεση ελέγχων ορθότητας.  Μπορούμε λοιπόν να πούμε ότι το Λογισμικό (Software), διακρίνεται α) στο Software των Συστημάτων που είναι τα διάφορα Λειτουργικά συστήματα των Η/Υ β) και το Software των προγραμμάτων εφαρμογών.

10 10 Οι Ειδικοί της Πληροφορικής O ειδικός που αναλύει το πρόβλημα μιας επιχείρησης, για το οποίο απαιτείται η μηχανογραφική λύση, ονομάζεται "Αναλυτής Συστημάτων" και έχει την γνώση να προτείνει τον τρόπο επίλυσης του προβλήματος, τους απαραίτητους ελέγχους, το Λειτουργικό Σύστημα, την Γλώσσα Προγραμματισμού, βήμα προς βήμα το λογικό διάγραμμα με βάση το οποίο θα αναπτυχθεί ο "κώδικας" καθώς και το Hardware που απαιτείται.  ¨ ’Προγραμματιστής’ είναι αυτός ο οποίος το λογικό διάγραμμα που έχει εκπονήσει ο Αναλυτής το μετατρέπει σε μια σειρά από εντολές μιας "γλώσσας προγραμματισμού" για να δημιουργηθεί το πρόγραμμα με το οποίο επιλύουμε το πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε.

11 11 Οι Ειδικοί της Πληροφορικής  Χρήστης είναι αυτός ο οποίος γνωρίζει την χρήση, γενικά την λειτουργία των Η/Υ, των διαφόρων περιφερειακών αυτών και φυσικά την εν γένει λειτουργία συγκεκριμένων εφαρμογών που έχουν αναπτυχθεί για τους Η/Υ.  Ειδικά για τους χρήστες πρέπει να τονίσουμε τον ρόλο του Μηχανογράφου Λογιστή ο οποίος είναι ο εξειδικευμένος Λογιστής με κατάρτιση στην χρήση των Η/Υ και των λογιστικών εφαρμογών, με σκοπό να αναβαθμίσει τον ρόλο του μέσα στο οργανόγραμμα μιας επιχείρησης

12 12 Τρόποι Χρήσης των Η/Υ  Από πλευράς χρήσης των Η/Υ και ανάλογα φυσικά με το λειτουργικό σύστημα που υποστηρίζει αυτούς, έχουμε την λειτουργία αυτών σαν: Μονοπρογραμματισμό (monoprogramming) όπου έχουμε την δυνατότητα σε ένα αυτόνομο Η/Υ να εκτελούμε ένα μόνο πρόγραμμα.(MS-DOS) Εδώ έχουμε δηλαδή την δυνατότητα ένα πρόγραμμα να το διαχειρίζεται ένας μόνο χρήστης (single user). Πολυπρογραμματισμό-πολυδιεργασία (multiprogramming-multitasking) όπου έχουμε την δυνατότητα να επεξεργαζόμαστε πολλά διαφορετικά προγράμματα στον ίδιο Η/Υ. (Windows)

13 13 Τρόποι Χρήσης των Η/Υ Αναλύοντας με λίγα τεχνικά λόγια την λειτουργία, ο Η/Υ βασίζεται στην δυνατότητα του λειτουργικού συστήματος να εκτελεί πολλές ταυτόχρονα εργασίες, είτε με το να εκμεταλλεύεται τον «νεκρό χρόνο» κάποιου περιφερειακού (τυπώνει ο εκτυπωτής), άρα δίδει δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων σε άλλο πρόγραμμα, είτε ακόμα και τον καταμερισμό χρόνου (time sharing) της Κεντρικής Μονάδας Επεξεργασίας (CPU) στην ταυτόχρονη επεξεργασία των διαφορετικών προγραμμάτων

14 14 Συστήματα Η/Υ Οι Η/Υ έχουν την δυνατότητα να λειτουργούν σαν αυτόνομες μονάδες, αλλά και να συνδεθούν μεταξύ τους με ειδικές κάρτες και καλωδιώσεις οπότε έχουμε τα δίκτυα των Η/Υ.  Στην περίπτωση που έχουμε μεμονωμένο Η/Υ η μεταφορά στοιχείων από έναν Η/Υ σε έναν άλλο γίνεται με την χρήση δισκετών ή κάποιου άλλου τύπου μαγνητικού μέσου.  Όταν έχουμε δίκτυο Η/Υ η μεταφορά των δεδομένων γίνεται μέσω της ειδικής καλωδίωσης και των καρτών που εξασφαλίζουν την επικοινωνία μεταξύ τους.  Σε περίπτωση που υπάρχει δίκτυο Η/Υ το ίδιο πρόγραμμα μπορούν να το διαχειρίζονται ταυτόχρονα πολλοί χρήστες (multi- user).

15 15 Συστήματα Η/Υ  Στην περίπτωση των δικτύων Η/Υ, NOVELL, LAN, UNIX, WINDOWS, έχουμε τον SERVER που είναι ο κεντρικός Η/Υ, στον οποίο υπάρχουν διάφορα προγράμματα στον σκληρό του δίσκο και έχει την δυνατότητα μέσω του λειτουργικού συστήματος του δικτύου να τροφοδοτεί ή να δέχεται πληροφορίες ταυτόχρονα στους υπόλοιπους Η/Υ που ονομάζονται Τερματικά (terminals) και στους οποίους μπορούμε να τρέξουμε κάποιο από τα προγράμματα του Server.

16 16 Δίκτυα Η/Υ α) Τοπικά δίκτυα, αυτά που λειτουργούν δηλαδή στην έδρα μιας επιχείρησης, όπου υπάρχει ένας Κεντρικός Η/Υ (Server) και οι διάφοροι Τερματικοί σταθμοί (Terminals)

17 17 Δίκτυα Η/Υ β) σε Δίκτυα ευρείας περιοχής και είναι αυτά που εξασφαλίζουν την σύνδεση μέσω Modems και τηλεφωνικών ή άλλων ειδικών γραμμών, ενός τοπικού δικτύου Η/Υ ή ενός μεμονωμένου Η/Υ, με άλλους Η/Υ ή άλλα δίκτυα Η/Υ σε διαφορετικά μέρη του κόσμου. Ένα τέτοιο υπερδίκτυο είναι το INTERNET.

18 18 Πλεονεκτήματα – Μειονεκτήματα Δικτύων Κάποια από τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν τα δίκτυα Η/Υ σε μια επιχείρηση είναι τα ακόλουθα :  Ευελιξία στον κάθε χρήστη να μπορεί να τρέξει το ίδιο πρόγραμμα με κάποιο άλλο χρήστη ταυτόχρονα, ώστε να βελτιωθεί ο χρόνος καταχώρησης και επεξεργασίας των δεδομένων μιας επιχείρησης. Δυνατότητα επεξεργασίας περισσοτέρων του ενός προγραμμάτων από διαφορετικούς χρήστες και εάν το επιτρέπει το λειτουργικό σύστημα πολυδιεργασία σε περισσότερα από ένα προγράμματα για κάθε χρήστη.  Χρησιμοποίηση διαφόρων περιφερειακών από κοινού για κάθε χρήστη π.χ. εκτύπωση στον ίδιο εκτυπωτή από πολλούς διαφορετικούς χρήστες (printer server) κ.λ.π.

19 19 Πλεονεκτήματα – Μειονεκτήματα Δικτύων Φυσικά υπάρχουν και διάφορα μειονεκτήματα που είναι όμως υποδεέστερα από τα πλεονεκτήματα που προσφέρουν τα δίκτυα και μπορούμε να αναφέρουμε ως κυριότερα:  Το αρχικό κόστος και την εν γένει συντήρηση ενός δικτύου είναι πιο πολυδάπανα απ΄ ότι σε ένα μεμονωμένο Η/Υ.  Οι χρήστες πρέπει να επιμορφωθούν σε περισσότερες έννοιες γενικά για την ορθή λειτουργία των δικτύων και των Η/Υ ώστε να αποφύγουμε πιθανά λάθη στην χρήση αυτών.

20 20 Τρόπος επεξεργασίας των Η/Υ Ο χρήστης να είναι σε απ’ ευθείας σύνδεση με τον Η/Υ οπότε λέμε ότι έχουμε επικοινωνία ON-LINE. Στην On-Line επικοινωνία έχουμε δύο διαφορετικές περιπτώσεις :  α) Σε απ’ ευθείας σύνδεση ON-LINE αλλά μόνο ως προς την υποβολή ερωτήσεων για πληροφορίες που είναι καταχωρημένες σε αρχεία, ενώ η ενημέρωση των αρχείων να γίνεται με την μορφή του Batch file δηλαδή να γίνεται μαζικά (π.χ. όταν εκδίδεται μηχανογραφικά ένα τιμολόγιο έχουμε ήδη γράψει τον πελάτη, τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές κλπ και όταν δώσουμε εντολή να καταχωρηθούν τότε γίνεται η διαδικασία ενημέρωσης του πελάτη και της αποθήκης).  β) Σε απ’ ευθείας σύνδεση ON-LINE REAL TIME όπου ή ενημέρωση των αρχείων γίνεται την ίδια στιγμή που καταχωρείται μια κίνηση (στην περίπτωση δηλ που προαναφέραμε του τιμολογίου, με το που καλώ το κάθε είδος στο τιμολόγιο και ορίζω τιμές και ποσότητες άμεσα ενημερώνει το πρόγραμμα τον πελάτη και την αποθήκη χωρίς να περιμένει να ολοκληρώσω το τιμολόγιο με όλα τα είδη και την τελική έκδοση αυτού).

21 21 Ορολογίες της Πληροφορικής  Πληροφορία information είναι ο όρος που περιλαμβάνει μια σειρά από δεδομένα, γεγονότα, παραστάσεις, που είτε έχουν άμεση σχέση μεταξύ τους, είτε όχι και επίσης πιθανότατα να έχουν επεξεργασθεί κατάλληλα ώστε να είναι άμεσα προς χρήση σε κάθε άνθρωπο ή κάποιο στέλεχος μιας επιχείρησης.  Δεδομένα data είναι ο γενικός όρος που δηλώνει τα γράμματα τους αριθμούς και τους διάφορους χαρακτήρες και τα σύμβολα που μπορούν να επεξεργασθούν ή να παραχθούν από ένα Η/Υ.  Αρχείο file είναι μια συγκεκριμένη ομάδα ομοίων πληροφοριών τα οποία μπορούν να περιέχουν δεδομένα, προγράμματα, κείμενα κ.λ.π. Μπορούμε δηλαδή σε ένα πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής να διαχωρίσουμε το αρχείο του Λογιστικού σχεδίου, το αρχείο των Ημερησίων εγγραφών κ.λ.π.  Πεδίο field είναι μια σειρά από γράμματα ή αριθμούς που περιγράφουν την έννοια ενός δεδομένου. Η περιγραφή δηλαδή ενός είδους, η κατηγορία του ΦΠΑ που ανήκει αυτό, η μονάδα μέτρησης αυτού κ.λ.π. αποτελούν ένα πεδίο, που είναι ένα μέρος από ένα συγκεκριμένο αρχείο π.χ. στο παράδειγμα που αναφέραμε το αρχείο ειδών.

22 22 Ορολογίες της Πληροφορικής  Εγγραφή record είναι ένα σύνολο από μια σειρά δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ τους και σχηματίζουν ένα συγκεκριμένο αρχείο π.χ. καταχωρώντας τα πλήρη στοιχεία ενός πελάτη όπως κωδικός, επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση κ.λ.π. και με μια σειρά στοιχεία άλλων πελατών έχουμε το αρχείο των πελατών.  Εγκατάσταση Installation (θα το δούμε συχνά σαν Install ή και σαν Setup) είναι η διαδικασία με την οποία προετοιμάζουμε τον Η/Υ να «γράψει» στον σκληρό δίσκο μια συγκεκριμένη εφαρμογή σύμφωνα με τις προδιαγραφές που προτείνει ο κατασκευαστής αυτού.  Αναβάθμιση upgrade η διαδικασία με την οποία επαυξάνουμε τις δυνατότητες είτε ενός λογισμικού εφαρμογών είτε τις δυνατότητες ενός Η/Υ. Αυτοί είναι λοιπόν κάποιοι από τους ορισμούς που συναντά κάθε χρήστης συχνά, συνήθως στην αγγλική ορολογία και έχουν άμεση σχέση με την Μηχανογράφηση των επιχειρήσεων.

23 23 Μηχανογραφημένη Λογιστική και Λογιστικό Επάγγελμα  Ο ρόλος του λογιστή στις σημερινές επιχειρήσεις Για να καταστήσουμε σαφέστερη τη σχέση του σύγχρονου λογιστή με τη μηχανογραφημένη λογιστική θα αναφερθούμε στο ρόλο του λογιστή στις σημερινές επιχειρήσεις και στις γνώσεις που πρέπει να έχει για να ανταποκριθεί στα καθήκοντά του. Προκειμένου να διεκπεραιώσει με επιτυχία τα καθημερινά του καθήκοντα, θα πρέπει να γνωρίζει σε ικανοποιητικό βαθμό μεταξύ άλλων: . την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων που λαμβάνουν χώρα μέσα στην επιχείρηση, . την σωστή τήρηση των λογιστικών βιβλίων και λοιπών οικονομικών καταστάσεων, . τον έλεγχο συμφωνίας των οικονομικών συναλλαγών με τις ισχύουσες λογιστικές αρχές, . την κατάρτιση των διαφόρων οικονομικών καταστάσεων ανάλυσης και ελέγχου, . την ενημέρωση των διοικούντων και των υπολοίπων στελεχών για την οικονομική  πορεία της επιχείρησης, . τη διατήρηση ομαλών σχέσεων με τους τρίτους προς την επιχείρηση φορείς (Εφορίες, Τράπεζες κ.λπ.),. . τη μισθοδοσία του προσωπικού,. τους φορολογικούς νόμους και κανονισμούς. Παρ' ότι η φορολογία δεν πρέπει να επηρεάζει τη λογιστική επιστήμη, σήμερα η τελευταία διαδραματίζει βασικό ρόλο στη λήψη πολλών αποφάσεων της επιχείρησης.

24 24 Μηχανογραφημένη Λογιστική και Λογιστικό Επάγγελμα  Όλες τις σχετικές με το λογιστικό επάγγελμα νομοθεσίες και κανονισμούς: Το Ε.Γ.Λ.Σ. και τις διαδικασίες τήρησής του.  Τη φορολογική νομοθεσία.  Τον Κώδικα Βιβλίων & Στοιχείων (Κ.Β.Σ.).  Τη φορολογία του Φ.Π.Α..  Στοιχεία εμπορικού δικαίου.  Στοιχεία Χρηματοοικονομικής Λογιστικής.  Εργατική νομοθεσία.  Τη νομοθεσία φορολογίας των ακινήτων.  Τις επιμέρους φορολογίες (χαρτοσήμου, ειδικού φόρου κατανάλωσης, δημοτικών φόρων κ.λπ.).  Την τήρηση της Αναλυτικής Λογιστικής και του Εσωλογιστικού προσδιορισμού του κόστους.  Τρόπους και μεθόδους ανάλυσης των οικονομικών καταστάσεων.  Τραπεζικές διαδικασίες εισαγωγών - εξαγωγών.

25 25 Λογισμικό Επιχειρήσεων

26 26 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Η ανάπτυξη και η αυξανόμενη χρήση των Η/Υ οδήγησαν τους επιχειρηματίες να αντιληφθούν ότι η ταχύτητα με την οποία επεξεργάζονται οι Η/Υ τα λογιστικά στοιχεία τους έδινε την δυνατότητα άμεσης ενημέρωσης με κάθε πληροφορία που είναι δυνατόν να αναζητηθεί κάθε στιγμή (κίνηση πελάτη, προμηθευτή, είδους, αξιόγραφα εισπρακτέα-πληρωτέα κ.λ.π.) Για τους λογιστές υπήρχαν πάντα διάφορα προβλήματα συγκέντρωσης πληροφοριών από διάφορες καρτέλες γιατί δεν ήταν σε θέση για άμεση ενημέρωση των αναλυτικών λογαριασμών και ταυτόχρονα την επεξεργασία αυτών σε μικρό χρονικό διάστημα. Παράλληλα δεν είχαν δυνατότητα τήρησης πολλαπλών αναλυτικών λογαριασμών με τις αντίστοιχες υποδιαιρέσεις τους.

27 27 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Οι Η/Υ δεν αντικαθιστούν, ούτε υποκαθιστούν το προσωπικό μιας επιχείρησης και κατά συνέπεια δεν δημιουργούν ανεργία. Αντίθετα απαιτούν εξειδίκευση σε διάφορα επίπεδα ανάλογα με το εύρος των εφαρμογών τους. Η εφαρμογή των Η/Υ στις λογιστικές εφαρμογές δίνει δυνατότητα απαλλαγής από την κοπιαστική χειρογραφική διαδικασία και ταυτόχρονα χρόνο για ενασχόληση με επιτελικές και ελεγκτικές κυρίως εργασίες (έλεγχος των πληροφοριών που δώσαμε στους Η/Υ). Κατά συνέπεια έχουμε οικονομία χρόνου και άμεσες πληροφορίες προς αξιολόγηση για παροχή συμβουλών προς τον επιχειρηματικό κόσμο σε σύντομο χρόνο πράγμα σημαντικό για γρήγορες αποφάσεις

28 28 Λογιστικές εφαρμογές με Η/Υ Σε ότι αφορά την ποιότητα του έργου που προσφέρουν οι Η/Υ στις λογιστικές εργασίες μπορούμε να αναφέρουμε τα ακόλουθα:  1. την ταχύτητα καταχώρησης των εγγραφών και την ενημέρωση του επιχειρηματία.  2. την αποφυγή των λαθών αφού με εύκολο σχετικά έλεγχο εντοπίζεται η ακρίβεια των στοιχείων με τα οποία τροφοδοτήθηκε ο Η/Υ, αποφεύγονται πολλαπλοί και αναγκαίοι έλεγχοι αθροίσεων, μεταφορές εγγραφών κ.λ.π. που υπάρχουν στο χειρογραφικό σύστημα.  3. την πληθώρα αλλά και τον συνδυασμό των επεξεργασμένων πληροφοριών που παρέχονται σε ελάχιστο χρόνο, με τρόπο που ο επιχειρηματίας να είναι σε θέση κάθε στιγμή να γνωρίζει οποιαδήποτε πληροφορία χρήσιμη για τις ανάγκες τις εταιρίας του.

29 29 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής Θα μπορούσαμε να αναφέρουμε πάρα πολλά πλεονεκτήματα της μηχανογρα­ φημένης λογιστική, έναντι του χειρόγραφου συστήματος. Η σύγκριση είναι πραγματικά άνιση από κάθε άποψη. Παρακάτω επισημαίνουμε μόνο τα κυριότερα, που είναι:  1. Άμεση, πλήρης και σωστή πληροφόρηση Με τη μηχανογραφική τήρηση της γενικής λογιστικής ο λογιστής μπορεί ανά πάσα στιγμή να αντλήσει πληροφορίες που του ζητούνται από τη διοίκηση της επιχείρησης, ταξινομημένες και ομαδοποιημένες με διαφορετικό κάθε φορά τρόπο. Όπως:. Πληροφορίες ανά ομάδα λογαριασμού σε οποιοδήποτε βαθμό (πρωτοβάθμιο κ.λπ.).. Πληροφορίες ανά κατηγορία λογαριασμού (έσοδα, έξοδα, αγορές, πω­λήσεις κ.λπ.).. Πληροφορίες για την κίνηση των υποκαταστημάτων της επιχείρησης.. Πληροφορίες για την κίνηση του ταμείου, το cash flow, τις εκκρεμότητες με τις τράπεζες.  2. Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών Με τη μηχανογράφηση η δουλειά του λογιστή, όσον αφορά τις διαδικασίες καταχώρησης, σταματά στην απλή καταχώρηση των λογιστικών άρθρων. Όλες οι υπόλοιπες εργασίες (ενημέρωση γενικών και αναλυτικών καθολι­κών, ημερολογίων, ισοζυγίων, καταστάσεων Φ.Π.Α., καταστάσεων ΚΕ.Π.Υ.Ο. κ.λπ.), γίνονται αυτόματα μέσα από τα προγράμματα μηχανο­γράφησης.

30 30 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής  3. Αυτοματοποίηση και τυποποίηση λογιστικών καταστάσεων Με τη μηχανογράφηση των λογιστηρίων των επιχειρήσεων, η κατάρτιση των προς δημοσίευση λογιστικών Kαταστάσων (Ισολογισμός, Αποτελέσματα Χρήσεως), έγινε διαδικασία ρουτίνας. Εκτός του ότι έχει επέλθει τυποποίηση σύμφωνη με τις διατάξεις του Ενιαίου Γενικού Λογιστικού Σχεδίου και του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, η άντληση πληροφόρησης από τις καταστάσεις αυτές μπορεί να γίνει σε οποιοδήποτε χρονικό σημείο ζητηθεί, από τους διοικούντες την επιχείρηση, και για όποιο χρονικό διάστημα είναι απαιτητό. Η εκτύπωση των καταστάσεων αυτών γίνεται χωρίς να χρειάζεται χρόνος προετοιμασίας, ενώ ταυτόχρονα τα στοιχεία δίνονται συγκριτικά για το τρέχον και το προηγούμενο έτος.  4. Άμεση και διαρκής ενημέρωση για την πορεία της επιχείρησης Μέσω της μηχανογράφησης ο λογιστής είναι σε θέση σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή του ζητηθεί να δώσει πληροφορίες σχετικά με την πορεία της επιχείρησης, μέσω των αριθμοδεικτών που τα περισσότερα προγράμματα μηχανογραφημένης λογιστικής έχουν ενσωματωμένους. Έτσι, χρονοβόρες διαδικασίες κατάρτισης και ανάλυσης αριθμοδεικτών είναι πια αντικείμενα καθημερινής μελέτης χωρίς χρονικό κόστος.

31 31 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής  5. Μείωση του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων Με την τυποποίηση των λογιστικών διαδικασιών, η διδασκαλία τους στα Α.Ε.Ι., Τ.Ε.Ι. και Ι.Ε.Κ., λογιστικής κατεύθυνσης, έγινε πια εφικτή. Έτσι α­ πό τα φοιτητικά ακόμη χρόνια οι μελλοντικοί λογιστές αποκτούν τα απαραίτητα εφόδια. Με τον τρόπο αυτό και την εισαγωγή της μηχανογράφησης στις επιχειρήσεις, μειώνεται το λειτουργικό κόστος των επιχειρήσεων (κόστος χρόνου εκπαίδευσης των νέων ατόμων, κόστος χρόνου προσαρμογής στις διαδικασίες της επιχείρησης), μια και η ανεύρεση κατάλληλου και εξειδικευμένου προσωπικού γίνεται αρκετά πιο εύκολη.  6. Αύξηση του διαθέσιμου χρόνου των λογιστών Το κυριότερο κατά τη γνώμη μας πλεονέκτημα της μηχανογραφικής τήρησης της γενικής λογιστικής, είναι η αύξηση του διαθέσιμου ελεύθερου χρό­νου στους λογιστές. Οι ατελείωτες εκείνες ώρες καταγραφής, αθροίσεων, μεταφοράς και ελέγχου που ξοδεύει ο λογιστής με το χειρόγραφο σύστημα έχουν τελειώσει.

32 32 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής Συμπερασματικά οι βασικότερες διαφορές του μηχανογραφημένου σε σχέση με το χειρόγραφο λογιστήριο είναι: . Η αυτοματοποίηση όλων των εργασιών ρουτίνας (μεταφορές, αθροίσεις). .ο περιορισμός των λαθών σε σχέση με τα χειρόγραφα συστήματα. . Η μείωση του χρόνου ανάκτησης της πληροφορίας, με αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους επεξεργασίας των πληροφοριών. . Η αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπίνου δυναμικού της επιχείρησης.

33 33 Μηχανογραφικά μέσα για την εφαρμογή της Μηχανογραφημένης Λογιστικής Για την εφαρμογή της λογιστικής με μηχανογραφικό τρόπο η επιχείρηση χρειάζεται τα παρακάτω μηχανογραφικά μέσα:  Τον ή τους απαραίτητους ηλεκτρονικούς υπολογιστές (Η/Υ).  Τον κατάλληλο εκτυπωτή για την παραγωγή των επεξεργασμένων λογιστικών πληροφοριών σε χαρτί.  Το κατάλληλο λογιστικό πρόγραμμα (accounting software application) που θα αναλάβει την καταγραφή, οργάνωση και επεξεργασία των λογιστικών πληροφοριών.  Άλλα μηχανογραφικά μέσα όπως συστήματα αδιάλειπτης λειτουργίας (UPS), συστήματα αποθήκευσης (backup), αλλά και διάφορα αναλώσιμα μηχανογράφησης, όπως μελανοταινίες εκτυπωτών, μηχανογραφικό χαρτί, δισκέτες κ.λπ.

34 34 Τα προγράμματα της λογιστικής Από τα παραπάνω μηχανογραφικά μέσα το σπουδαιότερο είναι το κατάλληλο πρόγραμμα (λογισμικό) που θα αναλάβει την καταγραφή, οργάνωση και επεξεργασία των λογιστικών πληροφοριών. Με τον όρο λογιστικό πρόγραμμα εννοούμε το σύνολο των εντολών που αvαλαμβάνουν την οργάνωση και διαχείριση των λογιστικών πληροφοριών.  Ένα λογιστικό πρόγραμμα (εφαρμογή) αναλαμβάνει τη μηχανογραφική καταγραφή των λογιστικών στοιχείων τής επιχείρησης, δηλαδή τους λογαριασμού του λογιστικού σχεδίου και παρακολουθεί τις χρεοπιστώσεις τους, δηλαδή τις καθημερινές ημερολογιακές εγγραφές. Οι λογαριασμοί του λογιστικού σχεδίου αποτελούν το μέσο για την οργάνωση της καταγραφής των λογιστικών πράξεων με συστηματικό τρόπο, ώστε να είναι δυνατή η παροχή των απαραίτητων πληροφοριών για την λειτουργία της επιχείρησης.  Οι λογιστικές εγγραφές καταχωρούνται στα απαραίτητα ημερολόγια και μετα­φέρονται αυτόματα από το πρόγραμμα σε κάθε σχετικό λογιστικό βιβλίο ή κατάσταση που πρέπει να περιληφθούν (καθολικό, ισοζύγιο κ.λπ.).  Το λογιστικό πρόγραμμα δεν μπορεί να κατανοήσει λογιστικές έννοιες, αλλά εργάζεται πάντοτε σύμφωνα με έναν καθορισμένο τρόπο και λογική, όπως ακριβώς θέλησε ο κατασκευαστής του. Ουσιαστικά προσομοιώνει, τις εργασίες που θα έπρεπε να γίνουν με συμβατικούς τρόπους και. τις εκτελεί μηχανογραφικά.  Αυτός είναι και ο λόγος που χρειάζεται η τροφοδότηση του προγράμματος με την αρχική πληροφορία (ημερολογιακή εγγραφή), μια και οι υπόλοιπες διαδικασίες που θα έπρεπε να εκτελέσουμε, είτε με το χειρόγραφο σύστημα, είτε με το μηχανογραφικό, βασίζονται στο πρωτογενές παραστατικό. Μηχανογραφικά βέβαια όλες οι εργασίες (μεταφορά ημερολογιακών εγγραφών σε καθολικά, αθροίσεις κ.λπ.), διεκπεραιώνονται όχι μόνο ταχύτερα αλλά και πιο αξιόπιστα.

35 35 Εμπορικές - Λογιστικές – Ειδικές Εφαρμογές Η/Υ  Στις Επιχειρήσεις θα συναντήσουμε  Εμπορική Διαχείριση  Γενική - Αναλυτική Λογιστική  Μισθοδοσία  Στα Λογιστικά γραφεία  Έσοδα - Έξοδα  Γενική - Αναλυτική Λογιστική  Εκκαθαρίσεις Φ.Π.Α.  Μισθοδοσία  Δηλώσεις Φορολογίας Εισοδήματος

36 36 Εμπορικές - Λογιστικές – Ειδικές Εφαρμογές Η/Υ  Α. Πρόγραμμα κατά παραγγελία (customize)  Η ανάπτυξη του custom προγράμματος έχει σαν στόχο να καλύψει τις ιδιαίτερες ανάγκες μιας οποιαδήποτε επιχείρησης. Οι δυσκολίες που παρουσιάζονται σε μεγάλες επιχειρήσεις ή βιομηχανίες καλύπτονται συνήθως με την ανάπτυξη προγραμμάτων κατά παραγγελία.  Υπάρχει δε δυνατότητα και εφαρμόζεται ευρύτατα στην αγορά, την ανάπτυξη, την βελτίωση και την υποστήριξη (support) να την αναλαμβάνουν ειδικές εταιρίες ανάπτυξης λογισμικού (software house).  Β. Τυποποιημένο Λογισμικό (Software package)  Τα πακέτα λογισμικού είναι προγράμματα που έχουν αναλυθεί και αναπτυχθεί για να καλύψουν ένα μεγάλο μέρος της αγοράς (επιχειρήσεις) με περίπου ίδιες ανάγκες και χωρίς μεγάλες ιδιαιτερότητες. Τα software house φροντίζουν τα πακέτα αυτά να έχουν ανοικτή αρχιτεκτονική και όσο το δυνατόν μεγάλη παραμετροποίηση, με στόχο να είναι εύκαμπτα για χρήση και να καλύψουν μεγαλύτερο αριθμό επιχειρήσεων. Η συντήρηση και εξέλιξη αυτών είναι πιο φθηνή σε σχέση με τα custom προγράμματα και επειδή διατίθενται μαζικά έχουν μικρότερο κόστος.

37 37 Ανάπτυξη ή Αγορά Λογισμικού  Άμεση εγκατάσταση της εφαρμογής επειδή είναι ήδη ανεπτυγμένα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν αμέσως μετά την αγορά τους.  Είναι ήδη δοκιμασμένα και εφαρμοσμένα σε πολλές και διαφορετικές επιχειρήσεις, για την ορθή λειτουργία αυτών και έχουν πολύ καλή παραμετροποίηση  Οι κατασκευαστές των έτοιμων πακέτων ακολουθούν με συχνότερο ρυθμό τις νέες εξελίξεις της τεχνολογίας της Πληροφορικής  Στα έτοιμα Πακέτα τα software house διαθέτουν σε προσωπικό προγραμματιστές που είναι ειδικευμένοι για κάθε συγκεκριμένη εφαρμογή  Τα προγράμματα συνοδεύονται με αναλυτικά Εγχειρίδια Οδηγιών, υπάρχει επίσης υποστήριξη με πλήρες σύστημα τεχνικής κάλυψης  Υπάρχει ικανός αριθμός χρηστών που γνωρίζουν τα περισσότερα από τα έτοιμα προγράμματα (στις περισσότερες σχολές Πληροφορικής, Α.Ε.Ι., Τ.Ε.Ι., ΙΕΚ, κ.λ.π. )  Έχουν χαμηλό κόστος (μαζική πώληση), οπότε έχουμε όφελος για τον αγοραστή  Έχουμε πληρέστερη ανάλυση, σχεδιασμό και ποιότητα της εφαρμογής σε συνδυασμό με τις νέες τεχνολογίες  Πλήρη κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης και ιδιαίτερα επίλυση των προβλημάτων που δημιουργούν οι εξειδικευμένες απαιτήσεις αυτής  Μεγαλύτερη ευελιξία για αλλαγές, όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο ειδικά για την κάλυψη νέων απαιτήσεων της επιχείρησης  Εάν η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί από υπαλλήλους αυτής έχουμε άμεση τεχνική υποστήριξη μια και γνωρίζουν καλύτερα τις ανάγκες αυτής  Όλα τα μεγάλα software house έχουν πλέον ειδικό τμήμα για την ανάπτυξη custom εφαρμογών, οπότε έχουμε και εδώ την τεχνική υποστήριξη και την προώθηση των νέων τεχνολογιών στην ανάπτυξη αυτών  Ένας χρήστης που γνωρίζει την χρήση των ετοίμων εφαρμογών δεν έχει ιδιαίτερη δυσκολία για την χρήση custom εφαρμογών Πακέτα Πλεονεκτήματα Custom

38 38 Ανάπτυξη ή Αγορά Λογισμικού  Τα έτοιμα πακέτα εφαρμογών ναι μεν καλύπτουν ένα μεγάλο φάσμα διαφόρων επιχειρήσεων, αλλά δεν μπορούν να καλύψουν πλήρως τις ιδιαίτερες ανάγκες που έχει κάθε μία από αυτές  Οι τροποποιήσεις που πιθανόν θα ήθελε μια επιχείρηση στην εφαρμογή της δεν είναι άμεσα εφικτή και δεν είναι σίγουρο εάν θα καλυφθεί και στο μέλλον  Τα software house πωλούν τα έτοιμα πακέτα μέσω εξουσιοδοτημένων εταιριών πληροφορικής που όμως μερικές φορές δεν έχουν την απαιτούμενη οργάνωση και την μεγάλη εξειδίκευση στην τομέα της μηχανογραφικής κάλυψης οπότε υπάρχει πολλές φορές πρόσθετο κόστος σε παροχή υπηρεσιών από πλευράς του αγοραστή είτε γιατί θα απευθυνθεί στην κατασκευάστρια είτε σε άλλο προμηθευτή  Για την ανάπτυξη των εφαρμογών αυτών απαιτείται συνήθως μεγαλύτερος χρονικό διάστημα, οπότε αργεί και η τελική εγκατάσταση της εφαρμογής  Το κόστος της ανάπτυξης αυτών είναι μεγαλύτερο μια και δεν προορίζεται για μαζική πώληση και είναι εξειδικευμένες για κάθε πελάτη  Μερικές φορές οι νέες τάσεις της τεχνολογίας και τις αγοράς δύσκολα υλοποιούνται με την έκδοση νέων version και ιδιαίτερα όταν η μηχανογραφική κάλυψη γίνεται από υπαλλήλους της ίδιας της εταιρίας μια και δεν έχουν έντονη την πίεση του ανταγωνισμού για την προώθηση νέων τεχνολογιών Πακέτα Μειονεκτήματα Custom

39 39 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού Ας επιχειρήσουμε όμως μια μικρή σύνοψη σε τι πρέπει να εξυπηρετεί γενικά η επιλογή του λογισμικού και σε τι πρέπει να δώσουμε βάρος στην αξιολόγηση του:  Τις ανάγκες επεξεργασίας δεδομένων της επιχείρησης για καθημερινές εργασίες όπως ή τιμολόγηση, οι εισπράξεις, οι πληρωμές κ.λ.π.  Τις απαιτήσεις της διοίκησης για οικονομική και στατιστική πληροφόρηση με τρόπο εύκολο και γρήγορο.  Την Φιλικότητα, λειτουργικότητα προς τους χρήστες (user friendly), με την χρήση των νέων εξελιγμένων τεχνικών και εργαλείων (παράθυρα, χρώματα κλπ) δηλαδή η εφαρμογή να έχει αναπτυχθεί έτσι ώστε να διευκολύνει τον χρήστη στην χρήση της εφαρμογής και αυτό γίνεται με τα διάφορα μηνύματα σε κάθε ενέργεια που θέλει να κάνει (help menu), με την καλή εργονομική και δομημένη σειρά των εργασιών που προσφέρει η εφαρμογή (pull-down menu), με την χρήση των νέων παραθυρικών τεχνικών που προσφέρουν οι νέες γλώσσες και βάσεις δεδομένων στην ανάπτυξη λογισμικού, η δυνατότητα χρήσης του mouse, η δυνατότητα απεικόνισης κάποιων εργασιών ειδικά στο περιβάλλον των εφαρμογών σε Windows κ.λ.π.

40 40 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  Την Κάλυψη των διατάξεων του Κ.Β.Σ. και των λοιπών νομοθετικών δια-τάξεων,  Την παραμετροποίηση ώστε να προσαρμόζεται στις συχνές μεταβολές της αγοράς ή της σχετικής νομοθεσίας.  Ειδικά η παραμετρικότητα ενός προγράμματος είναι ένα από τα μεγαλύτερα ατού για την επιτυχία του στο χώρο των εφαρμογών των Η/Υ. Με την όρο παραμετρικότητα εννοούμε ότι η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε τόσο ο έμπειρος χρήστης αλλά όσο και ο απλός χρήστης μιας εφαρμογής να μπορεί να τροποποιήσει ορισμένα πεδία των βασικών αρχείων της εφαρμογής, να τροποποιήσει ή να προσθαφαιρέσει τον τρόπο ενημέρωσης των παραστατικών κίνησης της εφαρμογής, να έχει την δυνατότητα να διαμορφώσει εύκολα τις απλές ή τις ειδικές στατιστικές εκτυπώσεις μιας εφαρμογής.  Το Εγχειρίδιο Οδηγιών της εφαρμογής με πλήρη ανάπτυξη όλων των εργασιών αυτής και με όσον το δυνατόν καλύτερη Οπτική απεικόνιση των εργασιών της.

41 41 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  Την Άρτια τεκμηρίωση, εκπαίδευση και υποστήριξη από πλευράς του κατασκευαστή. Η υποστήριξη του προμηθευτή πρέπει να έχει σχέση : α) με την αποκατάσταση σφαλμάτων στο πρόγραμμα σε σύντομο χρόνο μέσω τηλεφωνικών γραμμών ή με την έλευση τεχνικού στην έδρα της επιχείρησης β) φροντίδα για βελτιώσεις του προγράμματος με νέες εκδόσεις (version), όποτε χρειασθεί ή το επιβάλλουν οι εξελίξεις της αγοράς (εξέλιξη της τεχνολογίας των Η/Υ ή οι νέες νομοθετικές ρυθμίσεις). γ) γενική τεχνική υποστήριξη του μηχανογραφικού συστήματος.  Την δυνατότητα ασφάλισης του προγράμματος από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες και φυσικά διαβάθμιση των λειτουργιών του και στους ήδη υπάρχοντες με την χρήση των κωδικών πρόσβασης σε αυτό (password). Όλες οι σύγχρονες εφαρμογές προσφέρουν την δυνατότητα της διαβάθμισης των λειτουργιών της εφαρμογής με την χρήση κωδικών με σκοπό να διασφαλίσουν είτε την εν γένει πρόσβαση στην εφαρμογή από οποιονδήποτε χρήστη που δεν έχει σχέση με την εφαρμογή, είτε και με την εν γένει οργάνωση και την διαβάθμιση των ενεργειών που έχει την δυνατότητα να κάνει ο κάθε χρήστης.

42 42 Επιλογή - Αξιολόγηση Λογισμικού  Την παρακολούθηση των σύγχρονων τεχνολογικών εξελίξεων των Η/Υ και των δυνατοτήτων που προσφέρουν τα σύγχρονα λειτουργικά συστήματα και οι νέες βάσεις ανάπτυξης λογισμικού.  Να υποστηρίζει πολλούς χρήστες ταυτόχρονα (multi-user version).  Τα περισσότερα ‘πακέτα’ της αγοράς πωλούνται είτε για χρήση από ένα μόνο χρήστη (single user version) είτε από περισσότερους ταυτόχρονα χρήστες (multi-user version).  Την συμβατότητα με το ήδη υπάρχον σύστημα hardware και software  Την σύνδεση με λοιπά προγράμματα της αγοράς για περαιτέρω επεξεργασία στοιχείων (π.χ. Γέφυρες Εμπορικής διαχείρισης με Γ. Λογιστική, σύνδεση με το EXCEL κ.λ.π.).  Το λογικό κόστος.

43 43 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική Το αντικείμενο της Γενικής & Αναλυτικής Λογιστικής είναι να αποτυπώσει τις δραστηριότητες μιας επιχείρησης και από την ορθή, έγκαιρη και αποδοτική παρακολούθηση των στοιχείων της Λογιστικής έγκειται η ανάπτυξη και η εν γένει εξέλιξη της επιχείρησης.  Μπορούμε να περιγράψουμε συνοπτικά τις εργασίες και το αντικείμενο της Λογιστικής όπως πολλοί συγγραφείς έχουν ορίσει :  Η Λογιστική προσδιορίζει επακριβώς κάθε χρονική στιγμή την οικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης με πλήρη στοιχεία για την Πάγια περιουσία αυτής, τα Αποθέματα Εμπορευμάτων ή Α & Β Υλών, τις Απαιτήσεις από Πελάτες, τα Χρηματικά διαθέσιμα, τα ίδια Κεφάλαια, τις Υποχρεώσεις προς Προμηθευτές κ.λ.π.  Έλεγχο της καθημερινής κίνησης των λογαριασμών με βάση τα παραστατικά αγορών, πωλήσεων, εισπράξεων, πληρωμών κ.λ.π.  Παρακολουθεί την συνεχή αυξομείωση που επέρχεται στην περιουσία αυτής με βάση τις καθημερινές συναλλαγές τις επιχείρησης.  Προσδιορισμό του οικονομικού αποτελέσματος της επιχείρησης δηλαδή το κέρδος ή την ζημία σε τακτά χρονικά διαστήματα για την έγκαιρη παρακολούθηση της πορείας και την επιτυχημένη δραστηριότητα αυτής.  Ανάλυση των οικονομικών αποτελεσμάτων με την λήψη και συλλογή αριθμητικών δεδομένων από τα διάφορα τμήματα της επιχείρησης για την καλύτερη και ορθολογικότερη λήψη των αποφάσεων των στελεχών της.

44 44 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική  Σε όλα τα προγράμματα Γεν. Λογιστικής έχουμε σαν στόχο την Μηχανογραφική καταγραφή των λογιστικών στοιχείων μιας επιχείρησης μέσω των λογαριασμών του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (Ε.Γ.Λ.Σ.).  Το Ε.Γ.Λ.Σ. είναι η παροχή των μέσων για την οργάνωση της καταγραφής των λογιστικών πράξεων με συστηματικό τρόπο, ώστε να είναι δυνατή η παροχή των απαραίτητων πληροφοριών για την επιχείρηση. Οι εγγραφές ενός άρθρου ενημερώνουν αυτόματα το αναλυτικό καθολικό, τους ανωτεροβάθμιους λογαριασμούς των, καταχωρούνται στο αντίστοιχο Ημερολόγιο και εν συνεχεία το Γεν. Καθολικό. Κάθε στιγμή μετά την καταχώρηση ενός άρθρου έχουμε ισοσκελισμένα Ισοζύγια όλων των βαθμών.

45 45 Πανόραμα Οικονομικών Εφαρμογών Γενική & Αναλυτική Λογιστική  Στην Μηχανογραφημένη Λογιστική όλα αυτά είναι έτοιμα με την καταχώριση ενός άρθρου και μάλιστα με αναλύσεις μέχρι και τέταρτο βαθμό, πράγμα πολύ δύσκολο να τηρηθεί στην Χειρόγραφη Λογιστική.  Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα να τηρούμε άρθρα με Προσωρινές κινήσεις, σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ., μέχρι την οριστικοποίησή τους στα χρονικά όρια και την αυτόματη αρίθμηση που προβλέπει ο Κ.Β.Σ.  Ανάλογα δε με το πρόγραμμα Γεν. Λογιστικής μπορούμε να τηρήσουμε και την Αν. Λογιστική όπου εφόσον έχουμε συσχετίσει κατάλληλα τους λογαριασμούς των ομάδων 2,6,7,8 με τους αντίστοιχους διάμεσους - αντικριζόμενους λογαριασμούς της ομάδας 9 και τους έχουμε συσχετίσει με τα άρθρα επιμερισμού (αν επιβάλλονται).  Με τον τρόπο αυτό έχουμε πέρα από την ενημέρωση των λογαριασμών της Γεν. Λογιστικής παράλληλα και την ενημέρωση των λογαριασμών της Αν. Λογιστικής.  Η χρησιμότητα της συσχέτισης των λογαριασμών της Γεν. Λογιστικής με αυτούς της Αν. Λογιστικής, είναι ότι μεταφέρονται τα κονδύλια που επιθυμούμε στο κλειστό κύκλωμα της Αν. Λογιστικής για επεξεργασία σύμφωνα με τα δεδομένα που επιθυμούμε, χωρίς να επηρεάζονται οι λογαριασμοί της Γεν. Λογιστικής.

46 46 Κυριότερες Προδιαγραφές Λογισμικού Γενικής Λογιστικής  Μηχανογραφική διαχείριση λογιστικού σχεδίου: χρήση βαθμών, κατηγορίες λογαριασμών.  Λειτουργικότητα και ευχρηστία προγράμματος.  Λειτουργία και προδιαγραφές Κ.Β.Σ.  Διαχείριση και μηχανογραφική έκδοση ΚΕ.Π.Υ.Ο.  Διαχείριση ακυρωτικών άρθρων (αυτόματη καταχώρηση).  Έμμεση μεταβολή άρθρων από καρτέλα λογαριασμού.  Μαζική καταχώρηση ταμειακών εγγραφών.  Πρότυπα άρθρα και αυτόματος ισοσκελισμός άρθρου.  Διαχείριση ξένου νομίσματος.  Διαχείριση υποκαταστημάτων - ομίλων εταιριών (Mergin ­Consolidαtion ).  Αυτόματη εργασία ελέγχου λογιστικού σχεδίου.

47 47 Κυριότερες Προδιαγραφές Λογισμικού Γενικής Λογιστικής  Εκτυπώσεις ελέγχου: α) Σχεδιασμός και εκτύπωση ημερολογίων ελέγχου. β) Εκτύπωση ελέγχου καταχωρημένων εγγραφών με βάση την ημερο­μηνία καταχώρησης. γ) Συγκεντρωτικό ημερολόγιο.  Εκτύπωση θεωρημένων βιβλίων: α) Αναλυτικά ημερολόγια β) Γενικό καθολικό γ) Συγκεντρωτικό ημερολόγιο δ) Ισοζύγιο γενικών & αναλυτικών καθολικών  Εκτυπώσεις εντύπων Φ.Π.Α.  Στατιστικές εκτυπώσεις - Συγκρίσεις οικονομικών στοιχείων διαφορετικών χρήσεων.  Διαχείριση προϋπολογισμών και χρηματοροής (cαsh - flow).  Δυνατότητα εκτύπωσης Ισολογισμού και Αποτελεσμάτων Χρήσης.

48 48 Παραμετροποίηση Εφαρμογών Λογισμικού

49 49 Καθορισμός κινήσεων Γ.Λ.  Ένα από τα σημαντικά βήματα στη διαδικασία οργάνωσης και προετοιμασίας του προγράμματος είναι ο καθορισμός κινήσεων Γενικής Λογιστικής που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων, Π.χ. ταμειακές, συμψηφιστικές, ισολογισμού κ.λπ..  Με τον όρο κινήσεις εννοούμε τους κωδικούς χαρακτηρισμού κάθε ημερολογιακού άρθρου προκειμένου να ενταχθεί στο κατάλληλο ημερολόγιο λογιστικής. Η καταχώρηση των διαφορετικών κινήσεων είναι απαραίτητη για την ορθή ενημέρωση των λογιστικών καταστάσεων (Ημερολόγια, Καταστάσεις ΚΕ.Π.Υ.Ο κ.λπ.).  Πριν από τη δημιουργία των κινήσεων, θα πρέπει να αποφασίσει η επιχείρηση για τα θεωρημένα ημερολόγια που θα χρησιμοποιήσει. Όσο περισσότερα ημερολόγια αποφασίσει να τηρήσει η επιχείρηση, τόσο περισσότερους κωδικούς κίνησης θα πρέπει να σχεδιάσει.  Εκτός από την ενημέρωση των ημερολογίων, ο σχεδιασμός των κινήσεων ικανοποιεί την ενημέρωση των καταστάσεων ΚΕ.Π.Υ.Ο. καθώς και τις τεχνικές προδιαγραφές του Κ.Β.Σ. για το διαχωρισμό των πράξεων της περιόδου Ισολογισμού από τις υπόλοιπες πράξεις της χρήσης.

50 50 Καθορισμός κινήσεων Γ.Λ.  Συγκεκριμένα, στις περισσότερες λογιστικές εφαρμογές ζητείτε να ορίσετε για κάθε κωδικό κίνησης την περιγραφή του, την ύπαρξη τυχόν αντισυμβαλλόμενου λογαριασμού για την ευκολότερη καταχώρηση των λογιστικών άρθρων, το θεωρημένο ημερολόγιο στο οποίο ανήκει και επιλέγεται με τη χρήση του πλήκτρου tab από το σχετικό πίνακα. Στη συνέχεια με άλλον πίνακα σας ζητάει να καθορίσετε τη συμπεριφορά κάθε κίνησης. Τα flags που ορίζουν τη συμπεριφορά κάθε κίνησης συνήθως είναι:  1. Ενημερώνει χρεοπιστώσεις.  2. Ενημερώνει ΚΕΠΥΟ πωλήσεων (Αριθμό)  3. Ενημερώνει ΚΕΠΥΟ πωλήσεων (Αξία)  4. Ενημερώνει περίοδο ισολογισμού  5. Κίνηση απογραφής  6. Κίνηση προϋπολογισμού  7. Ενημερώνει ΚΕΠΥΟ αγορών (Αριθμό)  8. Ενημερώνει ΚΕΠΥΟ αγορών (Αξία)  9. Ακυρωτική κίνηση  10. Παράλληλη δημιουργία άρθρου (ταμείου)

51 51 Παράμετροι Καθημερινής Λειτουργίας Καθορισμός έτοιμων αιτιολογιών Μια καταχώρηση των λογιστικών άρθρων συνοδεύεται πάντα και από μία αιτιολογία καταχώρησης, ένα σχόλιο δηλαδή που δίνει περισσότερες πληροφορίες για το λογιστικό άρθρο και το συγκεκριμένο παραστατικό. Στην πράξη πολλά παραστατικά επαναλαμβάνονται συχνά, με αποτέλεσμα η αιτιολογία που καταχωρούμε να είναι πάντα η ίδια. Για παράδειγμα τα έξοδα ΔΕΗ, ΟΤΕ, Ενοίκια, τα έσοδα των λιανικών πωλήσεων κ.λπ. Αυτόματα παραστατικά (Σειρές) Οι επιχειρήσεις για τις καθημερινές τους συναλλαγές χρησιμοποιούν παραστατικά όπως οι αποδείξεις είσπραξης, τα εντάλματα πληρωμής, τα γραμμάτια είσπραξης, τα λογιστικά σημειώματα Κ.λπ. Ορισμός - Σχεδίαση πρότυπων άρθρων Μία από τις δυνατότητες της μηχανογραφημένης λογιστικής, που σίγουρα θα χρησιμοποιήσετε, είναι αυτή της δημιουργίας προσχεδιασμένων άρθρων καταχώρησης για τα συχνά επαναλαμβανόμενα λογιστικά γεγονότα. Καθορισμός Θεωρημένων Ημερολογίων Στο σχεδιασμό των κινήσεων λογιστικής στις οποίες αναφερθήκαμε παραπάνω η επιχείρηση ορίζει για κάθε κίνηση ποιο θεωρημένο ημερολόγιο πρέπει να ενημερώσει.

52 52 Ημερολόγια Λογιστικής Μια από τις βασικότερες ρυθμίσεις είναι η παραμετροποίηση και ο ορισμός των τηρουμένων ημερολογίων Στην πράξη οι μικρότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το κλασικό ή ιταλικό σύστημα με την τήρηση ενός Γενικού Ημερολογίου, ενώ οι μεγαλύτερες τις παραλλαγές του συγκεντρωτικού συστήματος με την τήρηση πολλών αναλυτικών ημερολογίων:  Ταμείου και συμψηφιστικών εγγραφών σύμφωνα με τη γερμανική παραλλαγή.  Ταμείου, συμψηφιστικών, αγορών και πωλήσεων σύμφωνα με τη βελτιωμένη γερμανική παραλλαγή ή.  Πολλά αναλυτικά σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης, Π.χ.: ταμείου, αγορών, πωλήσεων, τραπεζών, αξιόγραφων κ.λπ. σύμφωνα με τη γαλλική  παραλλαγή του συγκεντρωτικού συστήματος. Εσείς ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης θα πρέπει να αποφασίσετε πριν από την έναρξη λειτουργίας τι ημερολόγια θα τηρήσετε. Σημειώστε ότι τα πολλά ημερολόγια προτείνονται μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις.

53 53 Μορφές Κωδικών  Μια από τις σημαντικότερες ενέργειες είναι ο καθορισμός της μορφής του κωδικού της Γενικής & της Αναλυτικής Λογιστικής.  Πρέπει να ορίσουμε τον κωδικό της Γενικής Λογιστικής λαμβάνοντας υπ΄ όψιν το μέγεθος αυτής, την μορφή αυτής και κυρίως το αν είναι παραγωγική μονάδα και θα χρειασθεί παρακολούθηση σε κέντρα κόστους και τήρηση επιπρόσθετα της Αναλυτικής Λογιστικής και σε ποίο βαθμό.  Η πρόβλεψη και περαιτέρω ο σωστός καθορισμός του κωδικού έχει σαν αποτέλεσμα την ορθή και άμεση πληροφόρηση των λογιστικών γεγονότων κάθε ενδιαφερόμενου αλλά και την εύκολη συντήρηση της δομής των μηχανογραφικών αρχείων από τεχνικής πλευράς όπως θα αναπτύξουμε.  Φυσικά όλα αυτά πρέπει να είναι σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του σχετικού Προεδρικού διατάγματος σχετικά τον ισχύον Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο που είναι υποχρεωτικό είτε στο χειρογραφικό είτε στο μηχανογραφικό σύστημα.

54 54 Μορφές Κωδικών Η συνηθέστερη και πιο διαδεδομένη μορφή είναι η ακόλουθη:  τα δύο πρώτα ψηφία αποτελούν τον πρωτοβάθμιο λογαριασμό 00 π.χ. 30 ΠΕΛΑΤΕΣ  τα πέντε πρώτα ψηφία αποτελούν τον δευτεροβάθμιο π.χ ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ  τα οκτώ ψηφία τον τριτοβάθμιο π.χ ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ  όλο το μήκος του κωδικού π.χ ΜΑΚΕΔΟΝΙΚΗ Α.Ε.

55 55 Μορφές Κωδικών Ας δούμε ένα παράδειγμα ανάλυσης του Φ.Π.Α.  54Υποχρεώσεις από Φόρους - Τέλη  54.00Φόρος Προστιθέμενης Αξίας  ΦΠΑ αγορών Εμπ/των  ΦΠΑ Αγορών Εμπ/των 9 %  ΦΠΑ Αγορών Εμπ/των 19%  ΦΠΑ Πωλήσεων Εμπ/των  ΦΠΑ Πωλήσεων Εμπ/των 9%  ΦΠΑ Πωλήσεων Εμπ/των 19% Βλέπουμε ότι στο τελευταίο σκέλος που ορίζει τον τρίτο & τον τέταρτο βαθμό και αποτελείται από έξι (6) ψηφία ορίζουμε στα δύο πρώτα τον αριθμό του πρωτοβάθμιου για τον οποίο επιχειρούμε την ανάλυση του ΦΠΑ και μετά στα επόμενα δύο ψηφία ορίζουμε το αντίστοιχο αριθμό που προβλέπει με νέες διατάξεις το Ε.Γ.Λ.Σ. Δηλαδή στα παραδείγματα που αναπτύξαμε το 20 είναι ο λογαριασμός των Εμπορευμάτων και συγκεκριμένα αφορά τις αγορές αυτών και αμέσως μετά όρισα το 03 ή το 04 που αφορά δύο από τους συντελεστές ΦΠΑ για αγορές, ή το 70 που είναι ο λογαριασμός Πωλήσεων Εμπορευμάτων και κατ’ επέκταση ορίζω τους δύο από τους συντελεστές ΦΠΑ για την πώληση.

56 56 Μορφές Κωδικών Γιατί είναι καλύτερο να αναπτύσσουμε όλους τους λογαριασμούς σε ίδιο βαθμό ανάλυσης και όχι μερικούς σε δεύτερο βαθμό και άλλους σε τέταρτο βαθμό στο ίδιο λογιστικό σχέδιο. (εκτός φυσικά από ιδιαίτερες ανάγκες)  Ένα σημαντικό πρόβλημα που θα έχει ο λογιστής είναι τα αναλυτικά Ισοζύγια π.χ. των Τριτοβαθμίων ή των Τεταρτοβαθμίων στα οποία φυσικά ποτέ δεν θα συμφωνεί το σύνολο της Χρέωσης με το Σύνολο της Πίστωσης καθώς και τα αντίστοιχα σύνολα των Χρεωστικών και Πιστωτικών υπολοίπων όταν π.χ. θα έχουμε πραγματοποιήσει λογιστικά άρθρα μεταξύ ενός δευτεροβάθμιου, ενός τριτοβαθμίου και ενός τεταρτοβαθμίου λογαριασμού. ΧΡΕΩΣΗ ΠΙΣΤΩΣΗ 38,00Ταμείο Πωλήσεις εμπ/των λιανικής 19% ΦΠΑ πωλήσεων εμπ/των 19% 9.50  Ένα επίσης σημαντικό πρόβλημα που θα προκύπτει είναι ότι όποτε θα μας ζητηθεί π.χ. από μια τράπεζα ένα ισοζύγιο των αναλυτικών λογαριασμών μας θα πρέπει να εκτυπώσουμε ισοζύγιο και των Δευτεροβαθμίων και των Τριτοβαθμίων και των Τεταρτοβαθμίων και φυσικά χάσιμο χρόνου στην εκτύπωση αλλά και στις απαραίτητες διευκρινήσεις στον αρμόδιο υπάλληλο για να καταλάβει ποίους λογαριασμούς θα πρέπει να λάβει υπ’ όψιν του.  Από τεχνικής πλευράς επίσης, γεγονός που αξιολογείται καλύτερα από ειδικευμένους μηχανογράφους αλλά και από τους έμπειρους λογιστές, το να έχουμε όλους τους λογαριασμούς σε τεταρτοβάθμια ανάλυση σημαίνει ότι σε όλα τα ισοζύγια θα έχουμε απόλυτη συμφωνία των συνόλων της Χρέωσης με την Πίστωση.

57 57 Διαδικασίες Λογιστικών Εφαρμογών

58 58 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών Οι λογιστικές διαδικασίες που καλείται ένα λογιστήριο να αντιμετωπίσει διακρίνονται σε τρεις βασικές κατηγορίες: . Διαδικασίες καθημερινής λειτουργίας . Περιοδικές διαδικασίες κατά τη διάρκεια της χρήσης και .Ετήσιες διαδικασίες στο τέλος της χρήσης

59 59 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών Για τις Καθημερινές διαδικασίες ήδη αναφέραμε τι πρέπει να γίνει Καθημερινές διαδικασίες είναι : Οι καταχωρήσεις των άρθρων Οι εκτυπώσεις ελέγχων των άρθρων Η φύλαξη των δεδομένων (Backup)κλπ

60 60 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών  Οι Περιοδικές Λογιστικές Διαδικασίες είναι :  Περιοδική δήλωση Φ.Π.Α. Μία από τις σημαντικότερες περιοδικές (μηνιαία) υποχρεώσεις του λογιστηρίου είναι η συμπλήρωση των περιοδικών δηλώσεων του Φ.Π.Α.  Εκτύπωση Θεωρημένων Βιβλίων  Θεωρημένες εκτυπώσεις Στο τέλος κάθε μήνα και μετά τη συμπλήρωση της Περιοδικής Δήλωσης του Φ.Π.Α του προηγούμενου μήνα, πρέπει το λογιστήριο να προχωρήσει στην εκτύπωση των υποχρεωτικών από τον κ.Β.Σ. θεωρημένων βιβλίων της εταιρίας. Σύμφωνα με τις διατάξεις της μηχανογραφικής τήρησης των βιβλίων και στοιχείων, τα βιβλία εκτυπώνονται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα. Για να προχωρήσουμε στην εκτύπωση των θεωρημένων βιβλίων, θα πρέπει για προληπτικού ς λόγους να ξαναγίνει έλεγχος συμφωνίας της Εμπορικής Διαχείρισης με τη Γενική Λογιστική.

61 61 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών Έλεγχοι πριν από την οριστικοποίηση των εγγραφών και την εκτύπωση των θεωρημένων βιβλίων  Έλεγχος για σφάλματα μεταφοράς εγγραφών από την εμπορική διαχείριση.  Έλεγχος για σφάλματα μεταφοράς εγγραφών από τη διαχείριση των παγίων.  Έλεγχος για σφάλματα καταχωρήσεων.  Έλεγχος για σφάλματα του μηχανογραφικού συστήματος.  Έλεγχος για λάθη στην καταχώρηση της απογραφής.  Έλεγχος για σφάλματα σε εγγραφές κλεισίματος.  Σφάλματα μεταξύ ισοζυγίων και αναλυτικών καθολικών.  Έλεγχος για λογικά σφάλματα λογιστικής ορθότητας.  Έλεγχος αρνητικού ταμείου.  Έλεγχος υπολοίπων λογαριασμών διαθεσίμων.

62 62 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών  Οι Ετήσιες Διαδικασίες είναι :  Εργασίες τέλους χρήσης - πράξεις ισολογισμού Μετά την καταχώρηση και των τελευταίων παραστατικών που αφορούν την τελευταία χρήση και την απόδοση του Φ.Π.A. του τελευταίου μήνα ξεκινούν οι εργασίες κλεισίματος Χρήσης. Πράξεις ισολογισμού έχει καθιερωθεί να ονομάζεται το λογιστικό έργο που διεκπεραιώνεται στο τέλος της Χρήσης για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων. Οι πράξεις αυτές διακρίνονται σε:  (α) εγγραφές για την προσαρμογή των υπολοίπων των λογαριασμών ισολογισμού και αποτελεσμάτων στο ακριβές τους ύψος,  (β) εγγραφές διαδοχικών συγκεντρώσεων (ή συνθέσεων) των αποτελεσματικών λογαριασμών για τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων (οργανικών, μικτών και ολικών) της χρήσης,  (γ) εγγραφές διάθεσης αποτελεσμάτων και  (δ) εγγραφές κλεισίματος και ανοίγματος των βιβλίων.  Κατά τον ΚΒΣ «ως πράξεις ισολογισμού θεωρούνται και οι εγγραφές προσδιορισμού των αποτελεσμάτων, των αποσβέσεων, της συγκεντρώσεως των αποτελεσμάτων κλπ, καθώς και οι εγγραφές κλεισίματος και ανοίγματος των βιβλίων».

63 63 Κατηγορίες Λογιστικών Διαδικασιών Όλες οι εργασίες διενέργειας των πράξεων ισολογισμού και σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων ονομάζονται λογιστικές εργασίες τέλους χρήσης και είναι ίσως το δυσκολότερο σημείο του συνολικού λογιστικού έργου κάθε επιχείρησης. Οι εργασίες αυτές είναι:  1. Εργασίες προετοιμασίας.  2. Εγγραφές τακτοποίησης λογαριασμών.  3. Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων.

64 64 Εργασίες προετοιμασίας Αναφέρονται στη συνέχεια οι κυριότερες εργασίες για καθεμία από τις παραπάνω κατηγορίες: Εργασίες προετοιμασίας Πριν από την έναρξη των λογιστικών εγγραφών θα πρέπει να προηγηθούν οι εργασίες προετοιμασίας: .Θα πρέπει να εκτυπωθεί «Αναλυτικό Ισοζύγιο» τελευταίας βαθμίδας (προσωρινό) του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης.  Θα πρέπει να προχωρήσουμε στους τελικούς ελέγχους συμφωνίας Εμπορικού με Γενική Λoγιστική.  Προχωρούμε στον έλεγχο των λογαριασμών ταμείου, καθώς και στους,λογαριασμούς διαθεσίμων και τραπεζών και στη συμφωνία τους. Ειδικά σε περίπτωση επιχειρήσεων που ελέγχονται από ορκωτούς ελεγκτές, οι έλεγχοι αυτοί διασταυρώνονται από τους ορκωτούς και τους συναλλασσόμενους.  Έλεγχος αξιόγραφων και φυσική καταμέτρησή τους.'  Στη συνέχεια προχωρούμε στη διαδικασία απογραφής των ειδών. Φυσική καταμέτρηση όλων των ειδών για τον εντοπισμό διαφορών. Ιδιαίτερη προσοχή,δίνουμε στη συμφωνία των υπολοίπων με τα υπόλοιπα των υλικών που βρίσκονται στις αποθήκες τρίτων.  Εκτυπώνουμε (συντάσσουμε) το πρώτο Προσωρινό Ισοζύγιο πριν από τις εγγραφές κλεισίματος.

65 65 Εγγραφές τακτοποίησης λογαριασμών  Διενέργεια εγγραφών τακτοποίησης των λογαριασμών. Ελέγχουμε την ανάγκη καταχώρησης εγγραφών τακτοποίησης, όπως πωλήσεις παγίων, μεταφορά υπολοίπων πελατών και προμηθευτών (συμψηφισμός Κινήσεων), άρθρο Φ.ΠΑ., τακτοποίηση επιδοτήσεων και προβλέψεων κ.λπ..  Μεταφορά παγίων σε πάγια απογραφής.  Κλείσιμο λογαριασμού Φ.Π.Α..  Τακτοποίηση λογαριασμών προκαταβολών πελατών και προμηθευτών.  Κλείσιμο λογαριασμού 32 (παραγγελίες εξωτερικού). Τιμολόγηση πιθανόν εκκρεμών δελτίων αποστολής. Έσοδα - Έξοδα επόμενων χρήσεων (Μεταβατικοί).  Υπολογίζουμε τις αποσβέσεις των παγίων. Αφού καταχωρήσουμε τις εγγραφές των αποσβέσεων, προχωρούμε στη συμφωνία του μητρώου με τα υπόλοιπα των λογαριασμών της ομάδας 1.  Προβλέψεις επισφαλών - Υπολογισμός προβλέψεων επισφάλειας απαιτήσεων πελατών, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία (0,05 επί του τζίρου) και ενημέρωση των οργανικών εξόδων (λογαριασμός 68).  Σύνταξη Δεύτερου Προσωρινού Ισοζυγίου πριν από τις εγγραφές κλεισίματος.

66 66 Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων  Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων  Σχηματισμός Λογαριασμού Γενικής εκμετάλλευσης  Ανάλογα με τη μέθοδο αποτίμησης που ακολουθεί η επιχείρηση, προχωρούμε στον υπολογισμό της αξίας απογραφής των ειδών.  Μετά τα παραπάνω προχωρούμε στο σχηματισμό του λογαριασμού Γενικής Εκμετάλλευσης. Κλείνουμε την ομάδα 2, με χρέωση των αντίστοιχων λογαριασμών Γενικής Εκμετάλλευσης, με ανάλυση ανά κλάδο δραστηριό­τητας. Μετά την ομάδα 2 ακολουθεί η μεταφορά στη Γενική Εκμετάλλευ­ση των εσόδων της ομάδας 7 και τέλος η μεταφορά των λογαριασμών εξόδων της ομάδας 6. Το κλείσιμο της ομάδας 6 γίνεται με, χρέωση των αντίστοιχων λογαριασμών Γενικής Εκμετάλλευσης, αφού προηγουμένως έχει δημιουργηθεί το φύλλο μερισμού για το διαχωρισμό των δαπανών, ανάλο­γα με τον προορισμό τους σε έξοδα πωλήσεων, διοικητικής λειτουργίας, ερευνών κ.λπ. Η ανάλυση γίνεται πρώτα ανά τμήμα της επιχείρησης και στη συνέχεια γίνεται η συγκέντρωση ανά λειτουργία.

67 67 Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων  Εκτυπώνουμε Αναλυτικό Ισοζύγιο τελευταίας βαθμίδας μετά από τις εγγραφές σύνταξης του λογαριασμού εκμετάλλευσης.  Προσδιορισμός έκτακτων εσόδων και εξόδων  Στη συνέχεια προχωρούμε στην τακτοποίηση των επιχορηγήσεων οι οποίες καταχωρούνται αφαιρετικά των λογαριασμών δαπανών ή παγίων. Τακτοποίηση επιχορηγήσεων, λογαριασμός 41 με μεταφορά στη χρέωσή του μέρους των αποσβέσεων που αντιστοιχούν στο ποσοστό της επιχορήγησης και πίστωση του 81.05, έκτακτα έσοδα.  Κατάσταση απαιτήσεων - υποχρεώσεων σε Ξ.Ν. και υπολογισμός συναλλαγματικών διαφορών τέλους χρήσης. Κάνουμε αποτίμηση των υποχρεώσεων και απαιτήσεων σε Ξ.Ν. (καταθέσεις, υπόλοιπα πελατών - προμηθευτών εξωτερικού, αξιόγραφα) και υπολογίζουμε πιθανές συναλλαγματικές διαφορές.  Προβλέψεις αποζημίωσης προσωπικού - Υπολογισμός προβλέψεων αποζημιώσεων προσωπικού, εάν συντρέχει λόγος (προσωπικό σε ηλικία συνταξιοδότησης).  Αποτελέσματα χρήσης  Συγκέντρωση αποτελεσματικών λογαριασμών για την εξεύρεση των απο­τελεσμάτων.  Μετά το σχηματισμό του λογαριασμού εκμετάλλευσης ακολουθεί ο σχηματισμός των αποτελεσμάτων χρήσης. Μεταφέρονται τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών που ανήκουν στους πρωτοβάθμιους 80, 81, 82, 83, 84 και 85 στο λογαριασμό 86..  Στο λογαριασμό 86 καταλήγουμε στο καθαρό αποτέλεσμα της χρήσης και ανάλογα με το εάν είναι κέρδος ή ζημία, μεταφέρεται στον αντίστοιχο λογαριασμό του πρωτοβάθμιου 88.  Εκτύπωση Αναλυτικού Ισοζυγίου τελευταίας βαθμίδας μετά τις εγγραφές προσδιορισμού των καθαρών αποτελεσμάτων.  Τέλος προχωρούμε στη διανομή των κερδών ανάλογα με την απόφαση διανομή του Δ.Σ..  Ακολουθεί η εγγραφή τακτοποίησης των οφειλόμενων φόρων και υπολογισμού της νέας προκαταβολής του φόρου..  Ολοκλήρωση εγγραφών μέχρι τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων.  Σύνταξη Οριστικού Ισοζυγίου.

68 68 Θεωρημένες εκτυπώσεις τέλους έτους  Θεωρημένες εκτυπώσεις τέλους έτους  Μετά το πέρας όλων των εγγραφών κλεισίματος της προηγούμενης χρήσης και ανοίγματος της νέας, καθώς και τη σύνταξη του ισολογισμού μέσα στις νόμιμες προθεσμίες προχωρούμε στην εκτύπωση των θεωρημένων εκτυπώσεων.

69 69 Κίνηση των παραστατικών σε μια Λογιστική εφαρμογή

70 70 Προμηθευτές Προμηθευτής Χρέωση Πίστωση Πληρωμή Μετρητά Τιμολόγιο Πώλησης Πληρωμή Αξιόγραφο Δ.Α.- Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Επιστροφών Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών Πιστωτικό Εκπτώσεων Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών Επιστροφή Μετρητά Επιστροφή Αξιόγραφο

71 71 Πελάτης χονδρικής Χρέωση Πίστωση Τιμολόγιο Πώλησης Είσπραξη Μετρητά Δ.Α. – Τιμολόγιο Πώλησης Είσπραξη Αξιόγραφο Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών Πιστωτικό Επιστροφών Επιστροφή Μετρητά Πιστωτικό Εκπτώσεων Επιστροφή Αξιόγραφο Πιστωτικό Παροχής Υπηρεσιών Πελάτης χονδρικής

72 72 Πελάτης Λιανικής Πελάτης λιανικής Χρέωση Πίστωση Απόδειξη Λιανικής Πώλησης Είσπραξη Μετρητά Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών Είσπραξη Αξιόγραφο Επιστροφή Μετρητά Απόδειξη Επιστροφή Λιανικής Πώλησης Επιστροφή Αξιόγραφο

73 73 Πωλήσεις -Αγορές- Έξοδα Πωλήσεις (ομάδα 7) Χρέωση Πίστωση Πιστωτικό Επιστροφών Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Εκπτώσεων Δ.Α.- Τιμολόγιο Πώλησης Απόδειξη Επιστροφής Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών Λιανικής Πώλησης Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών Πιστωτικό Υπηρεσιών Απόδειξη Λιανικής Πώλησης

74 74 Πωλήσεις -Αγορές- Έξοδα Αγορές (ομάδα 2) Χρέωση Πίστωση Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Επιστροφών Δ.Α. – Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Εκπτώσεων

75 75 Πωλήσεις -Αγορές- Έξοδα Έξοδα Διάφορα (ομάδα 6) Χρέωση Πίστωση Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Επιστροφών Δ.Α. – Τιμολόγιο Πώλησης Πιστωτικό Εκπτώσεων Τιμολόγιο Παρ. Υπηρεσιών Πιστωτικό Υπηρεσιών Απόδειξη Παρ. Υπηρεσιών

76 76 Ροή εργασιών στο μηχανογραφημένο Λογιστήριο ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ *Λήψη Παραστατικών Αγορών *Γέφυρα στοιχείων Εμπορικού - Αποδ. Πληρωμών και προγράμματος, ή καταχώρηση καταχώρηση αυτών αυτών χειροκίνητα. *Έκδοση Παρ/κων Πώλησης *Καταχώρηση λοιπών εξόδων και Αποδ. Είσπραξης. και λογιστικών στοιχείων *Εκτυπώσεις Ελέγχου ορθής *Εκτυπώσεις ελέγχου ορθότητας καταχώρησης στοιχείων εγγραφών Λογιστικής *Οικονομικές-Στατιστικές & *Εκτυπώσεις επίσημες σύμφωνα *Πληροφοριακές εκτυπώσεις με τον Κ.Β.Σ. *Λήψη Backup ασφαλείας *Εκπλήρωση φορολογικών υποχρεώσεων *Λήψη Backup ασφαλείας

77 77 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων  Για την προφύλαξη της λειτουργίας των Η/Υ από τις πτώσεις του ηλεκτρικού ρεύματος υπάρχουν ειδικές συσκευές που ονομάζονται U.P.S. (Unit Power Supply, Τροφοδοτικά Αδιάλειπτου Τάσεως) και τα οποία παρεμβάλλονται μεταξύ της παροχής του ηλεκτρικού ρεύματος και του Η/Υ φροντίζοντας αφενός την παροχή ρεύματος με σταθερή τάση, άσχετα εάν πέσει η τάση, αφετέρου σε περίπτωση διακοπής του ηλεκτρικού ρεύματος μέσω των ειδικών μπαταριών που έχουν δίδουν άμεσα ρεύμα στον Η/Υ για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα ώστε ο χρήστης να ολοκληρώσει ομαλά την εργασία που εκτελούσε και μετά να κλείσει ομαλά την διαδικασία των προ- γραμμάτων και τον Η/Υ.  Φυσικά τα U.P.S. με την προστασία από τις συνεχείς πτώσεις του ηλεκτρικού ρεύματος προστατεύουν την ομαλή λειτουργία της εργασίας των Η/Υ και επίσης τους προφυλάσσουν από τις βλάβες που προκαλούν αυτές, όπως σε όλες τις ηλεκτρικές συσκευές.  Για την προφύλαξη και την αποφυγή της μόλυνσης από «ιούς», που είναι ειδικά «αόρατα» προγράμματα που εισέρχονται στην μνήμη των Η/Υ μέσω της αντιγραφής άλλων προγραμμάτων και που ενεργοποιούνται σε χρονική στιγμή ανάλογα με τον σχεδιασμό τους, πρέπει οι χρήστες να εμπιστεύονται μόνο την αντιγραφή προγραμμάτων από τις επίσημες εταιρίες κατασκευής προγραμμάτων και φυσικά εάν θέλουν πρόσθετη ασφάλεια, μπορούν να προμηθευθούν ειδικά προγράμματα ανίχνευσης και διαγραφής των «ιών».  Βέβαια θα πρέπει να ανανεώνουν στην περίπτωση αυτή τις εκδόσεις των ειδικών αυτών προγραμμάτων μια και εμφανίζονται συχνά νέοι «ιοί».

78 78 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων  Φυσικά δεν πρέπει να ξεχνά ο χρήστης την σπουδαιότητα την λήψης του Backup σε καθημερινή βάση και σύμφωνα με τις υποδείξεις της εταιρίας που του παρέχει μηχανογραφική υποστήριξη. Συνήθως λαμβάνουμε Backup είτε σε δισκέτες, είτε με την βοήθεια ειδικών συσκευών (Tape streamers) σε ειδικές κασέτες (cartridge), είτε σε κάποιο δεύτερο δίσκο στο ίδιο ή άλλο μηχάνημα (ειδικά αν έχουμε δίκτυο Η/Υ) και πάντα φροντίζουμε να έχουμε τουλάχιστον δύο (2) διαφορετικές σειρές μαγνητικών μέσων για τη λή-ψη Backup.  Το backup μπορεί να αφορά είτε την φύλαξη όλων των εφαρμογών και των αρχείων αυτών που υπάρχουν στον δίσκο του Η/Υ (full backup), είτε την φύλαξη συγκεκριμένων εφαρμογών και των αρχείων αυτών είτε μόνο των αρχείων κάποιων ή κάποιας εφαρμογής.  Όταν λαμβάνουμε Backup τα αρχεία μιας εφαρμογής, αντιγράφονται όλα τα δεδομένα που τηρούμε για αυτήν από την ημέρα που άρχισε η τήρηση αυτών. Η διευκρίνηση αυτή γίνεται για τον λόγο ότι πολλοί χρήστες έχουν την εντύπωση ότι τηρώντας καθημερινά BACKUP για τα αρχεία μιας εφαρμογής, αντιγράφονται μόνο τα αρχεία της συγκεκριμένης ημέρας.  Πολλές επιχειρήσεις έτυχε να χάσουν τα δεδομένα και τις εφαρμογές από βλάβη των Η/Υ και δεν τηρούσαν Backup με αποτέλεσμα να υποστούν οικονομικές επιβαρύνσεις είτε για την πιθανή ανάκτηση αυτών (εάν είναι φυσικά δυνατή), είτε γιατί εάν χαθούν ολοκληρωτικά αυτές δεν έχουν ενημέρωση της οικονομικής πορείας τους και δεν τηρούν τις υποχρεώσεις του Κ.Β.Σ., είτε για τον λόγο του ότι πρέπει να καταχωρηθούν ξανά αυτές απαιτείται ιδιαίτερος χρόνος, κόπος και ίσως πρόσθετο προσωπικό.

79 79 Ασφάλεια Η/Υ και Φύλαξη εφαρμογών & αρχείων Λήψη Αντιγράφων Ασφαλείας (Backup) Backup κάθε ημέρα σε διαφορετική σειρά μαγνητικών μέσων Backup μια φορά την εβδομάδα σε ιδιαίτερη σειρά μαγνητικών Μέσων Αντικατάσταση των μαγνητικών μέσων κάθε 2 μήνες με νέες σειρές Φύλαξη των μαγνητικών μέσων σε ασφαλές μέρος (χρηματοκιβώτιο) Φύλαξη της εβδομαδιαίας σειράς σε χώρο έξω από την επιχείρηση

80 80 Κ.Β.Σ. Μηχανογραφική Τήρηση Βιβλίων

81 81 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΕΚΔΟΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού 1.Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή ( Η\Υ ) για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται :  Α) Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα αυτού και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ’ αυτό,  Β) « Να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της ΔΟΥ, το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης, για όσο χρόνο απαιτηθεί, κατά τη διάρκεια του ελέγχου και να επιτρέπει, σε συνεργείο ελέγχου που συμμετέχει και υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικής, την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας από τα στοιχεία του ηλεκτρονικού υπολογιστή ». Τις υποχρεώσεις των περιπτώσεων α΄ και β΄ έχει και όποιος αναλαμβάνει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων επιτηδευματιών.  Γ) Να διαφυλάσσει, εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του Κώδικα αυτού, τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών, μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους, και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού.

82 82 Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού  2.Το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Κώδικα αυτού, όπως ισχύουν κάθε φορά, και επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες :  α) ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας, ανάλογης με εκείνη του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν. Προκειμένου για επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία πρώτης και δεύτερης κατηγορίας τα πληροφοριακά στοιχεία που προβλέπονται από τα άρθρα 5 και 6 του Κώδικα αυτού πρέπει να προκύπτουν υποχρεωτικά από ανάπτυξη αντίστοιχων στηλών στα βιβλία αυτά, εφόσον δεν συντάσσονται οι αναλυτικές καταστάσεις που προβλέπονται από τις ίδιες διατάξεις,  β) προσδιορισμού των χρησιμοποιούμενων μεταβλητών φορολογικών συντελεστών, εισφορών, τελών από τον ίδιο το χρήστη,  γ) αυτόματης ετήσιας προοδευτικής αρίθμησης κάθε ημερολογιακής εγγραφής, ξεχωριστά για κάθε ημερολόγιο, η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη. Η απλή εισαγωγή πληροφοριών ή άλλων ενδείξεων για μελλοντική έκδοση φορολογικών στοιχείων, δεν ασκεί οποιαδήποτε επίδραση στα λογιστικοποιημένα οικονομικά στοιχεία,

83 83 Άρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού  δ) διασφάλισης της ενημέρωσης των βιβλίων του επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά,  ε) ακύρωσης εγγραφής με έκδοση ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικών στοιχείων, εφόσον δεν έγινε χρήση αυτών. Η διόρθωση της λανθασμένης εγγραφής μπορεί να γίνεται με αλγεβρική απεικόνιση, με την προϋπόθεση ότι η ίδια μέθοδος θα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα λογαριασμών στους οποίους αφορά η διόρθωση.  στ) διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε ( σύνταξη ισολογισμού ), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται στη νέα χρήση πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο.  ζ) διαχωρισμού και χωριστής εκτύπωσης των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης.  η) μεταγενέστερης αναπαραγωγής των εγγραφών σε περίπτωση τροποποίησης του λογισμικού,  θ) αυτόματης ενέργειας των αθροίσεων των ποσών των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρώτης και δεύτερης κατηγορίας και μεταφοράς από μία σελίδα σε άλλη.

84 84 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων  Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία τρίτης κατηγορίας : Ενημερώνει τα ημερολόγιά του στις προθεσμίες που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 17. Η εκτύπωση αυτών γίνεται στο τέλος του επόμενου μήνα που αφορούν οι οικονομικές πράξεις και του ημερολογίου εγγραφών ισολογισμού στο χρόνο κλεισίματος του ισολογισμού, με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα. Εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις θεωρημένο ισοζύγιο λογαριασμών « Γενικού – Αναλυτικών Καθολικών » στο οποίο εμφανίζονται τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, καθώς και των υπολοίπων αυτών μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα, τα σύνολα των κινήσεων του μήνα, τα συνολικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών, καθώς και τα υπόλοιπά τους, χρεωστικά και πιστωτικά, μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν. Εκτυπώνει τα αναλυτικά καθολικά και το γενικό καθολικό στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού με δυνατότητα μη εκτύπωσής τους, εφόσον τα δεδομένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης.

85 85 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων  2. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλίο αποθήκης ενημερώνει αυτό στην προθεσμία που ορίζεται από την παράγραφο 2 του άρθρου 17 και αποθηκεύει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις τα δεδομένα αυτού με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών σε οπτικό δίσκο ( CD – ROM τεχνολογίας WORM ) ο οποίος σημαίνεται (θεωρείται) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ’ αυτόν. Σε κάθε οπτικό δίσκο αποθηκεύονται τα δεδομένα ενός μόνο μήνα και επί μη επιτυχημένης εγγραφής του CD το κατεστραμμένο CD αρχειοθετείται και γίνεται νέα εγγραφή σε άλλο θεωρημένο CD.

86 86 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων 3. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία πρώτης ή δεύτερης κατηγορίας ενημερώνει τα βιβλία της έδρας ή του υποκαταστήματός του μέσα στις προθεσμίες που ορίζουν οι διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού. Στο τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, εκτυπώνει : το βιβλίο αγορών ή εσόδων – εξόδων με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, μηνιαία κατάσταση στην οποία εμφανίζονται μόνο τα μηνιαία αθροίσματα των αντίστοιχων στηλών του τηρούμενου βιβλίου αγορών και εσόδων – εξόδων. 4. Ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας για τις οικονομικές πράξεις του υποκαταστήματός του : Εκτυπώνει το ημερήσιο φύλλο συναλλαγών και αποστέλλει αυτό στην έδρα για την ενημέρωση των βιβλίων εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. Ενημερώνει το ημερολόγιο ταμειακών και συμψηφιστικών πράξεων μέσα στην προθεσμία της παραγράφου 2 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού και εκτυπώνει αυτό ή το φύλλο ανάλυσης και ελέγχου εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. Τα βιβλία των παραπάνω περιπτώσεων μπορούν να μην εκτυπώνονται και τα δεδομένα τους να αποθηκεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. Ενημερώνει το βιβλίο αποθήκης και αποθηκεύει τα δεδομένα του κατά τα οριζόμενα από τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου αυτού.

87 87 Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων 5. « Σε περίπτωση που ο επιτηδευματίας διαθέτει κεντρική μονάδα ( Η/Υ ), με την οποία παρακολουθεί τα λογιστικά στοιχεία όλων των επαγγελματικών εγκαταστάσεων, μπορεί, μετά από προηγούμενη γνωστοποίηση στο προϊστάμενο της ΔΟΥ της έδρας του, να εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα στη μονάδα αυτή τα λογιστικά βιβλία και το βιβλίο αποθήκης κάθε επαγγελματικής εγκατάστασης, όταν η μεταβίβαση των εγγραφών από τις επαγγελματικές εγκαταστάσεις γίνεται είτε με απευθείας σύνδεση, είτε με άλλα ηλεκτρονικά μέσα, στις προβλεπόμενες προθεσμίες ». « Τα τυπωμένα βιβλία ή τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποστέλλονται μέσα σε δέκα ημέρες από τη λήξη του μήνα της εκτύπωσης στην επαγγελματική εγκατάσταση την οποία αφορούν, όπου και φυλάσσονται. Τα θεωρημένα και τα μη χρησιμοποιημένα βιβλία ή οι θεωρημένοι οπτικοί δίσκοι (CD – ROM ) μπορεί να φυλάσσονται στο χώρο της κεντρικής μονάδας του Η/Υ μέχρι τη χρησιμοποίησή τους ». 6. Η εκτύπωση της ποσοτικής καταγραφής των αποθεμάτων, ιδίων και τρίτων στο βιβλίο απογραφών γίνεται μέχρι τη λήξη της προθεσμίας της παραγράφου 7 του άρθρου 17 του Κώδικα αυτού.

88 88 Νέος τρόπος έκδοσης, σήμανσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται μέσω Η/Υ, με τη χρησιμοποίηση Ειδικών Φορολογικών Μηχανισμών Σήμανσης (ΕΑΦΔΣΣ).  Ο ν. 1809/1988 αποτελεί ενιαίο πλαίσιο κανόνων έκδοσης και ενταμίευσης των δεδομένων των φορολογικών στοιχείων μέσω φορολογικών μηχανισμών και εφαρμόζεται από το 1990 μέχρι και σήμερα από τους επιτηδευματίες που πραγματοποιούν λιανικές πωλήσεις με τη χρήση Φορολογικών Ταμειακών Μηχανών και συστημάτων. Τι επιτυγχάνεται με το νέο μέτρο  Η μείωση των θεωρούμενων στοιχείων.  Η σήμανση και η ασφαλής πιστοποίηση της γνησιότητας των εκδιδομένων στοιχείων.  Ο ηλεκτρονικός τρόπος διαφύλαξης των στοιχείων με παράλληλη κατάργηση της υποχρέωσης φύλαξης αντιτύπων σε χαρτί.  Η δυνατότητα άμεσου ελέγχου – επαλήθευσης της γνησιότητας (μη αλλοίωσης) των εκδοθέντων και αποθηκευμένων σε ηλεκτρονική μορφή στοιχείων.  Η διευκόλυνση του ελεγκτικού μηχανισμού της διασταύρωσης των στοιχείων.  Η αποδέσμευση της διαδικασίας της σήμανσης από τις φορολογικές υπηρεσίες.  Η αποσυμφόρηση των φορολογικών υπηρεσιών (ουρές αναμονής στις ΔΟΥ κλπ.).  Η σημαντική μείωση του λειτουργικού κόστους της διαδικασίας σήμανσης των στοιχείων.  Η εξοικονόμηση αποθηκευτικών χώρων και η σημαντικότατη μείωση των δαπανών αποθήκευσης και φύλαξης στοιχείων

89 89 Νέος τρόπος έκδοσης, σήμανσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται μέσω Η/Υ, με τη χρησιμοποίηση Ειδικών Φορολογικών Μηχανισμών Σήμανσης (ΕΑΦΔΣΣ). Εκτυπωτής Στοιχείων ΕΑΦΔΣΣ ΥΠΟΧΡΕΟΙ Όλοι οι επιτηδευματίες της χώρας που εκδίδουν τα φορολογικά τους στοιχεία μηχανογραφικά

90 90 Τι είναι η ΕΑΦΔΣΣ;  ΕΑΦΔΣΣ – Ειδική Ασφαλής Φορολογική Διάταξη Σήμανσης Στοιχείων. Είναι μια εγκεκριμένη ηλεκτρονική συσκευή (φορολογικός ηλεκτρονικός μηχανισμός) που συνδέεται κατάλληλα με τον Η/Υ έκδοσης παραστατικών.  Η ΕΑΦΔΣΣ ασφαλίζεται με απαραβίαστο τρόπο και περιλαμβάνει  ειδικό λογισμικό επεξεργασίας δεδομένων και δημιουργίας σημάνσεων  ειδική θύρα επικοινωνίας με Η/Υ  μνήμη εργασίας  ασφαλή φορολογική μνήμη μόνιμης αποθήκευσης δημοσιονομικών δεδομένων  θύρα ανάγνωσης δεδομένων φορολογικής μνήμης  φορολογικό εκτυπωτή με αυτόνομη δυνατότητα έκδοσης και ελέγχου αναφορών ελέγχου. Για την επικοινωνία του διασυνδεόμενου με την ΕΑΦΔΣΣ Η/Υ, απαιτείται κατάλληλο λογισμικό, το οποίο θα πρέπει να είναι συμβατό με την συγκεκριμένη ΕΑΦΔΣΣ και το λογισμικό έκδοσης στοιχείων. Το λογισμικό αυτό θα πρέπει επίσης να είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις των υφιστάμενων τεχνικών προδιαγραφών.

91 91 Ποία είναι τα Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά της ΕΑΦΔΣΣ ;  Επικοινωνεί με διασυνδεόμενο Η/Υ για λήψη δημοσιονομικών δεδομένων για κάθε έκδοση στοιχείου που χειρίζεται ο Η/Υ.  Επεξεργάζεται τα δεδομένα αυτά και δημιουργεί μέσω του ειδικού Ασφαλούς Αλγόριθμου SHA-1, μια μονοσήμαντη Συμβολοσειρά Σύνοψης - Σήμανσης (ΠΑΗΨΣ), για κάθε ένα εκδιδόμενο στοιχείο.  Αριθμεί και διαφυλάσσει στη μνήμη εργασίας κάθε δημιουργούμενη Σύνοψη.  Εκδίδει το σχετικό Δελτίο Φορολογικής Σήμανσης Στοιχείου.  Αποστέλλει για κάθε δημιουργηθείσα Σύνοψη, την ίδια την Σύνοψη, την ημερομηνία και ώρα δημιουργίας της, την αρίθμησή της, τον αρ. Μητρώου ΕΑΦΔΣΣ, καθώς και οποιοδήποτε απαιτούμενο στοιχείο, στον διασυνδεόμενο Η/Υ.  Με την διαδικασία έκδοσης του Δελτίου Ημερήσιας Φορολογικής Αναφοράς Σήμανσης Στοιχείων - «Ζ», δημιουργεί, μέσω του ειδικού Ασφαλούς Αλγόριθμου SHA-1, την μονοσήμαντη γενική Σήμανση όλων των Σημάνσεων της ημέρας και την αποθηκεύει μόνιμα στη Φορολογική Μνήμη, μαζί με όλα τα λοιπά απαραίτητα στοιχεία (ημερήσιος αριθμός Συνόψεων, κλπ).  Αποστέλλει την δημιουργηθείσα γενική ημερήσια Σύνοψη στον διασυνδεόμενο Η/Υ.  Εκδίδει όλα τα απαραίτητα δελτία αναφορών σήμανσης και τα λοιπά διαγνωστικά ή πληροφοριακά δελτία χειρισμών και προγραμματισμού.  Ανιχνεύει οποιαδήποτε βλάβη της μνήμης εργασίας καθώς και κάθε περίπτωση αποσύνδεσης του διασυνδεόμενου Η/Υ, κατά την επικοινωνία της με αυτόν.

92 92 Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο

93 93 Λογιστικό Σχέδιο  Το Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο (accounting plan) είναι ένα Σχέδιο Λογαριασμών με βάση το οποίο επιτυγχάνεται η καλύτερη οργάνωση και τυποποίηση των εργασιών του λογιστηρίου κάθε επιχείρησης. Η κατάρτιση του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου ξεκίνησε το 1976 με απώτερο σκοπό να εξυπηρετήσει τις ανάγκες της Στατιστικής Υπηρεσίας, των Οικονομικών Εφοριών, των Τραπεζών, αλλά και του επιχειρηματικού χώρου, για καλύτερη κατανόηση των Ισολογισμών και των οικονομικών δεδομένων κάθε επιχείρησης. Βασικά το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο έχει σαν στόχο:  Την οργάνωση και τυποποίηση των λογαριασμών σε ενιαία βάση και ομοιόμορφη ονοματολογία των λογαριασμών, σύνδεση των λογαριασμών μεταξύ τους, τυποποίηση των λογαριασμών κοστολόγησης, αποτίμησης, εκμετάλλευσης και αποτελεσμάτων, ενιαίο τύπο οικονομικών κατάστάσεων και Ισολογισμών.  Την οργάνωση και τυποποίηση των αναγκών των επιχειρηματικών, παραγωγικών και επενδυτικών τάξεων για ένα κοινό περιβάλλον στον τρόπο χειρισμού των λογιστικών συναλλαγών και της απεικόνισης της οικονομικής και περιουσιακής κατάστασης κάθε εταιρίας

94 94 Βασικές αρχές του Λογιστικού Σχεδίου Σύμφωνα με το άρθρο 49 του Προεδρικού διατάγματος με το οποίο θεσπίσθηκε κατά πρώτον η εφαρμογή του Ε.Γ.Λ.Σ., ορίζεται το περιεχόμενο του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου ως ακολούθως : Το σύνολο του περιεχομένου του Ε.Γ.Λ.Σ. κατανέμεται σε τρία ξεχωριστά μεταξύ τους μέρη, το καθένα από τα οποία αποτελεί ιδιαίτερο και ανεξάρτητο σύστημα λογιστικής Δηλαδή :  Την Γενική Λογιστική, η οποία παρακολουθεί τις συναλλαγές της οικονομικής μονάδας με τρίτους και εμφανίζει την δομή της περιουσιακής συγκρότησης, την διαχείριση ή την εκμετάλλευση αυτής κατ΄ είδος εξόδων και εσόδων, καθώς και τα αποτελέσματα από την δραστηριότητα αυτής.  Την Αναλυτική Λογιστική Εκμεταλλεύσεως, η οποία παρακολουθεί την ίδια δραστηριότητα με την κατάταξη ή την ανακατάταξη των στοιχείων κατά προορισμό και αποσκοπεί στον προσδιορισμό του κόστους και των αναλυτικών αποτελεσμάτων.  Τους Λογαριασμούς Τάξεως, οι οποίοι εμφανίζουν σημαντικές πληροφορίες και παρέχουν χρήσιμα στατιστικά στοιχεία. Υπάρχει δυνατότητα συγχώνευσης και ταυτόχρονης λειτουργίας, σε ενιαίο σύστημα της Γενικής Λογιστικής και της Αναλυτικής Λογιστικής Εκμεταλλεύσεως, με την προϋπόθεση όμως ότι δεν θα αλλοιώνονται οι κανόνες και οι αρχές της Γενικής Λογιστικής.

95 95 Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. Στο Σχέδιο Λογαριασμών του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, έχουμε την δυνατότητα ανάπτυξης των λογαριασμών σε Πρωτοβάθμιους, σε Δευτεροβάθμιους, σε Τριτοβάθμιους, μέχρι και Πεμπτοβάθμιους λογαριασμούς, εφ’ όσον το απαιτούν οι ανάγκες της κάθε οικονομικής μονάδας. Οι Πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί κατατάσσονται κατά το δεκαδικό σύστημα στις ακόλουθες δέκα ομάδες :  1) : «Πάγιο Ενεργητικό». Στην πρώτη ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί των αγαθών και των αξιών που προορίζονται να παραμείνουν διαρκώς μα την μορφή αυτή στην οικονομική μονάδα (κτίρια, μηχανήματα κ.λ.π.), όπως και οι δαπάνες πολύετούς απόσβεσης και οι μακροπρόθεσμες απαιτήσεις.  2) : «Αποθέματα».Στην δεύτερη ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί των αποθεμάτων οι οποίοι προέρχονται, είτε από απογραφή, είτε από τις αγορές στην διάρκεια της χρήσης, είτε από την παραγωγική διαδικασία που ασκεί η οικονομική μονάδα.  3): «Απαιτήσεις & Διαθέσιμα». Η Τρίτη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς βραχυπροθέσμων απαιτήσεων (Πελάτες, Χρεώστες κ.λ.π.), των αξιογράφων και των χρηματικών εν γένει διαθεσίμων.

96 96 Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ.  4) : «Καθαρή θέση - Προβλέψεις - Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις». Η τέταρτη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς της καθαρής θέσης (τα ίδια κεφάλαια, τα αποθεματικά κ.λ.π.), τους λογαριασμούς των προβλέψεων και των κάθε φύσεως μακροπροθέσμων υποχρεώσεων.  5): «Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις». Η πέμτπη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς των υποχρεώσεων προς τρίτους (Προμηθιευτές, Πιστωτές, Τράπεζες, Ασφαλιστικούς οργανισμούς, ΦΠΑ κ.λ.π.).  6) : «Οργανικά έξοδα κατ΄ είδος». Στην έκτη ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί των οργανικών εξόδων κατ΄ είδος (αμοιβές προσωπικού, παροχές τρίτων, γενικά έξοδα, αποσβέσεις κ.λ.π.).  7) : «Οργανικά έσοδα κατ΄ είδος». Η έβδομη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς των οργανικών εσόδων κατ΄ είδος (πωλήσεις εμπορευμάτων, πωλήσεις προϊόντων, παροχή υπηρεσιών κ.λ.π.).  8) : «Λογαριασμοί Αποτελεσμάτων». Στην όγδοη ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί της γενικής εκμετάλλευσης, των εκτάκτων και ανόργανων εξόδων και εσόδων, καθώς και των αποτελεσμάτων της χρήσης.

97 97 Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ.  9) : «Αναλυτική Λογιστική Εκμεταλλεύσεως». Η ένατη ομάδα περιλαμβάνει τους λογαριασμούς της Αναλυτικής λογιστικής με τους οποίους προσδιορίζεται το κόστος και τα αναλυτικά αποτελέσματα της οικονομικής μονάδας.  10) : «Λογαριασμοί Τάξεως». Στην δέκατη ομάδα περιλαμβάνονται οι λογαριασμοί τάξεως με τους οποίους παρέχονται σημαντικές πληροφορίες και χρήσιμα στατιστικά στοιχεία.

98 98 Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. Κάθε πρωτοβάθμιος λογαριασμός μπορεί να αναπτύσσεται σε 100 κατά το ανώτερο δευτεροβάθμιους λογαριασμούς. Η ανάπτυξη αυτή γίνεται με τους ακόλουθους περιορισμούς :  Οι δευτεροβάθμιοι που περιλαμβάνονται στο Ε.Γ.Λ.Σ. με υπογράμμιση είναι υποχρεωτικοί για την οικονομική μονάδα.  Αυτοί που δεν έχουν υπογράμμιση δεν είναι υποχρεωτικοί, αλλά αναπτύσσονται ανάλογα με τις ανάγκες της οικονομικής μονάδας.  Η οικονομική μονάδα έχει την ευχέρεια δημιουργίας δευτεροβαθμίων λογαριασμών, πέρα από αυτούς που προβλέπονται από το Ε.Γ.Λ.Σ. με την προϋπόθεση να εντάσσει αυτούς στους κενούς αριθμούς που τελειώνουν σε  Οι κενές θέσεις των δευτεροβαθμίων λογαριασμών που τελειώνουν σε συμπληρώνονται μόνο από το αρμόδιο κατά τον νόμο Εθνικό Συμβούλιο Λογιστικής.

99 99 Ανάπτυξη των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. Εξαίρεση στον κανόνα αυτό έχουμε στις ακόλουθες περιπτώσεις :  Οι δευτεροβάθμιοι λογαριασμοί της ομάδας 2 αναπτύσσονται ελεύθερα, σύμφωνα με τις ανάγκες της οικονομικής μονάδας.  Οι δευτεροβάθμιοι λογαριασμοί του πρωτοβάθμιου 30 «Πελάτες», που είναι κενοί, είναι δυνατόν να συμπληρωθούν από την οικονομική μονάδα.  Στην ομάδα 7 όλοι οι προαιρετικοί και κενοί λογαριασμοί αναπτύσσονται ελεύθερα από την οικονομική μονάδα, με την προϋπόθεση διάκρισης αυτών σε πωλήσεις Εσωτερικού και Εξωτερικού.  Οι δευτεροβάθμιοι λογαριασμοί που ανήκουν στον πρωτοβάθμιο 52 «Τράπεζες-Λογαριασμοί Βραχυπροθέσμων υποχρεώσεων», αναπτύσσονται ελεύθερα κατά τράπεζα.  Κάθε δευτεροβάθμιος λογαριασμός μπορεί να αναπτυχθεί σε τριτοβάθμιους λογαριασμούς, ή και περαιτέρω σε αναλυτικότερης βαθμίδας, κατά το δεκαδικό, εκατονταδικό, χιλιαδικό ή αναλυτικότερο σύστημα.

100 100 Λογαριασμοί υποχρεωτικής-προαιρετικής τήρησης Στο Ε.Γ.Λ.Σ. ορισμένοι λογαριασμοί είναι υπογραμμισμένοι και άλλοι όχι. Σχετικά με το θέμα αυτό και τον τρόπο ανάπτυξης αυτών, ορίζονται περιληπτικά, τα ακόλουθα :  Πρωτοβάθμιοι με υπογράμμιση Οι πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί που έχουν υπογράμμιση είναι υποχρεωτικοί, με συνέπεια η οικονομική μονάδα να είναι υποχρεωμένη να χρησιμοποιεί τον πρωτοβάθμιο λογαριασμό που προβλέπει το Ε.Γ.Λ.Σ..  Δευτεροβάθμιοι με υπογράμμιση-προαιρετικοί Και εδώ ισχύουν όσα προαναφέραμε για τους πρωτοβάθμιους λογαριασμούς. Κάθε οικονομική μονάδα οφείλει να χρησιμοποιεί τους υπογραμμισμένους δευτεροβάθμιους, εφ’ όσον διενεργεί πράξεις που σύμφωνα με το Ε.Γ.Λ.Σ. πρέπει να καταχωρηθούν στους λογαριασμούς αυτούς.  Τριτοβάθμιοι με υπογράμμιση-προαιρετικοί Οι τριτοβάθμιοι λογαριασμοί που έχουν υπογράμμιση στο Ε.Γ.Λ.Σ. είναι υποχρεωτικοί, εφ’ όσον φυσικά η οικονομική μονάδα διενεργεί πράξεις, που σύμφωνα με το Ε.Γ.Λ.Σ. πρέπει να καταχωρηθούν στους λογαριασμούς αυτούς. Το Ε.Γ.Λ.Σ. προβλέπει ειδικά για τους τριτοβάθμιους των εξόδων (ομάδα 6), των εσόδων (ομάδα 7), καθώς και τους τριτοβάθμιους της ομάδας 8, ότι η οικονομική μονάδα πρέπει να αναπτύσσει αυτούς όχι κατ’ είδος, αλλά κατά προορισμό.  Τεταρτοβάθμιοι Λογαρισμοί Στην βαθμίδα αυτή έχουμε την ανάπτυξη κυρίως των λογαριασμών του Φ.Π.Α., αλλά και γενικά όποιους λογαριασμούς θέλει η επιχείρηση σε ανάπτυξη των Τριτοβαθμίων Η οικονομική μονάδα δεν έχει το δικαίωμα να δημιουργεί αυθαίρετα λογαριασμούς στις κενές θέσεις του Ε.Γ.Λ.Σ., μια και αυτοί συμπληρώνονται μόνο μετά από σχετική απόφαση του αρμόδιου οργάνου, που είναι όπως προαναφέραμε το Ε.ΣΥ.Λ.


Κατέβασμα ppt "1 Μηχανογραφημένη Λογιστική  Γενικά για την Μηχανοργάνωση  Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας της Πληροφορικής στον χώρο των επιχειρήσεων, παράλληλα."

Παρόμοιες παρουσιάσεις


Διαφημίσεις Google