ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Πως επιτυγχάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου σε μια συζήτηση;

Παρουσίαση με θέμα: "ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Πως επιτυγχάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου σε μια συζήτηση;"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Πως επιτυγχάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου σε μια συζήτηση;

2 Πως επιτυγχάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου σε μια συζήτηση Όταν δουλεύουμε σε ένα γραφείο, περνούμε πολύ χρόνο ερχόμενοι σε επαφή με πολλούς ανθρώπους. Όχι μόνο με άτομα που δουλεύουν στην εταιρία μας αλλά και με άτομα από τον εξωτερικό κόσμο. Μπορεί να είναι πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές και πωλητές αγαθών και υπηρεσιών κλπ. Καθημερινά, μιλάμε με ανθρώπους στο τηλέφωνο, συμμετέχουμε σε συσκέψεις επίσημες σε αίθουσες συσκέψεων αλλά και σε συσκέψεις αυτοσχέδιες όταν μας σταματάνε για συζήτηση ενώ πηγαίνουμε στην κουζίνα να πάρουμε καφέ. Όταν δουλεύουμε σε ένα γραφείο, περνούμε πολύ χρόνο ερχόμενοι σε επαφή με πολλούς ανθρώπους. Όχι μόνο με άτομα που δουλεύουν στην εταιρία μας αλλά και με άτομα από τον εξωτερικό κόσμο. Μπορεί να είναι πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές και πωλητές αγαθών και υπηρεσιών κλπ. Καθημερινά, μιλάμε με ανθρώπους στο τηλέφωνο, συμμετέχουμε σε συσκέψεις επίσημες σε αίθουσες συσκέψεων αλλά και σε συσκέψεις αυτοσχέδιες όταν μας σταματάνε για συζήτηση ενώ πηγαίνουμε στην κουζίνα να πάρουμε καφέ.

3 Οι συζητήσεις και η επικοινωνία είναι μέρος της καθημερινότητας μας, αλλά στον χώρο της δουλειάς μπορούμε να βελτιώσουμε την ικανότητα επικοινωνίας μας ώστε να παίρνουμε τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε πιο εύκολα και γρήγορα και να έχουμε περισσότερο χρόνο να ασχολούμαστε με σημαντικές εργασίες που πρέπει να τελειώσουμε. Οι συζητήσεις και η επικοινωνία είναι μέρος της καθημερινότητας μας, αλλά στον χώρο της δουλειάς μπορούμε να βελτιώσουμε την ικανότητα επικοινωνίας μας ώστε να παίρνουμε τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε πιο εύκολα και γρήγορα και να έχουμε περισσότερο χρόνο να ασχολούμαστε με σημαντικές εργασίες που πρέπει να τελειώσουμε.

4 Παίρνουμε πληροφορίες κάνοντας ερωτήσεις Ο πιο εύκολος τρόπος να πάρουμε πληροφορίες είναι με το να κάνουμε ερωτήσεις. Καθώς βελτιώνουμε τον τρόπο που κάνουμε ερωτήσεις, παίρνουμε πιο εύκολα τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε για να κάνουμε την δουλειά μας κάτι που μπορεί να βοηθήσει και στην διεύρυνση των επαγγελματικών μας προοπτικών. Ο πιο εύκολος τρόπος να πάρουμε πληροφορίες είναι με το να κάνουμε ερωτήσεις. Καθώς βελτιώνουμε τον τρόπο που κάνουμε ερωτήσεις, παίρνουμε πιο εύκολα τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε για να κάνουμε την δουλειά μας κάτι που μπορεί να βοηθήσει και στην διεύρυνση των επαγγελματικών μας προοπτικών.

5 Πού μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ερωτήσεις για να γίνει πιο εύκολα η δουλεια μας; α) Όταν μας αναθέτουν μια εργασία, κάνουμε ερωτήσεις για το τι πρέπει να κάνουμε, πώς θέλουν να το κάνουμε και πότε πρέπει να είναι έτοιμη, β) Για πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρίας τις οποίες μπορεί να μας ζητέσει κάποιος εξωτερικός συνεργάτης ή πελάτης, κάνουμε ερωτήσεις σε συναδέλφους των διαφόρων τμημάτων, γ) Για ενέργειες αντίπαλης εταιρίας που μπορεί να μας επηρεάζουν, κάνουμε ερωτήσεις κλπ. Πού μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ερωτήσεις για να γίνει πιο εύκολα η δουλεια μας; α) Όταν μας αναθέτουν μια εργασία, κάνουμε ερωτήσεις για το τι πρέπει να κάνουμε, πώς θέλουν να το κάνουμε και πότε πρέπει να είναι έτοιμη, β) Για πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρίας τις οποίες μπορεί να μας ζητέσει κάποιος εξωτερικός συνεργάτης ή πελάτης, κάνουμε ερωτήσεις σε συναδέλφους των διαφόρων τμημάτων, γ) Για ενέργειες αντίπαλης εταιρίας που μπορεί να μας επηρεάζουν, κάνουμε ερωτήσεις κλπ.

6 Ενθαρρύνουμε τον άλλο να μιλήσει/Μη μιλάτε πολύ Προσπαθούμε να εκμεταλλευτούμε την φύση του ανθρώπου, που του αρέσει να μιλάει γενικως, με το να αφήνουμε τον συνομιλητή μας να μιλά και να τον ενθαρρύνουμε κάνοντας ερωτήσεις για πράγματα που μας ενδιαφέρουν. Αποφεύγουμε να μιλάμε πολύ για τον εαυτό μας όσο κι αν μας αρέσει, ώστε με την συζήτηση που κάνουμε, να μαθαίνουμε τα πράγματα που θέλουμε, χωρίς να χάνουμε χρόνο. Με το να μιλάμε συνεχώς εμείς, δεν μπορούμε να μάθουμε και πολλά πράγματα. Προσπαθούμε να εκμεταλλευτούμε την φύση του ανθρώπου, που του αρέσει να μιλάει γενικως, με το να αφήνουμε τον συνομιλητή μας να μιλά και να τον ενθαρρύνουμε κάνοντας ερωτήσεις για πράγματα που μας ενδιαφέρουν. Αποφεύγουμε να μιλάμε πολύ για τον εαυτό μας όσο κι αν μας αρέσει, ώστε με την συζήτηση που κάνουμε, να μαθαίνουμε τα πράγματα που θέλουμε, χωρίς να χάνουμε χρόνο. Με το να μιλάμε συνεχώς εμείς, δεν μπορούμε να μάθουμε και πολλά πράγματα.

7 Αν μας κάνουν κάποια ερώτηση, δίνουμε μία σύντομη απάντηση και συνεχίζουμε κάνοντας άλλη ερώτηση. Άλλωστε, όποιος κάνει τις ερωτήσεις είναι και αυτός που ελέγχει την συζήτηση. Και αυτός είναι ο σκοπός μας. Να ελέγχουμε την ροή της συζήτηση, την διάρκεια της και τις πληροφορίες που μπορούμε να μάθουμε. Αν μας κάνουν κάποια ερώτηση, δίνουμε μία σύντομη απάντηση και συνεχίζουμε κάνοντας άλλη ερώτηση. Άλλωστε, όποιος κάνει τις ερωτήσεις είναι και αυτός που ελέγχει την συζήτηση. Και αυτός είναι ο σκοπός μας. Να ελέγχουμε την ροή της συζήτηση, την διάρκεια της και τις πληροφορίες που μπορούμε να μάθουμε.

8 Η τέχνη της υποβολής ερωτήσεων Η υποβολή ερωτήσεων είναι τέχνη και χρειάζεται εξάσκηση να μάθουμε να κάνουμε τις σωστές ερωτήσεις με τον κατάλληλο τρόπο και την κατάλληλη στιγμή. Η υποβολή ερωτήσεων είναι τέχνη και χρειάζεται εξάσκηση να μάθουμε να κάνουμε τις σωστές ερωτήσεις με τον κατάλληλο τρόπο και την κατάλληλη στιγμή. Κάποιες χρήσιμες συμβουλές που πρέπει έχουμε υπόψην Κάποιες χρήσιμες συμβουλές που πρέπει έχουμε υπόψην α) Για να κρατήσουμε ανοιχτή μία συζήτηση, κάνουμε ανοιχτές ερωτήσεις. Έτσι δίνουμε την ευκαιρία στους συνομιλητές μας να συνεχίσουν να μιλάνε και να μας δίνουν μία κατατοπιστική και περιγραφική απάντηση. Λέξεις που χρησιμοποιούμε για ανοιχτή ερώτηση: Ποιός, τι, πότε, γιατί, πού, πώς. Είναι αδύνατο ο συνομιλητής μας να απαντήεσει με ένα ναι ή ένα όχι. α) Για να κρατήσουμε ανοιχτή μία συζήτηση, κάνουμε ανοιχτές ερωτήσεις. Έτσι δίνουμε την ευκαιρία στους συνομιλητές μας να συνεχίσουν να μιλάνε και να μας δίνουν μία κατατοπιστική και περιγραφική απάντηση. Λέξεις που χρησιμοποιούμε για ανοιχτή ερώτηση: Ποιός, τι, πότε, γιατί, πού, πώς. Είναι αδύνατο ο συνομιλητής μας να απαντήεσει με ένα ναι ή ένα όχι.

9 β) Αποφεύγουμε τις κλειστές ερωτήσεις. Αυτό σημαίνει αποφεύγουμε να κάνουμε ερωτήσεις που μπορούν να απαντηθούν με ένα ναι ή ένα όχι αφού χάνει το ενδιαφέρον της η συζήτηση. Αυτές τις ερωτήσεις μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε στις περιπτώσεις που βιαζόμαστε πολύ και θέλουμε μία σύντομη και κάθετη απάντηση. β) Αποφεύγουμε τις κλειστές ερωτήσεις. Αυτό σημαίνει αποφεύγουμε να κάνουμε ερωτήσεις που μπορούν να απαντηθούν με ένα ναι ή ένα όχι αφού χάνει το ενδιαφέρον της η συζήτηση. Αυτές τις ερωτήσεις μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε στις περιπτώσεις που βιαζόμαστε πολύ και θέλουμε μία σύντομη και κάθετη απάντηση.

10 γ) Αποφεύγουμε να κάνουμε ερωτήσεις με αρνητικό τρόπο. Αυτό μπορεί να επηρεάσει την ροή και τον τόνο της συζήτησης. Πχ Δεν ρωτάμε ¨τι δεν σας αρέσει στο...¨αλλά ρωτάμε με θετικό τρόπο ¨τι θα θέλατε να βελτιωθεί στο...¨. γ) Αποφεύγουμε να κάνουμε ερωτήσεις με αρνητικό τρόπο. Αυτό μπορεί να επηρεάσει την ροή και τον τόνο της συζήτησης. Πχ Δεν ρωτάμε ¨τι δεν σας αρέσει στο...¨αλλά ρωτάμε με θετικό τρόπο ¨τι θα θέλατε να βελτιωθεί στο...¨. δ) Όταν δεν καταλαβαίνουμε, ζητάμε διευκρινίσεις. Έστω και αν πρόκειται για απάντηση σε ερώτηση μας, αν πάλι δεν καταλάβαμε τι εννοούσε ο συνομιλητής μας, ζητάμε να διευκρινίσει. δ) Όταν δεν καταλαβαίνουμε, ζητάμε διευκρινίσεις. Έστω και αν πρόκειται για απάντηση σε ερώτηση μας, αν πάλι δεν καταλάβαμε τι εννοούσε ο συνομιλητής μας, ζητάμε να διευκρινίσει.

11 ε) Παραφράσεις, περιλήψεις και συλλήψεις. Σημαντικό είναι να δείχνουμε στον συνομιλητή μας κάποια σημάδια πως τον ακούμε όπως ένα χαμόγελο, ένα κούνημα του κεφαλιού. Του δίνει το θάρρος να συνεχίσει να μιλάει. Επίσης μια συνοπτική επανάληψη των όσων έχουν πει μπορεί να εκτιμηθεί ιδιαίτερα αφου δείχνει πως δίνουμε προσοχή σε αυτά που λέει. ε) Παραφράσεις, περιλήψεις και συλλήψεις. Σημαντικό είναι να δείχνουμε στον συνομιλητή μας κάποια σημάδια πως τον ακούμε όπως ένα χαμόγελο, ένα κούνημα του κεφαλιού. Του δίνει το θάρρος να συνεχίσει να μιλάει. Επίσης μια συνοπτική επανάληψη των όσων έχουν πει μπορεί να εκτιμηθεί ιδιαίτερα αφου δείχνει πως δίνουμε προσοχή σε αυτά που λέει.

12 στ) Επανάληψη των λέξεων του συνομιλητή. Αυτή η τεχνική της ηχώ βοηθάει πολύ στο να μένει ανοιχτή μια συζήτηση και γίνεται με το να επαναλαμβάνουμε τις τελευταίες λέξεις του συνομιλητή μας με ερωτηματικό! (πρακτική στο μάθημα) στ) Επανάληψη των λέξεων του συνομιλητή. Αυτή η τεχνική της ηχώ βοηθάει πολύ στο να μένει ανοιχτή μια συζήτηση και γίνεται με το να επαναλαμβάνουμε τις τελευταίες λέξεις του συνομιλητή μας με ερωτηματικό! (πρακτική στο μάθημα) ζ) Αντικατοπτρίζουμε τα συναισθήματα του άλλου. Έτσι νιώθει πως πραγματικά δίνουμε σημασία και συμμεριζόμαστε αυτά που λέει. ζ) Αντικατοπτρίζουμε τα συναισθήματα του άλλου. Έτσι νιώθει πως πραγματικά δίνουμε σημασία και συμμεριζόμαστε αυτά που λέει.

13 Συμβουλές για να γίνουμε θαυμάσιοι συνομιλητές Δείχνουμε ενδιαφέρον σε αυτά που λέει ο συνομιλητής μας.Δείχνουμε ενδιαφέρον σε αυτά που λέει ο συνομιλητής μας. Προσπαθούμε να καταλάβουμε τι θέλει να πει.Προσπαθούμε να καταλάβουμε τι θέλει να πει. Προσπαθούμε να μπούμε στην θέση του έστω και αν διαφωνούμε.Προσπαθούμε να μπούμε στην θέση του έστω και αν διαφωνούμε. Δείχνουμε ότι διαφωνούμε την κατάλληλη στιγμή.Δείχνουμε ότι διαφωνούμε την κατάλληλη στιγμή. Προτιμούμε την σιωπή για απάντηση μερικές φορές.Προτιμούμε την σιωπή για απάντηση μερικές φορές. Δεν μπαίνουμε προκατειλημμένοι σε μια συζήτηση.Δεν μπαίνουμε προκατειλημμένοι σε μια συζήτηση. Δεν τσακωνόμαστε έστω και αν διαφωνούμε.Δεν τσακωνόμαστε έστω και αν διαφωνούμε.

14 Δεν διακόπτουμε χωρίς σοβαρό λόγο.Δεν διακόπτουμε χωρίς σοβαρό λόγο. Δεν καταλήγουμε σε κρίσεις πολύ γρήγορα.Δεν καταλήγουμε σε κρίσεις πολύ γρήγορα. Δεν λέμε γνώμη αν δεν μας ζητηθεί.Δεν λέμε γνώμη αν δεν μας ζητηθεί. Δεν συμβουλεύουμε αν δεν μας ζητηθεί.Δεν συμβουλεύουμε αν δεν μας ζητηθεί. Προσπαθούμε να έιμαστε ήρεμοι και να μην αντιδρούμε συναισθηματικά.Προσπαθούμε να έιμαστε ήρεμοι και να μην αντιδρούμε συναισθηματικά. Η σωστή διαχείριση μιας συζήτησης σημαίνει σωστή διαχείριση της ροής της, του περιεχομένου της και της διάρκειας της. Είναι κάτι που όλοι μπορούμε να επιτύχουμε με λίγη προσπάθεια. Η σωστή διαχείριση μιας συζήτησης σημαίνει σωστή διαχείριση της ροής της, του περιεχομένου της και της διάρκειας της. Είναι κάτι που όλοι μπορούμε να επιτύχουμε με λίγη προσπάθεια.

15 Πως επιτυγχάνουμε σωστή διαχείριση του χρόνου σε μια παρουσίαση σε κοινό Η παρουσίαση μπροστά σε ένα κοινό για κάποιους ανθρώπους μπορεί είναι πολύ αγχωτική. Δεν πρέπει όμως να το δείξουμε. Για το χρονικό διάστημα που κάνουμε την παρουσίαση, είτε είναι μπροστά σε 1 άτομο είτε μπροστά σε 100, πρέπει να είμαστε ήρεμες. Έστω και αν δεν νιώθουμε έτσι. Πριν αρχίσουμε κάνουμε μια καλή προετοιμασία και προσπαθούμε να αποβάλουμε το άγχος. Η παρουσίαση μπροστά σε ένα κοινό για κάποιους ανθρώπους μπορεί είναι πολύ αγχωτική. Δεν πρέπει όμως να το δείξουμε. Για το χρονικό διάστημα που κάνουμε την παρουσίαση, είτε είναι μπροστά σε 1 άτομο είτε μπροστά σε 100, πρέπει να είμαστε ήρεμες. Έστω και αν δεν νιώθουμε έτσι. Πριν αρχίσουμε κάνουμε μια καλή προετοιμασία και προσπαθούμε να αποβάλουμε το άγχος.

16 Ετοιμάζουμε τα θέματα και κάνουμε σωστό υπολογισμό του χρόνου παρουσίασης. Αφήνουμε πάντα λίγο χρόνο στο τέλος της παρουσίασης για απορίες του κοινού. Είμαστε κατάλληλα προετοιμασμένες ώστε να δίνουμε άμεσες και ακριβείς απαντήσεις. Χρειάζεται μια καλή προετοιμασία ώστε η παρουσίαση να είναι επιτυχημένη και όχι χάσιμο χρόνου. Ετοιμάζουμε τα θέματα και κάνουμε σωστό υπολογισμό του χρόνου παρουσίασης. Αφήνουμε πάντα λίγο χρόνο στο τέλος της παρουσίασης για απορίες του κοινού. Είμαστε κατάλληλα προετοιμασμένες ώστε να δίνουμε άμεσες και ακριβείς απαντήσεις. Χρειάζεται μια καλή προετοιμασία ώστε η παρουσίαση να είναι επιτυχημένη και όχι χάσιμο χρόνου.

17 Ζεσταίνουμε το κοινό-Κάνουμε δυνατό ξεκίνημα Ζεσταίνουμε το κοινό-Κάνουμε δυνατό ξεκίνημα Σημαντικό είναι να χαλαρώσουμε και το κοινό και τον εαυτό μας πριν αρχίσουμε να μιλάμε. Λέμε καλημέρα με ζεστό χαμόγελο και περιμένουμε να απαντήσουν πριν προχωρήσουμε. Προσπαθούμε να κάνουμε δυνατό ξεκίνημα και να έχουμε καλή πρώτη επαφή. Ένα αστείο σχόλιο για αρχή πάντα δίνει θετικές εντυπώσεις. Σημαντικό είναι να χαλαρώσουμε και το κοινό και τον εαυτό μας πριν αρχίσουμε να μιλάμε. Λέμε καλημέρα με ζεστό χαμόγελο και περιμένουμε να απαντήσουν πριν προχωρήσουμε. Προσπαθούμε να κάνουμε δυνατό ξεκίνημα και να έχουμε καλή πρώτη επαφή. Ένα αστείο σχόλιο για αρχή πάντα δίνει θετικές εντυπώσεις.

18 Μιλάμε και με το σώμα μας Μιλάμε και με το σώμα μας Η στάση του σώματος μας, μπορεί να μας προδώσει. Η φυσική μας παρουσία πρέπει να δείχνει την ίδια αξιοπιστία όσο και αυτά που λέμε. Στεκόμαστε ίσια με τραβγμένους ώμους προς τα πίσω και ψηλά το κεφάλι. Πατάμε γερά στο έδαφος με ισορροπία και αυτοπεποίθηση. Κάνουμε μεγάλα και σταθερά βήματα. Χρησιμοποίουμε τα χέρια μας και το πρόσωπο μας για να λέμε με ζωηράδα αυτά που θέλουμε. Τα χέρια πρέπει να φαίνονται και οι χειρονομίες μας να είναι φυσικές. Το 55% του μηνύματος μεταφέρεται μέσω της γλώσσας του σώματος, 38% μέσω των φωνητικών χορδών και 7% μέσω των λέξεων! Η στάση του σώματος μας, μπορεί να μας προδώσει. Η φυσική μας παρουσία πρέπει να δείχνει την ίδια αξιοπιστία όσο και αυτά που λέμε. Στεκόμαστε ίσια με τραβγμένους ώμους προς τα πίσω και ψηλά το κεφάλι. Πατάμε γερά στο έδαφος με ισορροπία και αυτοπεποίθηση. Κάνουμε μεγάλα και σταθερά βήματα. Χρησιμοποίουμε τα χέρια μας και το πρόσωπο μας για να λέμε με ζωηράδα αυτά που θέλουμε. Τα χέρια πρέπει να φαίνονται και οι χειρονομίες μας να είναι φυσικές. Το 55% του μηνύματος μεταφέρεται μέσω της γλώσσας του σώματος, 38% μέσω των φωνητικών χορδών και 7% μέσω των λέξεων!

19 Πολύ σημαντικό είναι να μην μένουμε ακίνητοι για πολύ ώρα και να δείχνουμε σφιγμένοι. Πολύ ενδιαφέρον θέαμα είναι να κινούμαστε ανάλογα με αυτά που λέμε δηλαδή όταν λέμε κάτι συναρπαστικό και το λέμε γρήγορα και με ενθουσιασμό, κινούμαστε και πιο γρήγορα. Αυτό κάνει και το κοινό να προσέχει την παρουσίαση με πιο πολύ ενδιαφέρον. Πολύ σημαντικό είναι να μην μένουμε ακίνητοι για πολύ ώρα και να δείχνουμε σφιγμένοι. Πολύ ενδιαφέρον θέαμα είναι να κινούμαστε ανάλογα με αυτά που λέμε δηλαδή όταν λέμε κάτι συναρπαστικό και το λέμε γρήγορα και με ενθουσιασμό, κινούμαστε και πιο γρήγορα. Αυτό κάνει και το κοινό να προσέχει την παρουσίαση με πιο πολύ ενδιαφέρον.

20 Κοιτάμε το ακροατήριο Κοιτάμε το ακροατήριο Όταν κοιτάμε τα άτομα του ακροατηρίου, δίνουμε την αίσθηση πως δημιουργείται μία προσωπική επαφή. Η οπτική επαφή είναι ένα πολύ σημαντικό κομμάτι του ορισμού, της ανάπτυξης και της αποκατάστασης σχέσεων μεταξύ των ανθρώπων. Έτσι με ένα ζεστό και χαμογελαστό βλέμμα, μπορούμε να τραβήξουμε την προσοχή του κοινού με ένα πιο φιλικό τρόπο. Προσπαθούμε να έχουμε ίση προσοχή και επαφή με όλα τα άτομα του ακροατηρίου. Σε περίπτωση που είναι πολλά, τα χωρίζουμε σε τμήματα. Όταν κοιτάμε τα άτομα του ακροατηρίου, δίνουμε την αίσθηση πως δημιουργείται μία προσωπική επαφή. Η οπτική επαφή είναι ένα πολύ σημαντικό κομμάτι του ορισμού, της ανάπτυξης και της αποκατάστασης σχέσεων μεταξύ των ανθρώπων. Έτσι με ένα ζεστό και χαμογελαστό βλέμμα, μπορούμε να τραβήξουμε την προσοχή του κοινού με ένα πιο φιλικό τρόπο. Προσπαθούμε να έχουμε ίση προσοχή και επαφή με όλα τα άτομα του ακροατηρίου. Σε περίπτωση που είναι πολλά, τα χωρίζουμε σε τμήματα.

21 Δίνουμε ενδιαφέρον στην φωνή μας Δίνουμε ενδιαφέρον στην φωνή μας Η ένταση, το ύψος, η χροιά και ο τόνος της φωνής μας βοηθούν στο να αιχμαλωτίσουμε την προσοχή του ακροατηρίου μας. Δεν μιλάμε πολύ αργά για να μην κοιμίσουμε το ακροατήριο αλλά ούτε και πολύ γρήγορα για να καταλαβαίνει τι λέμε. Αλλάζουμε συχνά τον ρυθμό της φωνής μας. Αυτό σημαίνει όταν μιλάμε για κάτι συναρπαστικό μιλάμε πιο γρήγορα ενώ αν είναι κάτι σοβαρό πιο αργά. Με ανάλογο τρόπο αλλάζουμε και το ύψος της φωνής μας. Πολύ σημαντικό είναι να προφέρουμε καθαρά και ευδιάκριτα τις λέξεις. Τέλος, προσπαθούμε να δείξουμε ενθουσιασμό στην φωνή μας και έτσι να παρασύρουμε και το κοινό μαζί μας. Η ένταση, το ύψος, η χροιά και ο τόνος της φωνής μας βοηθούν στο να αιχμαλωτίσουμε την προσοχή του ακροατηρίου μας. Δεν μιλάμε πολύ αργά για να μην κοιμίσουμε το ακροατήριο αλλά ούτε και πολύ γρήγορα για να καταλαβαίνει τι λέμε. Αλλάζουμε συχνά τον ρυθμό της φωνής μας. Αυτό σημαίνει όταν μιλάμε για κάτι συναρπαστικό μιλάμε πιο γρήγορα ενώ αν είναι κάτι σοβαρό πιο αργά. Με ανάλογο τρόπο αλλάζουμε και το ύψος της φωνής μας. Πολύ σημαντικό είναι να προφέρουμε καθαρά και ευδιάκριτα τις λέξεις. Τέλος, προσπαθούμε να δείξουμε ενθουσιασμό στην φωνή μας και έτσι να παρασύρουμε και το κοινό μαζί μας.

22 Χρησιμοποιούμε εικόνες, γραφικά και διαγράμματα για να βελτιώσουμε την παρουσίαση Χρησιμοποιούμε εικόνες, γραφικά και διαγράμματα για να βελτιώσουμε την παρουσίαση Τα οπτικά μέσα (slides, γραφικές κλπ) βελτιώνουν την εικόνα της παρουσίασης μας και απευθύνονται σε περισσότερες αισθήσεις του κοινού αφού μπορεί να δει κάτι που παρουσιάζουμε και όχι απλά να ακούσει περιγραφή. Τα οπτικά μέσα (slides, γραφικές κλπ) βελτιώνουν την εικόνα της παρουσίασης μας και απευθύνονται σε περισσότερες αισθήσεις του κοινού αφού μπορεί να δει κάτι που παρουσιάζουμε και όχι απλά να ακούσει περιγραφή.

23 Κάνουμε την αίθουσα της συνάντησης φιλική για εμάς Κάνουμε την αίθουσα της συνάντησης φιλική για εμάς Για να έχει επιτυχία μία παρουσίαση, σημαντικό είναι να νιώθουμε άνετα στο χώρο όπου γίνεται η παρουσίαση. Αυτό αφορά τον φωτισμό, τη διάταξη των καθισμάτων ακόμα και την ακουστική της αίθουσας. Αυτά μπορούν να διευθετηθούν με μια καλή συνεργασία με τον υπεύθυνο για την προετοιμασία της αίθουσας. Ερωτήσεις που μπορεί να κάνετε είναι: α) πόσο μεγάλη είναι η αίθουσα;, β) Πόσα καθίσματα θα υπάρχουν;, γ) Υπάρχουν διαθέσιμες επιπλέον καρέκλες; δ) Πόσο φωτεινή είναι η αίθουσα; δ) Λειτουργούν καλά ο εξοπλισμός που παρουσιάζονται οι εικόνες και είναι αρκετά μεγάλες Κλπ Για να έχει επιτυχία μία παρουσίαση, σημαντικό είναι να νιώθουμε άνετα στο χώρο όπου γίνεται η παρουσίαση. Αυτό αφορά τον φωτισμό, τη διάταξη των καθισμάτων ακόμα και την ακουστική της αίθουσας. Αυτά μπορούν να διευθετηθούν με μια καλή συνεργασία με τον υπεύθυνο για την προετοιμασία της αίθουσας. Ερωτήσεις που μπορεί να κάνετε είναι: α) πόσο μεγάλη είναι η αίθουσα;, β) Πόσα καθίσματα θα υπάρχουν;, γ) Υπάρχουν διαθέσιμες επιπλέον καρέκλες; δ) Πόσο φωτεινή είναι η αίθουσα; δ) Λειτουργούν καλά ο εξοπλισμός που παρουσιάζονται οι εικόνες και είναι αρκετά μεγάλες Κλπ

24 Τακτοποιούμε τα τραπέζια και τις καρέκλες Τακτοποιούμε τα τραπέζια και τις καρέκλες Ο πιο συνηθισμένος τρόπος τοποθέτησης των καρεκλών σε μια παρουσίαση είναι οι σειρές. Δεν είναι όμως και ο πιο αποτελεσματικός αφού δεν υπάρχει καλή οπτική επαφή με όλους στο κοινό. Η τοποθέτηση τους σε ημικύκλιο φέρνει ομιλητή και ακροατές πιο κοντά και κάνει την αίθουσα να μοιάζει πιο φιλική. Γενικώς υπάρχουν διάφοροι τρόποι τοποθέτησης των επίπλων σε μια αίθουσα και όλα εξαρτώνται από το κλίμα που ο ομιλητής θέλει να δημιουργήσει. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος τοποθέτησης των καρεκλών σε μια παρουσίαση είναι οι σειρές. Δεν είναι όμως και ο πιο αποτελεσματικός αφού δεν υπάρχει καλή οπτική επαφή με όλους στο κοινό. Η τοποθέτηση τους σε ημικύκλιο φέρνει ομιλητή και ακροατές πιο κοντά και κάνει την αίθουσα να μοιάζει πιο φιλική. Γενικώς υπάρχουν διάφοροι τρόποι τοποθέτησης των επίπλων σε μια αίθουσα και όλα εξαρτώνται από το κλίμα που ο ομιλητής θέλει να δημιουργήσει.

25 Τέλος, βεβαιωνόμαστε ότι όλα θα είναι στην εντέλεια (φαί, καφές, διαρρύθμιση επίπλων κλπ) και φτάνουμε στον χώρο της παρουσίασης μία ώρα πριν για να βεβεαιωθούμε πως όλα είναι έτοιμα αλλά και να προετοιμαστούμε. Τέλος, βεβαιωνόμαστε ότι όλα θα είναι στην εντέλεια (φαί, καφές, διαρρύθμιση επίπλων κλπ) και φτάνουμε στον χώρο της παρουσίασης μία ώρα πριν για να βεβεαιωθούμε πως όλα είναι έτοιμα αλλά και να προετοιμαστούμε.

26 Σύντομη γραπτή αλληλογραφία Το καλό γράψιμο διευκολύνει να μεταφέρουμε ιδέες σε άλλους ανθρώπους και γενικώς βοηθάει να παίρνονται καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις. Στη σημερινή εποχή, κανείς δεν έχει χρόνο για διάβασμα. Οι άνθρωποι που θέλουν να παίρνουν επιχειρηματικές αποφάσεις θέλουν να παίρνουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται από τα γράμματα, τις αναφορές και τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χάνουν χρόνο διαβάζοντας και ψάχνοντας. Πρέπει να μπορούμε να γράφουμε ένα γράμμα με τέτοιο τρόπο που να μεταδίδουμε τις πληροφορίες που θέλουμε σύντομα και απλά. Το καλό γράψιμο διευκολύνει να μεταφέρουμε ιδέες σε άλλους ανθρώπους και γενικώς βοηθάει να παίρνονται καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις. Στη σημερινή εποχή, κανείς δεν έχει χρόνο για διάβασμα. Οι άνθρωποι που θέλουν να παίρνουν επιχειρηματικές αποφάσεις θέλουν να παίρνουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται από τα γράμματα, τις αναφορές και τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χάνουν χρόνο διαβάζοντας και ψάχνοντας. Πρέπει να μπορούμε να γράφουμε ένα γράμμα με τέτοιο τρόπο που να μεταδίδουμε τις πληροφορίες που θέλουμε σύντομα και απλά.

27 Να μην βγαίνουμε εκτός θέματος. Έτσι θα έχουμε και την ανταπόκριση που θέλουμε. Σήμερα με την βοήθεια των υπολογιστών, το γράψιμο γίνεται πολύ εύκολο ειδικά σε σχέση με παλιά (γραφομηχανές). Με την βοήθεια του υπολογιστή δεν χρειαζόμαστε να ανησυχούμε για λεπτομέρειες πχ ορθογραφία, μεταφορά παραγραφών, μορφοποίηση κειμένου κλπ παρά μόνο για το τι θα γράψουμε. Να μην βγαίνουμε εκτός θέματος. Έτσι θα έχουμε και την ανταπόκριση που θέλουμε. Σήμερα με την βοήθεια των υπολογιστών, το γράψιμο γίνεται πολύ εύκολο ειδικά σε σχέση με παλιά (γραφομηχανές). Με την βοήθεια του υπολογιστή δεν χρειαζόμαστε να ανησυχούμε για λεπτομέρειες πχ ορθογραφία, μεταφορά παραγραφών, μορφοποίηση κειμένου κλπ παρά μόνο για το τι θα γράψουμε.

28 Δινουμε χρόνο στον εαυτό μας Δινουμε χρόνο στον εαυτό μας Πριν αρχίσουμε να γράφουμε δίνουμε λίγο χρόνο στον εαυτό μας να σκεφτεί. Βεβαιωνόμαστε πως αυτά που γράφουμε είναι αυτά που όντως θέλουμε να πούμε και με τον τρόπο που θέλουμε να τα πούμε. Σκοπός είναι να γράψουμε καλά όχι απλά γρήγορα. Καλό είναι όταν θέλουμε να διορθώσουμε ένα έγγραφο να το εκτυπώνουμε και να διορθώνουμε το εκτυπωμένο καθώς δείχνει διαφορετικό όταν το διαβάζουμε πάνω σε χαρτί. Πριν αρχίσουμε να γράφουμε δίνουμε λίγο χρόνο στον εαυτό μας να σκεφτεί. Βεβαιωνόμαστε πως αυτά που γράφουμε είναι αυτά που όντως θέλουμε να πούμε και με τον τρόπο που θέλουμε να τα πούμε. Σκοπός είναι να γράψουμε καλά όχι απλά γρήγορα. Καλό είναι όταν θέλουμε να διορθώσουμε ένα έγγραφο να το εκτυπώνουμε και να διορθώνουμε το εκτυπωμένο καθώς δείχνει διαφορετικό όταν το διαβάζουμε πάνω σε χαρτί.

29 Χρησιμοποιούμε γνωστές λέξεις και φράσεις Χρησιμοποιούμε γνωστές λέξεις και φράσεις Γράφουμε σύντομες προτάσεις, μικρές παραγράφους και λέξεις γνωστές ώστε ο αναγνώστης να καταλαβαίνει αυτά που διαβάζει αμέσως. Κανείς δεν έχει χρόνο να διαβάζει συνεχώς ένα έγγραφο μέχρι να καταλάβει το περιεχόμενο. Γράφουμε σύντομες προτάσεις, μικρές παραγράφους και λέξεις γνωστές ώστε ο αναγνώστης να καταλαβαίνει αυτά που διαβάζει αμέσως. Κανείς δεν έχει χρόνο να διαβάζει συνεχώς ένα έγγραφο μέχρι να καταλάβει το περιεχόμενο. Γράφουμε σε στυλ συνομιλίας Γράφουμε σε στυλ συνομιλίας Το να γράφουμε σκεπτόμενοι πως έχουμε απέναντι το άτομο στο οποίο απευθυνόμαστε κάνει το γράψιμο πολύ πιο εύκολο. Το να γράφουμε σκεπτόμενοι πως έχουμε απέναντι το άτομο στο οποίο απευθυνόμαστε κάνει το γράψιμο πολύ πιο εύκολο.

30 Τραβάμε την προσοχή του αναγνώστη Τραβάμε την προσοχή του αναγνώστη Κανείς δεν έχει τον χρόνο να διαβάζει μεγάλα γράμματα, έγγραφα ή αναφορές γι αυτό αν θέλουμε να διαβάσουν αυτά που γράφουμε πρέπει να τους διευκολύνουμε βάζοντας τις σημαντικές πληροφορίες στην αρχή. Δεν χρειάζεται να διαβάζουν ολόκληρες σελίδες για να καταλάβουν τον λόγο και το περιεχόμενο του γράμματος. Πρέπει να τραβάμε την προσοχή του αναγνώστη από την πρώτη πρόταση και αν πρέπει να στείλουμε έγγραφο συνοψίζουμε τα περιεχόμενα του σε μία σελίδα και την επισυνάπτουμε. Κανείς δεν έχει τον χρόνο να διαβάζει μεγάλα γράμματα, έγγραφα ή αναφορές γι αυτό αν θέλουμε να διαβάσουν αυτά που γράφουμε πρέπει να τους διευκολύνουμε βάζοντας τις σημαντικές πληροφορίες στην αρχή. Δεν χρειάζεται να διαβάζουν ολόκληρες σελίδες για να καταλάβουν τον λόγο και το περιεχόμενο του γράμματος. Πρέπει να τραβάμε την προσοχή του αναγνώστη από την πρώτη πρόταση και αν πρέπει να στείλουμε έγγραφο συνοψίζουμε τα περιεχόμενα του σε μία σελίδα και την επισυνάπτουμε.

31 Καλύτερα γράμματα Καλύτερα γράμματα Για να τραβάει την προσοχή ένα γράμμα μας και να ανοιχτεί καλό ειναι: Για να τραβάει την προσοχή ένα γράμμα μας και να ανοιχτεί καλό ειναι: Να γράφουμε την διεύθυνση του παραλήπτη με το χέρι. Τραβάει την προσοχή. Να γράφουμε την διεύθυνση του παραλήπτη με το χέρι. Τραβάει την προσοχή. Να βάζουμε γραμματόσημα τα οποία κάνουν εντύπωση. Να βάζουμε γραμματόσημα τα οποία κάνουν εντύπωση. Να ταχυδρομούμε τα γράμματα σαν επείγοντα και Να ταχυδρομούμε τα γράμματα σαν επείγοντα και Να γράφουμε προσωπικό ή προσοχή στην γωνιά με κοκκινο χρώμα. Να γράφουμε προσωπικό ή προσοχή στην γωνιά με κοκκινο χρώμα.

32 Κάνουμε τα γράμματα μας να διαβαστούν Κάνουμε τα γράμματα μας να διαβαστούν Αφού ανοιχτεί ένα γράμμα, θέλουμε να διαβαστεί. Γι αυτό πρέπει η πρώτη πρόταση να λέει την ουσία και τον σκοπό του γράμματος, να βάζουμε υστερόγραφο το οποίο τραβάει την προσοχή, αναφέρουμε το όνομα του αναγνώστη και της εταιρίας, έτσι γίνεται πιο φιλικό, τονίζουμε τα πλεονεκτήματα που έχει να παίρνει ο αναγνώστης και τέλος να μην λέμε την λέξη εγώ καθώς φαίνεται πολύ άσχημο. Αφού ανοιχτεί ένα γράμμα, θέλουμε να διαβαστεί. Γι αυτό πρέπει η πρώτη πρόταση να λέει την ουσία και τον σκοπό του γράμματος, να βάζουμε υστερόγραφο το οποίο τραβάει την προσοχή, αναφέρουμε το όνομα του αναγνώστη και της εταιρίας, έτσι γίνεται πιο φιλικό, τονίζουμε τα πλεονεκτήματα που έχει να παίρνει ο αναγνώστης και τέλος να μην λέμε την λέξη εγώ καθώς φαίνεται πολύ άσχημο.

33 Κάποιες συμβουλές για καλύτερο γράψιμο: Πριν αρχίσουμε βρίσκουμε τημ σημαντική πληροφορία που θέλουμε να μεταφέρουμε. Πριν αρχίσουμε βρίσκουμε τημ σημαντική πληροφορία που θέλουμε να μεταφέρουμε. Φτάνουμε στο ¨ψητό¨γρήγορα. Αναφέρουμε τον σκοπό του γράμματος, υπομνήματος ή αναφοράς στην πρώτη παράγραφο. Φτάνουμε στο ¨ψητό¨γρήγορα. Αναφέρουμε τον σκοπό του γράμματος, υπομνήματος ή αναφοράς στην πρώτη παράγραφο. Γράφουμε σύντομες προτάσεις που διαβάζονται εύκολα. Γράφουμε σύντομες προτάσεις που διαβάζονται εύκολα. Έχουμε συγκροτημένες σκέψεις. Γράφουμε με σαφήνεια και είμαστε περιεκτικοί και συγκεκριμένοι. Έχουμε συγκροτημένες σκέψεις. Γράφουμε με σαφήνεια και είμαστε περιεκτικοί και συγκεκριμένοι.

34 Συχνά κάποια οπτικά βοηθήματα μας απαλάσσουν από τον κόπο να γράφουμε πολλά λόγια πχ. Γραφικές, εικόνες κλπ. Συχνά κάποια οπτικά βοηθήματα μας απαλάσσουν από τον κόπο να γράφουμε πολλά λόγια πχ. Γραφικές, εικόνες κλπ. Αν χρησιμοποιούμε αρχικά διαφόρων οργανισμών, πρώτα γράφουμε ολόκληρο το όνομα και σε παρένθεση τα αρχικά. Μετά από αυτό μπορούμε να γράφουμε μόνο αρχικά. Αν χρησιμοποιούμε αρχικά διαφόρων οργανισμών, πρώτα γράφουμε ολόκληρο το όνομα και σε παρένθεση τα αρχικά. Μετά από αυτό μπορούμε να γράφουμε μόνο αρχικά. Αν γράφουμε συντομογραφίες εξηγούμε τι σημαίνουν. Αν γράφουμε συντομογραφίες εξηγούμε τι σημαίνουν. Όταν γράφουμε, σκόπος μας είναι να δώσουμε στον αναγνώστη όσες πληροφορίες μπορούμε με τον ελάχιστο δυνατό αριθμό λέξεων. Όταν γράφουμε, σκόπος μας είναι να δώσουμε στον αναγνώστη όσες πληροφορίες μπορούμε με τον ελάχιστο δυνατό αριθμό λέξεων.

35 Χρησιμοποιούμε τα προγράμματα ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής πριν τυπώσουμε την τελική έκδοση του εγγράφου. Χρησιμοποιούμε τα προγράμματα ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής πριν τυπώσουμε την τελική έκδοση του εγγράφου. Δίνουμε το έγγραφο να το διαβάσει και κάποιος άλλος για 2η γνώμη. Δίνουμε το έγγραφο να το διαβάσει και κάποιος άλλος για 2η γνώμη. Το διαβάζουμε και οι ίδιοι δυνατά για να βεβαιωθούμε πως ακούγεται καλό. Το διαβάζουμε και οι ίδιοι δυνατά για να βεβαιωθούμε πως ακούγεται καλό. Ορίζουμε τεχνητές προθεσμίας πριν από την απαιτούμενη ώστε να έχουμε χρόνο να κάνουμε διορθώσεις. Ορίζουμε τεχνητές προθεσμίας πριν από την απαιτούμενη ώστε να έχουμε χρόνο να κάνουμε διορθώσεις. Κάνουμε το γράμμα μας ευανάγνωστο προσέχοντας παργράφους, ευθυγραμμισμένο περιθώριο, ίδιο μέγεθος και είδος γραμματοσειράς κλπ. Κάνουμε το γράμμα μας ευανάγνωστο προσέχοντας παργράφους, ευθυγραμμισμένο περιθώριο, ίδιο μέγεθος και είδος γραμματοσειράς κλπ.